CARACTERIZACION DE PROCESO GESTION DE COMPRAS Y MANEJO DE INVENTARIO

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1 CARACTERIZACION DE ROCESO DE INENTARIO CODIGO: Fecha: 23/10/2012 Reviso y Aprobó: ROCESO RESONSABLE DEL ROCESO TIO DE INENTARIO SOORTE ROOSITO Garantizar el suministro de bienes, servicios, para el buen funcionamiento Instituto garantizando el cumplimiento de la Constitución, las Leyes, las Ordenanzas, los Acuerdos Consejo Directivo, los Estatutos de la Entidad, y las Normas técnicas ISO-9001, G-1000 y el MECI ALCANCE Se aplica para todo tipo de compra realizada por el Instituto, desde su solicitud de compra hasta la entrega mismo al solicitante. ROEEDOR O ROCESO S Inventario NORMA 9001:2000 REQUISITOS ISO- Necesidades de los clientes y los diferentes procesos relacionados A ACTIIDADES DEL ROCESO (METODOS- ) LANIFICACIÓN DOCUMENTACIÓN DE LAS ACTIIDADES DEL ROCESO: DE INENTARIO articipar en la elaboración de los rocedimientos, registros, caracterización, Mapa de procesos y en general los diferentes documentos proceso con el fin de lograr su eficaz implementación y mantenimiento en el articipar en la definición de metas proceso de compras RESONSABLES rocedimientos. Registros. Mapa de rocesos. Documentos relacionados con el proceso Cuadro de Indicadores de Gestión. lan de acción. UNTOS DE Listado maestro de Documentos. Listados de distribución Acto administrativo de adopción. Documentos originales firmados. ROCESO QUE DE INENTARIO. LANEACIÓN, MEJORA ADMINISTRACIÓN DEL S.G.C Gestión gerencial y Estrategia Empresarial. lanificación, Mejora y administración S.G.C Misión, isión, olítica, Objetivos de calidad, lan de implementación y mejoramiento S.G.C, direccionamiento de la gerencia IMLEMENTAR DIRECTRICES DISOSICIONES DEL INSTITUTO ARA EL NEACION Reorganización operativa, conocimiento y aprobación de la olítica de calidad, objetivos, misión y visión instituto por parte de los funcionarios. DE INENTARIO. inventarios Base de datos proveedores IDENTIFICAR LOS INSUMOS, SERICIOS RINCIALES QUE AFECTAN LA CALIDAD DE LOS RODUCTOS SERICIOS DEL IDESAN EACION listado de proveedores críticos. listado de productos, insumos o servicios críticos. Selección de roveedores Firma de revisión listado. Oficinas Gestoras Clientes IDESAN Necesidades expectativas IDESAN y Necesidades y expectativas de los clientes base de datos SICE DEFINIR CRITERIOS DE SELECCIÓN DE dependiendo de tipo de contratación: Orden de prestación de servicios (Formato Selección proveedores OS ( Se define en los pliegos) ( Se define en los pliegos) ANEACION Formato Selección proveedores OS Formato selección roveedores para Inversiones liegos de condiciones Comité de Compras Supervisores de Contratos Caracterización roceso: ágina 1 de 6 Cod Fto:

2 ROEEDOR O ROCESO A ACTIIDADES DEL ROCESO (METODOS- ) RESONSABLES UNTOS DE ROCESO QUE Oficinas Gestoras Clientes IDESAN Necesidades expectativas IDESAN y Necesidades y expectativas de los clientes DEFINIR CRITERIOS DE REEALUACION ERIÓDICA DE RINCIALES NEACION Formato Reevaluación proveedores para Inversión Formato Reevaluación roveedores O S, Contratación Directa y Licitación ublica Comité de Compras Supervisores de Contratos TODOS LOS ROCESOS DEL Necesidades de insumos, servicios de todos los procesos ELABORACIÓN, AROBACIÓN DEL LAN DE lan de compras Comité de Gerencia Gerente Coord. G. Adm. financiero Ley 598 de 2000 TODOS LOS ROCESOS DEL S.G.C Actas de Necesidades recios SICE Acta comité de compras Estudios previos Disponibilidad presupuestal cotizaciones, DETERMINAR LOS REQUISITOS DE COMRA ( CALIDAD, TIO, RODUCTO, SERICIO, CARACTERISTICAS, RECIOS, ECT ) Solicitud de requisitos e invitación a cotizar, definir términos de referencia JURIDICA Términos de referencia (Cont Directa, Licitación) Acta de Necesidades y/oinvitaciones a cotizar (O S) Comité de compras. Acta de Comité de Licitaciones y de compras CORD. GRUO JURIDICO COMITÉ Formato Selección proveedores OS Formato selección roveedores para Inversiones ropuestas, cotizaciones ESCOGER O SELECCIONAR EL ROEEDOR COMITÉ DE LICITACIONES Formato Selección proveedores OS , diligenciado Formato selección roveedores para Inversiones , diligenciado Calificación proponentes diligenciado SICE Acta de adjudicación Contrato Legalizado Actas de evaluación de ofertas, comité de licitaciones y compras roveedor Seleccionado, Ganadoras, Cotizaciones Ofertas DOCUMENTAR REISAR AROBAR LOS REQUISITOS DE COMRA (OS O S) Actos administrativos para la compra JURIDICA Contratos OS Legalización Firmas Gerencia y Contratista Revisión Área Jurídica CORD. GRUO JURIDICO COMITÉ Documentos requeridos para la legalización contrato ver roceso: Gestión y Asesoria Jurídica. ELABORAR ACTO ADMINISTRATIO DE COMRA (JURÍDICA) LEGALIZACIÓN DEL JURIDICA Contrato legalizado por las partes Legalización Firmas Gerencia y Contratista Revisión Área Jurídica Caracterización roceso: ágina 2 de 6 Cod Fto:

3 ROEEDOR O ROCESO roducto Bien, Servicio comprado o contratado Factura Cuenta de Cobro. Documentos soporte roducto Bien, Factura Cuenta de Cobro. Documentos soporte A ACTIIDADES DEL ROCESO (METODOS- ) ERIFICACIÓN DEL RODUCTO O SERICIO COMRADO/ CONTRATADO ELABORACIÓN DE ACTA DE INGRESO AL ALMACÉN(ALICA ARA BIENES DE CONSUMO O DEOLUTIO) RESONSABLES NEACION SUERISOR DEL Informe de supervisor. Informe proveedor. ELABORACIÓN ACTA DE TERMINACIÓN SUERISOR DEL Registro de verificación de roducto comprado: Acta de Ingreso, devolutivo o de consumo Actas de informe supervisor contrato Acta de ingreso al almacén. Acta Ingreso al Inventario funcionario. Acta de Terminación UNTOS DE Actas de Supervisión Contrato. Registro ingreso Xeo Modulo de Inventarios. Calcomanía Inventario Firmas de revisión de la Gerencia y supervisor contrato ROCESO QUE TESORERÍA CONTABILIDAD TESORERÍA CONTABILIDAD Informe de supervisor. Informe proveedor. Facturas, cuentas de cobro ELABORACIÓN ACTA DE LIQUIDACIÓN SUERISOR DEL Acta de Liquidación Firmas de revisión de la Gerencia y supervisor contrato TESORERÍA CONTABILIDAD Formato Reevaluación proveedores para Inversión Formato Reevaluación roveedores O S, Contratación Directa y Licitación ública Informes de supervisor. Informes proveedor. Formato para calificación de proveedores REEALUAR ERIÓDICAMENTE A LOS IMORTANTES SUERISOR DEL Formato Reevaluación proveedores para Inversión , diligenciado Formato Reevaluación roveedores O S, Contratación Directa y Licitación ública , diligenciado. Informes supervisor contrato Indicador Interno Revisión por la Dirección Todos los procesos s.g.c. roveedores Bienes Insumos Sistema de Inventario ADMINISTRACION DEL INENTARIOS DE BIENES E INSUMOS Informe de existencias. Informe Sistema Xeo devolutivos Sistema Xeo devolutivos DE INENTARIO Caracterización roceso: ágina 3 de 6 Cod Fto:

4 ROEEDOR O ROCESO A ACTIIDADES DEL ROCESO (MÉTODOS- ) RESONSABLES UNTOS DE ROCESO QUE laneación, mejora y administración S.G.C Mapa de Riesgos de la Entidad Manual Administración Riesgo de ADMINISTRACIÓN DE LOS RIESGOS DEL ROCESO Identificar, analizar, evaluar, tratar, monitorear los riesgos proceso, generando acciones preventivas y diseñando controles para reducir perdidas potenciales y/o incrementar beneficios potenciales. Mapa de Riesgos de la Entidad actualizado Acciones reventivas y planes de mejoramiento. Revisión por la Dirección. Indicadores de gestión. L ESTRATEGIA DE LA ENTIDAD LANEACIÓN MEJORAMIENTO DEL DE INENTARIO Comité de Coordinación de Control Interno. Cuestionario Auto evaluación Control AUTOEALUACIÓN DEL Realizar la auto evaluación control teniendo en cuenta la encuesta, y verificar la existencia de cada uno de los elementos de control así como evaluar su efectividad en el proceso, área responsable y la entidad Cuestionario Auto evaluación Control diligenciado para procesar. Comité de Coordinación de Control Interno. Revisión por la direccion L ESTRATEGIA DE LA ENTIDAD LANEACIÓN MEJORAMIENTO DEL DE INENTARIO Fichas Técnicas de Indicadores. L ESTRATEGIA DE LA ENTIDAD laneación, mejora y administración S.G.C Manual de Sistema de Evaluación y Control rocedimientos. Reglamentos, Requisitos legales AUTOEALUACIÓN DE LA DEL ROCESO Recopilar de datos y procesamiento de indicadores de gestión relacionados con el proceso, calificarlos de acuerdo a la Gestión realizada comparándolo con las metas establecidas, presentando informe Informe de Autogestión proceso Indicadores de Gestión Revisión por la Dirección Cuadro de Mando LANEACIÓN MEJORAMIENTO DEL DE INENTARIO inventario Datos proceso ELABORACION DE INDICADORES DE L ROCESO Recopilar datos, procesar indicadores y realizar análisis Indicadores de Gestión. Revisión por la Dirección Cuadro de Mando inventario roblemas potenciales y reales A DESARROLLAR ACTIIDADES DE CORRECCION MEJORAMIENTO DEL ROCESO Documentar acciones correctivas y preventivas tendientes a mejorar el proceso Acciones correctivas Acciones preventivas lanes de Mejoramiento proceso lanes de mejoramiento Individual Seguimiento de acciones Correctivas, preventivas y a lanes de mejora, Control Interno LANEACIÓN, MEJORA ADMINISTRACIÓN DEL S.G.C Caracterización roceso: ágina 4 de 6 Cod Fto:

5 ROCESOS CON LOS QUE INTERACTUA: RECURSOS: Este proceso interactúa con todos los procesos Sistema de Gestión de calidad instituto, para garantizar el suministro de bienes y servicios requeridos por los procesos con el fin de lograr su eficaz funcionamiento. Oficina, computador, software, personal, instalaciones. RIESGOS : er Mapa de Riesgos de la Entidad ARAMETROS DE MEDICION: Auditorias Internas, Revisión por la dirección, Indicadores de gestión, procedimientos REQUISITOS DEL : roductos, insumos y servicios que cumplan y satisfagan las expectativas de los clientes internos y externos instituto. REQUISITOS DE LA ORGANIZACIÓN: Manual de Calidad, Manual de Crédito, Manual de Administración de Riesgo, rocedimientos, Estatuto Orgánico. REQUISITOS REQUISITOS LEGALES: ley 80 de 1993 Decreto 2170/2002 y Decreto 2434 de 2006, Decreto 0323 Inventarios, Decreto 0292 Inventarios, Ley 598 Sistema de igilancia para la contratación estatal SICE y su Decreto 3512 de Diciembre /2003, REQUISITOS ISO: 7.4, 8, 8.2, 8.2.1, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5, 8.5.1, 8.5.2, REQUISITOS NTC-G-1000: 7.4, 8, 8.2, 8.2.1, 8.2.3, 8.2.4, 8.3, 8.4, 8.5, 8.5.1, 8.5.2, REQUISITOS MECI-1000: 1.3, 3.1, 3.1.1, 3.1.2, 3.3, 3.3.2, RELACIONADOS Manual de Calidad Manual de crédito Manual de Administración de Riesgo Creación y Elaboración de Documentos S.G.C, Control de documentos S.G.C, Control de Registros S.G.C, Acciones Correctivas y reventivas mediante planes de mejoramiento Control producto No Conforme, Auditorias Internas S.G.C, Caracterización roceso: ágina 5 de 6 Cod Fto:

6 ÍNDICES DE DE: DE INENTARIO OBJETIO INDICADOR TIO FRECUENCIA RESONSABLE Mantener relaciones mutuamente beneficiosas con los proveedores para contar con talento humano y recursos técnicos, administrativos y financieros de óptima calidad, para garantizar la prestación de los servicios Instituto. ROMEDIO CALIFICACION DE EFICACIA % CUMLIMIENTO LAN DE DEOLUCION, QUEJAS O RECLAMOS A EFICIENCIA EFECTIIDAD Lograr la eficacia, eficiencia y efectividad de las actividades y procesos, a través desarrollo de una cultura de mejora continua % EFICACIA AL CIERRE DE ACCIONES CORRECTIAS- # NO CONFORMIDADES AUDITORIAS INTERNAS- EFICACIA EFECTIIDAD Ser una entidad confiable, actuando bajo los principios de ética y transparencia. % EFICIENCIA AANCE LAN DE MEJORAMIENTO- # NO CONFORMIDADES AUDITORIA ENTIDADES GUBERNAMENTALES EXTERNAS- EFICIENCIA EFECTIIDAD Fortalecer la implementación y desarrollo de la política de la administración riesgo a través de la adecuada gestión y tratamiento de los riesgos para garantizar el cumplimiento de la misión y visión institucionales. % EFICACIA AL CIERRE DE ACCIONES REENTIAS EN EFICACIA Caracterización roceso: ágina 6 de 6 Cod Fto: