CONTRATO DE VIDEOCONFERENCIA DE LA ADMINISTRACIÓN GENERAL DEL ESTADO

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1 CONTRATO DE VIDEOCONFERENCIA DE LA ADMINISTRACIÓN GENERAL DEL ESTADO Desde la Administración General del Estado (en adelante AGE) se está trabajando en la preparación de un contrato global de videoconferencia que persigue: Integrar los diferentes contratos actuales existentes en la AGE en un único contrato para su gestión centralizada. Establecer los mecanismos de interoperabilidad y/o integración de los diferentes sistemas existentes para que sea posible establecer videocolaboración entre los empleados públicos de sus diferentes centros, así como con organizaciones externas a la AGE, tanto públicas como privadas Favorecer una visión conjunta y transparente del sistema de videocolaboración en su conjunto, así como de la prestación del servicio a los usuarios de la AGE Potenciar el uso de la TICs colaborativas como instrumento básico para favorecer y hacer más eficaz el trabajo en equipo en la AGE El contrato alcanza a varios Departamentos Ministeriales y se prepara siguiendo las recomendaciones del informe de la Comisión de Reforma de las Administraciones Públicas, con el objetivo de cubrir los servicios excluidos del ámbito del futuro contrato interministerial de comunicaciones. Por este motivo, los servicios necesarios que se requieran para prestar servicios de videocolaboración y que estén incluidos en dicho contrato, tal es el caso de las líneas de comunicaciones, no serán objeto de esta licitación. Este esfuerzo se orienta no sólo a la centralización de la contratación, sino también a la racionalización, por lo que en la ejecución de estos proyectos la Administración tiene una ocasión propicia para evitar duplicidades y optimizar el uso de los recursos disponibles. Este ejercicio de racionalización y de uso adecuado de los recursos puede favorecer la prestación del servicio a aquellos centros directivos que tengan necesidad, o que la puedan tener, a lo largo de la ejecución del contrato, adecuando los recursos disponibles a la necesidad real, logrando así una mayor eficiencia. El objeto de la presente Solicitud de Información (en adelante RFI) es obtener información de aquellos proveedores que puedan estar interesados en participar en este proyecto. Toda la información remitida a la AGE en respuesta a la presente RFI tendrá carácter confidencial y no será comunicada a terceros ni publicada. La información aquí solicitada así como la información recibida no tendrán en ningún caso carácter contractual ni correspondencia específica con lo que se demande en pliego, empleándose únicamente para evaluación interna y conocimiento de los diferentes casos de negocio y escenarios técnicos posibles por parte de AGE. La AGE utilizará la información recopilada para adaptar de manera óptima el enfoque del pliego regulador del contrato a las condiciones actuales de la demanda del mercado y a su evolución prevista para el periodo del contrato. Página 1 de 8

2 Consideraciones previas Las empresas invitadas aportarán la información relativa a las preguntas que se incluyen al final de este documento que estimen de su interés. En este sentido, los proveedores con capacidad de dar sólo una solución parcial deberán considerar y aportar información relativa a la interacción e interconexiones con las partes fuera de su alcance, favoreciendo la comunicación e interoperabilidad con otros proveedores o proponiendo soluciones que puedan cubrir en su caso las necesidades de la AGE. Queda patente la intención por parte de la AGE de buscar la solución que ofrezca un mejor servicio a todos sus centros, por medio de la contratación de servicios a uno o a varios proveedores, sin descartar la posibilidad de contar en este ámbito con múltiples proveedores. Las entidades que tomen parte en el presente procedimiento de RFI deberán presentar sus respuestas a las preguntas específicas formuladas en él en un resumen ejecutivo de no más de treinta páginas, donde también pueden adjuntar cualquier información adicional que consideren necesaria en documentos aparte. Las respuestas se presentarán en formato electrónico, en Microsoft Word o similar (formato.doc), Adobe Acrobat (formato.pdf) o Microsoft PowerPoint (formato.ppt). Plazo y lugar de presentación o remisión de respuestas Aquellas empresas que deseen enviar sus respuestas a las cuestiones planteadas en el presente documento, deberán remitirlas por correo electrónico a la dirección El plazo de recepción de solicitudes será de 15 días naturales a partir del día siguiente de la fecha de publicación de esta RFI. Las respuestas a este RFI recibidas con posterioridad al plazo indicado no serán analizadas. Alcance del futuro contrato El alcance abarca a todas las Unidades de la AGE, así como a sus Organismos y Entidades de Derecho Público adscritas o dependientes. Debido a los contratos actualmente en vigor y a las circunstancias específicas de algunos Ministerios y Organismos, la fecha prevista de inicio de la prestación no será la misma en todos los casos, indicándose en el futuro pliego de prescripciones técnicas las peculiaridades en cuanto a fecha de inicio y prestaciones que se deberán tener en cuenta por parte de los licitadores. Calendario previsto La previsión inicial es que el contrato esté implantado y entre en vigor durante el primer trimestre del año Página 2 de 8

3 Objeto del contrato El objeto de este contrato será la gestión compartida de recursos (salas, infraestructura y otros recursos comunes) consolidación e interconexión de los tres escenarios existentes en la AGE: - Escenario H.323. Comprende todos aquellos sistemas (infraestructura de CPD y terminales de cualquier tipo sala, despacho, escritorio-) basados de forma nativa en la familia de estándares H.323. Orientado habitualmente a conferencias en salas donde interviene más de un usuario (aunque también hay puestos de escritorio y despacho basados en este estándar que entrarían dentro de esta categoría). - Telepresencia inmersiva. Donde se agregarán las salas de telepresencia inmersiva de la AGE. - Videoconferencia personal no basada en H.323. Sistemas específicos no basados en H.323 de forma nativa, con clientes SW para uso individual desde su puesto de trabajo o dispositivo móvil, y potencialmente con funcionalidades de groupware y comunicaciones unificadas adicionales Se incluirán en este contrato los mantenimientos existentes en el momento de la contratación y un posible plan de sustitución para aquellos equipos considerados obsoletos o descatalogados. Asimismo estos escenarios tendrán que estar preparados para formar parte de un escenario global de la AGE de comunicaciones unificadas que tenga en cuenta los escenarios existentes. Actualmente, todos los equipos presentes en instalaciones de la AGE objeto de este contrato son propiedad de la AGE. Resumen situación actual Dentro de los tres escenarios nombrados en el Objeto del Contrato, la situación actual de la AGE comprende un escenario muy heterogéneo donde hasta la fecha los diferentes Ministerios y Organismos Autónomos se gestionaban su parque de equipos y sus videoconferencias, realizando las diferentes inversiones por separado y contratando también de forma autónoma los diversos mantenimientos. La gestión de las videoconferencias se realizaba también de forma diferente, en su caso subcontratando recursos o utilizando a personal propio a tal efecto dependiendo de la Entidad Gestora. En cuanto a los terminales de videoconferencia tradicional, el parque de la AGE comprende una enorme variedad de marcas y tipos, siendo la gran mayoría (ligeramente superior al 50%) Cisco (Tandberg), seguido por Polycom (aproximadamente un 30%), y existiendo también otros equipos de otras marcas en mucho menor porcentaje (entre otros Sony, Logitech/Lifesize, Aethra, Huawei, Radvision, etc ). La mayoría de los equipos (en torno al 85%) se encuentran sin mantenimiento y se calcula que también una gran parte (aproximadamente un 40%) están ya descatalogados por el fabricante. Página 3 de 8

4 En la infraestructura el parque también es heterogéneo siendo el proveedor más común Cisco y aunque hay un porcentaje considerable de equipos fuera de mantenimiento, es mucho más bajo que en el caso de los terminales (en este caso el porcentaje ronda el 50%). Es importante recalcar que muchos mantenimientos (aproximadamente el 70% de los que hay ahora mismo contratados) terminan en el año 2015, que es cuando se renovarían los contratos de comunicaciones, y es el momento en el cuál habría que tomar la decisión de si compensa continuar manteniéndolos o por obsolescencia habría que sustituirlos por otros. Dentro de los equipos de infraestructura se recalca lo siguiente: - En cuanto a las MCU se calcula que la suma de los puertos SD de todas las existentes superan los 1000 (con capacidad en muchos casos de hacer conferencias en HD). - Las licencias para gatekeeper superan las si bien las concurrentes son aproximadamente El Sistema de Gestión más común es el TMS (de Cisco/Tandberg) - En cuanto a los Gateway, la mayoría de Entidades tienen Gateway RDSI, existiendo alguno 3G e IP. - Algunos centros disponen de grabador de contenidos (en su mayoría Cisco/Codian y algún Polycom) - Casi todos los Ministerios tienen también Firewall Traversal de diferentes proveedores y fabricantes. Para la videoconferencia personal, las soluciones implantadas también son heterogéneas y sectoriales entrando en juego otros proveedores (además de los nombrados anteriormente) como Microsoft o Dialcom. Se debe resaltar el proyecto de la Dirección General de Modernización Administrativa, Procedimientos e Impulso de la Administración Electrónica de la Secretaría de Estado de Administraciones Públicas donde a través de la RedSARA, se da servicio de videoconferencia personal a toda la AGE y a las Comunidades Autonómicas y Entes Locales. Este servicio deberá seguir prestándose sin pérdida de funcionalidad independientemente del producto que se proporcione a tal efecto. Por último, en cuanto a telepresencia inmersiva, existen muy pocas salas en la AGE distribuidas en los diferentes Ministerios y una en el extranjero (Shanghai) dependiente también de la AGE. A corto plazo no se prevén grandes inversiones en este ámbito debido a su alto coste, pero sí se necesita interconectividad con otras salas y con los demás sistemas incluidos en el ámbito de este concurso. Lotes en que se divide el contrato El procedimiento abierto constará inicialmente de un solo lote, donde se contemplaran las inversiones necesarias así como los costes de mantenimiento para cumplir el Objeto del contrato. Si la empresa que responde las cuestiones planteadas considera más viable técnica o económicamente un planteamiento de lotes diferente, que lo exponga justificadamente en el resumen ejecutivo que remita junto con las respuestas. Página 4 de 8

5 Estructura de precios / Catálogo de precios Además de la respuesta a esta RFI, la empresa podrá adjuntar un catálogo de servicios con precios unitarios, desglosado con los servicios que la empresa puede ofertar. Esta información no será contractual. Consultas a las posibles empresas interesadas Preguntas generales 1. Dado el alcance y características del concurso a convocar, presente el grado de interés de su empresa y sus puntos fuertes a la hora de suministrar los servicios incluidos. 2. Plantee los diferentes modelos de provisión de actualizaciones hardware (incluyendo al menos sustitución de piezas y equipos completos) y software (incluyendo al menos parches y nuevas releases de firmware, sistemas operativos y software de aplicaciones) que considera viables para este proyecto, indicando las ventajas e inconvenientes de cada uno. 3. Describa si en su modelo de mantenimiento existe la posibilidad de disponer de una dotación de dispositivos de videoconferencia para reposición que evite la necesidad de mantener dispositivos que no sean codecs o infraestructura de CPD. 4. Plantee los diferentes modelos de asistencia técnica in situ para primer y segundo nivel de soporte, y de asistencia técnica en remoto para soporte de segundo y tercer nivel, que considera viables para este proyecto, indicando las ventajas e inconvenientes de cada uno 5. Especifique qué herramientas conoce y/o emplea para obtener estimaciones de ahorro económico por el uso de la videoconferencia en base a la volumetría real obtenida, e indique qué factores y parámetros tiene en cuenta para la realización de los cálculos, así como qué costes marginales tiene en cuenta. Asimismo indique si éstas u otras herramientas obtienen también cálculos de otros tipos de ahorros no tangibles como pueden ahorros en tiempo, mejora en productividad o respeto al medio ambiente. 6. Especifique qué herramientas adicionales considera adecuadas en un hipotético escenario global consolidado (p. ej., reserva de recursos, cuadro de mando, integración con ofimática, integración con Comunicaciones Unificadas indicando las diferentes opciones y funcionalidades en cada caso) 7. Especifique qué ventajas e inconvenientes considera que tendría instaurar una infraestructura de videoconferencia centralizada en la AGE frente a una distribuida y qué soluciones de alta disponibilidad existentes podría proporcionar. 8. Especifique distintas formas de evolucionar hacia un entorno completo de UC, partiendo tanto del escenario unificado de videoconferencia aquí demandado como de otros escenarios de comunicaciones ya existentes fuera del ámbito de la videoconferencia. Indique qué funcionalidades y servicios incluiría y añadiría en cada una de las formas detalladas, y cómo se implementaría el cliente unificado que dé acceso a dichos servicios. Página 5 de 8

6 9. Especifique los mecanismos de control de consumo de ancho de banda en tiempo real que puede ofrecer su herramienta y si existe la posibilidad de ser adaptativo según los parámetros de la red de la AGE. 10. Indique su visión sobre la posible recompra del equipamiento que está fuera de catálogo del fabricante. Especifique si existe alguna política a nivel de empresa/mercado de renovación de equipamiento obsoleto y descatalogado y en qué condiciones. Especifique si su empresa proporciona algún modelo de equipamiento en renting tecnológico para el equipamiento de sala y para el de CPD. 11. Describa a alto nivel, qué solución entiende más adecuada para proporcionar la interoperabilidad entre los 3 escenarios y el plazo máximo estimado para su implementación, explicando su grado de viabilidad. Tenga en cuenta también la posible evolución a comunicaciones unificadas para realizar esta descripción. 12. Describa el modo en que la solución ofrecida puede proporcionar cifrado extremo a extremo para sesiones punto a punto y multipunto entre cualesquiera extremos pertenecientes a uno, dos o los tres escenarios de este proyecto simultáneamente en la hipotética solución final que interconecte los 3 escenarios objeto de este contrato, para cualquier tipo de contenido multimedia (audio y vídeo, más los datos compartidos desde PC u otro periférico durante una sesión), de tal manera que cualquier tráfico de red generado en este proyecto, cualquiera que sea la casuística, quede totalmente securizado. Escenario H Adicionalmente explique a alto nivel, cómo proporcionar, para el sistema en su conjunto, las siguientes funcionalidades: Cifrado de videoconferencia H.323. Especifique si es posible con su solución cifrar videoconferencias bajo cualquier circunstancia y qué ocurriría si el cifrado requiere de una certificación específica de seguridad. Grabación de Video así como custodia y distribución de dichas grabaciones en cualquier soporte. Retransmisión por streaming de sesiones en tiempo real a una URL para un público limitado (por ejemplo para formación interna), no incluye un escenario de CDN (Content Delivery Network) o red de distribución de contenidos. Asimismo incluye la retransmisión mediante streaming de sesiones previamente grabadas, con el mismo propósito y ámbito que el caso anterior Integración de la solución con el plan de numeración telefónico de la AGE Configuración y operativa del firewall traversal en el escenario final consolidado: posibilidades de ubicación y parametrización, relación con la seguridad perimetral de los departamentos implicados, e integración con MCU y gatekeeper. 14. Para la interoperabilidad en este escenario, describa según su posible solución, bajo qué condiciones y con qué volumen es posible un hermanamiento de varios gatekeepers. Especifique si lo considera una medida técnica recomendable, sus ventajas e inconvenientes. Página 6 de 8

7 15. Especifique los baremos de precios de mercado orientativos para terminales H.323 de sala de gama alta, media y baja, para terminales de despacho H.323 y para kits de videoconferencia H.323 de escritorio (licencia+webcam / sólo licencia) 16. Especifique las integraciones multimedia que podría ofertar en una sala H.323 con las capacidades de la sala (microfonía, megafonía, iluminación, mobiliario, informática. 17. Especifique en su caso cuál sería el máximo dimensionamiento posible de MCU y de gatekeeper en H.323 y qué posibilidades de ampliación disponen estos dispositivos en cluster y/o cascada. 18. Especifique si recomendaría técnicamente el empleo de una única MCU global consolidada, a nivel físico y/o lógico para toda la AGE y por qué. En su caso, indique cómo se realizaría el dimensionamiento (número total de puertos) de esta MCU. Lo mismo para el caso del gatekepeer y demás gateways. 19. Describa qué modelos diferentes para consolidación de infraestructuras H.323 podría suministrar como licitador 20. Especifique las modalidades de licenciamiento que podría ofrecer en H Especifique qué gateways entre H.323 y protocolos propietarios podría ofertar como licitador y para qué protocolos. Escenario Telepresencia Inmersiva 22. Describa las modalidades de contratación/prestación de un servicio de telepresencia inmersiva que podría ofertar. 23. Indique con qué países o ciudades tiene posibilidad de establecer sesiones de telepresencia inmersiva en salas tanto públicas como privadas. Indique qué acuerdos tiene con otros operadores a nivel mundial y si tiene capacidad de establecer puente de audio 24. Especifique si para la prestación de un servicio de telepresencia inmersiva su solución dependería de un operador concreto o de una WAN concreta. Indique si también sería así y en su caso cómo se prestaría el servicio en el caso de solicitudes de sala en otros países. 25. Indique si es compatible la solución que puede ofertar de telepresencia inmersiva con H.323 en todos los casos y cuál sería su solución de integración. En caso contrario, especifique los pasos necesarios para que así lo sea. 26. Indique los requisitos técnicos de la red del cliente (la AGE), que exigiría como licitador tanto en la parte LAN como WAN, para mantener una adecuada calidad de servicio (QoS) en lo relativo a ancho de banda, retardo extremo-extremo, jitter, pérdidas de paquetes, etc En caso de que la red del cliente no estuviera preparada para ofrecer estos parámetros, cuáles serían las soluciones para poder prestar el servicio? Videocolaboración Personal 27. Especifique las modalidades de licenciamiento que podría ofrecer para las distintas opciones de videocolaboración personal. 28. Indique las modalidades de instalación hardware que ofrece / recomienda para este tipo de proyectos. Página 7 de 8

8 29. Indique las posibilidades de integración con H.323 de su solución. 30. Especifique las funcionalidades de comunicaciones unificadas y de groupware que ofrece para este tipo de soluciones. Indique si vienen incorporadas de forma nativa en su solución o si se deben contratar adicionalmente. Página 8 de 8

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