INFORME DE RENDICIÓN DE CUENTAS

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1 CIONAL DE REGISTRO DE DATOS PÚB INFORME DE RENDICIÓN DE CUENTAS AÑO 2013 Abril 2014 Página 1

2 INDICE GENERAL II. III. RESUMEN EJECUTIVO PRINCIPALES ASPECTOS DE LA PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL 1. Objetivos Estratégicos Institucionales 2. Metas e Indicadores 3. Beneficiarios 4. Detalle de Programas y Proyectos 5. Acciones realizadas para alcanzar los resultados 6. Detalle de problemas encontrados y sus soluciones IV. PRESUPUESTO GENERAL DE LA INSTITUCIÓN (matriz 2) V. CONTRATACIÓN PÚBLICA (Matriz 3 y 4) VI. COMPROMISOS CON LA COMUNIDAD (Matriz 5) VII. RECOMENDACIONES O PRONUNCIAMIENTOS EMANADOS POR LAS ENTIDADES DE LA FUNCIÓN DE TRANSPARENCIA Y CONTROL SOCIAL (CONTRALORÍA GENERAL DEL ESTADO) (Matriz 6) Página 2

3 I. OBJETIVO DEL INFORME Presentar las acciones realizadas, avances efectuados y logros obtenidos por la Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos correspondiente al período fiscal II. RESUMEN EJECUTIVO De conformidad a las competencias atribuidas a la Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos, a través de la Ley del Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos, y en cumplimiento al artículos 11 y 90 de la Ley Orgánica del Consejo de Participación Ciudadana y Control Social, ponemos a consideración el Informe correspondiente a la Rendición de Cuentas del Ejercicio Fiscal La Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos, durante su tercer año de funcionamiento, ha seguido estableciendo normativas, implementando procesos de gestión y normalización de la competencia transferida al Estado, que corresponde a la Regulación, Control y administración de los Registros de Datos Públicos, diseñando programas y estableciendo mecanismos tecnológicos que permitan a la ciudadanía un acceso a su información registral pública, con la garantía de la seguridad jurídica y tecnológica que deben mantener los datos públicos. En el período fiscal 2013, la Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos (DINARDAP) ha trabajado en la implementación de nuevos productos que brinden mayor y mejor información pública a los ciudadanos a Nivel Nacional, tales como: DATO SEGURO Es el portal que aglutina la información registral pública de diversas Instituciones del Estado Ecuatoriano, donde cada ciudadano puede acceder de forma fácil y segura a su información. Técnicamente constitye una plataforma web que permite acceder desde un mismo sitio a su información registral pública, incorporando a éste sistema, Instituciones Gubernamentales tales como: Registro Mercantil (RM) Registro de la Propiedad (RP) Página 3

4 Servicio de Rentas Internas (SRI) Agencia Nacional de Tránsito (ANT) Policía Nacional (PN) Consejo Nacional de Discapacidades (CONADIS) Secretaría Nacional de Ciencia y Tecnología SENESCYT, entre otros. Actualmente el sistema cuenta con más de ciudadanos registrados y la tendencia sigue creciendo pues a través de los mecanismos de sensibilización y comunicación con la finalidad que los ciudadanos se encuentren más identificados En el Sistema Dato Seguro se han incorporaron preguntas que permiten confirmar la identidad de los ciudadanos que se registran en el Sistema; adicionalmente se habilitó un Call Center en la DINARDAP que permite realizar la confirmación del registro de cuentas de usuarios (Consultas) con el objetivo de robustecer el mecanismo de registros y autenticación de usuarios Página 4

5 INFODIGITAL: Es una plataforma de acceso de Instituciones Públicas a la información de Registro de Datos Públicos, está conformada por todas las Entidades Gubernamentales que son parte del SINARDAP, con la finalidad de permitir la interoperación insterinstitucional para la realización de consultas de datos públicos. Las entidades interconectadas son las siguientes: Función Judicial a través de la Defensoría del Pueblo (DP) Municipio del Distrito Metropolitano de Quito (IMDMQ) Secretaría de Inteligencia (SI) Instituto Nacional de Compras Públicas (INCOP) Corporación Nacional de Telecomunicaciones (CNT EP) Servicio de Rentas Internas (SRI) Ministerio de Salud Pública (MSP) Instituto Ecuatoriano de Propiedad Intelectual (IEPI) Secretaría Nacional del Migrante (SENAMI) Secretaría Nacional de Transparencia de Gestión (SNTG) Tribunal Contencioso Electoral (TCE) Contraloría General del Estado (CGE) Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social (IESS) Policía Nacional (PN) Instituto de Seguridad Social de la Fuerzas Armadas (ISSFA) Página 5

6 Consejo de Participación Ciudadana y Control Social (CPCCS) Instituto Ecuatoriano de Crédito Educativo IECE Secretaría Nacional de Ciencia y Tecnología SENESCYT, entre otros LOGROS "INFODIGITAL" Número de Entidades y Usuarios USO DEL INFODIGITAL Entidades con Acceso 118 Número de Usuarios 786 (Del 03 de Junio al 31 de Diciembre de 2013) TRANSACCIONES INFODIGITAL Número de Consultas realizadas CRECIMIENTO DE INFODIGITAL AÑOS Página 6

7 La Proyección de usuarios, en base al Decreto Ejecutivo 149 publicado en Registro Oficial Suplemento 146 del día 18 de diciembre de 2013, determina que deberán obtener claves de acceso al INFODIGITAL todas las instituciones de la Función Ejecutiva. Total instituciones de la Función Ejecutiva: 145 Instituciones adicionales: 100 SISTEMA DE NOTIFICACIONES ELECTRÓNICAS (SINE) Es un sistema informático desarrollado y administrado por la DINARDAP, el mismo que permite efectuar Notificacione Electrónicas de actuaciones judiciales o administrativa, en base a las competencias de cada Institución, hacia los distintos Entes Registrales del país brindando un servicio eficiente a través de la disminución Sectores de Estratégicos tiempo y recursos. TELECOMUNICACIONES SERVICIOS : Constitución de Citas en línea Calidad de datos Inscripciones y certificaciones mercantiles Página 7

8 Certificaciones de datos con firma digital. LOGROS "SINE" LOGROS "SINE" Número de Entidades y Usuarios Número USO de DEL Entidades SINE y Usuarios Entidades Solicitantes 13 Usuarios Solicitantes USO DEL SINE 433 Usuarios Registrados 233 Notificaciones cargadas en el SINE 569 Notificaciones Entidades Procesadas solicitantes (Del 03 de Junio al 31 de Diciembre de 2013 Usuarios Solicitantes 433 Procesos Usuarios Informáticos Registradores que apalancan la Gestión Institucional 233 Notificaciones cargadas en el SINE Sistema Nacional de Registro Mercantil 569 Notificaciones Procesadas El Sistema Nacional de Registros Mercantiles, ha permitido modernizar, tecnificar y mejorar los procesos que los Registros (Del Mercantiles 03 de Junio ofrecen al en 31 favor de del Diciembre ciudadano. de 2013) DESCRIPCIÓN SISTEMA NACIONAL DE REGISTROS MERCANTILES El sistema se encuentra implementado en 12 Registros Mercantiles: Esmeraldas Portoviejo Santo Domingo de los Tsáchilas Manta Machala Babahoyo Loja Ambato Cuenca Quito Ibarra Guayaquil Garantizando la Seguridad Jurídica en el Ecuador, el mismo que se apoya firmemente las acciones de Gobierno para el cambio de Matriz Productiva. Sistema Nacional de Registros de la Propiedad Permite modernizar, tecnificar y mejorar los procedimientos que los Registros de la Propiedad en beneficio de los ciudadanos, mediante la utilización de una aplicación Web se ofrecen las funcionalidades adecuadas para cualquier Registro de la Propiedad a Nivel Nacional, constituyendo un aporte para el cambio de la Matriz Productiva. Página 8

9 SISTEMA NACIONAL DE REGISTROS DE LA PROPIEDAD En el Registro de la Propiedad del Cantón Pedro Moncayo, se procedió a implementar el SNRP, con la finalidad de modernizar la tarea registral. La Dinardap mantiene un equipo de Desarrollo que continuamente implementa mejoras en el SNRP en base a la Ley de Registro de Datos Públicos y las buenas prácticas Registrales vigentes en el Ecuador Registro de Ddatos Crediticios Son los servicios ofertados a Entidades Públicas, Privadas, Comerciales y Financieras, proveedoras de crédito. Servicios Directos: Referencias Crediticias Reporte de Referencias Crediticias Modelos de análisis calificación de riesgos crediticios Estudio de análisis crediticio Evaluación de Riesgos Crediticios. SISTEMA DE REFERENCIAS CREDITICIAS Constituye un Servicio de entrega de Referencias Crediticias, cuya fuente es la consolidación de Bases de Datos de diferentes Instituciones tales como: Superintendencia de Bancos Superintendencia de Compañías Superintendencia de Economía Popular y Solidaria Actualmente se dispone de un Sistema de Catastro de Compañías Comerciales. Procesos Regulatorios que Norman procedimientos y salvaguardan la seguridad de los Datos Públicos dentro de la Actividad Registral Página 9

10 DESCRIPCIÓN Se instituyó el sistema de emisión de Doctrinas Jurídicas. Constituyen criterios jurídicos de carácter institucional, que resuelven aspectos controversiales en la práctica registral. Son de aplicación forzosa por parte de los registros públicos sujetos al control de la DINARDAP y, naturalmente, de la propia DINARDAP. Res. 4, RO 893 de 18 de febrero de Afianzar la Seguridad Jurídica en los Servicios que prestan los registros de datos públicos Doctrina mediante la cual se establece el procedimiento para llevar el Libro de Repertorio por los Registradores Mercantiles y los Registradores de la Propiedad con funciones y facultades de Registro Mercantil. Res. 1, RO S 900 de 26 de febrero de Doctrina mediante la cual se establece el procedimiento para la inscripción de la Transferencia de Participaciones Sociales en los Registros Mercantiles y en los Registros de la Propiedad con funciones y facultades de Registro Mercantil. Res. 2, RO S 900 de 26 de febrero de Doctrina mediante la cual se establece la obligación de requerir el certificado de expensas o cuotas de administración para la inscripción de la transferencia de dominio o constitución de gravámenes sobre inmuebles declarados en propiedad horizontal. Res 3, RO 136 de 3 de diciembre de Implementación de mesas de ayuda Se ha puesto en funcionamiento el sistema de soporte en línea, denominado Mesa de Ayuda, que nos permite atender en tiempo real las inquietudes jurídicas, técnicas y operativas de los Registros Mercantiles de Manta, Esmeraldas, Machala, Portoviejo, Ambato, Cuenca, Babahoyo, Loja, Santo Domingo de los Tsáchilas, Ibarra y Quito. El sistema provee a los usuarios de un mecanismo de control y seguimiento de sus necesidades, a fin de que los servicios que prestan a la ciudadanía sean lo más regulares y continuos que podamos ofrecer. El sistema cuenta con sus respectivos gráficos e indicadores de gestión que nos permiten monitorear los tiempos de atención y las áreas de mayor demanda, a fin de brindar soluciones definitivas. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD ISO 9001:2008 La Norma ISO 9001:2008, es parte de la legislación internacional que se aplica a los sistemas de gestión de calidad (SGC), y comprende los elementos de administración de ésta, con los que Página 10

11 cada entidad debe contar para ser efectiva en la administración y mejora de sus productos y servicios. En el presente período la DINARDAP, ha logrado la certificación con la finalidad que através del sistema de gestión, se impulse la calidad y mejora continúa de los procesos de administración, con lo que se logra optimizar tiempo en la distribución del trabajo, además, una vez establecidos los procesos correspondientes, se asegura la dinámica laboral en las diversas áreas de la DINARDAP. Con esta certificación, la Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos se une al grupo de empresas e instituciones que son reconocidas a nivel nacional e internacional por sus altos estándares de calidad y servicios. SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD Compromiso con la Calidad Sistema de Gestión documentado en base a requisitos de la norma ISO 9001:2008. Procesos optimizados y documentados. Enfoque al cliente Personal Capacitado Implementación Indicadores Auditorías internas Revisión por la Dirección Maduración del Sistema Medición de indicadores Cierre de No conformidades Acciones Preventivas Acciones Correctivas Mejora Continua Página 11

12 CALIDAD DE SERVICIO REGISTROS MERCANTILES CONTROLES EFECTUADOS EN EL AÑO 2013 Página 12

13 Conforme lo establece la Ley de Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos en el artículo 31 de las atribuciones y facultades, numeral 7 que determina: Vigilar y controlar la correcta administración de la actividad registral es así; que la Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos establece un modelo de evaluación que permite entender y medir cuantitativamente la realidad y analizar la situación existente de los registros en los siguientes proceso: Procesos a Controlar La Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos, a través de la Dirección de Control ha realizado evaluaciones a los Registros de la Propiedad con Funciones y Facultades de Registro Mercantil, a continuación se presenta un gráfico en el cual se refleja la ejecución de las mismas. Para el año 2014, se planifica ejecutar 156 controles a los Registros de la Propiedad a Nivel Nacional y 13 controles a los Registros Mercantiles Página 13

14 Como resultado de los controles ejecutados se obtiene que los ingresos percibidos pasen a ser del Estado, controlando sus procesos de recaudación de tal forma que sean transparentes y reales. Al existir un control cruzado de información se produce una correcta administración de los datos, generando mejora en la calidad del servicio, seguridad en la información del ciudadano y calidad de información para las instituciones públicas que requieran datos a través del control cruzado. Al contar con controles se obtienen alertas de inconsistencias que permiten realizar procesos de mejora continua en la prestación de servicios registrales. III. PRINCIPALES ASPECTOS DE LA PLANIFICACIÓN INSTITUCIONAL El Ministerio de Telecomunicaciones y de la Sociedad de la Información al ser el rector del desarrollo de las Tecnologías de la Información y Comunicación, ha desarrollado la propuesta Estrategia Ecu@dor Digital (EED) que es el conjunto de políticas públicas sectoriales a fin de que todos los ciudadanos y ciudadanas accedan y generen información y conocimiento, mediante el uso efectivo de las TIC s, integrados activamente al proceso de desarrollo social y solidario del Ecuador; para lo cual cuenta con tres políticas para el sector de las TIC s: a) Convertir a las TIC s en uno de los ejes de transformación productiva y desarrollo económico. b) Alcanzar el desarrollo social, solidario e inclusivo en sectores rurales, urbano marginales, comunidades y grupos de atención primaria, a través del uso intensivo de TIC s. c) Acercar la administración del Estado y sus procesos a la ciudadanía y a los sectores productivos, proveyendo servicios de calidad, accesibles, seguros, transparentes y oportunos, a través del uso intensivo de las TIC s. De esta manera, la Estrategia Ecu@dor Digital se encuentra integrada por cuatro ejes: a) Conectividad b) Equipamiento para el acceso Página 14

15 c) Capacitación d) Aplicaciones y se desarrollará mediante la ejecución de tres planes: En este sentido, la Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos al estar encargada de controlar, auditar y vigilar a todos los registros públicos apuntala la política 3 de la Estrategia Ecu@dor Digital referente a Acercar la administración del Estado y sus procesos a la ciudadanía y a los sectores productivos, proveyendo servicios de calidad, accesibles, seguros, transparentes y oportunos, a través del uso intensivo de las TIC s, mediante la aplicación del Plan Nacional de Gobierno Electrónico que tiene como objeto proveer de mayores y mejores servicios de Gobierno en Línea hacia las y los ciudadanos. Para lograr lo antes mencionado la Dirección Nacional del Registro de Datos Públicos busca cumplir con la misión institucional de Dirigir, organizar, regular, gestionar, desarrollar, coordinar, controlar y evaluar el Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos, para la obtención, procesamiento y provisión de datos públicos, directamente y a través de entidades que conforman el Sistema, a nivel nacional e internacional, es así que ha definido los siguientes objetivos institucionales, tal como constan en el Estatuto Orgánico Funcional de Gestión por procesos de la Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos, expedido en el Registro Oficial No. 161 del 28 de junio 2011: 1. Diseñar, implementar y administrar el Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos que permitan alcanzar el acceso y la transparencia de la información registral pública, acorde a las nuevas tecnologías, garantizando la seguridad jurídica en el marco constitucional y legal vigente. 2. Establecer los mecanismos de intercambio de información con las entidades que poseen registros públicos, para consolidar en una base de datos central, toda la información registral concerniente a personas naturales y jurídicas para proveer información válida a usuarios calificados. Con el fin de Implementar el Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos para el año 2013 se han culminado los cuatro proyectos de inversión que fueron priorizados e incluidos en el Plan Anual de Inversiones 2011 del Presupuesto General del Estado por la Secretaria Nacional de Planificación y Desarrollo (SENPLADES) mediante Oficio No. SENPLADES-SIP-dap de fecha 9 de septiembre 2011 que a continuación se detalla: 1. Objetivos Estratégicos Institucionales Los objetivos estratégicos institucionales planificados durante el año 2012, fueron los siguientes: Página 15

16 1. Diseñar, implementar y administrar el Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos, sistema que está conformado por las instituciones públicas, información registral de carácter público de las instituciones privadas, el conjunto de normas, políticas, instrumentos, procesos, actividades y recursos que permitan alcanzar el acceso y la transparencia de la información registral pública acorde a las nuevas tecnologías, garantizando al ciudadano la seguridad jurídica en el marco constitucional y legal vigente. 2. Establecer los mecanismos de regulación y de intercambio de información con las entidades que poseen registros de datos públicos para consolidar en una base de datos única toda la información registral concerniente a personas naturales y jurídicas para proveer información válida a usuarios calificados. 3. Vigilar y controlar la actividad registral de los entes que conforman el sistema. 4. Garantizar un servicio al público de calidad, eficaz, eficiente y de buen trato en los Registros Mercantiles. 5.Consolidar a la Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos como un ente regulador y de control en el ámbito de registro de datos públicos. 2. Metas e Indicadores Con el fin de medir el avance de los objetivos estratégicos institucionales, a continuación se señalan las metas e indicadores por cada uno de ellos. OE1.- Diseñar, implementar y administrar el Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos, sistema que está conformado por las instituciones públicas, información registral de carácter público de las instituciones privadas, el conjunto de normas, políticas, instrumentos, procesos, actividades y recursos que permitan alcanzar el acceso y la transparencia de la información registral pública acorde a las nuevas tecnologías, garantizando al ciudadano la seguridad jurídica en el marco constitucional y legal vigente. Indicadores intermedios Metas Unidad de Medida 1. Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos desplegado (diseñado, desarrollado e implementado) 1. Se cuenta con el Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos desplegado con la interconexión de, al menos, 16 entes registrales en el año 2013 Porcentaje de avance 2. El Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos brinda servicios en línea sobre información 2. El Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos mantiene, al menos, 7 servicios en Unidades (No. de servicios) Página 16

17 registral a la ciudadanía. línea activos para la ciudadanía al finalizar el año OE2.- Establecer los mecanismos de regulación y de intercambio de información con las entidades que poseen registros de datos públicos para consolidar en una base de datos única toda la información registral concerniente a personas naturales y jurídicas para proveer información válida a usuarios calificados. Indicadores intermedios Metas Unidad de Medida 1. Normativa ISO Registral desarrollada (normas de calidad en Registros Mercantiles y el Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos) 1. Proyectos de normativa desarrollados para el funcionamiento del Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos al finalizar el año Porcentaje de avance OE3.- Vigilar y controlar la actividad registral de los entes que conforman el sistema Indicadores intermedios Metas Unidad de Medida 1. Diseñados, aprobados e implementados Planes de Control Registral para Registros Mercantiles 2. Diseñados, aprobados e implementados Planes de Control Registral para Registros de la Propiedad 1. Se realizan al menos dos controles registrales, administrativos y financieros a los Registros Mercantiles al año. 2. Se realizan anualmente controles registrales, al menos, al 20% de los Registros de la Propiedad a nivel nacional Unidad (Cantidad de controles registrales, administrativos y financieros) Porcentaje (Porcentaje de Registros de la Propiedad a los que se les realiza controles registrales) OE4.- Garantizar un servicio al público de calidad, eficaz, eficiente y de buen trato en los Registros Mercantiles. Indicadores intermedios Metas Unidad de Medida 1. Mejorado el servicio a la ciudadanía de los Registros Mercantiles Públicos 1. Se cuenta con al menos el 70% de satisfacción en el servicio por parte de los usuarios de los Registros Mercantiles Públicos al Porcentaje de usuarios satisfechos Página 17

18 finalizar el año Ampliación de la cobertura del servicio de los Registros Mercantiles a nivel nacional 2. Se implementa, al menos, 1 Registro Mercantil en cada cabecera provincial del país. Unidad (Cantidad de Registros Mercantiles implementados) OE5.- Consolidar a la Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos como un ente regulador y de control en el ámbito de registro de datos públicos Indicadores intermedios 1. Entes registrales se rigen a lineamientos políticos y normativas técnicas desarrolladas por la Institución Metas 1. El 100% de entes registrales que tienen relación con el Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos, designados según la Ley, se rigen a lineamientos políticos y normativas técnicas dictadas por la Institución en el año 2013 Unidad de Medida Porcentaje de entes registrales que se rigen a lineamientos políticos y normativas técnicas emitidas por la Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos 3. Beneficiarios Se han identificado cuatro grandes grupos: a) ciudadanos b) empresas c) empleados públicos d) entidades gubernamentales. Se debe destacar que existen beneficiarios potenciales directos e indirectos del Sistema Nacional del Registro de Datos Públicos. A continuación el detalle: Página 18

19 Beneficiarios directos: La proporción de la población mayor a 18 años. Empresas que se beneficien de los servicios ofertados en el Sistema. Instituciones públicas que se beneficien de la interconectividad con otras entidades gubernamentales. Generalidades de Proyectos de Inversión Parte importante del logro de los resultados que presenta la Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos (DINARDAP), es la Ejecución, seguimiento y Cierre de los proyectos de inversión, los mismos que reflejan el cumplimiento de la misión, visión y valores institucionales, mediante el compromiso de trabajo arduo de cada uno de los integrantes de la Institución. A continuación el detalle de los proyectos: Fortalecimiento Institucional para la Implementación del SINARDAP (Proyecto Terminado) El objetivo de este proyecto es establecer la estructura institucional y legal para la administración y gestión del SINARDAP, a fin de garantizar el adecuado uso de los datos públicos. El monto de inversión es de $ ,60 y su plazo de ejecución es de septiembre 2011 a diciembre Creación del Sistema Informático para la Integración de Datos Públicos (Proyecto Terminado) o Este proyecto tiene el propósito de Integrar los registros de datos públicos de diferentes entes registrales utilizando tecnologías de información y comunicación, con base en la homogenización y validación de datos. o El monto de inversión es de $ ,00 y su plazo de ejecución es de septiembre 2011 a diciembre de Gestión de Cultura de la Información Pública (Proyecto Terminado) o Con este proyecto se pretende generar una cultura de gestión de la información y/o datos públicos, que facilite el proceso de toma de decisiones por parte del Estado y el uso de su propia información por parte de los ciudadanos. o El monto de inversión es de $ ,00 y su plazo de ejecución es de septiembre 2011 a julio de Fortalecimiento de Sistemas Informáticos de Entes Registrales para Consolidación de la SINARDAP (Proyecto Terminado) Página 19

20 El objetivo de este proyecto es fortalecer los sistemas informáticos de entes registrales a fin de que entreguen al SINARDAP datos públicos que cumplan con estándares y normas de calidad y seguridad. El monto de inversión es de $ ,00 y su plazo de ejecución es de septiembre 2011 a diciembre de 2013 Página 20

21 Nombre del Proyecto Servidora o servidor público responsable Cumplimiento de planificación ( Fte: GPR) Avance en Ejecución (Porcentaje) - Presupuestario Mensual E Sigef Indicadores de Resultados Fortalecimiento Institucional para la implementación del SINARDAP Marcelo Berni Fiallos Funcionario de la Dirección de Gestión Registro y Seguimiento Al 31 de Diciembre de 2013, se ha cumplido con el 100 % de avance del proyecto de inversión, con relación al cumplimiento de hitos planificados para el cumplimiento del mismo. 98,29% Seguimiento y monitoreo del sistema de Notificaciones Electrónicas (SINE), herramienta que permite de manera electrónica, levantar los actos susceptibles de registro y marginación, remitidas a la DINARDAP a través del SINE a todos los Registros correspondientes. Adicionalmente se está trabajando conjuntamente con varias Instituciones para la utilización del Sistema. Obtención de la Certificación ISO en la DINARDAP. Revisión de Web Service desarrollado e implementado y disponible para los ciudadanos. Creación de Sistema Informático para la integración de datos públicos. Medardo Mesías Coordinador de Infraestructura y Seguridad Informática Al 31 de Diciembre de 2013, se ha cumplido con el 100 % de avance del proyecto de inversión, con relación al cumplimiento de hitos planificados para el cumplimiento del mismo. 100% Usuarios que realizan consultas al año en el sistema y al Call Center, para contar con registro de datos públicos integrales con una satisfacción del servicio superior al 70% Cantidad de Entes Registrales e Instituciones Públicas que demandan productos con base en los datos integrados en el sistema (SINARDAP). Entrega de información a los Entes Registrales, a través de convenios para consulta de información consolidada en SINARDAP. Campañas decomunicación y marketing diseñadas para conocer los servicios ofertados por la DINARDAP con enfoque de grupos meta. Gestión de la cultura de la Información Pública Susana Naranjo Dirección de Comunicación Social Al 31 de Diciembre de 2013, se ha cumplido con el 100 % de avance del proyecto de inversión, con relación al cumplimiento de hitos planificados para el cumplimiento del mismo. 0% (No se asignaron recursos fiscales en el Año 2013) Funcionarios representantes del Sector Privado y Entidades Seccionales que participan en talleres institucionales para socialización. Número de Registros en Dato Seguro Registros Mercantiles que cuentan con el nuevo sistema de gestión. Fortalecimiento de Sistemas Informáticos de Entes Registrales para la consolidación del SINARDAP Medardo Mesías Coordinador de Infraestructura y Seguridad Informática Al 31 de Diciembre de 2013, se ha cumplido con el 100 % de avance del proyecto de inversión, con relación al cumplimiento de hitos planificados para el cumplimiento del mismo. 99,73% Mecanismos para aseguramiento de calidad de servicio. Mecanismos de seguridad Informática. Dispone de Sistemas para garantizar la operación y disponibilidad informática. 4. Acciones realizadas para alcanzar los resultados - Agregadores de Valor Institucional Página 21

22 Coordinación de Normativa y Protección de la Información Se ha instituido estándares de protección integral de la información, tanto física como digital de la DINARDAP y SINARDAP, que antes no habían. Esto se ha conseguido mediante la emisión de las siguientes resoluciones: Norma sobre Protección y Seguridad de Información. Res. 7, RO S 43 del 24 de julio de Con ella se salvaguardan los activos de información que se generan, reciben, tratan, transmiten y almacenan en la DINARDAP, sus Direcciones Regionales y el Registro de Datos Crediticios; así como los de los Registros de Datos Públicos que interoperan con el SINARDAP, de donde se extrae la información para los servicios Dato Seguro e Infodigital. Adicionalmente, se creó el Comité de Seguridad, organismo de vigilancia y control sobre seguridad de la información en la DINARDAP, con el que se pudo incluso adelantar los requerimientos de la SNAP establecidos en el Acuerdo166, promulgado en el RO S 88 de 25 de septiembre de Norma de Digitalización de Documentos. Res. 20, RO S 22 de 25 de junio de En ella se establecen los requerimientos técnicos necesarios para asegurar que los procesos de digitalización a efectuarse en los Registros de la Propiedad y Mercantiles del país, arrojen productos óptimos que puedan ser efectivamente utilizados en la prestación de los servicios registrales, evitando el desperdicio de los recursos económicos del estado. Luego de constatar la necesidad de extender la protección el Estado a la información de las personas que está en poder de terceros, tales como empresas privadas, casas comerciales, etc., se está elaborando la Norma para la Protección de Datos de Carácter Personal Contenida en las Bases de Datos Administradas por Personas Naturales o Jurídicas Privadas. Se ha analizado los procesos y se han atendido el cien por ciento de las 33 solicitudes de acceso al servicio Infodigital, que nos fueron remitidas por las entidades del sector público durante todo el año fiscal. Con todo, en previsión de la ingente cantidad de los nuevos requerimientos que deberían presentarse esta año, con motivo del mandato contenido en el Disposición Transitoria Segunda del Decreto Ejecutivo 149, promulgado en el RO S 146 del 18 de diciembre de 2013, hemos reestructurado el proceso y los formularios inherentes a él, para asegurar un servicio aún más ágil y oportuno. En aras de afianzar la seguridad jurídica en los servicios que prestan los registros de datos públicos, se instituyó el sistema de emisión de Doctrinas Jurídicas. Éstas, constituyen criterios jurídicos de carácter institucional, que resuelven aspectos controversiales en la práctica registral. Son de aplicación forzosa por parte de los registros públicos sujetos al control de la DINARDAP y, naturalmente, de la propia DINARDAP. Res. 4, RO 893 de 18 de febrero de Página 22

23 Con las siguientes doctrinas ya hemos dado solución a tres temas que venían siendo objeto de incertidumbre y debate nacional: 1. Doctrina mediante la cual se establece el procedimiento para llevar el Libro de Repertorio por los Registradores Mercantiles y los Registradores de la Propiedad con funciones y facultades de Registro Mercantil. Res. 1, RO S 900 de 26 de febrero de Doctrina mediante la cual se establece el procedimiento para la inscripción de la Transferencia de Participaciones Sociales en los Registros Mercantiles y en los Registros de la Propiedad con funciones y facultades de Registro Mercantil. Res. 2, RO S 900 de 26 de febrero de Doctrina mediante la cual se establece la obligación de requerir el certificado de expensas o cuotas de administración para la inscripción de la transferencia de dominio o constitución de gravámenes sobre inmuebles declarados en propiedad horizontal. Res 3, RO 136 de 3 de diciembre de Se ha puesto en funcionamiento el sistema de soporte en línea, denominado Mesa de Ayuda, que nos permite atender en tiempo real las inquietudes jurídicas, técnicas y operativas de los Registros Mercantiles de Manta, Esmeraldas, Machala, Portoviejo, Ambato, Cuenca, Babahoyo, Loja, Santo Domingo de los Tsáchilas, Ibarra y Quito. El sistema provee a los usuarios de un mecanismo de control y seguimiento de sus necesidades, a fin de que los servicios que prestan a la ciudadanía sean lo más regulares y continuos que podamos ofrecer. El sistema cuenta con sus respectivos gráficos e indicadores de gestión que nos permiten monitorear los tiempos de atención y las áreas de mayor demanda, a fin de brindar soluciones definitivas. Coordinación de Infraestructura y Seguridad Informática Durante el año 2013, la Dinardap reportó a través de GPR la fase final de proyectos de inversión importantes como el SISTEMA NACIONAL DE REGISTRO MERCANTIL, SISTEMA NACIONAL DE REGISTRO DE DATOS PUBLICOS Y SISTEMA DE REGISTRO DE DATOS CREDITICIOS. Así mismo en el año 2013 ha sido posible la implementación del SISTEMA NACIONAL DE REGISTROS DE LA PROPIEDAD en el cantón Pedro Moncayo, con lo cual se prepara al resto de ciudades para usar esta herramienta propia de la DINARDAP. SISTEMA NACIONAL DE REGISTROS MERCANTILES Este Sistema fue contratado como Consultoría y para su recepción incluye la implementación en 11 Registros Mercantiles. En el año 2013, se ha concretado la implementación del SNRM en doce ciudades del Ecuador: Esmeraldas, Portoviejo, Santo Domingo, Manta, Machala, Babahoyo, Loja, Ambato, Cuenca, Quito, Ibarra, Guayaquil. Página 23

24 El Sistema se recibe luego de su implementación con fecha 14 de Noviembre del 2013 y se encuentra funcionando en las principales ciudades del Ecuador, por lo que actualmente se cuenta con una versión estable, completa y que respeta la Ley de Registro de Datos Públicos de manera que se garantiza la Seguridad Jurídica en el Ecuador y se apoya firmemente las acciones de Gobierno para el cambio de Matriz Productiva. SISTEMA NACIONAL DE REGISTROS DE LA PROPIEDAD En el año 2013, en conjunto con el Registro de la Propiedad del cantón Pedro Moncayo, se procedió a implementar el SNRP para modernizar la tarea registral con una herramienta que cumple con la Ley. Producto de este trabajo conjunto, el SNRP dispone hoy en día de las funcionalidades adecuadas para cualquier Registro de la Propiedad a nivel nacional y es un nuevo aporte decisivo de la DINARDAP para el cambio de Matriz Productiva. La Dinardap mantiene un equipo de Desarrollo que continuamente implementa mejoras en el SNRP en base a la Ley de Registro de Datos Públicos y las buenas prácticas Registrales vigentes en el Ecuador. SISTEMA NACIONAL DE REGISTRO DE DATOS PÚBLICOS El Sistema fue recibido con fecha 31 de Mayo del 2013 y de inmediato puesto al Servicio del ciudadano y el estado ecuatoriano; posterior a esto se realizó una fase de Estabilización y Afinamiento definida en el Contrato por un periodo de 3 meses. El 30 de Agosto del 2013, se recibió la fase de Estabilización con la versión final del Código fuente; a partir de este momento la DINARDAP ha venido desarrollando con su propio equipo técnico, nuevos servicios sobre el SINARDAP. SISTEMA NACIONAL DE REGISTRO DE DATOS CREDITICIOS Durante el período de Mayo a Diciembre del 2013, se apoyó en 2 Macro procesos: Consolidación de Bases de Datos de diferentes Instituciones tales como la Superintendencia de Bancos, Superintendencia de Compañías, Superintendencia de Economía Popular y Solidaria para uso del Registro de Datos Crediticios y Desarrollo de un Sistema de Catastro de Compañías Comerciales. Coordinación de Gestión Registro y Seguimiento Se ha realizado el seguimiento a los siguientes procesos: 1. Aplicación Relación de Confianza (INFODIGITAL) Actualmente la herramienta INFODIGITAL, provee información de las siguientes instituciones: a) Registro Civil; Página 24

25 b) Agencia Nacional de Tránsito; c) Consejo Nacional Electoral; Registro Mercantil; d) Registro de la Propiedad; e) Servicio de Rentas Internas; f) Secretaría Nacional de Educación Superior, Ciencia, Tecnología e Innovación; g) Servicio Nacional de Contratación Pública; h) Superintendencia de Compañías; i) Policía Nacional - Movimientos migratorios; j) Policía Nacional - Antecedentes penales; k) IESS; l) y, Ministerio de Relaciones Laborales. Entidades que proveen información a través del INFODIGITAL Página 25

26 En el sistema INFODIGITAL, actualmente tiene 78 entidades con acceso a la información, de las cuales se han registrado consultas a través de la interfaz web, de los registros de datos públicos que de conformidad a su competencia puedan hacerlo, para el efecto, en estas instituciones han generado un total de usuarios. Gráfico: Entidades que consumen información a través del INFODIGITAL Los beneficios del uso de la aplicación Relación de Confianza (INFODIGITAL), percibidos por algunas de las Instituciones que utilizan esta herramienta tenemos: Secretaria Nacional de Inteligencia: Página 26

27 - Optimización en el tiempo de búsqueda, al utilizar un solo canal de consulta. Anteriormente se realizaba en múltiples instituciones donde se requerían hacer largos trámites para el acceso a los datos custodiados por los Entes Registrales proveedores de la información. Servicio de Rentas Internas: - Facilita los controles tributarios, ubicación de los contribuyentes, verificación patrimonial y la realización de informes ejecutivos. Instituto de Seguridad Social de las Fuerzas Armadas: - Ayuda a la validación de información de los afiliados. - Permite mejorar los procesos de pagos de pensiones. Secretaría Nacional de Transparencia de Gestión: - Disminuyó el tiempo de consulta a minutos, antes la información se tenía en 5 meses. - Validación y consolidación de la información necesaria para los procesos internos de la institución. Consejo Nacional de Participación Ciudadana: - Permite validar información en las acciones pendientes a combatir la corrupción. Municipio Metropolitano de Quito: - Apoyo para la gestión institucional. - Mejora la efectividad de campañas informativas sobre temas de impuesto predial, declaración de patentes y deudas pendientes con el municipio. - Búsqueda de información de ciudadanos a los que se debe emitir notificaciones respecto de los actos administrativos requeridos a la Municipalidad. - Depuración de bases de datos Municipales. Ferrocarriles del Ecuador: - Permite mejorar los procesos de pagos de pensiones. Comando Conjunto de las Fuerzas Armadas: - Permite validar información del ciudadano aspirante. - Mejora los procesos internos de la institución. Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social: - Mejora el proceso de verificación de identidad de los afiliados y jubilados, evitando riesgos de suplantación de identidad. Página 27

28 ORDEN Y CONTROL FUNCIONALIDAD DIRECCIÓN NACIONAL DE REGISTRO DE DATOS PÚBLICOS Ministerio de Relaciones Laborales: - Validación de información mediante la consulta para verificar los datos de los ciudadanos. - Eliminación de identificaciones fallidas en el sistema Socio Empleo en un 35%. Instituto Ecuatoriano de Crédito Educativo y Becas: - Verificar información del solicitante. - Mejora los procesos de ingreso de la información para la aprobación de becas y cobro de los créditos. Defensoría Pública: - Validar la información el mismo instante que se realice un proceso. - Mejora procesos internos disminuyendo tiempos de respuesta. Registro Mercantil de Quito: - Permite disminuir tiempos y aumentar la confiabilidad en la información. Para el año 2014 de acuerdo al Decreto Ejecutivo 149 publicado en Registro Oficial Suplemento 146 del día 18 de diciembre de 2013, deberán obtener claves de acceso al INFODIGITAL todas las instituciones de la Función Ejecutiva se deberá completar el ingreso de 145 Instituciones. 2. Registros Mercantiles Públicos: Los controles realizados en los Registros Mercantiles Públicos, se basan principalmente en precautelar la seguridad jurídica y física de los archivos, procesos, manejo y almacenamiento de los libros físicos y electrónicos. Como actividades principales ejecutadas durante el año 2013 en los Registros Mercantiles tenemos los controles realizados a todos y cada uno de los registros, así como la implementación del Sistema Nacional de Registros Mercantiles, misma que ha permitido: Estandarizar los procesos a nivel nacional; garantizar la seguridad jurídica en relación a la prevalencia de inscripción de los documentos; acceso a servicios en línea como el estado de los trámites ingresados; y, contar con información clara, fidedigna, en línea y bien administrada. REGISTROS MERCANTILES Normativas y Controles. Cuidado y protección de libros físicos. Protección de libros usando tecnología para la digitalización. Ordenamiento de archivos. Preservación de documentos. Mejora de procesos. Estandarización de procesos a nivel naicional. Auditoria legal y administrativa. Seguridad Jurídica en transacciones mercantiles Dotación de infraestructura moderna para ofrecer servicios de calidad al ciudadano. Capacitación a registradores en materia registral. Provisión de Sistema Nacional de Registro Mercantiles. Capacidad de brindar servicios en línea a los usuarios. Información fidedigna y bien administrada Página 28

29 2.2. Apertura de nuevos Registros Mercantiles: De acuerdo a lo señalado en el artículo 19, segundo inciso de la Ley del Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos que señala: Los Registros de la Propiedad asumirán las funciones y facultades del Registro Mercantil, en los cantones en los que estos últimos no existan y hasta tanto la Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos disponga su creación y funcionamiento, por lo antes señalado la DINARDAP aperturó un Registro Mercantil en el Cantón Ibarra el 01 de Julio de Recaudación: Los valores recaudados en el año 2011 (año parcial), 2012 y 2013 en los 13 Registros Mercantiles son: Detalle de recaudación de los Registros Mercantiles 2013 Página 29

30 Registro 2013 Porcentaje de Participación Cuenca ,97 7,52% Machala ,26 2,88% Esmeraldas ,95 0,79% Guayaquil ,70 32,05% Loja ,32 2,58% Babahoyo ,82 1,13% Portoviejo ,46 1,59% Quito ,89 28,08% Ambato ,01 8,99% Santo Domingo de los T sáchilas ,13 3,04% Manta ,84 3,10% Santa Cruz 4.718,27 0,07% Ibarra ,19 0,94% PC DINARDAP ,76 7,23% TOTAL ,57 100,00% Fuente: Sistema Esigef Elaborado por: Dirección de Control y Evaluación DINARDAP. 4. Trámites: Las transacciones realizadas en el año 2013 por los Registros Mercantiles se cuentan con lo siguiente: Detalle de las transacciones realizadas por Certificaciones e Inscripciones año 2013 Página 30

31 ORIGEN INGRESOS CERTIFICACION ES (9,99%) RECAUDACIÓN 2013 INSCRIPCIONE S (90,01%) TOTAL RM Cuenca $ ,15 $ ,58 $ ,73 RM Machala $ ,53 $ ,85 $ ,38 RM Esmeraldas $ 5.378,45 $ ,61 $ ,06 RM Guayaquil $ ,75 $ ,38 $ ,13 RM Ibarra $ 6.510,20 $ ,99 $ ,19 RM Loja $ ,68 $ ,30 $ ,98 RM Babahoyo $ 8.081,01 $ ,08 $ ,09 RM Portoviejo $ ,01 $ ,75 $ ,76 RM Quito $ ,80 $ ,21 $ ,01 RM Ambato $ ,94 $ ,66 $ ,60 RM Santa Cruz $ 470,38 $ 4.237,89 $ 4.708,27 RM Sto. Domingo de los Tsáchilas $ ,79 $ ,80 $ ,59 RM Manta $ ,03 $ ,59 $ ,62 TOTAL INGRESOS AUTOGESTIÓN $ ,72 $ ,69 $ ,41 Transacciones de los Registros Mercantiles por tipo de Servicio Año Transacciones por tipo de servicio Año 2011 Año 2012 Año 2013 Inscripciones Certificaciones Remanentes: Con la emisión de la norma para la Transferencia de Remanentes, la Dirección Nacional de Registros de Datos Públicos, recibió transferencias de los Registros de la Propiedad con funciones y facultades de Registro Mercantil en el año 2012, por un monto de USD ,25 y en el año 2013 se recibe USD ,59. Página 31

32 Fuente: Sistema Esigef Elaborado por: Dirección de Control y Evaluación DINARDAP. La norma para transferencia de remanentes establece un procedimiento en el que los registros deben enviar un informe a la DINARDAP (formulario de remanentes) detallando los ingresos y gastos debidamente justificados. A la fecha se han recibido justificaciones de 177 cantones, que corresponde al 85% del total de Registros a Nivel Nacional. 6. Sistema de Notificaciones Electrónicas - SINE El Sistema de Notificaciones Electrónicas nace en respuesta a la necesidad de automatizar el flujo de trámites en los que se solicita a la DINARDAP notificar respecto a medidas cautelares o informes oficiales a los Registros de la Propiedad o Mercantil a nivel nacional, generando un ahorro considerable de recursos. La consultoría para el desarrollo del SINE, se recibió el 09 Abril del 2013, y entró en proceso de implementación que culminó el 03 de junio del 2013, fecha en la que entró en producción el SINE. La eficacia en respuesta de solicitudes nos muestra el porcentaje de solicitudes respondidas sobre las enviadas: Lo cual se detalla en el siguiente cuadro por mes: Página 32

33 Con los datos anteriores se realizó un análisis respecto al uso que dan los Registros al SINE y se obtuvo los siguientes resultados: Fuente: Sistema Esigef Elaborado por: Dirección de Control y Evaluación DINARDAP. Dada la tendencia del uso del SINE del anterior se concluye que le SINE se encuentra creciendo en gran medida, tanto es así que empieza a generar cada vez más trámites para los Registros, razón por la cual el 2014 se generarán convenios de uso respecto al SINE, además de realizar talleres de trabajo con los usuarios para identificar las oportunidades de mejora establecidas. 7. Sistema de Gestión de Calidad. Con fecha 20 de noviembre de 2014 se procedió a realizar la entrega recepción de la consultoría para evaluar, diseñar, e implementar un Sistema de Calidad basado en la norma ISO 9001:2008 para los Procesos estratégicos, operativos y de soporte de los Registros Mercantiles del país. 5. Detalle de problemas encontrados y sus soluciones Página 33

34 Dependencia económica del presupuesto general del estado: Por haber sido año de elecciones presidenciales existió desfase al cronograma planificado debido a la entrega tardía del presupuesto del Estado a las Instituciones Públicas, en el caso de la DINARDAP se ha solventado ésta eventualidad con recursos autogestionados (Fuente 2). IV. PRESUPUESTO GENERAL DE LA INSTITUCIÓN (matriz 2) PRESUPUESTO GENERAL DE LA INSTITUCIÓN TEMÁTICA PRESUPUESTO GENERAL EXPLICACIÓN Codificado $ Montos Globales $ ,18 Ejecutado (Devengado + Anticipos) $ Montos Globales $ ,64 % de Ejecución 93,72% Gasto Coriente (Grupos 5,8 y9) $ Montos Globales $ ,98 % de Ejecución % Porcentaje del Presupuesto 53,14% Proyectos de inversión (Grupos 7 y 8) $ Montos Globales $ ,89 % de Ejecución % Porcentaje del Presupuesto 40,58% PRESUPUESTO GENERAL DE LA INSTITUCIÓN El periodo de ejecución del presente informe de rendición de cuentas corresponde al año Ingresos: Corriente y de Capital El presupuesto de la Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos para el año 2013, incluido las Unidades Operativas Desconcentradas para gastos corriente, de capital e inversión con fuentes de financiamiento 001, 002, y 998, asciende a USD ,18, de los cuales únicamente el 8% ha sido destinado para gastos de Capital, el mismo que corresponde a infraestructura tecnológica muy inferior al registrado como ingreso corriente, los Proyectos de inversión se encontraban en etapa de recepción y cierre, los mismos que en su mayoría de conformidad a la LOSNCP, se contrataron bajo la modalidad de consultoría, es importante anotar que todos los procesos destinados para adquisiciones de capital en lo referente a Infraestructura tecnológica, cuentan con los dictámenes favorables necesarios emitidos por la Subsecretaría de Informática, en lo referente, a la infraestructura física y de oficinas de la DINARDAP y de las Unidades Operativas Desconcentradas, al ser una institución cuyos procesos agregadores de valor, son de carácter técnico jurídicos los valores que han sido destinados para el desarrollo, gestión y ejecución de la operatividad de la Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos, proyectos de inversión y entidades operativas desconcentradas. Presupuesto a Nivel de UDAF Ejercicio Fiscal 2013 Página 34

35 PRESUPUESTO CODIFICADO No. Detalle Presupuesto Codificado Porcentaje del Presupuesto (%)* 1 Planta Central Gasto Corriente ,71 29,17% Gasto de Inversión "SINARDAP" ,86 40,75% Total Planta Central ,57 2 Registros Mercantiles (1) Gasto Corriente ,01 29,81% 3 Registro de Datos Crediticios Gasto Corriente ,60 0,26% Total Registro de Datos Públicos Totales: , ,18 99,74% Fuente: Sistema de Administración Financiera (e-sigef), Diciembre 2013 * Porcentaje de cada rubro de gasto respecto al presupuesto total. (1) Financiado con Recursos de Autogestión Fuente: E-Sigef Elaboración: Dirección de Planificación - DINARDAP Es importante también mencionar que como Dirección Nacional de Registro de Datos Públicos y en cumplimiento a la Ley del Sistema Nacional de Registro de Datos Públicos, las Unidades Operativas Desconcentradas (Registros Mercantiles) y Registros de la Propiedad con atribuciones para registros de la actividad Mercantil, han generado recursos, los mismos que han sido utilizados para cubrir sus gastos operativos, lo que se concluye es que dentro de sus competencias asumidas como Registro de Datos Públicos para el estado ha significado también ingresos importantes, a continuación una explicación gráfica de lo mencionado. Página 35