Aspectos básicos de la gestión económicoadministrativa

Transcripción

1 Aspectos básicos de la gestión económicoadministrativa en los proyectos H2020 Mayo 2014 Pág.1

2 Índice I. Contexto y reglas del juego II. III. Gestión Económico-Administrativa Decálogo Pág.2

3 MOTIVACIÓN! Qué suponen los proyectos europeos? PRESENTE Y FUTURO M en I+D+i Pág.3

4 DE QUÉ PARTIMOS? (datos 2013 de la UE-27) Resultados FP7 Tasadeéxito en torno al 20%. Un 27% del total de financiación ha recaído en entidades españolas. España se encuentra en la quinta posición por retorno. Los resultados obtenidos por las entidades españolas se aprecian tanto en la participación efectiva como en el retorno, que ha supuesto un 8,3% de la financiación total de los países de la UE-27. Pág.4

5 Este intenso esfuerzo en mejorar la capacidad de acceso a estos fondos europeos para las entidades españolas es importante yestratégico, pero, Debe alinearse con una importante y continuada labor de seguimiento y control económico del mismo (desde una preparación de propuesta coherente, hasta la cuenta justificativa), la cual es: Compleja VS. Importante Pág.5

6 COMPLEJA Normativa (compleja, ambigua, sujeta a interpretaciones, numerosas actualizaciones, ): Regulation (EU) No 1290/2013 Rules for participation and dissemination in H2020. Annotated General Grant Agreement (v May 2014).Antigua Guía Financiera en FP7. Work Programme, General Annexes, Non papers,.. Es el beneficiario el que asume todos los riesgos (la CE se exime de cualquier responsabilidad jurídica ante cualquier duda normativa). Pág.6

7 COMPLEJA Soporte documental para demostrar la legitimad de los costes trazables, contando con las suficientes evidencias y pistas de auditoria. Exige gestión y coordinación entre los distintos departamentos implicados. Coherencia entre la ejecución técnica vs. económica. Interlocución con partners de diferentes países. Sujeto aauditoría de la CE en cualquier momento. Pág.7

8 IMPORTANTE Algunas de las posibles consecuencias de no realizar una correcta justificación son: Pérdida de una parte de la contribución de la CE concedida. Retraso en los pagos intermedios. Reintegro parcial ototal de la ayuda con intereses. Otros aspectos no tan formales pero no menos importantes: Pérdida de buena imagen ante la Comisión Europea. Pérdida de fiabilidad como coordinador ocomo participante. Pág.8

9 REGLAS DEL JUEGO Reglas del juego únicas (se unen en uno sólo los distintos programas del marco anterior: CIP,JRC, EIT yotros). Proyectos más innovadores Orientación al mercado Disminución del time to grant (media en FP7 de 333 días ): 5meses desde el cierre para evaluación 3meses más para la firma del GA. GrantAgreement simplificado Acuerdo de consorcio obligatorio Participant Portal (firma Programas de trabajo bianuales ( ) Pág.9

10 REGLAS DEL JUEGO 3entidades independientes de 3Estados Miembros oasociados. Ayuda en forma de subvención Costes directos: Research and Innovation: 100% InnovationActions: 70%(100% entidades sin ánimo de lucro) Costes indirectos: 25% (excepto infraestructuras de investigación especiales) Sobre CD (sin subcontrataciones) No se justificarán Pág.10

11 REGLAS DEL JUEGO Criterios de evaluación (más presencia sector privado): Excelencia Impacto Implementación (Calidad yeficiencia) En proyectos que se evalúan en 2etapas, en la 1sólo se evalúa Excelencia eimpacto. Los proyectos serán clasificados de acuerdo a los TRLs (Technology Readiness Levels). Evaluación financiera: Sólo para coordinadores que solicitan más de (no públicas). Pág.11

12 REGLAS DEL JUEGO Pág.12

13 REGLAS DEL JUEGO Nuestra propuesta de proyecto no sólo debe ser fuerte en la excelencia técnica, es muy importante la coherencia presupuestaria,así como el modelo de gestión interna del proyecto: Elaboración del presupuesto estrategia, recursos, planificación. Planificación de los WP de acuerdo al presupuesto. Nuevo enfoque hacia la innovación (planes de negocio, mercado, ) Gestión para el control yseguimiento del proyecto. Pág.13

14 REGLAS DEL JUEGO Auditorías (CFS): Sólo al final para contribuciones superiores a (sin tener en cuenta los CI). Auditorías de la CE: Hasta 2años después del último pago (habrá menos pero más enfocadas, aproximadamente un 7%). Ojo, mantener documentación original durante 5años! IVA coste elegible (si no se recupera) Otros apuntes Proyectos de mayor presupuesto que FP7 Muy importante la Explotación de Resultados Existirá una mayor externalización en la gestión (agencias externas) Los ingresos se declararán sólo al final del proyecto. Pág.14

15 REGLAS DEL JUEGO Presentar ala CE los informes periódicos parciales yfinales establecidos en el GrantAgreement,Annex 4: Periodic/Final Technical report Periodic/Final Financial Statement: Individual Financial Statement Explanation of the use of resources Periodic summary Financial Statement CFS (si aplica) Pág.15

16 II. Gestión Económico-Administrativa FASES DE UN PROYECTO Propuesta Aprobación del Proyecto (GrantAgreement) Gestión del Proyecto Idea del proyecto Adecuación al Topic Creación / consolidación del Consorcio Solicitud (memoria técnica y parte administrativa) Evaluación Aprobación Negociación con la CE Reuniones con el Officer Firma del GA Reunión de lanzamiento Reglas del juego Papel del coordinador Justificaciones Auditoría Gestión de riesgos (control técnico y económico) Pagos Pág.16

17 II. Gestión Económico-Administrativa OFICINA DE PROYECTO Propuesta de solicitud. Planificación, creación/organización consorcio, apoyo en la redacción de la memoria, elaboración de presupuestos, formulario de solicitud, etc. SME Instrument Phase 1 Phase 2 H2020 OFICINA PROYECTO IA 70% 100% FP7 Seguimiento del estado de la propuesta, desde el inicio de la negociación con la Comisión Europea hasta la firma del Grant Agreement. R&IA 100% CSA 100% Seguimiento y ejecución del proyecto. Manual de Procedimientos, revisiones intermedias (identificar desviaciones, elaboración ygestión de amendments), controles intermedios de gastos, seguimiento de entregables, Periodic Technical Report, Financial Statements (Annex 4y 5), coordinación ygestión de reuniones, help desk de consultas para los socios etc. Pág.17

18 II. Gestión Económico-Administrativa METODOLOGIA DE GESTIÓN Costes de personal Subcontrataciones Otros costes directos Costes indirectos Método?, Necesidad? Valor añadido? Afectación al proyecto? Método? DEJAR PISTAS DE AUDITORIA Es coherente el presupuesto que hemos elaborado? Tenemos claro qué cambios necesitan ser aprobados? Qué sistema estamos utilizando para justificar las horas que imputan nuestros técnicos? Nuestras facturas son adecuadas? Coherencia técnica vs. económica? Pág.18

19 II. Gestión Económico-Administrativa METODOLOGIA DE GESTIÓN Mejorar la gestión del Ciclo de Proyectos (revisiones intermedias, coherencia técnica vs. económica, revisión últimas versiones doc CE ) Concienciar a los técnicos implicados (carga de horas en sistema trazables aevidencias, solicitud aproveedores de facturas detalladas, varias ofertas ) Implicar alos departamentos contables ofinancieros de la necesidad de contabilizar individualmente los gastos del proyectos, tener localizados los pagos y trabajar en la trazabilidad vs. evidencias. Pág.19

20 II. Gestión Económico-Administrativa ERRORES MÁS COMUNES Dudosa vinculación al proyecto de los gastos: falta de evidencias, trazabilidad concepto facturas,... Imputación incorrecta de los gastos de personal: cálculo de las horas productivas, objetividad timesheet, trazabilidad documental, Equipamiento: afectación amortizaciones, Subcontrataciones: valor añadido, ofertas, Pág.20

21 III. Decálogo RECOMENDACIONES 1. La metodología de gestión de un proyecto europeo, no es la de un proyecto nacional. 2. No confiar en la simplicidad de H2020, atención a los cambios respecto afp7 yalas novedades que vaya introduciendo la CE. 3. Una propuesta, técnica y económica coherente, facilitará la posterior gestión del proyecto. 4. Si el equipo que prepara la propuesta difiere del equipo que realizará el proyecto, atención al relevo, deben conocer desde el principio las reglas del juego y los compromisos que se adquirieron en la propuesta. 5. Ojo con los coordinadores tiranos o desentendidos, los compromisos económicos con la CE son individuales. Pág.21

22 III. Decálogo RECOMENDACIONES 6. La lectura detallada del GA es vital, así como el seguimiento de las modificaciones que se incluyan durante la ejecución del proyecto. 7. Es muy importante llevar un seguimiento interno de los costes del proyecto, tanto a nivel individual como por parte del coordinador, mínimo cada seis meses. 8. Importante este seguimiento económico vs. técnico, permitirá identificar posibles desviaciones, atiempo de informar en su caso a la CE, obien de reajustar entre los socios. 9. No olvidarnos de incorporar ala gestión del proyecto el lema de la idea al mercado. 10. La Oficina de Proyecto se hace más imprescindible que nunca, su apoyo estratégico,como compañero de viaje. Pág.22

23 GRACIAS POR SU ATENCION Noelia Escobar Gerente de Consultoría en I+D Grupo SCA Pág.23

24 MADRID Raimundo Fdez. Villaverde, Madrid Tel.: Fax: / 51 Tel. Internacional: / 55 / 58 BARCELONA Rambla de Catalunya, 62, Planta 2ª Barcelona Tel.: ; Fax: BILBAO Avda. Lehendakari Aguirre, 11, Pl. 5ª - Dpto Bilbao Tel.: ; Fax: Pág.24