REPUBLICA DE COLOMBIA MUNICIPIO DE SILVIA CAUCA Nit OFICINA ASESORA DE CONTROL INTERNO

Transcripción

1 Silvia, 22 de agosto de Doctora MERCEDES TUNUBALA VELASCO Jefe Oficina Asesora de Planeación Asunto: INFORME DE CIERRE AUDITORIA INTERNA DE GESTIÓN PLANEACIÓN Con motivo de la auditoría realizada al proceso del asunto hago llegar las siguientes conclusiones para su revisión y aprobación: PLAN DE AUDITORIAS FECHA DE ELABORACION Enero de 2014 DEL PLAN VIGENCIA 2014 Evaluar los aspectos verificables del macro OBJETIVO proceso planeación la gestión en los ejes específicos. Ejes específicos de acuerdo a la notificación ALCANCE Ejes definidos CRITERIOS DE LA - Cumplimiento de metas del plan de AUDITORIA desarrollo Cumplimiento de la ley 1523 de Seguimiento a acciones de interrelación y trazabilidad acorde con los sistemas de gestión de la administración municipal - Seguimiento a los proyectos y desarrollo del sistema general de regalías AUDITOR Doris Vanessa Franco Arce APERTURA No se realizo

2 CIERRE Agosto 25 de 2014 COMUNICACIONES Tipo Actividad Dirigido a Dirigido por Escrito Circular Jefe oficina asesora de comunicación de la planeación auditoria Escrito Comunicación por no realización de reunión de apertura Jefe oficina asesora de planeación Verbal Reunión auditados SGR GESTION DEL RIESGO JOA PLANEACIÓN ACTIVIDADES Descripción Participantes Reunión apertura No se realizo Revisión documental Reunión intermedia Todos los actores Revisión documental y entrevistas Coordinador gestión del riesgo Contratista SGR Revisión documental y entrevistas Aleatorio plan de desarrollo LISTA DE VERIFICACION DE ACUERDO A PROCEDIMIENTOS DEFINIDOS DESARROLLO Ite m Procedimiento Actividad / Pregunta / Registro 1 REUNION DE No se realizo APERTURA 2 DOCUMENTAL Revisión de ejes definidos en la auditoria 3 REUNION INTERMEDIA Se estudio lo contenido en el informe y el por qué del Evidencia Informe preliminar recepcionado y con respuesta Acta de reunión

3 4 REVISIÓN DOCUMENTAL ENTREVISTAS 5 REVISIÓN DOCUMENTAL ENTREVISTAS Y Y desarrollo sin apertura Entrevista con cada contratista para revisión de contradicciones Verificación de cumplimiento de las metas según información OAP Acta de reunión Acta de seguimiento en cada dependencia HALLAZGOS Oportunidad de mejora no conformidad fortaleza - EJE TIPO DE HALLAZGO DESCRIPCION DEL HALLAZGO Oportunidad de mejora Rinden los informes acorde a las condiciones Plan de desarrollo Ley 1523 del organismo rector y entes de control No cuentan con un elemento de medición, seguimiento y control de la administración municipal para el plan No tienen conocimiento de todos los elementos de evaluación y seguimiento existentes y necesarios para implementar Oportunidad de mejora La información suministrada por la oficina no coincide con la verificada en cada oficina Las acciones para la ejecución, verificación y seguimiento no se articulan ni interrelacionan acorde a la normatividad y necesidades comunitarias El banco de proyectos no verifica la totalidad de las viabilidades acorde con proyectos medibles y verificables Es necesario mejorar la capacitación en relación al tema especifico de los actores del proceso La contextualización, interrelación, sintaxis, enfoque y redacción del documento cuenta con elementos encontrados a mejorar Se define elementos, cargos e instituciones que no existen dentro del municipio lo que puede implicar la nulidad del acto administrativo

4 Seguimiento a acciones de interrelación y trazabilidad acorde con los sistemas de gestión de la administraci ón municipal Seguimiento a los proyectos y desarrollo del SGR Fortaleza Fortaleza Reconoce las deficiencias y aporta al proceso Los cambios sugeridos por el CMGRD no son notorios por lo cual es necesario realizar control de cambios Se afirma por la oficina no haber desarrollado acciones por lo que solicitan incluir en plan de mejoramiento No se conocen los sistemas de gestión existentes por normatividad No cuentan con toda la documentación que sustente las inversiones realizadas a partir de los proyectos realizados 1 No se encontró el proyecto ni documentos de dos proyectos Conocimiento del sistema y su normatividad No se realiza seguimiento de gestión a los recursos asignados para verificar los impactos reales INFORME SINTESIS DE HALLAZGOS OBSERVACIONES 6 OPORTUNIDADES DE MEJORA 2 NO CONFORMIDADES 7 FORTALEZA 2 1 Si bien es cierto que la normatividad indica que debe ser el ejecutor quien debe contener la información documental, es la administración municipal la responsable de los recursos por lo cual es necesario contar con la documentación necesaria para soportarla en el archivo del despacho.

5 CONCEPTOS DE LA AUDITORIA Principales Fortalezas Disposición del personal del macro proceso auditado Recursos documentales suficientes Principales Debilidades No contar con personal para la auditoria Desconocimiento del personal auditado del proceso auditor. Desconocimiento de funciones del líder del macro proceso Otras Consideraciones - riesgos identificados - Desconocimiento de la normatividad - Conflicto en la toma de decisiones - No existencia de la planeación y modelo de operación por procesos - Falta de articulación en la planeación estratégica (acciones por parte de la oficina asesora de planeación) - Comunicación pública débil - Dispersión en las funciones (no se ejecutan las contratadas o en el manual de funciones sino otras) - No existe seguimiento de acciones con otros procesos original Firmado DORIS VANESSA FRANCO ARCE Asesora de Control Interno Para controvertir o aceptar el presente informe se conceden cinco días hábiles, documento que debe ir acompañado del plan de mejoramiento a suscribir