CALENDARIO INSTITUCIONAL E INFORME DE AVANCE PARA LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS. Módulo 1 NORMATIVIDAD E INSTRUMENTOS TÉCNICOS DE CONTROL

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1 LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Módulo 1 NORMATIVIDAD E INSTRUMENTOS TÉCNICOS DE CONTROL ACCIONES OBSERVACIONES Registro de Coordinador de Archivo criterios específicos para procedimientos y organización de archivos un programa de capacitación y asesoría archivística Desarrollo de aplicaciones de tecnologías de la información para el manejo y control de archivos El 17 de Julio se nombró al Coordinador General de Archivos de aprobación En 2013 el personal de la institución tomó en línea el curso de Organización y Conservación de los Archivos de las Dependencias y Entidades de la administración Pública Federal, ofrecidos por el CEVIFAI (IFAI) y promovidos por la unidad de enlace y la coordinación de capacitación y curos en línea ofrecidos. En Diciembre un grupo de Responsables Archivos de Trámite, asistieron al curso Clasificación y Desclasificación de la Información, en las instalaciones del IFA. Se han implementado procesos automatizados para el manejo y acceso a la información. Se han digitalizado e indexado en la Plataforma Laserfiche, expedientes de las siguientes áreas: Dirección Regional Centro,

2 Elaboración del Cuadro General de Clasificación Archivística Catálogo de Disposición Documental Diseño de formatos para inventarios de archivos Diseño e integración de la Guía Simple de Archivos Operaciones Bancarias, Dirección de Fiduciario, Adquisiciones de Bienes Muebles y Servicios y Recursos Humanos. Está en proceso de actualización Está en proceso de actualización Están en uso implementando los propuestos en el Manual Administrativo de Aplicación General en las materias de Transparencia y de Archivos. Está en proceso de actualización

3 LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVO Módulo 2 ARCHIVOS DE TRÁMITE Designación de responsables de los Archivos de Trámite Incorporación de procedimientos de Archivo de Trámite en Manual de Procedimientos Clasificación y descripción de expedientes de archivo en carátulas Elaboración de inventario documental recursos materiales y espacios físicos adecuados para la conservación de archivos (mobiliario, espacios y medidas de seguridad). mecanismos que garanticen la integridad, autenticidad y disponibilidad de archivos en formato electrónico. Designados durante 2007 y a la fecha se cuenta con nuevas designaciones de responsables Se están homogenizando las bases de datos para el levantamiento del inventario general de expedientes. al momento se cuenta con los formatos de inventarios homogéneos para todas las áreas administración de los expedientes. Esta es una actividad permanente que los Archivos de trámite realizan. Actividad permanente. Se han destinado recursos para el mejoramiento de los repositorios documentales, instalándose cinco sistemas de archivos de alta densidad para los archivos de trámite de Recursos Humanos, Dirección Regional Centro, Servicio Médico, Operaciones bancarias y Contabilidad. En 2012 designo un espacio de archivo para la nueva Dirección de Recuperaciones Especiales de Crédito.

4 LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Módulo 3 ARCHIVOS DE CONCENTRACIÓN ACCIONES OBSERVACIONES de procedimientos para la recepción de archivos y control de préstamo de expedientes Se establecen dentro de los Criterios Específicos para la Organización, Conservación y Custodia de los Archivos de Bancomext de sistemas para el control del préstamo de expedientes Elaboración de inventarios de los archivos que se localizan en el acervo de concentración Promoción y dictamen de disposición documental Rescate y transferencias documentales al Se cuenta con un control del préstamo de expedientes los cuales se verifican constantemente para garantizar que aquellos expedientes que han sido proporcionados en calidad de préstamo sean devueltos al Archivo de Concentración. Esta actividad se encuentra dentro del Procedimiento correspondiente y es una actividad permanente Se cuenta con un inventario de transferencias remitidas al Archivo de Concentración. Adicionalmente, se tienen el inventario en 50% de los expedientes que se han transferidos de los años No se ha realizado alguna.

5 Organización de archivos que están en custodia Elaboración de instrumentos de descripción de los archivos en custodia Instrumentación de mecanismos automatizados para el control de archivos de concentración de recursos materiales y espacios físicos adecuados para la conservación de archivos (mobiliario, espacios y medidas de seguridad). de mecanismos que garanticen la integridad, autenticidad y disponibilidad de archivos en formato electrónico. Incorporación de procedimientos en Manual de Procedimientos Las transferencias documentales, son organizadas físicamente en el Archivo de Concentración, asignándoles número de folio y ubicación topográfica. Se cuenta con relaciones de inventario de la documentación transferida por los Archivos de Trámite de la Institución. Se cuenta con una carpeta compartida, la cual contiene las bases de datos necesarias, que permiten localización inmediata de la información y/o documentación Algunas solicitudes de información se atienden enviando la información Digitalizada, según sea la necesidad del área solicitante. Se ha dotado de estructuras (Rack) para el adecuado acomodo y conservación de la documentación semiactiva.. En 2013 se están elaboraron los Criterios Específicos para la Organización, Conservación Y Custodia de los Archivos de Bancomext

6 LA ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Módulo 4 ARCHIVOS HISTÓRICO ACCIONES OBSERVACIONES Recepción de archivos con valor histórico. Organización de archivos históricos No se han realizado Transferencias Secundarias. Elaboración de instrumentos de consulta sistema para el servicio de consulta del acervo documental programas de conservación programas de difusión

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