REGLAMENTO PARTICULAR PARA LA CERTIFICACIÓN DE CONFORMIDAD AENOR LETRA Q EN EL ETIQUETADO DE LA LECHE Y LOS PRODUCTOS LÁCTEOS RP B35.00 (REV.

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1 REGLAMENTO PARTICULAR PARA LA CERTIFICACIÓN DE CONFORMIDAD AENOR LETRA Q EN EL ETIQUETADO DE LA LECHE Y LOS PRODUCTOS LÁCTEOS RP B35.00 (REV.5) Reglamento aprobado el

2 ÍNDICE 1 OBJETO 2 CAMPO DE APLICACIÓN 3 DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA 4 DEFINICIONES 5 ORGANO DE GESTIÓN 6 CONCESIÓN DEL CERTIFICADO 7 VALIDEZ, SEGUIMIENTO Y RENOVACIÓN DEL CERTIFICADO 8 INCUMPLIMIENTOS Y SANCIONES 9 MARCADO DE PRODUCTOS CERTIFICADOS 10 TARIFAS APLICABLES 11 RECURSOS Y RECLAMACIONES 12 OBLIGACIONES DE AENOR COMO ORGANISMO INDEPENDIENTE DE CONTROL ANEXO A. SOLICITUD DE CONCESIÓN DEL CERTIFICADO AENOR DE CONFORMIDAD AENOR Y DEL USO DEL LOGOTIPO LETRA Q EN EL ETIQUETADO DE LA LECHE Y LOS PRODUCTOS LÁCTEOS ANEXO B. CUESTIONARIO DE INFORMACIÓN GENERAL DE LA EMPRESA ANEXO C. SISTEMA DE CONTROL RP B35.00 Página 2 de

3 1 OBJETO Este Reglamento Particular describe, en cumplimiento del apartado 3.2 del Reglamento General de las marcas de conformidad de productos y servicios, el sistema particular de certificación para la letra Q en el etiquetado de la leche y los productos lácteos. El Reglamento General citado prevalece en todo caso sobre este Reglamento Particular. 2 CAMPO DE APLICACIÓN El presente reglamento se aplica a la certificación de la leche y los productos lácteos de conformidad con los requisitos definidos en el Real Decreto 405/2010, de 31 de marzo, por el que se regula el uso del logotipo letra Q en el envasado de la leche y productos lácteos. 3 DOCUMENTACIÓN DE REFERENCIA A continuación se relacionan las referencias y títulos completos de los documentos o normas que se citan en el resto de este Reglamento Particular y que se encuentran en vigor en el momento de la redacción de este documento. Es responsabilidad del usuario comprobar la existencia de textos legales más actuales y que sean de aplicación. En lo sucesivo podrán citarse únicamente por su referencia (siempre sin año). - Reglamento General de los Certificados de Conformidad (3ª revisión, enero 2008). - Real Decreto 405/2010, de 31 de marzo, por el que se regula el uso del logotipo letra Q en el envasado de la leche y productos lácteos. - Real Decreto 217/2004, de 6 de febrero, por el que se regula la identificación y registro de los agentes, establecimientos y contenedores que intervienen en el sector lácteo, y el registro de los movimientos de la leche. - REAL DECRETO 1728/2007, de 21 de diciembre, por el que se establece la normativa básica de control que deben cumplir los operadores del sector lácteo y se modifica el Real Decreto 217/2004, de 6 de febrero, por el que se regulan la identificación y registro de los agentes, establecimientos y contenedores que intervienen en el sector lácteo, y el registro de los movimientos de la leche. 4 DEFINICIONES Además de las definiciones contenidas en la documentación de referencia, se consideran las definiciones siguientes: EMPRESA PETICIONARIA: Empresa que solicita la certificación. EMPRESA LICENCIATARIA: Empresa a la que AENOR ha concedido el Certificado. TRAZABILIDAD: la posibilidad de encontrar y seguir el rastro, a través de todas las etapas de producción, transformación y distribución, de un alimento, un pienso, un animal destinado a la producción de alimentos o una sustancia destinados a ser incorporados en alimentos o piensos o con probabilidad de serlo. RP B35.00 Página 3 de

4 SISTEMA DE TRAZABILIDAD: procedimiento que, mediante el registro, identificación y transmisión de información, permite el seguimiento y localización de los productos, desde su producción y a lo largo de la cadena de comercialización. ESTABLECIMIENTO: todos los lugares que alberguen leche en tanques de frío y silos, incluyendo las explotaciones y los centros de transformación, recogida y destrucción. EXPLOTACIÓN: cualquier instalación, construcción o, en el caso de la cría al aire libre, cualquier lugar en los que se tengan, críen o manejen vacas que se ordeñen para la producción de leche. CENTRO LACTEO: engloba los centros de recogida, de transformación y de operación. CENTRO DE TRANSFORMACIÓN: establecimiento vinculado a un operador en el que se procede a una o a varias de las siguientes manipulaciones de la leche: desnatado, tratamiento térmico y transformación. CENTRO DE DESTRUCCIÓN: establecimiento autorizado por las autoridades competentes para la gestión de la leche considerada como subproducto animal no apto para el consumo humano en el ámbito del Reglamento (CE) n.º 1069/2009, del Parlamento Europeo y del Consejo, de 21 de octubre de 2009 por el que se establecen las normas sanitarias aplicables a los subproductos animales y los productos derivados no destinados al consumo humano y por el que se deroga el Reglamento (CE) n.º 1774/2002. LECHE: la leche cruda producida por una o varias vacas que no haya sido calentada a una temperatura superior a 40 ºC ni sometida a un tratamiento de efecto equivalente. PRODUCTOS LÁCTEOS (según el RE (CE) 853/2004): los productos transformados como resultado de la transformación de la leche cruda, o de la transformación subsiguiente de tales productos transformados. PRODUCTOS LÁCTEOS (según el RE /CE) 1788/2003): todos los productos lácteos, exceptuando la leche, y, en particular, la leche desnatada, la nata, la mantequilla, el yogur y los quesos que, cuando sea pertinente, podrán convertirse en equivalente de leche mediante coeficientes que se fijarán según el procedimiento previsto en el RCE 1788/2003 de 29 de septiembre de 2003 por el que se establece una tasa en el sector de la leche y de los productos lácteos. NOTA: Se considerarán productos lácteos aquellos establecidos en el RE(CE) 1234/2007 Organización Común de Mercados (OCM) ANEXO I Parte XVI. AGENTE: toda persona física o jurídica que posea o maneje leche, incluyendo los productores, los operadores y los transportistas. PRODUCTOR: el ganadero, persona física o jurídica o agrupación de personas físicas o jurídicas, cuya explotación esté situada en el territorio español, que venda leche u otros productos lácteos directamente al consumidor o que los entregue a un comprador. MOVIMIENTO DE LECHE: las entradas o salidas de leche de los contenedores, procedentes o con destino a otros contenedores situados en el territorio español o en el exterior. AUTORIDAD COMPETENTE: los órganos competentes de las comunidades autónomas y ciudades de Ceuta y Melilla, designados al efecto por las mismas. CONTENEDOR: cualquier recipiente para el almacenamiento de la leche cruda de vaca. Se consideran los siguientes tipos de contenedores: 1. Tanque de frío: recipiente de almacenamiento de leche para su entrega, situado en una explotación o vinculado a ella. 2. Cisterna: recipiente empleado para el transporte de leche en vehículos de tracción a motor o remolques. 3. Silo: recipiente de almacenamiento de leche ubicado en los centros lácteos. RP B35.00 Página 4 de

5 ENVASADO Y ENVASE: la introducción de un producto alimenticio en un envase o recipiente en contacto directo con el mismo, así como el propio envase o recipiente. OPERADOR: toda persona física o jurídica que posea leche, vinculada o no a un centro de recogida o transformación, con exclusión de los productores. Se entenderán incluidos en este concepto los compradores comercializadores y los compradores transformadores. COMPRADOR COMERCIALIZADOR: es el comprador autorizado que compra leche únicamente a productores para su posterior venta exclusivamente a compradores transformadores, operadores logísticos y a industriales, y que sólo puede realizar meras operaciones de almacenamiento, transporte y refrigeración de la leche. OPERADOR LOGÍSTICO: es el comprador autorizado que compra leche a productores y compradores comercializadores, para su venta exclusivamente a los industriales que pertenecen a su mismo grupo o grupos de sociedades, de acuerdo con lo establecido en el artículo 42 del Código de Comercio y en los artículos 1 a 4 del Real Decreto 1815/1991, de 20 de diciembre, por el que se aprueban las normas para la formulación de cuentas anuales consolidadas. RESPONSABLE PRINCIPAL DEL CENTRO: persona física vinculada a cada centro lácteo, designada por el operador como responsable para la comunicación de la información prevista en este real decreto a la Autoridad Competente y a la «base de datos Letra Q». Cada responsable principal podrá serlo únicamente de un centro lácteo, y no podrá figurar como responsable secundario de ningún centro. RESPONSABLE SECUNDARIO: persona física vinculada a cada centro lácteo, designada por el operador para que bajo la supervisión del responsable principal comunique la información prevista en el presente real decreto a la Autoridad Competente y a la «base de datos Letra Q». Habrá un máximo de dos responsables secundarios por centro lácteo, cada uno podrá serlo únicamente de un centro, y no podrá figurar como responsable principal de ningún centro. CENTRO DE OPERACIÓN: domicilio o sede social del operador que realiza compras de leche en explotaciones ganaderas que posteriormente transporta a un centro de recogida y/o transformación propiedad de otro operador. En cada centro de operación se debe proceder al mantenimiento de un registro de los movimientos asociados a cada cisterna que transporta leche para el operador titular del mismo. En el caso de las comunidades de bienes o demás entes sin personalidad jurídica se entenderá por centro de operación el domicilio o sede social comunicado a cualquier Administración a efectos fiscales o de otro tipo. ENVASADO FINAL: Procedimiento mediante el cual la leche o el producto lácteo se acondiciona y se pone a disposición del consumidor final en el formato comercial correspondiente, de forma que no pueda modificarse el contenido sin abrir o modificar dicho envase. ETIQUETADO: Las menciones, indicaciones, marcas de fábrica o comerciales, dibujos o signos relacionados con un producto alimenticio y que figuren en cualquier envase, documento, rótulo, etiqueta, faja o collarín, que acompañen o se refieran a dicho producto alimenticio. LOGOTIPO «LETRA Q»: El previsto dentro de la etiqueta del anexo II del Real Decreto 217/2004, de 6 de febrero, con las condiciones previstas en el anexo I del presente real decreto. LOTE: Conjunto de unidades de venta de un producto alimenticio, producido, fabricado o envasado en circunstancias prácticamente idénticas. USUARIO DEL LOGOTIPO «LETRA Q»: Comprador transformador de leche, industrial lácteo, o productor que destine la leche y productos lácteos obtenidos en su explotación a la venta directa al consumo, encargado de garantizar la trazabilidad de un producto lácteo, dentro del ámbito de aplicación del presente real decreto, con el fin de poder etiquetarlo con el logotipo «Letra Q». RP B35.00 Página 5 de

6 5 ÓRGANO DE GESTIÓN La gestión de este sistema particular de certificación se encomienda, en los términos previstos en los Estatutos de AENOR, en el Reglamento General de los Certificados de Conformidad y, a los servicios técnicos de AENOR cuyos datos figuran en la portada de este documento. 6 CONCESIÓN DEL CERTIFICADO 6.1 Proceso de concesión El proceso de concesión se ajustará a lo establecido en el capítulo 4 del Reglamento General de Certificados de Conformidad, y en los apartados siguientes. 6.2 Solicitud La empresa, o en su caso el representante legal, que desee que le sea concedido el certificado de conformidad dirigirá su solicitud en papel, con membrete propio y de acuerdo al contenido del modelo de solicitud (Anexo A) a los Servicios Técnicos de AENOR. Dicha solicitud irá acompañada del cuestionario de información general de la empresa (Anexo B). Asimismo, junto con la solicitud se enviará la documentación de autocontrol relacionada con el sistema de trazabilidad (por ejemplo, plan de trazabilidad) y los diagramas de flujo de producción de los productos incluidos dentro del alcance de esta certificación. Según lo establecido en el Procedimiento para que los Organismos Independientes de Control (OIC) accedan a datos procedentes de la base de datos letra Q del 27 de diciembre del 2010 del Ministerio de Medio Ambiente y Medio Rural y Marino, en el caso de que se trate de un operador que se provea de intermediario/s, una semana antes de la realización de la auditoria, se deberá remitir a AENOR la identificación cada uno de los silos consignados a la recepción de leche destinada al envasado y/o elaboración de los productos que se encuentren dentro del alcance de esta certificación. Asimismo, el centro lácteo deberá adjuntar autorización de los intermediarios involucrados (Anexo 1 del procedimiento). Dicha información será facilitada a la Autoridad Competente que, a su vez informara a AENOR los movimientos realizados en un periodo predeterminado de tiempo. La solicitud debe hacerse por centro. En caso de solicitar la certificación para más de un centro, la empresa deberá remitir una solicitud diferente para cada uno de ellos. AENOR comprobará el contenido de la solicitud, solicitando cualquier aclaración o documentación complementaria que se considere necesaria. 6.3 Auditoría Recibida la solicitud, los servicios técnicos de AENOR aplicarán el programa de control en base a la información de la solicitud del peticionario, se establecerá la fecha prevista para la visita y se le comunicará, a través de un plan de visita previa, la fecha y el equipo auditor designado para su realización. La frecuencia de las auditorías será establecida en función de la producción tal y como se indica en la siguiente tabla: RP B35.00 Página 6 de

7 Producción anual de referencias Letra Q Frecuencia mínima de visitas < litros al año 1 De hasta litros al año 2 > litros al año 3 *Litros de leche destinada a la producción de leche envasada y productos lácteos etiquetados con letra Q. Esta frecuencia podrá verse afectada, si es el caso, según lo reflejado en el apartado 6.4. El incumplimiento sin causa justificada de las frecuencias de control establecidas impedirá la renovación y/o mantenimiento del certificado. El proceso de auditoría tiene como finalidad determinar la conformidad del Sistema de trazabilidad establecido por la empresa, y comprende esencialmente: Análisis de la documentación desarrollada por el peticionario para dar respuesta a los requisitos de los Sistemas de trazabilidad Letra Q. Visita a las instalaciones del centro La visita al centro de transformación deberá siempre coincidir cuando haya algunos de los productos sometidos al alcance con objeto de realizar las siguientes actuaciones: a. Supervisión in situ de la recepción de materia prima. b. Supervisión in situ de las operaciones de producción. c. Supervisión in situ de las operaciones de expedición ó en su defecto si no se está realizando esta acción, supervisión documental. d. Supervisión in situ de la identificación de las materias primas y productos terminados. Se realizará revisión documental de los procedimientos necesarios para dar cumplimiento a los requisitos de aplicación según lo establecido en la legislación de referencia y el anexo C de este reglamento (control documental de registros, procedimientos del sistema de trazabilidad, etc.). Se verificará que el tratamiento de productos no conformes cumple con los requisitos recogidas en el anexo C de este reglamento. Se realizará un muestreo sobre producto disponible y producto expedido con objeto de seguir el rastro, a través de todas las etapas de producción, transformación y distribución para comprobar que el sistema de trazabilidad garantice: 1. la información relativa a la trazabilidad anterior a la entrada de la materia prima en el centro de transformación, en los términos establecidos en la normativa de referencia. 2. el proceso comprendido entre la entrada de la materia prima en el centro de transformación y la salida del lote de productos. En las actividades de seguimiento se verificará los aspectos anteriormente descritos y los siguientes puntos: 1. Se deberá evidenciar el cierre de desviaciones detectadas en visitas anteriores mediante las evidencias obtenidas durante las pruebas de trazabilidad, en los casos que aplique. RP B35.00 Página 7 de

8 2. El marcado de productos certificados reflejado en el apartado 9. Una vez realizada la visita, ya sea inicial, seguimiento o de renovación, se elaborará un informe, por duplicado, que será firmado por los servicios de AENOR y por el representante de la empresa. Copia de dicho informe se dejará en la empresa. Sin embargo, en el supuesto de no disponer durante la auditoria de la información aportada por la autoridad competente en relación a los movimientos procedentes de intermediarios, el informe se enviará una vez recibida ésta, quedando condicionado el resultado de la auditoria al estudio de esta información Visita extraordinaria Cuando se detecten incumplimientos que puedan impedir la concesión del Certificado (incumplimientos graves o muy graves), los Servicios Técnicos de AENOR podrán decidir el realizar una visita extraordinaria en la que se verificará si se han corregido las no conformidades detectadas Concesión del certificado Se concederá el Certificado de Conformidad cuando no se detecte ningún incumplimiento muy grave (según se define en el apartado 8) o, en su caso, si se detectan incumplimientos graves se verifique in situ que se han tomado las acciones correctivas necesarias en visita extraordinaria. Dicha visita no será necesaria siempre que sea posible comprobar que se ha solucionado el incumplimiento mediante un control documental. El envío de las acciones correctivas se deberá realizar en los 30 días posteriores a la visita de solicitud. La resolución de las acciones correctivas frente a incumplimientos y la consiguiente concesión del certificado no deberán superar un periodo máximo de 3 meses a partir de la fecha de la visita inicial. En el caso de superarse este plazo, el proceso de certificación quedará anulado y deberá reiniciarse la solicitud de certificación. 7 VALIDEZ, SEGUIMIENTO Y RENOVACIÓN DEL CERTIFICADO 7.1 Período de validez Los certificados serán emitidos con una validez de 3 años. Transcurrido este periodo se procederá de acuerdo con el capítulo 6 del Reglamento General. 7.2 Auditorias de seguimiento Las actividades de seguimiento se ajustarán a lo establecido en el capítulo 5 del Reglamento General y en el resto de este capítulo. Los servicios técnicos de AENOR efectuarán, en base a la tabla de producción del Capítulo 6.3, las auditorías correspondientes de seguimiento, con objeto de comprobar si se mantienen las condiciones que dieron lugar a la concesión inicial de dicho certificado. El tiempo mínimo transcurrido entre dos visitas consecutivas no deberá ser inferior a 60 días. Asimismo, la frecuencia del control se realizará en base a la fecha de la auditoría inicial. RP B35.00 Página 8 de

9 Los trabajos realizados en estas actividades contemplan los aspectos reflejados en el capítulo 6.3 El centro auditado, si procede, presentará un plan de acciones correctivas siguiendo lo establecido en el Capítulo 6.5 del presente Reglamento. 7.3 Auditoría de renovación Las actividades de renovación se ajustarán a lo establecido en el capítulo 5 del Reglamento General y en el resto de este capítulo Los servicios técnicos de AENOR efectuarán cada tres años una auditoría de renovación, con objeto de comprobar si se mantienen las condiciones que dieron lugar a la concesión inicial de dicho certificado. La auditoría de renovación se realizará como muy tarde tres meses antes de la fecha de expiración del certificado. Los trabajos realizados en estas actividades contemplan los aspectos reflejados en el capítulo 6.3 El centro auditado, si procede, presentará un plan de acciones correctivas, siguiendo lo establecido en el Capítulo 6.5 del presente Reglamento. 7.4 Ampliaciones de alcance En el caso de presentarse situaciones en los que el operador necesite ampliar el alcance de los productos, este proceso deberá ser auditado ya sea mediante una visita específica para evaluar el sistema de trazabilidad relacionado con los nuevos productos o bien, si coincide, mediante la realización de la visita de seguimiento. Los trabajos realizados en estas actividades contemplan los aspectos reflejados en el capítulo 6.3 en lo referente a las pruebas de trazabilidad realizadas. En aquellos operadores que no trabajen con intermediarios, se podrá decidir por parte de los Servicios Técnicos de AENOR la no realización de la visita. Para ello, la solicitud deberá ir acompañada de la siguiente documentación: - Descripción del producto o ficha técnica del producto que incluya la lista de ingredientes y presentación del producto. - Diagrama de flujo de elaboración del producto. - Procedimiento de trazabilidad Letra Q que incluya el nuevo producto si es necesario. - Registros de las últimas producciones que evidencien que se consigue la trazabilidad desde el envase hasta las explotaciones ganaderas. En base a la información aportada y en los casos en los que no haya diferencias significativas en la elaboración de los nuevos productos con los procesos supervisados en la última auditoría, los Servicios Técnicos de AENOR tramitarán la propuesta de modificación del alcance del certificado y será objeto de especial control en el próximo seguimiento rutinario. En los casos en los que haya diferencias relevantes respecto a la última auditoría, los Servicios Técnicos de AENOR realzarán una auditoría extraordinaria tal y como establece el capítulo 6.3 en lo referente a las pruebas de trazabilidad realizadas para comprobar la conformidad de los nuevos productos respecto a los requisitos de aplicación y se presentarán los resultados a los Servicios Técnicos de AENOR para proceder a su evaluación. RP B35.00 Página 9 de

10 8 INCUMPLIMIENTOS Y SANCIONES 8.1 Clasificación de incumplimientos Se consideran incumplimientos MUY GRAVES: 1. Comercializar productos con la denominación letra Q bajo las marcas comerciales indicadas en el certificado en vigor sin estar sometidos al control establecido en este reglamento. 2. Un incumplimiento grave reiterado o si se comprueba en los controles extraordinarios que no se han definido las acciones correctivas adecuadas para corregirlo. 3. Ausencia del número de Registro General Sanitario de Alimentos en vigor aplicable. 4. Un incumplimiento sistemático del sistema de trazabilidad detectado durante la visita a planta que no permita identificar las explotaciones de origen de los productos. 5. El envasado de leche identificada con el logotipo Q procedente de explotaciones u operadores identificados, pero amparados con sistemas no equivalentes a lo establecido en el RD 217/2004. Se consideran incumplimientos GRAVES: 1. Comercializar producto certificado sin el logotipo letra Q y sin la referencia certificado por AENOR. 2. El incumplimiento del Real Decreto 217/2004, de 6 de febrero, que suponga la ausencia de identificación de cualquier agente que haya intervenido y/o la imposibilidad de correlacionar los lotes o unidades de venta con las explotaciones ganaderas de procedencia o con cualquier proceso intermedio anterior al envasado final 3. Incumplimientos detectados a través de las consultas al ministerio tales como la falta de introducción de registros en el sistema de movimientos realizados, siempre y cuando se comprueben in situ los registros de entregas de leche de la explotación, registros de recepción en centro y, las recepciones en la base de datos letra Q y no den lugar a una pérdida de información que impida la identificación de las explotaciones de origen. 4. El envasado de leche identificada con el logotipo Q procedente de explotaciones u operadores no sometidas a lo establecido en el RD 217/ Fallos sistemáticos en el sistema de trazabilidad que puedan dar lugar a la pérdida de algún aspecto relacionado con trazabilidad en el proceso comprendido entre la entrada de la materia prima en el centro de transformación y la salida del lote de productos, o fallos puntuales en el sistema de trazabilidad comprendido entre la entrada de materia prima y salida de producto terminado si se pierda la integridad del sistema de trazabilidad no pudiendo llegar a la explotación de origen. 6. El incumplimiento de lo declarado en los Anexos A y B. 7. Un incumplimiento leve reiterado o si se comprueba en los controles extraordinarios que no se han definido las acciones correctivas adecuadas para corregirlo. RP B35.00 Página 10 de

11 Se consideran incumplimientos LEVES: 1. Carencias puntuales no significativas en el sistema de documentación de los productos de los operadores anteriores que no evidenciaran alguno de los incumplimientos considerados graves de este apartado. 2. Incumplimientos puntuales de aspectos del Real Decreto 217/2004, de 6 de febrero, que no estén relacionados con la integridad del sistema de trazabilidad pudiendo llegar en todos los casos a la identificación de las explotaciones. No se deberá considerar la clasificación leve en el caso de superar cinco incumplimientos puntuales debiendo, en ese caso agruparse en la medida de lo posible y considerarse como incumplimiento grave. 3. Fallos puntuales en el sistema de trazabilidad comprendido entre la entrada de materia prima y salida de producto terminado siempre que no se pierda la integridad del sistema de trazabilidad pudiendo llegar en todos los casos a la explotación de origen. No se deberá considerar la clasificación leve en el caso de superar cinco fallos puntuales debiendo, en ese caso agruparse en la medida de lo posible y considerarse como incumplimiento grave. 4. El resto de incumplimientos no considerados anteriormente. 8.2 Sanciones INCUMPLIMIENTO Muy grave MEDIDA Suspensión temporal o retirada del certificado o no concesión en el caso de auditoría inicial Grave Solicitar acción correctiva con evidencia de implantación, cierre y verificar que se ha solucionado el problema en control extraordinario(*) Leve Solicitar acción correctiva y verificar que se ha solucionado el problema en siguiente control rutinario La visita extraordinaria no será necesaria siempre que sea posible comprobar que se ha solucionado el incumplimiento mediante un control documental Durante la tramitación de los incumplimientos muy graves, según figura en el Reglamento General, el Director General de AENOR puede acordar la suspensión temporal cautelar del certificado. En caso de suspensión cautelar o temporal: Se realizará una visita extraordinaria, una vez implantadas las acciones correctivas propuestas por la empresa, para verificar la efectividad de las mismas previamente al levantamiento de la suspensión. 9 MARCADO DE PRODUCTOS CERTIFICADOS El modelo de logotipo de Letra Q de los productos, será el establecido en el anexo del Real Decreto 405/2010, de 31 de marzo, por el que se regula el uso del logotipo letra Q en el envasado de la leche y productos lácteos. Se deberá indicar, en el etiquetado de los productos regulados por esta norma la referencia Certificado por AENOR RP B35.00 Página 11 de

12 10. TARIFAS APLICABLES AENOR establecerá y comunicará a las empresas que soliciten la certificación las tarifas correspondientes a las actividades relacionadas con la concesión, seguimiento y renovación del Certificado. Las tarifas se comunicarán en la oferta correspondiente. Los pagos efectuados durante el proceso de concesión no se reembolsarán a la empresa peticionaria en ningún caso. 11. RECURSOS Y RECLAMACIONES El tratamiento de las reclamaciones y recursos directamente relacionados con el presente documento está definido en el Reglamento General de los Certificados de Conformidad. Además de lo indicado en dicho Reglamento, se deberán cumplir los siguientes plazos: Reclamaciones: se dirigirán a los Servicios Técnicos, la cual enviará un acuse de recibo de dicha reclamación en un plazo máximo de 5 días laborales y dará una respuesta inicial en un plazo de 10 días laborales después de recibida la reclamación. Para este Reglamento Particular, el plazo de resolución no superará los 30 días laborales. Recursos: tal y como se establece en el apartado 10.7 del Reglamento General de los Certificados de Conformidad el licenciatario podrá elevar un escrito razonado contra el acuerdo adoptado por AENOR en aplicación del presente Reglamento y que le afecten directamente en un plazo de 30 días a partir de la recepción del acuerdo. Para este Reglamento Particular, el plazo de resolución no superará los 20 días laborales. 12. OBLIGACIONES DE AENOR COMO ORGANISMO INDEPENDIENTE DE CONTROL AENOR cumplirá con las obligaciones establecidas en el Artículo 5 del Real Decreto 405/2010 para los organismos independientes de control: Notificar, antes de comenzar su actividad, independientemente de su sede social, a la autoridad competente en cuyo ámbito territorial esté ubicada la empresa a quien van a certificar, el inicio de sus actividades. Colaborar con las comunidades autónomas en cuyo ámbito territorial actúen, remitiéndoles un informe anual sobre el resultado de los controles efectuados en dicho ámbito en cumplimiento de esta norma. Conservar para su posible consulta por la autoridad competente, durante un periodo mínimo de 3 años, los expedientes, documentación y datos de los controles realizados y de los informes emitidos. Realizar al menos, un control anual de cada uno de los centros de transformación en los que se vaya a etiquetar con el logotipo «Letra Q». Según lo establecido en el Procedimiento para que los Organismos Independientes de Control (OIC) accedan a datos procedentes de la base de datos letra Q del Ministerio de Medio Ambiente y Medio Rural y Marino, AENOR se compromete a mantener la confidencialidad de los datos cedidos por la Dirección General de Recursos Agrícolas y Ganaderos. RP B35.00 Página 12 de

13 ANEXO A SOLICITUD DE CONCESIÓN DEL CERTIFICADO AENOR DE CONFORMIDAD AENOR Y DEL USO DEL LOGOTIPO LETRA Q EN EL ETIQUETADO DE LA LECHE Y LOS PRODUCTOS LÁCTEOS D./D.ª, con DNI, en nombre y representación de con domicilio social en, E X P O N E 1 Que conoce y se compromete a acatar el Reglamento General para la Certificación de Productos y Servicios, el Reglamento Particular para la Certificación de Conformidad AENOR y del uso del logotipo letra Q en el etiquetado de la leche y los productos lácteos., así como los compromisos que en ellos se indican. 2 Que se compromete a pagar los gastos que le corresponda según viene establecido en el reglamento particular. 3 Que se compromete a acatar, sin reserva, los acuerdos de AENOR relativos a la tramitación de esta solicitud y de las verificaciones y controles posteriores que se hagan en consecuencia. 4 Que se compromete a garantizar que los operadores anteriores en el proceso de producción, están incluidos en la base de datos Letra Q de la autoridad competente. 5 Que se compromete a facilitar a AENOR el listado de las referencias a incluir en esta certificación 6 Que se compromete a informar a AENOR de cualquier cambio referente a los diagramas de flujo y sistema de trazabilidad asociados con los productos dentro del alcance de esta certificación, así como de los datos de producción (Anexo B). Igualmente, se compromete a transmitir a AENOR, de forma periódica, la información requerida por la Autoridad Competente en la forma y frecuencia que ésta determine. 7 Que conoce que AENOR está obligada a conservar para su posible consulta por la autoridad competente, durante un periodo mínimo de tres años, los expedientes, documentación y los datos de los controles realizados y de los informes emitidos. 8 Que conoce que AENOR está obligada a remitir a la autoridad competente del correspondiente ámbito territorial, un informe anual con el resultado de los controles. 9 Que cumple la legislación vigente y, en especial, la relativa a condiciones laborales y prevención de riesgos laborales. Por todo ello: S O L I C I T A La certificación y concesión del derecho de uso del logotipo Letra Q de conformidad con el Real Decreto 405/2010, de 31 de marzo, por el que se regula el uso del logotipo letra Q en el etiquetado de la leche y productos lácteos:... Y para los productos:... Indicado en el cuestionario descriptivo adjunto. a de de 20 FIRMA Y SELLO RP B35.00 Página 13 de

14 ANEXO B CUESTIONARIO DE INFORMACIÓN GENERAL DE LA EMPRESA (A rellenar por el fabricante. Un cuestionario por cada fábrica) 1 SEDE SOCIAL DE LA EMPRESA 1.1 EMPRESA: 1.2 DOMICILIO SOCIAL: 1.3 Teléfono: Fax: Correo electrónico: 1.4 C.I.F: 1.5 PERSONAS DE CONTACTO: Persona con capacidad legal suficiente para la firma del contrato con AENOR: D./D.ª Cargo: N.I.F.: Teléfono/fax: / Correo electrónico: Persona de contacto con AENOR: D./D.ª Teléfono/fax: / Correo electrónico: 2 CENTRO DE ELABORACIÓN (Debe reflejarse la información de cada centro que desee incluirse en el alcance de certificación) Dirección: Persona de Contacto: Teléfono: Fax: Correo electrónico: Productos fuera del alcance de certificación Letra Q: RP B35.00 Página 14 de

15 Productos sometidos al alcance del Certificado Letra Q (Cumplimentar la siguiente Tabla) Productos que elaboran (Referencias) Capacidad de producción Se trabaja con intermediarios de leche destinada a ser etiquetada con la Letra Q? SÍ NO En el caso de haber respondido afirmativamente a la pregunta anterior indique los intermediarios a los que compra leche Intermediarios Para cada uno de los intermediarios el Centro Lácteo deberá enviar a AENOR la Autorización debidamente cumplimentada para que la SGETRAG suministre la información a AENOR, el cual habrá enviado previamente el correspondiente compromiso de confidencialidad de los datos según los anexos reflejados en la NOTA Interpretativa de la DGRAG (MARM) de fecha 27 de diciembre de 2010 RP B35.00 Página 15 de

16 La veracidad de los datos contenidos en este cuestionario queda bajo la responsabilidad del peticionario. a de de 20 (Nombre, cargo, firma y sello) FIRMADO RP B35.00 Página 16 de

17 ANEXO C SISTEMA DE CONTROL 1. Control de la documentación Deberá definirse y documentarse un procedimiento de control de la documentación y los registros relacionados con los requisitos contemplados en este Reglamento. La documentación y registros relacionados con los requisitos exigidos en este Reglamento deberá ser conservada durante un periodo mínimo de 3 años. 2. Requisitos del sistema de tratamiento de las reclamaciones de clientes La empresa debe tener documentado e implantado un sistema de tratamiento de las reclamaciones de los clientes en relación con los productos certificados. El procedimiento escrito debe describir, como mínimo, la sistemática de recepción, registro, identificación, análisis, seguimiento y evaluación de las reclamaciones de clientes. 3. Requisitos de trazabilidad sobre proceso y producto acogido a Letra Q El sistema implantado por el usuario del logotipo «Letra Q» en la fase que va desde la entrada en el centro de transformación hasta el envasado final de la leche o los productos lácteos deberá garantizar que se pueda en cualquier momento reconstruir la trazabilidad hasta la explotación de origen tanto si la leche proviene de ruta propia como si es comprada a intermediarios. Deberá existir un procedimiento documentado de identificación y trazabilidad que contemple todo el proceso de elaboración, que establezca correspondencia entre la entrada de materias primas y auxiliares, procesado y distribución del producto terminado. La documentación relacionada deberá ser conservada durante un periodo mínimo de 3 años. El fabricante documentará con el suficiente nivel de detalle el proceso de fabricación seguido para la obtención de cada uno de sus productos (diagrama de flujo) y su sistema interno de control de calidad de manera que garantice el mantenimiento de la trazabilidad y que el producto etiquetado cumple con los requisitos establecidos. Deberá disponer de medios suficientes para evitar la mezcla de producto controlado por AENOR con los referenciales excluidos. En el caso de productos lácteos, deberá tener identificados los lotes y proveedores de la totalidad de ingredientes utilizados. En todas las etapas se llegará a la identificación de las empresas que les hayan suministrado los materiales u objetos (y cuando proceda las sustancias o productos que se hayan utilizado en su fabricación) así como su relación con las operaciones que éstos han seguido dentro de la empresa, y con los productos finales que salen de ella. 4. Requisitos sobre Identificación del producto Las menciones del etiquetado deberán contener la indicación permita identificar el lote al que pertenecen dichos productos. Los productos terminados deberán contar con la marca de identificación. La información del etiquetado reflejada anteriormente debe ser inviolable, indeleble y legible. 5. Tratamiento de productos no conforme Deberá definirse y documentarse un procedimiento escrito con el tratamiento de los productos que no sean conformes con este Reglamento. Se mantendrán registros de la naturaleza de dichas no conformidades, así como de las acciones correctivas a tomar para eliminar la causa de las no conformidades, reales o potenciales, con objeto de que no vuelvan a ocurrir. RP B35.00 Página 17 de

18 El tratamiento de los productos no conformes deberá tener en cuenta la segregación de aquellos lotes o partidas que no cumplen con los requisitos de aplicación. RP B35.00 Página 18 de