OFICINA DE CONTROL INTERNO INFORME EJECUTIVO ANUAL SOBRE EL ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PIL 1. Bogotá D.C.

Transcripción

1 OFICINA DE CONTROL INTERNO INFORME EJECUTIVO ANUAL SOBRE EL ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PIL 1 1 Vigencia 2014 Bogotá D.C., Abril

2 INFORME EJECUTIVO ANUAL SOBRE EL ESTADO DEL SISTEMA DE CONTROL INTERNO PIL 1 TABLA DE CONTENIDO I. INTRODUCCIÓN... 3 II. OBJETIVO... 3 III. ALCANCE... 3 IV. METODOLOGÍA... 3 V. MARCO LEGAL... 5 VI. VERIFICACIÓN DE ANTECEDENTES... 5 VII. DESARROLLO DEL INFORME... 6 VIII. RIESGOS IDENTIFICADOS... 9 IX. CONTROLES ESTABLECIDOS X. FORTALEZAS XI. CONCLUSIONES XII. RECOMENDACIONES XIII. PAPELES DE TRABAJO XIV. PLAN DE MEJORAMIENTO

3 I. INTRODUCCIÓN La Ley , y en especial los artículos 9o,10, 11, 12 y 14, tratan sobre la finición l Jefe la Oficina Control Interno, la signación la Oficina Control Interno, las funciones los Auditores y el informe los funcionarios l Control Interno; por su parte, el Decreto reglamenta parcialmente la precitada ley, en cuanto a elementos técnicos y administrativos que fortalezcan el Sistema Control Interno las entidas y organismos l Estado y precisa el rol que ben sempeñar las oficinas control interno ntro las organizaciones públicas, enmarcado en cinco tópicos: valoración riesgos, acompañamiento y asesoría, evaluación y seguimiento, fomento la cultura control y relación con entes externos. Dando alcance a lo expuesto anteriormente, la Oficina Control Interno la Unidad Nacional para la Gestión l Riesgo Desastres sarrolló el siguiente informe ley, el cual correspon al Informe Ejecutivo Anual sobre la evaluación l Sistema Control Interno Institucional estructurado teniendo en cuenta el Molo Estándar Control Interno MECI. II. OBJETIVO Evaluar el Sistema Control Interno la Unidad Nacional para la Gestión l Riesgo Desastres durante la vigencia III. ALCANCE 3 Verificar y terminar el nivel madurez en la implementación y sostenimiento l Molo Estándar Control Interno bajo el MECI 1000:2014, en la Unidad Nacional para la Gestión l Riesgo Desastres a 31 Diciembre IV. METODOLOGÍA La Oficina Control Interno la UNGRD, elaboró el Informe Ejecutivo Anual sobre la Evaluación l Sistema Control Interno con base en las directrices que cada año expi el Departamento Administrativo la Función Pública-DAFP, para la vigencia 2014 a través la Circular Externa No l 19 enero 2015, en don indica el contenido y la metodología para la elaboración l informe en mención. De acuerdo con la metodología establecida por el DAFP, la evaluación se realizó mediante una encuesta diligenciada a través l aplicativo virtual l Departamento Administrativo la Función Pública DAFP, mediante usuario y clave que previamente asigna el DAFP a la Entidad.

4 Cabe mencionar que la precitada circular termina el diligenciamiento la información para la vigencia 2014 por parte l Jefe Oficina Control Interno, para lo cual, se tienen en cuenta las evaluaciones inpendientes realizadas por la OCI, informes gestión por penncias, datos provenientes auditorías, entre otros. El instrumento utilizado para la evaluación es presentado a través l aplicativo MECI, previo al diligenciamiento la encuesta MECI, se be realizar la actualización los datos la Entidad, caracterización la Oficina Control Interno y posteriormente la realización la Encuesta sobre las fases implementación l MECI acuerdo con el Decreto y la generación l informe en don se incluyen las fortalezas y bilidas l Sistema Control Interno la UNGRD, así como el respectivo certificado. 4

5 Finalmente, acuerdo con la metodología establecida por el DAFP y dados los cambios en la estructura análisis los datos, los resultados solamente se conocen spués l cierre l aplicativo, cuyo resultado fue socializado el día 08 Abril V. MARCO LEGAL La evaluación l Molo Estándar Control Interno-MECI y el Sistema Gestión Calidad la UNGRD se realizó atendiendo lo dispuesto en la siguiente normatividad, así: Ley , por la cual se establecen normas para el ejercicio l control interno en las entidas y organismos l estado y se dictan otras disposiciones Decreto , por el cual se dictan normas sobre el Sistema Nacional Control Interno la Entidas y Organismos la Administración Pública l Orn Nacional y Territorial y se dictan otras disposiciones. Decreto , por el cual se modifica parcialmente el Decreto Decreto , Por el cual se modifica la fecha entrega l Informe Ejecutivo Anual Evaluación l Sistema Control Interno. Decreto , por el cual se adopta el Molo Estándar Control Interno MECI Anexo Técnico MECI 1000:2005, el cual establece la estructura l Molo Estándar Control Interno MECI. Circular Externa No l 19 enero 2015 l Departamento Administrativo la Función Pública, respecto a la presentación l Informe Ejecutivo Anual Control Interno, a través la Evaluación y Seguimiento al Sistema Control Interno y al Gestión la Calidad NTCGP1000: VI. VERIFICACIÓN DE ANTECEDENTES En el mes Febrero 2014, se llevó a cabo la evaluación l Informe Ejecutivo Anual correspondiente a la vigencia 2013, la cual verificaba el avance l Molo Estándar Control Interno bajo el anexo técnico MECI 1000:2005. De acuerdo con dicha evaluación, la UNGRD obtuvo una calificación 81.5% con un nivel SATISFACTORIO, así:

6 Por lo anterior el resultado la vigencia 2013 publicado por el DAFP sobre el estado madurez l Sistema Control Interno la Unidad Nacional para la Gestión l Riesgo Desastres que se encuentra en una fase SATISFACTORIA, se interpreta acuerdo a lo scrito en el Aplicativo l DAFP, así: El molo control interno se cumple, se toman acciones rivadas l seguimiento y análisis datos. Existe tenncia a mantener la mejora en los procesos. La entidad ha intificado los riesgos para la mayoría sus procesos, pero no realiza una acuada administración l riesgo. VII. DESARROLLO DEL INFORME De acuerdo con la versión l aplicativo l DAFP, se llevó a cabo el proceso diligenciamiento la información, con base en cuatro aspectos principales, así: DATOS ENTIDAD: Se efectuó la actualización los datos la Unidad Nacional para la Gestión l Riesgo Desastres, específicamente en lo que respecta la información l fenecimiento la cuenta acuerdo a los resultados la última Auditoría Regular a la UNGRD por parte la CGR. CARACTERIZACIÓN: Se realizó el diligenciamiento la información frente a la caracterización la Oficina Control Interno, relacionada con los datos l Jefe Oficina Control Interno y su Equipo Trabajo. ENCUESTA MECI: Se efectuó el diligenciamiento la encuesta que incluyó un total 250 preguntas, distribuidas en cinco (5) factores, así: 6 COMPONENTE No. Preguntas Entorno Control 43 Información y Comunicación 61 Seguimiento 40 Direccionamiento Estratégico 62 Administración Riesgos 44 TOTAL 250 Para el caso la UNGRD, la Oficina Control Interno consiró pertinente contar con el acompañamiento los responsables los temas objeto evaluación, acuerdo a cada elemento l MECI, a fin concertar y contar con los soportes la respectiva respuesta. ENCUESTA FASES: De conformidad con el Decreto 943 l 21 Mayo 2014, por el cual se actualiza el Molo Estándar Control Interno, se procedió a diligenciar la encuesta correspondiente a la verificación las fases actualización l molo establecidas en el artículo 4 l precitado Decreto. Sobre el particular, se dio respuesta a veintiún (21) preguntas con el acompañamiento la Oficina Asesora Planeación e Información, quien suministró los soportes correspondientes.

7 INFORME: El aplicativo asignó un espacio para que forma cualitativa se terminara el concepto l Sistema Control Interno a través las fortalezas y bilidas, para lo cual, se incluyó: FORTALEZAS Des la creación la Unidad Nacional para la Gestión l Riesgo Desastres y con el compromiso la Alta Dirección se han alantado acciones para generar insumos que permitan fortalecer el Sistema Control Interno la Entidad con el lirazgo la Oficina Asesora Planeación e Información y el acompañamiento la Oficina Control Interno, al respecto, es importante mencionar la labor alantada frente al proceso formal diseño e implementación l Sistema Integrado Gestión s Agosto El proceso implementación contempló todos los elementos l Sistema Integrado Planeación y Gestión SIPLAG-, cuyos componentes no solo se enmarcan en el sarrollo l Sistema Control Interno bajo los requisitos l MECI1000: 2014, sino los más Sistemas Gestión bajo las normas NTCGP1000:2009, ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 y OHSAS 18001:2007; así como el Molo Integrado Planeación y Gestión. Se conformó al interior la entidad un Equipo Lír SIPLAG que, entre otras cosas, coordina y gestiona las actividas implementación, mantenimiento y mejora continua l Sistema. En tal sentido, se sarrollaron las actividas correspondientes a las fases establecidas para el diseño, implementación, evaluación y mejoramiento l Sistema, estructurado bajo un esquema por procesos acor a lo establecido en el MECI y las precitadas normas calidad. 7 Así mismo, al interior la Unidad Nacional para la Gestión l Riesgo Desastres se evincia una gran fortaleza relacionada con la receptividad y disposición las diferentes áreas y líres procesos sobre las observaciones y recomendaciones la Oficina Control Interno en los diferentes acompañamientos, evaluaciones y seguimientos; y acuerdo a los principios l MECI, se ha fortalecido la cultura l autocontrol a través las herramientas diseñadas para la Autoevaluación la gestión y la Administración Riesgos la Entidad. Por otra parte, atendiendo la importante labor que alanta la UNGRD como coordinadora l Sistema Nacional Gestión l Riesgo Desastres y como ornadora l gasto l Fondo Nacional Gestión l Riesgo, durante la vigencia evaluada se dio curso a una iniciativa para alantar la liquidación los contratos celebrados por el patrimonio autónomo durante las vigencias , cuyo proyecto involucra la ejecución final más 4500 contratos ejecutados en su integridad. La iniciativa l Director la UNGRD en el marco una efectiva gestión, ha sido el resultado l trabajo coordinado entre la Unidad Nacional Gestión l Riesgo Desastres, en su calidad ornador l gasto y Fiduprevisora, como representante legal l Fondo, y mediante la disposición un grupo especial implementado para la gestión l proyecto, y encargado puntualmente la revisión cada uno los contratos y la elaboración y legalización los actos liquidación.

8 La experiencia gestión l proceso ha resultado satisfactoria, instrumentalizada con el soporte jurídico y técnico l grupo trabajo, y una metodología basada en la agrupación casos con miras a su estudio y finalización masiva, según el régimen legal aplicable. Como resultado ello, durante la vigencia 2014 se expidieron y cerraron más l sesenta y cinco por ciento (65%) los casos, en cumplimiento las expectativas fijadas por el Comité Operativo l Fondo, y habiendo fijado metas para la culminación l proyecto durante el primer semestre 2015 en su integridad. En particular, se resaltan las experiencias positivas obtenidas y replicables en el proceso gestión permanente la contratación l patrimonio autónomo, asegurando el control la ejecución contractual y el cierre los procesos ntro los términos previstos para cada proyecto. DEBILIDADES Si bien es cierto se han alantado innumerables acciones para la implementación y mantenimiento l Sistema Control Interno la UNGRD, se evincian algunas oportunidas mejora frente al componente l Desarrollo Talento Humano en cuanto al fortalecimiento las acciones enmarcadas a la gestión los comités organizacionales, específicamente el la comisión personal la Entidad, por cuanto se evinció que durante la vigencia evaluada no se efectuaron las reuniones mensuales establecidas por la Ley y su Decreto Reglamentario , necesarias para la toma cisiones en materia empleo público para la Entidad y para el reporte oportuno los informes trimestrales sus actuaciones y l cumplimiento sus funciones, los cuales, durante la vigencia 2014 no se evincia que hayan sido remitidos a la Comisión Nacional l Servicio Civil. 8 Por otra parte, más que bilidas asociadas a la gestión la Entidad, se evincia una oportunidad mejora en los parámetros evaluación establecidos por el DAFP en el aplicativo evaluación l Sistema Control Interno, toda vez que algunos los criterios medición no aplican a todo tipo entidad acuerdo a su naturaleza ni contempla el nivel madurez y sarrollo l Sistema Control Interno como es el caso nuestra entidad que s su inicio operaciones en el año 2012 y s su primera medición, aún se encontraba en proceso implementación su Sistema Gestión, por lo tanto, habían aspectos sujetos a medición con los que aún no se contaba, bajando notoriamente la calificación su Sistema. De igual manera, dichos parámetros no guardan una relación comparación frente a las evaluaciones que realizan los diferentes Organismos Inspección, Vigilancia y Control sobre el mismo Sistema Control Interno las entidas sujetas a control. Si bien es cierto la Unidad ha realizado avances importantes en el proceso implementación su Sistema, específicamente en cuanto a documentación se refiere, a través las diferentes auditorías se ha evinciado dificultad en el grado conocimiento la misma y su aplicación en cada proceso. Por otra parte, se evincian bilidas en la implementación controles efectivos que contribuyan en la gestión los procesos.

9 CERTIFICADO: El aplicativo arroja el certificado recepción información como soporte l envío correcto la información, así: 9 De acuerdo a los parámetros establecidos por el DAFP, los resultados son conocidos una vez se realice el cierre respectivo y se procese la información registrada por cada una las entidas que reportan dicha información a través l aplicativo. El resultado la evaluación la Unidad Nacional para la Gestión l Riesgo Desastres para la vigencia 2014, se presenta en el capítulo conclusiones l presente informe. VIII. RIESGOS IDENTIFICADOS En el marco l Sistema Integrado Planeación y Gestión la UNGRD y acuerdo con la implementación l componente Administración l Riesgo l MECI, se estableció el levantamiento los riesgos los procesos la Entidad, entre ellos el correspondiente al proceso estratégico Sistema Integrado Planeación y Gestión, en el cual se intificó un riesgo relacionado con que la documentación l SIPLAG no se implemente en su totalidad, para este efecto, se estableció un control a través la implementación una matriz seguimiento que es diligenciada una vez se cuente con el resultado las auditorías internas. En razón a lo anterior y teniendo en cuenta el resultado Auditorías Internas que se socializó en el mes Octubre 2014, se inició el levantamiento acciones para subsanar las No Conformidas y Observaciones en articulación con el Equipo lír l

10 SIPLAG la Entidad. No obstante lo anterior, a la fecha se está alantando la verificación sobre la efectividad las mismas. Por otra parte, en consiración a los parámetros evaluación establecidos por el Departamento Administrativo la Función Pública y acuerdo a lo presentado en el informe ejecutivo anual frente a las bilidas intificadas en el marco l Sistema Control Interno, se observa un riesgo en la medición acuada l Estado l Sistema Control Interno la UNGRD, por cuanto dicha medición no se encuentra acor al estado madurez la Entidad, ya que la UNGRD es una entidad relativamente nueva, frente a los parámetros medición que se aplica a entidas que ya cuentan con un proceso implementación varios años al llevar más tiempo creación, por lo tanto, no es equivalente aplicar los mismos criterios evaluación a nivel general entidas tanto nuevas como antiguas. IX. CONTROLES ESTABLECIDOS En el marco la implementación l Sistema Control Interno la UNGRD y especialmente en el componente Administración l Riesgo, se finió el levantamiento mapas riesgo a través la herramienta diseñada por la Oficina Control Interno en atención a dicho componente, en la cual se permite incluir los controles establecidos para mitigar cada uno los riesgos intificados en los procesos la entidad y realizar seguimientos en forma periódica. Un seguimiento inicial por parte los dueños procesos como mecanismo autocontrol, un segundo seguimiento por parte l Representante la Alta Dirección la Unidad y un tercer seguimiento a cargo la Oficina Control Interno, como control controles en la verificación la eficiencia, eficacia y economía los más controles que se establezcan al interior la UNGRD. 10 Por otra parte, acuerdo con el levantamiento procedimientos realizado en la vigencia 2014 en el marco la implementación l Sistema Integrado Planeación y Gestión, se finieron acciones para generar el valor agregado en los procesos frente a lo que be ser ejecutado como puntos control que permitan mitigar la materialización riesgos y garantizar el cumplimiento los objetivos institucionales. No obstante lo anterior y acuerdo con el resultado l primer ciclo auditoría interna al SIPLAG y más seguimientos efectuados por la Oficina Control Interno tanto a los procesos como a los mapas riesgos, se ha intificado la necesidad fortalecer los controles l sistema, manera que correspondan a controles más efectivos y sobre todo que sean apropiados por los diferentes servidores la Entidad, manera que se comprendan como mecanismos encaminados a evitar sviaciones en la continuidad los procesos y la consecución l logro la misión institucional. X. FORTALEZAS Las fortalezas frente al Estado l Sistema Control Interno la UNGRD fueron incluidas en el formato diligenciado a través l aplicativo l DAFP, y referenciadas en el presente documento en el capítulo Desarrollo l Informe (Ver página 7).

11 XI. CONCLUSIONES De acuerdo con los resultados presentados por el Departamento Administrativo la Función Pública el día 08 Abril 2015, a continuación presentamos el reporte publicado para la Unidad Nacional para la Gestión l Riesgo, acuerdo a los factores evaluación establecidos por el DAFP, así: 11 El resultado la vigencia 2014 publicado por el DAFP sobre el estado madurez l Sistema Control Interno la Unidad Nacional para la Gestión l Riesgo Desastres, se encuentra en un nivel SATISFACTORIO y se interpreta acuerdo a lo scrito en el Aplicativo l DAFP, así La Entidad cumple forma completa y bien estructurada con la aplicación l molo control interno, se toman acciones rivadas l seguimiento y análisis la información interna y externa, permitiendo la actualización sus procesos. La Política Riesgos es conocida y aplicada por todos los procesos. Se cuenta con mapas riesgos por proceso y el institucional, lo que facilita la gestión sus riesgos.

12 En razón a lo anterior, se evincian los avances significativos que ha tenido la Unidad, tras un spliegue acciones que permitieron avanzar en el proceso implementación nuestro Sistema Integrado Planeación y Gestión-SIPLAG, especialmente en cuanto a documentación se refiere; al respecto y para efectos la eficacia, eficiencia y efectividad, la Oficina Control Interno recomienda continuar con las acciones necesarias para garantizar la acuada implementación, mantenimiento y mejora continua l SIPLAG y fortalecer algunos procesos transversales como el Servicio al Ciudadano con el seguimiento a la oportuna respuesta y trazabilidad los documentos, así como al proceso Gestión Documental a través la implementación diferentes mecanismos gestión como las Tablas Retención Documental. Por otra parte, a través las auditorías internas se ha tectado la necesidad fortalecer las sensibilizaciones al interior la UNGRD en lo referente a los requisitos los Sistemas Integrados y a la apropiación los documentos cada proceso, ya que se ha evinciado dificultad en el grado conocimiento los formatos y procedimientos adoptados por la UNGRD y su aplicación. Al respecto, es importante dar claridad en este punto l informe, que si bien es cierto la Oficina Control Interno efectuó la evaluación respectiva frente al Estado l Sistema Control Interno, acuerdo al cuestionario establecido por el aplicativo MECI l DAFP, los criterios evaluación son sconocidos para las entidas objeto evaluación. Finalmente, tal como se presentó en el informe ante el DAFP, se evincia una oportunidad mejora en los parámetros evaluación establecidos por dicha entidad en el aplicativo evaluación l Sistema Control Interno, toda vez que algunos los criterios medición no aplican a todo tipo entidad acuerdo a su naturaleza, ni contempla el nivel madurez y sarrollo l Sistema Control Interno. De igual manera, dichos parámetros no guardan una relación comparación frente a las evaluaciones que realizan los diferentes Organismos Inspección, Vigilancia y Control sobre el mismo Sistema Control Interno las entidas sujetas a control. 12 XII. RECOMENDACIONES Teniendo en cuenta el sarrollo la evaluación l Sistema Control Interno y consirando el resultado los acompañamientos, seguimientos, evaluaciones y auditorías realizadas por la OCI durante la vigencia 2014, a continuación presentamos algunas recomendaciones enmarcadas en los aspectos evaluados acuerdo a los criterios establecidos por el DAFP para el Informe Ejecutivo Anual, así: Con relación al elemento Desarrollo Talento Humano, se recomienda fortalecer los contenidos las jornadas inducción y reinducción en cuanto al conocimiento las normas y acciones por parte la Entidad para prevenir la corrupción, acuerdo a la estrategia l Plan Anticorrupción la Presincia la República. En tal sentido, recomendamos hacer mención al Plan Anticorrupción y Atención al Ciudadano y la estrategia Administración Riesgos a través los Mapas Riesgo por Proceso y Riesgos Corrupción implementadas en la UNGRD.

13 Teniendo en cuenta la concertación los Acuerdos Gestión vigentes para el año 2015, en atención a la normatividad que regula el empleo público, se hace necesario efectuar seguimientos periódicos a los avances en el cumplimiento compromisos adquiridos por los Gerentes Públicos, así mismo, realizar la respectiva evaluación ntro los tres meses siguientes al culminar cada vigencia En este sentido, recomendamos que ntro los acuerdos gestión que se suscriban para la presente vigencia, estos se enfoquen en el cumplimiento objetivos institucionales, los cuales son diferentes a las actividas relacionadas como metas en planes inversión. Nótese como el Decreto , al momento se señalar los parámetros evaluación la gestión los directivos la entidad orna consultar dos fuentes; los informes control interno sobre el cumplimiento la gestión institucional y el informe la Oficina Asesora Planeación en cuanto el cumplimiento metas institucionales, situación que ja clara la diferencia existente entre acuerdos gestión y metas inversión. Si bien es cierto s el proceso servicio al ciudadano se ha finido la caracterización usuarios y en el SIPLAG se han intificado las líneas servicio la entidad scritas en el numeral 5.4 l Manual l Sistema Integrado Planeación y Gestión, se hace necesario alantar la articulación con las áreas misionales a fin terminar las prioridas y necesidas dichos servicios. Para efectos trazabilidad la información l proceso PQR s, se recomienda cargar al Sistema SIGOB toda la información relacionada con la solicitud, respuesta y su medio comunicación. Así mismo, se recomienda tener en cuenta las evaluaciones la Oficina Control Interno en cuanto a los resultados encontrados y las recomendaciones efectuadas sobre las bilidas tectadas. 13 Se consira vital importancia fortalecer la sensibilización y capacitación frente a la temática atención al ciudadano y el uso las herramientas con que cuenta la Unidad para su sarrollo, a fin brindar información completa, clara, eficiente y especialmente oportuna a los ciudadanos. De la misma manera, es importante tener en cuenta las evaluaciones efectuadas por la Oficina Control Interno y sus recomendaciones. Si bien es cierto se cuenta con un correo electrónico específico para atenr los temas Talento Humano la Unidad, en atención al proceso acuación l MECI1000:2014, especialmente el componente Desarrollo Talento Humano, se recomienda fortalecer los mecanismos para recolectar las sugerencias o recomendaciones por parte los servidores la Entidad don puedan pronunciarse sobre sus necesidas, así como efectuar el análisis y evaluación las mismas para conocer sus expectativas y alantar las gestiones pertinentes acuerdo a la capacidad y recursos la Unidad...

14 Respecto a la estructura organizacional, se recomienda hacer ajustes al organigrama la Unidad, específicamente a la ubicación la Oficina Control Interno manera punteada a nivel Staff como instancia inpendiente y autónoma asesoría a la dirección la Unidad, acuerdo lo establecido en la Ley , la ley y el creto conformación la planta la Unidad y la categorización las respectivas Oficinas, ya que ésta, acuerdo a su clasificación está nominada como Oficina y no oficina asesora como lo son la Oficina Asesora Comunicaciones, Oficina Asesora Planeación e Información y la Oficina Asesora Jurídica, las cuales sí penn la Dirección General la Unidad. Lo anterior, por cuanto la Oficina Control Interno en el actual organigrama se encuentra ubicada como una Oficina asesora, pendiendo la Dirección la Unidad. Así mismo, se recomienda estudiar la viabilidad la modificación en la estructura l Área Cooperación Internacional a un nivel estratégico la Unidad y la conformación nuevas Coordinaciones al interior las áreas don se requieran y la proyección la ampliación la planta personal la Unidad acuerdo al crecimiento institucional, a fin evitar contrataciones prestación servicios en los casos que se requieran manera permanente. Por otra parte, se recomienda verificar la necesidad actualizar el Mapa procesos la Unidad, acuerdo a la evolución y crecimiento interno la UNGRD, así como la inclusión proyectos y/o programas que hacen parte los procesos la Unidad, tales como el programa la Subcuenta San Andrés, el Programa Galeras y los relacionados con Banco Maquinaria, entre otros. 14 Teniendo en cuenta el proceso realizado al interior la Entidad para alantar la contratación que permita la elaboración e implementación las Tablas Retención Documental, se consira prioritario generar los controles necesarios para que dicho contrato se realice ntro l término ejecución pactado, toda vez que cualquier dificultad sobre el particular podría mandar mayor tiempo en esta actividad, la cual es necesaria para dar cumplimiento a la Ley General Archivo y la Ley Transparencia. Es importante mencionar que acuerdo con el Decreto Reglamentario , las Tablas Retención Documental hacen parte la información que be estar publicada en la sección particular l sitio web Transparencia y acceso a información pública. Se recomienda alantar manera prioritaria las actividas relacionadas con el proceso Gestión Documental la Entidad, las cuales no se han implementado en la Entidad como el Registro Activos Información, Sistema Integrado Conservación, verificación sobre el uso firmas electrónicas en la Unidad y en general los procesos la organización documental. De igual manera, en la armonización con el Sistema Integrado Gestión y Planeación SIPLAG.

15 Se recomienda socializar la estrategia comunicación interna generada por la Oficina Asesora Comunicaciones a todos los servidores la Entidad y la implementación l Plan Comunicaciones. En el marco l Plan Nacional Desarrollo para el cuatrienio y en consiración a las políticas públicas lineadas en el mismo, especialmente lo que correspon al tema Gestión l Riesgo, se recomienda gestionar lo pertinente para incluir y hacer seguimiento a las metas gobierno inherentes a la UNGRD a través l Sistema SINERGIA. Así mismo se recomienda gestionar la ejecución los proyectos inversión cuyos recursos se transfirieron al FNGRD y aún no han sido ejecutados. En el marco las disposiciones establecidas por el Gobierno Nacional para la protección datos personales, se recomienda alantar las gestiones para finir la política tratamiento la información en los casos que aplique a la UNGRD. Así como lo referente al proceso implementación seguridad la Información en la UNGRD. Se recomienda establecer evaluaciones periódicas sempeño en torno al servicio al ciudadano, con encuestas satisfacción, análisis las PQRDS, entre otros mecanismos; en tal sentido, se hace necesario intificar los servidores que atienn público y fortalecer sus competencias sobre la materia, acuerdo a la evaluación practicada. 15 De acuerdo con el resultado las auditorías internas l SIPLAG, para la vigencia 2015 se hace necesario fortalecer las campañas sensibilización l Sistema Integrado Planeación y Gestión a todos los funcionarios y contratistas la entidad, respecto a los elementos y requisitos las diferentes normas, así como la documentación aplicable a cada proceso. En el marco la estrategia rendición cuentas adoptada por la Unidad para la vigencia 2015, recomendamos los siguientes aspectos durante su sarrollo: Integrar a veedurías y/o asociaciones en las actividas rendición cuentas, y en general a todas aquellas actividas que involucren la participación ciudadana. Promover la participación ciudadana durante el proceso planeación la entidad e informar lo pertinente frente al procedimiento a través l cual el público pue participar en la formulación la política o el ejercicio las facultas la entidad. En cuanto a los Planes Acción por Depenncias, es importante contemplar las observaciones y recomendaciones la Oficina Control Interno en las diferentes

16 evaluaciones realizadas, ya que se evinciaron actividas que no se cumplieron durante la vigencia y otras que no se pudieron realizar, y en las que no se evinció el soporte la respectiva reprogramación o traslado a las áreas encargadas acuerdo a lo relacionado en los diferentes planes acción. Por lo tanto es necesario consirar aquellas acciones pendientes por cumplir y la viabilidad reprogramación las mismas en el plan acción la presente vigencia. Frente a los indicadores gestión, se recomienda hacer una revisión los mismos frente a los finidos en las caracterizaciones procesos, ya que en algunas no corresponn a los registrados en las mismas, como por ejemplo los scritos en la caracterización l proceso financiero, los cuales son diferentes a los cargados en NEOGESTIÓN. Es importante hacer un proceso revisión y actualización las Políticas Operación la Unidad, respecto a los nuevos documentos y registros l sistema. De acuerdo a los instrumentos generados por la Oficina Control Interno para el elemento Autoevaluación l control y gestión, se recomienda iniciar su proceso implementación en la Unidad, el cual fortalecerá la cultura autocontrol y autogestión la UNGRD. Teniendo en cuenta el proceso actualización l MECI 2014 en la Unidad, es importante realizar ajustes a los procedimientos en los que se involucre el elemento Planes mejoramiento, por cuanto en la nueva estructura l MECI no se contemplan los elementos planes mejoramiento por procesos y el individual, para lo cual se recomienda que todas las acciones que se generen como resultados las auditorías internas, externas, seguimientos y otras fuentes generadoras las mismas se hagan como establecimiento acciones, preventivas, correctivas y/o mejora acuerdo a los requisitos l capítulo mejoramiento continuo las diferentes normas l SIPLAG. Así mismo se hace cambiar la terminología y lo relacionado en el aplicativo NEOGESTIÓN. 16 Teniendo en cuenta los procedimientos compartidos que se realizan entre la Fiduciaria La Previsora y la UNGRD, se ve la necesidad fortalecer el proceso articulación y la documentación que se genere, a fin tener a disposición en el momento que se requiera información y/o soportes documentales que respaln las actividas que s estas instancias se generen. Lo anterior teniendo en cuenta las dificultas que se han evinciado tanto por la Oficina Control Interno como por parte los organismos control al solicitar información relacionada con dichos procedimientos.

17 Así mismo, en cuanto al proceso gestión contractual, se reitera la recomendación articular entre las diferentes áreas que generan insumos documentales que dan soporte las etapas l proceso contractual, tal manera contar con la trazabilidad unificada por cada tipo contrato y/o convenio con el propósito tener a disposición los diferentes organismos inspección, vigilancia y control en forma oportuna. Por otra parte, recomendamos fortalecer el proceso articulación información entre las diferentes penncias la Unidad para los respectivos seguimientos, conciliaciones y reportes tanto internos como externos, a fin evitar diferencias en la información que generan las áreas como por ejemplo Plan Anual Adquisiciones, saldos inventarios, planes acción, entre otros. XIII. PAPELES DE TRABAJO Para el sarrollo este informe se utilizaron papeles trabajo que se encuentran organizados forma magnética en la carpeta compartida la Oficina Control Interno SIPLAG, informes PIL y PEIS, PIL 1 Informe Ejecutivo Anual, los cuales son parte integral l informe y reposan en la OCI la Unidad Nacional para la Gestión l Riesgo Desastres. XIV. PLAN DE MEJORAMIENTO 17 Teniendo en cuenta que los Planes Mejoramiento, son el instrumento que recoge y articula todas las acciones prioritarias que se ben emprenr para mejorar aquellas características que tendrán mayor impacto en las prácticas vinculadas con los resultados y el logro los objetivos la Entidad, es necesario tomar acciones precisas y específicas, que escalonadas en el tiempo, estarán orientadas a mejorar las condiciones calidad cada uno los procesos la Unidad. Así mismo, luego la verificación realizada al Plan Mejoramiento Institucional, se logró intificar los siguientes hallazgos cuyas acciones correctivas estaban enmarcadas en la implementación l SIPLAG en la Entidad, haciendo el respectivo seguimiento, así:

18 CÓDIGO HALLAZG DESCRIPCIÓN DEL HALLAZGO CAUSA DEL HALLAZGO ACCIÓN DE MEJORA ACTIVIDAD ES / DESCRIPCI ÓN OBSERVACIONES H13 Indicadores Gestión. No se han diseñado indicadores eficiencia, eficacia y efectividad que permitan establecer el grado avance o logro los objetivos institucionales y los resultados esperados en cada uno los procesos implementados por la entidad, situación que afecta la toma cisiones al no tener una acuada herramienta gerencial. No se han diseñado indicadores eficiencia, eficacia y efectividad que permitan establecer el grado avance o logro los objetivos institucionales y los resultados esperados en cada uno los procesos implementados por la entidad. Implement ación SIPLAG Elaborar conjuntament e con los dueños procesos, las fichas indicadores cada uno ellos. Se finieron los indicadores cada proceso. Si bien es cierto se realiza el seguimiento por cada lír Equipo SIPLAG a través la plataforma Neogestión, se consira necesario alantar la verificación en la pertinencia dichos indicadores. 2H173 H17 En Agt 2013 se acondiciono el aplicativo información y corresponncia SIGOB a fin fortalecer la gestión la implementación procedimiento PQR y DP, el mismo carece procesos trazabilidad sistemas alarma e indicativos ponración sin tenerse una herramienta eficaz y acuada para el diligenciamiento e idoneidad respuesta los requerimientos. Se evincia bilidas y falencias respecto la implementación una política institucional, respecto al manejo acuado, eficaz, oportuno y pertinente estas acciones atención ciudadana, a pesar que la misma, había sido observada en la auditoría anterior sin que se observen acciones mejora. Implement ación l Sistema Integrado Planeación y Gestión Apoyar la Implementaci ón l procedimient o que hace parte l proceso Gestión Administrativ a. El proceso servicio al ciudadano se ha centralizado, igualmente se han alantado acciones mejora referente a documentar el proceso, sin embargo, la herramienta seguimiento y control con que cuenta el proceso servicio al ciudadano presenta falencias frente a la trazabilidad las respuestas.en cuanto al SIGOB, no se encuentra en algunos casos trazabilidad la información como el cargue los soportes las respuestas H H H20 Se evincian bilidas en la adopción herramientas gestión, que permitan alantar en bida forma y con eficacia, el sempeño institucional en el área contractual y atención ciudadana. El área administrativa no cuenta con procesos, procedimientos, controles ni lineamientos que permitan controlar los bienes y servicios para el funcionamiento la Unidad, que permitan monitorear su uso ntro los parámetros austeridad. Falencias en el cumplimiento las metas establecidas en el plan acción la entidad establecido para la vigencia 2012 Falta herramientas que regulen la función l área que maneja el proceso Gestión Contractual y la que maneja el proceso Gestión Administrativa Falta herramientas que regulen la función l área administrativa. Ausencia los procedimientos documentados los procesos la entidad, que incluyan el establecimiento responsabilidas. Implement ación l Sistema Integrado Planeación y Gestión Implement ación l Sistema Integrado Planeación y Gestión Implement ación l Sistema Integrado Planeación y Gestión Apoyar la documentaci ón procedimient os que hacen parte los procesos Gestión Contractual y Gestión Administrativ a. Apoyar la documentaci ón procedimient os que hacen parte l proceso Gestión Adm. Apoyar la documentaci ón procedimient os la UNGRD Se documentaron e implementaron los procedimientos y más formatos correspondientes a los diferentes canales atención al ciudadano establecidos en la Entidad. En el marco l proceso Gestión Servicio al Ciudadano, se documentaron e implementaron los procedimientos y más documentación los procesos Administrativo y Contractual. Sin embargo, continúan presentándose oportunidas mejora frente al seguimiento en la respuesta oportuna PQR s. Se realizó el levantamiento procedimientos l proceso Gestión Bienes Muebles e Inmuebles y se signó lír en la materia para llevar el control cada aspecto. Mediante la implementación l SIPLAG se formalizaron los procedimientos para el seguimiento los Planes Acción la Unidad. Se finió el seguimiento l Plan Acción la Entidad con una periodicidad bimestral. 18

19 2012- H H H H29 Debilidad en la implementación controles a los procedimientos Debilidad en la adopción e intificación riesgos Debilidas a los procedimientos y operación la gestión la entidad La implementación los correctivos propuestos por la OCI no se ha dado con la celeridad requerida para el mejoramiento la gestión la entidad Falta procedimientos documentados don se establezcan claramente los controles a la ejecución los mismos. Falta procedimientos documentados por medio los cuales se intifiquen riesgos y establezcan controles operacionales Ausencia los procedimientos documentados los procesos la entidad, que incluyan el establecimiento responsabilidas. Ausencia los procedimientos documentados los procesos la entidad, que incluyan el establecimiento responsabilidas. Implement ación l Sistema Integrado Planeación y Gestión Implement ación l Sistema Integrado Planeación y Gestión Implement ación l Sistema Integrado Planeación y Gestión Implement ación l Sistema Integrado Planeación y Gestión Apoyar la implementaci ón procedimient os que hacen parte los procesos Gestión Administrativ a y Gestión Financiera relacionados con el FNGRD. Apoyar la documentaci ón procedimient os que hacen parte los procesos la Entidad. Apoyar la documentaci ón procedimient os que hacen parte los procesos la Entidad. Apoyar en la implementaci ón procedimient os que hacen parte los procesos la Entidad. En el marco la implementación l SIPLAG, se establecieron puntos control en los procedimientos los procesos la Entidad, no obstante, acuerdo con el resultado las auditorías internas al SIPLAG, se ha intificado la necesidad fortalecer los controles y sensibilizar a los servidores la Unidad para éstos sean apropiados en el sarrollo sus actividas. En el marco l componente Administración l Riesgo l MECI, se finieron los mapas riesgo por proceso y riesgos corrupción, en los cuales se establecieron los controles a aplicar para mitigarlos. El seguimiento a la efectividad y avance sobre las acciones y controles implementados se realiza por parte l lír l proceso, la OAPI y la OCI. Los procedimientos los 19 procesos la Entidad fueron documentados en su totalidad, no obstante, acuerdo con la verificación realizada por la OCI en el marco las auditorías al SIPLAG y los seguimiento inpendientes, se intifica la necesidad fortalecer y sensibilizar a los servidores la Entidad en la apropiación los mismos y el valor que genera en el sarrollo los procesos. Se documentaron los procedimientos cada proceso establecido en la Entidad, los cuales fueron cargados en la herramienta NeoGestion. Por otra parte se hicieron reuniones con los responsables estos procesos para dar a conocer manera oficial esta documentación e iniciar la aplicación (implementación) la misma. Des la OCI se estableció el formato para realizar el seguimiento a la aplicabilidad sus recomendaciones. 19 De acuerdo a lo anterior y consirando que las acciones planteadas para subsanar los hallazgos tectados por la CGR están encaminados a la implementación l SIPLAG en la entidad, se ha evinciado un importante avance en dicha implementación, especialmente en cuanto a documentación se refiere, no obstante, se observa una oportunidad mejora en algunos procesos la Unidad, entre los que se encuentra el proceso servicio al ciudadano frente a llevar la trazabilidad las respuestas PQR s.

20 Así mismo, con relación a los controles establecidos en los procedimientos, si bien fueron finidos para garantizar mejora en el sarrollo actividas, se ha evinciado en los informes generados por la Oficina Control Interno durante la vigencia evaluada, la necesidad fortalecerlos y apropiarlos por parte los servidores la entidad. De acuerdo a lo anterior y manera complementaria con el sarrollo la evaluación l Sistema Control Interno la UNGRD, la manera más atenta solicito dar a conocer el contenido l presente informe a los líres los diferentes procesos la Unidad, para que a su vez lo socialicen con sus equipos trabajo, expongan las observaciones l caso, estudien la viabilidad adoptar las recomendaciones propuestas por la Oficina Control Interno en este informe y presenten las acciones correctivas, preventivas y mejora a que haya lugar. Para este efecto y acuerdo al procedimiento Evaluación l Sistema Control Interno l proceso Evaluación y Seguimiento, solicitamos al lír l proceso diligenciar el formato seguimiento a las Acciones Correctivas, Preventivas y Mejora FR-1400-OCI-04 en el cual se llevará el control las acciones que serán cargadas posteriormente a través la plataforma Neogestión por el lír l Equipo SIPLAG l proceso que corresponda. OLGA YANETH ARAGON SANCHEZ JEFE OFICINA DE CONTROL INTERNO UNGRD 20 Fecha elaboración: 08 Abril 2015 Elaboró: Angela Calrón Palacio Revisó: Olga Yaneth Aragón Sánchez Aprobó: Olga Yaneth Aragón Sánchez