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2 TABLA DE CONTENIDO 1. RESUMEN PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS VERSIÓN CRM WEB ERP Ventas Servicios Vendor Mobile E-commerce Estadísticas Conector Módulo de Contabilidad NIIF Activos Fijos para NIIF Integración contable para NIIF Módulo de Nomina Gestión Humana Facturación Electrónica Generador de Correspondencia Otras mejoras importantes Pág. 2. DETALLES PRINCIPALES CARACTERISTICAS VERSION CRM WEB ERP Ventas Servicios Vendo Mobile E-commerce Estadísticos Conecto Módulo de Contabilidad NIIF Activos Fijos para NIIF Gestión Humana Módulo de Nomina Gestión Humana Facturación Electrónica Generador de Correspondencia Otras mejoras importantes 2

3 3. PRINCIPALES CAMBIOS DE CADA MÓDULO Módulo de Activos Fijos Módulo de Bancos Módulo de Cartera Módulo de Compras Módulo de Contabilidad Módulo de Costos Estándar Módulo de Costos Reales Módulo de Cuenta por Pagar Módulo de Facturas Módulo de Inventarios Módulo de Maestros Módulo de Manufactura Módulo Técnico Módulo de Nómina Módulo de Punto de Venta Planilla Única Módulo de Recurso Humano Módulo de Talleres 4. IMPORTANCIA DE LA PÓLIZA DE ACTUALIZACIÓN RESUMEN PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS VERSIONES ANTERIORES 3

4 1. RESUMEN PRINCIPALES CARACTERISTICAS VERSION 2014 CRM WEB Completamente Web. Hosting Manejado por Ofimática. Nueva generación de aplicaciones. Información en línea y actualizada. Poder acceder desde cualquier lugar y en cualquier momento. Integración CRM ERP. CRM Web Ventas. Es la herramienta que necesitan los Vendedores para conocer el estado de sus clientes desde el contacto inicial hasta la venta final. Para los Gerentes comerciales es el instrumento de auditoría que les permite guiar a sus Vendedores, para obtener su cuota y lograr el presupuesto de la empresa. Fuerza de ventas: Presupuestos y seguimiento a oportunidades. Seguimiento al proceso de venta y los vendedores. Generación y seguimiento a eventos, tareas y agendas. Envió de correos en forma masivos y alertas. Generación de informes y consultas dinámicas, paso a MS Excel. CRM Web Servicios. Provee asistencia a los clientes y empleados de su empresa a partir de la información del cliente, seguimiento de llamadas, registro de problemas y soluciones y los acuerdos de servicio, al tiempo que le suministra una conexión con un representando de soporte. Servicio: Presupuesto y seguimiento a casos. Generación y seguimiento a eventos, tareas y agendas. Respuestas a inquietudes y dudas de los clientes. Seguimiento a los clientes y su estado actual. Envió de correos en forma masivos y alertas que permitan tener informado al cliente. Generación de informes y consultas dinámicas, paso a MS Excel. CRM Web Vendor Mobile. Les permite a sus Vendedores acceder a través de dispositivos móviles, a los datos de su compañía en tiempo real, desde las instalaciones del cliente para mejorar y acelerar su gestión de venta. 4

5 Fuerza de venta: acceso a la información en línea a través de dispositivos móvil. Consulta de información relacionada con el cliente. Datos generales, cotizaciones, pedidos, facturas, Abonos, inventarios. Toma de cotizaciones o pedidos y captura de abonos en línea. Generación de informes y consultas dinámicas, paso a MS Excel. Envió de formatos a través de correo. CRM Web e-commerce. Permite a sus clientes el intercambio económico y comercial con su empresa 24/7 a través del internet, sin necesidad de que usted esté presente. Permite a cada uno de los clientes acceder en línea a su información historia. Consultar listados de productos actualizados. Permite consultar pedidos, facturas, abonos, cartera, productos. Toma de cotizaciones o pedidos. Generación de informes y consultas dinámicas, paso a MS Excel. CRM-Estadísticas. Reúne la información de la actividad y procesos del negocio y la pone a disposición de los usuarios de la empresa para que puedan tomar mejores decisiones y acciones efectivas en tiempo real. Consultas Comercial: Consultar en línea la situación actual de la empresa. Conocer totales de venta por vendedor, cliente, ciudad, zona, entre otros. Consultar estado actual de la cartera por vendedor, cliente, ciudad, entre otros. Mantener la información actualizada entre el ERP y el CRM. Generación de informes y consultas dinámicas, paso a MS Excel. Consultas por Empleado: Permitir a nuestros empleados conocer información relacionada con sus diferentes pagos de nómina. Imprimir formatos de pago por cada nómina, certificado de ingresos y retenciones. Consultar información histórica de las deducciones y devengados practicadas a cada empleado. Conector. Posibilidad de conectar los datos del ERP con el CRM. Sincronización por periodos de tiempo programables. Actualizar información entre el CRM y ERP en ambas vías. 5

6 ERP Módulo Contabilidad NIIF. Modulo contable independiente para contabilización basada en normas internacionales. Plan de cuentas independiente. Manejo de equivalencias entre la contabilidad tradicional y la contabilidad NIIF. Ingreso de información bajo normas internacionales. Integración contable desde los módulos satélites. Generación de Estados Financieros bajo Normas Internacionales. Manejo de Notas a los Estados Financieros. Documentación en línea de las normas internacionales. Módulo de Activos Fijos. Reconocimiento de los activos. Manejo de proyectos y adición de costos hasta la puesta en marcha del activo. Revaluación de activos según las NIIF Depreciación según Normas Internaciones (NIIF). Manejo de avalúos y deterioros según Normas Internacionales (NIIF). Integración contable de las transacciones y los gastos de depreciación a la contabilidad NIIF. Módulo de Gestión Humana. Nuevo diseño de captura de información a nivel de hojas de vida. Una sola captura de hojas de vida para aspirantes, vinculados y retirados. Unificación de los datos en una solo pestaña. Agrupación de datos en la hoja de vida según criterios relacionados. Manejo de adjuntos y foto del empleado. Nuevos informes basados en la herramienta de generador de reportes. Tablero gráfico, informes matriciales, tablas dinámicas, drill down. Módulo de Nómina. Nueva diseño a nivel de presentación y programación. Configuración de conceptos y su correspondiente codificación por cada empresa. Manejo de rutinas de cálculos asociadas a los conceptos. Manejo independiente de novedades el periodo. Liquidación automática centralizando todas las novedades del periodo. Manejo de documentos por periodo de pago y empleado. Generación de informes organizados con base al generador. (Operativos, resumidos, matriciales, tabla dinámica, drill down). 6

7 Facturación Electrónica. Generador de estructuras Facturación electrónica bajo normatividad del país. Generación en línea de archivos XML para el control de facturas electrónicas. Configuración de estructuras según definiciones del operador. Impresión de formatos incluyendo el sello digital y la cadena original. Facilidad en los procesos de facturación. Generación de correspondencia. Envió de correspondencia desde MS Word basado en combinación de correspondencia. Envió de documentos masivos a clientes, proveedores, empleados. Utilización de la información grabada en las bases de datos para enviar correos. Envió de correspondencia vía . Otros mejoras importantes. Reforma tributaria 2012 Bancos Proceso de distribución IVA México. Activos Fijos México. Inventarios. Componentes. Facturas. Ficha Técnica. Compras. Requerimientos internos. 7

8 2. DETALLE PRINCIPALES CARACTERISTICAS VERSION 2014 CRM Hoy en día es muy importante poder consultar la información en forma rápida y desde cualquier lugar. Teniendo en cuenta esto hemos querido entregar una nueva aplicación de CRM ventas y servicios 100% web. Estará disponible en nuestro servidores de Hosting con lo cual el mantenimiento será realizado directamente por Ofimática, usted no tendrá que preocuparse por instalar las mejoras o los ajustes. Con estas aplicaciones queremos presentar nuestra nueva plataforma para la generación de aplicaciones. Consideramos esta una nueva etapa de programación. CRM Ventas. CRM - Ventas Diana Marcela Ortega nuestra gerente de zona requiere conocer el presupuesto de ventas para el mes de Enero. Para ello ingresa a la aplicación de CRM-Ventas por su navegador de internet y genera el informe de presupuesto de ventas para la zona 3. 8

9 Posteriormente genera el informe de Bitácora o control de ventas para verificar en qué estado esta cada negociación con lo cual el fácilmente puede conocer el estado de cada negociación, cuales son nuevas, cuales son de periodos pasados, etapa en la que se encuentran. Además, puede imprimir informes históricos o detallados de cada una de ellas para conocer su estado actual y poder detectar futuros inconvenientes. Informe de Presupuesto por ventas Listado de oportunidades activas 9

10 Luis Fernando Arango uno de nuestros vendedores requiere visitar al cliente Bicicletas Deportivas S.A. este es un cliente nuevo, antes de realizar la cita inicial Luis Fernando debe tener un conocimiento inicial de la empresa y matricular esta información en el CRM para futuras referencias. En el transcurso de la negociación, Luis Fernando ha estado ingresando la información correspondiente a los seguimientos, eventos, tareas y visitas realizadas a la empresa. Luis Fernando lleva algunos meses trabajando con la empresa Bicicletas Deportivas S.A y está en proceso de cierre de la negociación por lo tanto requiere un historial de los diferentes pasos seguidos con la empresas, información que ha sido matriculada en la aplicación a nivel de eventos, tareas y agendas. Catalago de cuentas Informe historico de la oportunidad. 10

11 El gerente o director comercial requiere información relacionada con el total de ventas realizadas por cada vendedor, indicando cuales han sido cerradas y cuales están activas esto con el fin de poder evaluar las comisiones para el próximo año. En este caso solo se requiere generar el informe de control de oportunidades para poder conocer esta información. CRM Servicios. Diego Peláez, gerente de compras de Alcor, se comunica con la empresa Bicicletas Todoterreno S.A. y lo atiende Claudia Restrepo, asistente de comercial. El ingeniero Peláez indica que tiene problemas con varias de las bicicletas que le enviaron y solicita la garantía. Claudia Restrepo, verifica la última factura realizada a Alcor y valida la garantía para los productos y le indica al ingeniero Peláez cuando lo estaría visitando el técnico para revisar las bicicletas. Claudia le agenda la cita a uno de los técnicos de la empresa. 11

12 Por otro lado, Carlos Cepeda, encargado de servicio al cliente, una vez a la semana realiza seguimiento de todas las garantías tramitadas, verificando que el trámite se haya realizado correctamente, al igual que de que el cliente este satisfecho. Carlos, además, realiza un seguimiento mensual para verificar el estado actual de los clientes, revisando quejas y reclamos realizados por los clientes y las soluciones dadas a cada una de las inquietudes presentadas y agenda a uno de sus asistentes para realizar llamadas aleatorias a los clientes para verificar que se haya tramitado correctamente su inquietud. CRM Vendor Mobile. 12

13 Luis Fernando Arango, nuestro vendedor, realiza visita a la empresa Alcor S.A a su sucursal de Unicentro y se reúne con Alberto Puerto, director de la sucursal. En este caso, Luis Fernando ingresa a la aplicación, selecciona en el listado de clientes a Alcor S.A, y posteriormente, empieza a realizar la negociación con Alberto, indicando cuales son los productos que más nos han comprado, si hay existencias de los mismos y en que bodega, si puede entregar los productos de inmediato o no. Listado de Clientes Seleccionar Posteriormente, procede a realizar la cotización o el pedido según indicaciones del Alberto, para ello selecciona el producto, e indica las cantidades a pedir y el descuento y genera el documento. Pedidos y Cotizaciones 13

14 Por otro lado, Alberto Puerto requiere también conocer el estado actual de su cartera, para lo cual Luis Fernando, ingresa al listado de estado de cartera y le indica cuales fueron las últimas facturas pagadas y cuales están por pagar a la fecha. Finalmente, Alberto le indica cuales facturas le va a pagar y Luis Fernando procede a realizar el correspondiente abono. Finalmente, Luis Fernando, puede generar una serie de informes estadísticos y matriciales que permitan conocer las situación de Alcor a nivel de ventas, los productos más adquiridos, las facturas pendientes de cobro, totales de ventas, entre otros. Reportes e informes 14

15 CRM e-commerce. Sandra Bedoya, Jefe de compras la empresa El Ciclista S.A, requiere colocar una orden de compras a la empresa Todoterreno S.A. para ello Sandra ingresa a la aplicación al módulo de e-commerce. Aquí Sandra consulta en la página web de Todoterreno la información relacionada con ellos. Puede consultar información relacionada con matricula del cliente y actualizarla si es necesario, pedidos pendientes, facturas generadas, estado de cartera, abonos realizados, entre otros. Finalmente, puede generar su pedido (orden de compra) o cotización directamente en la página y sincronizar el documento con el ERP. Es decir, colocar el pedido directamente en Todoterreno. 15

16 CRM-Estadísticas. Reúne la información de la actividad y procesos del negocio y la pone a disposición de los usuarios de la empresa para que puedan tomar mejores decisiones y acciones efectivas en tiempo real. Consultar en línea la situación actual de la empresa. Esteban Piedrahita, encargado de cartera, envió a todas las empresas un estado de cartera para confrontar la cartera. Juan Pablo Cardona, encargado de cartera para la empresa Alcor S.A. se comunica Esteban ya que algunas facturas que aparecen en el estado de cartera ellos ya las cancelaron. Esteban ingresa a la aplicación de CRM y genera un listado de estado de cartera, verifica las facturas pendientes de cobro y verifica los abonos realizados a algunas de ellas. Luego genera un listado de facturas realizadas y verifica la información con Juan Pablo. Finalmente, genera un informe de abonos y verifica los pagos realizados por la empresa Alcor S.A. y verifica los pagos con Juan Pablo. Estado de cartera 16

17 Conocer totales de venta por vendedor, cliente, ciudad, zona, entre otros. Pedro Pérez, gerente comercial, requiere conocer información estadística de las ventas de la empresa para presentar en junta directiva. En este caso Pedro ingresa por la aplicación de CRM- Estadísticos y genera un informe matricial con su correspondiente gráfica. Consultar estado actual de la cartera por vendedor, cliente, ciudad, entre otros. Pedro Pérez, por otro lado, requiere información del total de ventas de los últimos seis meses por vendedor. Pedro genere una consulta tipo pívot o matricial que le permite filtrar la información por vendedor, pero además él podría fácilmente modificar la información y presentar los datos por ciudad, canal, tipo cliente, entre otros. Informa Pivot anual 17

18 Consultas por Empleado. Camilo Soto es empleado de Todoterreno y requiere poder imprimir los últimos tres formatos o certificados de pago para poder presentarlos al banco para un crédito. En este caso Camilo puede ingresar a nuestra aplicación de CRM Estadísticos y consultar la información relacionada con su nómina. Puede consultar los pagos realizados por cada periodo, el total de vacaciones disfrutadas y el total de días de vacaciones que se le deben, puede consultar las incapacidades y los tiempos de ausentismo, imprimir el formato o certificado de pago, entre otros. Conector. Esta es una herramienta que permite sincronizar la información entre las aplicaciones de ERP y CRM, de tal forma que sea se pueda consultar en el CRM la información ingresada en el ERP a nivel de clientes, empleados, pedidos, facturas, cotizaciones o que una cotización o pedido ingresado en el aplicativo de CRM Vendor o CRM Ecommerce sea consultada en el módulo de facturas del ERP. Esta herramienta puede ser programada para que se sincronice en periodos establecidos según corresponda a las necesidades de la empresa, es decir, cada minuto, cada hora, cada día. 18

19 ERP Módulo Contabilidad NIIF. Hoy en día el comercio internación a exigido a todos los países hablar el mismo idioma por ello han surgido las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF). Normas que en Colombia empiezan a regir a partir del año En la aplicación se han realizado los siguientes cambios: Módulo contable independiente para contabilización basada en normas internacionales. Se crea un módulo de Contabilidad NIIF independiente a la contabilidad tradicional. Este nuevo módulo permite ingresar un plan contable, con 6 niveles y 20 dígitos, bajo las normas internacionales. Permite ingresar documentos y comprobantes contables propios de la contabilidad NIIF. Esta información se guarda independiente de la tradicional y por lo tanto puede ser ajustada y presentada sin que interferir con la contabilidad tradicional. Documento Contabilidad NIIF Manejo de equivalencias entre la contabilidad tradicional y la contabilidad NIIF. El sistema permite relacionar las cuentas de la contabilidad tradicional y la contabilidad NIIF a nivel de equivalencia entre ambos planea contables. Esto permite que documento y comprobantes contables puedan ser integrados desde la contabilidad tradicional a la contabilidad NIIF. 19

20 Planilla de equivalencias Contabilidad Tradicional Integración contable desde los módulos satélites. Se organizan los procesos de integración contable para permitir integrar los documentos directamente de los diferentes módulos de forma independiente. Es decir, integrar desde el módulo de activos fijos los gastos de depreciaciones calculados bajo norma local y bajo norma internacional, 20

21 Integración contable Generación de Estados Financieros bajo Normas Internacionales. Generación de estados financieros según las políticas y normas establecidas por la empresa. Los estados financieros son diseñados en nuestro Sistema Analítico permitiendo una mejor presentación de los mismos. Manejo de Notas a los Estados Financieros. Se adiciona opción a partir de la cual es posible ingresas las notas y aclaraciones a los estados financieros al momento de generarse y desde el modulo que lo haya originado. 21

22 Inventarios Valor Neto de Realización (VNR). Se adiciona al inventario proceso para calcular el valor neto de realización. En este caso la aplicación pide una lista de precios de venta estándar y un valor general de los gastos de venta. Con esta información el sistema calcula las existencias a un periodo determinado, calcula un factor de distribución con cada uno de los productos y se haya el VNR (Lista de precios menos gastos de venta prorrateados). Finalmente se comprara el costo promedio y el valor VNR y se realiza en ajuste a la contabilidad NIIF. 22

23 Módulo de Activos Fijos. La empresa Todoterreno cuenta con una serie de activos entre edificios administrativos, maquinaria, equipos de cómputo y equipo de oficina que requiere controlar bajo las normas internacionales. Para ello la empresa ingresa al módulo de activos fijos y matricula los diferentes activos teniendo en cuenta ingresar las vidas útiles de cada uno de ellos a nivel de la norma local y de la norma internación. Por ejemplo, la empresa cuenta con un edificio que adquirió hace 10 año para la norma local la depreciación deber realizar a 20 año pero para la norma internacional debe realizarse a 40 año según la certificación del evaluador. Los diferentes activos fueron evaluados por personal certificado y se obtuvo que se requiere revaluar algunos activos y deteriorar otros. Para ello, la norma internacional indica que se debe utilizar uno el método de re-expresión proporcional o de eliminación según política de la empresa. En este caso, Pedro ingresa en la aplicación los valores de avaluó y deterioro de cada uno de los activos según listado de certificación y el sistema en forma automática reorganiza los valores según corresponda. Este proceso, igualmente, permite ajustar las vidas útiles según para terminar de preciar los activos. 23

24 Módulo de Gestión Humana. Siguiendo con nuestro proyecto de reorganización de los diferentes módulos de la aplicación queremos entregar a ustedes un primer cambio a nivel de la Hoja de Vida en el módulo de Gestión Humana. María Cárdenas, asistente de gestión humana, requiere matricular unas nuevas hojas de vida para el proceso de selección de personal al cargo de contador. Para ello, ingresa a la aplicación por la opción de Hojas de Vida e ingresa los datos requeridos. En este caso, se reorganiza la pantalla para centralizar la información facilitando su digitación y ubicación. Se adiciona también la posibilidad de capturar la foto y la firma del empleado, de manejar adjuntos Ej. Copia hoja de vida, fotocopia de la cedula, cartas de recomendación, entre otros. Así mismo se unifican las opciones de Hoja de vida, personal vinculado y personal retirado, al igual que el proceso de vinculación y retiro. Es decir, un empleado puede matricularse, vincularse y retirarse sin necesidad de estar consultando diferentes opciones. Se reorganizan los diferentes informes relacionados con la información con la matrícula de hoja de vida para poder ser presentados a través de nuestro generador de reportes y con ello aprovechar toda su flexibilidad, consultas operativas, resumidas, matriciales, hipervínculos, drill down, entre otros. 24

25 Módulo de Nomina. Manejo independiente de novedades el periodo. Arturo Correa requiere liquidar y pagar primera nómina del año para ello ha venido ingresando a la aplicación todos los días e ingresando las novedades del periodo, es decir, matriculo a tres empleados nuevos, recontrato un empleado, Ingreso incapacidades para dos empleados (Libro de incapacidades), Ingreso ausentismo o retardos de cuatro empleados, Ingreso diariamente las horas extras a los diferentes empleados. Arturo ha podido ir ingresando las novedades del periodo sin tener que generar o liquidar nómina Novedades por periodo. Liquidación automática centralizando todas las novedades del periodo. Ahora, Arturo requiere liquidar la nómina del mes, para ello ingresa a la opción de liquidación y el sistema liquida la nómina incluyendo, ingreso, retiro, incapacidades, ausentismos, salida y regreso de vacaciones, salario básico, horas extras, entre otras. Además realiza los cálculos para los diferentes devengados o percepciones y deducciones requeridos como retención, seguridad social, entre otros. Crea un documento por empleado el cual no es modificable. Se puede realizar la liquidación tantas veces como sea necesario hasta quedar correcta. 25

26 Configuración de conceptos y su correspondiente codificación por cada empresa. Uno de los principales maestros de nómina corresponde a los conceptos, con ellos es posible conocer los devengados - percepciones y deducciones que se pagan en la nómina, ej. Salario, horas extras, comisiones, retenciones, seguridad social, incapacidades, vacaciones, ausentismos. Este maestro se dividió presentando en un planilla la codificación y configuración de los conceptos y en otra su asociación para cálculos de promedios y prestaciones (nuestro famoso hace parte de). Maestro de conceptos 26

27 Manejo de rutinas de cálculos asociadas a los conceptos. Arturo, dentro de su nómina tiene una calculo especial de horas o tiempo extra porque la empresa reconoce un porcentaje adicional si se trabaja después de las 8 de la noche. En este caso, Diego Duarte, encargado del área de sistemas reprograma la función de cálculo de horas extras y la asigna al concepto requerido. La empresa tiene un cálculo especial de comisiones por metas de venta, Diego realiza una función a partir de la cual se calculan estas comisiones y la adjunta al concepto. La aplicación al momento de realizar la liquidación ejecuta estas funciones y calcula los conceptos según corresponda. Maestro de Funciones Generación de informes organizados con base al generador. (Operativos, resumidos, matriciales, tabla dinámica, drill down). Facturación Electrónica. La empresa Bicicleta Todoterreno realiza una venta de 100 bicicletas a la Alcor S.A. Todoterreno le envía a la mercancía a Alcor S.A con base a una remisión y posteriormente vía le envía la factura. Para que la factura envía por se legalmente valida debe ser autorizada previamente por la administración de impuestos, esta autorización se comprueba mediante una cadena de caracteres que se debe adjuntar al formato de la factura. Nosotros venimos trabajando en este nuevo procedimiento con el fin de poder garantizar que las empresas que requieran manejar facturación electrónica puedan cumplir con la normatividad de cada país. 27

28 Impresión Formato de Facturas. Generación en línea de archivos XML para el control de facturas electrónicas. La administración de impuestos para generar la cadena original con la cual se valida la factura se realiza a través de archivos XML por ello dentro de la aplicación se ha desarrollado un generador de estructuras que permite armar estructuras ya sea en archivo texto o en formato XML. 28

29 Generador de estructuras Facturación electrónica bajo normatividad del país. Es importante tener en cuenta que la normatividad sobre este tema varia según el país, por ejemplo para Colombia todavía no hay obligatoriedad para manejar factura electrónica pero en México es obligatorio. Impresión de formatos incluyendo el sello digital y la cadena original. Una vez recibida de la administración de impuestos la cadena original esta debe ser almacenada a nivel de la factura y luego presentada en el formato de impresión. Generación de correspondencia. Envió de correspondencia desde MS Word basado en combinación de correspondencia. La empresa Bicicletas Todoterreno requiere enviar una circular al personal de producción para confirmar las tallas para los nuevos uniformes que se están confeccionado. En este caso, en este caso María Cárdenas, asistente de Gestión Humana, genera la circular como un documento en Word y luego la combina con los datos seleccionados de las hojas de vida e imprime la circular para todo el personal con sus datos. 29

30 Envió de documentos masivos a clientes, proveedores, empleados. Alejandra Giraldo, asistente de cartera, requiere enviar una circular a todos los clientes que a la fecha tengan facturas vencidas. Se genera un documento de Word y se envía la información según información seleccionada. Utilización de la información grabada en las bases de datos para enviar correos. Se organiza nuestro generador de consultas e informes ya que este permite seleccionar y filtrar fácilmente la información de las diferentes bases de datos de la aplicación y con base a los datos seleccionados se pueda combinar esta información con un documento de MS Word. 30

31 Envió de correspondencia vía . Para la fiesta de fin de año María Cárdenas requiere configurar el número de hijos y las edades de cada uno de los empleados, para ello organiza la carta en Word, lo combina con la información de la hoja de vida de los empleados y envía esta circular a la dirección electrónica de cada uno de los empleados. Otros mejoras importantes. Reforma tributaria 2012 Retención en la fuente para empleados. Ajustes al procedimiento de cálculo de retención en la fuente teniendo en cuenta descuentos por personas a cargo, salud voluntario o prepagada, interese por vivienda, fondos voluntarios, entre otros. Además, se adiciono el comparar la retención calcula con la nueva tabla de retención mínima para los empleados certificados. Retención en la fuente para compras. La reforma asigna a los trabajadores independientes la condición de empleados y por lo tanto el cálculo de su retención debe realizase bajo el mismo procedimiento que para un empleado de nómina. Durante el año fue necesario realizar varios cambios para poder manejar este nuevo cálculo en el módulo de compras. Impuesto al CREE. La reforma tributario crea el impuesto sobre la renta para la equidad CREE, el cual finalmente, se debe liquidar por un porcentaje según la actividad económica de la empresa, se recauda al momento de la venta a nivel de auto-retención y sin tener en cuenta topes. Durante este año estuvimos trabajando y ajustando el software a los diferentes cambios que se presentaron según la normatividad generado durante todo el año. 31

32 Exoneración de los parafiscales. El impuesto CREE se genera con el fin de disminuir la carga prestacional de las empresas disminuyendo el pago de parafiscales a nivel del SENA y ICBF. Las empresas que se acogen a esta exoneración no aportar sobre parafiscales por aquellos empleados que ganen menos de 10 salarios mínimos. Bancos Distribución e integración de IVA efectivamente cobrado y pagado - México. En México el IVA causado en las ventas y compras a crédito se lleva como IVA por debitar e IVA por acreditar. Posteriormente el IVA se debe transformar en cobrado y pagado a medida que se ejecutan los abonos y pagos. Para las empresas que manejan tesorería, un pago se verifica cuando se recibe el estado de cuenta y se hace la conciliación bancaria. Mediante este proceso, la aplicación calcula el IVA correspondiente a los pagos o abonos de las facturas debidamente conciliados, y realiza los registros contables para pasar el IVA por debitar o acreditar a IVA efectivamente cobrado o pagado. 32

33 Activos Fijos México. Actualización Fiscal De acuerdo al tratamiento fiscal, los activos y su depreciación se actualizan por el incremento del INPC (Índice Nacional de Precios al Consumidor) del último mes de la primera mitad del periodo con respecto al de la compra. La aplicación obtiene este factor a partir de un maestro de INPC y se lo aplica a los activos. Este proceso se corre mes a mes junto con la depreciación. Actualización D-4 Análogo a la actualización fiscal, se deben actualizar los activos y su depreciación por el incremento del INPC del mes con respecto al de la compra, según NIF D-4 mpuestos a la Utilidad. Este proceso se corre mes a mes junto con la depreciación. 33

34 Actualización B-10 En México se realizan ajustes por inflación cuando esta es igual o mayor a 26% acumulado en los últimos tres años, según la NIF B-10. Actualmente la inflación es menor a este porcentaje. Sin embargo, en años anteriores lo fue, por lo que los activos poseen un saldo de ajuste por inflación que debe reducirse a medida que transcurre su vida útil. Por este proceso se disminuye mes a mes dicho saldo, tomando como vida útil los meses de la depreciación fiscal. Este proceso se corre junto con la depreciación y aplica hasta que el activo quede totalmente depreciado o llegue a su valor residual. 34

35 Base no depreciable Con este manejo se ingresa al sistema en forma separada la base depreciable de un activo y la no depreciable que al final de su vida útil debe ser el residual. De ese modo la depreciación contable solo se calcula sobre la primera. Tope base depreciable Valor hasta el cual es permitido aplicar la depreciación a algunos activos según la normativa fiscal. Este tratamiento se efectúa sobre todo en los vehículos, que tienen un tope depreciable de pesos. Ese monto se maneja por la matrícula del activo. 35

36 Inventarios. Componentes. La empresa Puertas S.A. comercializa puertas. Ellos compras las partes de las puertas como lamina, marco, chapa, bisagras independientes y vende las puertas competas. Para ello la aplicación presenta un nuevo desarrollo de componentes donde se crea el producto puerta completa y realizando una entrada de inventarios el sistema en forma automática realiza las salidas de los materiales y los asocia a la puerta. La puerta se vende como un solo producto, permitiendo manejar su costo y su utilidad. Facturas. Ficha Técnica. La empresa XYZ fabrica remaches los cuales se producen en tiempos muy pequeños y bajo un proceso automatizado cuyo control es difícil y costoso por unidades. Para ello la aplicación presenta una nueva utilidad a partir de la cual un producto, que este matriculado como ficha técnica, pueda ser vendido (facturas) y en forma automática se realice la entrada al inventario del producto terminado y la salida de sus insumos, materiales que deben estar matriculados en la ficha técnica. Este proceso, garantiza la salida de los materiales con base a la venta de productos pero posteriormente requiere de un control y costeo de existencia. Compras. Requerimiento interno. Frecuentemente los empleados de las empresas requieren productos y servicios para realizar su labor. Es importante saber cuánto hay en existencias y cuánto se debe comprar. Por este proceso los empleados generan sus requerimientos internos de productos y servicios como requisiciones de compra. Luego de una autorización por parte del jefe de área, el sistema convierte en solicitudes de inventario las cantidades que pueden ser obtenidas de las existencias en bodega. El restante y los servicios se quedan en la requisición para ser ordenadas por compra. 36

37 3. PRINCIPALES CAMBIOS REALIZADOS POR CADA MÓDULO Módulo Activos Fijos. Se optimiza el proceso de compras, para que cuando se ingrese un activo a través de una factura, se oprima la tecla rápida Captura Activos para compras y permita diligenciar los datos del activo, e inmediatamente cargue al módulo de activos fijos. Se organiza el proceso de traslados para que permita seleccionar 3 o 4 activos en el movimiento y cargue sin problemas a la captura. Se corrige en el sistema, el proceso de creación de un activo con base en otro, de manera que actualice correctamente los datos de los campos NIIF y Fiscal. Se ajusta el sistema para que presente bien los cálculos de la depreciación de un activo cuando éste tiene una mejora Se organiza la captura de consecutivo, para que cuando se habilite el popup de tipo de documento, no presente un popup de búsqueda errado. Se actualiza el popup de consecutivos para el proceso de depreciación, ya que el filtro de tipo de movimiento estaba generando inconsistencia. 37

38 Se regula el proceso de depreciación, de manera que se valide que, cuando un activo esta depreciado totalmente y se vuelva a correr el proceso, no siga presentando valores depreciados en cero cada mes. Se valida la planilla de responsables de activos, ya que al ser actualizada se presentaba mensaje de error. Módulo Bancos. Para México, se verifica que en el maestro de tipo de movimiento, en el campo Clase, si se cambie la palabra consignación por depósito. Se realizan validaciones dentro de la planilla de bancos para que no se permitan guardar registros con campos en blanco o nulos, los cuales sean requeridos. Adicionalmente se agrega el manejo de usuario en ingreso y modificación, igualmente fechas. Se organiza además cargue de terceros, para que presente la información de forma más ágil, permitiendo controlar si se muestra un listado desplegable o una ventana emergente. Se estructura el proceso de integración, para que al ejecutarse éste no llene la información con campos nulos. A nivel de planilla de traslados, se permite que el campo código de integración sea actualizable y permita realizar la integración. Además el campo fecha se permite modificar y se presenta la fecha del documento. Se reestructuran varios informes del módulo de bancos (Saldo Extracto, Transacciones por Módulo), pues no estaban presentando validación correcta cuando el saldo del banco es cero. Módulo Cartera. Se ordena en la Consulta de Facturas por Cliente, tanto en el módulo de facturación y en la captura de cartera, para que presente la columna de saldos correctamente. Así como para que en la consulta de Facturas, aparezca la información completa. Se revisa el proceso de creación de abonos con medio de pago asociado, para que valide la cuenta del banco, y al terminar con la tecla Enter se ubique en la siguiente línea. Se ajusta la opción de medios de pago para que no presente error cuando se tienen múltiples ventanas abiertas. 38

39 Se verifica que el sistema permita realizar anticipos, sin que presente mensaje de error o advertencia. Se actualiza el sistema para que no presente bloqueos a los usuarios cuando se generen anticipos. Se organiza en el sistema para que cuando se genere un anticipo, no presente en cero este, tipo de documento, cuando existe la palabra AN tanto en cartera como en facturación. Se valida que al generar el informe de estado de cartera, se muestre la información de los anticipos cuando se marca que es otra moneda. Se corrige el sistema para que no presente mensaje de desbordamiento numérico, al tratar de imprimir un recibo de caja o comprobante de egreso con un consecutivo de muchos caracteres. Se organiza el proceso de cruce de CXP para que el sistema realice este procedimientos por sucursales y además para que tome en forma correcta los consecutivos. Se realiza un ajuste para que no presente mensaje de error al hacer un cruce de anticipos, cuando se ingresa a la aplicación con un usuario de más de 8 caracteres. Se organiza en el sistema para que al momento de anular un recibo de caja, y al consultar el documento, en el movimiento se presente el tipo de concepto creado para la anulación. 39

40 Se organiza para que se refleje en Bancos, la integración de la fecha cuando se maneja el cheque posfechado, en medios de pago. Se rectifica el sistema para que no permita guardar datos o abonos inconsistentes, presente validaciones de datos y de naturaleza, y no deje grabar un documento si la inconsistencia persiste. Se revisa la validación que se realiza por consecutivo y tipo de documento, para que no presente mensaje indicando que ya existe, si está registrado en otro consecutivo diferente al que se tiene en el momento activo. Se organiza en la captura de abonos, que al momento de anular un documento, el sistema no lo presente en el módulo de Bancos. Módulo de Compras Se ajusta el aplicativo, pues en el momento de modificar un documento, y la variable de modificar documentos no está activa, estaba presentando mensaje Este documento está anulado y no se puede modificar. Se verifica que para los impuestos, cuando resten, en la integración los lleve al crédito y cuando sumen los lleve al débito. También se organiza que para cuando se manejen dos o tres impuestos, los lleve a las cuentas contables que se seleccionan en el momento de crear el concepto del impuesto. Se organiza el inconveniente que se presentó en la factura de compra, ya que al llamar y modificarla y al pasar por todos los campos con la tecla Enter, estaba habilitando la columna cuenta de gastos, a pesar de tener configurada la variable en N. Se adicionan las columnas de ICA e Impoconsumo en el informe de compras detallado. Se ajusta el sistema para que no presente duplicidad en el descargue de las órdenes de compra. Se revisa el proceso de descargue de órdenes de compra, para que valide correctamente las cantidades al descargar parcialmente. Se organiza el cálculo de retención en la fuente para independientes, ya que estaba presentando inconveniente cuando al dividir el valor por la UVT, daban números decimales, Ejm: /26841= , pues el sistema no estaba validando estos puntos porque la tabla se encuentra configurada entre 0 a 95, entre 96 a 150 y entre 151 a

41 Se verifica el proceso para cancelar saldos de solicitudes de inventarios. Se revisa que al momento de integrar las compras, integre el centro de costos asociado al detalle de las facturas. Se analiza el proceso para la integración de notas créditos cuando se maneja para un empleado independiente, ya que está integrando también la cuenta del detallar, para la retención. Se organiza en el sistema la integración a contabilidad el número del documento del proveedor completo. Se valida que cuando se maneje multimoneda, se presente el campo de retención en CREE. Se corrige para Venezuela (VE), para que al guardar una compra y consultarla no muestre algunos bolívares de diferencia, para la consulta. Así como se organiza error en la integración. Se realizan ajustes en País Venezuela, para que cuando se modifique la fecha de emisión y el tipo de transacción, se guarda la factura, y se modifique nuevamente, el sistema no debe poner la fecha de emisión real del día que se está haciendo si no la que el usuario haya asignado en su modificación. Se adiciona en la captura de movimiento, una columna que permite identificar por cada ítem el valor total. 41

42 Se dispone el sistema para que al momento de cargar una orden de compra a una factura, este lleve bien por cada referencia su valor total. Asimismo, se realiza validación para que cuando hayan modificaciones a una factura no habilite el campo valor total. Se sincronizan las variables de Retención para independientes con el funcionamiento del proceso de Tallas y Colores. Se valida la integración de compras cuando se utilizan otros impuestos, revisando que no presente problemas de redondeo Se adecúan los formatos estándar de impresión de compras, con el fin de integrar el proceso de otros impuestos. Se organiza en el sistema para que no presente mensaje de error en el momento de eliminar una caja menor. Se amplían los formatos de informes nuevos de caja menor, con el fin de que el sistema presente la descripción que se ingresa en el movimiento. Se restringe en el sistema que la pestaña de proveedores, solo se active cuando es un Proveedor Empleado, ya que lo estaba validando para todos los proveedores en general. Se activa en la captura de compras, las columnas de retención ya que el sistema no estaba realizando de forma correcta el cálculo de retención, cuando se tenían varios ítems en el movimiento. Se organiza en el sistema el cálculo para retenciones, para que cuando se haga los cálculos de independientes, se calcule bien la base, después de restar el 25% exento De igual forma, se actualiza el sistema para realizar bien los cálculos pues se estaba presentando la retención de independientes, al subdividir el valor del 30% para todos los fondos, y en la retención mínima de forma incorrecta. Se actualiza la aplicación para que no presente problemas en el descargue automático de requisiciones en manufactura. Se organiza el ingreso de activos por el módulo de compras, para que se pueda seleccionar si deseo que incluya o no, el IVA al pasar al módulo de Activos Fijos. Se amplía el campo en la captura de Datos Generales, para facturación, punto de venta, compras, orden de compras, de manera que permita poner toda la información que allí se requiere. 42

43 Se corrigen las vistas para que no se presenten problemas o inconvenientes en la retención de IVA en el momento de la consulta. Se crean reportes que permitan manejar trazabilidad en los documentos de compras Ordenes Requisiciones. Se organiza la validación de tipo de documento ya que se estaba presentando en forma incorrecta cuando se manejaban consecutivos manuales. Comun Se verifica que en la impresión de los formatos estándar los valores en letras salgan correctamente. Se organiza que al momento de seleccionar una impresora con las teclas (ALT + I) o (ALT + P) o se cambie de una impresora a otra, el sistema no presente mensaje de error. Módulo Contabilidad Se optimiza el proceso para el manejo de niveles de cuentas en los informes del generador de reportes. Se evalúa que no presente el saldo de cuentas duplicado, cuando se consulta por informes/operativos/auxiliar de terceros. Se organiza en el sistema para que no presente los registros repetidos cuando se generan los informes operativos/auxiliar contable. Se corrige la aplicación para que al correr el proceso de corrección de terceros, no aparezca el mensaje de error Clave Duplicada Se ajusta el proceso de diferencia en cambio, ya que se estaba presentando inconsistencias al realizar el ajuste. Se organiza en el proceso de ajuste por diferencia en cambio ya que el sistema al generar el documento en contabilidad no estaba presentando la descripción de las cuentas contables. Se cambia el proceso para el control de diferidos, para el mes de febrero (28 días) ya que solo estaba calculando los días proporcionales y no sobre los 30 días. 43

44 Se optimiza el manejo de consecutivos para los comprobantes contables, permitiendo que sea alfanumérico. Se actualizan los certificados 350 de retención en la fuente, el certificado de IVA 300 año gravable 2013, y los topes en UVT. Se organiza el proceso de diferidos para el mes de febrero (28 días) para que tome los 30 días y no proporcional. Se actualiza en el certificado de retención de ICA la resolución actualizada Decreto 2634 del 17 de diciembre del Modificado decreto 187 del 12 de febrero del 2013 Se agrega la leyenda en el certificado de retención en la fuente: Señor contribuyente, favor tener en cuenta que la base certificada por nosotros, corresponde a la sometida a retención durante el período gravable, según las normas vigentes sobre la materia, y podría ser diferente a lo facturado por usted durante el mismo período. Al declarar tenerlo presente Se adecúa el sistema para que no presente problemas cuando se hace la consulta de saldos por terceros, cuentas y centro de costos, al momento de enviar a Excel. Se organiza en el PYG con la opción de consolidado para que no presente mensaje de error. Se cambia, según la nueva reforma tributaria, el Formulario de declaración de Iva para el año

45 Se ajusta en el sistema para cuando se realice el proceso del cierre tributario, conserve el consecutivo que se selecciona, después de realizarse una acción y tratar de volver al consecutivo. Se amplía el rango de años activos en el módulo contable. Se restringe en el sistema para que valide el tipo de documento y no deje ingresar un mismo número para un mismo consecutivo. Se organiza el informe de control de consecutivo, para que permita manejar más de 10 dígitos en el consecutivo. Se mejora en el sistema el popup de búsqueda por tercero para certificados de retención en la fuente, así como su presentación y que se pueda descargar en PDF. Módulo Costos Estándar Se organiza el aplicativo para que cuando se corra el proceso de actualizar los precios inventarios, el sistema actualice correctamente las listas de precio en costos estándar. 45

46 Se elimina mensaje de validación que existe para mostrar solo las fichas técnicas de los productos que están marcados como comerciales en el catálogo de mercancías. Módulo Costos Reales Se valida que no se presente mensaje de error al hacer la actualización de Costos de MOD, al realizarse a real, y para que coincidan los valores con los de la ficha técnica. Se mejora el Informe comparativo de Costos periodo y Total ya que estaba presentado mensaje de error La subconsulta ha devuelto más de un error. Se mejora la opción Procesos /Actualizar Consumo/Actualizar Consumo ya que estaba presentando mensaje de error La subconsulta ha devuelto más de un error. Se organiza en el sistema la función para el informe comparativo de costos reales, para que no genere mensaje de error. Se corrige la información de la ficha técnica en los diferentes informes del módulo. Se corrige que al correr la actualización de costos reales en diferentes periodos no duplique la información. Módulo Cuentas por Pagar Se verifica que al momento de generar la planeación de pagos y grabar, el sistema no llene en NULL los campos FECHAMOD y PASSWORDMO, TCAMBIO Se ajusta el sistema para que no presente mensaje de error al generar un egreso cuando la forma de pago es automática. Se organiza el informe de la opción estado de CXP consolidado, ya que no estaba presentando los abonos generados en multimoneda. Se diferencia en el medio magnético de pago a proveedores, que no presente a todos los proveedores la (A) que significa cuenta de ahorros, sino que diferencie cuando es ahorros o corriente. Se corrige el error que presentaba el archivo plano de Transferencia, para que cuando no se marque correo el sistema no lleve C al archivo si no la N Se valida en el sistema que no presente mensaje de error al enviar un comprobante de egreso por . 46

47 Se organiza el proceso para que al momento de hacer un abono en CXP, y sin salirse de la captura inmediatamente volver a hacer un abono al mismo proveedor, este refresque bien los abonos realizados, y se pueda ver la disminución del saldo de la deuda. Se verifica que en la opción de modificación de Abono Anticipo, no se habilite el check de anticipo, ya que al pasar por el botón de movimiento estaba presentando mensaje de error. Se revisa el inconveniente al realizar traslados entre bancos, ya que no estaba reflejando bien los datos al módulo de bancos. Se elimina del sistema el mensaje de validación, no existe correo asociado, ingrese un correo, cuando se quiere enviar un comprobante de egreso por correo electrónico. Se verifica el sistema para que no presente mensaje de error cuando se realiza un abono y se consulta desde el icono CONSULTA ESTADO DE CUENTA. Se organiza leyenda en el formato de impresión de abonos para que se presente correctamente cuando se refiere al valor del abono. Se adecúa lista desplegable o popup para códigos de integración ya que estaba validando en forma incorrecta la asignación del módulo. Se valida en la captura de abonos el campo total, para que el sistema lo refresque correctamente. Se verifica que el proceso de planeación de pagos permita realizar varios pagos con diferentes formas de pago y presente los consecutivos de forma correcta Se organiza el aplicativo para que cuando se anule un comprobante de egreso y se haga uno nuevo, inmediatamente se inicialice el campo cheque con el consecutivo. Se revisa el sistema para que no presente mensaje de error al momento de generar archivo plano de pago a proveedores. Se permite actualizar el maestro de suministros tantas veces necesite un mismo proveedor, con diferentes tipos de suministros. Se limita por origen la captura de descuento financiero, para que únicamente muestre los conceptos relacionados con el módulo. 47

48 Se sincroniza la consulta realizada con la tecla F9, desde CxP, para que no presente inconsistencias en los saldos de bancos reportados, desde el módulo de Bancos. Se verifica que el sistema permita manejar el tipo de concepto 3 y no presente mensaje de validación la factura es de naturaleza positiva Módulo Facturas Se amplía el informe detallado de facturación para que en la captura inicial del informe incluya los valores del AIU, y permita verificar dicha información sin necesidad recurrir a informes adicionales. Se modifica para el formato de facturación y punto de venta, que cuando las facturas no tengan el iva del 16% sino del 8% (Impoconsumo), el impuesto se relacione de forma correcta en el formato. Se verifica el formato de facturación, para que al realizar facturas en otra moneda, el valor en letras salga correcto. Se modifican los formatos de facturación, de manera que si se digita un porcentaje de AIU con dos cifras, no muestre (**) si el número real que allí se pone Se organiza el proceso para que al momento de facturar los pedidos y el usuario maneje código de barras, este no agrupe las cantidades del producto descargando solo un pedido 48

49 y dejando otro como pendiente, a pesar de que en la factura se descargan todas las cantidades de ambos pedidos. Se revisa el sistema para que permita descargar la ficha de producto en el momento de facturar y no en el momento de la cotización o el pedido. También se organiza para cuando se facturen promociones, permita descargar el maestro de componentes. Se valida el proceso de cruce de anticipos, para que solo cargue los anticipos a la persona que se llama, y no lo cargue a un cliente que no tiene ningún anticipo relacionado. Se elimina la validación de modificar las facturas con descargue de pedidos la cual está generando un inconveniente al grabar. Se organiza el proceso para que al generar una factura con un código que maneje series y otro o no, no presente error en la factura siguiente, cuando se guardaba con un código que no maneja series. Se optimiza el proceso EDI, para que al leer los archivos que corresponden a una orden predistribuida o YB1 el sistema coloque los valores en el encabezado (TRADE) de los pedidos. Para México, se mejora el proceso de facturar a una sucursal, para que la aplicación relacione correctamente el porcentaje del IVA. Se crea la variable de configuración Días de Gracia, para bloquear facturas y pedidos por fecha de vencimiento. 49

50 Se organiza la validación que no permita guardar facturas y cotizaciones por debajo del costo. Se revisa la validación de cantidades al descargar un pedido en una factura. Se adecúa la aplicación para que al momento de consultar una factura e ir al campo de datos generales y dar aceptar, no presente mensaje de error. Se actualiza la modificación de un pedido que se maneja en reserva, para que no genere mensaje de error al guardar. Se organiza el proceso para que al momento de anular una factura que fue generada a través de un pedido, y si la factura fue realizada por una cantidad mayor a la del pedido, reviva el pedido por la cantidad que fue realizado inicialmente, y no por la cantidad de la factura. Se verifica que si al momento de realizar una factura que tiene descuentos comerciales es necesario calcular impuestos adicionales, se tenga en cuenta dicho descuento para el cálculo de los impuestos. Se organiza el sistema para que al momento de hacer la integración en línea de facturas, no presente inconsistencia en el detalle de la cuenta del CREE indicando que la cuenta no existe, a sabiendas que se tiene configurada en contabilidad o PUC contable Se realiza restricción para que no cambie los precios cuando se genera una remisión en multimoneda y se descarga en la factura. Esto ocurría cuando se consultaba la factura. Se revisa la opción de estadísticos por empresa para que no se presenten inconvenientes en la generación. Se organiza el proceso de convertir cotización a pedido, para que no presente mensaje de error. Se activa en el movimiento de facturar remisiones, que sea posible agregar más ítems como por ejemplo un servicio o flete. Se retoma en el sistema que, cuando se haga cruce de nota crédito con factura, se guarde, como en versiones anteriores, el número de la factura con la cual cruza la nota crédito. Se verifica que no se presente mensaje de error al ejecutar la opción Facturación/Otras Opciones/Descarga de pedidos. Se organiza en el sistema, la opción de facturas otras opciones actualizar vigencia. 50

51 Se mejora el aplicativo para que no presente lentitud al tratar de modificar un documento con múltiples registros, ejemplo más de 100. También se organiza para que no se presente lentitud en el momento de modificar un pedido, ya sea en el porcentaje del IVA, o en el valor unitario. Se ajusta en el proceso de convertir cotización a pedido, para manejar el informe de reservas solo cuando la variable de reservas automáticas este en S. Se reestructura el proceso de Facturación Automática de Remisiones ya que estaba presentando mensaje de error. No se encuentra la variable IMPUESTO Se actualiza la planilla de autorización de pedidos y cotizaciones, ya que el sistema no estaba haciendo la validación correcta. Se optimiza el proceso de convertir cotización a pedido, aplicando la validación del multiusuario. Se corrige que cuando se tiene activa la variable cruce de anticipos, al presionar Ctrl+W o la tecla Esc no se duplique la información. Se organiza el proceso de descargue de pedido en forma parcial, ya que al generar este descargue en forma total en dos facturas, el sistema seguía presentando el número del pedido. Se valida el proceso de Cuotas, para que cuando se realice una factura y se quiere modificar el valor de las cuotas, se pueda hacer y se distribuyan nuevamente los valores para las cuotas siguientes. Se corrige el sistema para que no cambie los precios cuando se genera una remisión en multimoneda y se descarga en la factura. Esto ocurría cuando se consultaba la factura. Se ajusta que se almacene el valor del impuesto al consumo en la tabla Trade. Se actualiza en el sistema para que no presente error en el informe de despachos. Se mejora que la retención del CREE se calcule sobre una base = 1, o sea no existan topes para la auto retención en CREE Se actualiza el informe detallado de remisiones para que al generarse se respeten los respectivos filtros de fechas que se están asignando. Se crea para el proceso de Componentes, una validación que permita asociar únicamente servicios, a la hora de facturar. 51

52 Se amplía en la captura de facturas, en datos generales el campo orden de compra, para que permita ingresar más información Se mejora en el popup de IVA para México, para que cuando no exista el porcentaje, presente los porcentajes, permitiendo seleccionarlos. En caso de que no se seleccione ninguno, se debe presentar por defecto el cero. Facturación Electrónica En México. Se organiza la opción para que genere certificado del SAT por consecutivo y activación de la resolución para notas débito y crédito. Módulo de Inventarios Se corrige mensaje de validación al momento de cargar una orden de compra en el registro de importaciones, ya que estaba presentando mensaje de error No se encuentra el alias CMVTOS. Se mejora el manejo de productos con componentes en inventarios. Con este desarrollo se puede hacer entradas de productos terminados realizando una salida de los materiales que lo componen. Se organiza el proceso para que en el momento de hacer una modificación del pedido no presente el error que las cantidades no puedan ser mayor. Se actualiza el sistema para que en el momento que se guarde un documento con un producto que requiera control se series, y cuando se esté parado en la captura marcando la serie, no sea necesaria dar clic en otro campo, para que el sistema guarde el documento. 52

53 Se amplía en el sistema el campo nota, para que esta nota salga completa en el momento de hacer un traslado. Se organiza el sistema para que presente los documentos y las bodegas correspondientes según los permisos asignados en las variables. Se adecúa el sistema para que al generar el informe de entradas por productos no unifique las referencias ingresadas en la remisión. Se modifica el sistema para que no presente mensaje de error al utilizar una lista de precio formulada UPC. Se revisa el sistema para que no presente mensaje de error al guardar un maestro, cuando se tengan campos propios. Se ajusta en el sistema que cuando se configure en S la variable Maneja Lupa de Saldos, en captura de movimiento aparezca también en inventarios. Se realiza validación para que cuando se ingresen varios ítems del mismo producto en una remisión de compras, los valores unitarios no se unifiquen en uno solo, sino siga presentando cada ítem independiente. Se verifica que se pueda configurar usuarios por bodega cuando se manejan componentes. Se restringe el sistema para que no concatene la casilla del documento en todos los consecutivos. Se organiza el proceso para que no presente inconvenientes o mensaje de validación al tratar de anular facturas donde dice que el valor unitario no puede estar por debajo del costo. Se actualiza el informe Kardex de movimiento, para que diferencie entradas de salidas en el total. 53

54 Se corrige error al ingresar a la opción de solicitudes de inventarios y tratar de modificar un pedido. Se optimiza la velocidad para que cuando se utilicen las teclas CTRL + M, el proceso no se torne lento. Se mejora el sistema para cuando se ingresen productos se active automáticamente la búsqueda, en lote y lote proveedor Se organiza en el sistema para que cuando se imprima un documento por el módulo de inventario, inmediatamente muestre la pantalla de impresión en línea, y se pueda imprimir dicho documento. Se complementa el sistema para que cuando se modifique o ingrese o un documento de series el sistema presente la fecha con la que se guarda. Se ajusta el proceso de conteo físico, Ajuste automático de Inventario, para que el sistema permita ingresar el documento de conteo ya que estaba presentando mensaje de validación y no permitía realizar el proceso. Se verifica en la opción Maestro de lotes, el campo Nit para que presente la traducción según el país configurado en la variable. 54

55 Módulo de Maestros Se optimiza la planilla avanzada, para que los reportes permitan filtrar los datos directamente desde la captura del informe. Para empresas de México, se organiza el proceso para que no se presente mensaje No se encuentra el alias MTPAISES en el maestro de proveedores, al pasar por el campo PAÍS. Se ajusta la opción de Maestro de Formatos para que el sistema permita imprimir varias copias de un mismo formato, según la necesidad de la empresa. Se amplía el maestro de vendedores e informes, para el manejo del correo electrónico. Se verifica en el sistema que no presente mensaje de error, al momento de crear un cliente o un vendedor. Se mejora para el país México, las planillas de maestros de clientes y proveedores, pues al generarse no estaban presentando la información general. Módulo de Manufactura Se organiza que cuando se generen solicitudes, el sistema presente el NIT que está configurado en la variable, y no lo lleve en cero 55

56 Se entregan correcciones a inconvenientes presentados con la entrega de cantidades parciales en control de piso. Se adecúa el sistema para que cuando el MRP genere requisiciones no deje campos en cero, y no presente inconvenientes al descargar la requisición. Módulo Técnico Se optimiza el manejo de reconstrucción de las vistas para el funcionamiento de la aplicación, y para evitar los siguientes tres posibles errores: o Las vistas no existen en la ruta de la base de datos o Las vistas existen pero están abiertas de manera exclusiva por otro usuario. o Cuando las vistas tienen algún daño. Se organiza el proceso para que no presente el error inconvenientes al consumir el servicio de Web al tratar de enviar la Bitácora Renting. Se ajusta el sistema para que no presente el mensaje de error, no se encuentra la propiedad Caption:Assign, al asignar o modificar los permisos en el módulo técnico. Se verifica que la aplicación no presente errores al correr análisis de estructuras. Se organiza la migración de maestros de una empresa a otra, ya que estaba presentando mensaje de error La tabla MTTIPMOVBA no está matriculada en la tabla MTCATALOGOS. Se mejora la longitud del servidor, para el proceso de Sincronización/Recibir Datos-Destino. 56

57 Módulo de Nómina Se mejora el proceso para poder generar el certificado de Ingresos y Retenciones vía . Se crea un nuevo reporte para los días causados y tomados en vacaciones (Libro de Vacaciones periodos Causados). Se actualiza en el módulo de nómina el certificado de ingresos y retenciones año gravable 2012, y los topes en UVT. Se revisa el proceso de liquidación automática, para que cuando se genere no presente mensaje de error no coinciden los datos. Se mejoran los Informes de Generador de reportes, mostrando el campo activo, para que se puedan realizar filtros por dicha condición. Se organiza el proceso para los cálculos de retención en la fuente para empleados, con los nuevos cambios que trae la reforma tributaria. Se adapta en el sistema los cambios exigidos con respecto al oficio de 2013 para efectuar el procedimiento II de retención en la fuente de los asalariados. Se modifica el campo Nombre en la captura del maestro de empleado, para separar primer y segundo nombre, primer y segundo apellido. 57

58 Se adecúa el maestro de empleados en la opción tipo de identidad el campo Carnet Diplomático, para el manejo de extranjeros. Se organiza el proceso de días de pago, para que cuando se haga el pago de los intereses a las cesantías, no lleve en novedades los días de pago cero (0) Se corrige inconsistencia presentada cuando se imprimía el formato de pago para múltiples empresas. Se organiza el formato de Impresión de colillas de nómina, ya que solo estaba presentando un solo concepto de la nómina del empleado. Se ajusta proceso de envío de correo electrónico, para el caso del envío del formato de pago. Se valida en el sistema que, al generar la prenómina de un empleado que tenga marcado el campo embargo, al realizar la liquidación automática no coloque los días de pago en cero cuando se consulta en novedades. Se ajusta el sistema para que calcule bien salud y pensión, cuando se presentan no salariales y pasa el tope de los 25 salarios mínimos. Se corrige el redondeo en planilla única, ya que estaba presentando valores de forma incorrecta. Se organiza en el informe de retención en la fuente para que calcule con la liquidación automática el ingreso base de retención. Se actualiza el certificado de ingresos y retenciones, para que muestre el nombre completo del empleado. Se adecúa el popup del maestro de empleados, con el fin de que presente los nombres y apellidos completos, y no solo los nombres. 58

59 Se revisa el informe de retención, ya que presentaba inconsistencias cuando se generaba una nómina por valores muy altos. Se modifica el aplicativo para que no calcule fondo de solidaridad para un empleado que devengue más de 4 salarios mínimos, pero que no trabaje el mes completo. Se ajusta la búsqueda por popup, de manera que sea posible encontrar los nombres completos del empleado, ya que solo estaba presentando primer nombre y primer apellido. Se organiza el sistema para que al momento de correr el proceso de Aportes Retención en la Fuente para el semestre II, este no le calcule a todos los empleados salario en especie, y que el 10% de personas a cargo lo esté tomando del total de ingresos de empleados dividido el número de periodos y finalmente multiplicarlo por el 10%. Se verifica el archivo plano del banco CITIBANK, ya que no estaba generando correctamente la estructura del medio magnético. Se verifica en el sistema la estructura del archivo plano para el BBVA. Se modifica el medio magnético Archivo plano City Paylink para que presente la información de acuerdo a la estructura. Se valida el proceso de integración de nómina a bancos cuando se realiza en forma agrupada. Se realizan cambios a la incapacidad por Licencia de Maternidad, de manera que puedan ser modificadas las fechas para el caso que se tengan hijos prematuros. Se organiza el sistema para que no presente inconsistencia en el valor de las horas trabajadas cuando hay una liquidación de vacaciones. Anteriormente, se requería actualizar con enter la información. Se corrige la creación de un empleado nuevo basado en otro existente, ya que cuando se realizaba la nómina, el sistema indicaba que esta ya había sido generada. Se actualiza la integración de Nómina a contabilidad, para que lleve los datos completos del empleado, nombres y apellidos. Para México, se revisa la matrícula de empleados, para que aparezca el campo que indica si es operario o no. Para México, se ajusta la carta de vacaciones, de manera que al imprimirla no saque error. Para México, se organiza el sistema para que no presente inconvenientes en el cálculo de Infonavit por cuotas. 59

60 Módulo Punto de Venta Se optimiza la captura de punto de venta, para que se visualicen las cantidades de los artículos facturados y el número de ítems que tiene la captura. Se adecúa lista de precios incluyendo el IVA, donde están incluídos los nuevos precios que manejen IVA. Se organiza la captura de venta para que presente el valor del precio de lista (Precio de Venta con IVA) Se realiza para Punto de Venta, una validación que se ejecute desde el código del producto, con el fin de alertar el usuario por medio de un mensaje, indicando que no hay cantidades para facturar con las condiciones digitadas por el usuario (Bodega, Centro de Costos, entre otros), y siendo así se proponga un cero en cantidades. Se ajusta la impresión de tirilla de factura, para que no presente el cambio como medio de pago. Se amplía el maestro para la creación de clientes en punto de venta, que permita adicionar el correo electrónico y la fecha de nacimiento. Se incluye para punto de venta el manejo de otra moneda y conversión de unidades. Se adiciona en los módulos de facturación, compras e inventarios la tecla rápida Ctrl+S el cual muestra los saldos de los productos y sus ubicaciones, como se viene manejando en el módulo de punto de venta. 60

61 Se elimina al momento de guardar la factura, el mensaje. Se guardó correctamente la factura número Se mejora la captura de creación de cliente nuevo, para que refresque el vendedor en datos generales Se organiza en el sistema para que no presente la diferencia de un (1) peso al consultar una factura que se hizo con lista de precio IVA incluido. Se optimiza el proceso de cierre diario, para que al generarlo no solicite el formato de impresión, y se proceda al cierre. Se mejora la creación de un cliente, para que no sea necesario dar click, sino que tome la tecla Enter rápidamente. Se ajusta el maestro de medios de pago, para que este permita crear o modificar, y guarde correctamente. Se cambia en el sistema que, al momento de crear un cliente en Punto de Venta, se marque automáticamente al cliente que es responsable del CREE, y que traiga marcado Persona Natural. Si es diferente, debe modificarse. Se organiza el proceso de multiusuario en la grabación de los medios de pago ya que no estaba asociando el documento correctamente. Se corrigen los procesos de ingreso de documentos, cierre diario, cambio de consecutivos entre otros, ya que presentaban algunas inconsistencias. Se optimiza el proceso de integración contable, para que se generen correctamente los redondeos. Se organiza el maestro de Impuestos de Medios de Pago, para que tome el código de integración del Tipo de Movimiento y no el del medio de pago. Se realiza validación para que cuando se genere un pedido por Punto de Venta, este no genere reserva, siempre y cuando se tengan las variables respectivas configuradas en N. Se habilita en el módulo de punto de venta, que se pueda facturar a un mismo cliente con diferentes listas de precio. Se restringe el sistema para que en el momento que se cambie el vendedor no se cambie el centro de costos asociado. 61

62 Se cambia la captura de datos generales, para que aparezca el consecutivo completo de la factura de punto de venta. Se corrige error no existe la variable TipoDcto, presentado en la captura de punto de venta, cuando se tienen permisos por usuario a los consecutivos. Se organiza el salto automático desde la captura para el código de barras, para pasar a la siguiente fila. Se permite manejar servicios en las facturas realizadas desde el Punto de Venta. Módulo Planilla Única Se adecúa el sistema con la nueva tabla de redondeos emitida por el Ministerio de Protección Social. Se cambian los cálculos de los IBC de seguridad social para los empleados de salario integral con el fin de tomar las vacaciones con el 70%. Se mejora el proceso para la búsqueda de listados desplegables con más de registros, en planilla avanzada, ya que estaba presentando lentitud, en su búsqueda. Se corrige error presentado al generar la planilla única de pensionados. Se mejora el sistema para hacer cálculos del UPC cuando se tiene personas adicionales. 62

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TABLA DE CONTENIDO. Pág. 1 TABLA DE CONTENIDO 1. RESUMEN PRINCIPALES CARACTERÍSTICAS VERSIÓN 2013....... 4 CRM Ventas y Servicios Gerencial Tablet Módulo de Activos Fijos Módulo de Bancos Módulo de Punto de Venta Generador de

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