Guías de Revisión 2011

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1 Guías de Revisión 2011 Aplicación MS Excel Nivel Fundamentos Temas Conceptuales Dentro de los errores recurrentes manifiestos en años anteriores, podemos enunciar algunos tópicos que refieren a problemáticas de tipo conceptual en relación al uso de las planillas de cálculo. Entre ellos: No pensar soluciones que sean independientes de los datos. Por ejemplo: ante el requerimiento de calcular la diferencia de edades entre la persona más longeva y la más joven de una lista, en vez de trabajar en base a las funciones MAX y MIN, muchos alumnos referencian las celdas contenedoras de los datos correspondientes a la edad de la persona más joven y la más longeva. Esto hace que si se cambian los datos de la planilla, el cálculo pueda llegar a ser incorrecto. Es importante que los alumnos comprendan que una planilla de cálculo debe diseñarse para que la misma opere de la forma más independiente posible, en relación a los datos que contiene en un momento dado. No comprender el concepto de automatización. Hemos visto una gran dificultad en el hecho de dejar una celda en blanco (que posteriormente completará el usuario de la planilla), programando una serie de cálculos que tomen como referencia el valor a ingresar en dicha celda. Un ejemplo concreto lo encontramos en el enunciado del examen Excel Fundamentos 0804 (Teatros). Formatos Dificultades para diferenciar las opciones de control de texto. Confunden Ajustar texto, Reducir hasta ajustar y Autoajuste. Para los bordes, establecen primero si es contorno o interno y luego los colores y estilos. Por lo tanto, no logran aplicarlos. No prestan atención a la vista previa para ver cómo quedan. Operaciones y Funciones Generalidades Hemos notado que los alumnos comenten muchos errores de sintaxis (de escritura al momento de definir la función y sus argumentos). Para minimizar este tipo de dificultades en el momento del examen, les proponemos que los alumnos sepan utilizar el asistente de funciones. En caso que no puedan solucionar el problema de sintaxis es importante que los alumnos sepan cómo dejar expresado el desarrollo al que han arribado. Sugerimos que antepongan el carácter (comilla) para dejar la expresión planteada como un texto. De lo contrario 1

2 Excel comúnmente arroja mensaje de error, impidiendo al usuario dejar una expresión planteada que contenga un error de sintaxis. Referencias Uno de los temas de mayor relevancia en este temario es la utilización de referencias relativas y absolutas. Si bien los chicos suelen resolver correctamente esta problemática, algo que les cuesta es vincular el contenido de una celda a otra. Ej: que en la celda B5 se muestre el contenido de la celda A1. Además es importante que establezcan correctamente las referencias (relativas y/o absolutas) para poder copiar la función o arrastrarla. Cuando tienen que hacer una referencia a un dato, escriben el dato y luego cuando arrastran o copian la función deben cambiar cada vez el dato. (ver item Función Sumar.si y Contar.si) Rango sobre el cual aplica una función Cuando se trabaja con funciones, algunos aspectos a considerar en la elección del rango en el cual se aplicará la función, son los siguientes: Trabajar con rangos continuos que involucren más de una columna o fila. Trabajar con rango discontinuos. Variar el rango sobre el cual se aplica la función. Un ejemplo de rango variable se ilustra en el ejercicio 21 de las prácticas de estudio 2010, en el tema funciones. Funciones Lógicas Confunden el uso de las funciones Y/O. Usan Y cuando debieran utilizar O y viceversa. No identifican el tipo de valores que reciben y devuelven las funciones lógicas. Ej. En muchos exámenes se espera que a partir de aplicar la función Y/O se devuelva el valor lógico Verdadero o Falso. Los chicos anidan la función Y/O con un SI para establecer como resultado el texto Verdadero o Falso. Sustituyen las funciones Y/O mediante la utilización de SI anidados. Esto es considerado como error, debido al no reconocimiento de una función definida en el temario de estudios. Les proponemos realizar los ejercicios dispuestos en las prácticas de estudio En particular los ejercicios 15 y 16 del tema funciones. Funciones Sumar.SI y Contar.SI Estas funciones junto a las de tipo lógico, constituyen el mayor problema para los alumnos. Algunos aspectos a considerar: Confunden el uso de ambas funciones. Usan Sumar.SI cuando debieran utilizar Contar.SI y viceversa. 2

3 Pretenden definir el criterio en estas funciones como lo harían en una función SI (Ej: H2 < 30). Buscan tener una celda para comparar. De esta forma, nos hemos encontrado con errores como el siguiente: Contar.SI (H2:H10; H2<30) Tienen dificultades para plantear criterios en los cuales intervenga un operador de comparación. Ej: Contar.SI (H2:H10; <30 ). Se olvidan de escribir el criterio entre comillas. Cuando definen un criterio pocas veces se basan en el contenido de otra celda. EJ: Contar.SI (H1:H10; A1). Si en A1 se encuentra el valor Ana, lo común es que los chicos resuelvan la sintaxis de la siguiente forma: Contar.SI (H1:H10; Ana ). Esto les ocasiona que cuando tienen que copiar la fórmula para aplicarla a todo un rango, se encuentren en problemas. Ej: aplicar la fórmula para todo el rango B1:B3 Les proponemos realizar los ejercicios dispuestos en las prácticas de estudio En particular los ejercicios 17 y 18 del tema funciones. Uso de Operadores Cuando se trabaja con operadores de comparación, los alumnos suelen encontrarse cómodos utilizando operadores como < y > para la comparación de valores numéricos. No obstante la dificultad se les plantea al trabajar con otros tipos de datos. Un grupo significativo de alumnos desconoce la utilidad del operador de texto & y cómo plantear la sintaxis de una operación que utilice el mismo. Les proponemos realizar los ejercicios 10 y 11 del tema funciones, de las prácticas de estudio Trabajar con Fechas Hemos notado que los chicos se complican bastante al momento de calcular la diferencia entre fechas. Si se quiere saber cuántos días transcurrieron entre 2 fechas, recurren al trabajo con funciones de fecha, en vez de realizar la resta. Más allá de las dificultades propias que plantea el tema de cálculos con fechas y funciones de fechas. Hemos notado que ante la presencia de una serie de datos de tipo fecha, les cuesta notablemente a los alumnos aplicar sobre este tipo de datos cualquier tipo de funciones. Por ejemplo calcular la fecha más reciente, determinar si un determinado valor se sitúa dentro de un rango de fechas, etc. Un ejemplo concreto lo encontramos en el enunciado del examen Excel Fundamentos 0801 (Empresa aérea). Trabajar con Porcentajes 3

4 Tanto hemos conversado en torno al cálculo de porcentajes, que el año pasado prácticamente no hemos detectado problemas en los chicos para resolver este tipo de cálculos. No obstante, para los colegios que en el 2010 harán su primera experiencia, tengan presente que el cálculo de porcentajes, sumado a la correcta utilización del formato porcentaje, es un error bastante frecuente. Trabajar con valores Lógicos En muchos casos observamos que los chicos no saben como comparar valores lógicos. Ejemplos de comparaciones bien empleadas: SI(A1=Verdadero; Destino en Promoción, ) Contar. SI (A1:A10; Verdadero) Errores típicos: SI(A1= Verdadero ; Destino en Promoción, ) Contar. SI (A1:A10; Verdadero ) Gráficos Una dificultad recurrente al momento de seleccionar el origen de datos para construir un gráfico, es basarse en rango de datos discontinuos. En los exámenes de años anteriores les costó a los alumnos definir qué representa un gráfico. En su gran mayoría intentaron definir el gráfico desde la lectura de los datos, pero pocos lograron enunciar una definición que fuera independiente de los datos que muestra el gráfico en un momento determinado. Otros Buscar y Reemplazar Pocos alumnos utilizan esta funcionalidad. En su gran mayoría reemplazan los valores uno por uno, copiando y pegando. Aplicación MS Excel Nivel Avanzado Temas Conceptuales Dentro de los errores recurrentes que se manifestaron el año pasado, podemos enunciar el siguiente tópico que refiere a un análisis de tipo conceptual en relación al uso de las planillas de cálculo. En términos generales los alumnos no analizan si la solución dada al ejercicio es escalable. Un ejemplo de esto lo podemos encontrar en el examen Excel Avanzado 0704 (Nutrición) en el cual muchos alumnos en vez de utilizar la función Buscarv para el cálculo de la categoría IMC, utilizaron unos cuantos SI anidados. Qué sucedería si en vez de contar con 5 categorías tuviera una tabla con 20 categorías? Formatos 4

5 El tema formato personalizado rara vez se ha presentado en exámenes de años anteriores. No obstante, este año se encuentra presente en varios de los modelos de examen. Les sugerimos repasar el mismo. Los formatos condicionales definidos en base a funciones, suelen ser complejos de resolver. Por tal motivo les sugerimos realizar los ejercicios de formatos avanzados dispuestos en las prácticas de estudio En forma adicional resolver el ejercicio de formato condicional que plantea el examen Excel Avanzado 0702 (Concierto). Al momento de aplicar validaciones, hemos encontrado dificultades al validar celdas en base a una lista de valores, cuando la lista está dispuesta en una hoja diferente del libro. Esto supone la determinación previa de la lista bajo un nombre de rango. Además, al configurar el mensaje de error, se equivocan al definir el estilo del mensaje. Es importante que los alumnos reconozcan que en función del estilo del mensaje, se le permitirá o no al usuario ingresar un valor fuera de los límites de la validación. Fórmulas y Funciones Referencias Si bien los alumnos suelen resolver perfectamente las referencias relativas y absolutas, suelen confundirse al trabajar con referencias mixtas. Funciones Lógicas Permanecen las complicaciones y los vicios en el trabajo con funciones lógicas. Cuando hablamos de complicaciones nos referimos a la dificultad de combinar las funciones Y/O en una misma sintaxis y de aquellos aspectos ya enunciados para el temario de nivel fundamentos. Sugerimos realizar la práctica 4 del tema funciones. Cuando hablamos de vicios, nos referimos al uso excesivo de la función SI, suplantando la utilización de otras funciones como ser Y/O/Elegir e incluso la función Buscarv cuando se define con el cuarto parámetro en verdadero. Funciones Contar.SI y Sumar.SI En el 2010 se modificó la práctica que propone el ejercicio 7 del tema funciones incorporando un criterio que utiliza comodines. Funciones Buscarv y Buscarh Otros errores que continuamos observando, están relacionados a la utilización de las funciones Buscarv y Buscarh. No repararan en que la columna en la que buscan el valor debe ser la primera de la matriz, no diferencian la funcionalidad que presenta el cuarto parámetro. Para este temario de examen es importante que los alumnos no presenten errores en la aplicación de estas funciones, por tal motivo, les proponemos realizar el ejercicio 10 del 5

6 tema funciones. Asimismo, pueden reparar en la problemática que plantea el examen Excel Avanzado 0703 (Tarjeta de Crédito). Funciones de Fecha La resolución de problemáticas asociadas al manejo de fechas mejoró muchísimo en los últimos años producto de la incorporación de la función SIFECHA. Les proponemos realizar los ejercicios 11 y 12 del tema funciones, de las prácticas de estudio Para los colegios que en el 2010 realizarán su primera experiencia de examen, les proponemos revisar en el foro de profesores dentro de los temas tratados en el 2008, cómo utilizar la función SIFECHA. Funciones de Texto Una inquietud que suelen expresarnos los profesores asistentes a las jornadas de revisión, es si se considera válida la utilización del operador & sustituyendo a la función Concatenar. No sólo es una forma de resolución válida, sino muy conveniente desde el punto que simplifica la sintaxis. Gráficos Este año, al igual que en instancias anteriores, el foco del ejercicio de gráficos estará puesto en que el alumno prepare el origen de datos para replicar el gráfico solicitado. Esto implica comprender que la forma en la cual se visualizan los valores puede ser distinta de la forma en la cual se disponen los datos en la planilla de origen. Mediante los ejercicios propuestos se explorarán los distintos subtipos de gráficos que ofrece cada modalidad. Los errores recurrentes en los ejercicios de gráficos son: Variar el orden en que se muestran las series del gráfico. Variar la escala de los ejes. Trabajar con valores negativos. Ejemplo Examen Excel Avanzado 0601 (pirámide). En los gráficos de torta con subgráfico: al armar el origen de datos agregan el valor correspondiente al agrupamiento del subgráfico. También alteran el orden de las series en el origen de los datos, por no poder determinar puntualmente qué serie mostrar en el gráfico principal y cuál mostrar en el subgráfico. En los gráficos de anillos: cuando la descripción del rótulo de categorías es un valor numérico, el gráfico lo toma como una serie para graficar. Ejemplo Examen Excel Experto 0802 (Velocímetro). Otros Suelen presentarse dificultades en los siguientes temas: Vincular datos de otros libros. Importar datos. 6

7 Insertar saltos de página. Proteger celdas de la planilla contra modificación. Inmovilizar paneles. Aplicación MS Excel Nivel Experto Validar Datos En relación a este tópico, se notó gran dificultad por parte de los alumnos para trabajar con validaciones de tipo indirectas. Ejemplo Examen Excel Experto 0803 (Teatros). Funciones Una de las principales causas por las cuales los alumnos reprueban sus exámenes del nivel experto, es por la utilización deficiente de funciones. Por tal motivo, son pertinentes e importantes las consideraciones realizadas para los niveles Fundamentos y Avanzado en relación a esta temática. En particular, las funciones de base de datos, agregan a los alumnos una cuota de complejidad. El error común se encuentra en la incorrecta definición de los criterios: confunden cuando deben agregar filas a la condición, respecto de cuando deben agregar columnas. (Es decir el O y el Y). Tablas Dinámicas El año pasado se encontraron dificultades en la definición de grupos personalizados de información y la creación de campos calculados. Les proponemos resolver los exámenes publicados correspondientes al Este año además, será requerido calcular el % de la columna/fila respecto del total. Gráficos Al igual que en el nivel avanzado, el foco del ejercicio de gráficos estará puesto en que el alumno prepare el origen de datos que le permita la conformación del gráfico solicitado. Continuaremos trabajando con la dinámica que requiere cambiar el tipo de gráfico a una serie en particular. Un ejemplo de este tipo de gráfico se puede encontrar en el examen de Excel Experto Este año intensificaremos el trabajo de gráficos con eje principal y secundario. Y el trabajo con gráficos vinculados a controles. En relación a este último tema, les proponemos realizar las prácticas de gráficos, ejercicios paso a paso: modelos 1 al 3. Consolidación Este año se trabajará bastante con consolidaciones por posición. Sugerimos realizar el ejercicio 2 tema consolidación dispuesto en las prácticas de estudio Es importante que los chicos se familiaricen con esta terminología, la cual encontrarán en el enunciado del examen. 7

8 Formularios y Controles Les sugerimos no desestimar las prácticas sobre el tema formularios y controles. 8

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