RECAUDACIÓN COBROS BANCO BOLIVARIANO

Transcripción

1 I n s t r u c t I v o RECAUDACIÓN COBROS BANCO BOLIVARIANO PASOS A SEGUIR EN EL PROCESO DE CARGA DE ARCHIVOS 1. Abrir correo Outlook donde se encuentran los archivos que nos envía el BANCO. 2. Bajar archivos de pago que son los siguiente P txt (12.1) M , V y copiar en escritorio, no siempre se recibe los tres archivos. (TENER EN CUENTA QUE TIENE QUE SER CÓDIGO 45). Se guarda en el escritorio. En el archivo en la primera línea esta el valor de la N/C. 3. Ingresar al Sistema Integrado Universitario (SIU) a: Proceso Información de Bancos Subir Nota de Crédito Banco Bolivariano. TESEA04F 4. Pantalla de ingreso, el cual se digita los códigos del archivo 45

2 5. Se ingresa a la pantalla TESEA04F Subir Recaudaciones Banco

3 6. Dentro de la ventana para subir el archivo, nos pide 7. (a) Fecha de Archivo (es la fecha que tiene el archivo que se baja del correo).si HUBIERA DOS ARCHIVOS SE LE CAMBIA EL AÑO PARA PODER SUBIRLO, SE ANOTA EN EL CUADERNO PARA QUE SE SEPA EL CAMBIO REALIZADO). (b) Presione el botón de CARGA y se abre una pantalla, ponemos EXAMINAR se captura el archivo que se encuentra en el escritorio.

4 (c) Presionamos la palabra Submit (d) Presione Procesar Archivo Al procesar el sistema nos indica si alguna cartera orden de pago se encuentra cancelada o no; si tiene IVA, si tiene Nota de Crédito o ya se encuentra anulada por el sistema de anulaciones automáticas.

5 OJO: Las carteras que se encuentran anuladas se las puede activar automáticamente presionando el botón que se encuentra del lado derecho ACT se marca la cartera y se presiona el botón ya indicado. SOLO ES PARA LOS ANULADOS, SI HEMOS INGRESADO LA FECHA ES EN LA OPCIÓN DE PAGOS VARIOS B.B. NO TENEMOS QUE MARCAR.

6 Para generar reporte y lo que sale sombreado es porque tiene diferencia o algún problema dicha cartera (e) Luego presionamos grabar Nota: Al subir el archivo se nos presente los inconvenientes: Mensaje que la cartera ya se encuentra cancelada o no pertenece el valor, pueden ser anuladas o que el valor no corresponde. Deuda de pensiones anteriores, créditos no cobrados o pensiones duplicadas de carreras financiadas (esto se da cuando el estudiante se cambia de carrera de financiada a autofinanciada. Estudiantes con nota de crédito Valores con I.V.A. Estudiantes que toman 2 carreras a la vez. SI UN ESTUDIANTE HA CANCELADO UN MES DIFERENTE AL QUE ADEUDA TENEMOS QUE IR A PROCESOS / CREACIÓN DE CARTERSA / PAGOS VARIOS BOLIVARIANO, INGRESAMOS FECHA, INTERES Y BANCO Y DAMOS GRABAR (AHÍ PODEMOS MARCAR LOS PAGOS EN CUALQUIER BANCO). YA NO HACEMOS NADA EN LA PANTALLA DE SUBIR INFORMACIÓN. Si al momento de marcar y activar no se puede es porque hay que revisar la cartera. El número de la cartera son los primeros 6 ó 7 dígitos (el último no corresponde). Cuando es una cartera con N/C y el estudiante ha cancelado el valor total se la marca y se le rebaja el valor de la N/C. Si no cuadra hay que revisar las carteras

7 una por una para ver si no están repetidas. El estudiante tiene que solicitar devolución. Los archivos del Banco que están en el escritorio se guardan en la carpeta que se encuentra en el escritorio BANCO BOLIVARIANO en el año correspondiente ya sea de Actualizaciones diarias o archivos recibidos por el banco. Y PROCEDEMOS A INGRESAR LA FECHA DE CANCELACIÓN, BANCO E INTERÉS Y SE GRABA

8 RECAUDACION EN EL SISTEMA SIU DE VALORES INGRESADOS 8. Recaudación: Recaudaciones - Banco Bolivariano TESB006F.

9 En la fecha de pago: es fecha del archivo. En la fecha de recaudación: es el día que esta abierta la caja Se presiona el recuadro que dice Forma de pago nos pide la cuenta del Banco, Cuenta del banco bolivariano Valor: es el total del archivo (MENOS VALORRES NO RECAUDADOS) No. de papeleta: 001 (SIEMPRE) Fecha de depósito: fecha de archivo Se presiona regresar. Recaudar. Se genera el Comprobante de Ingreso automáticamente.

10 9. Impresión de los reportes: Consulta Recaudaciones Reporte General de Recaudaciones que son los siguientes:

11 El nombre del Archivo TESDE01F Reportes de Recaudaciones Diarias por Cajas. Se elige el número asignada # 18 Notas de Ventas Automáticas Por Recaudación, Por Depósitos Notas de Crédito

12 10. Cierre de Caja:

13 Proceso Caja Recaudadora Cierre de Caja Se escoge la opción BANCO BOLIVARIANO ( Caja 18 ) Se oprime aceptar.

14 Inmediatamente hay que ver si el valor que sale en la pantalla es el mismo que esta en los reportes de DEPÓSITOS y POR RECAUDACIÓN. Si estos valores son los mismos se oprime Cierre de Caja.

15 Se genera tres reportes de cierre de Caja (IMPRIMIR 2 JUEGOS) a. Descomposición diaria de los depósitos b. Recaudación de rubros de Federación y Asociación c. Descomposición de los valores recaudados Asociación y Federación 11. GENERACIÓN DE ARCHIVO DE CARGA DE PENSIONES. Este archivo de carga es generado por Sonia, en él se incluyen todos los estudiantes que no mantengan deuda de pensiones, tasas, cursos, etc.) Este archivo es inicial. Este archivo es enviado una vez a cargar al Banco, por lo general es enviado a las 18:00 como máximo. Ejemplo ALUMNOS045.

16 Se escribe el código 45 de la Universidad

17 Luego se carga todos los días las Matriculas que las diferentes Facultades generan en el Sistema, esta carga se realiza a las 17H00. Cuando los estudiantes son nuevos ellos no cancelan con recargo, esta fecha límite de pago es muy lejana para que no se cobre recargo. Cuando las autoridades disponen recargo de Matricula, se envía a insertar mediante archivo es Centro de Computo- Ma. del Carmen el porcentaje de recargo. Cuando se termina el periodo ordinario de matriculación con recargo para los alumnos antiguos se procede a retirar de la base a los estudiantes antiguos y nuevos. Se envía un archivo que da de baja las matriculas en el Sistema del Banco, este archivo es coordinado con Ing. Ma. del Carmen- Centro de Cómputo que luego es generado como archivo de actualización. ( Se genera un archivo para eliminar de la base del Banco) Cuando se termina el periodo de matriculación ordinaria se envía un oficio o mail con 48 horas de anticipación para que el Banco tenga conocimiento que ya no se cobre Matricula para que se indique a todas las agencias. Este archivo es enviado UNA VEZ A CARGAR AL BANCO, por lo general es enviado a las 17:00 p.m. Ejemplo ALUMNOS045 este archivo se envía con fecha actual.

18 Periodo: 12 (periodo actual) Rubro: Matricula o pensión Forma: cargar Fecha de envío desde: 20/07/2009 (es el mismo día hasta excepto fines de semana Fecha envío hasta: 21/07/2009 se coloca la fecha de un día antes del día actual. Se oprime el botón: crear archivo Inmediatamente se abrirá la pantalla que se presenta a continuación la cual se seleccionara presionando con botón derecho del Mouse para así poder guardarlo en el escritorio y poder enviarlo por medio del SAT. OJO: Los mismos pasos se realizan tanto para carga de pensiones y matriculas

19 Nota: En caso de que al generar el archivo lo abra por error involuntario, puede recuperarlo como? Sin salir de la pantalla presiona el botón recupera Si algún estudiante no se envió a cargar o a actualizar tenemos la opción de inserta en el archivo correspondiente. agregar al archivo en la ventanita se coloca el número de cartera y se elige en la pestañita cargar o eliminar, luego presionamos agregar 12. ARCHIVO DE ACTUALIZACIÓN: Este Archivo de Actualización (son los pagos realizados en Tesorería y/o Internet)

20 Este archivo de actualización se envía con fecha del día anterior Ejemplo: nombre del archivo ACTALUMNOS045 estamos en fecha actual Fecha envío desde: 01/05/08 Fecha envío hasta: 26/05/08 fecha actual Luego se presiona: Crear Archivo El archivo de actualización se puede enviar más de una vez Ejemplo: ACTALUMNOS045 (nombre)

21 Por lo general se envían en el transcurso de la mañana La actualización se puede realizar las veces que uno desee hasta las 17h Fecha de Archivo: fecha envío desde es la fecha de ayer y fecha de envío hasta es el día actual Ej: hasta ; Después se oprime el botón de crear archivo. OJO: El archivo de Actualización solo tiene que irse los que digan pensiones y sacar si se encuentra alguna diferencia de pensiones esta se elimina del archivo generado. Al final del archivo debe estar la letra E.

22 SAT Para enviar el archivo al Banco Bolivariano, ingresados a la página del Banco: Usuario: UNIVEATERANR (con mayúscula) Clave : ci (con minúscula) Se presiona ingresar. Inmediatamente se ingresa a la pantalla principal donde se seleccionara la opción de cobros donde se escogerá COLEGIO

23 A continuación se detalla lo que se encuentra dentro de esta opción: Carga de archivos alumnos y detalle de pago.- en esta opción se sube el archivo de Carga. Consulta de carga de alumnos.- aquí podemos revisar las cargas realizadas en el sistema del Banco. Consulta de saldos por alumno.- en esta opción podemos revisar si el estudiante tiene algún valor pendiente. Consulta de alumnos pendientes de pago.- esta opción es para ver con detalle los valores pendientes de pago de los estudiantes. Estado de cuenta por alumno.- esta opción ponemos revisar los valores cancelados de los estudiantes en el Banco. Ingreso manual para ingresar pagos.- esta opción es especial, es para actualizar pago directamente sin enviar archivo. Carga de archivos para actualizar pagos.- esta opción es para subir archivo de actualización.

24 Para realizar la actualización se selecciona la opción Carga de archivos para actualizar pagos

25 Presionamos: Adjuntar y buscamos el archivo que se encuentra en el escritorio, luego presionamos cargar. En referencia: ponemos la descripción de lo que se envía ejemplo: Archivo de Actualización o Carga Universidad Católica cód 45. Luego presionamos la palabra procesar

26 Luego sale pantalla desglosando el detalle de la carga. Presionamos transmitir.

27 14. El Banco envía un confirmando el proceso que se ha realizado. 15. Para Cargar Matricula o Pensiones no dirigimos a la siguiente opción

28 16. Elegimos examinar se captura el archivo cerrar

29 17. En referencia: ponemos lo que estamos enviamos y la fecha de envió ( Archivo de carga de pensión (Mayo, Junio etc) o matricula Universidad Católica cód Se presiona procesar y sale la siguiente pantalla

30 19. Se oprime transmitir y nos saldrá inmediatamente el siguiente mensaje. Archivo de alumnos transmitido exitosamente y aceptamos.

31 Ingreso manual para ingreso pagos Se coloca el número de cédula del estudiante y se presiona consultar.

32 En seguida saldrá todas las deudas que tiene el estudiante en el Banco.

33 Se selecciona la pensión que se quiere actualizar. En la fecha Recaudada se coloca la fecha que el estudiante cancelo. Valor: el total del pago realizado. Se presiona Actualizar, inmediatamente aparece un recuadro donde dice que se a actualizado. Nota: al momento de hacer la actualización manual ya no tiene que constar dentro de esta pantalla la deuda. Consulta de Alumnos Pendiente de Pagos Fecha de Ingreso desde: Se coloca una fecha cualquiera por ejemplo 01/01/08. Fecha de Ingreso Hasta: Es la fecha actual. Criterio Buscado: Se coloca código y al lado derecho se habrá un recuadro para colocar el número de cédula del estudiante. Se oprime consultar.

34 Al momento de presionar consultar nos aparecerán todas las deudas del estudiante que consta el Banco.

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36 Consulta de Carga por Alumnos En esta opción podremos verificar todos los archivos de carga y actualizaciones que hemos enviado al Banco. Se pone la fecha del archivo en este caso podemos poner el 14/01/09 Se oprime consultar y nos saldrá todo lo que fue enviado ese día.

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