LA PREVISORA S.A. COMPAÑÍA DE SEGUROS. VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA GERENCIA DE PLANEACIÓN FINANCIERA PLIEGO DE CONDICIONES

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1 LA PREVISORA S.A. COMPAÑÍA DE SEGUROS. VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA GERENCIA DE PLANEACIÓN FINANCIERA PLIEGO DE CONDICIONES LICITACION PRIVADA No PLANIFICACIÓN Y CONTROL DE LOS RECURSOS FINANCIEROS BOGOTÁ, D.C. OCTUBRE DE

2 CAPITULO I. ASPECTOS GENERALES 1.1. OBJETO La Previsora S. A., está interesada en seleccionar una firma especializada en la prestación de los servicios de consultoría que cumpla con los requisitos exigidos y ofrezca las mejores condiciones para satisfacer las necesidades de la compañía en el desarrollo del modelo que soporte el proceso de formulación y seguimiento presupuestal, que permita gestionar la información suministrada por las diferentes dependencias de la organización, consolide, proyecte, analice, evalué, realice seguimiento y controle el presupuesto, a través de una solución tecnológica integral que contemple su adquisición, configuración, instalación, parametrización, migración y capacitación. El proponente seleccionado deberá realizar todas las actividades necesarias para garantizar a La Previsora S. A., la implementación de la solución integral ofrecida para la planificación de recursos financieros de la compañía, que permita realizar el proceso de ingreso de información, consolidación, análisis, proyecciones, simulaciones, seguimiento, administración y control del presupuesto, así como la de su actualización en los parámetros y lineamientos establecidos internamente o por los entes de vigilancia y control ALCANCE DEL OBJETO. La consultoría deberá contemplar las mejores prácticas existentes en el mercado en cuanto a metodologías de gestión presupuestal, seguridad en la información, proyecciones, simulaciones y consolidación de cifras, comunicación eficaz entre áreas. La solución tecnológica deberá permitir la integración con plataformas tecnológicas que apoyen los procesos existentes en La Previsora S.A. y realizar las actualizaciones y mejoras requeridas. La solución integral deberá adaptarse a los lineamientos establecidos por Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), que sean adoptadas por Previsora S.A LUGAR, FECHA Y HORA DE APERTURA Y CIERRE DE LA INVITACIÓN. El proceso se abrirá el 24 de octubre de 2012 en la Gerencia Jurídica de LA PREVISORA S.A., ubicada en la Calle 57 No Piso 4º. de Bogotá D.C. y se cerrará el 2 de noviembre de 2012 a las 11:00 AM en la Sala de Juntas del primer piso de LA PREVISORA S.A., ubicada en la Calle 57 No de Bogotá D.C FINANCIACIÓN Y PRESUPUESTO OFICIAL La fuente de financiación para la ejecución del proyecto se hará con recursos propios de La Previsora S. A., y el presupuesto estimado para este contrato es de SEISCIENTOS OCHENTA Y SIETE MILLONES QUINIENTOS DIECIOCHO MIL SEISCIENTOS CUATRO PESOS. ($ ), suma que incluye el IVA y demás impuestos, costos directos e indirectos. 2

3 La propuesta presentada que exceda el presupuesto oficial será rechazada CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD Para cumplir el compromiso que se adquiera, LA PREVISORA S.A., cuenta con los certificados de disponibilidad presupuestal Nos. INV y con vigencia futura No 60-12, de fecha Septiembre 28 de Expedidos por la Gerencia de Planeación Financiera. El presupuesto se encuentra clasificado de acuerdo a la siguiente distribución: Vigencia 2012 RUBRO Vr. Total Sin Vr. Total IVA Valor Total IVA Honorarios $ $ $ Administrativos $ $ $ Vigencia 2013 RUBRO Vr. Total Sin IVA Vr. Total IVA Valor Total Adquisición otros $ $ $ Activos Software Honorarios Administrativos Mantenimiento y Reparaciones Tecnológicas. $ ,00 $ $ $ $ $ $ $ $ TOTAL GENERAL $ Clasificación del Rubro: Honorarios Administrativos: Corresponde al valor de la consultoría, para este rubro el total presupuestado para la vigencia 2012 es $ ,00 y para la vigencia 2013 $ ,00 Adquisición otros Activos Software: Corresponde al valor del Licenciamiento, para este rubro el total presupuestado es $ ,00 para la vigencia Mantenimiento y Reparaciones Tecnológicas: Corresponde al valor de la Bolsa de horas del 3

4 mantenimiento y soporte de la solución, para este rubro el total presupuestado es $ ,00 para la vigencia NOTA: La propuesta presentada que exceda el presupuesto por rubro y vigencia asignado será rechazada FORMA DE PAGO DEL CONTRATO La Previsora S.A. pagará al proponente sobre el valor total por rubro de la siguiente forma: Preparación Inicial y Planeación: Una vez recibido a satisfacción el o los entregables definidos para esta fase, el pago no podrá exceder el valor de SESENTA Y SIETE MILLONES CUATROSCIENTOS VEINTIUN MIL OCHOCIENTOS SESENTA PESOS ($ oo), suma que incluye IVA, del rubro de Honorarios Administrativos. Análisis y Diseño: Una vez recibido a satisfacción el o los entregables definidos para esta fase, el pago no podrá exceder el valor de SESENTA Y SIETE MILLONES CUATROSCIENTOS VEINTIUN MIL OCHOCIENTOS SESENTA PESOS ($ oo), suma que incluye IVA, del rubro de Honorarios Administrativos. Personalización, Implementación y pruebas de Desarrollo: Una vez recibido a satisfacción el o los entregables definidos para esta fase, el pago se realizará de la siguiente manera: Honorarios Administrativos: no podrá exceder el valor de CINCUENTA Y TRES MILLONES NOVECIENTOS TREINTA Y SIETE MIL CUATROSCIENTOS OCHENTA Y OCHO PESOS ($ oo), suma que incluye IVA. Adquisición de otros activos Software: no podrá exceder el valor de OCHENTA MILLONES NOVECIENTOS SEIS MIL DOSCIENTOS TREINTA Y DOS PESOS ($ oo), suma que incluye IVA. Pruebas de Usuario: Una vez recibido a satisfacción el o los entregables definidos para esta fase, el pago se realizará de la siguiente manera: Honorarios Administrativos: no podrá exceder el valor de OCHENTA MILLONES NOVECIENTOS SEIS MIL DOSCIENTOS TREINTA Y DOS PESOS ($ oo), suma que incluye IVA. Adquisición de otros activos Software: no podrá exceder el valor de VEINTE MILLONES DOSCIENTOS VEINTI SEIS MIL QUINIENTOS CINCUENTA Y OCHO PESOS ($ oo), suma que incluye IVA. Puesta en Producción: Una vez recibido a satisfacción el o los entregables definidos para esta fase, el pago se realizará de la siguiente manera: 4

5 Honorarios Administrativos: no podrá exceder el valor de CIENTO TRES MILLONES CIENTO CINCUENTA Y CINCO MIL CUATROSCIENTOS CUARENTA Y SEIS PESOS ($ oo), suma que incluye IVA. Adquisición de otros activos Software: no podrá exceder el valor de NOVENTA Y NUEVE MILLONES CIENTO DIEZ MIL CIENTO TREINTA Y CINCO PESOS ($ oo), suma que incluye IVA. Entrenamiento y cierre del Proyecto: Una vez recibido a satisfacción el o los entregables definidos para esta fase, el pago no podrá exceder el valor de CIENTO UN MILLONES CIENTO TREINTA Y DOS MIL SETECIENTOS NOVENTA Y UN PESOS ($ oo), suma que incluye IVA, del rubro de Honorarios Administrativos Los pagos se realizaran por cada etapa terminada y recibida a satisfacción de acuerdo con los porcentajes y entregables definidos anteriormente y sus respectivos criterios de aceptación. El valor de pago correspondiente a las etapas incluyen IVA y demás impuestos, costos directos e indirectos, una vez sean terminadas y recibidas a satisfacción, previa firma del acta de recibo por parte de las áreas que ejercen el control de ejecución de este contrato, junto con los entregables correspondientes. Para la radicación de las facturas se deberá anexar una certificación expedida por su Revisor Fiscal ó en el evento que no exista obligación legal o social estatutaria de tener Revisor Fiscal, esta certificación deberá venir suscrita por el Representante Legal, en la que conste que se encuentra a Paz y Salvo por concepto de pago a los sistemas de Salud, Pensión, Riesgos Profesionales y Aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y al Servicio Nacional de Aprendizaje SENA -, de todos sus empleados a la fecha de presentación de la propuesta de acuerdo con lo indicado en Artículo 50 de la Ley 789 de 2002, el pago se realizará dentro de los 30 días calendario, siguientes a la fecha de radicación de las facturas correspondientes y efectivamente aceptadas por la Gerencia de Planeación Financiera. Si la factura no ha sido correctamente elaborada y no es posible su corrección por parte de la entidad o no es acompañada por los documentos requeridos, el término de treinta (30) días mencionado no empezará a contarse hasta tanto no se aporten en su totalidad. Dicha demora no generará al contratista el derecho al pago de intereses o de compensación monetaria alguna. La modalidad de pago de las facturas por parte de LA PREVISORA S.A. es únicamente a través de transferencia electrónica, para lo cual se requerirán de los documentos necesarios para dicho fin. No es posible el pago por medio de cheque o cualquier otro medio PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO El tiempo de ejecución del contrato a celebrar será de dieciocho (18) meses contados a partir de la suscripción del acta de aprobación de garantías. 5

6 1.7. RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE El presente proceso se rige por el derecho privado por disposición expresa de los artículos 14 y 15 de la Ley 1150 de Al proceso se le aplicarán conforme a lo expuesto, las normas civil y comercial que le sean pertinentes. 1.8 CONVOCATORIA VEEDURÍAS CIUDADANAS LA PREVISORA S.A. invita a todos los interesados y a las veedurías ciudadanas para que participen con las recomendaciones escritas y oportunas, en las etapas precontractual, contractual y postcontractual que LA PREVISORA S.A. adelanta, cuando a ello haya lugar. 1.9 PUBLICIDAD - CONSULTA LA PREVISORA S.A. realizará la publicidad del pliego de condiciones que sirve de base al presente proceso, desde el 24 de octubre de 2012 fecha desde la cual podrán consultarse en la página de Internet: Si LA PREVISORA S.A., estima conveniente efectuar aclaraciones con base en las consultas que se le formulen o se requiere insertar modificaciones al pliego con base en las solicitudes de los posibles oferentes, previa evaluación de las mismas, que en todo caso permitan garantizar los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, lo hará mediante ADENDAS suscritas por la Vicepresidencia Comercial de LA PREVISORA S.A RECEPCIÓN DE OBSERVACIONES Y/O ACLARACIONES LA PREVISORA S.A., recibirá las preguntas sobre aclaraciones a los correos electrónicos renato.munoz@previsora.gov.co; danilo.rojas@previsora.gov.co; camilo.pacheco@previsora.gov.co; camilo.guzman@previsora.gov.co desde el 24 de octubre de 2012 y hasta el 2 de noviembre de 2012 a la 11:00 AM. 1. Las preguntas deben enviarse sin excepción a los correos citados. Las preguntas se responderán una a una en tanto se reciban en LA PREVISORA S.A. y se publicarán en la página Web El pliego de condiciones que sirve de base al presente proceso no tiene costo alguno PLAZO DE LA LICITACIÓN Y ENTREGA DE PROPUESTAS 1 Hora Legal de la República de Colombia es la señalada por la división de Meteorología de la Superintendencia de Industria y Comercio en el link la cual está y esta establecida en la página web de Previsora Seguros S.A compañía de Seguros, en el link denominado "Hora Legal Colombiana" que de acuerdo con lo establecido en la Directiva No.0013 de 2005 de la Procuraduría General de la Nación "Remite directamente a usuario al servicio dispuesto para tal fin por la superintendencia de Industria y Comercio, que permite conocer en tiempo real la hora legal Colombiana 6

7 Por plazo de la licitación debe entenderse el término que transcurre a partir de la fecha en la cual se pueden presentar propuestas, esto es desde el 24 de octubre de 2012 y hasta el 2 de noviembre de 2012 del mismo año, a las 11:00 AM. (fecha de cierre de la licitación) TÉRMINO PARA RETIRO DE PROPUESTAS Los oferentes podrán retirar su propuesta antes de la hora prevista para el cierre del proceso de selección. En este caso, se les devolverá sin abrir y se dejará constancia de esta devolución en el acta de cierre y recibo de propuestas CIERRE DE LA LICITACIÓN Los sobres de requisitos habilitantes (primer sobre) y especificaciones obligatorias (segundo sobre) que contienen las propuestas, serán abiertos en el lugar, fecha y hora señalada para el cierre de la Contratación; el sobre relativo a los aspectos calificables (tercer sobre) no será abierto en esta audiencia, si no una vez el comité evaluador constate que la oferta cumplió con los requisitos mínimos establecidos en el Pliego de Condiciones. La apertura de las propuestas, así como la devolución de aquellas cuya solicitud de retiro se hubiere efectuado dentro de los términos señalados, se realizará en presencia de los oferentes que deseen asistir al acto de cierre del proceso. De lo anterior se levantará un acta donde se consignarán los siguientes datos de cada una de las propuestas así: 1) Número y fecha del proceso. 2) Número de folios. 3) Nombre de los oferentes. 4) Propuesta económica. (En sobre cerrado y sellado dicho sobre solo se abrirá una vez el comité evaluador constate que la oferta cumplió con los requisitos mínimos establecidos en el pliego de condiciones como habilitantes y una vez calificados los aspectos técnicos.) 5) Identificación de la garantía de seriedad de la propuesta EVALUACIÓN Procedimiento LA PREVISORA S.A., efectuará la evaluación conforme lo establece el presente pliego de condiciones que sirve de base a este proceso, del 2 de noviembre de 2012 hasta el 8 de noviembre de En dicho período, LA PREVISORA S.A. podrá solicitar a los oferentes aclaración de sus propuestas o la presentación de los documentos que conduzcan a ello, conforme a lo establecido en el pliego de condiciones. En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán adicionar, modificar o mejorar sus propuestas RESERVA DURANTE EL PROCESO DE EVALUACIÓN 7

8 La información relativa al análisis, aclaración, evaluación y comparación de las propuestas, no podrá ser revelada a los oferentes, ni a terceros hasta que LA PREVISORA S.A. ponga a disposición de éstos los informes de evaluación para que presenten las observaciones correspondientes. La verificación y calificación será publicada el 9 de noviembre de Las observaciones que realicen los oferentes sobre la verificación y calificación serán recibidas por escrito hasta el 13 de noviembre de 2012 a las 3:00 p.m., dirigida a la Gerencia Jurídica ubicada en la Calle 57 No Chapinero, Piso 4º o a los siguientes correos electrónicos: renato.munoz@previsora.gov.co; danilo.rojas@previsora.gov.co; camilo.pacheco@previsora.gov.co; camilo.guzman@previsora.gov.co. Las respuestas a dichas observaciones se darán a través de correo electrónico reportado por los posibles oferentes o en el acta de selección o de declaratoria de fallida o desierta, que igualmente será publicada en la página Web SELECCIÓN DEL CONTRATISTA La selección del contratista se realizará mediante acta, la cual será publicada el 15 de noviembre de 2012, en la página Web Los procedimientos de selección, en cualquiera de sus modalidades, terminarán con la selección de la oferta que cumpla con los requisitos mínimos contenidos en el pliego de condiciones y obtenga la mayor calificación o en la declaratoria de fallida CRONOGRAMA DE LA LICITACIÓN PRIVADA No ACTIVIDAD Publicación de pliegos en la página Web y apertura del proceso de contratación (fecha a partir de la cual se podrán presentar propuestas) Plazo para presentar observaciones y preguntas con relación al pliego de condiciones Cierre de la licitación Termino para evaluación y recibo de documentos de aclaraciones solicitadas. PLAZO 24 de octubre de 2012 Hasta el 29 de octubre de 2012 a las 3:00 PM 2 de noviembre de :00AM Desde el 2 de noviembre hasta el 8 de noviembre de 2012 a las 3:00PM Publicación de evaluación 9 de noviembre de 2012 Recibo de observaciones a las evaluaciones Hasta el 13 de noviembre de 2012 a 8

9 ACTIVIDAD PLAZO las 3:00PM Selección del contratista 15 de noviembre de 2012 CAPITULO II PREPARACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS 2.1 PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS Las propuestas deberán ser entregadas en documento escrito, presentarse en original y copias de acuerdo como se describe en el numeral 2.3 del presente pliego de condiciones, de idéntico contenido y valor, redactada en idioma español y con las hojas debidamente foliadas, tanto el original como las copias y con un índice en el que se relacione el contenido total de la propuesta. Deberán ser depositadas en sobres cerrados y sellados, de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 1.13 Cierre de la licitación, en la urna ubicada en la Sala de Juntas del 1er. Piso de La Previsora S.A., en la Calle 57 No. 9-07, a más tardar el 2 de noviembre de 2012 a las 11:00 AM. Las propuestas que se presenten después de la fecha y hora fijada como límite para su entrega serán rechazadas. No se aceptarán propuestas por correo corriente o electrónico, fax, ni presentadas en un sitio distinto del indicado. 2.2 IDENTIFICACIÓN DE LA PROPUESTA Cada paquete deberá presentarse con el siguiente rótulo: PREVISORA SEGUROS. COMPAÑIA DE SEGUROS LICITACIÓN No Original/Copia, No. (Indicación si se trata de original o copia y números de éstas) Nombre o Razón Social del Oferente Número de folios que se presentan, enumerados en forma consecutiva ascendente Dirección del Oferente Teléfono, Correo Electrónico y Fax del Oferente En caso de discrepancias entre el original y las copias, prima para todos los efectos, el contenido de la propuesta original. En caso de existir discrepancia entre textos que no puedan despejarse con simple raciocinio, prevalecerá el último texto consignado. 9

10 Para que sean válidas las correcciones o enmendaduras deberán acompañarse de la salvedad correspondiente, mediante confirmación con la firma del representante legal del oferente, en caso contrario, LA PREVISORA S.A. no tendrá en cuenta la enmienda. 2.3 FORMA DE PRESENTACIÓN Y CALIFICACIÓN La propuesta será recibida de la siguiente manera: Primer Sobre: Segundo sobre: Tercer sobre: Requisitos habilitantes (Original y dos copias). Especificaciones obligatorias (Original y una copia). Aspectos calificables (Original). 2.4 CORRESPONDENCIA La correspondencia relacionada con este proceso deberá ser remitida a los correos electrónicos: renato.munoz@previsora.gov.co; danilo.rojas@previsora.gov.co; camilo.pacheco@previsora.gov.co; camilo.guzman@previsora.gov.co indicando en el asunto: LICITACIÓN PRIVADA No VIGENCIA DE LA PROPUESTA La propuesta debe estar vigente por el término del proceso y dos (2) meses más, contados a partir de la fecha de cierre de la presente licitación. 3.1 CAPACIDAD JURÍDICA Participantes. CAPITULO III REQUISITOS HABILITANTES En el presente proceso de selección, los participantes deben ser personas jurídicas en cuyo objeto social este comprendido el objeto a contratar, legalmente constituidas en Colombia presentados individualmente o en consorcios o uniones temporales o cualquiera otra modalidad de asociación, que no infrinja las normas constitucionales y legales colombianas, que cumplan con los requisitos establecidos, de la manera que se exige en el presente pliegos de condiciones. En caso de consorcios o uniones temporales u otra modalidad de asociación, el objeto social de todos y cada uno de sus integrantes, deberá encontrarse acorde con el objeto de la presente contratación Capacidad Jurídica El oferente debe presentar la propuesta debidamente suscrita por el Representante Legal de la empresa, dentro del plazo y en el sitio fijado. La omisión de este requisito desde el momento de presentación de la propuesta no es subsanable y configura el rechazo del ofrecimiento. 10

11 El Representante Legal debe encontrarse debidamente facultado para presentar la oferta, suscribir y ejecutar el contrato. Cuando los estatutos de la entidad contengan alguna limitación para presentar ofertas, deberá anexarse además de la representación legal, copia del acta de junta o del órgano social según lo establezcan los estatutos en la cual se le faculte para presentarla Carta de presentación de la oferta. Aportar la carta de presentación de la propuesta, Anexo No. 1 Carta de presentación de la propuesta, la cual deberá ser firmada por el representante legal del proponente. Si la propuesta es presentada por una persona jurídica, unión temporal, consorcio u otro tipo de asociación, deberá encontrarse suscrita por el representante legal o apoderado. En este caso, se deberá aportar además el documento donde conste legalmente lo siguiente: Que el objeto del presente proceso está comprendido dentro de su capacidad jurídica; y que la persona que suscribe la Carta de presentación de la propuesta tiene facultades amplias y suficientes para comprometer al proponente en el objeto del contrato e igualmente en su ejecución y liquidación. Si existieren limitaciones en el anterior sentido, la propuesta debe acompañarse del documento en donde conste que con anterioridad al cierre del proceso, se recibió la correspondiente autorización, de parte de la instancia competente Existencia y representación legal. Aportar el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio de su domicilio principal con los siguientes requisitos: a. Expedido dentro de los treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de cierre de la licitación, en el que conste que el proponente se encuentra registrado, que tiene domicilio en Colombia y que el término de su duración no es inferior a la vigencia del contrato y un (1) año más y su liquidación. b. Si de este certificado se desprende que las facultades del representante legal se encuentran limitadas para presentar la propuesta y firmar el respectivo contrato, deberá anexarse la correspondiente autorización de la Junta Directiva o de Asamblea General de Accionistas acorde al Código de Comercio, según se anote en los estatutos. Dicha autorización deberá comprender la presentación de la propuesta, la ejecución del contrato y su correspondiente liquidación. c. Acreditar que el objeto social principal de la sociedad se encuentra directamente relacionado con el objeto del contrato, de manera que le permita a la persona jurídica la celebración y ejecución del contrato, teniendo en cuenta para estos efectos el alcance y la naturaleza de las diferentes obligaciones que adquiere. NOTA: En caso que el proponente no presente el certificado o que lo presente con el término de 11

12 vigencia vencido, LA PREVISORA S.A. podrá solicitar, según el caso, la presentación o actualización de este documento dentro del término establecido para este efecto, la no presentación será causal de rechazo de la propuesta Paz y salvo por concepto de aportes parafiscales. El oferente deberá aportar certificación expedida durante el mes de presentación de la propuesta, en donde conste que la firma o sociedad se encuentra a paz y salvo por concepto de aportes a seguridad social integral y parafiscal de sus empleados. Por aportes de seguridad social integral y parafiscal se entienden los aportes o giros a cargo de un empleador a: Sistemas de Salud, Riesgos Profesionales, Pensiones y a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje. Para acreditar el cumplimiento de este requisito el oferente deberá: aportar certificación expedida por su Revisor Fiscal o en el evento en que no exista obligación legal o social estatutaria de tener Revisor Fiscal, por su representante legal, en el que conste que se encuentra a paz y salvo por concepto de aportes parafiscales y de seguridad social en salud, pensiones y ARP de sus empleados a la fecha de presentación de su propuesta, y durante los últimos 6 meses de acuerdo con lo indicado en el art. 50 de la Ley 789 de Garantía de seriedad de la propuesta. El oferente deberá presentar una garantía de seriedad de la oferta, expedida a favor de LA PREVISORA S.A., por un banco o una compañía de Seguros legalmente habilitada para ello, con clausulado entre particulares, por un valor asegurado no inferior al 10% del presupuesto oficial, con una vigencia de cómo mínimo dos (2) meses, contados a partir de la fecha límite para presentar propuestas. Con la misma, se debe aportar el recibo de pago de la prima, expedido por la Compañía aseguradora Propuestas Conjuntas. Cuando la propuesta sea presentada en Consorcio o Unión Temporal, cada uno de los integrantes deberá presentar los documentos que acrediten su constitución y representación. Adicionalmente, deberá presentar el documento de constitución del Consorcio o Unión Temporal, en el cual constará, por lo menos: La facultad con que actúan para la constitución del Consorcio o Unión Temporal. (Es decir, la correspondiente autorización del órgano social para participar en la constitución de la Unión Temporal o el Consorcio, autorización que debe ser expresa en el documento en el cual conste, identificando la clase y No. del proceso para el cual se confiere la autorización: Licitación Privada No

13 El objeto del Consorcio o Unión Temporal, el cual debe ser el mismo del objeto a contratar. (En caso de Consorcios o Uniones Temporales, el objeto social de todos y cada uno de sus integrantes deberá encontrarse acorde con el objeto de la presente contratación). La duración del Consorcio o Unión Temporal, la cual no podrá ser inferior al plazo del contrato, un año más y su liquidación. La designación de un representante legal principal, quien deberá estar facultado para actuar a nombre y en representación del Consorcio o Unión Temporal. La facultad que se le otorga en particular para proponer, firmar y liquidar el contrato, y en el caso de resultar seleccionados, de ejecutar las obligaciones derivadas del contrato. Igualmente, deberá designarse un suplente que lo reemplace en los casos de ausencia temporal o definitiva del representante legal principal. Determinar las reglas básicas que regulan las relaciones entre los miembros del Consorcio o Unión Temporal. La manifestación expresa de que ninguna de las partes podrá ceder su participación en el Consorcio o en la Unión Temporal a los demás integrantes del mismo, o a un tercero, según sea el caso. En ningún caso, se podrá participar con más de una propuesta, ya sea individualmente, en Consorcio y/o Unión Temporal o como miembro de otro Consorcio o Unión Temporal o presentar propuestas alternativas. En caso de Unión Temporal o Consorcio, sus integrantes deberán señalar los términos y extensión de la participación de cada uno de ellos en la propuesta y la ejecución del contrato. Se admitirán ofertas presentadas por Consorcios o Uniones Temporales constituidas máximo por dos personas jurídicas Verificación de no inclusión en el boletín de responsables fiscales y antecedentes disciplinarios: Como requisito indispensable para nombrar, dar posesión o celebrar cualquier tipo de contrato con el Estado LA PREVISORA S.A, verificará en el boletín de responsables fiscales expedido por la Contraloría General de la República que el proponente y cada uno de sus integrantes cuando el mismo sea un Consorcio o una Unión Temporal, no se encuentre (n) reportado (s) en dicho boletín. Así mismo, se verificará que el proponente y cada uno de sus integrantes cuando el mismo sea un Consorcio o Unión Temporal, no registren sanciones ni inhabilidades vigentes en el Sistema de Información de Registro de Sanciones e Inhabilidades SIRI de la Procuraduría General de la Nación. 3.2 CAPACIDAD FINANCIERA Para efectos de constatar la capacidad financiera, el proponente deberá presentar el Balance General y el Estado de Resultados con corte a 31 de diciembre de 2011 con sus notas aclaratorias, firmados por el Representante Legal y Contador Público y/o Revisor Fiscal, si lo tuviere. En el Balance General o en 13

14 documento anexo firmado por el contador, deberá discriminarse el Activo Corriente y el Pasivo Corriente. Adicionalmente, el proponente deberá anexar fotocopia de las tarjetas profesionales de contador y certificados de vigencia de inscripción y de antecedentes disciplinarios expedidos por la Junta Central de Contadores, vigentes a la fecha de cierre de la contratación, correspondientes al contador y revisor fiscal, si lo tuviere, que suscriben los Estados Financieros antes mencionados. En caso de consorcios o uniones temporales, cada uno de sus integrantes deberá allegar la misma documentación y requisitos mencionados. Cuando La Previsora S. A., en desarrollo de la verificación financiera requiera constatar la información del proponente, ésta podrá solicitar los documentos adicionales que considere necesarios para la justificación de la información, tales como Estados Financieros dictaminados de años anteriores, anexos específicos o cualquier otro soporte requerido por La Previsora S.A. Para participar en el proceso de selección, el proponente deberá cumplir con los siguientes indicadores al mismo corte de los estados financieros anteriormente citados: Índice de Liquidez (Activos Corriente/Pasivo Corriente): Superior a 1. ROE (Utilidad Operacional/Patrimonio Total): Superior a 3.73%. Capital de trabajo (Activo Corriente Pasivo Corriente) mayor o igual al 25% del valor del presupuesto oficial estimado para la presente contratación. En caso de que participen consorcios o uniones temporales, se sumarán los rubros contables de cada uno de los participantes, correspondientes a las variables determinantes de cada indicador, ponderados por el porcentaje de participación de cada uno de los integrantes del consorcio o unión temporal, según sea el caso. Si el proponente no acredita la capacidad financiera exigida será rechazado. 3.3 CAPACIDAD TÉCNICA CAPACIDAD TÉCNICA El proponente deberá presentar un organigrama donde se detalle los nombres de las personas que ocuparán cada uno de los cargos, los roles y responsabilidades, distribución de las tareas a desarrollar y el tiempo que cada profesional dedicará a la ejecución del contrato, el proponente solo deberá suministrar y contratar personal preparado y con experiencia en sus respectivas funciones. De igual forma, la firma debe adjuntar a la propuesta, las hojas de vida del personal que conformará el equipo de trabajo del proyecto junto con las certificaciones solicitadas. 14

15 Si alguno de los profesionales se retira durante la ejecución del contrato, su remplazo deberá acreditar los mismos requisitos solicitados en el presente pliego y su vinculación al proyecto se debe hacer de forma inmediata Experiencia del Proponente El proponente deberá acreditar con tres (3) certificaciones una experiencia de cinco (5) años en la ejecución de contratos cuyo objeto sea igual o similar al objeto del presente proceso de licitación. El proponente deberá acreditar que tiene experiencia en implementación de soluciones de Gestión en Planeación Financiera y/o Presupuesto o similares en el sector financiero. Las certificaciones deberán cumplir con las siguientes condiciones: a) Versar sobre contratos ejecutados o en ejecución durante los cinco (5) años anteriores a la fecha definitiva de cierre del presente proceso de selección, de las cuales como mínimo dos (2) deben haber sido desarrollados en Colombia. b) La sumatoria del valor contratado de las certificaciones deberá ser mayor o igual al presupuesto oficial de ésta contratación. c) Las certificaciones deben ser expedidas únicamente por la entidad contratante y firmadas por su Representante Legal o por quien haya tenido a cargo el control de ejecución del contrato, indicando el nivel de cumplimiento del mismo a la fecha de expedición d) En caso de que el proponente esté ejecutando algún contrato de similar característica al objeto de la presente licitación, podrá aportar esta certificación, siempre y cuando, el contrato lleve como mínimo el 70% de ejecución, indicando el nivel de cumplimiento del contrato a la fecha de expedición. Para que las certificaciones se consideren válidas deberán contener como mínimo: Estar impresas en papel membreteado de la empresa que la expide. Nombre de la entidad contratante. Número y fecha del contrato. Indicar expresamente el objeto del contrato. Indicar la fecha de inicio y de terminación del contrato. Deberá certificarse la duración del contrato. Se tendrán en cuenta contratos que hayan terminado su plazo inicial y que se hayan adicionado en tiempo y en valor. Valor del Contrato. Se tendrán en cuenta las modificaciones que impliquen adición en valor al contrato inicial. Deberá estar firmada por el Representante Legal o por quien actuó como interventor del contrato y se debe indicar el nombre de quien firma, cargo y teléfono. En las certificaciones expedidas por entidades oficiales bastará la firma del funcionario que las suscriba. Los valores de las certificaciones deberán estar expresados en pesos colombianos incluido IVA. 15

16 Fecha de expedición de la certificación. Cada certificación deberá indicar la constancia de que el contrato se cumplió a satisfacción ó que se está cumpliendo a cabalidad, en el caso de contratos en ejecución. Se aceptan certificaciones dirigidas a otras entidades, siempre y cuando, en el contenido de éstas se pueda verificar y certificar el cumplimento de los requisitos exigidos. Las certificaciones que no presenten las anteriores características o que tengan calificación del servicio como regular o malo no serán tenidas en cuenta. La Previsora S. A. podrá solicitar a los oferentes aclaración de las certificaciones o la presentación de los documentos que conduzcan a ello, conforme a lo establecido en el pliego de condiciones. En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán adicionar, modificar o mejorar sus propuestas. En caso de que la aclaración no se entregue en los tiempos predeterminados, se rechazará la propuesta. La Previsora S.A. se reserva la facultad de comprobar la autenticidad de los documentos aportados Organización Administrativa Para la prestación del servicio el proponente deberá contar como mínimo con el siguiente personal, con la dedicación necesaria para garantizar la permanencia y sostenibilidad del servicio Perfil del Personal Para la prestación del servicio, el proponente deberá contar como mínimo con el personal indicado en el siguiente cuadro, con la dedicación necesaria para garantizar la permanencia y sostenibilidad el servicio. En el cuadro siguiente se indica el personal requerido, junto con sus funciones mínimas, perfil profesional y su experiencia: Gerente de Proyecto Funciones Mínimas Cantidad Perfil Profesional Experiencia 1-Atenderá directamente todos los requerimientos de La Previsora S. A. 2-Controlará la calidad del proyecto. 3-Convocará las reuniones de seguimiento necesarias. 4-Brindará soporte a los analistas funcionales y a usuarios. 5-Elaborará y firmará las actas de reuniones de seguimiento y entregables de cada etapa. 6-Velará por que se cumpla los objetivos contractuales, el alcance, el plan de trabajo que se requiere para el logro del objetivo del 1 Deberá acreditar título profesional, en Como gerente una de las de proyecto en siguientes carreras: los últimos tres Administración de (3) años, Empresas, mínimo en dos Ingeniería Industrial, proyectos Economía, similares al Contaduría Pública, indicado en el Finanzas o objeto del Ingeniería de pliego. Sistemas. Este 16

17 proyecto 7- Coordinará la asignación y actividades de todos los recursos asignados al proyecto por parte de la firma. 8- Mantiene el proyecto encaminado en términos de los objetivos del proyecto y emite las acciones correctivas, preventivas y de mejora para lograr el alcance del proyecto en el tiempo y costos definidos. 9- Propondrá solicitudes de cambio con su análisis de impacto y acordará en conjunto con La Previsora S. A. la implementación de los cambios que surjan en el proyecto 10- Velará para que todo el equipo asignado por la firma cumpla con la metodología de proyectos definida por La Previsora S. A. 11- Identificará y hará seguimiento a los riesgos identificados para el proyecto en donde la firma participe y propondrá planes de mitigación. 12-Realizará informes precisos y oportunos sobre el proyecto al equipo del proyecto de La Previsora S. A. y otras personas de interés para La Previsora S. A.. 13-Es el responsable de realizar el seguimiento y gestión de la ejecución del proyecto en donde participe la firma. 14-Coordinará en conjunto con el equipo de proyecto asignado a La Previsora S.A. las diferentes actividades requeridas para la implementación del proyecto con las diferentes áreas de la compañía. 15-Garantizará que todos los entregables cumplan con la calidad y criterios de aceptación definidos con La Previsora S. A.. requisito se acreditará aportando fotocopia del diploma de grado, acta de grado, o tarjeta profesional en los casos que se requiera. Analista Sénior Funciones Mínimas Cantidad Perfil Profesional Experiencia 17

18 11.-Atenderá directamente todos los requerimientos de La Previsora S. A. 2.-Controlará y verificará el cumplimiento de las funciones de los analistas junior. 3-. Participará en la elaboración de los informes de gestión. 4.-Garantizará que se cumpla la funcionalidad y normal desempeño de todas las operaciones propias de la solución tecnológica. 5- Participará en labores de levantamiento, análisis y diseño de la solución. 6- Identificará puntos de mejoramiento, acciones correctivas, acciones preventivas, posibles solicitudes de cambio y propondrá posibles riesgos al proyecto. 7- Realizará las actas de entrega de cada una de las etapas, con sus respectivos criterios de aceptación. 8- Realizará revisiones y pruebas internas a la solución y entregables antes de que sean entregados para revisión de La Previsora S. A. 9- Acompañará en las reuniones de trabajo para el levantamiento, análisis, diseño, implementación y pruebas de la solución 10- Cumplirá con la metodología de proyectos definida por La Previsora S. A. 11- Velará por un adecuado manejo de versiones tanto de los documentos como de la solución 12- Es responsable de cumplir con los criterios de aceptación de los entregables que tenga asignados y el de los analistas junior a su cargo en los tiempos requeridos 1 Deberá acreditar título profesional en una de las siguientes carreras: Administración de Empresas, Ingeniería Industrial, Electrónica, Economía, Haber trabajado Contaduría Pública, en mínimo Finanzas o cuatro (4) Ingeniería de proyectos Sistemas; Título de similares al Especialización en indicado en el Procesos y/o en objeto del pliego Gerencia de y funciones Proyectos esta similares de última podrá ser analista homologado por 2 realizadas en la años de experiencia. implementación Este requisito se de soluciones. acreditará aportando fotocopia del diploma de grado, acta de grado, o tarjeta profesional en los casos que se requiera. Analista Junior Funciones Mínimas Cantidad Perfil Profesional Experiencia 18

19 1-Realizará las labores propias de levantamiento, análisis, diseño, construcción, pruebas e implementación de la solución. 2- Propondrá recomendaciones de mejores prácticas (presupuestales y tecnológicas). 3- Participará en las reuniones de trabajo para el levantamiento, análisis, diseño, implementación y pruebas de la solución 4- Cumplirá con la metodología de proyectos definida por La Previsora S. A. 5- Es responsable de cumplir con los criterios de aceptación de los entregables que tenga asignados en los tiempos requeridos 2 Deberá acreditar título de profesional, en una de las siguientes carreras: Ingeniería de Sistemas, Electrónica, Industrial, Haber trabajado Administración de en mínimo dos Empresas, (2) proyectos Administración de similares al Sistemas, indicado en el Economía, objeto del pliego Administración y funciones Pública, Contador realizadas en la Público ó carreas implementación afines. Este requisito de soluciones se acreditará aportando fotocopia del diploma de grado, acta de grado, o tarjeta profesional en los casos que se requiera. Para la verificación de la experiencia de los perfiles anteriores el proponente deberá adjuntar las certificaciones necesarias expedidas por la empresa a la que le prestó los servicios para cumplir con la experiencia solicitada. Estas deben contener las siguientes características: Nombre del contratante. Ser expedida y firmada por el representante legal o el responsable de la ejecución del contrato de la empresa contratante. Quien expide la certificación, debe indicar en qué calidad (representante legal o responsable de la ejecución del contrato) firma la certificación. Estar impresa en papel membretado de la empresa que la expide. Indicar expresamente el objeto contratado. Indicar fecha de iniciación y fecha de terminación del contrato, y de sus prorrogas si a ello hubiere lugar. 19

20 En caso tal que el proponente allegue con su propuesta documentación de más de un candidato por cargo, sólo se evaluara la documentación del primero de ellos y que se encuentre foliada en orden ascendente El anterior equipo es el mínimo solicitado. Si para cumplir con todas las actividades y obligaciones solicitadas se necesita de personal adicional para lograr la implementación, desarrollo, pruebas y puesta en producción de la solución integral, el proponente lo deberá asumir sin que genere costos adicionales para La Previsora S. A. En caso de que las certificaciones presenten inconsistencias de forma y no de fondo, se solicitará aclaración al proponente el cual debe responder dentro de los términos fijados para tal fin y sin que esto le dé derecho a cambiar ni el contrato certificado ni la empresa que certifica. En caso de que la aclaración no se entregue en los tiempos predeterminados, se rechazará la propuesta. La Previsora S.A. se reserva la facultad de comprobar la autenticidad de los documentos aportados. CAPITULO IV ESPECIFICACIONES OBLIGATORIAS 4. ASPECTOS TÉCNICOS OBLIGATORIOS El proponente deberá diligenciar el Anexo 6 (Acta de Compromiso), donde acepta y garantiza dar cumplimiento a lo indicado por La Previsora S. A desde el numeral 4.1 (Entradas y parámetros del proceso del Presupuesto) hasta el numeral 4.4 (Requerimientos Técnicos) inclusive. Este anexo deberá adjuntarse a la propuesta y ser suscrito por el representante legal del proponente. La solución debe ser diseñada integralmente de tal manera que permita la flexibilidad y trazabilidad en los modelos, optimizando tiempos de respuesta para los usuarios de La Previsora S. A. Si durante la ejecución del contrato La Previsora S. A., realiza algún cambio en su estructura organizacional y/o de los componentes del proceso a implementar mediante el objeto de la presente contratación, se revisarán con el proponente favorecido las modificaciones al modelo establecido, y su respectivo impacto sobre el proyecto, sin que ello implique reconocimiento económico alguno. Los costos de las actualizaciones producto de cambios diferentes a los normativos serán acordados por las partes, previa negociación. La Previsora S.A. requiere una solución integral para gestionar el proceso de formulación y seguimiento presupuestal que contenga como mínimo los ítems que relacionamos a continuación: 4.1 Entradas y parámetros del proceso del Presupuesto: 20

21 La solución debe ajustarse a la estructura específica de cuentas, rubros y elementos de la estructura de la organización, igualmente de la operación en sus diferentes áreas. Teniendo en cuenta las denominaciones utilizadas como términos propios del negocio. La solución debe integrarse de manera automática con todas aquellas herramientas y aplicaciones tecnológicas utilizadas o que llegare a utilizar La Previsora S. A, que contengan información necesaria para la elaboración, análisis y seguimiento del presupuesto de la compañía (interfaces con sistemas actuales). La herramienta debe contar con la posibilidad de efectuar cargues de información mediante archivos planos y/o plantillas y/o web services, de acuerdo con la información y la estructura que La Previsora S. A. considere pertinente. Para todos los módulos establecidos en la herramienta; la solución deberá contemplar un histórico de mínimo cinco años. La solución tecnológica deberá ser paramétrica y flexible permitiendo adaptarse fácilmente a los cambios en la estructura orgánica de la Previsora S.A, manteniendo la solución actualizada de acuerdo a la estructura organizacional, productos y necesidades en general que tenga La Previsora S.A. 4.2 Procedimientos del proceso de presupuesto. El sistema presupuestal de La Previsora S. A. se encuentra constituido por: Estados de resultado presupuestado de acuerdo con la estructura definida por el usuario y/o las normas que se encuentren vigentes. Presupuesto de adquisición de bienes, proyectos e inversiones. Presupuesto flujos de efectivo Estado de resultado presupuestado: Este se acoge a los principios básicos estipulados por la Superintendencia Financiera de Colombia, Contraloría General de la República, Contaduría General de la Nación y los diferentes entes de vigilancia y control que apliquen para La Previsora S. A. El Estado de resultados contendrá la estimación de los ingresos que se proyectan percibir durante el respectivo ejercicio, los gastos y costos en que incurrirá la compañía para el desarrollo de sus actividades durante el periodo fiscal. 21

22 Los ingresos y gastos serán identificados según su naturaleza en operacionales y no operacionales, teniendo como base la clasificación establecida por el PUC del Sistema Financiero, y agrupados de acuerdo con la metodología, lineamientos y/o políticas establecidas por La Previsora S.A. La solución tecnológica deberá ser paramétrica y flexible permitiendo adaptarse fácilmente a los cambios en las estructura y definición del Estado de Resultados. La estructura mínima para el presupuesto que debe contener la solución tecnológica, se encuentra definida en el Anexo 7 Estructura de estado de resultado presupuestado, el cual se encuentra estructurado de acuerdo a las definiciones y políticas internas de la Previsora S.A y a los lineamientos de los diferentes Entes de Control, en especial la Superintendencia Financiera. Teniendo en cuenta la estructura definida en el Anexo 7, la información deberá ingresarse (input) mediante archivos planos y/o directamente en el aplicativo por medio de plantillas establecidas para cada centro de costo de acuerdo con las condiciones y características propias de cada uno, para tal fin, se deberán contemplar como mínimo los siguientes campos en la captura de información: Centro de costo, código del rubro, nombre del rubro, código del subrubro, nombre del subrubro, mes, cuenta contable asociada, año y valor. La solución debe contemplar la posibilidad de incluir nuevos campos en caso de ser necesario. La estructura y las definiciones del Estado de Resultados determinado anteriormente, podrá tener modificaciones de acuerdo con las necesidades del usuario o por necesidades surgidas dentro del proyecto. A continuación se relacionan los ítems que como mínimo la solución debe tener en cuenta para la correcta elaboración y consolidación del Estado de Resultados presupuestado. La información producto de lo definido en estos ítems hará parte integral de la estructura del presupuesto: Presupuesto de Primas (Ventas) y Recaudos: Las primas corresponden a los ingresos operacionales de la Compañía y se traduce como la contraprestación que paga el asegurado por el traslado de un riesgo a la compañía de seguros. El presupuesto de primas (ventas), debe estar contemplado por sucursal, negocio y por ramo (técnico/ comercial) al nivel de detalle requerido por parte del usuario. 22

23 La solución debe contar con la opción de generar proyecciones de cierre tomando como base la información de los últimos cinco años (5) como comportamiento histórico y/o la aplicación de metodologías sugeridas por el proponente y autorizadas por la Compañía. Para el primer año, se deberá cargar a la solución la información histórica de los últimos cinco años. La generación de estas proyecciones serán dinámicas y el usuario podrá escoger la periodicidad deseada (meses, años, días, entre otros), adicional a ello la proyección deberá generar alertas (semaforización) de cumplimiento por sucursal, ramo (técnico / comercial) y/o cualquier otra división que contemple el presupuesto de primas (ventas). La solución calculará presupuestos de primas (ventas) estimadas de manera automática manejando diferentes metodologías sugeridas por el proponente y autorizadas por La Previsora S. A., para tal fin. Así mismo, la solución permitirá ingresar por medio de plantillas y/o archivos planos la información pertinente al presupuesto de primas, el cual será alimentado por parte del usuario. La información contenida en la plantilla y/o en el archivo plano será la estipulada por parte del usuario. La información será ingresada por cada uno de los centros de costos autorizados para tal fin, datos que serán validados, revisados y autorizados por el usuario definido por la compañía según su nivel jerárquico. Como insumo para el cálculo del presupuesto, la solución debe contar como mínimo con los siguientes listados, los cuales serán cargados directamente del aplicativo CORE, por medio de archivos planos, interfaces y/o webservice, entre otros, los cuales se definirán de acuerdo con las necesidades de la información requerida y a su frecuencia de actualización. Su desarrollo debe estar contemplado dentro de la implementación de la solución: Vencimientos de las pólizas mensuales por sucursal y ramo. Listados de cuentas contables. Listados de clientes por sucursal y ramo (técnico/comercial) de acuerdo con la estructura definida por el usuario. Listados históricos de producción y presupuestos, que contendrá como mínimo nombre del cliente, ramo técnico/comercial, intermediario, información de reaseguros, sucursal, valor de la prima, entre otros. (últimos 5 años). Información de ventas del mercado asegurador (suministrado por Fasecolda, Superfinanciera o la entidad que remita esta información). La solución tecnológica deberá realizar el presupuesto de primas (ventas) al detalle (por sucursal, ramo, cliente, canal, entre otros) y con la periodicidad (diaria, quincenal, mensual, entre otras) requerida por el 23

24 usuario de acuerdo con sus necesidades. De este modo, la aplicación deberá generar informes comparativos y definitivos con la periodicidad considerada por el usuario reflejando el comportamiento (incremento, disminución) de la producción a un corte específico. Para el seguimiento mensual, la solución realizará comparaciones entre los valores efectivamente registrados en la contabilidad y el valor presupuestado. Para tal fin, la tecnología de integración entre los sistemas de información de Previsora S.A. y la solución propuesta por el proveedor, debe ser la que más se adecue a las necesidades de información requerida y a su frecuencia de actualización. Por lo tanto, se podrán utilizar herramientas como archivos planos, o webservice, etc. los cuales su desarrollo debe estar contemplado dentro de la implementación de la solución. La solución deberá contemplar estos movimientos, los cuales se generan desde el CORE utilizado por La Previsora S. A, y deberán ser replicados a la solución, lo cual permitirá mantener el presupuesto actualizado, para el control en la ejecución y disponibilidad presupuestal, por lo tanto la comunicación debe ser del CORE a la solución tecnológica. De acuerdo con lo anterior, la solución tecnológica ofertada contendrá un módulo específico de clientes, el cual debe permitir escoger, incluir y modificar los clientes que constituirán el total del presupuesto de primas, así como identificar si el negocio es facultativo o no. En los casos que el usuario considere necesario agrupar clientes de acuerdo con criterios definidos, la solución deberá estar en la capacidad de realizarlo. Para su funcionalidad este módulo contemplará como mínimo los siguientes campos: sucursal, código asegurado, nit o cédula, nombre asegurado, sector, ramo técnico/comercial, número de póliza, endoso, clasificación facultativo, código del intermediario/agente, nombre del intermediario/agente, fecha de emisión, fecha de inicio de vigencia, fecha de finalización de vigencia, prima emitida, tipo de canal y demás campos que el usuario considere necesario. Todos los informes que se generen en la solución tecnológica deberán ser dinámicos y con niveles de seguridad, permitiendo al usuario diseñar informes de acuerdo con su perfil y necesidad. Basados en el presupuesto de primas, la solución deberá generar un presupuesto de recaudos el cual será calculado de acuerdo al porcentaje asignado por parte del usuario; este porcentaje será asignado tanto por sucursal como por ramo (comercial/ técnico), a los valores de primas (ventas) reales o presupuestadas. 24

25 La solución generará reportes de cartera recaudada versus los recaudos presupuestados, los cuales podrán ser exportados en archivos de Excel, Word, Power Point y PDF, el usuario tendrá la posibilidad de escoger la periodicidad. Estos reportes deberán ser comparativos como mínimo con los últimos tres años, reflejando su comportamiento porcentual, en valores (diferencias) y presentando alertas de cumplimiento. La solución debe permitir realizar proyecciones y escenarios tanto del presupuesto de primas como del presupuesto de recaudo Reaseguros El reaseguro es el seguro de las compañías de seguros; es decir es la transferencia de una parte de los riesgos que un asegurador directo asume frente a los asegurados. La solución debe contener como mínimo los siguientes parámetros por ramo: Comisiones (%), distribución automática de reaseguros (%retención, %cesión), costos de contratos no proporcionales, valor de depósitos retenidos, valor de comisiones facultativas, valor de reembolsos de contratos de exceso de pérdida. El aplicativo debe permitir que el valor de comisiones facultativas se ingrese de manera agrupada por ramo según como lo requiera el usuario. La solución tecnológica debe permitir ingresar la información base para el cálculo de primas cedidas, comisiones y depósitos retenidos incluyendo como mínimo los siguientes datos: información mensual de primas separadas entre componente facultativo, automático (Retención + Cesión) y retención al 100%. La información será tomada del presupuesto de primas, razón por la cual esta variable deberá estar establecida en dicho modulo. La solución tecnológica debe permitir ingresar y/o actualizar toda información mediante archivo plano y/o directamente en la solución, cada vez que se requiera 25

26 Como resultado de la información cargada en el archivo / plantilla de reaseguros, la aplicación deberá realizar cálculos donde se obtenga los siguientes valores: primas cedidas a reaseguro automático, comisiones automáticas y depósitos retenidos. La aplicación deberá permitir visualizar la siguiente información: valor de comisiones, reaseguros automático de retención y cesión, costos de contratos no proporcionales, valor de depósitos retenidos, valor de comisiones facultativas, valor de reembolsos de contratos de exceso de pérdida y la demás información que el usuario requiera Cámara de Compensación SOAT. Para las compañías de seguros autorizadas por la Superintendencia Financiera de Colombia a comercializar el seguro obligatorio de accidentes de tránsito SOAT, existe, dentro de su estructura del estado de resultados, las primas por acuerdo de compensación, las cuales pueden tener un efecto de ingreso o de egreso, dependiendo el portafolio que maneje la compañía de seguros. De acuerdo con lo anterior, la solución debe contar con un módulo que permita realizar la proyección de cierre y el presupuesto de la cámara de compensación del siguiente año, para tal fin, la solución debe tomar el total de las primas emitidas del ramo SOAT y traducirlas en cantidad de pólizas, distribuidas entre los diferentes tipos de vehículos y multiplicarlo por el valor estimado de compensación para cada tipo de vehículo, el cual será ingresado por parte del área encargada de realizar dicho cálculo. La solución debe permitir realizar diferentes escenarios, en la composición del portafolio del ramo SOAT, permitiendo al usuario escoger la opción más acertada para incluirlo al presupuesto definitivo de la Compañía Estimación y contabilización mensual de las primas por compensación. La solución deberá contar con un submódulo para el registro del acuerdo de compensación, en el cual se calcularán las primas estimadas de compensación, de acuerdo con la metodología establecida por parte de la Superintendencia Financiera de Colombia y/o el ente que regule este tema. El cálculo se realizará de manera mensual ó con la periodicidad que defina el usuario. Para este cálculo la solución tecnológica debe tener en cuenta el histórico de la liquidación mensual de compensación de por lo menos los últimos dos años y el acumulado de los años siguientes. Este cálculo deberá visualizarse por lo menos por tipo de vehículo y sucursal. 26

27 El cálculo que generé el submódulo no afectará el presupuesto ya cargado y aprobado en el sistema, sin embargo, deberá realizar comparativos entre estos dos, con el fin de identificar las diferentes desviaciones que se puedan presentar. Nota: Como base de cálculo, el submódulo trabajará con la producción de pólizas estimadas mensual y la composición del portafolio autorizado por parte del usuario Cálculo de Reservas Técnicas: La solución deberá contar con un módulo para calcular y proyectar las diferentes reservas técnicas por ramo y sucursal contemplando la periodicidad establecida por el usuario. La aplicación deberá estar en capacidad de incluir nuevas jerarquías. Estas reservas son propias de la actividad aseguradora y su cálculo en la solución tecnológica se deberá realizar de acuerdo con la normatividad vigente. La solución deberá extraer del CORE de La Previsora S. A., mediante un interfaz o web services, la información necesaria para combinarla con los valores presupuestados en el rubro específico y a partir de allí, realizar los respectivos cálculos de acuerdo con los parámetros establecidos por el usuario. Actualmente la Compañía cuenta con las siguientes reservas técnicas: Desviación de siniestralidad Riesgos en curso Reserva especial (parametrizable por ramos y por negocio) Reserva de siniestros avisados y no avisados Sin embargo, en caso de presentarse modificaciones tanto en el cálculo, como en la cantidad de reservas técnicas, la solución estará en condiciones de adaptarse rápidamente a ellas. La solución permitirá realizar diferentes simulaciones en todas las reservas técnicas, tomando como parámetros los definidos por parte del usuario Otros Rubros: 27

28 Para los siguientes rubros la solución deberá permitir el ingreso de la información a través de archivos planos, web services, interfaces y/o directamente sobre la solución. El ingreso de la información podrá ser en función de un rubro (s) mayor(es), de forma mensual, por ramo y/o sucursal, de acuerdo con lo establecido por parte del usuario. La información cargada y visualizada como mínimo será de periodicidad mensual, por sucursal y por ramo: Siniestros pagados. Salvamentos. Recobros. Costos de auditoria e investigación de siniestros. Siniestros de cesión. Liberación de siniestros avisados. Liberación de siniestros no avisados. Liberación de reserva especial. Constitución de siniestros avisados. Constitución de siniestros no avisados. Provisiones Impuestos Resultado financiero Gastos de Personal: Para el presupuesto de nómina, la solución debe permitir el ingreso de variables para proyección y contener como mínimo las siguientes funcionalidades: Índice de Precios al Consumidor ( IPC ) Porcentaje de incremento del Salario Mínimo Legal Mensual Vigente (SMLMV) decretado por el gobierno nacional. (Referente para la estimación de algunos auxilios convencionales) Porcentaje de incremento de salario de Directivos. Porcentaje de incremento de salario de empleado público (dos funcionarios) 28

29 Subsidio de Transporte, decretado por el gobierno nacional Porcentaje de incremento para convencionados (estipulado en la Convención Colectiva) Porcentaje de incremento de mesadas pensionales Cuota regulada de aprendices SENA Tabla de cargos por tipo de contrato. Participación de utilidades Régimen de cesantías Porcentaje de aporte al Fondo Mutuo de Inversión Auxilios convencionales parametrizables De igual modo, la solución debe contemplar como mínimo los siguientes conceptos: Centro de costos, conceptos de nómina, cuentas contables asociadas a los conceptos, formulación para la proyección de nómina, prestaciones sociales, bases de liquidación de prestaciones sociales Entrada de información: La entrada de información será a través de archivos planos, web services y/o interfaces desde el software de nómina de La Previsora S.A. y definido por el área que a su cargo tenga asignada esta labor. Los archivos planos están estructurados de la siguiente manera: Planta de personal de convencionados (cedula, nombre del funcionario, centro de costo, cargo, salario, fecha de ingreso, tipo de contrato, número de cargos ocupados y número de cargos vacantes). Su variable para proyección presupuestal es el porcentaje de incremento para convencionados. Los conceptos mínimos de nómina a tener en cuenta son: (salario, auxilios de alimentación (prestacional y no prestacional), subsidio de transporte, primas legales y extralegales, primas de antigüedad (quienes tengan derecho a la prima en el año a presupuestar), bonificación de navidad, cesantías, intereses de cesantías, vacaciones y prima de vacaciones, auxilios convencionales, pólizas, seguridad social, parafiscales, utilidades). Planta de pensionados (Cedula, nombre del pensionados, mesada pensional, cuota parte). Su variable para proyección presupuestal es el porcentaje de incremento de mesada pensional. Los conceptos de nómina a tener en cuenta son: (mesada pensional, mesada 14). 29

30 Planta Directivos (cedula, nombre del funcionario, centro de costo, cargo, salario, fecha de ingreso, número de cargos ocupados y número de cargos vacantes): Su variable para proyección presupuestal es el porcentaje de incremento para directivos. Los conceptos de nómina a tener en cuenta son: (salario, prima legal, cesantías, intereses de cesantías, vacaciones, prima de vacaciones, prima de navidad, seguridad social, parafiscales, bonificación por resultados). Planta Empleado Público (cedula, nombre del funcionario, centro de costo, cargo, salario, fecha de ingreso): Su variable para proyección presupuestal es el porcentaje de incremento para empleados públicos. Los conceptos de nómina a tener en cuenta son: (salario, prima legal, prima técnica, bonificación por servicios prestados, bonificación por dirección, cesantías, intereses de cesantías, vacaciones, prima de vacaciones, seguridad social, parafiscales). La solución debe permitir la inclusión de nuevas prestaciones, cambios en los cálculos, cambios en los conceptos de nómina, centros de costos, creación de nuevos cargos, nuevos tipos de vinculación (nueva planta), estructura organizacional de la planta, reclasificaciones de personal entre centros de costos, inclusiones y exclusiones de personal y/o cargos. En el proceso de prestaciones sociales la solución debe contener como mínimo los siguientes campos, de acuerdo con los lineamientos de La Previsora S, A.: Prima Semestral Prima de Servicios Bonificación Especial de Navidad Bonificación de Antigüedad Vacaciones Prima de Vacaciones La solución deberá realizar proyecciones y simulaciones aplicando la formulación de las prestaciones legales de los conceptos de nómina. Estas proyecciones son de uno, dos, y tres años: Proyección por empleado por tipo de planta y de manera mensual. Proyección por cargo por tipo de planta y de manera mensual. Proyección por centro de costo por tipo de planta y de manera mensual. Proyección por concepto de nómina de manera mensual. Proyección por régimen de cesantías de manera mensual. 30

31 La solución debe permitir realizar el seguimiento y control presupuestal mensual frente a los datos reales de la contabilidad. Este comparativo debe ser por concepto de nómina y centro de costo. Cálculo del valor anual y mensual de las provisiones de vacaciones, cesantías, primas legales y extralegales, beneficios convencionales, bonificación por resultados, bonificación de navidad, intereses de cesantías, prima de navidad, prima de vacaciones. La solución debe realizar simulaciones de los incrementos en la nómina mediante variación en cada parámetro definido y por empleado, cargo, concepto de nómina y centro de costo, así como simulación de las pólizas (hospitalización, funerario y vida). La solución generara reportes de las simulaciones realizadas, así mismo creará informes de nómina por centro de costo, empleados total de la empresa, el flujo de caja de proyección de pagos de nómina (quincenal, mensual incluye pago de mesadas pensionales) y seguridad social Presupuesto de gastos de operación y costos de seguros La solución tecnológica permitirá capturar, consolidar y visualizar las necesidades presupuestales de los diferentes centros de costos, mediante el diseño de plantillas, interfaces u otro mecanismo, detallado por ramo, centro de costo, sucursal y con periodicidad mensual y/o la definida por el usuario. Esta información debe estar consolidada, de acuerdo con la asociación que defina La Previsora S.A. (anexos por rubro, por tipo de gasto, por centro de costos, por ramo, entre otros). Los ítems mínimos que deben tener los anexos son los siguientes: Concepto, Valor presupuestal, Proyección de cierre del año de elaboración del presupuesto, Variación. Observaciones. La solución deberá ser dinámica, permitiendo al usuario crear escenarios afectando diferentes rubros y /o centros de costos a la vez. Estas modificaciones tendrán que actualizar de manera automática el total del presupuesto. 31

32 Las modificaciones y la construcción de los escenarios se podrán realizar con valores absolutos o porcentualmente, teniendo en cuenta el tipo de rubro a modificar, para tal fin la solución podrá realizar los escenarios a partir del primer presupuesto cargado o del propuesto generado automáticamente por parte de la solución Proyección de cierre del año de elaboración del presupuesto: La solución debe permitir realizar la proyección de los diferentes conceptos que integran el presupuesto. Esta proyección deber ser automática, tomando como mínimo el comportamiento de los últimos cinco años y diferentes metodologías propuestas por el proponente y aceptadas por La Previsora S.A., para tal fin. Para estas proyecciones el usuario podrá incluir a la solución nuevos parámetros y/o variables. Los conceptos de cada anexo, serán definidos y parametrizados por parte del usuario Inclusión de Vigencias futuras: La vigencia futura se define como la disponibilidad que por su naturaleza requiere ejecutarse en más de una vigencia fiscal, comprometiendo presupuesto futuro para llevar a cabo gastos de funcionamiento y/o inversión, razón por la cual es fundamental que la solución contemple estos montos en la construcción del presupuesto inicial afectando la vigencia fiscal, rubro, subrubro y centro de costo asignado. Para tal fin, la tecnología de integración entre los sistemas de información de La Previsora S.A. y la solución propuesta por el proveedor, debe ser la que más se adecue a las necesidades de información requerida y a su frecuencia de actualización Traslados presupuestales y reclasificaciones: El traslado presupuestal se define como la modificación a la estructura interna del presupuesto entre rubros, que consiste en reducir o eliminar uno o más gastos para incrementar otro u otros en el mismo valor. La reclasificación entre rubros se define como el traslado de montos entre los mismos rubros a uno o varios centros de costos, este movimiento no altera el saldo consolidado del rubro. 32

33 De acuerdo con a lo anterior, la solución deberá contemplar estos movimientos, los cuales se generan desde el CORE utilizado por La Previsora S. A. y deberán ser replicados a la solución, lo cual permitirá mantener el presupuesto actualizado, para el control en la ejecución y disponibilidad presupuestal, por lo tanto la comunicación entre el CORE y la solución tecnológica debe ser en ambas vías Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP): Es el Documento que garantiza la existencia de apropiación presupuestal disponible y libre de afectación para ser comprometida durante la vigencia fiscal respectiva. La solución deberá extraer del CORE utilizado por La Previsora S. A. por medio de archivos planos, webservices, y/o interfaces la información requerida por el usuario para el cargue y actualización del presupuesto, dando como resultado el cálculo del saldo disponible por centro de costo, rubro y subrubro, la tecnología de integración entre los sistemas de información de La Previsora S.A. y la solución propuesta por el proveedor, debe ser la que más se adecue a las necesidades de información requerida y a su frecuencia de actualización. Por lo tanto, se podrán utilizar herramientas como archivos planos, webservice, etc., para los cuales en su desarrollo debe estar contemplado dentro de la implementación de la solución Presupuesto Modificado: Es el resultante del presupuesto inicial autorizado más y/o menos los ajustes realizados por el usuario final, producto de reclasificaciones, traslados, aumentos y reducciones. La solución deberá llevar control de la disponibilidad presupuestal, la cual se determina de la siguiente manera: Presupuesto inicial + adiciones disminuciones + / - reclasificaciones + /- traslados. La solución deberá afectar el rubro (s), subrubro (s) del presupuesto del área y/o sucursal correspondiente de la vigencia actual y las vigencias posteriores según corresponda. La solución debe tener la posibilidad de generar por medio de reportes la disponibilidad presupuestal por centro de costo y consolidado, rubro, subrubro, por mes acumulado y/o la periodicidad que el usuario requiera, siguiendo la estructura del PYG definida por la Compañía. Estos reportes deberán contar con la opción de exportar a Excel, Word, Power Point, PDF. 33

34 El reporte permitirá visualizar el presupuesto original, el presupuesto modificado, el presupuesto comprometido y el presupuesto ejecutado. Podrá generarse por centro de costo y/o consolidado, rubro, subrubro y por mes acumulado, siguiendo la estructura del PYG definida por la Compañía. Este reporte podrá generarse de forma diaria y deberá mostrar variaciones absolutas y porcentuales entre el presupuesto, el presupuesto modificado, el ejecutado y el comprometido, para cada rubro y subrubro Proceso de seguimiento presupuestal. La solución deberá homologar las cuentas contables a los rubros y/o subrubros presupuestales y de esta manera realizar el comparativo como mínimo por: centro de costos, ramo y consolidado, como resultado presentará un reporte del PYG presupuestado que contendrá como mínimo la siguiente información: Centro de costos / Sucursal Canal de distribución (presupuesto de ventas). Ramo Periodo Rubro / subrubro Saldo contabilidad Saldo presupuesto Variación absoluta Variación porcentual Alertas tempranas En el reporte se podrá generar también información histórica, es decir podrá seleccionarse un corte específico Presupuesto de Adquisición de bienes: La solución deberá consolidar la información de los proyectos y de inversión en activos fijos. Como mínimo debe contar calcular por: vicepresidencia, centro de costo, descripción del activo, cantidad, 34

35 necesidad (esta puede ser reposición o nuevo), mes de compra, costo unitario, costo total, código del rubro y subrubro y descripción del rubro y subrubro Presupuesto de efectivo. Con la información de PYG y del presupuesto de adquisición de bienes, la solución deberá admitir la construcción del presupuesto de efectivo, permitiendo la integración de rubros, así como la asociación entre estos a través de cálculos aritméticos y la asociación a parámetros para su proyección cuando corresponda. El presupuesto de efectivo debe considerar todos los rubros que generan entradas y salidas de recursos. Esta estructura podrá ser definida y parametrizada por el usuario. Este presupuesto debe ser dinámico y será actualizado cada vez sé que se modifique cualquiera de sus fuentes Requerimientos Generales En los casos que se requiera, la solución a través de formulaciones, podrá realizar cálculos entre rubros y centros de costos para cualquiera de las jerarquías y/o elementos de las jerarquías. La solución permitirá consolidar el presupuesto por tipos de gastos, rubros / subrubros, centros de costos y por ramo, según sistema presupuestal de La Previsora S. A. La solución debe permitir consolidar el presupuesto de adquisición de bienes por rubros, centros de costos y por ramo, según sistema presupuestal de La Previsora S. A. La solución debe permitir consolidar el presupuesto de efectivo, según el sistema presupuestal de La Previsora S. A. La solución debe suministrar un presupuesto propuesto, basado en el comportamiento histórico (mínimo 5 años) y/o en la aplicación de diferentes metodologías. La solución deberá realizar proyecciones de toda la estructura presupuestal de la Compañía al detalle requerido por el usuario, aplicando diferentes metodologías aceptadas por parte del usuario. 35

36 La solución debe permitir realizar simulaciones que puedan ser guardados como escenarios para cualquiera de las jerarquías y/o elementos de las jerarquías, de manera que se pueda analizar el impacto de modificaciones en elementos o valores del presupuesto base. La solución debe permitir el manejo de un proceso de revisión y aprobación de los diferentes recursos presupuestados por rubro y por centro de costo para cualquiera de las jerarquías y/o elementos de las jerarquías. La solución debe contener paneles de control, que permitan al usuario realizar seguimientos, indicadores, proyecciones, escenarios, análisis y gráficos que faciliten la toma de decisiones gerenciales. Los conceptos y funcionalidades mínimos que debe contener el panel de control son los siguientes: Primas emitidas. Primas en Compensación. Siniestros incurridos. Gastos Operacionales más representativos. Gastos de Personal. Resultado financiero. Conceptos asociados con reaseguros. Reservas técnicas. La solución debe permitir realizar consultas cruzadas propias, por medio de reportes dinámicos, sobre la información de presupuesto y su ejecución, sin tener la dependencia de un funcional de tecnología. La solución debe tener flexibilidad en la definición de reportes, aplicando el modelo de tablas dinámicas u otro modelo que facilite la construcción de reportes, la solución tendrá la capacidad de generar reportes con la estructura y contenido requerido por el usuario, de acuerdo a sus necesidades. La solución tecnológica permitirá generar reportes dinámicos, donde se puedan seleccionar diferentes rubros y centros de costos, por tipos de movimientos presupuestales, generando señales de alerta según el consumo y disponibilidad de recursos. 36

37 La solución tecnológica deberá emitir como mínimo los siguientes reportes dinámicos de acuerdo a la estructura y contenido definido por el usuario: Estado de resultados por ramo Estado de resultados por sucursal Estado de resultados por canal de distribución Estado de resultados con la combinación por ramo, sucursal y canal de distribución Flujo de caja consolidado, por ramo y por sucursal. Reporte detallado de ventas Reporte de cámara de compensación Reporte de reservas técnicas Reporte de presupuesto de nomina Reporte de presupuesto de reaseguros Reporte dinámico de siniestralidad por ramo, sucursal y canal de distribución, con información histórica y proyectada Reporte de distribución de gastos por centro de costo, ramo y canal de distribución Los reportes generados a través de la solución podrán ser exportados en archivos de Excel, Word, Power Point y PDF, los cuales permitirán reflejar la información solicitada de acuerdo con la periodicidad establecida por parte del usuario. La solución tecnológica deberá adoptar el modelo de costeo definido por La Previsora S. A. y será aplicado al modelo del presupuesto, dando como resultado la distribución de los gastos estimados por ramo, centro de costo, canal de distribución. La solución deberá contar con herramientas que permitan agilizar el proceso de intercambio de información, mejorando los tiempos y controles en el proceso presupuestal de la Compañía. La solución tecnológica se adaptará de manera eficaz a cualquier cambio normativo que se presente durante la ejecución del contrato y que este afecte los cálculos, estructura u otros aspectos a los presupuestos de la compañía, en lo relacionado con las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) las cuales serán aplicadas a la directriz suministrada por la Previsora S.A. La integración entre los sistemas de información de La Previsora S.A. y la solución propuesta por el proveedor, debe ser la que más se adecue a las necesidades de información requerida y a su 37

38 frecuencia de actualización. Por lo tanto, se podrán utilizar herramientas como archivos planos, webservice, etc. los cuales su desarrollo debe estar contemplado dentro de la implementación de la solución. La Parametrización debe ser fácil, sencilla y entendible para el usuario. En donde no se requiere ayuda de personal de Tecnología de la organización. La solución debe integrarse de manera automática con todas aquellas herramientas y aplicaciones tecnológicas que maneje o llegaré a manejar La Previsora S. A. La solución tecnológica una vez puesta en producción contará con mínimo seis (6) meses de garantía por problemas de parametrización, estabilización y errores propios del sistema. La solución tecnológica debe operar en idioma español, con la opción de generar reportes en inglés y que haga conversión de moneda colombiana a dólares estadounidenses. El proponente deberá realizar el mantenimiento, soporte técnico y actualización de versiones por un tiempo de 12 meses, contados a partir de la puesta en producción de la solución tecnológica, sin que este genere costos adicionales. La solución tecnológica deberá ser paramétrica y flexible permitiendo adaptarse fácilmente a los cambios en la estructura orgánica de la Previsora S.A, manteniendo la solución actualizada de acuerdo a la estructura organizacional, productos y necesidades en general que tenga La Previsora S.A. La Solución de presupuesto debe permitir la parametrización a través de una interfaz gráfica de acuerdo a reglas y políticas de La Previsora S. A., sin intervención de tecnología y sin necesidad de programación. La Solución de presupuesto, debe controlar automáticamente los cambios efectuados a un presupuesto, mediante sistemas de auditoría. La Solución de presupuesto debe permitir la captura o carga masiva de contenidos o referencias a contenidos externos. La solución de presupuesto debe permitir el manejo de multimoneda (pesos, dólares, euros, entre otros) y su correspondiente tasa de cambio. 4.3 Etapas de la solución integral requerida 38

39 A continuación se describen las etapas que deberán ser desarrolladas por La Previsora S. A. y el proponente favorecido y los entregables mínimos. Los demás entregables y el tiempo de duración de cada etapa se acordaran entre el proveedor y La Previsora S. A., junto con sus criterios de aceptación, en la etapa de preparación inicial y planeación, sin superar el plazo total de ejecución del contrato. Cada uno de los entregables definidos serán aprobados a satisfacción del dueño del proceso correspondiente Etapa de Preparación Inicial y Planeación: El objetivo de la Etapa de Preparación Inicial y Planeación es la de planear los aspectos necesarios para la implementación de la nueva solución integral presupuestal, objeto de esta contratación, la cual será acordada entre La Previsora S. A. y el proponente favorecido. Esta etapa iniciará a partir de la firma del acta de aprobación de garantías; tendrá una duración máxima de dos (2) meses. Como mínimo debe contar con las siguientes fases: Presentación de la metodología de trabajo para cada etapa Reuniones mesas de trabajo, revisión del proceso. Definición alcance y cronograma del proyecto. Levantamiento de información basado en los procesos de La Previsora S. A. Levantamiento de información de Infraestructura Tecnológica para la solución. Análisis de información y recomendaciones basados en las mejores prácticas. Definición de esquema de adecuación de la solución. Definición del esquema de controles y alertas. Realización del plan de trabajo operativo. El entregable en esta Etapa es el Documento del Plan General de Proyecto el cual contemplara como mínimo la hoja de navegación del proyecto, definición y estructura de los entregables, definición y periodicidad de reuniones de proyecto, metodología a implementar y el cronograma detallado del proyecto. Se debe emplear una metodología y logística que minimice el impacto sobre las operaciones normales de La Previsora S. A., la cual será definida entre el proponente y la Compañía. 39

40 4.3.2 Etapa de Análisis y Diseño: La Etapa de Análisis y Diseño iniciará una vez culmine la Etapa de Preparación Inicial y Planeación. Como mínimo se desarrollarán las siguientes fases: Diseño de modelo para las interfaces (comunicación con los demás sistemas información de la compañía). Diseño de la solución integral presupuestal ajustada a La Previsora S. A. Definición casos de Uso. Definición perfiles de usuario. Los entregables definidos para esta Etapa serán los siguientes: Informe que contendrá como mínimo, la revisión del procedimiento de elaboración del presupuesto actual de La Previsora S.A; recomendaciones y metodologías propuestas para la optimación y mejoramiento del mismo, Documento de Diseño de la solución, el cual deberá contemplar como mínimo todos los aspectos técnicos relacionados en el presente documento, nuevos procedimientos para la realización del proceso presupuestal, esquema gráfico y descripción de la herramienta tecnológica ajustada para cubrir las necesidades de La Previsora S.A Etapa de Personalización, Implementación y Pruebas de Desarrollo: La Etapa de construcción iniciará una vez culmine la Etapa de Análisis y Diseño. Como mínimo se desarrollarán las siguientes fases: Construcción modelo de interfaces. Cargue inicial de datos de pruebas Construcción de la solución con todas las herramientas (módulos, plantillas y demás) Parametrización de la herramienta. Pruebas iniciales por parte del proveedor. Instalación de Elementos Tecnológicos. 40

41 En esta Etapa se contemplan como mínimos los siguientes entregables: Software personalizado para La Previsora, desarrollado e implementado en su totalidad en ambiente de pruebas, listo para ser utilizado por La Previsora S.A., el cual será recibido mediante acta de instalación, acompañado de un documento que contendrá como mínimo Guía del usuario, especificaciones técnicas, tecnológicas entre otras. Informe de Pruebas realizadas por parte del proveedor, en donde se deben evidenciar mediante pantallazos y otros mecanismos, dichas actividades. Así mismo, deberá contener las inconsistencias identificadas y las soluciones dadas para subsanar la inconsistencia por parte del proveedor. En este documento se deberá evidenciar las pruebas en todos los módulos del software, así como la integralidad del mismo Etapa de Pruebas de Usuario: La Etapa de pruebas iniciará una vez culmine la Etapa de Personalización Implementación y Pruebas de Desarrollo, teniendo en cuenta los casos de uso definidos. Como mínimo se desarrollarán las siguientes fases: Configuración ambiente de pruebas Carga de datos de pruebas. Entrenamiento a usuarios de pruebas Pruebas de validación y aceptación.(casos de Uso) Ajustes a la herramienta. El entregable en esta Etapa será el software listo para poner en producción, cuyo criterio de aceptación será la herramienta operando correctamente en su totalidad. Dicha entrega se realizará mediante acta de entrega Etapa de Puesta en Producción: La Etapa de Puesta en Producción iniciará una vez culmine la Etapa de Pruebas de Usuarios. 41

42 El objetivo de esta etapa es la entrega de la responsabilidad del desarrollo y ejecución de los servicios objeto de esta contratación, por parte del proponente favorecido, a La Previsora S. A. o a quien esta última designe, siguiendo una metodología que minimice el impacto en las operaciones normales, como mínimo se desarrollará con las siguientes fases: Salida a producción. Acompañamiento y Soporte Técnico presencial durante las dos semanas siguientes a la puesta en producción. El entregable en esta etapa es La solución tecnológica puesta en producción la cual debe estar operando correctamente en su totalidad Etapa de Entrenamiento y Cierre del Proyecto: La Etapa de Entrenamiento iniciara desde la etapa de Personalización, implementación y Pruebas de Desarrollo. El proponente deberá desarrollar el entrenamiento y la transferencia de conocimientos que permita la adecuada operación de la solución contratada, para la ejecución del presente contrato, para el personal que defina La Previsora S. A. Este entrenamiento tendrá una duración mínima de 64 horas, las cuales se distribuirán en: Entrenamiento a usuarios finales (24) Entrenamiento a nivel tecnológico (20) Entrenamiento en Gestión de la herramienta (20) El proponente debe contemplar toda la logística necesaria para realizarlo (material didáctico, etc.) y dejar constancia del entrenamiento en actas suscritas por el facilitador y por las personas a quienes se les dirige. De este entrenamiento deben quedar los manuales que la acompañan de manera escrita y electrónica y presentada en idioma castellano. El entrenamiento debe ser brindado por facilitadores del proponente favorecido con conocimiento sobre la solución integral presupuestal, y se debe dejar constancia escrita de los funcionarios de La Previsora S. A., que la recibieron. El desarrollo del entrenamiento se realizara en las instalaciones de La Previsora S.A. El proponente deberá adjuntar a la propuesta el Plan de Entrenamiento que realizará para la transferencia de conocimiento a los diferentes usuarios finales en La Previsora S. A., donde se da a conocer la solución una vez se haya efectuado la instalación, configuración y afinamiento y la infraestructura tecnológica que permita la adecuada operación de la solución integral contratada. 42

43 En caso tal de que el proponente no adjunte el Plan de Entrenamiento a la propuesta, esta será rechazada y por lo tanto no será tenida en cuenta ni calificada. El Entregable son las actas de entrenamiento, manuales de usuario de acuerdo a las políticas de La Previsora S.A., y de instalación y configuración de la herramienta en medio magnético y físico y acta de aprobación de cierre firmada por las partes. Los criterios de aceptación de los entregables serán acordados entre La Previsora S. A., proponente. NOTA: En todo caso y no obstante lo manifestado en cada una de las Etapas, el plazo de ejecución no podrá exceder a lo establecido en el numeral referido a Plazo de ejecución del contrato. y el Licenciamiento: Las licencias y el software de la solución tecnológica, deberán ser entregadas a perpetuidad y quedar a nombre de La Previsora S. A., su mantenimiento, soporte y actualización debe ser por 12 meses a partir de la puesta en producción del producto y recibo a satisfacción. El licenciamiento entregado deberá corresponder a toda la solución integral presupuestal ofertada tanto en cantidades y versiones en su entorno central de servidores como en su parte de cliente final incluida la instalación de los mismos. En el siguiente cuadro se muestra la mínima cantidad y tipo de roles necesarios, para la solución de gestión presupuestal: USUARIOS CARGUE DE INFORMACIÓN AUTORIZADORES 9 CANTIDAD 70 CARACTERÍSTICAS * Cargue de información correspondiente al centro de costo asignado. * Consultar y generar reportes que le sean autorizados por parte del Administrador. * Autorización en primer grado. * Estas son licencias efectivas, es decir que en la aplicación pueden estar hasta 70 usuarios de manera simultánea, no tienen rehusó. * Autorizan los valores cargados al presupuesto por parte de los centros de costos que tienen a cargo. * Pueden realizar ajustes al presupuesto inicialmente cargado por los Centro de Costos. * El nivel de autorización deberá estar parametrizado de acuerdo a la jerarquía del 43

44 usuario. * Consultar y generar reportes que le sean autorizados por parte del Administrador. MODELADORES 20 * De acuerdo al perfil y centros de costos asignados, el usuario podrá realizar modelaciones en los rubros a cargo, así mismo en los diferentes módulos de la solución.. * En algunos casos podrá parametrizar algunas variables y/o condiciones de los módulos, respecto al proceso a cargo. * Consultar y generar reportes que le sean autorizados por parte del Administrador. ADMINISTRADOR 1 Administrador de toda la solución tecnológica Servidor Central 1 Servidor Central (Stand by o contingente) 1 Soportará la solución tecnológica central en el entorno productivo Soportará la solución tecnológica central en el entorno contingente El proponente deberá adjuntar con su propuesta el tipo de licenciamiento que ofrece para la solución de gestión presupuestal, además debe cumplir con lo mínimo solicitado, de lo contrario la propuesta será rechazada y por lo tanto no será tenida en cuenta ni calificada. En caso de que se requiera la instalación de un agente en cada una de las máquinas de los usuarios, esta actividad en cuanto a logística y costos serán asumidos por el proponente favorecido y no implicara ningún costo adicional para La Previsora S.A Aspectos Tecnológicos. La solución tecnológica que haga parte de la solución integral presupuestal ofertada deberá poderse soportar y ser compatible como mínimo con las siguientes características de infraestructura; Servidor Físico o Virtual (Hiper V): Windows 2008 estándar R2 64 bits 44

45 4 GB memoria RAM 40 GB disco duro Antivirus McAfee 8.7.0i Conexión a NAS Motor de base de Datos Sybase (Versiones ó 15.03) ó Sql bits. 64 bits debidamente licenciados por La Previsora S. A Portátiles Sistema Operativo: Windows XP Profesional, Windows 7 Profesional ó superior a 32 bits Procesador Intel Core i5 de 2.4 GHz o superior Disco duro 320 GB 7200 RPM Tarjeta de Vídeo VGA Tarjeta de Red Memoria RAM 4 GB Monitor de 15 pulgadas Paquete Office 2007 o superior Internet Explorer 7.0. ó 8.0 ó superior Adobe Reader 7.0 o superior Antivirus McAfee Computadores de Escritorio Sistema Operativo: Windows XP Profesional, Windows 7 Profesional ó superior a 32 bits Procesador Intel Core i5 de 2.6 GHz o superior Disco duro 320 GB 7200 RPM Tarjeta de Vídeo VGA Tarjeta de Red Memoria RAM 4 GB Monitor de 19 pulgadas Paquete Office 2007 o superior 45

46 Internet Explorer 7.0. ó 8.0 ó superior Adobe Reader 7.0 o superior Antivirus McAfee 9.2 Por tal motivo, la solución tecnológica debe funcionar correctamente con dichas especificaciones y su funcionamiento debe ser proporcional a la capacidad suministrada, es decir a mayor capacidad la solución debe funcionar mucho mejor Equipos de los proveedores Durante el proceso de implementación y afinamiento de la solución contratada por la Previsora S.A. el contratista favorecido deberá contar con sus equipos de cómputo propios, los cuales deben tener instalado como mínimo lo siguiente: un antivirus actualizado, sistema operativo Windows 7 profesional a 32 bits con todas las actualizaciones de seguridad recomendadas por el fabricante. Todo el Software debe estar debidamente licenciado (La Previsora S.A. se exime de toda responsabilidad ante el software instalado en elementos de terceros). La instalación, configuración, gestión, actualizaciones y el soporte técnico correctivo y preventivo de los equipos de cómputo, su software, su sistema operativo y sus periféricos, no serán responsabilidad de La Previsora S.A Plan de Contingencia y Continuidad del Servicio. La firma debe contar con planes de contingencia y continuidad de servicio ante la ocurrencia de cualquier imprevisto que pueda sucederse en la ejecución del contrato. Se debe detallar claramente el plan de trabajo que garantice la continuidad del funcionamiento de los servicios prestados, sin que esto conlleve a que se interrumpan y desmejoren. Es indispensable que la firma adjunte a su cotización el Plan de Continuidad del Servicio que tiene, para cuando ocurra un evento no previsto y que implique entrar en un entorno contingente. La Previsora S.A. se reserva el derecho de verificar el cumplimiento de esta obligación. La verificación se puede realizar antes de adjudicar el contrato o durante la ejecución del mismo sin previo aviso al proponente favorecido Acuerdo de confidencialidad 46

47 Toda la información que el proveedor recibirá con ocasión de este contrato es información confidencial, razón por la cual el proveedor será el único responsable por las violaciones de derechos de autor, secretos industriales, patentes o derechos similares de la información que reciba con ocasión del contrato, obligándose a mantener indemne a La Previsora S. A., a paz y salvo de cualquier reclamación al respecto y respondiendo por toda clase de perjuicio por el incumplimiento, el cumplimiento tardío o imperfecto de esta obligación. El proponente favorecido al momento de suscribir el contrato deberá tener en cuenta para su suscripción el Acuerdo de Confidencialidad que exige La Previsora S. A. y que se encuentra estipulado en el Anexo 5 (Acuerdo de confidencialidad). El proponente deberá manifestar por escrito, en su propuesta, su compromiso de aceptación y cumplimiento de lo enunciado en este numeral Destrucción de la Información por parte del proponente Una vez finalizado el contrato el proponente favorecido deberá devolver toda la información que es propiedad de La Previsora S. A., y adicionalmente tendrá que destruirla, junto con las copias que se encuentren en los elementos de propiedad del proponente. Esta destrucción deberá ser certificada mediante acta de destrucción que será firmada por el representante legal del proponente y un representante de La Previsora S. A., y debe estar acompañada del registro o los de destrucción. La Previsora S. A., se reserva el derecho de verificar la destrucción de esta información. El proponente deberá manifestar por escrito, en su propuesta, su compromiso de aceptación y cumplimiento de lo enunciado en este numeral Derechos de autor Todos los derechos de autor de orden patrimonial sobre la totalidad de las obras producidas con ocasión del contrato que se suscriba realizadas como obras nuevas o modificación de las ya existentes, por el proveedor bien sea por intermedio de sus funcionarios o terceros, son y serán de propiedad exclusiva de La Previsora S. A., pues las mismas se producirán según plan señalado por La Previsora S. A., y por cuenta y riesgo de ésta. Para todos los efectos legales, se aplicarán, la ley 23 de 1982, ley 44 de 1993 decreto 1360 de 1989 y demás normas conexas y complementarias. Para los efectos de lo indicado en el Capítulo XIII de la ley 23 de 1982, las partes expresamente manifiestan que este documento contiene la transmisión en favor de La Previsora S. A., respecto de la totalidad de los derechos de autor de carácter patrimonial y sobre todas las obras literarias, científicas, 47

48 artísticas, soporte lógico y bases de datos, ya producidas o que se lleguen a producir con ocasión del desarrollo del objeto de la presente contratación. El código fuente de todos los diseños y desarrollos objeto de la presente contratación, así como la totalidad de las obras producidas y/o utilizadas serán entregadas en su totalidad a La Previsora S.A., quién podrá modificarlos y extenderlos según su conveniencia y sin limitación alguna. El proponente deberá manifestar por escrito, en su propuesta, su compromiso de aceptación y cumplimiento de lo enunciado en este numeral. 4.4 Requerimientos técnicos Requerimientos de software Los requerimientos mínimos de software que el proponente debe cumplir son los contenidos en el Anexo 2 (Requerimientos de software), por lo tanto, el proponente deberá diligenciar y adjuntar en su propuesta este anexo. En caso tal de que el proponente no adjunte este anexo diligenciado a la propuesta, esta será rechazada y por lo tanto no será tenida en cuenta ni calificada Requerimientos de niveles de seguridad Los requerimientos mínimos de niveles de seguridad, que el proponente debe cumplir son los contenidos en el Anexo 3 (Requerimientos niveles de seguridad por lo tanto, el proponente deberá diligenciar y adjuntar en su propuesta este anexo. En caso tal de que el proponente no adjunte este anexo diligenciado a la propuesta, esta será rechazada y por lo tanto no será tenida en cuenta ni calificada Requerimientos de soporte técnico Los requerimientos mínimos de soporte técnico, que el proponente debe cumplir son los contenidos en el Anexo 4 (Requerimientos de soporte técnico, por lo tanto, el proponente deberá diligenciar y adjuntar en su propuesta este anexo. 48

49 En caso tal de que el proponente no adjunte este anexo diligenciado a la propuesta, esta será rechazada y por lo tanto no será tenida en cuenta ni calificada Asesoría Funcional o Técnica, soporte Extendido no cubierto por el contrato de Mantenimiento y soporte. El proponente deberá incluir en su propuesta un paquete de 100 horas de servicio, para la vigencia del contrato, para la solución ofrecida. Para el pago de estas horas se tendrá en cuenta el valor ofrecido en la propuesta económica bajo los siguientes criterios: a) Deberán ser utilizadas en labores adicionales identificadas en la ejecución del contrato y relacionadas con su objeto b) Solo podrán ser cobradas horas consumidas en días hábiles de lunes a viernes en el horario de 8 a.m. a 6 p.m.; c) Estas horas serán consumidas de acuerdo a solicitudes previas realizadas por la Previsora S.A., una vez se hayan consumido las horas adicionales ofrecidas y descritas en el capítulo de calificables. Para el pago de estas horas se deberá adjuntar a la factura de las horas un informe con el detalle de las labores realizadas y los tiempos consumidos en estas labores, previa conciliación con La Previsora S.A Interacción del proponente con La Previsora S. A. En este numeral se describe la interacción que el proponente debe tener con La Previsora S. A., una vez le sea adjudicado el contrato. Por tal razón, es necesario que el proponente manifieste su aceptación expresa de dar cumplimiento a lo establecido en la totalidad de este numeral, de lo contrario la propuesta será rechazada y por lo tanto no será tenida en cuenta ni calificada. El proponente deberá coordinar su labor con la Gerencia de Planeación Financiera y la Gerencia de Tecnología de Información, con el fin de entregar información y recibir retroalimentación generando interacción (tomando medidas preventivas y correctivas) en beneficio de los intereses de La Previsora S. A. Para tal efecto, se establecen los siguientes mecanismos: Reuniones de seguimiento al proponente Mecanismos de comunicación Comité de Gestión del Proyecto Reuniones de seguimiento al proponente En cada Etapa del contrato, el proponente deberá reunirse por lo menos una vez cada quince (15) días con las Gerencias de Planeación Financiera y de Tecnología de Información. Estas reuniones tienen el objetivo de hacer seguimiento a la labor realizada por el proponente. Para la formalización de estas reuniones se deberá levantar un acta firmada por los asistentes de acuerdo con los procedimientos utilizados por la Previsora S.A. El proponente deberá entregar copia de las mismas en el informe mensual. 49

50 El diligenciamiento de estas actas es responsabilidad del proponente y estas deben ser enviadas a La Previsora S. A., máximo 3 días después de efectuada la reunión, La Previsora S. A. Contará con cinco días hábiles para la revisión y enviar comentarios a las mismas Mecanismos de comunicación La Previsora S.A, realizará sus solicitudes al proponente verbalmente o por escrito, a través de los siguientes medios: Correo electrónico. Las direcciones serán entregadas al proponente adjudicado. Fax número Ext El proponente debe confirmar la llegada de la información. Correo físico. O el asignado por La Previsora S. A. De igual forma, la respuesta de los requerimientos se podrá recibir a través de estos mismos medios Comité de Gestión del Proyecto En la Etapa de Preparación Inicial y Análisis del proyecto, La Previsora S. A y el proponente conformarán un equipo de trabajo, dedicado a la gestión de este proyecto. Las funciones, entre otras, de este Comité son: Velar porque se cumplan los compromisos adquiridos por las partes. Realizar seguimiento a los diferentes procesos y presentar los ajustes a que haya lugar o la definición de nuevos procesos, con el fin de optimizar los servicios, tales como: Proceso de Gestión y Resolución de Problemas Proceso de Gestión de Acuerdos de Niveles de Servicio Proceso de Facturación Proceso de Reportes Proceso de Manejo de Cambios Procesos de Servicios Proceso de Retroalimentación a La Previsora S. A Proceso de Mejoramiento Continuo 50

51 Análisis de los informes presentados por el proponente favorecido. Mantener un enfoque estructurado del proyecto para planearlo y controlarlo Reducir y controlar riesgos Facilitar la participación activa de las gerencias en las revisiones de estado de proyecto Asegurar calidad. Para la implementación, ejecución, control, retroalimentación y seguimiento del proyecto, se sugiere incluir la metodología estándar del Project Management Institute (PMI). Planteado un lineamiento estructurado que provee métodos, técnicas y herramientas que son aplicados al proyecto y que permitan planear, medir y controlar todas las etapas y recursos del proyecto con el fin de cumplir los objetivos trazados para el mismo Acuerdos de niveles de servicio (ANS) Los ANS se definirán en la Etapa de Preparación inicial siguientes aspectos: y planeación, teniendo como base los Alcance y descripción detallada del ANS Parámetro de medida establecido para el ANS Metodología de medición que se empleará en la aplicación del ANS Tabla de correctivos correspondientes al incumplimiento de los ANS a que haya lugar Metodología para definir el escalamiento del ANS Metodología para definir la criticidad del ANS Metodología para el control de cambios del ANS Los ANS se definirán conjuntamente entre La Previsora S. A. y el proponente favorecido durante la Etapa de Preparación Inicial y planeación y podrán ser afinados y ajustados hasta la culminación de la Etapa de Pruebas de Usuario. Se debe tener en cuenta, como mínimo, lo siguiente: El proveedor deberá contar con una línea para la atención de los requerimientos por parte de La Previsora S.A., este servicio deberá estar disponible 10 horas del día, 5 días a la semana, de lunes a viernes de 8 a.m. a 6 p.m. (5x10) Atención presencial debe realizarse en caso de ser necesaria El esquema de soporte presentado por el proveedor hace parte integral del contrato. 51

52 La Previsora S. A. en ningún caso debe entenderse con terceros para el tema de soporte técnico y lo que incluya este tema. El proponente favorecido es el contacto directo y responsable en el cumplimiento de esta labor. El proponente en su propuesta deberá adjuntar el procedimiento que debe realizar La Previsora S.A., con el fin de poder recibir el soporte técnico respectivo y oportuno. Ninguno de los aspectos mencionados anteriormente en este punto generará algún tipo de costo adicional para La Previsora S. A. 4.5 Obligaciones generales del proponente A continuación se describen las obligaciones generales que el proponente deberá cumplir durante la vigencia del contrato, las cuales son adicionales a las descritas en los Aspectos Técnicos Obligatorios del presente pliego de condiciones: Disponer del personal operativo necesario para cumplir con los Acuerdos de Niveles de Servicio garantizando el funcionamiento óptimo de los procesos descritos en el presente pliego de condiciones, para las actividades que se desarrollarán en La Previsora S.A. Suministrar el personal mínimo requerido (perfil y experiencia). Remplazar el personal del proponente, que por cualquier eventualidad o circunstancia se deba realizar en forma inmediata. Cumplir con el objeto del contrato estipulado en los términos, la propuesta presentada y el contrato que se suscriba. Presentar los documentos dentro del término establecido en los pliegos de condiciones y cumplir con los requisitos de orden técnico, exigidos como condición previa e indispensable para iniciar el contrato. Programar las actividades que deba desarrollar para el cumplimiento del objeto del contrato. Obrar con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales, y dentro de la ejecución del contrato. No acceder a peticiones o amenazas de quienes actúen por fuera de la ley con el fin de hacer u omitir algún hecho. Mantener reserva sobre la información que le sea suministrada para el desarrollo o con ocasión del contrato. Mantener vigentes todas las garantías que amparan el contrato, en los términos del mismo. 52

53 El cumplimiento de sus obligaciones frente al Sistema de Seguridad Social Integral y Parafiscales (Caja de Compensación Familiar, Sena e ICBF), de acuerdo con el artículo 50 de la Ley 789 de 2002 y el artículo 1 de la Ley 828 de Colaborar con La Previsora S. A., para la cabal ejecución del objeto a contratar, propendiendo por el cumplimiento del mismo en el marco de la política de gestión de calidad de la entidad. Informar oportunamente a La Previsora S. A sobre las circunstancias que puedan afectar las condiciones de la prestación eficiente del servicio, que impliquen una modificación, alteración, anormalidad o suspensión del mismo. Corregir oportunamente cualquier falla o error que se cometa en la ejecución del objeto contractual. Garantizar que la totalidad de información recibida sea procesada oportunamente y cumpliendo los acuerdos de niveles de servicio que se establezcan para esta contratación. Dar cumplimiento a las directrices en materia de procesamiento de información conforme lo indique La Previsora S. A. Cumplir con cada uno de los requerimientos técnicos, en las etapas, tiempos en las condiciones de calidad y cantidad requeridas en los presentes pliegos de condiciones y en la propuesta. Presentar una metodología de aceptación de productos. Presentar un cronograma detallado de ejecución del proyecto. Asistir a las reuniones de seguimiento cuando estas sean programadas. Brindar la capacitación requerida en cada una de las funcionalidades a los funcionarios y demás recurso humano vinculado con la entidad y que esta designe. Entregar el documento que acredite el derecho de uso de la licencia del software adquirido. Realizar las pruebas de integralidad del software con la Compañía. Las demás que por ley o por la naturaleza del contrato le correspondan. El proponente deberá destruir la información perteneciente a La Previsora S.A., una vez finalizado el proyecto. CAPITULO V. ASPECTOS CALIFICABLES 5.1 Requisitos Mínimos Para la selección de la propuesta más favorable, la evaluación se efectuará de conformidad con los requisitos, documentos y criterios de evaluación establecidos en el presente Pliego de Condiciones, y será adjudicada a la propuesta que cumpla con los requisitos mínimos exigidos y obtenga el puntaje más alto asignado en la calificación. Los aspectos calificables deberá venir en sobre cerrado, la apertura de tal sobre se realizará una vez la 53

54 propuesta haya cumplido con los requisitos mínimos y las especificaciones técnicas obligatorias del Pliego de Condiciones, de lo contrario éste sobre no será abierto y se procederá a su devolución una vez culminado el presente proceso de Licitación Privada. 5.2 LA PREVISORA S.A efectuará las calificaciones de las propuestas que hayan cumplido con los requisitos mínimos exigidos en el presente pliego de condiciones, sobre una base de mil (1000) puntos distribuidos así: CONSULTORIA (600 puntos) a) Certificaciones de experiencia empresa. 250 puntos b) Certificaciones de experiencia equipo de trabajo. 350 puntos LICENCIAMIENTO Y MANTENIMIENTO (400 puntos) a) Requerimientos Técnicos 100 puntos b) Banco de horas 100 puntos c) Propuesta Económica 200 puntos CRITERIO A CALIFICAR PUNTOS EMPRESA El proponente que presente 2 certificaciones adicionales al mínimo requerido respecto a la implementación de soluciones de Gestión en Planeación Financiera y/o Presupuesto en empresas del sector financiero en Colombia y/o Latinoamérica, se le otorgará el mayor puntaje relacionado en este criterio. En el caso de presentar solo una certificación que cumpla con lo requerido, se le otorgará 125 puntos. 250 TOTAL MÁXIMO DE PUNTOS A OTORGAR 250 EQUIPO TRABAJO ANALISTA SÉNIOR DE CRITERIO A CALIFICAR El que certifique experiencia para el analista sénior en 6 proyectos adicionales al mínimo requerido en la 250 PUNTOS 54

55 Implementación de Soluciones, se le otorgará el mayor puntaje, las demás propuestas serán calificadas por regla de tres inversa. TOTAL MÁXIMO DE PUNTOS A OTORGAR 250 ANALISTA JUNIOR El que certifique experiencia para el analista junior en 4 proyectos adicionales al mínimo requerido en Implementación de Soluciones se le otorgará el mayor puntaje, las demás propuestas serán calificadas por regla de tres inversa. 100 TOTAL MÁXIMO DE PUNTOS A OTORGAR 100 NOTA: LAS CERTIFICACIONES QUE SE PRESENTEN PARA CUMPLIR CON EL PRESENTE NUMERAL, DEBERÁN ACOJERCE A LOS REQUISITOS ENUNCIADOS EN EL NUMERAL DEL PRESENTE PLIEGO DE CONDICIONES. FACTORES DETALLE FACTORES DE CALIFICACIÓN PUNTOS Requerimientos Técnicos Banco de horas Propuesta Económica La firma que ofrezca y entregue mínimo 10 licencias adicionales a las mínimas obligatorias sobre usuarios modeladores, se le asignará el mayor puntaje, las demás propuestas serán calificadas por regla de tres inversa. Para el proponente que ofrezca un banco de 50 horas adicionales al mínimo requerido, sin ningún costo para La Previsora S.A, se le asignará el mayor puntaje, las demás propuestas serán calificadas por regla de tres inversa. NOTA: EL NÚMERO DE HORAS ADICIONALES OFRECIDAS, SERÁN LAS PRIMERAS QUE SE UTILICEN DURANTE LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO. El proponente que ofrezca el menor precio en cada uno de los siguientes rubros, obtendrá el mayor puntaje, las demás serán calificadas por regla de tres inversa

56 Adquisición otros Activos Software, tendrá 150 puntos Mantenimiento y Reparaciones Tecnológicas, se le asignará 50 puntos Nota: El valor presupuestado máximo para cada rubro: Adquisición otros Activos Software: $ Mantenimiento y Reparaciones Tecnológicas: $ TOTAL PUNTAJE 1000 PROPUESTA ECONÓMICA El proponente, al indicar el valor de su oferta, deberá considerar los siguientes aspectos: Incluir el valor correspondiente a la consultoría, es de anunciar que dicho valor no está sujeto a asignación de puntaje La oferta debe presentarse en moneda legal colombiana. En los valores propuestos debe incluirse todos los gastos en que incurra el contratista para el cumplimiento del objeto solicitado. En el evento en que se presente divergencia entre el valor expresado en números y en letras, valdrá la cantidad expresada en letras El proponente responderá por los errores u omisiones en que incurra al indicar el valor de su oferta, debiendo asumir los mayores costos o pérdidas que se deriven de dichos errores u omisiones. LA PREVISORA S.A, no reconocerá ningún reajuste de tarifas o precios durante la vigencia del contrato; por lo tanto, el proponente debe proyectar el valor de la oferta por el tiempo de ejecución del contrato respectivo 5.2 Criterios de Desempate Si hay empate entre las propuestas presentadas, La Previsora S. A., definirá la adjudicación teniendo en cuenta a la firma que haya obtenido el mayor puntaje en la experiencia de la empresa y experiencia equipo de trabajo. 56

57 En caso de persistir el empate, La Previsora S. A definirá la adjudicación por sorteo de balota, en presencia de los oferentes que se encuentren en tal situación. CAPITULO VI. CAUSALES DE RECHAZO Solo serán objeto de calificación aquellas propuestas que hayan cumplido en su totalidad los requisitos exigidos en los capítulos I, II, III y IV. En adición a lo anterior, se rechazarán las propuestas por las siguientes causales: 1. Cuando los oferentes incurran en la conducta descrita en el numeral 9 del Artículo 47 del Decreto 2153 de Cuando en la propuesta se encuentre información o documentos que contengan datos tergiversados, alterados o inexactos. 3. Cuando no se presenten las aclaraciones solicitadas por LA PREVISORA S.A., dentro del término establecido para tal efecto. 4. Cuando la propuesta se reciba con posterioridad a la fecha y hora fijadas para el cierre de la Licitación o en un lugar distinto al señalado para depositar la propuesta. 5. Cuando el representante legal no suscriba la carta de presentación de la propuesta o ésta sea firmada por una persona que no esté facultada para ello. 6. En el caso de que el oferente se encuentre incurso en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad fijadas por la Constitución o la ley. 7. Cuando no se aporte con la propuesta la póliza de seriedad de la misma. 8. La no presentación del documento de asociación, para el caso de las propuestas conjuntas. 9. Cuando el objeto social del oferente o el de la asociación no cubra el objeto del proyecto. 10. Cuando en las facultades del representante legal se señalen limitaciones para los propósitos de este proceso de selección y no se adjunte la respectiva autorización. 11. Cuando el oferente omita la cotización de uno o más ítems, cuando ello se exija en el Pliego o cuando condicione su propuesta. 12. Cuando no se cumpla con alguno de los aspectos jurídicos 13. Cuando no se cumpla con alguno de los aspectos financieros. 57

58 14. Cuando no cumpla con alguna de las condiciones técnicas habilitantes y/o obligatorias solicitadas. 15. Cuando la propuesta exceda el presupuesto oficial dispuesto por LA PREVISORA S.A. 16. Cuando el proponente o alguno de sus integrantes estén reportados en el boletín Fiscal que expide la Contraloría General de la República como responsables fiscales y/o en el Sistema de Información de Registro de Sanciones y Causas de Inhabilidad (SIRI) de la Procuraduría General de la Nación. 17. Las demás señaladas en el presente pliego de condiciones. 6.1 Causales para declarar desierto el proceso de selección. LA PREVISORA S.A. declarará desierta la Licitación Privada por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva. La declaratoria se hará mediante comunicación en el cual se expresarán detalladamente las razones que condujeron a esta decisión. LA PREVISORA S.A. no es responsable de los gastos en que hayan incurrido los proponentes en la presentación de las propuestas. 58

59 Ciudad y Fecha: ANEXO No. 1 CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Nosotros los suscritos (Nombre del representante legal) en mi calidad de Representante Legal de la firma (Nombre de la firma Proponente) de acuerdo con las condiciones que se estipulan en el presente Pliego de Condiciones, hacemos la siguiente propuesta, seria e irrevocable, para la Licitación Privada No , cuyo objeto es (CITAR EL OBJETO DE LA LICITACIÓN) y en caso de que nos sea adjudicada por LA PREVISORA S.A., nos comprometemos a firmar el contrato correspondiente. Declaramos así mismo: 1. Que esta propuesta y el contrato que llegare a celebrarse sólo compromete a los firmantes de esta carta, quienes obran en representación de nombre de la firma que presenta la propuesta. 2. Que ninguna entidad o persona distinta de los firmantes tiene interés comercial en esta propuesta ni en el contrato probable que de ella se derive. 3. Que conocemos el Pliego de Condiciones y aceptamos los requisitos en el contenido. 4. Que si se nos adjudica el contrato, nos comprometemos a otorgar las garantías requeridas y a suscribir éstas y aquel dentro de los términos señalados para ello. 5. Que nos comprometemos a ejecutar totalmente el contrato. 6. Que aceptamos y nos comprometemos a cumplir con los plazos, fechas y lugares previstos para la ejecución del contrato, de acuerdo con lo estipulado en el Pliego de Condiciones y en nuestra propuesta. 7. Que responderemos, sin perjuicio de la respectiva garantía, por la calidad de los servicios contratados. 8. Que mantendremos durante la ejecución del contrato, la organización técnica y administrativa presentada en la propuesta. 9. Que toda la información contenida en la propuesta es exacta y no existe falsedad ni falta de veracidad alguna en la misma. 10. Que autorizamos expresamente a LA PREVISORA S.A. para que verifique el contenido de la propuesta. 11. Que la presente propuesta consta de ( ) folios debidamente numerados. 59

60 12. Que aceptamos que la documentación de la propuesta es pública, y que podrá ser conocida por terceras personas una vez finalice el plazo para la presentación de las ofertas. (En caso de existir alguna reserva deberá manifestarlo) 13. Así mismo, declaramos BAJO LA GRAVEDAD DEL JURAMENTO: Que no nos hallamos incursos en causales de inhabilidad e incompatibilidad señaladas en la Constitución y en las Leyes, y no nos encontramos en ninguno de los eventos de prohibiciones especiales para contratar. (Se recuerda al proponente que si está incurso en alguna causal de inhabilidad o incompatibilidad, no puede participar en el proceso de selección de contratistas y debe abstenerse de formular propuesta). Si el proponente es un Consorcio o Unión Temporal o proponente plural bajo cualquier otra modalidad de asociación, deberá tener en cuenta que ninguno de sus miembros individualmente considerado, podrá encontrarse incurso en estas causales.) Atentamente,. Firma Nombre o Razón Social del Proponente: Nit:. Nombre del Representante Legal: C.C. No. de: Dirección Comercial del Proponente: Teléfonos: Fax: Ciudad: Correo Electrónico (Si lo tiene):. 60

61 Anexo 2 Requerimientos de software No. SOFTWARE FACTOR 1 2 La solución de presupuesto debe ser gráfica y operar totalmente bajo ambiente WEB, ser compatible con Internet Explorer 7 y superiores, Chrome, Mozilla y Safari entre otros. La Solución de presupuesto debe proveer notificaciones a los usuarios a través del mismo aplicativo, así como por el correo electrónico corporativo de La Previsora S. A. OBLIGATORIO OBLIGATORIO 3 La Solución de presupuesto debe poder operar sobre plataforma Windows Server 2003, 2008 y/o superior para 32 bits o 64 bits OBLIGATORIO 4 La Solución de presupuesto debe permitir exportar e importar datos a Office 2007 y versión superior, y otros aplicativos. OBLIGATORIO 5 La Solución de presupuesto debe ser compatible con bases de datos como SYBASE, SQL y Oracle OBLIGATORIO Anexo 3 Requerimientos de niveles de seguridad No. SOFTWARE FACTOR La Solución de presupuesto debe permitir crear y administrar usuarios, roles y responsabilidades. Así mismo debe contar con los OBLIGATORIO respectivos logs de auditoria. La solución de presupuesto debe contar con un módulo de Autogestión de Contraseñas; es decir, en caso de que a un usuario OBLIGATORIO olvide su contraseña, mediante un set de preguntas validar la identidad y enviar correo con la contraseña. La Solución debe permitir asociar por usuario uno o varios centros de operación, esto con el fin de que las consultas y procesos que OBLIGATORIO realice dentro de la herramienta solo se reflejen para los centros de operación parametrizados para dicho usuario. La Solución de presupuesto debe permitir administrar niveles de OBLIGATORIO seguridad por grupos o perfiles. La Solución de presupuesto debe soportar conexiones a través de OBLIGATORIO https. 61

62 La Solución de presupuesto debe poder administrar contraseñas encriptadas. La Solución de presupuesto debe contar con bloqueo automático de usuarios por intentos fallidos. La Solución de presupuesto debe controlar los intentos y reintentos de acceso fallidos Las opciones de seguridad de la Solución de presupuesto deben permitir parametrización a través del modulo de seguridad propio de la solución. La Solución de presupuesto debe permitir la administración de la seguridad integrada con el directorio activo de Microsoft. La Solución de presupuesto debe contar con herramientas específicas de auditoría y proporcionar log s de auditoría. OBLIGATORIO OBLIGATORIO OBLIGATORIO OBLIGATORIO OBLIGATORIO OBLIGATORIO Anexo 4 Requerimientos de soporte técnico No. SOFTWARE FACTOR 1 La Solución de presupuesto, con todos sus módulos y funcionalidades, debe incluir un contrato de soporte y mantenimiento para todo el sistema, y la actualización de versiones. OBLIGATORIO La solución integral de presupuesto debe contar con Manuales de Usuario y Manuales Técnicos del Sistema. (incluyendo el manual de instalación, configuración y el manual de Comunicación entre OBLIGATORIO los sistemas de información de la compañía y el de presupuesto) que faciliten realizar nuevos entrenamientos tanto de usuarios funcionales como de usuarios técnicos estos manuales deben venir con el material didáctico físico y electrónico necesario El proponente favorecido deberá proporcionar asistencia total para integrar el aplicativo de presupuesto a otras soluciones OBLIGATORIO informáticas de La Previsora S.A. Compañía de Seguros. El proponente deberá contar con herramientas de soporte técnico OBLIGATORIO en línea Vía Internet, telefónica y/o mail. 62

63 Anexo 5 Acuerdo de confidencialidad (se suscribirá al momento de firmar el contrato producto de la presente licitación) EL CONTRATISTA reconoce y acepta que la información relativa a LA PREVISORA S. A., su matriz o subordinada (filiales y subsidiarias) o subordinadas de su matriz, de carácter jurídico, comercial, financiero, administrativo, operativo y tecnológico, que en la ejecución de este contrato a la que EL CONTRATISTA tenga acceso, por sí o por cualquier persona que actúe en su nombre, es información que pertenece en su totalidad, tanto en su forma como en su contenido a LA PREVISORA S. A. su matriz o subordinada (filiales y subsidiarias) o subordinadas de su matriz, según sea el caso, y por lo tanto es Información Confidencial. En tratándose de información de propiedad de terceros las partes contarán con las autorizaciones requeridas, para que la otra parte no se vea impedida en su utilización, empleo o manejo. La parte que maneje la Información Confidencial autorizada, será la única responsable por las violaciones de derechos de autor, secretos industriales, patentes o derechos similares y mantendrá a la otra parte a paz y salvo de cualquier reclamación al respecto. No obstante lo anteriormente estipulado, esta cláusula no será aplicable si el Receptor de la Información Confidencial pueda demostrar que: a. Era de dominio público al momento de su divulgación. b. Después de su divulgación haya sido publicada o bien pase a ser de dominio público, siempre y cuando dicha publicación o conocimiento público fuere aceptado o proveniente de la parte afectada y no por hechos atribuirles a la otra parte. c. Fue recibida, después de su divulgación, de una tercera parte que tenía el derecho legítimo a divulgar tal información. d. Fue independientemente desarrollada por la parte receptora, sin referencia a la Información Confidencial de la parte que la suministra. Asimismo, cualquiera de las partes podrá divulgar la Información Confidencial de la otra, en la medida en que sea requerida judicialmente tomando en consideración que el receptor de dicha Información Confidencial deberá notificarlo al propietario de la misma oportunamente y realizar un esfuerzo razonable para evitar la divulgación, siendo todo lo anterior por cuenta del propietario de la información. En el caso de cualquier divulgación o pérdida de la Información Confidencial, EL CONTRATISTA notificará de inmediato a LA PREVISORA. A la terminación de este contrato, EL CONTRATISTA devolverá la totalidad de la información entregada por parte de LA PREVISORA S. A., de manera inmediata. Para los efectos de esta cláusula de Confidencialidad, las Partes acuerdan las siguientes definiciones: Información Confidencial.- Es toda la información, oral o escrita, contenida en cualquier medio existente o que llegare a existir, tal como documentos, medios magnéticos o electrónicos, etc., relacionada, directa o indirectamente con planes de negocios y de desarrollo, información técnica y financiera, planes de productos y servicios, información de presupuestos, informes de mercadeo e informes en general, análisis y proyecciones, especificaciones, proyecciones para el desarrollo de productos y servicios, Información Confidencial recibida de terceras partes, tarificación y precio de productos y servicios, diseños, dibujos, software, datos, secretos industriales, componentes de propiedad intelectual, know how y otras informaciones de negocios o técnica, información sobre el recurso humano, contenida en manuales de operación, o cualquier otro medio, y toda aquella información adicional que las partes distingan como "Confidencial", en conjunto con cualquier otra información que, en el curso normal de los negocios sería considerada como confidencial. Secretos Industriales.- Se entiende por este término: 1) La información con potencial o que directamente pueda obtenerse un beneficio económico derivado de la condición de no ser pública y 63

64 generalmente conocida, y de no poder ser obtenible por terceros que podrían derivar un beneficio económico por su revelación y/o uso; y 2) La información lograda bajo las negociaciones y que bajo condiciones comerciales razonables adopten el carácter de confidencial. Medios de Información.- Se entiende por este término, cualquier tipo de encuesta, búsqueda, investigación, dato, informe, base de datos, manual, contrato, acuerdo, instrucción, memorando interno, propuesta comercial, balance, estado financiero, comunicación interna o externa, o cualquier tipo de reseña, dictamen contenido en un medio físico o electrónico, papel, disquetes, disco duro, en cintas, entre otros, y en general, cualquier elemento que contenga información sobre LA PREVISORA, su matriz o subordinada (filiales y subsidiarias) o subordinadas de su matriz, sus actividades, sus clientes o las actividades desarrolladas por estos. Receptor: Se entiende por este término cualquiera de las Partes de este Contrato que recibe de la otra la Información Confidencial Las partes dejan expresa manifestación de que toda información que LA PREVISORA S. A., recibirá con ocasión de este contrato y de manos de EL CONTRATISTA no es Información Confidencial. De ser necesaria la entrega de cualquier clase de Información Confidencial por parte de EL CONTRATISTA a LA PREVISORA S.A., deberá suscribirse un otrosí a este contrato que así lo indique y pueda por tanto tener el mismo tratamiento establecido para toda clase de información que EL CONTRATISTA recibe de manos de LA PREVISORA S. A., en virtud de este contrato, identificando en dicho documento la clase de Información Confidencial que se recibirá por LA PREVISORA S. A. 64

65 Anexo 6 Acta de Compromiso. Aceptación desde los numerales 4.1 (Entradas y parámetros del proceso del Presupuesto) hasta los numerales 4.4 INCLUSIVE (Requerimientos Técnicos). Señores La Previsora S. A. Calle 57 No. 9 07, piso 4 Bogotá, D. C. Respetados señores: Yo,, identificado (a) con cédula de ciudadanía No. de, actuando en calidad de representante legal de, entidad identificada con NIT, con la firma de la presente acta, y en caso de ser seleccionada mi propuesta, acepto y garantizo que daré cumplimiento a lo indicado por La Previsora S. A. desde el numeral 3.1 (Entradas y parámetros del proceso del Presupuesto) hasta el numeral (Requerimientos Generales) del presente pliego de condiciones, y que con la presente certificación anexo los documentos solicitados en cada uno de los numerales citados del presente pliego de condiciones. El presente documento se firma en a los ( ) días del mes de de Cordialmente, Firma representante legal. 65

66 Anexo 7 Estructura de Estado de Resultados Presupuestados 66

67 67