CARPETA PERSONAL. Sus documentos en un solo lugar. Descripción de la Carpeta Personal

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1 CARPETA PERSONAL Sus documentos en un solo lugar Descripción de la Carpeta Personal Contenido LA SITUACIÓN EN 2014 POR QUÉ SUCEDE ESTO? QUÉ ENCONTRAMOS EN EL MUNDO? CUÁL OPORTUNIDADES HAY? CÓMO APROVECHAR LAS OPORTUNIDADES? FUNCIONES BÁSICAS DE LA CARPETA PERSONAL POR QUÉ LA CARPETA PERSONAL? QUÉ DICE LA INDUSTRIA? QUÉ SE REQUIERE PARA HACERLO REALIDAD? ALGUNOS TEMAS POR ANALIZAR REQUERIMIENTO DE ANÁLISIS DETALLADO DEL MODELO DE NEGOCIO RESUMEN: LA CARPETA PERSONAL EN UNA IMAGEN. Mayo de 2014

2 LA SITUACIÓN EN 2014 Para hacer cualquier trámite ante una entidad pública, a los ciudadanos y a las empresas se les solicita de forma continua y repetitiva documentos que ya tiene en su poder alguna entidad de la Administración Pública. Esta situación está generando: Ineficiencia: representada en mayores tiempos para resolver las solicitudes, dada la dificultad que implica para las entidades acceder a información básica de las personas. Costos económicos: tanto los que deben asumir las personas como las entidades al duplicar información y desplazarse para entregarla. Costos de oportunidad: en la medida que unos como otros podrían estar utilizando los recursos destinados a esta actividad en otras más productivas. Costos emocionales: representados en el malestar que puede implicar para un ciudadano, una empresa e incluso un funcionario público perder su tiempo, dinero y oportunidades. Costos ambientales: pues el desperdicio de cualquier recurso (energía, agua, tinta, etc.) genera una carga ecológica para el planeta. Deterioro de la calidad en la prestación de servicios: debido a los elementos anteriores se afectan aspectos como la satisfacción y la credibilidad. POR QUÉ SUCEDE ESTO? Hay algunas razones que surgen desde las entidades públicas y otras desde las personas (tanto naturales como jurídicas), las cuales están relacionadas tanto con: Organización y almacenamiento de la información Formas para compartir la información Entidades públicas Organización y almacenamiento *Existe una gran cantidad de información en físico. *Los sistemas para archivar documentos Formas para compartir la información *Focalizada en información crítica de procedimientos internos. *No hay muchas opciones para intercambiar

3 Personas electrónicos no han sido masificados. *Frecuentemente pierden sus documentos personales (diplomas, certificaciones laborales, carnets, pólizas, entre otros). *No cuentan con un mecanismo para archivarlos de manera segura. información del ciudadano con otras entidades. *La principal opción es aportar los documentos físicos. *Pocas veces puede enviar los documentos de forma electrónica. QUÉ ENCONTRAMOS EN EL MUNDO? Esta problemática se presenta en todo el mundo y ha sido abordada desde diferentes perspectivas: GOBIERNO VASCO: Metaposta MetaPosta es un proyecto incluido en el Plan Euskadi en la Sociedad de la Información-2010 del Gobierno Vasco que busca desarrollar una caja fuerte electrónica postal en Internet en la que se guarden documentos de interés personal recibidos a través de un servicio de buzón electrónico en Internet. Esquema de operación: Asociación público-privada: SPRI y el Gobierno Vasco Esquema de sostenibilidad: La industria lo usa y paga por los servicios. Usuarios en el año 2010: Usuarios en el año 2011: Usuarios en el año 2012: Usuarios en el año 2013: mil personas jurídicas usuarias. DINAMARCA: eboks Buzón de correo electrónico seguro donde puede recibir y almacenar documentos que normalmente se reciben en el correo. También puede guardar documentos generados por el Gobierno.

4 Esquema de operación: Iniciativa privada de los operadores postales. Número de remitentes que envían s via E-Boks: Personas que reciben s via E-Boks: Número de documentos enviados via A E-BOKS durante el 2012: Toneladas de papel ahorrados durante el 2012: ALEMANIA: D D es un servicio de comunicaciones del gobierno electrónico alemán que hace posible el intercambio de documentos electrónicos legales entre los ciudadanos, organismos y empresas a través de Internet. El proyecto llamado Bürgerportal es desarrollado por el gobierno alemán en cooperación con socios de negocios privados en un esfuerzo por reducir los costos de comunicación de la administración y las empresas. Esquema de operación: los servicios de mensajería son prestados por empresas privadas. El soporte a la plataforma se realiza a través de un Centro de Competencia conformado por el Gobierno. El Gobierno emite la regulación del servicio y certifica (sello) a los proveedores que operan la plataforma. SINGAPUR: OneInBox Es la puerta de entrada web para todos los servicios públicos. Está organizado de acuerdo a las necesidades de los ciudadanos y permite a los usuarios buscar y acceder a una diversidad de información de las agencias gubernamentales, y llevar a cabo una amplia gama de transacciones en línea con los organismos gubernamentales, entre otros servicios de valor agregado. Esquema de operación: La Administración Pública opera la plataforma de envío de información al ciudadano. La herramienta fue desarrollada por una empresa mixta. La plataforma tiene cerca de un año de operación y aún no disponen de cifras al público. FRANCIA: Mon Services Public Portal de información, noticias y punto único de acceso personalizado a los procedimientos en línea de la administración. Esquema de operación: Operado por el Estado.

5 500 mil cuentas abiertas a la fecha. Promedio de 20 mil visitas diarias. GOBIERNO VASCO: Dossier del Ciudadano Repositorio documental centralizado del Gobierno Vasco, administrado por el EJIE (entidad creada especialmente para el manejo del archivo digital del País Vasco), al cual se conectan aplicaciones comunes en las entidades públicas para realizar el registro, tramitación y archivo de documentos y a la vez se intercambian aquellos aportados por los ciudadanos en los trámites. Esquema de operación: administración centralizada de los servicios a través de EJIE. Operación privada de algunos servicios bajo la regulación del Gobierno QUÉ OPORTUNIDADES HAY? Tendencias Gobierno unificado: los países están implementando estrategias para dar una cara unificada a sus clientes. Expresiones de esta situación son los portales estatales, las ventanillas únicas, la unificación de mecanismos de autenticación, entre otros. Gobierno inteligente: un gobierno transparente o proactivo es un gobierno que se adelanta a las necesidades de los clientes para prestar servicios sin la necesidad de exigir información o documentos, pues ya cuenta con la información.

6 Hyperconectividad: Los nuevos consumidores buscan información digital, servicios digitales, soluciones 7x24 que puedan ser accedidas desde cualquier lugar. Esta tendencia además impacta a los sistemas de información, los cuales cada vez más pueden interoperar, incluso a través de estrategias de internet de las cosas. Normatividad Existe la obligación legal en el Decreto-Ley 019 de 2012, que exige desarrollar mecanismos para que cuando se esté adelantando una actuación ante la administración pública y los documentos requeridos los tenga otra entidad pública, no le exigan los documentos al ciudadano. Igualmente la ley 1437 (código del Procedimiento administrativo) habilita la posibilidad de realizar notificaciones y comunicaciones a una dirección electrónica única y confiable. CÓMO APROVECHAR LAS OPORTUNIDADES? Para dar respuesta a las necesidades se propone crear, el derecho digital de los ciudadanos y las empresas a la Carpeta Personal, un espacio seguro en la nube, que sirva para: Almacenar y organizar documentos de importancia en trámites públicos y privados. Recibir y compartir documentos relacionados con trámites públicos y privados. Desarrollar servicios de valor agregado por parte de terceros como bancos o empresas de servicios públicos.

7 FUNCIONES BÁSICAS DE LA CARPETA PERSONAL Sustentados en las oportunidades, la Carpeta personal debería contar con las siguientes funciones básicas a través de una plataforma usable e intuitiva: Almacenamiento limitado (sin costo) de documentos para las personas. Custodia de los documentos almacenados, garantizando la seguridad de la información. Servir como plataforma para recibir de notificaciones oficiales. Compartir documentos con entidades y empresas para adelantar oficialmente trámites públicos y privados. Recepción de Documentos resultado de los trámites públicos y privados. Posibilidad de organización personalizada de la información personal. Descarga de documentos por parte de la entidades públicas que requieran soporte en sus archivos. POR QUÉ LA CARPETA PERSONAL? A. Porque permite dejar concebir que el ciudadano es el mensajero del Estado, facilitando el intercambio de documentos entre entidades públicas B. Porque ofrece garantía de seguridad y confidencialidad de la información contenida en la nube. C. Porque es un punto de contingencia electrónica a posibles amenazas de pérdida de documentos. D. Porque ofrece beneficios tecnológicos y modernización en los procesos de la administración pública y en el servicio al ciudadano. QUÉ DICE LA INDUSTRIA?

8 Certicámara: Ofrece la posibilidad de contar con servicios de los cuales ya dispone, tales como: certificados, firmas, archivo seguro, estampado cronológico, validación biométrica, correo certificado. Google: Concibe un desarrollo de fácil uso a través de combinar Google drive y Gmail. Everis: Manifiesta el interés en desarrollar la solución tecnológica buscando ofrecerla a algún operador de la Carpeta. Mareigua: Tiene el interés de desarrollar y operar la solución de la Carpeta con el objeto de contar con herramientas para prestar servicios especializados para el sector bancario. Ven un modelo de negocio sin cobro para ninguna de las partes. 472: Se encuentra adelantando una consultoría para analizar un modelo de negocio integral de servicios de valor agregado que incluye la carpeta.

9 QUÉ SE REQUIERE PARA HACERLO REALIDAD? Aproximación al Modelo de Negocio *MinTIC *Superintendencia de servicios *Presidencia *Programa Nacional de Servicio al Ciudadano *Departamento Administrativo de la Función Pública *Para enrolamiento: notarías, bibliotecas, puntos vive digital *Enrolamiento. *Mantenimiento de la solución. *Soporte técnico. *Aseguramiento de la seguridad y disponibilidad. *Desarrollo de servicios de valor agregado. *Plataformas e infraestructura tecnológica. *Equipo de enrolamiento (comercial). *Mecanismo de autenticación e interoperabilidad. *Colección segura de documentos importantes. *Poder compartir documentos en trámites públicos y privados. *Mayor eficiencia al prestar servicios. *Reducción de costos de transacción y de oportunidad. *Poder compartir documentos en trámites públicos y privados. Posibilidad de contactar a un público focalizado a través de publicidad o servicios de valor agregado.. Automatizada y de autoservicio, con asistencia por medios electrónicos. Se requiere autenticación electrónica Cliente - proveedor Sitio web, app móvil, call center, oficinas especializadas, redes de distribución concertadas (p.e notarías, Baloto, etc.) Presencial enfocado Pago por servicios premium (ver la siguie *Personal especializado *Diseño y Mantenimiento de las soluciones *Infraestructura *Despliegue de enrolamiento nacional. *Herramientas de certificados, estampado, etc. *Campañas para el uso óptimo de la carpeta. *Call center. Pago por servicios premium (ver la siguiente secció Pago por servicios (publicidad, consulta de informa Consideraciones sobre el modelo de negocio: Clientes: dentro de los segmentos de clientes vale la pena aclarar que el sector privado se divide en dos dependiendo del rol que esté desempeñando. En ocasiones, las empresas se beneficiarán de la Carpeta como personas jurídicas que necesitan recibir y compartir documentos en el desarrollo de un trámite cualquiera; en otros momentos, las empresas verán a la Carpeta como una plataforma de comunicación con sus clientes (actuales y potenciales) y como un espacio para la prestación de sus servicios (actuales o nuevos que sean desarrollados).

10 Servicios: La Carpeta Personal se crea como un derecho digital, en el cual se deben cumplir con unas funcionalidades básicas de almacenamiento y posibilidad de compartir documentos. A este servicio es el que se le considerará básico. Cualquier funcionalidad adicional que se implemente en la Carpeta será considerada como un servicio premium. Servicio básico: o Almacenamiento con una capacidad según edad. o Compartir documentos de forma ilimitada en trámites públicos y privados. o Recibir documentos resultantes de trámites públicos y privados. o Disponer de un buzón apto para notificaciones oficiales. Servicio Premium: o Capacidad de almacenamiento adicional. o Suscripción a servicios de valor agregado. o Desarrollo de campañas, análisis de datos, etc. (para el caso de las entidades públicas) Lineamientos, regulación, vigilancia y control: para el funcionamiento de la Carpeta Personal el MinTIC deberá definir los lineamientos para la prestación del servicio así como generar la normatividad que regule el funcionamiento del mercado relacionado. Adicionalmente se requiere generar un esquema de vigilancia y control sobre el cumplimiento de los lineamientos y la regulación. Esta función deberá ser analizada en profundidad para determinar competencias al respecto.

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