COPEG PROCEDIMIENTO PARA USO DE VEHÍCULO, MOTO Y LANCHA

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1 1.0 OBJETIVO: Establecer las disposiciones para el uso adecuado de los vehículos, motos y lanchas de la Comisión, asegurando la optimización de la flota y su disponibilidad. 2.0 ALCANCE: Aplica para todos los funcionarios que poseen vehículos asignados y para los usuarios del Motor Pool. 3.0 PROCEDIMIENTO: 3.1 Artículo 1. ENTREGA DE ACCESORIOS Y DOCUMENTOS LEGALES Una vez que se asigna un vehículo a un funcionario de la Comisión, el Jefe de taller debe hacer entrega física de los accesorios y de los siguientes documentos al usuario del vehículo: Copia del Registro único de propiedad vehicular Copia del último revisado del vehículo Copia de Exoneración del Ministerio de Economía y Finanzas/Dirección General de Aduanas Copia de Póliza del Seguro Informe de Accidente para Vehículos a Motor y Reporte de Accidente de Automóvil -Documentos en blanco para llenar en caso de colisión (Formulario de COPEG y de la Compañía Aseguradora) Libro del Reglamento del Tránsito Registro de Circulación y Mantenimiento Diario- (Bitácora) Formulario Control y Entrega de Vehículo Código: PA-UVML-01 Revisión: 07 Aprobado por: Directores Administrativos Página 1 de 18

2 Lo anterior se debe formalizar a través del documento Asignación de Vehículos, en el cual se detalla el nombre de la persona a la cual se le entrega el vehículo, fecha de salida y de entrada, datos del vehículo, tales como: placa, marca, color, etc. Este documento será firmado por el usuario, Jefe de Taller y los Directores del Área Correspondiente. El Documento original reposará en Taller y mantendrá copia del mismo el usuario y la sección de activos fijos que elaborará el reporte de transferencia correspondiente con lo cual quedara registrado el bien y su asignación. Adicional, a través del formulario Control de Entrega de Vehículos la persona que recibe el vehículo hace constar las condiciones en que recibe el mismo, así como el detalle de los accesorios tales como: llanta de repuesto, herramientas, gato hidráulico, alfombras, triángulos, extintores, etc. Otro requisito de la Comisión para la entrega del vehículo es que la persona responsable del mismo debe entregar una fotocopia de su licencia de conducir vigente, para su archivo al Jefe de Taller y al Departamento de Recursos Humanos. 3.2 Artículo 2. USO DEL VEHÍCULO El uso de los vehículos de la Comisión queda restringido exclusivamente para actividades propias de la Comisión, por lo cual no debe ser utilizado para actividades personales. Código: PA-UVML-01 Revisión: 07 Aprobado por: Directores Administrativos Página 2 de 18

3 Cualquier vehículo que se utilice fuera de las horas laborables, deberá portar una autorización del Director del Área, Gerente o Supervisor Inmediato donde se certifique el por qué del uso y la actividad que estará realizando. Sólo podrán conducir vehículos al servicio de la Comisión, los empleados de COPEG y funcionarios del MIDA y USDA asignados a la Comisión con previa autorización expresa de los Directores Generales, o Director de área correspondiente y con la licencia vigente y apropiada para conducir. Queda prohibido transportar en los vehículos de la Comisión a personas ajenas a las labores de COPEG, exceptuando aquellos casos de urgencia notoria comprobada o de relación directa con la misión que se ejecuta. Se prohíbe terminantemente fumar o ingerir bebidas alcohólicas dentro de los vehículos de la Comisión. 3.3 Artículo 3. NÚMERO DE CONTROL Todos los vehículos y motos de la Comisión además de portar su placa y documentos legales de circulación, deben tener un número de vehículo para control de Equipo Móvil proporcionado por Activos Fijos. Está disposición incluye equipo rodante y marítimo los cuales serán rotulados. 3.4 Artículo 4. REGISTRO DE OPERACIONES DIARIAS Y USO DE VEHICULOS Todo empleado de la Comisión está en la obligación de portar en el vehículo asignado el Registro de Circulación y Mantenimiento Diario, en el cual se debe registrar la información y datos de su manejo. Código: PA-UVML-01 Revisión: 07 Aprobado por: Directores Administrativos Página 3 de 18

4 En el momento en que se realiza el recorrido, el usuario del vehículo detallará en el Registro de Circulación y Mantenimiento Diario : Fecha y Hora de Salida y Llegada, Recorrido: Lugares que visitó, Kilometraje de Salida (al encender el vehículo) y Llegada (al apagar el vehículo al final del día o recorrido), Misión: motivo del recorrido, abastecimiento de combustible en galones y nombre de la estación, mantenimientos realizados ya sea local o foráneo. Esta responsabilidad incluye el reporte (documentado) de fallas o desperfectos. En los casos en que los vehículos son utilizados por varios usuarios, éstos deben completar el ciclo, registrando individualmente su recorrido. El Registro de Circulación y Mantenimiento Diario debe ser entregado al Administrador, Asistente Administrativo o al encargado de controlar el uso del vehículo los 10 primeros días de cada mes. En el caso de los Vehículos asignados al Motor Pool, el Registro de Circulación y Mantenimiento Diario reposará en los archivos correspondientes de cada vehículo. El responsable de Área o Administrador, realiza y mantiene actualizado el inventario de vehículos y demás equipos, clasificándolo según su prioridad, registrando el estado de operación y tiempo de reparación de los mismos. Para los vehículos asignados al Sistema de Vigilancia de Enfermedades Transfronterizas, el responsable de Área o Código: PA-UVML-01 Revisión: 07 Aprobado por: Directores Administrativos Página 4 de 18

5 Administrador deberá indicar (calcular) el porcentaje de disponibilidad de la flota requerido para asegurar la efectividad de las operaciones de campo y deberá llevar control de los mismos mensualmente. 3.5 El porcentaje (%) de disponibilidad debe ser tal que no afecte adversamente el desempeño del área y el logro de sus objetivos. De la misma manera se establece un control sobre la efectividad de la bitácora (Registro de Circulación y Mantenimiento). Para esto, el Administrador o responsable de Área deberá monitorear mensualmente los Registros de Circulación y Mantenimiento (de manera aleatoria), asegurando que los mismos se lleven adecuadamente. Además, debe analizar el kilometraje registrado, determinando si el consumo de combustible y el recorrido realizado por el vehículo corresponden a este kilometraje. En caso de que el vehículo se le dañe el marcador de kilometraje, el usuario deberá reportarlo inmediatamente para su reparación. En caso de no poder repararse, el vehículo se sacará de circulación o se solicitará permiso a los Directores Generales o a quienes ellos designan para autorizar su circulación. 3.6 Artículo 5. USO DEL CINTURÓN Siempre que se utilicen los vehículos de la Comisión, es de carácter obligatorio colocarse el cinturón de seguridad, el conductor no iniciará su marcha sin que antes los ocupantes de los asientos delanteros del vehículo se abrochen su cinturón. Código: PA-UVML-01 Revisión: 07 Aprobado por: Directores Administrativos Página 5 de 18

6 3.7 Artículo 6. REPARACIONES Y MANTENIMIENTO El pago de mantenimiento, reparaciones, combustible a los diferentes equipos de transporte, es asumido por la Comisión y debe dársele uso racional y el debido mantenimiento preventivo a fin de que el equipo se mantenga en óptimas condiciones. 3.8 A fin de mantener los vehículos en buenas condiciones es importante realizar en su debido tiempo las reparaciones y/o mantenimiento preventivo siguiendo las instrucciones del manual de vehículos. Las reparaciones y mantenimientos se especificarán en el Registro de Circulación y Mantenimiento Diario El conductor o usuario del vehículo será responsable del mantenimiento, buen funcionamiento mecánico y aseo del vehículo que la Comisión le ha confiado. Se asegurará en todo momento que el vehículo este provisto de las condiciones exigidas por las leyes de tránsito (luces, espejos, etc.) y verificará siempre el agua del radiador, batería, aceite, llantas y frenos. Las reparaciones menores de todo equipo móvil podrán ser realizadas en talleres privados para los vehículos asignados en las zonas fuera de la provincia de Panamá. En el caso de vehículos, motocicletas, motores fuera de borda u otros equipos ubicados en las zonas o puestos ubicados fuera de la provincia de Panamá, los mecánicos se trasladarán periódicamente para dar mantenimiento preventivo y además supervisar el mantenimiento de los vehículos y su estado físico. Código: PA-UVML-01 Revisión: 07 Aprobado por: Directores Administrativos Página 6 de 18

7 Para la reparación o mantenimiento de algún equipo, el Usuario, Jefe o Administrador del Área solicitará el servicio a través de una nota o correo electrónico al Taller, especificando los servicios solicitados o señalar el problema que se desea corregir. (Ver Manual Operativo de Taller). 3.9 Se establece el mantenimiento a nivel nacional de acuerdo a lo siguiente: Equipo Automóviles Motocicletas A nivel Nacional Cada 5,000 a 5,500 km Cada 3,000 a 3,500 km Motores fuera de borda Cuatrimestral Cuando los vehículos sean nuevos se realizarán dos (2) mantenimientos de agencia, es decir, 5,000 y 10,000, a partir de allí, los mantenimientos se deberán realizar en los talleres de la Comisión (Sede Pacora y Santa Fe). Para los vehículos que se encuentren en el interior del país se debe contratar otros talleres o bien solicitar el servicio al Taller. El control y supervisión de los mantenimientos corresponderá al Administrador, Asistente Administrativo o Supervisor Inmediato. Para los vehículos asignados al Motor Pool corresponderá al Jefe de Servicios Generales Artículo 7. SEGURO DEL VEHÍCULO La Comisión cuenta con un seguro para su flota vehicular que contempla una póliza de: Código: PA-UVML-01 Revisión: 07 Aprobado por: Directores Administrativos Página 7 de 18

8 a. Lesión y muerte de terceras personas b. Daños a la propiedad de terceros c. Servicios médicos para el empleado ocupante del vehículo hasta B/. 1,000 anuales. Debe portarse en cada vehículo una copia de la póliza de seguro para que en caso de accidente se proceda con lo estipulado en el mismo. Es importante señalar que el personal de la Comisión debe manejar siempre a la defensiva para evitar accidentes Artículo 8. USO DE LAS MOTOS Se debe cumplir con todas las disposiciones establecidas para el uso de los vehículos Artículo 9. USO DEL CASCO Es de carácter obligatorio utilizar el casco para el conductor de las motos, así como para el otro acompañante Artículo 10. OTRAS MEDIDAS DE SEGURIDAD Cuando las motos estén estacionadas, además de su propia llave de seguridad, debe ponérsele una cadena con candado. Se deben cumplir las siguientes medidas al conducir las motos: Conducir responsablemente obedeciendo las señales y reglas de tránsito. No incurrir en exceso de velocidad. Conducir con luces encendidas cuando se transite en carreteras y caminos de mucho tráfico, o bien cuando llueva o haya mucha neblina. Código: PA-UVML-01 Revisión: 07 Aprobado por: Directores Administrativos Página 8 de 18

9 3.14 Artículo 11. CUSTODIA DEL VEHICULO. Todo vehículo de la Comisión deberá guardarse en el área asignada para estacionamiento de COPEG. Durante el ejercicio de misiones oficiales fuera del área habitual de trabajo, el vehículo deberá guardarse en un lugar con adecuada seguridad cercano al lugar donde pernocta el encargado de la misión. En aquellos casos en donde funcionarios tienen que ejercer acciones o estar alertas fuera de horas laborables, podrían utilizarlo en ese horario, siempre que cuenten con la autorización previa de los Jefes Inmediatos Artículo 12. IRREGULARIDADES RELACIONADAS CON EL MANEJO, CUIDADO Y MANTENIMIENTO DEL VEHÍCULO. El Departamento de Auditoría Interna estará facultado para investigar cualquier vehículo que se encuentren desarrollando actividades no relacionadas a COPEG, de igual manera, está facultado para solicitar cualquier informe escrito, en caso de reportes o denuncias de uso inadecuado de vehículos. En los casos en donde un vehículo de la Comisión sea utilizado por varios conductores cotidianamente, y dicho vehículos sufra daño que no pueda comprobarse a un conductor específico, el costo de estos daños deberá ser asumido por todos los conductores. Cuando el conductor responsable del vehículo le ocasione daño por negligencia o irresponsabilidad comprobada, asumirá todos los costos de la reparación de dicho vehículo de la Comisión. Las irregularidades relacionadas con el manejo, cuidado y mantenimiento de los vehículos Código: PA-UVML-01 Revisión: 07 Aprobado por: Directores Administrativos Página 9 de 18

10 de la Comisión, serán sancionadas de acuerdo con las disposiciones establecidas en este Manual, Reglamento Interno de COPEG o Reglamento Complementario para la Aplicación de Sanciones Disciplinarias Artículo 13. USO DE LAS LANCHAS. Se debe cumplir con todas las disposiciones establecidas para el uso de los vehículos, y que le sean aplicables Artículo 14. PÉRDIDA, DAÑO O ACCIDENTE DE VEHÍCULOS. En caso de pérdida, robo, daño o accidente de vehículos, motos o lanchas hay que reportarlo inmediatamente al Departamento de Tránsito y Transporte Terrestre o autoridad competente, luego por escrito a la Sección de Activos Fijos a través del Administrador de Área o su Jefe Inmediato, el que a su vez tiene que darle conocimiento a Los Directores Administrativos y a su vez a los Directores Generales. El funcionario que sufra un accidente de trabajo deberá: Detener el vehículo y prestar ayuda a la otra parte si es necesario. Esperar la llegada del tránsito, para que prepare el parte policivo correspondiente, sea o no culpable. Proporcionar al agente del tránsito y/o la otra persona involucrada, únicamente su nombre, dirección, teléfono de la Comisión y el nombre de la compañía de seguros. Código: PA-UVML-01 Revisión: 07 Aprobado por: Directores Administrativos Página 10 de 18

11 Completará el Reporte de Accidentes de Automóvil de la Compañía Aseguradora y el Informe de Accidentes para Vehículos a Motor de COPEG, si es posible, en el lugar de los hechos cuando ello ocurra, de lo contrario se llenará posteriormente. El mismo será entregado a Activos Fijos (Adjuntando copia de la boleta de citación al tránsito, copia de la licencia) a través del Administrador o Jefe Inmediato a más tardar al día siguiente del suceso. Es obligación entregar copia del fallo del juzgado a la Sección de Activos Fijos y al Departamento de Auditoría Interna, para deslindar responsabilidades. No obstante los Directores Generales o Directores Administrativos o quienes ellos designen, en aquellos casos de culpabilidad de los conductores, dictaminado por la autoridad competente, deberán identificar si se trata de accidente por error humano, siendo un accidente legítimo en cuyo caso el funcionario solo pagará el 30% del costo total de la reparación del vehículo de la Comisión. En caso comprobado de negligencia o irresponsabilidad del conductor este deberá asumir 100 % de los costos totales de la reparación del vehículo de la Comisión. Cabe señalar que, el empleado que conduzca vehículos oficiales de COPEG, será responsable de los daños ocasionados por hecho de tránsito, siempre que le sea demostrada su culpabilidad, de acuerdo con el fallo del Juez de Tránsito o de la autoridad competente; independientemente de las responsabilidades penales y civiles que le sean aplicables. Código: PA-UVML-01 Revisión: 07 Aprobado por: Directores Administrativos Página 11 de 18

12 El Departamento de Finanzas gestionará previa autorización de los Directores Administrativos, el cobro del 30% ó 100% resultante, producto de las reparaciones que se realicen. Para ello los Jefes de Área o Administradores, deben hacer llegar al Departamento de Finanzas, copia de todas las facturas que correspondan a dichas reparaciones, en caso de que no hayan sido hechas en Taller de la Comisión. El Departamento de Finanzas deberá informar a la Sección de Activos Fijos el costo de la reparación. De igual forma la Sección de Taller presentará un informe a los Directores Administrativos y al Departamento de Finanzas si les corresponde a Taller efectuar las reparaciones Artículo 15. USO DEL COMBUSTIBLE 1. El Almacén llevará el control de las existencias de las libretas para las Órdenes de Entrega de Combustible, y mantendrá en stock las libretas necesarias para distribuir en las diferentes unidades administrativas. Para ello deberá solicitar la confección y adquisición de libretas, siguiendo el orden en la numeración de las mismas. 2. Las unidades administrativas solicitarán al almacén cuantas libretas sean necesarias, para un período de 2 meses. 3. El Jefe de Almacén, deberá llevar el control numérico de las libretas asignadas a las diferentes unidades administrativas. Código: PA-UVML-01 Revisión: 07 Aprobado por: Directores Administrativos Página 12 de 18

13 4. Cada unidad administrativa deberá elaborar las notas correspondientes, para firma de los Directores Administrativos, con el fin de informar a las Estaciones de Combustible los nombres y firmas de las personas autorizadas para firmar la Orden de Entrega de Combustible. Será responsabilidad de los Jefes y/o Administradores de cada área, velar porque el punto anterior se cumpla, debiendo llevar el control de las libretas reasignadas dentro de sus unidades. Queda prohibido, presentarse a las estaciones de combustible para solicitar productos sin la orden correspondiente. El funcionario que incurra en esta práctica será responsable de cubrir el costo correspondiente, toda vez que la Comisión no aceptará facturas sin su correspondiente autorización (Orden de Entrega de Combustible) 5. Al abastecer el vehículo de combustible, el funcionario responsable deberá anotar en la Orden de Entrega de Combustible los siguientes datos en los campos correspondientes. Nombre de la Estación de Combustible Fecha Cantidad de producto autorizado Placa del Vehículo Kilometraje Además deberá firmar la factura correspondiente, y solicitar la copia de la misma, debiendo verificar que los datos anotados son correctos. Código: PA-UVML-01 Revisión: 07 Aprobado por: Directores Administrativos Página 13 de 18

14 La copia de la factura será entregada a quien proporciona la Orden de Entrega de Combustible. En caso de mantener libreta asignada, la copia de la factura será anexada a la copia de la Orden correspondiente. La Orden de Entrega de Combustible que sea anulada (original y copia) deberá mantenerse anexa a la libreta para su posterior verificación. A efecto de llevar los registros y verificación de saldos, las estaciones de Combustible deberán confeccionar un estado de cuenta mensual, señalando el consumo mensual además de los depósitos y saldos del período. Junto al estado de cuenta, deberán enviar todas las facturas con su respectiva Orden de Entrega de Combustible en original. 6. Será responsabilidad de los Administradores y Asistentes Administrativos, velar por que se cumpla el punto anterior. Y a su vez, hacer llegar los estados de cuenta a la Sección de Activos Fijos para el registro de los mismos. 4.0 DOCUMENTOS DE REFERENCIA Registro de Circulación y Mantenimiento Diario Asignación de Vehículos Código: PA-UVML-01 Revisión: 07 Aprobado por: Directores Administrativos Página 14 de 18

15 5.0 HISTORIAL DE MODIFICACIONES FECHA MODIFICACIONES 11/04/06 Artículo 4- Registro de Operaciones Diarias y Uso de Vehículos- - Se establecen las disposiciones para el control del uso adecuado de la bitácora. Artículo 6. Reparaciones y Mantenimiento - Se establecen los controles para asegurar la disponibilidad de los vehículos de manera que no afecten las operaciones. 28/08/09 Artículo 1. Entrega de Accesorios y Documentos Legales: - Se modifican el listado de documentos, se incluye los registros Adquisición de Vehículos y Control y Entrega de Vehículos. Artículo 2. Uso del Vehículo: - Se establece que al utilizar el vehículo fuera de horario regular deberá portar autorización. 28/08/09 Artículo 4. Registro de Operaciones Diarias y Uso de Vehículos. - Se establecen los campos a registrar en la bitácora y las disposiciones para su entrega y revisión. - Se establecen las disposiciones para el control de la bitácora - vehículos asignados al Motor Pool. - Se modifican los controles para los vehículos asignados al SIVET (monitoreo del % de disponibilidad). Código: PA-UVML-01 Revisión: 07 Aprobado por: Directores Administrativos Página 15 de 18

16 FECHA MODIFICACIONES 28/08/09 Artículo 6. Reparaciones y Mantenimiento - Se elimina lo siguiente: Es necesario revisar diariamente el sistema mecánico del vehículo antes de encender el motor. - Se especifica que los mantenimientos deben ser registrados en la bitácora. - Las reparaciones podrán realizarse en talleres privados para los equipos asignados en las zonas fuera de Panamá, o los mecánicos podrán trasladarse hacia las zonas. - Se establece que para las reparaciones, los usuarios deberán solicitar el servicio a través de nota a UMERF. - Se establecen los responsables del control de mantenimiento. Artículo 7. Seguro del Vehículo - Se establece que el usuario deberá portar la póliza de seguro para que en caso de accidente se proceda con lo estipulado en el mismo. Artículo 11. Custodia del Vehículo - Se incluye que cuando se utilicen los vehículos fuera de horas laborables, el usuario deberá tener autorización. Artículo 12. Irregularidades Relacionadas con el Manejo, Cuidado y Mantenimiento de Vehículo. - Se establece que el Departamento de Auditoría Interna está facultado para realizar investigaciones. - Se modifican los documentos de referencias para la aplicación de sanciones (Se elimina Manual de Personal, se incluye Reglamento para la Aplicación de Sanciones Disciplinarias). Código: PA-UVML-01 Revisión: 07 Aprobado por: Directores Administrativos Página 16 de 18

17 FECHA MODIFICACIONES 28/08/09 Artículo 14. Pérdida, Daño o Accidente. - Se incluye como nuevo artículo. Artículo 15. Uso de combustible - Se incluye como nuevo artículo Modificaciones Generales: - Se reemplaza Taller por Unidad de Mantenimiento de Equipo Rodante y Flotante. - Se reemplaza: Barrera Permanente de Prevención y Franja de Vigilancia de Epidemiológica por SIVET. - Redacción. - Se modifica el Registro de Circulación y Mantenimiento Diario y su instructivo de uso. 02/09/09 Artículo 6. Reparaciones y Mantenimiento: - Se establece el tiempo para mantenimiento de Motores Fuera de Borda. 09/03/10 Artículo 6. REPARACIONES Y MANTENIMIENTO Paso 3.6 Se elimina: o bien depende de la recomendación de la Casa Distribuidora de los vehículos, cuando son vehículos nuevos. Y se agrega: Cuando los vehículos sean nuevos se realizarán dos (2) mantenimientos de agencia, es decir, 5,000 y 10,000, a partir de allí, los mantenimientos se deberán realizar en los talleres de la Comisión (Sede Pacora y Santa Fe). Para los vehículos que se encuentren en el interior del país se debe Contratar otros talleres o bien solicitar el servicio a UMERF. Código: PA-UVML-01 Revisión: 07 Aprobado por: Directores Administrativos Página 17 de 18

18 FECHA MODIFICACIONES 15/09/10 Artículo 6. REPARACIONES Y MANTENIMIENTO Paso 3.6 Se modifica: El mantenimiento debe realizarse de acuerdo a lo siguiente: Automóviles Darién Cada 3,000 a 3,500 km 21/03/11 Se modifica UMERF por TALLER, Según Resuelto No /09/11 Se cambió el nombre de Directores Técnicos a Operaciones de Campo. Código: PA-UVML-01 Revisión: 07 Aprobado por: Directores Administrativos Página 18 de 18

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