GESTIÓN DE PROYECTOS

Transcripción

1 Erasmus+ Proyectos de desarrollo de capacidades en el ámbito de la Educación Superior (CBHE) Convocatoria de 2015 GESTIÓN DE PROYECTOS Reunión para los Representantes de los Proyectos Bruselas, Enero 2016

2 Presentación de la Agencia 2

3 Gestión de la acción CBHE Comisión Europea (DG EAC) Formula las políticas, gestiona el presupuesto y fija las prioridades, evaluación de programas Responsible de la supervisión de la Agencia Agencia Ejecutiva en el ámbito Educativo, Audiovisual y Cultural (EACEA) Gestiona el ciclo de vida completo del proyectot (contenidos & finanzas) Apoya a los coordinadores de los proyectos Oficinas Nacionales Erasmus+,Agencias Nacionales, Delegaciones UE Apoyo a nivel nacional 3

4 El equipo del CBHE en la EACEA Jefe de Unidad Ralf Rahders Equipo de Selección 2 Equipos de control y Seguimiento Equipo Financiero 4

5 Contenido de la Presentación 1. Gestión de su proyecto 2. Su equipo 3. La gestión de su equipo 4. Garantía de la Calidad del proyecto 5. Difusión y Sostenibilidad 6. Trabajar con EACEA y otros socios de E+ 7. Conclusiones NB: this document has no legal value 5

6 1. GESTION DE SU PROYECTO 6

7 Su CBHE Proyecto Su propuesta 10% El entorno de su proyecto 90% Diferente Individuos (personalidades) Países (culturas, monedas, idiomas, horarios) Requerimientos legales Limitaciones institucionales 7

8 CBHE marco contractual Convenio de subvención firmado por la IES coordinadora en nombre del partenariado Su CBHE propuesta forma parte del Convenio de Subvención Obligación compartida del partenariado Los El tipo de justificantes y las guías para la implementación de los proyectos se encuentran en el CBHE "Beneficiaries' Space" 8

9 Instrumentos de Gestión de Proyectos Muchos instrumentos disponibles en internet 9

10 2. SU EQUIPO 10

11 Trabajando en equipo El equipo del proyecto está compuesto por personas que actúan en nombre y con pleno apoyo de sus instituticones Confianza entre los individuos es necesaria pero no suficiente Tareas y responsabilidades tienen que ser formalizadas y aprobadas en el Acuerdo de Asociación del Partenariado 11

12 El Coordinador Persona al cargo del proyecto Un buen coordinador Lleva una buena gestión y comunica efizcamente Cuenta con la confianza de sus socios Tiene todo el apoyo de su institución La coordinación puede (/debe) ser compartida: Taras financieras y administrativas / académicas Clara distribución de tareas entre los socios 12

13 Función del Coordinador Supervisa la ejecución de las actividades Administra los fondos del proyecto Garantiza el respeto por las normas del CBHE Coopera estrechamente con los servicios institucionales claves en su organización Centraliza la comunicación y la difunde a los socios del proyecto e interesados externos Está en contacto regular con la EACEA (a través del responsable del proyecto) Presenta informes de progreso y solicitudes de pago a la EACEA 13

14 Los Socios Deben estar plenamente informados sobre el proyecto y al corriente de las limitaciones que hay para implementarlo. Deberían de: conocer la propuesta y los resultados esperados conocer su rol y responsabilidades conocer el marco contractual respetar el acuerdo del Partenariado trabajar con total transparencia con el coordinador (informar de cualquier cambio / retrasos) contar con todo el apoyo de su organización ser conscientes de las limitaciones institucionales y / o jurídicas 14 que pueden afectar a la ejecución del proyecto

15 Función de los Socios Implementar actividades bajo su responsabilidad Apoyar al coordinador (por ejemplo, en el suministro de información y documentos de apoyo para la presentación de informes) Cooperar con los servicios clave de sus instituciones Contribuir a la difusión de los resultados de los proyectos en su organización, comunidad y / o región 15

16 Países Asociados de los Socios Los Proyectos CBHE tienen el propósito de beneficiar a los países Asociados Los Socios que pertenecen a Países Asociados son responsables de: Mejorar la relevancia de los resultados del proyecto / valor añadido Sensibilizar y Difundir Identificar e involucrar a los grupos destinatarios e interesados locales Respetar requisitos nacionales / restricciones legales Si procede, puede ser de gran utilidad nominar un coordinador nacional/regional 16

17 Socios Asociados No forma parte del Convenio No hay financiación (directa) Contribuyen (indirectamente) a la ejecución del proyecto, a su visibilidad y la sostenibilidad del mismo 17

18 Compromiso Institucional La gestión del proyectos no es el "show" de un hombre / mujer, sino una responsabilidad institucional Es esencial: Contar e implicar a los servicios/departamentos de la institución desde un principio Proporcionar información periódica a las autoridades locales 18

19 Participación de los servicios y departamentos de su institución Oficina de Relaciones Internacionales Departamento de Finanzas Servicios de garantía de calidad Servicios para los Estudiantes Servicios Académicos IT/Comunicación 19

20 Participación de los Estudiantes En las actividades del proyecto - En el desarrollo curricular (presencia en el comité consultivo, la revisión por pares) - En la introducción de nuevos métodos de enseñanza y aprendizaje - En la estrategia de difusión y sostenibilidad - Garantía de la calidad En los organismos del proyecto y en la toma de decisiones 20

21 3. GESTION DE SU EQUIPO 21

22 Ejemplo: Estructura y responsabilidades del equipo Consejo de administración Junta de Asesoramiento Ejemplos de taréas: La planificación y el seguimiento de las actividades del proyecto Organización de las movilidades Compras de equipo (licitación) Etcétera Ejemplos de taréas:el control de calidad de las actividades Las consultas sobre cuestiones de conflicto Supervisa la ejecución del proyecto Etcétera Distribución de tareas y plazos Proceso de toma de decisiones Plan de Trabajo y presupuesto 22

23 Acuerdo de Asociación (1) Dos objetivos: Obligatorio! - La transparencia y la formalización de los procedimientos de gestión del proyecto - Compromiso con el proyecto Guía disponibles en el sitio web de la Agencia Negociación entre los socios Firmado al más alto nivel (no por el coordinador) Acuerdo conjunto (recomendamos) o bilateral Limitaciones nacionales e institucionales y la legislación deben tenerse en cuenta 23

24 Acuerdo de Asociación (2) Gestión del proyecto y el proceso de toma de decisiones Garantía de la Calidad Communicación Resolución de Conflictos Funciones y responsabilidade s de los socios Aspectos financieros Etc. 24

25 Comunicación Definir un plan de comunicación significa canales y frecuencia Comunicación multilateral Transparencia y confianza Considere las diferencias interculturales La resolución de problemas Reuniones - Actas - Respetar los plazos y fechas acordados 25

26 La resolución de conflictos Los desacuerdos no deben dar lugar a conflictos Pero, necesitan medidas de contingencia Reduzca el riesgo de disputas con: La confianza, la honestidad y el respeto Acuerdo de Asociación Actitud proactiva Habilidades interpersonales Igualdad de trato! En principio, la EACEA no interviene en los asuntos internos de la asociación! 26

27 Buenas prácticas: Quién es quién en el proyecto? Descripción de la experiencia laboral y datos de contacto de cada personal del proyecto

28 Buenas prácticas: preparar al Equipo Formaciones y exposiciones para los miembros del equipo Cuestiones administrativas y asuntos que atañen la puesta marcha del proyecto Los gastos elegibles Procedimientos de licitación Justificantes Herramientas de comunicación en línea El control de calidad, revisiones e informes de progreso Importancia de la retroalimentación del mercado de trabajo Conciencia intercultural Consejos de diseño web Importancia de la difusión para garantizar la sostenibilidad Etcétera Gestión de Proyectos Manual QA manual Reseña sobre impuestos nacion Cuestiones reglamentaria Requisito previo para una ejecución eficaz

29 4. GARANTIA DE CALIDAD 29

30 Garantía de Calidad Interna (1) Para y por el proyecto No está limitado al control de calidad interno a las IES participantes Concierne a todas las dimensiones del proyecto Aspectos académicos, financieros y administrativos, de gestión, resultados, visibilidad / difusión, impacto, las relaciones con la UE, etc. Involucra a todas las partes implicadas en el proyecto Académico, personal administrativo, estudiantes, locales, etc. Herramientas: planes de trabajo, cuestionarios, informes, etc. Mantenga a los socios informados de los resultados de la evaluación y las medidas correctivas tomadas 30

31 Garantía de calidad interna (2) Nomine un equipo o persona responsable de la supervisión de las actividades y resultados inmediatos: Evaluación regular del Marco Lógico, plan de trabajo y presupuesto Progreso de informes (Indicadores de progreso) - a nivel de proyecto o por conjunto de acciones de trabajo (WP) / actividad Revisiones financieras Análisis de la Evaluación y Monitoreo de informes llevados a cabo por la EACEA Recomendaciones / Lecciones aprendidas

32 Garantía de calidad Externa Personas / organismos que no participan en el proyecto - Revisión por pares de expertos que no participan en el partenariado - Representantes de las autoridades / empresas privadas locales - Agencias nacionales de control de calidad Un mismo enfoque holístico para el control de calidad interno (en términos de dimensiones y partes consultadas). Monitoreo regular + recomendaciones 32

33 Práctica recomendada: Gestión de Riesgos (1) Ejemplos de Desafíos Compromiso y motivación de los socios Diferencias culturales, por ej., diferentes maneras de comunicarse y lidiar con asuntos Planes de contingencia posibles utilizados en diversos proyectos Expectativas deben ser comunicados a los socios de forma constante. Delegar responsabilidades a los socios para aumentar su participación en el proyecto Organice reuniones regulares cara a cara para conocerse Conciencia cultural para anticipar posibles conflictos Justificantes incompletos Manual del Proyecto Capacitación sobre normas CBHE Disponibilidad de personal (diferentes años académicos, el conflicto con otras obligaciones) Contar con Equipos dedicados Planifique con tiempo antes 33

34 Práctica recomendada: Gestión de Riesgos (2) Ejemplos de desafíos Planes de contingencia posibles utilizados en diversos proyectos Los retrasos debidos a largos procedimientos: licitación, registro de proyectos, la acreditación internacional, etc. Preparar todo de antemano, de modo que la actividad puede comenzar tan pronto como se le da la luz verde. Asuntos sobre Visados Planear reuniones con mucha antelación para dar tiempo a los procedimientos de visado Instabilidad poliítica Reuniones en lugares seguros Póngase en contacto con EACEA en caso de problemas Cuestiones sobre cambios de divisa Mantenga la cuenta del proyecto en Euros Las facturas pagadas por el coordinador 34

35 5. DIFUSIÓN Y SOSTENIBILIDAD 35

36 Difusión consejos generales Requisitos del acuerdo de subvención Visibilidad de los resultados del proyecto Disponibilidad de materiales producidos Utilice logotipo y disclaimer correcto Importante para definir las partes interesadas y plan de difusión de acuerdo a los grupos destinatarios Grupos destinatarios internos y externos (incl. Las autoridades públicas) Difusión a nivel regional Iniciar la difusión desde el comienzo del proyecto Compruebe el anexo II de la Guía Erasmus + Programa: Guía Práctica de Difusión y Explotación de los resultados 36

37 Herramientas de divulgación (1) Página web del proyecto (obligatorio) En caso de ser visualmente atractivo y fácil de usar Responda a las preguntas Quién - Qué - cuando- Dónde - Por qué? Actualice regularmente Publicar todos los materiales del proyecto Enlaces desde sitios web de los socios Medios de comunicación social Cada vez más utilizado por los proyectos No sustituye el sitio web Requieren una actualización más frecuente 37

38 Herramientas de divulgación (2) Publicaciones del proyecto y material promocional Debe dirigirse (principalmente) al público del País Socio Las cantidades producidas deben ser calculadas en función del tamaño de la audiencia a la que van destinadas Se debe de producir de la manera mas efectiva y en relación con el coste (no todo tiene que ser impreso) Eventos de difusión Talleres, seminarios, mesas redondas, (principalmente) en los países socios A nivel institucional/nacional/regional Incluya grupos de interés externos (empresas, autoridades nacionales, organizaciones no gubernamentales, etc.) 38

39 Difusión y Sostenibilidad Los resultados del proyecto deben ser sostenibles y deben seguir utilizándose / revisándose después del final de la financiación del proyecto La difusión es un soporte para la sostenibilidad, garantizando: visibilidad del proyecto en las instituciones socias el interés de los estudiantes (por ejemplo, para los nuevos programas de estudio) el apoyo de las autoridades y servicios universitarios el apoyo de los responsables políticos, del mercado de trabajo y otras partes interesadas pertinentes conciencia entre el público en general 39

40 Aseguar la Sostenibilidad La sostenibilidad financiera / administrativa / legislativa Continuación de los programas de estudio desarrollados Continuando la cooperación con los socios del proyecto Movilidad de los estudiantes y el personal Las titulaciones conjuntas La cooperación en el área de Investigación Nuevos proyectos Continuando a cooperar con las partes interesadas a nivel nacional /niveles regionales 40

41 6. TRABAJANDO CON Y OTROS SOCIOS DE ERASMUS + 41

42 Trabajar con la Agencia (EACEA) Reunión con los coordinadores al inicio del proyecto La persona asignada en la Agencia a cargo de su proyecto: Mantiene el contacto directo con el proyecto (a través del coordinador exclusivamente) Es responsable de la supervisión contractual (acepta modificaciones / permitiendo excepciones) Evalúa el informes y hace el seguimiento de los progresos realizados Implementa visitas de monitoreo durante la vida del proyecto La correspondencia formal (/ contractual) debe ser dirigida al Jefe de la Unidad en la EACEA.. 42

43 Supervión insitu del proyecto (1) Visitas realizadas por la Agencia (EACEA) y / u Oficinas Nacionales Erasmus + (en los países ex- Tempus) Objetivo de las visitas de supervisión Comprobar que el proyecto va por buen camino Comprobar que los socios participan plenamente en el proyecto Ofrecer apoyo y asesoramiento Comentar el progreso y hacer recomendaciones al coordinador del proyecto 43

44 Supervisión insitu del proyecto (2) Formato: En el lugar o "virtualmente" (videoconferencia) En una de las instituciones socias (con socios locales) / Durante las reuniones de coordinación (con todos los socios) / Cada proyecto será visitado al menos una vez durante su ejecución 44

45 Informes de avance destinados a la Agencia (EACEA) Informe de avance (a mitad del ciclo de vida del proyecto) Informe final (dos meses después del final del período de elegibilidad) No subestime la cantidad de tiempo necesario para escribir un informe No calcar la información de otros informes (/ ni de la propuesta de solicitud) Responda a las preguntas formuladas en la plantilla de informes - ni más ni menos Sea honesto en su informe, y describa los problemas que hay (y las medidas correctivas previstas), así como los éxitos 45

46 Otros contactos de Erasmus + a nivel nacional Oficinas Nacionales de Erasmus + en 27 Países Asociados Proporcionan asesoramiento y apoyo en la implementación del proyecto Organizan jornadas de información, seminarios, talleres Realizan visitas de supervisión a los proyectos Agencias Nacionales en todos los Países Programa Proporcionan asesoramiento y apoyo en la implementación del proyecto Organizan jornadas de información, seminarios, talleres Delegaciones EU en los Países Asociados Siguen la evolución de la educación superior y la implementación Erasmus + en los países asociados Participan en eventos relacionados con Erasmus + 46

47 Intercambio con otros proyectos Busque proyectos en el mismo país / institución Trabajar con los mismos socios / países, sobre el mismo tema, en virtud de la misma acción, etc. Organice reuniones para compartir: Resultados Experiencia Buenas practicas

48 7. CONCLUSIONES 48

49 Organice la primera reunión Primeros pasos al empezar Revise el plan del proyecto y modifíquelo si es necesario Tome en cuenta los cambios internos / externos y limitaciones que podrían afectar la implementación del proyecto Asigne funciones según las tareas de trabajo a desempeñar Cree la estructura de gestión de proyectos (consejo de administración, consejo asesor) No subestime la Establezca reglas de comunicación carga de trabajo Revise el presupuesto si fuese necesario administrativo y financiero de un Elabore el Acuerdo de Asociación proyecto CBHE Erasmus +! 49

50 Puede referirse a: In caso de duda Página web EACEA: Convenio de subvención Guía práctica sobre el uso de la subvención Guía práctica para establecer un Acuerdo de Asociación Oficinas Nacionales Erasmus + (NEO) Agencias Nacionales Su Corresponsal del Proyecto en la Agencia EACEA 50

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