IBERODOC: La empresa sin papeles

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1 IBERODOC: La empresa sin papeles Desarrollo y validación de nuevas tecnologías informáticas de gestión documental para la mejora y digitalización de procesos. Rubén Lafuente Jorge Socio/ Director de I+D+i

2 Indice presentación CDTI: A. Socios del proyecto B. Plataforma de base C. Implantación de la solución D. Objetivos del proyecto E. Plan de trabajo y cronograma F. Propuesta de tareas por socio G. Estimación presupuestaria H. Acuerdo de consorcio I. Próximos pasos

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4 Quiénes somos? Misión: Consultoría y desarrollo de aplicaciones avanzadas para la gestión de contenidos en Pymes, desde Parque Tecnológico Valencia, 20 empleados. Divisiones: Adapting ONE: consultoría y proyectos a medida Adapting LAB: software factory Amplia trayectoria en proyectos de I+D+i nacionales e internacionales

5 Socios del proyecto 01. Adapting (ADP) coordinador general 02. Instituto Tecnológico de Informática (ITI) Dpto. Ing. Sistemas Univ. del Norte (DIS- UN)(*) coordinador en Colombia 04. ASP Solutions S.A. (ASP) 05. Alemsys S.A. (ALM) 06. Cámara de Comercio de Barranquilla (CCB) (*) apoyado en gestión por el DIP

6 Estructura del consorcio Pyme 1 Atlántico Pyme 2 Atlántico Pyme 3 Com.Valencia Colombia / Dep. Atlántico DIS-UN ASP ALM CCB España / Com.Valenciana ITI ADP (coordinador) Proyecto IBERODOC

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8 Plataforma gestión de contenidos ECM = Enterprise Content Management = Gestión de contenidos empresariales Tipos de contenido: Facturas, albaranes, etc. Documentos texto Presentaciones Registros certificados Páginas web Imágenes,vídeos,multimedia Catálogos Bases de datos Ficheros de programas Plugins, widgets, etc.

9 Concepto modular Módulo base/ Core Productos Módulos funcionales Funcionalidades Funciones Módulos funcionales Productos/ Suites Plataforma base (core)

10 Concepto modular Esquema montaje de productos

11 Empleo de estándares XHTML, CSS2, XML SOAP (webservices) Office (integración) WS-BPEL Moreq2 (en revisión) CMIS Oasis (publ. prelim.) Normativa Agencia Tributaria (en revisión)

12 Analogía: ERP de contenidos digitales

13 Productos (suites) de la plataforma Facturación electrónica Gestor documental Gestor de contenidos web Gestor redes sociales Catálogos y e-commerce Generador e-learning

14 Módulos previstos ( )

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16 Perfil de las Pymes interesadas Empresas de tamaño mediano (>25 empleados; >10M facturac.) Varias sedes/ oficinas Disponibilidad de un ERP (también CRM) Uso intensivo del papel (p.ej. expedientes, facturas, registros, etc.) Islas de información (necesidad de integración) Necesidad de gestionar información y conocimiento para ser competitiva Posibilidad de automatizar procesos Manejo de datos críticos (reducción de errores, trazabilidad, etc.) Legislación aplicable (protección de datos, confidencialidad, seguridad de información, etc.)

17 Subsectores sensibles Transporte-Logística Inmobiliaria-Construcción Servicios especializados (asesorías, I+D, calidad, ) Distribución (alimentación, componentes, concesionarios ) Sector sanitario Administraciones públicas (cámaras, aytos, etc). Seguros, servicios financieros, etc.

18 Atributos diferenciales Software interoperable (estándares) y extensible (tecnología plugins). Plataforma modular y escalable (según necesidades). Multi-tecnología (.NET + J2EE), compatible con varias BBDD. Énfasis en gestión documental y contenidos empresariales (diferenciación). Últimas tecnologías web 2.0 y frontends usables y accesibles, énfasis en diseño gráfico. Cumplimiento de estándares, normas y regulaciones (nacionales e internacionales) Fomento de comunidad de desarrolladores para crear y compartir nuevos componentes compatibles tipo plugin. Dirigido a dar valor a la figura del parametrizador, consultor no especialista, capaz de personalizar el producto a la empresa tras una ligera capacitación.

19 Estrategia de distribución Mercado objetivo en España (Pyme empleados, con ERP): aprox empresas. Mercado ibero-americano preferente (PT, MX, CO, BR, AR, CH y PE): aprox empresas (a partir análisis PIB). En España estrategia de certificación con ERPs para Pyme: SAP Business One, MS Dynamics (Navision) y SAGE Logic Control. Búsqueda de distribuidores con perfil preferente: integradores/ implantadores de ERP. Según consultora IDC, mercado de contenidos digitales crecerá a un ritmo del 9% anual hasta 2011.

20 Proyecto llave en mano desarrollado por partner 1. Clasificación del problema 2. Selección de la suite de productos 3. Personalización del producto 4. Validación de la solución 5. Puesta en marcha 6. Soporte y mantenimiento Necesidad del cliente Funcionalidad cubierta por plataforma ECM Trabajo a medida

21 Ventajas para la empresa Capacidad de registro, búsqueda y actualización de a través de un simple navegador. Reducción de tiempos de búsqueda, pérdidas documentos, ineficiencias, etc. Automatización y gestión por formularios, sin papeles. Facturación electrónica, digitalización certificada, etc. Ahorro directo de costes (papeleo, envíos, fax, teléfono, espacio almacenamiento, etc). Integración con ERP y otras aplicaciones heredadas. Digitalización y optimización de procesos empresariales. Gestión integral de contenidos internos y externos. Prestaciones adicionales: e-commerce, e-learning, redes sociales...

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23 Requisitos proyecto Iberoeka Socios independientes de 2 o más países iberoamericanos (p.ej. España y Colombia) Proyecto innovador (nuevos productos o servicios) Generación de un producto, proceso o servicio próximo al mercado. Objetivos particulares del área TIC: Reducir brecha digital entre países con apoyo en la infraestructura nacional. Asegurar transferencia de tecnología especialmente hacia las PYMES. Posibilidad de transferir resultados a terceros países.

24 Objetivos generales 1. Análisis de los mercados colombiano y español, y detección de oportunidades 2. Desarrollo de una plataforma modular, personalizable y adaptada a los mercados nacionales 3. Desarrollo de los procedimientos de personalización y localización de la plataforma 4. Proyectos de demostración en empresas (pilotos): 1 en Com. Valenciana 2 en Colombia (1 sector público/ 1 sector privado) 5. Difusión de resultados

25 Objetivos de I+D 1. Desarrollo de la plataforma base y puertos de conexión Tareas de análisis y definición (ADP, ITI, DIS-UN) Tareas de desarrollo (ADP, ITI) Tareas de migración/ transformación (ADP, ASP) 2. Desarrollo de módulos funcionales parametrizables Desarrollo módulos centrales (ADP, ITI) Desarrollo CRM y BPM (ADP, DIS-UN) 3. Desarrollo de módulos verticales y a medida Definición protocolo localización y personalización (ADP, ITI, DIS-UN, ALM) Desarrollo de conectores y aplicaciones a medida (DIS- UN, ALM)

26 1. Desarrollo de la plataforma base y puertos de conexión Ajustes del Core (prototipo en.net y SQL Server) Puerto de interoperabilidad: (a) webservices genérico (b) aplicaciones ERPs más comunes (c) servicios públicos de mayor interés (d) aplicaciones de captura. Puerto de extensión (tecnología de plugins ): permite integración de módulos sobre mismo Core. Conversión del Core a otros servidores de aplicaciones (J2EE) y otras bases de datos (PosgreSQL y Oracle).

27 2. Desarrollo de módulos funcionales parametrizables Módulo de gestión documental (a partir de estándares de archivística y seguridad de datos, así como estándares sobre workflow documental ). Módulo de gestión de contenidos web (incorporando los últimos avances en tecnologías para web 2.0 y redes sociales). Módulo de e-commerce Módulo de e-learning Módulo CRM (Customer Relationship Management) Módulo BPM (Business Process Management)

28 3. Desarrollo de módulos verticales y a medida Según necesidades de los pilotos: Protocolo de localización y personalización Conectores con aplicaciones heredadas Plugins a medida

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30 Fases del proyecto Fase 0. Estudio de viabilidad y definición del proyecto (ini. Abr.09; dur. 6 meses) Fase 1. Análisis y diseño funcional del producto (ini. Oct.09; dur. 3 meses) Fase 2. Desarrollo tecnológico (ini. Ene.10; dur. 18 meses) Fase 3. Implantación en empresas piloto y validación (ini. Jul.11; dur. 9 meses) Fase 4. Difusión del proyecto (ini. Feb.12; dur. 2 meses)

31 Fase 0. Estudio de viabilidad y definición del proyecto (Abr.-Sep.09) a. Establecer un protocolo de análisis de necesidades y detección de oportunidades en cuanto a potencial de mejora de procesos con un uso intensivo del papel. b. Elaborar y realizar una encuesta por escrito y por teléfono entre empresas del perfil seleccionado en la zona del Caribe colombiano y en la Comunidad Valenciana. c. Análisis de las competencias de los socios y propuesta de viabilidad para la asignación de tareas de I+D. d. Definir protocolos de coordinación técnica y administrativa en el consorcio. Firma del acuerdo de cooperación. e. Búsqueda de fuentes de financiación. Preparación de memorias para las solicitudes en España y Colombia.

32 Fase 1. Análisis y diseño funcional del producto (Oct.-Dic.09) a. Análisis de los estándares y la competencia. Establecimiento de requisitos. b. Elaboración de un manual de desarrollo informático. c. Diseño de la plataforma de desarrollo informático. d. Diseño técnico de las funcionalidades a desarrollar. Redacción del pliego de especificaciones técnicas.

33 Fase 2. Desarrollo tecnológico (Ene.10- Jun.11) a. Desarrollo de la plataforma base y puertos de conexión, a partir de la tecnología actualmente disponible por Adapting. Funcionalidades horizontales necesarias Puerto de interoperabilidad (SOAP/CMIS) Puerto de extensibilidad (plugins) Migración a entorno J2EE y bases de datos diferentes (PosgreSQL y Oracle). b. Desarrollo de módulos funcionales parametrizables. c. Elaborar protocolo de personalización de la plataforma ( parametrización ) para pilotos.

34 Fase 3. Implantación en empresas piloto y validación (Jul.11-Mar.12) a. Seleccionar 1 Pyme en Com.Valenciana y 2-3 organizaciones en Dpto. Atlántico, para validar tecnologías (sin coste para empresas). b. Parametrizar e implantar plataforma en empresas seleccionadas. Identificar necesidades en cuanto a mejora de procesos con uso intensivo del papel. c. Desarrollo de plugins a medida o integración con sistemas heredados. d. Evaluar desempeño de implantaciones y optimizarlas hasta alcanzar un resultado satisfactorio.

35 Fase 4. Difusión del proyecto (Ene.12- Mar.12) a. Definir nuevo producto-servicio de gestión documental, para empresas colombianas, españolas o de otros países. b. Difusión del proyecto en el mercado objetivo, sobre todo entre Pymes.

36 Cronograma del proyecto

37

38 Tareas de ADP (01) Aportará el know-how técnico-comercial para lanzar el proyecto. Asumirá las tareas de coordinación general del consorcio. En su laboratorio de I+D ( Adapting Lab ), asumirá las tareas de desarrollo informático sobre el núcleo de la plataforma y principales funcionalidades (gestión documental, contenidos web, e-commerce, e-learning y puertos de interoperabilidad y extensión). Asumirá las tareas de integración y testeo de las aplicaciones o módulos desarrollados por el resto de socios. Asumirá las tareas de soporte técnico a los partners durante la fase de validación en empresas piloto.

39 Tareas de ITI (02) Asesorará a ADP y DIS-UN sobre la metodología a utilizar y las tecnologías más adecuadas para cada propósito. Realizará tareas de asesoramiento técnico en cuestiones básicas como modularidad del desarrollo, interoperabilidad, calidad del software, selección de estándares y componentes, etc. Realizará ensayos de usabilidad con usuarios en sus laboratorios. Asesorará sobre legislación aplicable (protección de datos, confidencialidad, seguridad de información, etc.)

40 Tareas de DIS-UN (03) Coordinará, por delegación de ADP, el progreso de las tareas de los socios colombianos. Será la entidad responsable ante Colciencias de la búsqueda y reparto de la financiación + control de la ejecución del proyecto. Participará en el estudio de mercado colombiano, detectando las oportunidades de mercado y las necesidades básicas de las empresas en gestión de contenidos. Asesorará en metodologías de software a las 2 empresas TIC colombianas. Asumirá las tareas de desarrollo de los módulos CRM y BPM. Colaborará con ASP y ALM en desarrollos puntuales, en función de las necesidades del proyecto. Evaluará los resultados obtenidos en los pilotos.

41 Tareas de ASP (04) Participará, junto con Adapting, en las tareas de especificación de los puertos de interoperabilidad y extensión (plugins) de la plataforma base. Realizará la conversión de la plataforma base a otros entornos no-windows (en principio, J2EE, PosgreSQL y Oracle).

42 Tareas de ALM (05) Participará, junto con ADP, en la definición del protocolo de parametrización de la plataforma. Realizará la personalización (parametrización) del producto y su implantación en las 2-3 empresas piloto. Asumirá las tareas de integración ad-hoc necesarias para conectar la plataforma con los sistemas de información heredados de los pilotos. Realizará, junto con DIS-UN, los desarrollos informáticos puntuales para localizar óptimamente el producto.

43 Tareas de CCB (06) Realizará la selección de las 2-3 empresas piloto en el Departamento del Atlántico, de acuerdo a los criterios que fije el consorcio. Apoyará a DIS-UN en la búsqueda de financiación para los socios colombianos. Colaborará con DIS-UN en el estudio del mercado local. Apoyará al consorcio en la definición del producto final y la difusión de los resultados del proyecto entre empresas colombianas.

44

45 Presupuesto total FASES DEL PROYECTO Dólar USA % DEFINICIÓN ,2% DESARROLLO ,6% PILOTOS Y VALIDACIÓN ,9% DIFUSIÓN ,4% TOTAL (USD): %

46 Reparto presupuestario SOCIOS DEL PROYECTO Dólar USA % ADAPTING ,1% INSTITUTO TECNOLÓGICO INFORMÁTICA ,1% SOCIOS COLOMBIANOS (4) ,8% ($ ) TOTAL (USD): %

47

48 Motivación Obligatoria su firma antes del inicio efectivo del proyecto. Aclara los roles e intereses de cada participante. Protege el conocimiento previo y el generado durante el proyecto. Evita malos entendidos y conflictos durante el proyecto. OBJETIVOS: Firma de un acuerdo preliminar antes del 30/05/2009. Firma del acuerdo definitivo antes del 30/09/2009.

49 Contenido del acuerdo Coordinación y sistemas de control del consorcio Acciones en caso de incumplimiento de compromisos Acuerdo de confidencialidad de los resultados Derechos de uso del conocimiento preexistente y nuevo Estimación de resultados a alcanzar Propiedad de los resultados y derechos de explotación Medidas para la protección de los resultados Duración del contrato de colaboración

50 Principio sistema de control ADP DIS-UN ITI ASP ALM CCB

51 Principio de protección del conocimiento pre-existente Se realizará un inventario de conocimiento pre-existente no difundible ni utilizable fuera del proyecto. Se minimizará la exposición del código fuente (principio caja negra, plugins, SDK, etc). Se firmarán acuerdos de confidencialidad y prohibición de uso para métodos y códigos fuente utilizados en el proyecto.

52 Estimación de resultados críticos Metodologías de desarrollo Pliegos de especificación de los desarrollos Desarrollos sobre plataforma base (Core): Mejoras varias (ADP) Puertos de interoperabilidad y extensión (ADP) Protocolo de migración a entornos no-windows (ASP) Desarrollo de módulos funcionales: Módulos desarrollados por ADP Módulos CRM y BPM (desarrollados por DIS-UN) Plugins/ conectores en pilotos (desarrollados por ALM) Protocolo/ manual de parametrización de la plataforma

53 Principios para asignación de propiedad de resultados generados La participación en el análisis, especificación o validación de los desarrollos no otorga derechos de propiedad. Los módulos desarrollados por ADP incluyendo la plataforma base (Core) serán propiedad exclusiva de ADP. Los módulos, plugins y conectores desarrollados en el proyecto serán de propiedad compartida entre la entidad desarrolladora y ADP.

54 Principios para uso y explotación de resultados generados La universidad obtendrá una licencia para uso exclusiv. académico de la plataforma completa. Los desarrolladores de módulos, plugins, conectores y protocolos de migración recibirán regalías por las ventas de sus desarrollos en cualquier lugar. Todos los socios colombianos obtendrán derechos preferenciales para la distribución de la plataforma en Suramérica. Se diferenciará entre los roles de prescriptor (referenciador) e implantador.

55 Principios para protección de resultados generados En España, Registro de la propiedad intelectual. En Colombia, misma fórmula de protección. PLAZO DE VIGENCIA DEL ACUERDO: Hasta 2 años después del final del proyecto, renovable por acuerdo de las partes.

56

57 Hitos / plazo estimado 1. Elaboración de las memorias de solicitud de financiación en Colombia (desde ahora) 2. Obtención del sello Iberoeka 15/05/2009? 3. Firma del acuerdo preliminar del consorcio 30/05/ Presentación de solicitudes de financiación en España y Colombia 15/06/09? 5. Firma del acuerdo definitivo del consorcio 30/09/ Aprobación de solicitudes de financiación en España y Colombia 30/09/09? 7. Inicio del proyecto/ fase desarrollo 01/10/09

58 Contacto :::: Parc Tecnològic València :::: c/ Charles R. Darwin 20 Edif. InnovaCentre E Paterna (Valencia) Tel

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