CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA

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1 CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA Mayo 2013 Versión: 0.1

2 Tabla de contenido MENSAJE DEL DIRECTOR NACIONAL... 1 I. MISIÓN, VISIÓN Y VALORES... 2 Nuestros Principios de Gestión... 3 II. INTRODUCCIÓN... 4 A. OBJETIVO... 4 B. ALCANCE... 4 C. CONCEPTO DE ÉTICA... 4 D. PRINCIPIOS SOBRE LA ÉTICA... 4 III DESARROLLO... 5 A. PRÁCTICAS OBLIGATORIAS... 5 B. CONFLICTOS DE INTERÉS Declaraciones... 6 C. SOBORNO Y/O EXTORSIÓN... 6 D. REGALOS Y ATENCIONES... 6 E. RELACIONES Y COMPORTAMIENTOS Ambiente de Trabajo Relación entre colaboradores Acoso a los colaboradores Acoso sexual Discriminación Ambiente seguro... 8 F. RELACIÓN CON NUESTROS ESTUDIANTES... 9 G. RELACIÓN CON LOS PROVEEDORES... 9 H. RELACIÓN CON LOS COMPETIDORES Y PUBLICIDAD ÉTICA I. RELACIÓN CON EL GOBIERNO J. RELACIÓN CON LA COMUNIDAD K. SEGURIDAD Y PRESERVACIÓN DE ACTIVOS Responsabilidad y control de los recursos de la institución Controles internos, identificación y administración de riesgo Presupuestos Uso inadecuado de los bienes de la Institución Gastos de viaje Reembolso de gastos Derechos de Autoría L. AUTORIZACIONES DE PAGO M. INFORMACIÓN DE LA INSTITUCIÓN Generalidades sobre la información de la Institución Información sobre terceros Temporalidad de la obligación de confidencialidad N. USO DE LOS PROGRAMAS INFORMÁTICOS O. COMO ACTUAR FRENTE A UN DESAFÍO ÉTICO P. ADMINISTRACIÓN DEL CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA DE SENATI Comité de Ética Mecanismos para reportar El principio de la buena fe Sugerencias, peticiones y quejas... 16

3 MENSAJE DEL DIRECTOR NACIONAL Mensaje del Director Nacional Estimados Compañeros (as): SENATI es una Institución dedicada a la formación técnica integral de sus estudiantes y prepararlos para la empleabilidad, ha desarrollado una trayectoria de logros y éxitos a nivel nacional que sin lugar a dudas no ha sido sencilla, lo ha conseguido con el apoyo de todos ustedes que hoy son parte de la Institución y de algunos otros colaboradores que brindaron su esfuerzo y trabajo en su momento, s omos una Institución referente en el país en el tema de educación para el trabajo, actualmente tenemos presencia en las 25 regiones del país con 82 sedes y 3,2 colaboradores a nivel nacional. Este éxito es el resultado directo de creer en nuestra gente, fortalecer nuestra cultura y nuestros valores. En la medida que hemos crecido, nuestro compromiso es vivir los valores SENATI y aplicarlos como una guía en las decisiones que tomamos todos los días, es por ello es tan importante para todos nosotros, tener un entendimiento y sentido de rectitud compartido acerca de lo que es correcto hacer. Estamos convencidos que una cultura basada en los valores de SENATI fortalece nuestras virtudes y competencias. Al mismo tiempo, contribuye a incrementar de manera sostenida, el valor de la Institución para el buen gobierno corporativo y los grupos de interés: estudiantes, empleados, instructores, proveedores, comunidad y el Consejo Nacional. El presente código ofrece una guía a todos los colaboradores de SENATI y brinda el lineamiento básico que nos permitan mantener un buen ambiente de trabajo, unas excelentes relaciones institucionales, el cumplimiento de las leyes, y contribuir en la aplicación de los más elevados estándares y principios de responsabilidad social corporativa. Esta debe ser la manera de comportarnos en SENATI, conduciendo nuestras acciones de acuerdo con el lenguaje y la esencia de este Código. Finalmente, los invito a que nuestras conductas éticas y rectas en el ambiente laboral, sean trasladadas a nuestro ambiente extra laboral: en el hogar, en la comunidad, en el ejercicio de nuestra ciudadanía y así contribuir a la transformación ética de nuestra sociedad. Gracias a todos por ser parte de este esfuerzo organizacional que enaltece nuestras acciones del día a día en SENATI en todas las sedes dónde operamos. Cordialmente, Director Nacional Página 1

4 MARCO ESTRATÉGICO I. MISIÓN, VISIÓN Y VALORES NUESTRA MISIÓN Formar y capacitar a las personas para empleos dignos y de alta productividad, en apoyo de la industria nacional en el contexto global, y para contribuir a la mejora de la calidad de vida de la sociedad. NUESTRA VISIÓN Liderar en el Perú y América Latina, la educación Técnica para el desarrollo de la empleabilidad y de la competitividad de las unidades productivas. NUESTROS VALORES En SENATI se viven seis valores fundamentales: Compromiso, Responsabilidad, Integridad, Servicio al estudiante, Trabajo en equipo, y Liderazgo que se traducen en los siguientes comportamientos esperados: - Compromiso Nos comprometemos a darles lo mejor de nosotros a nuestros alumnos y aprendices. Nos comprometemos a atender las necesidades de técnicos de la industria. Nos comprometemos con el desarrollo integral del país. - Responsabilidad Fomentamos la autogestión asumiendo el compromiso de nuestro desempeño y sus resultados. Somos responsables por el impacto de nuestras actividades en nuestros colaboradores, clientes, comunidades y medio ambiente. - Integridad/Honestidad Fomentamos el crecimiento y desarrollo de la Comunidad Nuestras acciones son un reflejo de nuestros valores. Actuamos y decimos siempre la verdad. Nos comportamos en forma recta y clara. - Servicio Actuamos de manera generosa con actitud amable. Damos de nosotros mismos con energía y optimismo. Respondemos a las necesidades de nuestros estudiantes y compañeros, ofreciéndoles las mejores enseñanzas y servicios posibles cada día. Página 2

5 MARCO ESTRATÉGICO - Participación Aportamos nuestro talento y competencias trabajando en equipo para lograr resultados sinérgicos para un propósito común. Estamos comprometidos a colaborar mutuamente y sentir responsabilidad colectiva por cumplir nuestra misión y visión. - Liderazgo Dirigimos y desarrollamos equipos de trabajo, guiándolos acorde con la misión y visión de la Organización. Lideramos mediante el ejemplo y valoramos a los líderes por su capacidad de preocuparse por los demás, sostener una clara comunicación y compromiso a persistir. Nuestros Principios de Gestión La Institución considera que sus procesos serán conducidos de tal forma que: 1. Provea condiciones de trabajo salubres y seguras para sus colaboradores y contratistas. 2. Trate a sus colaboradores sin discriminación de ninguna naturaleza y de una forma justa en temas de contratación, remuneración, promoción y condiciones de trabajo; independientemente del sexo, raza, color, nacionalidad, idioma, discapacidades, creencias políticas y religiosas. 3. Permita un ambiente de trabajo en el cual los colaboradores tengan canales adecuados y puedan presentar sus puntos de vista e ideas a la alta dirección. 4. Tome en cuenta el impacto de sus operaciones en las comunidades locales y busque actuar responsablemente con la sociedad. 5. Mantenga altos estándares de integridad y honestidad en la institución y que opere de acuerdo con las leyes locales y las buenas prácticas internacionales (incluyendo aquellas destinadas a combatir la extorsión, el soborno y crímenes financieros). Página 3

6 II. INTRODUCCIÓN A. OBJETIVO El objetivo de este C ódigo es proporcionar al colaborador una visión general de la ética y su aplicación diaria, con este Código establecemos mayor claridad acerca de los estándares que esperamos sigan nuestros colaboradores, instructores y proveedores. De esta manera aseguramos el cumplimiento de las regulaciones vigentes, así como también que el comportamiento individual se ajuste a los principios del SENATI. Así mismo contribuir al logro de la Misión y defender la buena reputación de SENATI. B. ALCANCE Este Código aplica a todos los colaboradores de todas las áreas de la Organización, incluyendo tanto a colaboradores permanentes y temporales, así como los miembros del Consejo Nacional, Consejos Zonales y todas las personas que que prestan servicios a SENATI C. CONCEPTO DE ÉTICA Definida como hacer lo correcto de la manera correcta, tanto en aspectos de nuestra vida personal como en la vida Institucional. La ética es una guía para que nuestras acciones y conductas diarias se orienten al bien. D. PRINCIPIOS SOBRE LA ÉTICA Ética es una actitud relacionada con hacer las cosas de la mejor manera posible. Esto implica no sólo hacer lo que es legal en una situación dada, sino también hacer lo que es éticamente correcto y aplicar prácticas de negocio responsables. La Institución y sus colaboradores deben actuar con integridad, honestidad y equidad en todos los aspectos de sus relaciones de instrucción y manejo, requiriendo lo mismo de parte de todos aquellos con los que interactúan. Los colaboradores deben comportarse en congruencia con la integridad, imparcialidad y reputación de la Compañía; deben actuar y ser percibidos como ejecutores éticos. Página 4

7 III. DESARROLLO El comportamiento personal debe ser acorde con los lineamientos éticos corporativos. Es especialmente importante considerar que en el centro de trabajo: Las horas de trabajo deben estar dedicadas exclusivamente a la institución. La confidencialidad de la información debe de ser respetada. El comportamiento de los colaboradores en sus vidas personales debe permitirle desempeñar las actividades de la institución con credibilidad, que no empañe la reputación y que no afecte el bienestar financiero de la institución. No deben llevarse a cabo actividades políticas partidarias durante las horas laborales. A. PRÁCTICAS OBLIGATORIAS - Actuar con responsabilidad individual y compartida de las acciones y decisiones. - Ser diligentes en el interés de la institución: Por preservar todos los recursos que le han sido asignados por la institución con el propósito de protegerlos de pérdida, robo o daño. - Actuar en todo momento con sinceridad y de una forma que no dé lugar a preocupaciones ni censuras. - Tratar a todos de manera equitativa, consistente y respetando los derechos individuales. - Tratar a todos con dignidad y respeto, evitando denigrar o hacer comentarios despectivos sobre ellos. - Evitar cualquier forma de discriminación. - Evitar el mal uso de poder adquirido por la posición que se obtenga dentro de la institución. - Actuar de forma directa, clara, veraz y exacta en sus negociaciones y declaraciones con y para sus grupos de interés. - Ser consistente en el cumplimiento de sus obligaciones. - Actuar comprensiva y respetuosamente con clientes y proveedores para promover relaciones mutuamente beneficiosas. B. CONFLICTOS DE INTERÉS Existe un conflicto de interés real o aparente cuando los intereses personales, familiares o de terceros relacionados, dificultan las decisiones o actuación eficiente y objetiva de los colaboradores de SENATI. Los conflictos de interés deben de reportarse y manejarse según sea el caso. Los conflictos de interés ya sea que tengan lugar directa o indirectamente, incluyen: - Tener un interés económico - financiero en un negocio que sea proveedor de la institución. - Involucramiento personal / emocional con un colaborador de la institución. - Proveer servicios profesionales a terceros como un colaborador o consultor, compartiendo información propiedad de la institución. Página 5

8 - Hacer trabajos para clientes, proveedores y / o competidores. - Trabajar en la misma área funcional, cuando son conyugues, compañeros de vida o familiares en primero y segundo grado de consanguineidad o afinidad en áreas donde pueda existir conflicto de interés. - Aceptar de un proveedor de la institución, descuentos exclusivos o preferenciales para negocios personales. - Utilizar el tiempo y recursos de la institución para actividades personales o externos. Declaraciones La institución hará una actualización anual de las declaraciones de conflicto de interés que hayan sido presentadas a través del formulario de Declaración de Conflicto de Interés, se encuentra en intranet o puede ser solicitado a la Gerencia de Recursos Humanos o Dirección Zonal correspondiente. Se espera que los colaboradores de SENATI reporten los conflictos de interés reales y/o potenciales a través de la declaración anual a la Sub Dirección Nacional de SENATI, estos reportes serán consolidados localmente y presentados al Comité de Ética corporativo para su resolución. Si se presenta un conflicto de interés en el transcurso del año, se debe de reportar oportunamente. La responsabilidad de declarar un conflicto de interés es personal y no puede delegarse o abstenerse de hacerlo. C. SOBORNO Y/O EXTORSIÓN El soborno es definido como el ofrecimiento de préstamos, pagos, reconocimientos o cualquier tipo de consideración, a cualquier persona, como un incentivo para desarrollar un acto o para influenciar en una decisión que atenta contra la honestidad, la legalidad es ilegal o implica una falta de confianza en el curso normal de las actividades de negocio. Es por esta razón que sobornar o permitir ser sobornado es una práctica deshonesta que la institución considera falta grave y sanciona. D. REGALOS Y ATENCIONES Los siguientes lineamientos son útiles tanto para proteger a la institución, al colaborador, como para mantener una postura ética adecuada: - Evitar dar y recibir regalos y/o cortesías que pueden ejercer influencias inadecuadas sobre decisiones finales o relaciones de negocios, únicamente podrán ser aceptados regalos de carácter promocional o cortesías otorgadas durante festividades. - En el caso que los regalos tengan un valor nominal significativo superior a S/. 1 nuevos soles, deben ser notificados a la Gerencia de Recursos Humanos o quien haga sus veces en los ámbitos zonales e informar el contenido del regalo y el valor estimado para que la institución decida que se realizará con él. Página 6

9 - Los colaboradores, esposos, compañeros de vida de miembros de su grupo familiar, no pueden aceptar ningún descuento que pueda interpretarse como un ofrecimiento debido a la relación del proveedor con el colaborador, a menos que tal descuento esté disponible a todos los colaboradores de la institución bajos los mismos términos y condiciones. - En caso que un regalo de cortesía de un proveedor, cliente actual o potencial involucre un viaje del colaborador, se debe contar con la autorización del Director Nacional. La institución no cubrirá ningún gasto relacionado y el permiso de ser el caso, será a cuenta de vacaciones. - Las comidas pagadas o provistas por un individuo de una Compañía con la cual nuestra institución tiene o puede hacer negocios, pueden aceptarse ocasionalmente, y deberán ser reportadas al Gerente de Recursos Humanos o quien haga sus veces a nivel zonal. - Los colaboradores no pueden utilizar su posición en la institución para solicitar algún tipo de favor, pago, descuento, viaje, alojamiento, regalo o préstamo de parte de los proveedores, clientes o grupos de interés. E. RELACIONES Y COMPORTAMIENTOS 1. Ambiente de Trabajo En SENATI reconocemos en nuestros colaboradores una ventaja competitiva promovemos el ambiente apropiado para su desarrollo integral. y Consecuentemente el SENATI se preocupa por: - Dar estricto cumplimiento a las leyes y regulaciones laborales. - Contratar y retener a las personas mejor calificadas que estén disponibles y facilitarles las oportunidades de crecimiento. - Mantener un ambiente de trabajo basado en el respeto, enriquecido por la diversidad cultural y caracterizada por la apertura en la comunicación, la confianza y el trato justo. - Ofrecer igualdad de oportunidades a sus colaboradores a través de estándares de gestión del capital humano claramente definido y coherentemente ejecutado. - Brindar remuneraciones competitivas basadas en la contribución, el desempeño y el mercado laboral. - Salvaguardar la integridad de la salud ocupacional de los colaboradores y la integridad de las instalaciones a través de equipos, dispositivos, sistemas y procedimientos de seguridad. - Proteger el medio ambiente previniendo la contaminación. - Definir, comunicar y hacer cumplir las políticas y reglamentos internos de SENATI Los colaboradores son animados a dar retroalimentación constructiva para mejorar la gestión. Esto no se debe de confundir con hacer declaraciones o comentarios despectivos Página 7

10 sobre la organización o sus colaboradores. 2. Relación entre colaboradores En SENATI buscamos que las relaciones derivadas del trabajo estimulen la colaboración y la participación en equipo, viviendo los valores de la institución y fomentando una comunicación clara y directa basada en el respeto y profesionalismo para alcanzar con éxito los retos y desafíos que se presentan en nuestra organización. 3. Acoso a los colaboradores El acoso a los colaboradores está definido como una conducta persistente y demostrable, realizada contra un colaborador por un jefe, superior en jerarquía, un colega colaborador o cliente dirigido hacia la intimidación, burla o miedo, causando daño en el trabajo, generando desmotivación o induciendo a la persona a bajar su eficiencia y productividad o a renunciar al trabajo. Cualquier forma de acoso a los colaboradores es absolutamente inaceptable y es motivo de sanción. Los colaboradores que son afectados por esta situación deben reportarlo a través de los canales establecidos por la institución. 4. Acoso sexual El acoso sexual es definido como una conducta de naturaleza sexual o algún otro comportamiento que afecta la dignidad de un hombre o mujer en el trabajo. Esto puede incluir comportamientos físicos, expresiones verbales y/o corporales indeseables. Cualquier forma de acoso sexual de un colaborador, empleado, ejecutivo, instructor a otros será sancionada, después de ser probado. Los colaboradores, estudiantes o personal de terceros que presten servicios en la Institución y que son afectados por esta situación deben reportarla a través de los canales establecidos por la institución. Es considerada una falta grave y puede ocasionar el fin de la relación laboral, además de los reportes a las entidades judiciales correspondientes. 5. Discriminación Se debe de tratar a todos con dignidad, de manera equitativa, consistente y respetando los derechos y creencias individuales para así evitar cualquier forma de discriminación. No se debe discriminar por motivos de raza, genero, idioma, religión o discapacidad. 6. Ambiente Seguro La institución está comprometida a promover un ambiente de trabajo seguro, saludable y Página 8

11 evitando perjudicar al medio ambiente en las sedes en las cuales opera. Con este propósito, la institución cumplirá con los estándares de salud ocupacional, seguridad industrial y estándares ambientales requeridos por la ley. Todos los colaboradores deberán cumplir estrictamente con las leyes y normatividad internas concernientes a la salud, seguridad y medio ambiente, tomar las medidas para protegerse a sí mismos y a otros colaboradores en el ambiente de trabajo contra lesiones o enfermedades, así como apoyar los esfuerzos dirigidos a lograr altos estándares de salud, seguridad y protección del medio ambiente. El incumplimiento es considerado una falta grave y puede ocasionar el fin de la relación laboral. F. RELACIÓN CON NUESTROS ESTUDIANTES Uno de los valores dentro de la institución es brindar un trato respetuos o, justo y equitativo a los estudiantes en el que, se distingan la integridad y el profesionalismo en el servicio y la atención que se les brinda, así como también anticiparnos a sus necesidades y estar listos para brindárselas de una forma innovadora y proactiva, de modo que superemos sus expectativas y con ello aseguremos una relación duradera de mutuo beneficio. Buscamos que la promoción y los argumentos de servicio educacional implementados en SENATI estén libres de información falsa sobre aspectos relacionados a la disponibilidad, oportunidad o calidad de nuestros servicios de enseñanza. G. RELACIÓN CON LOS PROVEEDORES El desarrollo de relaciones de confianza y mutuo beneficio con proveedores contribuye al desarrollo y crecimiento del SENATI. Por tal motivo, buscamos que nuestras relaciones con ellos se manejen siempre con transparencia, de modo que les aseguremos igualdad de oportunidades, así como un trato basado en el respeto e integridad. Los colaboradores que tienen contacto con proveedores del SENATI, deberán actuar de manera profesional, respetando los siguientes lineamientos o directrices: - Respetar a los proveedores y sus empleados. - Garantizar la imparcialidad y equidad en los procesos de selección y/o concursos con los proveedores. - Asegurar que los proveedores aprobados de la Institución tengan una buena reputación e igual oportunidad de competir por la adjudicación de un bien o servicio que va ser adquirido. - Negociar en base a calidad, precio, servicio, garantía y disponibilidad. - Respetar el derecho de los proveedores a obtener ganancias razonables. - Respetar y hacer respetar las condiciones que han sido acordadas. Página 9

12 - Cuando aplique, proporcionar pronósticos de volumen de compra. - La información acerca de las futuras necesidades en términos de cantidad y tiempo ayudarán a los proveedores a planear el suministro que brindará a la Institución. - Respetar los derechos de propiedad intelectual e industrial y es por eso que los colaboradores no puede establecer relaciones comerciales con contratistas o proveedores que no demuestren que están debidamente autorizados para el uso o comercialización de productos y servicios sujetos a pago de regalías o derechos de propiedad intelectual o industrial a terceros, así como la autenticidad y licitud de los mismos. - La Información confidencial o exclusiva de la Institución no puede ser revelada a proveedores actuales o potenciales sin haber recibido autorización expresa para ello. Aspecto que debe constar en los documentos contractuales. - La Información recibida de proveedores no puede entregarse a sus competidores sin su previo consentimiento que debe ser realizado de forma escrita. - Ninguna opinión deberá ser expresada sobre un competidor de alguno de nuestros proveedores que pueda generar dudas sobre su profesionalismo honestidad o confiabilidad. - No se aceptará relación alguna con proveedores que se les demuestre que practican o permiten el trabajo infantil, trato discriminativo o hostilización a su personal H. RELACIÓN CON LOS COMPETIDORES Y PUBLICIDAD ETICA Los colaboradores de SENATI deben asegurar que todas las actividades de la organización se hagan basadas en el cumplimiento de las leyes, regulaciones locales, el Reglamento Interno de Trabajo y las políticas propias de la organización. Además de acatar la ley, la Institución reconoce su responsabilidad social en la publicidad y se somete a la legislación nacional, evitando la publicidad engañosa. I. RELACIÓN CON EL GOBIERNO Es política de SENATI conocer, promover y cumplir las leyes, reglamentos, normas y demás disposiciones legales aplicables, establecidas en el país. El personal de SENATI no debe, por ningún motivo, cometer un acto ilegal o indebido, ni inducir o instruir a un tercero a cometerlo. Si un colaborador duda sobre el carácter legal de una práctica o tiene duda ante cualquier ley, regulación o estándar aplicada en la Institución debe dirigirse a la Gerencia de Recursos Humanos o Dirección Zonal correspondiente, para asesorarse sobre el tema cumpliendo siempre con el marco regulatorio. J. RELACIÓN CON LA COMUNIDAD En SENATI a través de nuestros programas de Responsabilidad Inclusiva nos hemos comprometido a promover y contribuir al desarrollo de las comunidades en las que Página 10

13 desarrollamos actividades de instrucción promoviendo principalmente dos grandes rubros: la educación y el deporte. K. SEGURIDAD Y PRESERVACIÓN DE ACTIVOS 1. Responsabilidad y control de los recursos de la institución. En SENATI consideramos que el buen uso y la salvaguarda de los activos son elementos fundamentales que contribuyen al logro de la Misión. Los activos son todos los bienes tangibles e intangibles propiedad de la institución, tales como edificios, equipos, inventarios, efectivo, cuentas por cobrar, así como información, inventos, planes de desarrollo, patentes, identidad e imagen corporativa, tecnología de información, entre otros. Los colaboradores son responsables de los recursos, bienes y finanzas del SENATI, y deben protegerlos de cualquier riesgo de pérdida, daño o manejo irresponsable de los mismos. 2. Controles internos, identificación y administración de riesgo. Una sólida gestión corporativa requiere, entre otras cosas, que se establezcan controles efectivos en todo momento y que éstos se cumplan. Parte de este control interno requiere que la institución identifique y administre competentemente los riesgos y peligros para eliminarlos o minimizarlos y evitar consecuencias indeseables para el personal y la institución misma. 3. Presupuestos Para asegurar un efectivo control sobre sus costos de operación, los presupuestos de la institución son establecidos y aprobados por la Dirección Nacional y el Consejo Nacional, son revisados y actualizados de acuerdo con los procedimientos establecidos en los estatutos de la misma. En este sentido, no se permite ningún gasto en exceso del presupuesto aprobado, sin la adecuada autorización de los Directivos facultados para ello. 4. Uso inadecuado de los bienes de la Institución Los bienes y recursos de la institución deben ser utilizados estrictamente para el propósito destinado, haciendo uso razonable de los mismos. Página 11

14 5. Gastos de Viaje Los gastos de viaje asignados, boletos aéreos, gastos de alojamiento, alimentación y transporte o rentas de vehículos, deben de estar dentro de los parámetros establecidos por la institución en sus políticas de viaje. Los colaboradores deben hacer uso razonable y ético de éstos. Referirse a la Política de gastos de viajes y devoluciones. 6. Reembolso de gastos La solicitud de reembolso de gastos debe limitarse a gastos legítimos y razonables, incurridos en el curso normal del negocio y deben estar respaldados con facturas, documentación correspondiente y en algunos casos declaración jurada. Este último aplicable básicamente a movilidad y viáticos de viaje en comisión de servicios. 7. Derechos de Autoría Las marcas, logos, nombres comerciales y programas computacionales entre otros, son utilizados para propósitos comerciales y de mercadeo únicamente. Las políticas de la institución sobre propiedad intelectual no aprueban, sin excepción alguna, el uso de dicha propiedad sin el derecho legal de hacerlo. La institución respeta, reconoce y cumple con los requisitos de licencia y derechos de autoría de todo el software y programas computacionales comprados. La copia no autorizada de programas o software comprado por la institución, por los colaboradores o cualquier otra persona, no está autorizado y no existen excepciones. Los derechos de autoría intelectual y propiedad de cualquier programa, información creada, producida o escrita por algún colaborador, colaborador temporal o consultor contratado por la Compañía, utilizando recursos que son pagados o pertenecen a la institución, confiere el derecho a la institución, ya sea que éste sea desarrollado en las instalaciones o en algún otro lugar, excepto cuando sea sujeto de un contrato por escrito en el que establezca lo contrario. L. AUTORIZACIONES DE PAGO Las autorizaciones de pago deben estar hechas dentro de los niveles establecidos para hacerlo. La persona que autoriza un pago siempre debe revisar los documentos que está firmando y debe considerar lo siguiente: - La adquisición de bienes o servicios debe tener la correspondiente autorización de acuerdo a las políticas y procedimientos establecidos (número de cotizaciones según corresponda). - Se debe presentar la orden, autorización de pago y factura en fecha según el servicio dado. - Los productos o servicios facturados o cargados deben corresponde a la requisición. Página 12

15 1. Facturas, recibos y registros Las facturas deben indicar la naturaleza de los servicios recibidos o los bienes adquiridos de acuerdo con las leyes correspondientes. Bajo ninguna circunstancia se admitirán facturas que no satisfagan este requerimiento. Los recibos y registros contables deben reflejar correctamente los documentos de respaldo. La falsificación de registros, distorsión de hechos y la presentación de reportes incorrectos son inaceptables y son considerados como una falta grave y conlleva a resolución de la vinculación laboral. Adicionalmente todos los pagos deben especificar claramente la razón para su desembolso. M. INFORMACIÓN DE LA INSTITUCIÓN 1. Generalidades sobre la información de la Institución. En SENATI consideramos que la obtención y el buen uso de la información son ventajas competitivas, por lo que su administración y manejo debe darse en forma responsable, segura, objetiva y ajustada al derecho. Se entiende por información confidencial cualquier información no publicada de manera oficial referente a la Institución, Sedes, directivos, grupos de interés, operaciones, actividades, planes, inversiones y estrategias. La siguiente se considera, en forma enunciativa y no limitativa, información confidencial o privilegiada: - Información contable y proyecciones financieras. - Adquisiciones, asociaciones, planes de expansión y planes de desarrollo. - Operaciones con valores y financiamientos. - Políticas y prácticas comerciales y operativas. - Controversias judiciales o administrativas. - Cambios organizacionales. - Investigación y desarrollo de nuevos programas o productos. - Información personal de los colaboradores, clientes y proveedores de SENATI. - Propiedad intelectual e institucional, tal como secretos institucionales, marcas registradas, programas. - Listados de contribuyentes y proveedores, estructuras y políticas de precios. Cuando un tercero, un colega o amigo solicita al colaborador información que no es considerada confidencial, pero que tampoco es pública, para darla a conocer se debe solicitar la autorización del Director Zonal correspondiente o del Director Nacional, Página 13

16 dependiendo del caso. Las obligaciones de los colaboradores con respecto a la información de propiedad exclusiva e información reservada de la institución incluyen: - No dar a conocer la información a personas fuera de la Institución excepto cuando sea autorizado por escrito. - No utilizar dicha información para beneficio propio del colaborador o para su propia ganancia tampoco podrá ser manejada para beneficio de personas fuera de la institución. - No dar a conocer esta información a otros colaboradores, excepto cuando sea estrictamente necesario darlo a conocer. - No negociar con información confidencial. 2. Información sobre terceros SENATI respeta los derechos de propiedad intelectual e industrial de otras organizaciones y requiere que sus colaboradores respeten dichos derechos. Por lo tanto, es obligación de los colaboradores respetar la confidencialidad de la información personal de terceros. 3. Temporalidad de la obligación de confidencialidad Todo colaborador de SENATI tiene la obligación de proteger la información confidencial o privilegiada de la institución aún después de separarse de ésta. N. USO DE LOS PROGRAMAS INFORMÁTICOS Es responsabilidad de cada colaborador no utilizar ningún software que no esté debidamente licenciado. Asimismo la utilización del ordenador asignado es para trabajos específicos del SENATI. La utilización del correo electrónico es para actividades de la institución y se sancionará aquellos que se encuentren en uso de actos ilícitos (pornografía, envío de información confidencial, etc.). O. COMO ACTUAR FRENTE A UN DESAFIO ÉTICO Cuando el colaborador enfrente una situación que no esté claramente establecida en este código deberá hacerlo saber a la Gerencia de RRHH, así como al comité de ética para que se le indique como actuar. El cual estará regido por mantener la integridad, responsabilidad, moral y servicio a la educación de la institución en cualquier circunstancia. Página 14

17 P. ADMINISTRACIÓN DEL CÓDIGO DE ÉTICA Y CONDUCTA DE SENATI 1. Comité de Ética El Comité de Ética se constituye para la adecuada aplicación del a nivel nacional. Está constituido por cinco personas de SENATI de diferentes áreas que gozan de reconocimiento, honorabilidad y tienen una visión integral de la institución. Habrá un Comité de Ética y Conducta por cada zonal y uno nacional. Los integrantes de los Comités de Ética Zonal y del Comité de Ética Nacional son designados por el Director Nacional de SENATI, por un periodo no menor de 1 año. El Comité de Ética Zonal tiene las siguientes funciones: - Supervisar el cumplimiento del. - Recibir, registrar, conducir y dar seguimiento a la investigación de cualquier denuncia recibida sobre la conducta no ética en la institución. - Recomendar a la administración de la Dirección Nacional o Dirección Zonal correspondiente, las medidas consideradas relevantes, referentes a las denuncias de conducta no ética. - Medir, evaluar y fomentar la cultura ética institucional. - Promover la comunicación regular sobre ética y el funcionamiento de la línea ética. - Informar al Comité de Ética Nacional sobre las denuncias de conducta anti ética recibidos, las investigaciones realizadas y las recomendaciones hechas a la Administración con relación a ello. - Enviar trimestralmente reporte de casos reportados y la administración que aplica. - Escalar casos al Comité de Ética cuando lo considere necesario. El Comité Nacional de Ética, tiene las siguientes funciones: - Retroalimentar a los Comités de Ética de cada región en función de las evaluaciones nacionales. - Promover consistencia a nivel nacional en la interpretación y aplicación del Código. - Informar al Consejo Nacional sobre los reportes de conducta anti ética recibidos, las investigaciones realizadas y las recomendaciones hechas a la Administración con relación a ello. Todos los colaboradores de la institución están obligados a cooperar con las investigaciones realizadas u ordenadas por el Comité de Ética. La falta de cooperación en un procedimiento, así como el proporcionar intencionalmente información falsa o incompleta, deberá ser evaluada para determinar la seriedad de la misma y deberá enviarse al Comité de Ética Nacional para la correspondiente investigación y aplicación de medidas disciplinarias. Página 15

18 2. Mecanismos para reportar Todos los reportes deberán ser dirigidos a la línea telefónica o correo electrónico designado en cada sede, será publicado localmente o de considerarlo importante también se puede reportar a la línea ética corporativa a través del siguiente número telefónico o a través de: lineaeticasenati@kpmg.com.ar. Cualquier reporte que se realice, a través de éste medio, será tratado con confidencialidad y el colaborador podrá o no identificarse según como lo considere adecuado. Cabe aclarar que no se aplicará ningún tipo de represalia. Asimismo, quien haya hecho el reporte, deberá notificar sobre cualquier amenaza o recriminación recibida como consecuencia del reporte presentado. 3. Principio de buena fe Ser parte de la presunción de veracidad de los reportes presentados; las personas que realicen reportes falsos con el deseo de hacer daño a otra persona serán sancionadas. 4. Sugerencias, peticiones y quejas Si se recibieran quejas, las cuales debido a su naturaleza meramente administrativa deber ser manejados por el área de Recursos Humanos, deberán ser enviados a la persona responsable de su procedimiento y el solicitante deberá ser informado. Si necesita consejo o guía sobre cómo los principios establecidos en este código aplican a circunstancias específicas, puede contactar a la Gerencia de Recursos Humanos o a la Dirección Zonal correspondiente. El código está disponible en forma electrónica a través de la intranet institucional, en la Gerencia de Recursos Humanos o las Direcciones Zonales. ============================================================================ Página 16