EJERCICIOS de ACCESS. AUTOR: Juan Carlos Cambero Palmero EDITA: ACADEMIA BALANUS

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1 EJERCICIOS de ACCESS AUTOR: Juan Carlos Cambero Palmero EDITA: ACADEMIA BALANUS

2 Ejercicios de Access 2 Reservados todos los derechos. Queda prohibido, sin el permiso del autor o editor, la reproducción o la transmisión total o parcial de esta obra por cualquier procedimiento mecánico o electrónico, incluyendo la reprografía y el tratamiento informático. Ejercicios de Access. Autor: Juan Carlos Cambero Palmero Depósito legal: en trámite ISBN: en trámite Imprime: Academia Balanus.

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4 Ejercicios de Access 4 Ejercicio 1 La Comunidad de Regantes Río Ambroz quiere hacer una base de datos que refleje, entre otras cosas, la relación de todos sus regantes, las parcelas y parajes, las hectáreas, áreas y centiáreas a regar, el importe a pagar por sus regantes, etc. Para ello cuenta con la siguiente información de los Regantes recogida en los siguientes campos: Información de los Parajes.

5 Ejercicios de Access 5 Información recogida en Polígonos:

6 Ejercicios de Access 6 La dirección de la Comunidad de Regantes Río Ambroz tiene la necesidad de saber cosas como: 1. Una consulta donde aparezcan los nombres, apellidos, localidad, nº de polígono, la descripción del paraje y el cultivo de todos sus regantes. Guardar como consulta parajes. 2. Una consulta en la que solamente aparezcan los primeros apellidos comprendidos entre las letras G y S. Los campos incluidos son: nombre, apellidos, dirección, localidad y código postal. Guardar como consulta apellidos G y S.

7 Ejercicios de Access 7 3. Una consulta que refleje los cultivos de flores y pimientos. Los campos a incluir son: nombre, apellidos, descripción del paraje y cultivo. Guardarla como consulta flores y pimientos. 4. Una consulta de regantes que no incluya a los de las localidades de Zarza de Granadilla y Granja. Los campos incluidos son: nombre, apellidos, dirección, localidad y código postal. Guardarla con el nombre de consulta menos zarza y granja. 5. Una consulta que solamente incluya los regantes de Zarza de Granadilla. Los campos incluidos son: nombre, apellidos, dirección, localidad y código postal. Guardarla con el nombre de consulta zarza. 6. Un informe donde salga valorado lo que riega cada socio. 7. Un informe donde salga valorado lo que debe pagar cada socio por regar. 8. Etc.

8 Ejercicios de Access 8 RESOLUCIÓN. Creación de una base de datos. Al abrir Access se nos presentan dos iconos mayúsculos, ejecutamos en Base de datos del escritorio en blanco. Seguidamente se nos abre otra ventana en la q damos nombre a nuestra base de datos: Regantes Río Ambroz, ejecutamos en Crear. Seguramente al abrirse el esqueleto de la base de datos creada te aparezca un mensaje de advertencia en amarillo, habilita los contenidos porque si no lo haces puedes tener problemas a la hora de crear tablas. Esto lo hacen por el tema de seguridad a la hora de abrir, por ejemplo, una macro q pueda contener algún virus. Creación de tablas. Hay que hacer tres tablas: REGANTES, POLÍGONOS y PARAJES. A cada tabla hay que dar formato de los campos que la componen. Al abrir la base de datos ejecutamos en el icono de Vista diseño para que se nos abra una nueva ventana y poder dar un nombre a nuestra primera tabla, que llamaremos Regantes. Ejecutamos con el derecho encima de Tabla1 y guardamos como REGANTES.

9 Ejercicios de Access 9 Puesto el nombre nos cambia a la vista diseño para asignar el formato a los campos. Si Access no asigna clave principal, se la asignamos al ID REGANTE.

10 Ejercicios de Access 10 Terminamos de escribir los campos siguientes como se muestra abajo. Creación de relaciones. Ruta: Herramientas de base de datos Relaciones. Al ejecutar sobre relaciones se nos abre una ventana con las tres tablas disponibles que acabamos de crear. Si esto no ocurriera, ejecutamos en mostrar tabla. Agregamos las tres y cerramos. Se pueden agregar ejecutando con el izquierdo dos veces, es más rápido.

11 Ejercicios de Access 11 Si los ID tienen el mismo formato en las tres tabla, al relacionarlas, Access no nos dirá nada; si por el contrario, el formato no es el mismo, nos avisará de que hay ciertas relaciones que no pueden ser posibles porque las claves no son iguales. Atento a esto. Guardamos las relaciones y cerramos. Con esta acción tenemos relacionadas las tres tablas, esto se observa cuando abrimos la tabla de Regantes y en el signo + que hay en el Id de cualquiera de los regantes ejecutamos, nos devolverá la siguiente imagen si lo hacemos en el nº 1 Juanillo. Antes de hacer las relaciones esto no se apreciaba. Seguramente te he tenido metiendo datos en las tablas si saber lo que estabas haciendo, es muy posible que lo pienses, pero ahora sabes que Juanillo tiene una parcela en el polígono 1 que corresponde al paraje de La Cardosa, tiene sembrada gramíneas y hacen un total de hectáreas. Pero también tiene una parcela en el polígono 20 del paraje El Carrasco y otra en el polígono Eso es lo que quería saber la Comunidad de Regantes Río Ambroz que tantos problemas tiene con la Confederación Hidrográfica del Tajo. Este es uno de los planteamientos a la hora de hacer una base de datos, primero estrujarte un poco la forma, el qué tengo que hacer para después preguntarte cómo lo voy hacer y finalmente con qué lo voy hacer. En cualquier caso, el con qué lo voy hacer es lo último que debes plantearte.

12 Ejercicios de Access 12 Consultas. Una consulta es un conjunto de instrucciones que usamos a la hora de trabajar con datos. Las consultas las podemos hacer de una o más tablas. Las más usuales son las consultas de selección o consultas de tabla de referencias cruzadas. Access nos presenta dos formas para hacer una consulta, una mediante un asistente para consultas y otra mediante diseño de consulta. Particularmente y profesionalmente me parece más apropiada la segunda opción. El asistente es para principiantes o miedosos, pero tú eres hábil y no quieres hacer dos veces el mismo camino. Lo digo porque al usar el asistente, es muy posible que tu consulta tenga limitaciones, por lo que es mejor entrar a matar desde el principio. Consulta con una sola tabla. Consulta de datos postales de los regantes. Crear Diseño de consulta. Se nos abre la ventana de Mostrar tabla y ejecutamos dos veces en la tabla de Regantes y Cerramos, o seleccionamos Regantes Agregar Cerrar. Nos posicionamos en el exterior de la tabla que se ha abierto y la estiramos para que se vean todos los campos. Picamos en Nombre y lo arrastramos hasta la rejilla Qbe y lo soltamos en Campo. Hacemos lo mismo con Apellidos, Dirección, Localidad y Código postal; los soltamos de forma correlativa.

13 Ejercicios de Access 13 Seguidamente ejecutamos en el icono de Vista de hoja de datos para ver el resultado de nuestra primera consulta. Consulta utilizando dos tablas. Crear Diseño de consulta. Se nos abre la ventana de Mostrar tabla y ejecutamos dos veces en la tabla de Regantes y en la tabla de Polígonos. Cerramos y ampliamos las dos tablas para ver todos sus campos. Seguro que ves la relación uno a varios (infinito) entre las dos tablas. De la tabla Regantes elegimos arrastrando hasta la rejilla el nombre, apellidos, localidad y nif; de la tabla Polígonos elegimos paraje, cultivo y áreas. Ahora bien, resulta que el campo de las áreas no me dice nada, lo tengo que eliminar. Para ello, observo que encima de todos los campos hay una zona muy pequeña en color gris, posiciono el cursor de ratón encima y ejecuto; automáticamente se selecciona en negro. Presiono la tecla Supr para eliminarlo. Consulta de selección. En esta ocasión la necesidad de la Comunidad de Regantes es que quiere conocer solamente los socios de Zarza de Granadilla y la clase de cultivo que tienen. Crear Diseño de consulta. Se nos abre la ventana de Mostrar tabla y ejecutamos dos veces en la tabla de Regantes y en la tabla de Polígonos. Cerramos y ampliamos las dos tablas para ver todos sus campos. Hay que elegir la de Polígonos porque aquí están los tipos de cultivos. Elegimos los campos de las distintas tablas que se ven en la figura.

14 Ejercicios de Access 14 En esta tercera ocasión necesita un listado de los regantes que no residan en Zarza de Granadilla y Granja. Crear Diseño de consulta. Se nos abre la ventana de Mostrar tabla y ejecutamos dos veces en la tabla de Regantes, elegimos los campos nombres, apellidos dirección, localidad, y código postal. Ordenación. Es utilidad para poner, por ejemplo, los apellidos de los regantes en orden alfabético, y de esta forma encontrarlos mejor en el caso que tengamos un listado con 200 regantes. La ordenación se puede configurar de forma ascendente o descendente y mediante dos maneras. Una, ejecutando encima del campo de Apellidos y eligiendo la forma de ordenación; dos, mediante la vista diseño cuando estamos creando la consulta. Ejecutando con el ratón en el campo. O en la vista diseño al crear la consulta, apellidos en ascendente. (imagen)

15 Ejercicios de Access 15 Tablas valoradas. Access es una base de datos (perogrullada) y como tal me gusta utilizarla. Esto quiere decir que lo hago para consultas o listados varios, pero no para hacer o tener cálculos en ella. Para eso utilizo Excel que es una grandísima herramienta. Esto no quita que en Access se hagan algunos cálculos, pero repito, utilizar Excel que es mejor herramienta y como se pueden exportar o importar datos, mejor que mejor. El presidente y el secretario de la Comunidad de Regantes Río Ambroz se dan cuenta que tienen (hasta ahora) una base de datos donde solamente aparecen los regantes, los distintos cultivos, los parajes, las hectáreas de riego, etc., pero no aparecen lo que deberían pagar los regantes por el uso del agua. Resultó que la chica que tuvieron trabajando pertenecía a un curso para demandantes de empleo y al cumplir las horas reglamentarias de prácticas, no le dio tiempo a dejárselo hecho. Pero eso no es problema porque Juan Carlos Cambero Palmero, director de la Academia Balanus se lo va a resolver. Creo la consulta con las tablas de Regantes y Polígonos mediante Diseño de consulta. Selecciono y traslado los campos nombre, apellidos y localidad de la tabla Regantes; y nº polígono, descripción paraje, cultivo, hectáreas, áreas, centiáreas, a regar, precio, a ingresar. Añado la siguiente modificación al campo A regar, pero en la rejilla, como lo ves en la figura; sumando las medidas entre corchetes. Ejecuto en Vista hoja de datos.

16 Ejercicios de Access 16 Cierra la consulta y guárdala con el nombre de Polígonos completos valorados. Convertir consulta en tabla. Siempre es mejor opción extraer datos de una tabla que de una consulta, por lo que cambiar la consulta por tabla es una buena e inmejorable opción. Como esta conversión lleva unos pasos especiales, vamos a comenzar desde nuevo, creando una consulta con Crear Diseño de consulta. Arrastramos a la rejilla los campos de nombre, apellidos y localidad de la tabla Regantes, y los campos nº polígono, paraje, id paraje, cultivo, id regante, hectáreas, áreas, centiáreas, a regar, precio e a ingresar. Por qué incluyo estos id?, porque después nos van a ser necesarios para relacionar las tablas a la hora de hacer relaciones cruzadas. Access nos dirá que le demos un nombre a la tabla, la llamamos Polígonos valorados. Aceptamos. Seguidamente Consultas de referencias cruzadas. Al hablar de referencias cruzadas, estamos hablando de una consulta normal a la que en Vista diseño deberemos ejecutar el icono GENERAL.

17 Ejercicios de Access 17 La Comunidad de Regantes quiere saber los apellidos de los regantes de Jarilla y Abadía, las hectáreas que riegan y lo que debe pagar por regar en estos predios. Previamente a la realización de la consulta, hay que relacionar las dos tablas que vamos a utilizar; tabla de Regantes y Polígonos valorados. Ejecutamos en el menú de Herramientas de base de datos Relaciones:

18 Ejercicios de Access 18 Cerramos y guardamos la tabla. Volvemos a Herramientas de base de datos Relaciones Mostrar tabla y agregamos la tabla de POLIGONOS VALORADOS. Lo que deseaba saber la Comunidad de Regantes: quiere saber los apellidos de los regantes de Jarilla y Abadía, las hectáreas que riegan y lo que debe pagar por regar en estos predios. Creamos una nueva consulta de las tablas Regantes (nombre, apellidos y localidad) y Polígonos valorados (a regar y a ingresar). Trasladamos estos campos a la rejilla y ejecutamos en el icono General.

19 Ejercicios de Access 19 para que al ejecutar Vista hoja de datos nos devuelva los siguientes valores: Cerrar y guardar la consulta. Anexar datos. Se nos puede dar el caso de tener una tabla a la que queremos introducir más datos, esto se hace anexando los nuevos datos a la tabla original. Para ello creamos primero una consulta, ésta la convertimos en tabla y a esta tabla le anexamos los datos. Creamos una consulta con Regantes y Polígonos. En la rejilla trasladamos los campos de nombre, apellidos, localidad, nº de polígono, descripción paraje, cultivo; aquí destacamos el criterio de MAÍZ. Ejecutamos Vista hoja de datos para ver el resultado.

20 Ejercicios de Access 20 Al decir si ya tenemos nuestra nueva tabla en su sitio. Guarda la consulta con el nombre de Consulta maizyotros. Cerrar. Si lo haces con el mismo nombre que la tabla no te dejará. Una puntualización. Si la Comunidad tuviera un campo de FrutalesPeral y otro de FrutalesManzano o más y los quisiéramos todos, se debe poner en la rejilla FRUTALES* con un asterisco para que tome todos los frutales. El resultado de Vista hoja de datos: Automáticamente nuestra rejilla ha cambiado a este nuevo aspecto.

21 Ejercicios de Access 21 Seguidamente ejecutamos en el icono de ejecutar (admiración en rojo) para que nos diga: Ahora abre la tabla MAIZ Y OTROS y comprobarás como se han añadido los datos de frutales y huerta. Creación de formularios. Un formulario es un objeto de base de datos que se puede usar para escribir, modificar o mostrar los datos de una tabla o consulta. Formulario sencillo. Crear un formulario sencillo de la tabla Regantes. Aquí si vamos a utilizar el asistente, es más práctico y rápido. Ejecutamos en Crear Asistente para formularios.

22 Ejercicios de Access 22 Se nos abre una ventana en la que elegimos en Tablas/Consultas la tabla de Regantes. De esta pasamos de Campos disponibles a Campos seleccionados mediante la selección y flecha a derecha los campos: Observamos 1 de 10 registros que se corresponden con los 10 regantes de nuestra tabla. Formularios compuestos. Cuando hacemos uso de por lo menos dos tablas, para tan fin utilizaremos igualmente el asistente para formularios. Creemos un formulario en el que aparezcan la dirección postal más el nif de la tabla Regantes y de la tabla de Polígonos valorados los campos nº de polígono, descripción paraje, cultivo, a regar y a ingresar. Resulta que la Comunidad de regantes quiere tener en un informe todos estos datos por su utilidad a la hora de pasarles el cobro a los regantes. Crear Asistente para formularios, en la ventana de Tablas/Consultas traspasamos los campos dichos arriba y Siguiente.

23 Ejercicios de Access 23 Gráficos de formularios. Access dispone de una herramienta para hacer gráficos, la verdad es que es una herramienta muy limitada. Para estos menesteres Excel es inmejorable, pero vamos con ella. Crear Diseño del formulario, se abre una ventana con una cuadrícula y en la barra de iconos elegimos las barras (colores) para insertar un gráfico.

24 Ejercicios de Access 24 Ejecutamos y dentro de la cuadrícula arrastramos el punteo del ratón para seleccionar el área del gráfico. Se nos abrirá una ventana y elegimos la tabla de Polígonos valorados. Creación de informes. Los informes tiene la utilidad de la presentación de datos para imprimirlos. Es una buena herramienta a la hora de tener constancia de algo. La mejor opción es utilizar el asistente para informes. La Comunidad de Regantes desea tener un informe de sus regantes que incluya, de la tabla de Regantes el nombre, apellidos y localidad. El inicio del resultado del informe.

25 Ejercicios de Access 25 Utilidad de este informe, que tienes recogido en un documento todo lo que riegan y deben los regantes. Creación de etiquetas. La Comunidad de Regantes Río Ambroz tiene que enviar cartas a sus regantes y como es muy tedioso escribir los nombres en los sobres decide hacer unas etiquetas. Nos posicionamos en la tabla de Regantes, sin abrirla. Ejecutamos en crear y después en Etiquetas, dentro de la persiana de Informes. Se abre una ventana en la que deberemos elegir el fabricante y el tipo de producto, en mi caso es la Apli 1272.

26 Ejercicios de Access 26 Las etiquetas de los 10 regantes. Se pone una hoja de etiquetas en blanco y se imprimen. Datos externos. Exportación a Excel. Mi opinión es conocida, utilizo Access como agenda de direcciones, para trabajos más complejos y sobre todo si hay que valorar, utilizo Excel. Pero Access tiene esa buena ventaja de poder pasar sus datos a Excel, valorarlos y volverlos a incorporar. Aunque ya está hecho, volvamos a valorar lo que riegan y deben los regantes mediante la exportación y tratamiento de datos con Excel. Abrimos la tabla Regantes a la que le faltan las valoraciones. La cerramos. Ejecutamos en Datos externos Exportar y vincular icono de Excel.

27 Ejercicios de Access 27 De Excel. Se abre en Excel un libro llamado Polígonos, como la base de datos. Ahora trabajamos normalmente en Excel. En la celda J2 introducimos la fórmula Intro. Si no dominas Excel, te recomiendo otro de mis libros de ejercicios, el dedicado a Excel; muy práctico. Ya tenemos formulada y valorada la primera fila.

28 Ejercicios de Access 28 Ya tenemos valorados los polígonos. Guardamos el libro de Excel y lo cerramos. Durante todo este proceso, es muy probable que hayas tenido un mensaje emergente en tu barra de inicio, se trata de si querías guardar los pasos de exportación; a mí no me hacen falta, a ti no lo sé. Importación de Excel. Caso contrario del anterior, tenemos un libro de Excel que queremos incorporar a nuestra base de datos. La ruta a seguir es la siguiente. Datos externos Importar y vincular icono de Excel.

29 Ejercicios de Access 29