Circular Nº57-DC-SE de fecha 28 de abril de 2005, emitida por la Contraloría General de la República.

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2 Nº de Página: 2/14 Circular Nº57-DC-SE de fecha 28 de abril de 2005, emitida por la Contraloría General de la República. Decreto Nº214-DGA de 8 de octubre de 1999 Por el cual se emiten las Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá. Contraloría General de la República. Gaceta Oficial Nº23,946. Procedimiento MPAD/DPP/001: Elaboración, Control y Administración de Manuales y Procedimientos en el Órgano Judicial. Procedimiento MPAD/DAL/004: Verificación de expedientes contentivos de Actos Públicos, Confección de Acta de Adjudicación Definitiva y Confección y Tramitación de los Contratos Públicos en miras a procurar su Refrendo por parte de la Contraloría General de la República DEFINICIONES / GLOSARIO DE TÉRMINOS: DEPRECIACIÓN: Pérdida o disminución de valor de un Activo Fijo (excepto terrenos), debido al uso, a la acción del tiempo o a la obsolescencia. VALOR EN LIBROS: El costo más las mejoras y revaluaciones, menos la depreciación acumulada. VIDA ÚTIL: El período de tiempo en la cual la entidad espera usar un activo. BENEFICIARIO PRINCIPAL: Es la persona o personas elegidas por el Agente de Seguridad, que en caso de ocurrir un siniestro serán los beneficiados, en los porcentajes respectivos, del monto de la indemnización. BENEFICIARIO CONTINGENTE: Aquel beneficiario que a falta (fallecimiento) del beneficiario o beneficiarios principales recibirá el monto de la indemnización en los porcentajes respectivos FORMULARIOS (FORMAS), INSTRUCTIVOS Y ANEXOS: Nº ANEXO: Nº DE FORMA: TÍTULO: 1 SADM/05 Informe de Agentes de Seguridad Activos.

3 Nº de Página: 3/14 Nº ANEXO: Nº DE FORMA: TÍTULO: 2 SADM/06 Informe de Automóviles, motos y buses. 3 SADM/07 Informe de Bienes asegurables. 4 SADM/26 Informe de Edificios DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD / ACCIÓN: Unidad Responsable / Funcionario Pasos Descripción de la Actividad / Acción Sub-Secretaría Administrativa 1 El primer día del mes de octubre solicita mediante nota a la Dirección de Seguridad, Departamento de Transporte y Sección de Bienes Patrimoniales la actualización de los listados de bienes y Agentes de Seguridad, a fin de realizar las renovaciones de las Pólizas para la próxima vigencia. Los informes solicitados deben ser recibidos en la última semana del mes de octubre. Dirección de Seguridad 2 Recibe nota de solicitud de actualización de datos. Procede a confeccionar la Forma SADM/05, Informe de Agentes de Seguridad Activos (Anexo Nº1). Dirección de Servicios Generales (Departamento de Transporte) Envía informe a la Sub-Secretaría Administrativa. 3 Recibe solicitud de Actualización de datos. Procede a confeccionar la Forma SADM/06,Informe de Automóviles, Motos y Buses (Anexo Nº2). Completa la misma hasta la columna de la Condición Actual del Vehículo y envía el Informe mediante nota a la Sección de Bienes Patrimoniales de la Dirección de Contabilidad y Finanzas, con el objeto de completarlo.

4 Nº de Página: 4/14 Unidad Responsable / Funcionario Dirección de Contabilidad y Finanzas (Sección de Bienes Patrimoniales) Pasos Descripción de la Actividad / Acción 4 Recibe Solicitud de Actualización de Bienes. Llena Informe de Bienes Asegurables, Forma SADM/07 (Anexo Nº3) e Informe de Edificios, Forma SADM/26 (Anexo Nº4). Recibe Informe de Automóviles, Motos y Buses del Departamento de Transporte y completa la información requerida. Remite los Informes completos a la Sub-Secretaría Administrativa. Sub-Secretaría Administrativa 5 Recibe los informes confeccionados por la Dirección de Seguridad, Departamento de Trasporte y la Sección de Bienes Patrimoniales. Analiza los informes, verifica con los Asistentes Administrativos de las áreas, dependencias correspondientes y agrupa los bienes de acuerdo a las Pólizas. Prepara Informe de Renovación de las Pólizas. Envía a la Compañía de Seguros el Informe para la Renovación de las Pólizas mediante nota remisoria firmada por el Secretario Administrativo, más tardar en la segunda semana del mes de noviembre. Compañía de Seguros 7 Recibe Informe y nota remisoria. Procede a realizar la actualización de los datos de las Unidades a asegurar y renueva las Pólizas.

5 Nº de Página: 5/14 Unidad Responsable / Funcionario Pasos Descripción de la Actividad / Acción Compañía de Seguros 7 Envía los paquetes de las Pólizas Renovadas a la Sub-Secretaría Administrativa, más tardar en la segunda semana del mes de diciembre. Sub-Secretaría Administrativa 8 Recibe los paquetes de las Pólizas Renovadas. Revisa y verifica el detalle de cada una de las Pólizas. Si no hay errores, omisiones o unidades de más, envía a la Secretaría Administrativa. Si existen correcciones que realizar, devuelve la Póliza a la Compañía de Seguros para la corrección de los datos. Secretaría Administrativa 9 Recibe y firma las Pólizas de Seguros. Envía a Control Fiscal para obtener Visto Bueno y posteriormente a la Contraloría General de la República para obtener el refrendo. Sub-Secretaría Administrativa 10 Recibe las Pólizas de Seguros refrendadas por la Contraloría General de la República. Informa a Secretaría Administrativa, todas las Asistencias Administrativas, Departamento de Transporte, Dirección de Seguridad y Sección de Bienes Patrimoniales sobre las Unidades Aseguradas para la Vigencia. Archiva y custodia cada una de las Pólizas Renovadas.

6 Nº de Página: 6/ DIAGRAMA DE FLUJO: Sub-Secretaría Administrativa Dirección de Seguridad Dirección de Servicios Generales Departamento de Transporte Dirección de Contabilidad y Finanzas Sección de Bienes Patrimoniales Compañía de Seguros Inicio Solicitar mediante nota el primer día de octubre los listados actualizados de bienes y Agentes de Seguridad para renovaciones de Pólizas. Recibir Informes confeccionados por la Dirección de Seguridad, Departamento de Transporte y la Sección de Bienes Patrimoniales. Recibir solicitud de actualización. Confeccionar Forma SADM/05, Informe de Agentes de Seguridad Activos (Anexo Nº1). Enviar Informe a la Sub- Secretaría Administrativa. Recibir solicitud de actualización. Confeccionar Forma SADM/06, Informe de Automóviles, Motos y Buses (Anexo Nº2), hasta la columna de la condición del vehículo. Enviar a la Sección de Bienes Patrimoniales. Recibir solicitud de actualización. Confeccionar Informe de Bienes Asegurables, Forma SADM/07 (Anexo Nº3). Confeccionar Informe de Edificios, Forma SADM/26 (Anexo Nº4). Recbir Informe de Automóviles, Motos y Buses y completar. Analizar Informes, verificar con los Asistentes Administrativos y agrupar bienes de acuerdo a las Pólizas. Enviar Informes completos a la Sub-Secretaría Administrativa. A Preparar Informe para la Renovación de las Pólizas con nota remisoria firmada por el Secretario Administrativo y enviar a la Compañía de Seguros. A Recibir Informe para la Renovación y nota remisoria. Actualizar los datos de las unidades a asegurar y renovar las Pólizas. Recibir, revisar y verificar el detalle de cada una de las Pólizas. Enviar los paquetes de las Pólizas renovadas a la Sub- Secretaría Administrativa. No Existen errores? Sí Solicitar firma a la Secretaría Administrativa, enviar a Control Fiscal y luego a la Contraloría. Devolver a la Compañía de Seguros para corrección. Recibir las Pólizas de Seguros refrendadas por la Contraloría General de la República. Informar a las dependencias relacionadas sobre las Unidades Aseguradas para la vigencia. Archivar y custodiar las Pólizas. Fin

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8 Nº de Página: 8/14 ANEXO Nº1 FORMA: SADM/05 Fecha de Edición: Noviembre/2005 Fecha de Revisión: 00 INSTRUCTIVO 1.0. OBJETIVO: Brindar información actualizada de los Agentes de Seguridad para la adecuada Renovación de la Póliza de Seguro de Accidentes Personales DESCRIPCIÓN DE LA INFORMACIÓN: 2.1. Nº: Enumerar consecutivamente cada uno de los Agentes de Seguridad Activos Nombre del Agente,Peso y Estatura:Anotar alfabéticamente el nombre completo del Agente de Seguridad (Apellidos, Nombres) y, el peso y la estatura del mismo C.I.P.: Indicar el número de la Cédula de Identidad Personal del Agente de Seguridad Fecha y Lugar de Nacimiento: Anotar la fecha de nacimiento completa y el lugar de nacimiento del Agente Edad: Indicar la edad del Agente de Seguridad Género: Seleccionar con una cruz (x) el género del Agente (femenino o masculino) Domicilio y Teléfono:Anotar la dirección del domicilio del Agente y el número de teléfono de la residencia Estado Civil: Elegir con una cruz (x) el Estado Civil del Agente (soltero, unido, casado, divorciado o viudo) Beneficiarios y C.I.P: Indicar el nombre de las personas, con sus respectivos números de cédula de identidad personal, que se beneficiarían del seguro de ocurrir un siniestro, losprimeros tres nombres son los Beneficiarios Principales y los tres últimos los Beneficiarios Contingentes Parentesco: Anotar el parentesco o afinidad de los Dependientes anotados Distribución: Indicar el porcentaje de distribución de la Póliza de Seguro (la sumatoria de las distribuciones individuales de cada Agente de Seguridad debe ser igual al 100% para cada tipo de beneficiario) Firmar la persona que confecciona el Informe y la fecha de confección y firmar la persona que verifica la información suministrada DISTRIBUCIÓN: 3.1. ORIGINAL: Sub-Secretaría Administrativa COPIA: Dirección de Seguridad DISPOSICIONES GENERALES: No Aplica.

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10 Nº de Página: 10/14 ANEXO Nº2 FORMA: SADM/06 Fecha de Edición: Noviembre/2005 Fecha de Revisión: 00 INSTRUCTIVO 1.0. OBJETIVO: Brindar información actualizada de la flota vehicular para la adecuada Renovación de la Póliza de Seguro de Automóvil DESCRIPCIÓN DE LA INFORMACIÓN: Departamento de Transporte 2.1. Nº: Enumerar consecutivamente cada uno de los Automóviles, Motocicletas y Buses pertenecientes a la flota del Órgano Judicial Marca, Modelo, Color y Capacidad: Anotar la descripción del vehículo, la marca, el modelo, el color y la capacidad del mismo Nº de Motor: Indicar el número de motor del vehículo Placa Vehicular: Anotar el número de la Placa Vehicular correspondiente Identificación: Indicar la identificación del vehículo (OJ- ) Asignación: Mencionar el despacho al cual se encuentra asignado el vehículo Condición Actual: Indicar la condición del vehículo al momento de realizarse el informe (Buen estado, regular, reparación, pérdida total o chatarra) Firmar la persona que confecciona el Informe y la fecha de confección y firmar la persona que verifica la información suministrada por el Departamento de Transporte. Sección de Bienes Patrimoniales 2.9. Fecha de Compra: Anotar la fecha de adquisición del vehículo Precio de Compra: Indicar el valor de adquisición del vehículo Depreciación Acumulada: Anotar el monto de la Depreciación Acumulada a la fecha Valor en Libros: Indicar el valor del vehículo a la fecha, es decir, el resultado de la diferencia entre el Precio de Compra y la Depreciación Acumulada del vehículo Firmar la persona que completa la información y la fecha, por la Sección de Bienes Patrimoniales DISTRIBUCIÓN: 3.1. ORIGINAL: Sub-Secretaría Administrativa COPIA: Departamento de Transporte COPIA: Sección de Bienes Patrimoniales DISPOSICIONES GENERALES: No Aplica.

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12 Nº de Página: 12/14 ANEXO Nº3 FORMA: SADM/07 Fecha de Edición: Noviembre/2005 Fecha de Revisión: 00 INSTRUCTIVO 1.0. OBJETIVO: Brindar información actualizada de los Bienes Asegurables para la adecuada Renovación de la Pólizas de Seguros de Casco Marítimo, Rotura de Maquinaria y Equipo Electrónico DESCRIPCIÓN DE LA INFORMACIÓN: 2.1. Nº: Enumerar consecutivamente cada uno de los bienes a asegurar Bien Asegurable: Indicar el tipo de bien a asegurar Descripción del Bien: Anotar la descripción detallada del bien a asegurar Fecha de Compra: Anotar la fecha de adquisición del bien Precio de Compra: Indicar el valor de adquisición del bien Depreciación Acumulada: Anotar el monto de la Depreciación Acumulada a la fecha Valor en Libros: Indicar el valor del vehículo a la fecha, es decir, el resultado de la diferencia entre el Precio de Compra y la Depreciación Acumulada del bien Firmar la persona que confecciona el Informe y la fecha de confección del mismo DISTRIBUCIÓN: 3.1. ORIGINAL: Sub-Secretaría Administrativa COPIA: Sección de Bienes Patrimoniales DISPOSICIONES GENERALES: Con el objeto de mantener el orden y la continuidad del Informe, el mismo debe ser llenado seleccionando los bienes que poseen las mismas características, es decir, que pertenecen al mismo tipo, colocándolos en secuencia y no mezclados para facilitar el análisis.

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14 Nº de Página: 14/14 ANEXO Nº4 FORMA: SADM/26 Fecha de Edición: Noviembre/2005 Fecha de Revisión: 00 INSTRUCTIVO 1.0. OBJETIVO: Brindar información actualizada de los Edificios asignados para uso y administración del Órgano Judicial, para la adecuada Renovación de la Póliza de Seguro de Incendio Global del Estado DESCRIPCIÓN DE LA INFORMACIÓN: 2.1. Nº: Enumerar consecutivamente cada uno de los edificios pertenecientes al Órgano Judicial Descripción del Edificio: Anotar la descripción detallada del edificio Ubicación: Indicar la ubicación del edificio Fecha de Construcción: Anotar la fecha construcción del edificio Valor Inicial: Indicar el valor de inicial del edificio Mejoras: Anotar el valor de las mejoras realizadas al edificio, en caso de haberse efectuado mejoras recientemente Valor Total: Indicar el resultado de la sumatoria del Valor Inicial y las Mejoras efectuadas al edificio. De no haberse efectuado mejoras el Valor Total es igual al Valor Inicial Depreciación Acumulada: Anotar el monto de la Depreciación Acumulada a la fecha Valor en Libros: Indicar el valor del edificio a la fecha, es decir, el resultado de la diferencia entre el Valor Total y la Depreciación Acumulada del bien Firmar la persona que confecciona el Informe y la fecha de confección del mismo DISTRIBUCIÓN: 3.1. ORIGINAL: Sub-Secretaría Administrativa COPIA: Sección de Bienes Patrimoniales DISPOSICIONES GENERALES: Dentro de las mejoras a las edificaciones deben tomarse en cuenta la instalación de nuevos ascensores y nuevas plantas eléctricas.

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