NORMA TÉCNICA NTC-ISO COLOMBIANA

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1 NORMA TÉCNICA NTC-ISO COLOMBIANA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN. GESTIÓN DE DOCUMENTOS. PARTE 1. GENERALIDADES E: INFORMATION AND DOCUMENTATION. RECORDS MANAGEMENT. PART 1. GENERAL CORRESPONDENCIA: esta norma es una adopción modificada (MOD), respecto al documento de referencia, la norma ISO :2001. DESCRIPTORES: información y documentación; gestión documental; procedimientos - gestión documental; programa de gestión documental. I.C.S.: Editada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación (ICONTEC) Apartado Bogotá, D.C. - Tel. (571) Fax (571) Prohibida su reproducción Editada

2 PRÓLOGO El Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación, ICONTEC, es el organismo nacional de normalización, según el Decreto 2269 de ICONTEC es una entidad de carácter privado, sin ánimo de lucro, cuya Misión es fundamental para brindar soporte y desarrollo al productor y protección al consumidor. Colabora con el sector gubernamental y apoya al sector privado del país, para lograr ventajas competitivas en los mercados interno y externo. La representación de todos los sectores involucrados en el proceso de Normalización Técnica está garantizada por los Comités Técnicos y el período de Consulta Pública, este último caracterizado por la participación del público en general. La norma NTC-ISO fue ratificada por el Consejo Directivo de Esta norma está sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que responda en todo momento a las necesidades y exigencias actuales. A continuación se relacionan las empresas que colaboraron en el estudio de esta norma a través de su participación en el Comité Técnico 189 Archivo. Gestión de documentos de la STN del Archivo General de la Nación. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN ACCIÓN SOCIAL ALCALDÍA MAYOR DE BOGOTÁ BANCO DE LA REPÚBLICA COLCIENCIAS ECOPETROL GRUPO BANCOLOMBIA MINISTERIO DE HACIENDA Y CRÉDITO PÚBLICO PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA DE COLOMBIA SENA SOCIEDAD COLOMBIANA DE ARCHIVISTAS TELEFÓNICA MOVISTAR UNIVERSIDAD NACIONAL DE COLOMBIA Además de las anteriores, en Consulta Pública el Proyecto se puso a consideración de las siguientes empresas: ALMATEC ARCHIVO DE BOGOTÁ COLARCHIVOS COLEGIO COLOMBIANO DE ARCHIVISTAS COLGRABAR DISARCHIVOS FUNDACIÓN UNIVERSITARIA INPAHU GRUPO INFOESFERA MINISTERIO DE INDUSTRIA Y COMERCIO UNIVERSIDAD DE ANTIOQUIA UNIVERSIDAD DE LA SALLE UNIVERSIDAD DEL QUINDIO ICONTEC cuenta con un Centro de Información que pone a disposición de los interesados normas internacionales, regionales y nacionales y otros documentos relacionados. DIRECCIÓN DE NORMALIZACIÓN

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4 NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC-ISO CONTENIDO PRÓLOGO Página 0. INTRODUCCIÓN OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN REFERENCIAS NORMATIVAS TÉRMINOS Y DEFINICIONES BENEFICIOS DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS MARCO REGLAMENTARIO POLÍTICA Y RESPONSABILIDADES GENERALIDADES POLÍTICA RESPONSABILIDADES REQUISITOS DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS PRINCIPIOS DE UN PLAN DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS CARACTERÍSTICAS DE UN DOCUMENTO DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS GENERALIDADES CARACTERÍSTICAS DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS... 12

5 NORMA TÉCNICA COLOMBIANA NTC-ISO Página 8.3 DISEÑO E IMPLEMENTACIÓN DE UN SISTEMA DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS METODOLOGÍA PARA EL DISEÑO Y LA IMPLEMENTACIÓN SUSPENSIÓN DE LOS SISTEMAS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS PROCESOS Y CONTROLES DE LA GESTIÓN DE DOCUMENTOS DETERMINACIÓN DE LOS DOCUMENTOS QUE DEBEN INCORPORARSE AL SISTEMA DETERMINACIÓN DE LOS PLAZOS DE CONSERVACIÓN INCORPORACIÓN DE LOS DOCUMENTOS REGISTRO CLASIFICACIÓN ALMACENAMIENTO Y MANEJO ACCESO TRAZABILIDAD DISPOSICIÓN DOCUMENTACIÓN DE LOS PROCESOS DE GESTIÓN DE DOCUMENTOS SUPERVISIÓN Y AUDITORÍA CAPACITACIÓN ÍNDICE ANALÍTICO... 25

6 INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN. GESTIÓN DE DOCUMENTOS. PARTE 1. GENERALIDADES 0. INTRODUCCIÓN La normalización de las políticas y los procedimientos de la gestión de documentos aseguran la adecuada atención y protección de los mismos, y permite que la evidencia y la información que contienen puedan ser recuperadas de un modo más eficiente y más eficaz usando prácticas y procedimientos normalizados. Esta parte de la norma NTC-ISO se desarrolló en respuesta al consenso expresado por los países miembros de ISO para normalizar las mejores prácticas internacionales en materia de gestión de documentos, utilizando la norma australiana AS 4390, Records Management, como punto de partida. Esta norma nacional se acompaña con un Informe Técnico (ISO/TR ) cuyo uso complementario se recomienda. El Informe Técnico ISO/TR facilita explicaciones más amplias y sugerencias para su implementación, con el fin de alcanzar los resultados previstos en esta norma nacional. Además, incluye una bibliografía. También se debe tener en cuenta el PGD - RAMP 1) comprende proyectos, estudios y otras actividades destinadas a: 1. Fomentar la formulación de políticas y planes de información (nacionales, regionales e internacionales). 2. Fomentar y difundir métodos, pautas y normas para el manejo de la información. 3. Contribuir a la creación y mejoramiento de infraestructuras de la información. 4. Contribuir a la creación y mejoramiento de sistemas especializados de información en los campos de la educación, la cultura, la comunicación y las ciencias sociales y naturales. 5. Fomentar la formación y capacitación de los especialistas en información y de los usuarios de la misma. 1) Programa de Gestión de Documentos y Archivos - RAMP establecido por la División del Programa General de Información de la UNESCO - París de 26

7 Por último, este estudio determina y describe los elementos que comprende un programa general para lograr economía y eficacia en la gestión de los documentos corrientes y para determinar, conservar y fomentar sistemáticamente la utilización de los archivos. Estos elementos programáticos pueden clasificarse según las fases siguientes que representan el ciclo total de vida de los documentos. - La fase de producción de documentos abarca los elementos siguientes: diseño y gestión de formularios, preparación y gestión de la correspondencia, gestión de informes y directrices, fomento de sistemas de gestión de la información y aplicación de la tecnología moderna a dichos procesos. - La fase de utilización y conservación de los documentos abarca los aspectos siguientes: creación y mejoramiento de los sistemas de archivo y de recuperación de datos, gestión de registros, gestión del correo y las telecomunicaciones, selección y manejo de máquinas copiadoras, análisis de sistemas, producción y mantenimiento de programas de documentos vitales, funcionamiento de centros de documentación y aplicación, cuando proceda, de la automatización y la reprografía a dichos procesos. - La fase de disposición de los documentos abarca la identificación y descripción de las series de documentos, el establecimiento de programas de retención y disposición de documentos, la evaluación y eliminación de documentos y la transferencia de documentos de valor permanente a los archivos. La administración de archivos abarca el diseño y equipamiento de los depósitos, los métodos y procesos de reparación y conservación de los archivos, el planeamiento de políticas de acceso a los archivos, los procedimientos del servicio de referencias, la creación de nuevos archivos y la información sobre los mismos. Varios de estos elementos dependen en gran medida de la utilización de computadoras y de la micrografía. 1. OBJETO Y CAMPO DE APLICACIÓN Esta parte de la norma NTC-ISO regula la gestión de documentos 2) que producen las organizaciones, ya sean públicas o privadas, con fines externos e internos. Se recomienda la aplicación de todos los elementos expuestos en esta parte de la norma NTC-ISO para garantizar que una organización cree, incorpore y gestione los documentos que necesita. En el Informe Técnico ISO/TR (Directrices) se describen los procedimientos que permiten desarrollar una gestión de documentos acorde con los principios y elementos expuestos en esta parte de la norma NTC-ISO Esta parte de la norma NTC-ISO 15489: - se aplica a la gestión de documentos, en todos los formatos o soportes, creados o recibidos por cualquier organización pública o privada en el ejercicio de sus actividades o por cualquier individuo responsable de crear y mantener documentos; - proporciona la asignación de las responsabilidades de las organizaciones respecto a los documentos y las políticas, procedimientos, sistemas y procesos relacionados con estos documentos; - proporciona la gestión de documentos como apoyo de un sistema de calidad que cumpla con las normas NTC-ISO 9001 y NTC-ISO 14001; 2) En algunos países, la gestión de documentos no se distingue de la gestión de archivos históricos (Archives Management). 2

8 - regula el diseño y la implementación tanto del Programa de gestión de documentos como del sistema de gestión de documentos Esta parte de la norma NTC-ISO está destinada a su uso por: - los directivos de las organizaciones; - los profesionales de la gestión de documentos, de la información y de sus tecnologías; - y cualquier persona natural o jurídica que tenga la responsabilidad de crear y mantener documentos para la organización 2. REFERENCIAS NORMATIVAS Las normas que a continuación se relacionan contienen disposiciones válidas para esta norma internacional. En el momento de la publicación estaban en vigor las ediciones indicadas. Para las referencias con fecha, no son aplicables las revisiones o modificaciones posteriores de ninguna de las publicaciones. Sin embargo, las partes que basen sus acuerdos en esta norma internacional deben estudiar la posibilidad de aplicar la edición más reciente de las normas indicadas a continuación. Para las referencias sin fecha, se aplica la edición en vigor del documento normativo al que se haga referencia. Los miembros de IEC y de ISO poseen el registro de las normas internacionales en vigor en cada momento. ISO ), Documentación e información. Vocabulario. NTC-ISO 9001, Sistemas de gestión de la calidad. Requisitos. NTC-ISO 14001, Sistemas de gestión ambiental. Requisitos con orientación para su uso. 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Para los fines de esta parte de la norma NTC-ISO 15489, se aplican los términos y definiciones siguientes. En cuanto a los términos que no se incluyen en el presente documento, consúltese la norma ISO Acceso (Access). Derecho, modo y medios de localizar, usar o recuperar información. 3.2 Autoridad archivística (Archival Authority); servicio de archivos; institución archivística; programa archivístico. Servicio o programa responsable de la selección, obtención y conservación de documentos de valor permanente, de facilitar el acceso a los mismos y de la aprobación de la destrucción de otros documentos. 3.3 Clasificación (Classification). Identificación y estructuración sistemática de las actividades de las organizaciones o de los documentos generados por éstas categorías, de acuerdo con convenciones, métodos y normas de procedimiento, lógicamente estructurados y representados en un sistema de clasificación. 3.4 Conservación (Preservation). Procesos y operaciones realizados para garantizar la permanencia intelectual y técnica de documentos auténticos a lo largo del tiempo. 3) Pendiente de publicación (Revisión de todas las partes precedentes de la norma ISO 5127). 3

9 3.5 Conversión (Conversion). Proceso de cambiar documentos de un soporte a otro o de un formato a otro. Véase migración (véase el numeral 3.13). 3.6 Disposición 4). Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. 3.7 Documento (Document) 5). Información u objeto registrado que puede ser tratado como una unidad. 3.8 Documento de archivo (Records) 6). Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. 3.9 Eliminación documental. Destruction 7). Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes Gestión de documentos (Records Management); gestión documental 8). Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación Indización (Indexing). Proceso por el que se establecen los campos de acceso para facilitar la recuperación de documentos o información Metadatos (Metadata). Datos que describen el contexto, el contenido y la estructura de los documentos y su gestión a lo largo del tiempo Migración (Migration). Acción de trasladar documentos de un sistema a otro, manteniendo la autenticidad, la integridad, la fiabilidad y la disponibilidad de los mismos. 4) 5) 6) 7) 8) COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo No.027 (31, de octubre, 2006). Por la cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de Archivo Genera de la Nación, p El inglés posee tres términos distintos (Documents, Records y Archives), para designar lo que en español, como en el resto de lenguas latinas, cuenta con una única voz (documentos). Así, Document es el equivalente de documento en su significado genérico, como mera información registrada. Por el contrario, los términos Records y archives designan de manera específica a aquellos documentos producidos como prueba y reflejo de las actividades de la organización que los ha creado, reservándose el empleo de este último a los documentos de carácter histórico. Por todo ello, la pauta seguida en la traducción es la del empleo del término documento en todos los casos; los posibles problemas de polisemia que pudieran presentarse ocasionalmente, han sido resueltos de la manera usualmente seguida en castellano: mediante la adjetivación o calificación del término allí cuando se pudiera ver como conveniente. COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo No.027 (31, de octubre, 2006). Por la cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de Archivo Genera de la Nación, p Ibid., p. 6 Ibid., p. 7. 4

10 3.14 Programa de gestión de documentos 9). Conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos (de la gestión documental) al interior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, tramite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos Registro (Registration). Acto por el que se adjudica a un documento un identificador único en el momento de su entrada en un sistema Responsabilidad (Accountability); rendición de cuentas. Principio por el que los individuos, las organizaciones y la sociedad son responsables de sus acciones y se les puede solicitar una explicación al respecto Selección 10). Parte de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente. Úsanse también depuración y expurgo Sistema de clasificación (Classification System). Véase clasificación (véase el numeral 3.3) Sistema de gestión de documentos (Records System); sistema de gestión documental. Sistema de información que incorpora, gestiona y facilita el acceso a los documentos a lo largo del tiempo Tabla de retención documental 11) Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos 3.21 Transferencia <custodia>: (Transfer). Cambio de la custodia, la propiedad y la responsabilidad de los documentos Trazabilidad (Tracking). Capacidad para seguir la historia, el movimiento, el uso y la localización de un documento Trazabilidad de las acciones (Action Tracking). Proceso de controlar e imponer etapas y plazos en las acciones a quienes las llevan a cabo Traslado <movimiento>: (Transfer). Movimiento de documentos de una ubicación a otra Valoración 12). Labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital. 9) 10) 11) 12) ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Guía para la Implementación de un Programa de Gestión Documental: Manual de Archivística - Primera Fase. Bogotá D.C.:AGN, p. ISBN COLOMBIA. ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Acuerdo No.027 (31, de octubre, 2006). Por la cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de Archivo Genera de la Nación, p Ibid., p. 10. Ibid., p

11 ÍNDICE ANALÍTICO acceso, 3.1, 8.3.6, 9.7 Véase también eliminación; retención, actividades de la organización definición, 3.7 análisis, 8.4 b) procesos, 9.9 clasificación, diseño de sistemas, definición, 7.1 documentación actividades no lucrativas de políticas, Véase actividades de la organización de procesos, 9.10 administración pública de transacciones, Véase actividades de la organización documentos almacenamiento definición, 3.8, 3.9 procesos y controles, 9.6 determinación de lo que se incorpora, 9.1 físico, características, 7.2 alteración de documentos, Véase también la Nota 1 auditoria, capítulo 10 documentos fiables, autenticidad de los documentos, documentos electrónicos autoridad archivística acceso, 9.7 definición, 3.2 almacenamiento y manejo, 9.6 calidad, infraestructura de los procesos de, definiciones, capitulo 3 capítulo 1 Eliminación documental clasificación, 9.5 definición, 3.6 procesos, 9.9 Véase también indización; números y códigos evaluación de sistemas existentes, 8.4 d) vocabularios controlados formación, capítulo 11 actividades de la organización, gestión de documentos definición, 3.3 aplicación de esta parte de la norma ISO incorporación de los documentos, 9.3 capítulo 1 sistemas de clasificación, beneficios, capítulo 4 códigos definición, 3.10 Véase números y códigos requisitos, capítulo 7 conformidad sistemas incluidos, capítulo 4 diseño e implementación, gestión distribuida, supervisión y auditoría, capítulo 10 incorporación de documentos Exhaustividad de los sistemas de gestión, determinación de los que se debe incorporar, 9.1 controles objetivos y técnicas, 9.3 Véase procesos y controles identificación conservación Véase clasificación; registro definición, 3.4 identificadores únicos periodos, 9.2 Véase registro procesos,9.9 implementación, 8.4 conversión indización Véase también migración definición, 3.11 definición, 3.5 procesos, procesos, 9.9 incorporación de documentos, 9.3 custodia vocabularios controlados, Véase transferencias integridad de los documentos, disponibilidad de los documentos, integridad de los sistemas de gestión Véase también acceso de documentos, disposición investigación preliminar, 8.4 a) 6

12 manipulación, 9.6 incorporación de documentos, 9.3 metadatos reglamentario, marco, capítulo 5 contexto de la actividad, 9.1 permisos de acceso, 9.7 definición, 3.12 rendición de cuentas documentación de transacciones, definición, 3.16 incorporación de documentos, 9.3 requisitos de los documentos metodología para el diseño y identificación, 8.4 e) la implementación 8.4 estrategias para satisfacerlos, 8.4 e) migración responsabilidades, 6.3 Véase también conversión rendición de cuentas, 3.16 definición, 3.13 aplicación de esta parte de la ISO 15489, documentos electrónicos, 9.6 capítulo 1 diseño e implementación de sistemas, revisión posterior a la aplicación, 8.4 h) modificación de los documentos, sistema de calidad, capitulo 1 movimiento sistemas de gestión de documentos Véase trazabilidad de la ubicación, transferencia características, 8.2 procesos, 9.9 definición, 3.19 normas internacionales: normas para consulta, diseño y aplicación, capítulo 8 capítulo 2 suspensión, 8.5 números y códigos, sistemas de gestión de documentos fiables ordenación soportes Véase clasificación Véase almacenamiento períodos de tiempo supervisión y auditoría capítulo 10 para acciones, véase seguimiento de suspensión de sistemas de gestión de las acciones documentos, 8.5 para conservación, 9.2 transacciones con documentos, documentación, permisos Véase acceso transferencia (custodia) pistas de auditoría, definición, 3.21 políticas, 6.2 transferencia (movimiento) documentación, definición, 3.24 prácticas sistemáticas de gestión, procesos, 9.9 procesos y controles, capítulo 9 trazabilidad Véase también disposición, conservación Véase también seguimiento de las acciones documentación, 9.10 seguimiento de la ubicación programas de gestión de documentos, 7.1 definición, 3.22 protección gestión, 9.8 Véase almacenamiento físico trazabilidad de la ubicación, recuperación, trazabilidad de las acciones Véase también acceso, indización definición, 3.23 registro gestión, definición, 3.15 uso de sistemas de gestión de documentos, procesos, 9.4 vocabularios controlados,

13 IMPORTANTE Este resumen no contiene toda la información necesaria para la aplicación del documento normativo original al que se refiere la portada. ICONTEC lo creo para orientar a su cliente sobre el alcance de cada uno de sus documentos y facilitar su consulta. Este resumen es de libre distribución y su uso es de total responsabilidad del usuario final. El documento completo al que se refiere este resumen puede consultarse en los centros de información de ICONTEC en Bogotá, Medellín, Barranquilla, Cali o Bucaramanga, también puede adquirirse a través de nuestra página web o en nuestra red de oficinas (véase El logo de ICONTEC y el documento normativo al que hace referencia este resumen están cubiertos por las leyes de derechos reservados de autor. Información de servicios aplicables al documento aquí referenciado la encuentra en: o por medio del contacto cliente@icontec.org ICONTEC INTERNACIONAL 8