LA PREVISORA S.A. COMPAÑÍA DE SEGUROS VICEPRESIDENCIA TÉCNICA GERENCIA DE AUTOS PLIEGO DE CONDICIONES. INVITACIÓN ABIERTA No.

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1 LA PREVISORA S.A. COMPAÑÍA DE SEGUROS VICEPRESIDENCIA TÉCNICA GERENCIA DE AUTOS PLIEGO DE CONDICIONES INVITACIÓN ABIERTA No PRESTACIÓN DE SERVICIOS DE INSPECCIÓN, MARCACIÓN VEHICULAR Y REVISIÓN TECNICOMECANICA BOGOTÁ, D.C. OCTUBRE DE

2 CAPITULO I. ASPECTOS GENERALES 1.1 OBJETO Seleccionar la propuesta que cumpla con los requisitos exigidos y ofrezca las mejores condiciones para satisfacer las necesidades de LA PREVISORA S.A. Compañía de Seguros, para la Contratar la prestación de servicios de inspección y marcación vehicular para cada uno de los riesgos a asegurar y la revisión técnico mecánica obligatoria para los vehículos asegurados (livianos, pesados, motos). 1.2 LUGAR, FECHA Y HORA DE APERTURA Y CIERRE DE LA INVITACIÓN. El proceso se abrirá el 24 de octubre de 2013 en la Gerencia Jurídica de LA PREVISORA S.A., ubicada en la Calle 57 No Piso 4º de Bogotá D.C. y se cerrará el 30 de octubre de 2013 a las 11:00 AM. en la Sala de Juntas del primer piso de LA PREVISORA S.A., ubicada en la Calle 57 No de Bogotá D.C. 1.3 FINANCIACIÓN Y PRESUPUESTO OFICIAL El presupuesto oficial para la ejecución del contrato es de cuantía estimada por valor de MIL DOSCIENTOS SESENTA Y TRES MILLONES NOVECIENTOS VEINTICUATRO MIL CIENTO SESENTA Y OCHO PESOS MCTE. ($ oo), suma que incluye el IVA y demás impuestos, costos directos e indirectos. 1.4 CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD Para cumplir el compromiso que se adquiera, la Gerencia de Planeación Financiera de La Previsora S.A. expidió el Certificado de Disponibilidad Presupuestal número No con vigencia futura, emitido por la Gerencia de Planeación Financiera donde se contempla el presupuesto y sus respectivas partidas presupuestales. 1.5 FORMA DE PAGO DEL CONTRATO LA PREVISORA S.A., pagará al contratista seleccionado de la siguiente forma: Los pagos de las facturas se harán en la modalidad mes vencido por el número de servicios efectivamente prestada multiplicado por los precios establecidos en la oferta presentada para cada categoría (inspección liviano, pesado, moto, revisión técnico mecánica.) Los pagos se realizarán dentro de los treinta (30) días siguientes a la aceptación de la factura mediante recibo a satisfacción por parte de La Previsora S. A. Compañía de Seguros. 2

3 Las facturas deberán estar acompañadas de una certificación de pago de parafiscales (Caja de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y al Servicio de Aprendizaje SENA) y de seguridad social en salud, pensiones y ARL de sus empleados, expedida por el Revisor Fiscal de la firma, si ésta tiene obligación legal de tenerlo, de no tenerla por el Representante Legal, lo anterior de conformidad con el artículo 50 de la Ley 789 de Si la factura no es acompañada por los documentos solicitados, el término de los treinta (30) días no empezará a contarse hasta tanto se aporten. Dicha demora no generará al contratista el derecho al pago de intereses o de compensación monetaria alguna. La Previsora S.A. Compañía de Seguros únicamente realiza sus pagos a través de transferencia electrónica, para lo cual se requerirá cumplir con las políticas establecidas por la compañía para dicho fin. No es posible efectuar el pago a través de cheque o cualquier otro medio de pago. 1.6 PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO El tiempo de ejecución del contrato será de doce (12) meses contados a partir de la suscripción del acta de aprobación de garantías. 1.7 RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE El presente proceso se rige por el derecho privado por disposición expresa de los artículos 14 y 15 de la Ley 1150 de Al proceso se le aplicarán conforme a lo expuesto, las normas civil y comercial que le sean pertinentes. 1.8 CONVOCATORIA VEEDURÍAS CIUDADANAS LA PREVISORA S.A. invita a todos los interesados y a las veedurías ciudadanas para que participen con las recomendaciones escritas y oportunas, en las etapas precontractual, contractual y post-contractual que LA PREVISORA S.A. adelanta, cuando a ello haya lugar. 1.9 PUBLICIDAD - CONSULTA LA PREVISORA S.A. realizará la publicidad del pliego de condiciones que sirve de base al presente proceso, desde el 24 de octubre de 2013 fecha desde la cual podrán consultarse en la página de Internet: Si LA PREVISORA S.A., estima conveniente efectuar aclaraciones con base en las consultas que se le formulen o se requiere insertar modificaciones al pliego con base en las solicitudes de los posibles oferentes, previa evaluación de las mismas, que en todo caso permitan garantizar los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, lo hará mediante ADENDAS suscritas por la Vicepresidencia Técnica y Vicepresidencia Comercial de LA PREVISORA S.A. 3

4 1.10 RECEPCIÓN DE OBSERVACIONES Y/O ACLARACIONES LA PREVISORA S.A., recibirá las preguntas y solicitud de aclaraciones en los correos electrónicos: desde el 24 de octubre de 2013 y hasta el 25 de octubre de 2013 a las 5:00 PM. 1. Las preguntas deben enviarse sin excepción a todos los correos citados. Las preguntas se responderán una a una en tanto se reciban en LA PREVISORA S.A. y se publicarán en la página Web El pliego de condiciones que sirve de base al presente proceso no tiene costo alguno PLAZO DE LA INVITACIÓN ABIERTA Y ENTREGA DE PROPUESTAS Por plazo de la invitación abierta debe entenderse el término que transcurre a partir de la fecha en la cual se pueden presentar propuestas, esto es desde 24 de octubre de 2013 y hasta el 30 de octubre de 2013, a las 11:00 AM. (fecha de cierre de la invitación abierta) TÉRMINO PARA RETIRO DE PROPUESTAS Los oferentes podrán retirar su propuesta antes de la hora prevista para el cierre del proceso de selección. En este caso, se les devolverá sin abrir y se dejará constancia de esta devolución en el acta de cierre y recibo de propuestas CIERRE DE LA INVITACIÓN ABIERTA Los sobres de requisitos habilitantes (primer sobre) y especificaciones obligatorias (segundo sobre) que contienen las propuestas, serán abiertos en el lugar, fecha y hora señalada para el cierre de la Contratación; el sobre relativo a los aspectos calificables (tercer sobre) no será abierto en esta audiencia, sino una vez el comité evaluador constate que la oferta cumplió con los requisitos mínimos establecidos en el Pliego de Condiciones. La apertura de las propuestas, así como la devolución de aquellas cuya solicitud de retiro se hubiere efectuado dentro de los términos 1 Hora Legal de la República de Colombia es la señalada por la división de Meteorología de la Superintendencia de Industria y Comercio en el link la cual está y esta establecida en la página web de Previsora Seguros S.A compañía de Seguros, en el link denominado "Hora Legal Colombiana" que de acuerdo con lo establecido en la Directiva No.0013 de 2005 de la Procuraduría General de la Nación "Remite directamente a usuario al servicio dispuesto para tal fin por la superintendencia de Industria y Comercio, que permite conocer en tiempo real la hora legal Colombiana 4

5 señalados, se realizará en presencia de los oferentes que deseen asistir al acto de cierre del proceso. De lo anterior se levantará un acta donde se consignarán los siguientes datos de cada una de las propuestas así: 1) Número y fecha del proceso. 2) Número de folios. 3) Nombre de los oferentes. 4) Propuesta económica. (En sobre cerrado y sellado dicho sobre solo se abrirá una vez el comité evaluador constate que la oferta cumplió con los requisitos mínimos establecidos en el pliego de condiciones como habilitantes y una vez calificados los aspectos técnicos.) 5) Identificación de la garantía de seriedad de la propuesta EVALUACIÓN LA PREVISORA S.A., efectuará la evaluación conforme lo establece el presente pliego de condiciones que sirve de base a este proceso, del 30 de octubre de 2013 hasta el 1 de noviembre de En dicho período, LA PREVISORA S.A. podrá solicitar a los oferentes aclaración de sus propuestas o la presentación de los documentos que conduzcan a ello, conforme a lo establecido en el pliego de condiciones. En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán adicionar, modificar o mejorar sus propuestas RESERVA DURANTE EL PROCESO DE EVALUACIÓN La información relativa al análisis, aclaración, evaluación y comparación de las propuestas, no podrá ser revelada a los oferentes, ni a terceros hasta que LA PREVISORA S.A. ponga a disposición de éstos los informes de evaluación para que presenten las observaciones correspondientes. La verificación y calificación será publicada el 5 de noviembre de Las observaciones que realicen los oferentes sobre la verificación y calificación serán recibidas por escrito desde el momento de la publicación de las evaluaciones y hasta el 6 de noviembre de 2013 a las 5:00 P.M., dirigidas a la Gerencia Jurídica ubicada en la Calle 57 No Chapinero, Piso 4º o a todos los siguientes correos electrónicos, sin excepción: Las respuestas a dichas 5

6 observaciones se darán a todos los oferentes a través de la página Web SELECCIÓN DEL CONTRATISTA La selección del contratista se realizará mediante acta, la cual será publicada el 8 de noviembre de 2013, en la página Web Los procedimientos de selección, en cualquiera de sus modalidades, terminarán con la selección de la oferta que cumpla con los requisitos mínimos contenidos en el pliego de condiciones y obtenga la mayor calificación o en la declaratoria de fallida o desierta CRONOGRAMA DE LA INVITACIÓN ABIERTA No ACTIVIDAD Publicación de pliegos en la página Web y apertura del proceso de contratación (fecha a partir de la cual se podrán presentar propuestas) Plazo para presentar observaciones y preguntas con relación al pliego de condiciones Cierre de la Invitación Abierta FECHA 24 de octubre de 2013 Desde el 24 de octubre y hasta 25 de octubre de 2013 a las 5:00 PM. El 30 de octubre de 2013 a las 11:00AM Termino para evaluación de las propuestas y recibo de documentos de aclaraciones solicitadas Desde el 30 de octubre y hasta el 1 de noviembre de 2013 Publicación de evaluación 5 de noviembre de 2013 Recibo de observaciones a las evaluaciones Desde el 5 de noviembre y hasta el 6 de noviembre de 2013 a las 5:00PM Selección del contratista El 8 de noviembre de 2013 CAPITULO II PREPARACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS 6

7 2.1 PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS Las propuestas deberán ser entregadas en documento escrito a máquina o en computador y deberán presentarse en original y copias de acuerdo como se describe en el numeral 2.3 del presente pliego de condiciones, de idéntico contenido y valor, redactada en idioma español y con las hojas debidamente foliadas, tanto el original como las copias y con un índice en el que se relacione el contenido total de la propuesta. Deberán ser depositadas en sobres cerrados y sellados, de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 1.13 Cierre de la Invitación Abierta, en la urna ubicada en la Sala de Juntas del 1er. Piso de La Previsora S.A., en la Calle 57 No. 9-07, a más tardar el 30 de octubre de 2013 a las 11:00 A.M. Las propuestas que se presenten después de la fecha y hora fijada como límite para su entrega serán rechazadas. No se aceptarán propuestas por correo corriente o electrónico, fax, ni presentadas en un sitio distinto del indicado. 2.2 IDENTIFICACIÓN DE LA PROPUESTA Cada paquete deberá presentarse con el siguiente rótulo: PREVISORA S.A. COMPAÑÍA DE SEGUROS INVITACIÓN ABIERTA No Original/Copia, No. (Indicación si se trata de original o copia y números de éstas) Nombre o Razón Social del Oferente Número de folios que se presentan, enumerados en forma consecutiva ascendente Dirección del Oferente Teléfono, Correo Electrónico y Fax del Oferente En caso de discrepancias entre el original y las copias, prima para todos los efectos, el contenido de la propuesta original. En caso de existir discrepancia entre textos que no puedan despejarse con simple raciocinio, prevalecerá el último texto consignado. 7

8 Para que sean válidas las correcciones o enmendaduras deberán acompañarse de la salvedad correspondiente, mediante confirmación con la firma del representante legal del oferente, en caso contrario, LA PREVISORA S.A. no tendrá en cuenta la enmienda. 2.3 FORMA DE PRESENTACIÓN Y CALIFICACIÓN La propuesta será recibida de la siguiente manera: Primer Sobre: Requisitos habilitantes (Original y dos copias). Segundo sobre: Especificaciones obligatorias (Original y una copia). Tercer sobre: Aspectos calificables (Original). 2.4 CORRESPONDENCIA La correspondencia relacionada con este proceso deberá ser remitida a los correos electrónicos: Indicando en el asunto: INVITACIÓN ABIERTA No VIGENCIA DE LA PROPUESTA La propuesta debe estar vigente por el término del proceso y dos (2) meses más, contados a partir de la fecha de cierre de la presente invitación abierta. 3.1 CAPACIDAD JURÍDICA Participantes. CAPITULO III REQUISITOS HABILITANTES En el presente proceso de selección, los participantes deben ser personas jurídicas en cuyo objeto social este comprendido el objeto a contratar, legalmente constituidas en Colombia presentados individualmente o en consorcios o uniones temporales o cualquiera otra modalidad de asociación, que no infrinja las normas constitucionales y legales colombianas, que cumplan con los requisitos establecidos, de la manera que se exige en el presente pliegos de condiciones. En caso de consorcios o uniones temporales u otra modalidad de asociación, el objeto social de todos y cada uno de sus integrantes, deberá encontrarse acorde con el objeto de la presente contratación. 8

9 3.1.2 Capacidad Jurídica El oferente debe presentar la propuesta debidamente suscrita por el Representante Legal de la empresa, unión temporal, consorcio u otra forma de asociación, dentro del plazo y en el sitio fijado. La omisión de este requisito desde el momento de presentación de la propuesta no es subsanable y configura el rechazo del ofrecimiento. El Representante Legal debe encontrarse debidamente facultado para presentar la oferta, suscribir y ejecutar el contrato. Cuando los estatutos de la entidad contengan alguna limitación para presentar ofertas, deberá anexarse además de la representación legal, copia del acta de junta o del órgano social según lo establezcan los estatutos en la cual se le faculte para presentarla Carta de presentación de la oferta. Aportar la carta de presentación de la propuesta, Anexo No. 1 Carta de presentación de la propuesta, la cual deberá ser firmada por el representante legal del proponente. Si la propuesta es presentada por una persona jurídica, unión temporal, consorcio u otro tipo de asociación, deberá encontrarse suscrita por el representante legal o apoderado. En este caso, se deberá aportar además el documento donde conste legalmente lo siguiente: Que el objeto del presente proceso está comprendido dentro de su capacidad jurídica; y que la persona que suscribe la Carta de presentación de la propuesta tiene facultades amplias y suficientes para comprometer al proponente en el objeto del contrato e igualmente en su ejecución y liquidación. Si existieren limitaciones en el anterior sentido, la propuesta debe acompañarse del documento en donde conste que con anterioridad al cierre del proceso, se recibió la correspondiente autorización, de parte de la instancia competente Existencia y representación legal. Aportar el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio de su domicilio principal con los siguientes requisitos: a. Expedido dentro de los treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de cierre de la invitación abierta, en el que conste que el proponente se encuentra registrado, que tiene domicilio en Colombia y que el término de su duración no es inferior a la vigencia del contrato y un (1) año más y su liquidación. b. Si de este certificado se desprende que las facultades del representante legal se encuentran limitadas para presentar la propuesta y firmar el respectivo contrato, deberá 9

10 anexarse la correspondiente autorización de la Junta Directiva o de Asamblea General de Accionistas acorde al Código de Comercio, según se anote en los estatutos. Dicha autorización deberá comprender la presentación de la propuesta, la ejecución del contrato y su correspondiente liquidación. c. Acreditar que el objeto social principal de la sociedad se encuentra directamente relacionado con el objeto del contrato, de manera que le permita a la persona jurídica la celebración y ejecución del contrato, teniendo en cuenta para estos efectos el alcance y la naturaleza de las diferentes obligaciones que adquiere. Los consorcios o uniones temporales u otra modalidad de asociación deberán adjuntar el certificado de existencia y representación legal de cada uno de sus miembros. NOTA: En caso que el proponente no presente el certificado o que lo presente con el término de vigencia vencido, LA PREVISORA S.A. podrá solicitar, según el caso, la presentación o actualización de este documento dentro del término establecido para este efecto, la no presentación será causal de rechazo de la propuesta Paz y salvo por concepto de aportes parafiscales. El oferente deberá aportar certificación expedida durante el mes de presentación de la propuesta, en donde conste que la firma o sociedad se encuentra a paz y salvo por concepto de aportes a seguridad social integral, parafiscal y ARL de sus empleados. Por aportes de seguridad social integral y parafiscal se entienden los aportes o giros a cargo de un empleador a: Sistemas de Salud, Riesgos Laborales, Pensiones y a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje Para acreditar el cumplimiento de este requisito el oferente deberá: aportar certificación expedida por su Revisor Fiscal o en el evento en que no exista obligación legal o social estatutaria de tener Revisor Fiscal, por su representante legal, en el que conste que se encuentra a paz y salvo por concepto de aportes parafiscales y de seguridad social en salud, pensiones y ARL de sus empleados a la fecha de presentación de su propuesta, y durante los últimos 6 meses de acuerdo con lo indicado en el art. 50 de la Ley 789 de Garantía de seriedad de la propuesta. El oferente deberá presentar una garantía de seriedad de la oferta, expedida a favor de LA PREVISORA S.A., por un banco o una compañía de Seguros legalmente habilitada para ello, con clausulado entre particulares, por un valor asegurado no inferior al 10% del presupuesto oficial, con 10

11 una vigencia de cómo mínimo dos (2) meses, contados a partir de la fecha límite para presentar propuestas. Con la misma, se debe aportar el recibo de pago de la prima, expedido por la Compañía aseguradora Propuestas Conjuntas. Cuando la propuesta sea presentada en Consorcio o Unión Temporal, cada uno de los integrantes deberá presentar los documentos que acrediten su constitución y representación. Adicionalmente, deberá presentar el documento de constitución del Consorcio o Unión Temporal, en el cual constará, por lo menos: La facultad con que actúan para la constitución del Consorcio o Unión Temporal. (Es decir, la correspondiente autorización del órgano social para participar en la constitución de la Unión Temporal o el Consorcio, autorización que debe ser expresa en el documento en el cual conste, identificando la clase y No. del proceso para el cual se confiere la autorización: Invitación Abierta No El objeto del Consorcio o Unión Temporal, el cual debe ser el mismo del objeto a contratar. (En caso de Consorcios o Uniones Temporales, el objeto social de todos y cada uno de sus integrantes deberá encontrarse acorde con el objeto de la presente contratación). La duración del Consorcio o Unión Temporal, la cual no podrá ser inferior al plazo del contrato, un año más y su liquidación. La designación de un representante legal principal, quien deberá estar facultado para actuar a nombre y en representación del Consorcio o Unión Temporal. La facultad que se le otorga en particular para proponer, firmar y liquidar el contrato, y en el caso de resultar seleccionados, de ejecutar las obligaciones derivadas del contrato. Igualmente, deberá designarse un suplente que lo reemplace en los casos de ausencia temporal o definitiva del representante legal principal. Determinar las reglas básicas que regulan las relaciones entre los miembros del Consorcio o Unión Temporal. La manifestación expresa de que ninguna de las partes podrá ceder su participación en el Consorcio o en la Unión Temporal a los demás integrantes del mismo, o a un tercero, según sea el caso. 11

12 En ningún caso, se podrá participar con más de una propuesta, ya sea individualmente, en Consorcio y/o Unión Temporal o como miembro de otro Consorcio o Unión Temporal o presentar propuestas alternativas. En caso de Unión Temporal o Consorcio, sus integrantes deberán señalar los términos y extensión de la participación de cada uno de ellos en la propuesta y la ejecución del contrato. Se admitirán ofertas presentadas por Consorcios o Uniones Temporales constituidas máximo por dos personas jurídicas Verificación de no inclusión en el boletín de responsables fiscales y antecedentes disciplinarios: Como requisito indispensable para celebrar cualquier tipo de contrato, LA PREVISORA S.A, verificará en el boletín de responsables fiscales expedido por la Contraloría General de la República que el proponente y cada uno de sus integrantes cuando el mismo sea un Consorcio o una Unión Temporal, no se encuentre (n) reportado (s) en dicho boletín. Así mismo, se verificará que el proponente y cada uno de sus integrantes cuando el mismo sea un Consorcio o Unión Temporal, no registren sanciones ni inhabilidades vigentes en el Sistema de Información de Registro de Sanciones e Inhabilidades SIRI de la Procuraduría General de la Nación. 3.2 CAPACIDAD FINANCIERA Para efectos de constatar la capacidad financiera, el proponente deberá presentar el Balance General y el Estado de Resultados con corte a 31 de diciembre de 2012 con sus notas aclaratorias, firmados por el Representante Legal, Contador Público y Revisor Fiscal, si lo tuviere. En el Balance General o en documento anexo firmado por el contador, deberá discriminarse el Activo corriente y el Pasivo Corriente. Adicionalmente, el proponente deberá anexar fotocopia de las tarjetas profesionales y certificados de vigencia de inscripción y de antecedentes disciplinarios expedidos por la Junta Central de Contadores, vigentes a la fecha de cierre de la contratación, correspondientes al contador y revisor fiscal, si lo tuviere, que suscriben los Estados Financieros antes mencionados. En caso de consorcios o uniones temporales, cada uno de sus integrantes deberá allegar la misma documentación y requisitos mencionados. Cuando PREVISORA en desarrollo de la verificación financiera requiera constatar la información del proponente, ésta podrá solicitar los documentos adicionales que considere necesarios para la aclaración de la información, tales como estados financieros dictaminados de años anteriores, anexos específicos o cualquier otro soporte requerido por PREVISORA. 12

13 Para participar en el proceso de selección, el proponente deberá cumplir con los siguientes indicadores a 31 de diciembre de 2012: 1. Total Patrimonio: Mayor o igual al 90% del presupuesto oficial para la presente licitación. 2. ROE (UN): (Utilidad Neta/Patrimonio total): Mayor o igual al 2.44%. 3. Capital de Trabajo: (Activo Corriente Pasivo Corriente): Mayor o igual al 30% del presupuesto oficial de la presente licitación. En caso de que participen consorcios o uniones temporales, se sumarán los rubros contables de cada uno de los participantes, correspondientes a las variables determinantes de cada indicador, ponderados por el porcentaje de participación de cada uno de los integrantes del consorcio o unión temporal, según sea el caso. En caso de presentarse proponentes extranjeros, la información financiera deberá entregarse en pesos colombianos, de acuerdo con las normas legales vigentes para la conversión de las cifras financieras. Si el proponente no acredita la capacidad financiera exigida será rechazado. 3.3 CAPACIDAD TÉCNICA Experiencia del Proponente El proponente deberá acreditar como mínimo una experiencia de tres (3) años en contratos suscritos para la prestación de servicios de inspección y marcación vehicular, mediante tres (3) certificaciones expedidas por compañías de seguros legalmente establecidas en Colombia. Cada una de las certificaciones aportadas deberá acreditar un valor igual o superior al 50% del presupuesto establecido para la presente INVITACIÓN ABIERTA, incluido el IVA. Si el proponente presenta un mayor número de certificaciones, LA PREVISORA S.A., únicamente tendrá en cuenta las tres (3) primeras, en el orden que fueron anexas en la propuesta. Para la prestación de servicios de revisión técnico mecánica, como mínimo, debe acreditar una experiencia de un (1) año en todos los segmentos (livianos, pesados, motos) mediante la resolución emitida por el organismo competente que lo acredite como centro de diagnóstico automotor, este requisito deberá ser tenido en cuenta para cada uno de los centros donde se prestara el servicio en cada una de las ciudades requeridas y/o ofrecidas para prestar el mismo. Las certificaciones solicitadas para la prestación de servicios de inspección y marcación vehicular, para ser tenidas en cuenta deben contener las siguientes características: 13

14 a. Nombre del contratante. b. Ser expedida y firmada por el representante legal o el responsable de la ejecución del contrato de la empresa contratante. c. La empresa que expide la certificación, debe indicar la calidad (representante legal o responsable de la ejecución del contrato) de quien firma la certificación. d. Estar impresa en papel membretado de la empresa que la expide. e. Indicar expresamente el objeto contratado. f. Indicar fecha de iniciación y fecha de terminación del contrato, y de sus prorrogas si a ello hubiere lugar. g. Los valores de las certificaciones deberán estar expresados en pesos colombianos incluido IVA. h. Para los contratos en ejecución, la certificación respectiva deberá indicar el porcentaje del valor y tiempo ejecutado del mismo a la fecha de expedición del documento. i. Indicar la(s) ciudad(es) en la(s) que se prestó el servicio. j. Cada certificación deberá indicar la constancia de que el contrato se cumplió o se está cumpliendo a satisfacción, para los contratos en ejecución se deberá indicar que se está cumpliendo a cabalidad. k. Se aceptan certificaciones dirigidas a otras entidades, siempre y cuando en el contenido de estas se pueda verificar y certificar el cumplimiento de los requisitos exigidos. Las certificaciones que tengan calificación del servicio como regular o malo no serán tenidas en cuenta. LA PREVISORA S.A. se reserva la facultad de comprobar la autenticidad de los documentos aportados. En caso de presentación conjunta de propuestas se tendrá en cuenta para el cumplimiento de este requisito la sumatoria de la experiencia de los integrantes del Consorcio, Unión temporal o cualquier otro tipo de asociación en el que uno de los integrantes deberá acreditar el 60% de la experiencia y el otro (s) el 40% restante, para cumplir con el 100% de la experiencia requerida. LA PREVISORA S.A. podrá solicitar a los oferentes aclaración de las certificaciones o la presentación de los documentos que conduzcan a ello, conforme a lo establecido en el pliego de condiciones. En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán adicionar, modificar o mejorar sus propuestas. En caso de que la aclaración no se entregue en los tiempos predeterminados, se rechazará la propuesta Capacidad Organizacional En su propuesta el proponente deberá acreditar que cuenta con el siguiente esquema de organización: 14

15 Certificar que cuenta con la infraestructura física y tecnológica suficiente que permita llevar a cabo los servicios de revisión tecnomecanica, inspección y diagnóstico del estado de los vehículos a asegurar y/o asegurados, para cada segmento (livianos, pesados, motos) y demás servicios solicitados como marcación vehicular, discriminando si cuenta con centros propios y/o autorizados. Certificar que cuentan con el personal idóneo y suficiente debidamente entrenado para llevar a cabo las diferentes actividades y funciones en el centro de diagnóstico. Incluir el esquema de los procesos que comprenden la operación en el centro de diagnóstico para los servicios de inspección, marcación vehicular y revisión técnico mecánica. El oferente deberá detallar el manejo de la operación con supervisores o directores regionales. Los oferentes deben certificar la ubicación de su sede principal en Bogotá, y operación propia en Bogotá, Cali, Medellín y Bucaramanga; además, contar con centros autorizados, talleres y/o centros de inspección y marcación vehicular en las diferentes ciudades del país donde la Previsora S.A. tiene oficinas según el listado que se relaciona. Arauca Armenia Bucaramanga Buenaventura Cali Cartagena Bogotá Barranquilla Cúcuta Florencia Ibagué Manizales Medellín Montería Mocoa Pasto Pereira Popayán Quibdó Neiva Riohacha Sincelejo Tunja Villavicencio Yopal Para este punto deberán certificar por escrito los convenios que tienen suscritos en las diferentes ciudades o presentar copia de los contratos vigentes de ser el caso. Los oferentes deben certificar la ubicación de su sede principal en Bogotá, además, contar con centros autorizados, talleres y/o centros de revisión tecnomecanica y de gases para cada segmento (livianos, pesados, motos) como mínimo en las siguientes ciudades: 15

16 CIUDAD Armenia Bucaramanga Ibagué Neiva Tunja Barranquilla Cali Manizales Pasto Villavicencio Bogotá Cartagena Medellín Pereira Para este punto deberán certificar por escrito los convenios que tienen suscritos en las diferentes ciudades o presentar copia de los contratos vigentes de ser el caso. CAPITULO IV ESPECIFICACIONES OBLIGATORIAS 4.1 CARACTERÍSTICAS TÉCNICAS OBLIGATORIAS: Para satisfacer la necesidad de contratar la prestación de servicios de inspección, marcación y revisión técnico mecánica de los vehículos, se ha contemplado dentro del aspecto técnico los requisitos mínimos a tener en cuenta y llevar a cabo la contratación bajo las condiciones óptimas que requiere La Previsora S.A., para lo cual el proponente debe acreditar en su propuesta lo siguiente: Se requiere que cada centro de inspección, marcación y revisión técnico mecánica cuente con los equipos técnicos e infraestructura física necesarios para realizar los siguientes procesos: Portal web: Disponer de página en internet que permita el ingreso y administración de usuarios autorizados por Previsora, para realizar el cargue de solicitud de inspección, marcación, revisión técnico mecánica y posterior consulta del informe respectivo. Registro y verificación documentaria: Registrar y validar la documentación aportada por el asegurado vs. la revisión física al vehículo. Registro fotográfico: realizar la filmación de cada uno de los vehículos inspeccionados o la toma de mínimo cuatro (4) fotografías, según sea el caso, las cuales serán archivadas y se encontrarán disponibles en un medio de información y consulta, cuando sean requeridas por La Previsora. Adicionalmente, el proveedor deberá garantizar la consulta de la información hasta por tres meses después de terminado el contrato. Toma de Improntas: Toma de improntas correspondientes a cada automotor por un técnico especializado, revisando la originalidad de los números de identificación del chasis y motor, en procura de completar el análisis técnico de confiabilidad del mismo, frente a las que figuren en la tarjeta de propiedad del vehículo. También es importante que el oferente cuente con un sistema de verificación de antecedentes de los vehículos que sean inspeccionados, solicitando 16

17 si es del caso información complementaria del vehículo cuando el vehículo presente procedencia dudosa Análisis de la Carrocería: Verificar el estado de la misma y su estructura buscando detectar posibles golpes, rayones, defectos en la pintura, malas reparaciones, fuga de fluidos, etc. También se deberá revisar el estado interior del vehículo, compartimientos inferiores, pisos y salidas de emergencia si las tiene. Accesorios: Se deberá elaborar una relación de los accesorios originales y no originales que se hayan instalado en el vehículo tales como radio, parlantes, antenas, exploradoras, rines, cojineria de lujo, etc. dejando constancia de marcas, referencias y valores de cada uno de éstos. Diagnóstico de Pista: Dentro del diagnóstico de pista se debe proceder con la revisión de alineación, suspensión y frenos: o Revisión de alineación: realizar el cálculo de desviación que puede sufrir el vehículo en un kilómetro de distancia mediante placas dispuestas en un equipo de diagnóstico por medio de las cuales se dispone a rodar el vehículo catalogando la desviación en rangos, como optimo, aceptable y deficiente.. o Revisión de Suspensión: Se debe verificar la eficiencia de la suspensión y amortiguadores del vehículo, buscando detectar las deficiencias que éstas puedan presentar. o Revisión de Frenos: realizar las mediciones que registren el esfuerzo inicial del frenado en vacío, la ovalización, el esfuerzo máximo de frenado, la medición del freno de emergencia, y por último la eficacia del freno en cada rueda y la totalidad del sistema. Todo este proceso se debe realizar brindándole simultáneamente las explicaciones que sean del caso al propietario del vehículo y además haciendo las observaciones que se desprendan del proceso de inspección, para que se tomen los correctivos pertinentes. De ser necesaria una segunda inspección, ésta no tendrá ningún costo para la Previsora. Informe de Inspección: Toda la información recopilada en el desarrollo de inspección debe ser almacenada y procesada con el fin de hacer entrega únicamente a la Previsora S.A, quedando cargado el resultado de la misma en el portal web a fin de ser consultada e impresa en tiempo real por los usuarios autorizados de la compañía. El informe deberá contener todas y cada una de las variables de acuerdo al tipo de vehículo (liviano, pesado, motocicleta). Dicho informe virtual debe ser cargado a más tardar dentro de las cuatro (4) horas siguientes después de pasar el proceso de revisión. 17

18 Revisión Técnico Mecánica y de Gases obligatoria: Contar con centros autorizados, talleres y/o centros de inspección técnica mecánica, así como con los métodos y procesos que cumplan con las exigencias legales. Entregar el informe respectivo al asegurado. Reportes de la gestión o El Proveedor deberá rendir y presentar informes de gestión de calidad mensuales de todos los servicios prestados, entre ellos los informes estadísticos de los vehículos inspeccionados y rechazados informando las causas, comparativos y evoluciones mensuales; número de vehículos inspeccionados y/o marcados por ciudad discriminados por segmentos mes a mes y el comparativo a nivel general. o Mensualmente se requiere que el proveedor reporte en detalle los servicios prestados por vehículo, agrupados por cada una de las sucursales de la compañía, donde se especifiquen los datos del asegurado y el vehículo, con el fin de poder constatar la prestación del servicio y su concepto al respecto, enviando en medio magnético tal información. o Así mismo, en el desarrollo del contrato si le es solicitado algún tipo de estudio o informes el contratista seleccionado desde ya acepta el compromiso de llevarlos a cabo. o Los informes de gestión y de calidad deberán anexarse a la factura de cobro mensual y serán prerrequisito para el pago. o El proveedor seleccionado deberá informar a la Previsora, sobre el sistema de calidad que él efectúa referente a la medición del servicio prestado con los clientes, deberá remitir toda la información relativa a la encuesta que realiza, los resultados presentarlos mensualmente y los esquemas correctivos y/o preventivos según el resultado que adoptará e implementará. o La firma seleccionada deberá brindar soporte, capacitación al personal que Previsora requiera, en las oficinas de La Previsora en todo el país, con el fin de divulgar y dar a conocer los servicios y/o manejo de los diferentes procesos de la operación, así como el aplicativo que se implementaría vía web a todos los funcionarios de las diferentes oficinas de la Previsora Infraestructura Tecnológica 18

19 El proponente debe detallar en la oferta su infraestructura tecnológica con la que cuenta para operar, mencionando entre otros, disposición de una plataforma sólida 100% Web, soportada en un canal de comunicaciones robusto por medio del cual haya una comunicación en línea en tiempo real, donde los usuarios debidamente autorizados puedan acceder, consultar e imprimir los resultados de los servicios solicitados. Cabe anotar que la información consignada en este canal de comunicación y base de datos será estrictamente confidencial y de uso exclusivo de La Previsora S.A. Se deberá describir en la oferta, los sistemas de backup que poseen y su sistema de seguridad y de respaldo de la información. Así mismo el oferente se compromete a tener disponibilidad de un Web Services para agilizar de manera eficiente el manejo de las peticiones de servicios en tiempo real a nivel nacional, donde se colgarán los informes y demás información pertinente. El proveedor debe suscribir una cláusula de confidencialidad de la base de datos, donde renuncie expresamente a la utilización de la información referente a los clientes de La Previsora S.A. y sus vehículos asegurados para cualquier medio distinto del objeto del contrato. Se deja claro en dicha cláusula que la propiedad de la Base de datos es de La Previsora S.A. Compañía de Seguros Soporte técnico En cuanto al soporte técnico, el proveedor deberá estipular en su oferta que soporte brindará a La Previsora S.A., para casos como: inquietudes de los usuarios en el manejo del aplicativo, inquietudes en las observaciones y resultados del informe de inspección, inquietudes sobre servicios de otras ciudades del país, etc., en desarrollo del contrato, así como el soporte en caso de que haya interrupción del aplicativo vía web es decir, se bloqueé o no se pueda accesar a la página designada para grabar las solicitudes de los servicios. CAPITULO V. ASPECTOS CALIFICABLES Para la selección de la propuesta más favorable, la evaluación se efectuará de conformidad con los requisitos, documentos y criterios de evaluación establecidos en el presente Pliego de Condiciones, y será adjudicada a la propuesta que cumpla con los requisitos mínimos exigidos y obtenga el puntaje más alto asignado en la calificación. 19

20 La oferta económica y de coberturas adicionales deberá venir en sobre cerrado, la apertura de tal sobre se realizará una vez la propuesta haya cumplido con los requisitos mínimos y las especificaciones técnicas obligatorias del Pliego de Condiciones, de lo contrario éste sobre no será abierto y se procederá a su devolución una vez culminado el presente proceso de invitación abierta. 5.1 Factores para la Calificación Las propuestas presentadas se evaluarán sobre la base de un puntaje máximo de mil (1.000) puntos, distribuidos así: ASPECTO EVALUADO PUNTAJE MAXIMO (puntos) PRECIO Servicios de inspeccion vehicular 600 Servicios de Revisión técnico mecánica y de gases obligatoria 200 Subtotal puntaje 800 Inspeccion a domicilio 80 Validación VIN * 80 Revisión preventiva para viajes 20 SERVICIOS ADICIONALES Cant. Ciudades adicionales a las mínimas requeridas donde se prestará el servicio de revisión técnico mecánica y de gases. 20 Subtotal puntaje 200 TOTAL PUNTAJE 1000 *Validación VIN: verificación de la originalidad del número VIN con respecto a la marca del vehículo, al dígito de control y a las características particulares dadas por el fabricante sin llevar a cabo la inspección física Precio (800 puntos) Corresponde al valor o precio que cada uno de los proponentes presenten en su oferta, de acuerdo a lo siguiente: Servicios de inspección vehicular: (600 puntos) Para que el proponente pueda estimar sus costos, informamos el promedio mensual de servicios de inspección y marcación vehicular a Julio /2013: 20

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