La Política de Gestión de Documentos Electrónicos del MECD (PGDE)

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1 La Política de Gestión de Documentos Electrónicos del MECD (PGDE) Gestión documental hoy. Patrimonio, Cultura e Historia, mañana Blanca Desantes Fernández Carlos C. Herrero García 1

2 Mandato Legal: El Esquema Nacional de Interoperabilidad (ENI, regulado por el Real Decreto 4/2010) Documentos elaborados: Respaldo y aprobación formal por CMAD Política de Gestión de Documentos Electrónicos del MECD propiamente dicha Anexos a la PGDE del MECD Resumen Ejecutivo Guía de Preguntas Frecuentes (FAQ) 2

3 Estructura del documento de Política de Gestión de Documentos Electrónicos Se basa en la Norma Técnica de Interoperabilidad de Gestión de Documentos Electrónicos del ENI Se ha seguido la estructura ya definida en el Modelo de Política de gestión de documentos electrónicos 3

4 Objeto y Alcance de la Política (I) Inscrita en el contexto de la Política de Gestión de Documentos del MECD. Integrada en el contexto de nuestra organización junto al resto de políticas implantadas en el Departamento. Objeto: establecer el conjunto de criterios comunes asumidos por el Departamento así como documentar los mismos, en relación con la gestión de los documentos y expedientes electrónicos producidos o custodiados por este Ministerio y sus organismos dependientes. 4

5 Objeto y Alcance de la Política (II) Crear, mantener, tratar y conservar documentos electrónicos auténticos, fiables y proteger la integridad de los mismos durante todo su ciclo de vida (incluida la fase histórica). Garantizar la disponibilidad e integridad de los metadatos mínimos obligatorios, y en su caso, los complementarios o necesarios, manteniendo permanentemente su relación. 5

6 Objeto y Alcance de la Política (III) Fuente: 6

7 Necesidad de un SGDE y SGDEA El tratamiento de documentos y expedientes electrónicos debe hacerse en un entorno automatizado. El Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos (SGDE) es el sistema informático orientado al control, almacenamiento y gestión de los archivos de oficina y de los documentos en fase activa. El Sistema de Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo (SGDEA) es el sistema informático que garantiza un repositorio seguro para la gestión de documentos y expedientes electrónicos en las fases de archivo central, intermedio e histórico. 7

8 Procesos de Gestión Documental: Captura Registro Clasificación Descripción Acceso y trazabilidad Calificación Conservación Transferencia Destrucción / eliminación 8

9 Procesos de Gestión Documental. Clasificación: Criterios de formación de expedientes electrónicos y agrupaciones de documentos Los repertorios de series: Anexo III de la Política El cuadro de clasificación funcional se deberá realizar en el plazo de un año. 9

10 Procesos de Gestión Documental. Descripción: El MECD adopta el e-emgde como modelo de esquema institucional de metadatos. Se apuesta por la mejora del esquema para que sea un esquema multientidad con el fin de fortalecer el contexto de producción de los documentos y expedientes electrónicos. Los metadatos mínimos obligatorios deben ser cumplimentados en el momento de su captura, a ser posible, de forma automática. Algunos procesos documentales convierten a ciertos metadatos, denominados en el e-emgde como complementarios, en necesarios e imprescindibles. Subrayar la importancia de los metadatos de contenido, contexto y estructura. 10

11 Procesos de Gestión Documental. Acceso y Trazabilidad (I): Los requisitos de seguridad y acceso afectan a los propios documentos y también al SGDE/SGDEA: Delimitar los sujetos de acceso (usuarios internos, otras administraciones, ciudadanos). Delimitar los objetos de acceso (e-documentos, e-expedientes, o parte de los mismos). Establecer las condiciones de acceso (libre, restringido, parcialmente restringido, según Art.16 de la Ley 19/2013) y los cambios en dichas condiciones. Elaborar Tablas de Acceso y Seguridad: instrumento formal (ISO 15489) para identificar: los derechos de acceso - el régimen de restricciones. 11

12 Procesos de Gestión Documental. Acceso y Trazabilidad (II) Se deberán incluir los metadatos del e-emgde necesarios: Elemento 9.1: obligatorio para la información de libre acceso. Elemento 9.2 (reutilización) Información de acceso restringido: Elemento (código de la causa de la limitación) Elemento (causa legal/normativa de limitación) Información sujeta a Protección de datos de carácter personal: Elemento 8.4 (sensibilidad de los datos de carácter personal) Elemento 8.6 (nivel de confidencialidad de la información). Mecanismos de acceso parcial a la información restringida 12

13 Procesos de Gestión Documental. Acceso y Trazabilidad (III) Acceso sometido a un control de accesos mediante mecanismos de autenticación y autorización. El SGDE/SGDEA debe asegurar las siguientes dimensiones de la seguridad: Confidencialidad Integridad Autenticidad Disponibilidad Trazabilidad. 13

14 Procesos de Gestión Documental. Acceso y Trazabilidad (IV) Muchos acuerdos establecidos en las PGDEs y en los propios elementos y tablas del e-emgde, parten de los documentos y acuerdos establecidos en el seno de la CSCDA en materia de acceso. La PGDE del MECD se ha elaborado estableciendo sinergias con las estrategias de transparencia, rendición de cuentas y buen gobierno al que están obligadas las administraciones públicas. Una correcta Gestión de documentos es uno de los pilares del gobierno abierto y un soporte a los principios de transparencia y acceso a la información. 14

15 Procesos de Gestión Documental. Calificación (I) Identificación de los documentos esenciales de la organización La valoración documental como proceso que nos permite determinar los valores de los documentos de la organización. En el contexto electrónico los propios metadatos asignados a los documentos deben ser objeto de valoración Calendarios de Conservación. (ISO 15489) 15

16 Procesos de Gestión Documental. Calificación (II) Las propuestas de dictamen de conservación y eliminación corresponden a la Comisión Calificadora departamental. Todas las propuestas de los Departamentos ministeriales y organismos autónomos de la AGE deben ser elevadas a la Comisión Superior Calificadora de Documentos Administrativos (CSCDA) para su dictamen preceptivo y vinculante. El Dictamen emitido por la CSCDA puede ser de conservación permanente, eliminación parcial (con posibilidad de muestreo) y eliminación total. Incluir los metadatos relativos a estos procesos del e-emgde (elementos Valoración y Dictamen ). 16

17 Procesos de Gestión Documental. Conservación Plan de Preservación de los Documentos electrónicos de la organización. Tabla de Evaluación de Riesgos. (ISO 30301) Trazabilidad de las acciones que se realicen sobre los documentos y expedientes almacenados en el SGDE (en particular su eliminación física) Metadatos para la información de auditoría 17

18 Procesos de Gestión Documental. Transferencia (I) El proceso de transferencia es un momento de especial vulnerabilidad para los e-documentos y sus metadatos asociados. El órgano o entidad que transfiere es el responsable de verificar la autenticidad e integridad de las unidades documentales o series transferidas en el momento de dicho intercambio. Los documentos/expedientes transferidos irán acompañados de: metadatos y firmas correspondientes información sobre privilegios de uso y acceso. Los metadatos del e-emgde relativos a transferencia. Se deberán adaptar los documentos a un formato longevo. 18

19 Procesos de Gestión Documental. Transferencia (II) Dos escenarios posibles: Transferencia de custodia con cambio de repositorio Traspaso de responsabilidad de la custodia y gestión sin cambio de repositorio El escenario que se articule deberá respetar lo dispuesto en la LPHE y en el art. 20 del RD 1708/2011 en relación a las competencias del MECD. Se recomienda la definición de un protocolo de transferencia de documentos y expedientes electrónicos al archivo central e intermedio. Un archivo electrónico único para la AGE (Ley 39/2015, de 1 de octubre) Procesos de transferencia diseñados en el MECD (Anexo XII) 19

20 Procesos de Gestión Documental.Transferencia (III) Los requisitos del Sistema de Gestión deben ser consistentes con el marco jurídico existente en relación a: Administración Electrónica Derechos de Acceso Patrimonio Documental y Archivos y los Sistemas Archivísticos en los que éstos se integran (Exponendo V de la Ley 39/2015, de 1 de octubre). Arbitrar soluciones técnicas adecuadas y proporcionar los permisos de acceso y gestión necesarios a los responsables de los archivos centrales, del AGA y del AHN en relación al Archivo electrónico único de la AGE. 20

21 Procesos de Gestión Documental. Destrucción o Eliminación (I) Requerirá el Dictamen previo de la CSCDA. Atenderá al procedimiento establecido en el RD 1164/2002. La eliminación de documentos debe quedar documentada. Se incluirán en el SGDE/SGDEA las acciones de eliminación o destrucción como metadatos de trazabilidad. 21

22 Procesos de Gestión Documental. Destrucción o Eliminación (II) Modalidades de destrucción : Eliminación de ficheros / reutilización espacio Destrucción física segura del soporte Adopción de niveles de borrado del CCN Guía para la elección del nivel de destrucción de la información: Anexo IX de la Política 22

23 Asignación de Metadatos 23

24 Procedimientos instrumentales para la gestión de documentos Firma electrónica. (Importancia de la firma longeva) Protocolo de digitalización de documentos Copiado auténtico de documentos 24

25 Actores y responsabilidades Importancia del respaldo e implicación de los altos responsables de la organización. Necesidad de implicación de todo el personal de la organización (Unidades gestoras, incluídos los Organismos Autónomos) Importancia de la interdisciplinariedad (Especialmente entre profesionales de los archivos y TICs). Especial relevancia de los archivos centrales de los Departamentos ministeriales. 25

26 Futuras reflexiones y actuaciones (I) Medidas de Soporte para la PGDE Plan de Formación Plan de Comunicación Supervisión y auditoría (interna y externa) Gestión de la propia Política Comisión Técnica de seguimiento (multidisciplinar). Documentos técnicos relevantes para la PGDE Cuadro de Clasificación funcional consistente para toda la organización. Calendarios de Conservación. Tablas de Acceso y Seguridad Tabla de Evaluación de Riesgos Futura Política de Seguridad 26

27 Futuras reflexiones y actuaciones (II) Importancia de la colaboración interministerial. Participación activa del MECD en elaboración de NTIs Desarrollo de un Esquema de Metadatos multientidad. El impulso de una nueva NTI para transferencia de responsabilidad y custodia de documentos y expedientes electrónicos (junto a MINHAP) 27

28 Futuras reflexiones y actuaciones (III) Los procedimientos de archivo a largo plazo de la información almacenada en bases de datos de la Administración. Colaboración con los responsables del SIA (Sistema de Información Administrativa) para identificación de funciones y elaboración de los cuadros de clasificación funcional. Impacto de medidas CORA y declaración de Servicios Comunes 28

29 Muchas gracias por su atención Subdirección General de los Archivos Estatales Subdirección General de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones 29

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