FUNCIONARIO DE CUMPLIMIENTO

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1 FUNCIONARIO DE CUMPLIMIENTO

2 DESIGNACIÓN Artículo 42 de La Ley Las instituciones supervisadas por la Comisión quedan obligadas a designar uno o más funcionarios de nivel Gerencial encargados de vigilar el cumplimiento de los programas y procedimientos internos, incluidos el mantenimiento de registros adecuados y la comunicación de transacciones atípicas. Dichos funcionarios servirán de enlace con las autoridades competentes. Artículo 6 del Reglamento DESIGNACIÓN DE RESPONSABLES DE EJECUCIÓN. CNBS - UIF

3 Artículo 1O del Reglamento FUNCIONES 1. Proponer al Gerente General o Presidente Ejecutivo las políticas o procedimientos para la prevención y detección del lavado de activos en la institución supervisada. 2. Divulgar entre el personal de la institución supervisada todas las disposiciones legales y reglamentarias establecidas por las autoridades de la República de Honduras, así como los procedimientos internos de la institución supervisada relativos al programa de cumplimiento de dicha institución. 3. Velar porque se cumplan las políticas y procedimientos establecidos para la prevención del delito de lavado de activos. 4. Presentar informes trimestrales al Gerente General o Presidente Ejecutivo con copia a la Junta Directiva y al Comité de Cumplimiento que contengan como mínimo: Un resumen de actividades atípicas reportadas, análisis de cuentas y casos, capacitaciones recibidas e impartidas, cuentas canceladas y los resultados de la aplicación de los procedimientos y políticas implementados. 5. Mantenerse constantemente actualizado en aspectos técnicos y legales relacionados con el delito de lavado de activos. CNBS - UIF

4 FUNCIONES 6. Establecer canales de comunicación y cooperación con otras instituciones supervisadas del sistema. 7. Preparar, documentar y presentar a la Gerencia General y al Comité de Cumplimiento el reporte de transacciones atípicas que detecte en la institución supervisada. 8. Enviar los informes relacionados con la prevención del delito de lavado de activos que sean solicitados por la UIF, dependencia de la Superintendencia. 9. Cerciorarse que se cumplan las normas para la identificación general del cliente. 10. Establecer canales de comunicación entre la oficina principal, agencias y sucursales en lo referente al reporte de transacciones financieras, múltiples y atípicas. 11. Preparar los registros y reportes que deberán presentarse para dar cumplimiento a las presentes normas. 12. Informar a la UIF sobre nuevas tipologías de lavado de activos que conozca o detecte. 13. En el desarrollo de productos y servicios que la institución ponga a disposición de sus clientes, asegurarse que contengan las normas de control interno, para la prevención de lavado de activos. CNBS - UIF

5 FUNCIONES 14. En coordinación con el área de Recursos Humanos definir parámetros que aseguren un alto nivel de integridad personal, estableciendo un sistema para evaluar los antecedentes personales, laborales y patrimoniales de los empleados y funcionarios u otros representantes autorizados de la institución supervisada. 15. En coordinación con el área de Recursos Humanos planificar la capacitación del personal para la identificación y el conocimiento pleno de sus clientes e instruirlos en cuanto a las responsabilidades que les señala la Ley, el presente Reglamento y las futuras disposiciones que se emitan. 16. Servir de enlace entre la institución y la UIF. 17. Asesorar a la institución supervisada sobre la elaboración y ejecución de las políticas internas para prevenir el riesgo de reputación derivado del uso indebido de los servicios y productos que presta la institución. 18. Otras que señale la institución en relación a la materia de lavado de activos. CNBS - UIF

6 COMUNICACIÓN DE NOMBRAMIENTOS Las Instituciones deberán comunicar formalmente: 1. Estructuración del Comité de Cumplimiento, detallando nombres y cargos de las personas que lo integran. 2. Nombre del Funcionario de Cumplimiento nombrado, adjuntando la Hoja de Vida del mismo. Adjunto a la comunicación, se debe incluir el Punto de Acta de Junta Directiva en donde se haga mención de los nombramientos realizados mencionando la fecha y el número de la sesión, la misma deberá ser firmada por el Secretario. De existir cambios en el futuro, se deberá realizar la comunicación bajo el mismo proceso arriba descrito. CNBS - UIF

7 CONOCIMIENTO Y CAPACITACIÓN DE LOS EMPLEADOS Artículo 41 de La Ley Artículo 6 del Reglamento Las instituciones supervisadas por la Comisión deberán adoptar, desarrollar y ejecutar programas para prevenir y detectar los delitos tipificados Programas incluirán, como mínimo lo siguiente: en esta Ley. Estos 1. El establecimiento de procedimientos que aseguren un alto nivel de integridad personal y un sistema para evaluar los antecedentes personales, laborales y patrimoniales de sus empleados, funcionarios, directores, propietarios u otros representantes autorizados por la Ley; 2. Programas permanentes de capacitación del personal para una identificación plena de sus clientes e instruirlos en cuanto a las responsabilidades que les señala la Ley; y, 3. Un mecanismo de Auditoría para verificar el cumplimiento de estos programas. La Institución debe dejar evidencia de las capacitaciones impartidas, en los expedientes de cada unos de sus empleados; asimismo, al momento del ingreso de nuevo personal es necesario una inducción con el Funcionario de Cumplimiento. La Capacitación debe ser de carácter obligatorio y de aplicación inmediata. CNBS - UIF

8 OTRAS ACTIVIDADES Revisión, Análisis, Seguimiento y Monitoreo de Expedientes por Apertura de Cuentas de nuevos y actuales Afiliados. Revisión, Análisis, Seguimiento y Monitoreo de Expedientes de Préstamos. Revisión, Análisis, Seguimiento y Monitoreo de Expedientes de Empleados. Revisión, Análisis, Seguimiento y Monitoreo de Cuentas Canceladas e Inactivas con saldos elevados o que repentinamente se activan con montos elevados. Revisión, Análisis, Seguimiento y Monitoreo de Transacciones por Remesas.

9 ARTICULO 22. REQUERIMIENTO DE INFORMACIÓN UNIFORME PARA APERTURA DE CUENTAS Reglamento

10 PERSONAS NATURALES a) Nombre completo (tal como aparece en el documento de identidad) b) Fecha de nacimiento c) Profesión, ocupación u oficio d) Nacionalidad e) Sexo f) Número de identificación g) Tipo de identificación (tarjeta de identidad, pasaporte o carnet de residente) h) Dirección de residencia completa i) Estado civil, nombre del cónyuge (si aplica) j) Número telefónico, número de fax y correo electrónico de residencia k) Nombre completo de la persona que depende económicamente

11 PERSONAS NATURALES l) Nombre del negocio (si aplica) m) Giro o actividad del negocio n) Nombre de la empresa en que labora o) Dirección completa de la empresa p) Número telefónico del trabajo q) Tiempo de laborar en la empresa r) Posición/cargo que desempeña s) Especificar las fuentes de ingresos mensual t) Volumen mensual estimado que manejara en la cuenta u) Referencias bancarias o comerciales a falta de estas personales v) Propósito de la cuenta w) Beneficiarios de la cuenta

12 PERSONAS JURÍDICAS a) Razón o denominación social b) Nombre comercial c) Número de RTN d) Listado actualizado de los socios principales e) Escritura social debidamente inscrita y sus reformas f) Detalle de las personas que tendrán firma autorizada en la cuenta (aplicando requerimientos para las personas naturales) g) Giro o actividad del negocio h) Referencias bancarias o comerciales i) Volumen mensual estimado que manejara en la cuenta j) Especificar la procedencia de los fondos que ingresará en la cuenta k) Nombres de los proveedores de la empresa

13 ARTÍCULO 23. APERTURA DE CUENTAS ESPECIALES Reglamento

14 a) En la apertura de una cuenta para menor de edad o por parte de un administrador, mandatario o tutor, deberán cumplir con los requisitos y verificación que corresponden a una cuenta de persona natural. b) Para comerciantes individuales y negocios que son propiedad de una persona, se exigirá la presentación del original y fotocopia de la declaración de comerciante individual, inscripción en el registro público de comercio y la identificación de las personas que se les otorgue firma autorizada, dejando las fotocopias en el respectivo expediente. Estas cuentas solamente podrán ser abiertas a nombre del comerciante. c) En la apertura de cuentas a nombre de Asociaciones, Clubes, Patronatos, Iglesias, Asociaciones sin fines de lucro, se solicitará la presentación del original y fotocopia de la Personería Jurídica o Estatutos legalmente autorizados, copia de los cuales deberá constar en el expediente. (CIRCULAR SBFAAP No. 001/2005) d) La apertura de las cuentas payable through (pagaderas a través de), deberán cumplir con todos los requisitos establecidos por el banco pagador.

15 Reglamento ARTÍCULO 19. VERIFICACIÓN DE REFERENCIAS SOBRE CLIENTES

16 El procedimiento para verificación de referencias de clientes, debe incluir lo siguiente: a) Debe verificarse información sobre el historial de la persona como cliente bancario y a falta de ésta, referencias comerciales, financieras o personales. b) De no poderse verificar estas referencias o constatar de una fuente confiable sus actividades u ocupación, la institución supervisada, si decide abrir la cuenta, debe efectuar una verificación visual del negocio o domicilio para comprobar su existencia real y que el mismo está en posibilidad de producir bienes o servicios, dejando evidencia documental de esta gestión en el expediente del cliente.

17 DEBIDA DILIGENCIA PARA CON LOS CLIENTES (ARTICULO 16) Unidad de Información Financiera-CNBS

18 DILIGENCIA Cuidado y actividad en ejecutar algo Prontitud, agilidad, prisa Definición de la Real Academia Española

19 IMPORTANCIA Una gestión eficaz de los riesgos financieros exige en la actualidad procedimientos de Conozca a su Cliente más sólidos, amplios y seguros. Las nuevas normas establecidas por el Comité de Basilea relativas al tema de Conozca a su Cliente van más allá de la apertura de una cuenta y el mantenimiento de registros. La Debida Diligencia Ampliada exige cada día mayores esfuerzos a las Instituciones Financieras para la formulación de una Política de Aceptación del Cliente y un programa de identificación y conocimiento actualizado, que incluya un proceso más extenso en el caso de cuentas de mayor riesgo y un seguimiento proactivo y permanente de cuentas para detectar actividades sospechosas, entre otras.

20 CONSECUENCIAS DE LA FALTA DE LA DEBIDA DILIGENCIA/CLIENTE Riesgo de Reputación La posibilidad de una publicidad negativa relacionada con las prácticas y relaciones de negocios puede causar una pérdida de confianza en la integridad de la institución, con respecto al público y clientes en general.

21 CONSECUENCIAS DE LA FALTA DE LA DEBIDA DILIGENCIA/CLIENTE Riesgo Operativo Es el riesgo de una pérdida directa o indirecta resultante de una falla en los procesos, en el personal y/o en los sistemas internos o acontecimientos externos. La presencia de la Política CSC disminuye el riesgo y propicia fortalezas en la aplicación de los programas de la institución, procedimientos de control y en la debida diligencia.

22 CONSECUENCIAS DE LA FALTA DE LA DEBIDA DILIGENCIA/CLIENTE Riesgos Legales Las Instituciones pueden ser objeto de acciones procesales por no respetar las normas obligatorias de CSC o por no practicar la debida diligencia. Las instituciones solo podrán protegerse de los riesgos legales observando una debida diligencia en el momento de identificar a sus clientes.

23 CONSECUENCIAS DE LA FALTA DE LA DEBIDA DILIGENCIA/CLIENTE Riesgo de Concentración Las instituciones deben conocer quiénes son sus clientes y qué relación tienen con los otros clientes para poder medir su riesgo de concentración.

24 ELEMENTOS DE LA DEBIDA DILIGENCIA Política de Aceptación del Cliente Identificación de los Clientes Seguimiento continuo de Cuentas Gestión constante de Riesgos

25 POLÍTICAS DEACEPTACIÓN DEL CLIENTE Las instituciones deben elaborar políticas y procedimientos claros de aceptación del cliente. Desarrollar una descripción de los tipos de clientes que probablemente presentarán un riesgo mayor al riesgo promedio. Las políticas deben tomar en cuentas que al momento de iniciar ó establecer una relación financiera deben considerar factores como antecedentes creíbles y confiables del cliente, país de origen, si ocupa un puesto relevante en el sector público o privado, cuentas vinculadas, actividad de negocios, entre otros. Las instituciones financieras deben considerar que mientras más alto es el riesgo de un cliente, mayor deberá ser la Debida Diligencia con el mismo. CNBS - UIF Fuente: Comité de Supervisión de Basilea

26 IDENTIFICACIÓN DEL CLIENTE Las instituciones deben documentar y aplicar políticas de identificación de clientes, entre las cuales se encuentra la obtención de una copia de la identidad, dirección exacta, teléfonos, actividad económica, ingresos aproximados, entre otros. Los expedientes de los clientes deben ser actualizados periódicamente. Un buen momento para actualizar información es cuando se realizan transacciones importantes, cuando hay un cambio en las normas de documentación de clientes o cuando se produce un cambio relativamente importante en la forma de operar en la cuenta. CNBS - UIF Fuente: Comité de Supervisión de Basilea

27 SEGUIMIENTO CONTINUO DE CUENTAS El seguimiento continuo de las diferentes transacciones financieras que se generan en la institución, es un aspecto esencial en el desarrollo de la Debida Diligencia. Para controlar y reducir sus riesgos, las instituciones deben conocer la actividad económica de sus clientes a manera de tener una forma de identificar las transacciones que se salen del patrón regular de la actividad de una cuenta. El seguimiento por medio de los promedios que el cliente manifestó manejar en sus cuentas en el momento de la apertura versus los promedios que maneja, es un patrón de comparación al momento de realizar seguimiento de cuentas. La extensión del seguimiento dependerá del riesgo, debiendo la institución tener sistemas para detectar patrones inusuales o atípicos, producto de actividades para todas las cuentas. El establecimiento ó fijación de límites para seguimiento de cuentas es un elemento esencial en el seguimiento preventivo de cuentas. CNBS - UIF Fuente: Comité de Supervisión de Basilea

28 GESTIÓN CONSTANTE DE RIESGOS Los procedimientos de Debida Diligencia eficaces comprenden rutinas de vigilancia de la gestión, sistemas de controles, distribución de responsabilidades y capacitación, entre otros. Los canales de notificación de transacciones atípicas deben estar claramente detallados por escrito y ser conocidos por todo el personal. Las funciones de Auditoría y Cumplimiento juegan un papel importante en la evaluación y aplicación de las políticas y procedimientos de la Debida Diligencia. La función de cumplimiento debe incluir una evaluación independiente de las políticas y procedimientos de la institución, incluyendo los requisitos legales y de supervisión. El área de Auditoría debe evaluar, la gestión y los controles de riesgo; mediante evaluaciones periódicas de la efectividad de cumplimiento, asegurándose que la gestión del riesgo sea aplicada en forma constante. Las instituciones deben contar con un programa permanente de capacitación de los empleados, que les permita conocer y comprender los procedimientos de la Debida Diligencia. CNBS - UIF Fuente: Comité de Supervisión de Basilea

29 TRIANGULO DE LA PREVENCION DEL LAVADO DE ACTIVOS Realizar una mejor debida diligencia de los clientes Informar de delitos, actividades sospechosas y transacciones insólitas Monitorear muy de cerca los clientes y empleados, cuentas y productos de alto riesgo

30 Acceso a Internet Sitios de internet utilizados con mayor frecuencia para la búsqueda de información Sitios en la Web para consultas e información

31 GRACIAS Unidad de Información Financiera

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