LA PREVISORA S.A. COMPAÑÍA DE SEGUROS. VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA GERENCIA DE GESTIÓN HUMANA Y RECURSOS FISICOS PLIEGO DE CONDICIONES

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1 LA PREVISORA S.A. COMPAÑÍA DE SEGUROS. VICEPRESIDENCIA ADMINISTRATIVA Y FINANCIERA GERENCIA DE GESTIÓN HUMANA Y RECURSOS FISICOS PLIEGO DE CONDICIONES INVITACIÓN ABIERTA No SERVICIO DE MENSAJERÍA ESPECIALIZADA A NIVEL NACIONAL BOGOTÁ, D.C. MAYO DE

2 CAPITULO I. ASPECTOS GENERALES 1.1. OBJETO Seleccionar la propuesta que cumpla con los requisitos exigidos y ofrezca las mejores condiciones, para prestar el servicio de MENSAJERÍA ESPECIALIZADA para el manejo, recepción y entrega de las comunicaciones oficiales enviadas en las ciudades de Bogotá, Cali, Medellín, Pereira, Cúcuta, Bucaramanga, Tunja, Quibdó, Montería, Armenia, Pasto, Popayán, Ibagué, Neiva, Villavicencio, Cartagena, Manizales, Riohacha y Sincelejo o en cualquier otra ciudad donde La Previsora a futuro funcione a través de sus sucursales o agencias enunciadas en el ANEXO No LUGAR, FECHA Y HORA DE APERTURA Y CIERRE DE LA INVITACIÓN. El proceso se abrirá el 30 de mayo de 2013 en la Gerencia Jurídica de LA PREVISORA S.A., ubicada en la Calle 57 No Piso 4º. de Bogotá D.C. y se cerrará el 07 de Junio de 2013 a las 11:00 AM., en la Sala de Juntas del primer piso de LA PREVISORA S.A., ubicada en la Calle 57 No de Bogotá D.C FINANCIACIÓN Y PRESUPUESTO OFICIAL La fuente de financiación para la ejecución del proyecto se hará con recursos propios de La Previsora S. A., y el presupuesto estimado para este contrato es de MIL CUATROCIENTOS NOVENTA Y TRES MILLONES NOVECIENTOS OCHENTA Y SEIS MIL CIENTO VEINTISIETE PESOS M/CTE ($ oo) NOTA: El proponente deberá revisar y tener en cuenta todas las erogaciones de tipo tributario que se requieran en la ejecución del contrato que se celebren la elaboración de su propuesta, La Previsora no se responsabiliza por tributos, excluidos al momento de presentación de la misma CERTIFICADO DE DISPONIBILIDAD Para cumplir el compromiso que se adquiera, LA PREVISORA S.A., cuenta con el certificado de disponibilidad presupuestal No. CDP No del 09 de Mayo de Expedido por la Gerencia de Planeación Financiera. El presupuesto se encuentra clasificado de acuerdo a la siguiente distribución: VIGENCIA 2013 DEL 04 DE JULIO AL 31 DE DICIEMBRE RUBRO TIEMPO A CONTRATAR VALOR TOTAL Transporte Urbano 6 Meses $ oo Total Vigencia 2013 $ oo 2

3 VIGENCIA FUTURA N DEL 01 DE ENERO AL 31 DE DICIEMBRE RUBRO TIEMPO A CONTRATAR VALOR TOTAL Transporte Urbano 12 Meses $68,499, Total Vigencia 2014 $821,996, VIGENCIA FUTURA N DEL 01 DE ENERO AL 30 DE ABRIL RUBRO TIEMPO A CONTRATAR VALOR TOTAL Transporte Urbano 4 Meses $71,097, Total Vigencia 2015 $284,390, Total Contratación 22 Meses $1,493,986,127.oo NOTA: La propuesta presentada que exceda el presupuesto total y/o por vigencia asignado será rechazada FORMA DE PAGO DEL CONTRATO La Previsora S.A. Compañía de Seguros pagará por el servicio mediante la modalidad de mensualidades vencidas. La cuantía del pago se determinará por los servicios efectivamente prestados en el mes calendario inmediatamente anterior, previa presentación de la factura. Para la radicación de las facturas se deberá anexar una certificación expedida por su Revisor Fiscal o en el evento que no exista obligación legal o social estatutaria de tener Revisor Fiscal, esta certificación deberá venir suscrita por el Representante Legal, en la que conste que se encuentra a Paz y Salvo por concepto de pago a los sistemas de Salud, Pensión, Riesgos Laborales y Aportes a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y al Servicio Nacional de Aprendizaje SENA -, de todos sus empleados a la fecha de presentación de la factura de acuerdo con lo indicado en Artículo 50 de la Ley 789 de 2002, el pago se realizará dentro de los 30 días calendario, siguientes a la fecha de radicación de las facturas correspondientes. Si la factura no ha sido correctamente elaborada y no es posible su corrección por parte de la entidad o no es acompañada por los documentos requeridos, el término de treinta (30) días mencionado no empezará a contarse hasta tanto no se aporten en su totalidad. Dicha 3

4 demora no generará al contratista el derecho al pago de intereses o de compensación monetaria alguna. La modalidad de pago de las facturas por parte de LA PREVISORA S.A. es únicamente a través de transferencia electrónica, para lo cual se requerirán de los documentos necesarios para dicho fin. No es posible el pago por medio de cheque o cualquier otro medio PLAZO DE EJECUCIÓN DEL CONTRATO El tiempo de ejecución del contrato será de veintidós (22) meses a partir de la suscripción del acta de aprobación de garantías RÉGIMEN JURÍDICO APLICABLE El presente proceso se rige por el derecho privado por disposición expresa de los artículos 14 y 15 de la Ley 1150 de Al proceso se le aplicarán conforme a lo expuesto, las normas civil y comercial que le sean pertinentes y la circular interna de contratación de La Previsora S. A vigente. 1.8 CONVOCATORIA VEEDURÍAS CIUDADANAS LA PREVISORA S.A. invita a todos los interesados y a las veedurías ciudadanas para que participen con las recomendaciones escritas y oportunas, en las etapas precontractual, contractual y postcontractual que LA PREVISORA S.A. adelanta, cuando a ello haya lugar. 1.9 PUBLICIDAD - CONSULTA LA PREVISORA S.A. realizará la publicidad del pliego de condiciones que sirve de base al presente proceso, desde el 30 de mayo de 2013 fecha desde la cual podrán consultarse en la página de Internet: Si LA PREVISORA S.A., estima conveniente efectuar aclaraciones con base en las consultas que se le formulen o se requiere insertar modificaciones al pliego con base en las solicitudes de los posibles oferentes, previa evaluación de las mismas, que en todo caso permitan garantizar los principios de igualdad, moralidad, eficacia, economía, celeridad, imparcialidad y publicidad, lo hará mediante ADENDAS suscritas por la Vicepresidencia Comercial de LA PREVISORA S.A RECEPCIÓN DE OBSERVACIONES Y/O ACLARACIONES LA PREVISORA S.A., recibirá las preguntas sobre aclaraciones a los correos electrónicos desde el 30 de mayo de2013 y hasta el 4 de junio de 2013 a la 5:00 PM. 1. Las preguntas deben enviarse sin excepción a los correos citados. 1 Hora Legal de la República de Colombia es la señalada por la división de Meteorología de la Superintendencia de Industria y Comercio en el link la cual está y esta establecida en la página web de Previsora Seguros S.A compañía de Seguros, en el link denominado "Hora Legal Colombiana" que de acuerdo con lo establecido en la Directiva No.0013 de 2005 de la 4

5 Las preguntas se responderán una a una en tanto se reciban y se publicarán en la página Web El pliego de condiciones que sirve de base al presente proceso no tiene costo alguno PLAZO DE LA INVITACIÓN ABIERTA Y ENTREGA DE PROPUESTAS Por plazo de la INVITACIÓN ABIERTA debe entenderse el término que transcurre a partir de la fecha en la cual se pueden presentar propuestas, esto es desde el 30 de mayo de2013 y hasta el 7 de junio de 2013, a las 11:00 AM. (Fecha de cierre de la Invitación Abierta) TÉRMINO PARA RETIRO DE PROPUESTAS Los oferentes podrán retirar su propuesta antes de la hora prevista para el cierre del proceso de selección. En este caso, se les devolverá sin abrir y se dejará constancia de esta devolución en el acta de cierre y recibo de propuestas CIERRE DE LA INVITACIÓN ABIERTA Los sobres de requisitos habilitantes (primer sobre) y especificaciones obligatorias (segundo sobre) que contienen las propuestas, serán abiertos en el lugar, fecha y hora señalada para el cierre de la Contratación; el sobre relativo a los aspectos calificables (tercer sobre) no será abierto en esta audiencia, sino una vez el comité evaluador constate que la oferta cumplió con los requisitos mínimos establecidos en el Pliego de Condiciones. La apertura de las propuestas, así como la devolución de aquellas cuya solicitud de retiro se hubiere efectuado dentro de los términos señalados, se realizará en presencia de los oferentes que deseen asistir al acto de cierre del proceso. De lo anterior se levantará un acta donde se consignarán los siguientes datos de cada una de las propuestas así: 1) Número y fecha del proceso. 2) Número de folios. 3) Nombre de los oferentes. 4) Propuesta económica. (En sobre cerrado y sellado dicho sobre solo se abrirá una vez el comité evaluador constate que la oferta cumplió con los requisitos mínimos establecidos en el pliego de condiciones como habilitantes y una vez calificados los aspectos técnicos.) 5) Identificación de la garantía de seriedad de la propuesta EVALUACIÓN Procedimiento Procuraduría General de la Nación "Remite directamente a usuario al servicio dispuesto para tal fin por la superintendencia de Industria y Comercio, que permite conocer en tiempo real la hora legal Colombiana 5

6 LA PREVISORA S.A., efectuará la evaluación conforme lo establece el presente pliego de condiciones que sirve de base a este proceso, del 7 de junio de2013 hasta el 14 de junio de En dicho período, LA PREVISORA S.A. podrá solicitar a los oferentes aclaración de sus propuestas o la presentación de los documentos que conduzcan a ello, conforme a lo establecido en el pliego de condiciones. En ejercicio de esta facultad, los oferentes no podrán adicionar, modificar o mejorar sus propuestas RESERVA DURANTE EL PROCESO DE EVALUACIÓN La información relativa al análisis, aclaración, evaluación y comparación de las propuestas, no podrá ser revelada a los oferentes, ni a terceros hasta que LA PREVISORA S.A. ponga a disposición de éstos los informes de evaluación para que presenten las observaciones correspondientes. La verificación y calificación será publicada el 17 DE JUNIO DE Las observaciones que realicen los oferentes sobre la verificación y calificación serán recibidas por escrito hasta el 18 de junio de2013 a las 3:00 p.m., dirigida a la Gerencia Jurídica ubicada en la Calle 57 No Chapinero, Piso 4º o a los siguientes correos electrónicos: Las respuestas a dichas observaciones se darán a través de correo electrónico reportado por los posibles oferentes o en el acta de selección o de declaratoria de fallida o desierta, que igualmente será publicada en la página Web SELECCIÓN DEL CONTRATISTA La selección del contratista se realizará mediante acta, la cual será publicada el 19 de junio de 2013, en la página Web Los procedimientos de selección, en cualquiera de sus modalidades, terminarán con la selección de la oferta que cumpla con los requisitos mínimos contenidos en el pliego de condiciones y obtenga la mayor calificación o en la declaratoria de fallida CRONOGRAMA DE LA INVITACIÓN ABIERTA No ACTIVIDAD 6

7 ACTIVIDAD Publicación de pliegos en la página Web y apertura del proceso de contratación (fecha a partir de la cual se podrán presentar propuestas) 30 DE MAYO DE 2013 Plazo para presentar observaciones y preguntas con relación al pliego de condiciones Cierre de la Invitación Abierta 4 DE JUNIO DE 2013 A LAS 5:00PM 7 DE JUNIO DE 2013 A LAS 11:00 AM Termino para evaluación de las propuestas y recibo de documentos y aclaraciones solicitadas. Publicación de evaluación Recibo de observaciones a las evaluaciones Selección del contratista HASTA EL 14 DE JUNIO DE :00 PM 17 DE JUNIO DE 2013 HASTA EL 18 DE JUNIO DE :00 PM 19 DE JUNIO DE 2013 CAPITULO II PREPARACIÓN Y PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS 2.1 PRESENTACIÓN DE LAS PROPUESTAS Las propuestas deberán ser entregadas en documento escrito, presentarse en original y copias de acuerdo como se describe en el numeral 2.3 del presente pliego de condiciones, de idéntico contenido y valor, redactada en idioma español y con las hojas debidamente foliadas, tanto el original como las copias y con un índice en el que se relacione el contenido total de la propuesta. Deberán ser depositadas en sobres cerrados y sellados, de acuerdo con lo dispuesto en el numeral 1.13 Cierre de la Invitación, en la urna ubicada en la Sala de Juntas del 1er. Piso de La Previsora S.A., en la Calle 57 No

8 Las propuestas que se presenten después de la fecha y hora fijada como límite para su entrega serán rechazadas. No se aceptarán propuestas por correo corriente o electrónico, fax, ni presentadas en un sitio distinto del indicado. 2.2 IDENTIFICACIÓN DE LA PROPUESTA Cada paquete deberá presentarse con el siguiente rótulo: PREVISORA SEGUROS. COMPAÑIA DE SEGUROS INVITACIÓN ABIERTA No Original/Copia, No. (Indicación si se trata de original o copia y números de éstas) Nombre o Razón Social del Oferente Número de folios que se presentan, enumerados en forma consecutiva ascendente Dirección del Oferente Teléfono, Correo Electrónico y Fax del Oferente En caso de discrepancias entre el original y las copias, prima para todos los efectos, el contenido de la propuesta original. En caso de existir discrepancia entre textos que no puedan despejarse con simple raciocinio, prevalecerá el último texto consignado. Para que sean válidas las correcciones o enmendaduras deberán acompañarse de la salvedad correspondiente, mediante confirmación con la firma del representante legal del oferente, en caso contrario, LA PREVISORA S.A. no tendrá en cuenta la enmienda. 2.3 FORMA DE PRESENTACIÓN Y CALIFICACIÓN La propuesta será recibida de la siguiente manera: Primer Sobre: Segundo sobre: Tercer sobre: Requisitos habilitantes (Original y dos copias). Especificaciones obligatorias (Original y una copia). Aspectos calificables (Original). 2.4 CORRESPONDENCIA La correspondencia relacionada con este proceso deberá ser remitida a los correos electrónicos: indicando en el asunto: INVITACIÓN ABIERTA No VIGENCIA DE LA PROPUESTA 8

9 La propuesta debe estar vigente por el término del proceso y dos (2) meses más, contados a partir de la fecha de cierre de la presente Invitación. 3.1 CAPACIDAD JURÍDICA Participantes. CAPITULO III REQUISITOS HABILITANTES En el presente proceso de selección, los participantes deben ser personas jurídicas en cuyo objeto social este comprendido el objeto a contratar, legalmente constituidas en Colombia presentados individualmente o en consorcios o uniones temporales o cualquiera otra modalidad de asociación, que no infrinja las normas constitucionales y legales colombianas, que cumplan con los requisitos establecidos, de la manera que se exige en el presente pliegos de condiciones. En caso de consorcios o uniones temporales u otra modalidad de asociación, el objeto social de todos y cada uno de sus integrantes, deberá encontrarse acorde con el objeto de la presente contratación Capacidad Jurídica El oferente debe presentar la propuesta debidamente suscrita por el Representante Legal de la empresa proponente, dentro del plazo y en el sitio fijado. La omisión de este requisito desde el momento de presentación de la propuesta no es subsanable y configura el rechazo del ofrecimiento. El Representante Legal debe encontrarse debidamente facultado para presentar la oferta, suscribir y ejecutar el contrato. Cuando los estatutos de la entidad contengan alguna limitación para presentar ofertas, deberá anexarse además de la representación legal, copia del acta de junta o del órgano social según lo establezcan los estatutos en la cual se le faculte para presentarla Carta de presentación de la oferta. Aportar la carta de presentación de la propuesta, Anexo No. 1 Carta de presentación de la propuesta, la cual deberá ser firmada por el representante legal del proponente. Si la propuesta es presentada por una persona jurídica, unión temporal, consorcio u otro tipo de asociación, deberá encontrarse suscrita por el representante legal o apoderado. En este caso, se deberá aportar además el documento donde conste legalmente lo siguiente: Que el objeto del presente proceso está comprendido dentro de su capacidad jurídica; y que la persona que suscribe la Carta de presentación de la propuesta tiene facultades amplias y suficientes para comprometer al proponente en el objeto del contrato e igualmente en su ejecución y liquidación. Si existieren limitaciones en el anterior sentido, la propuesta debe acompañarse del documento en donde conste que con anterioridad al cierre del proceso, se recibió la correspondiente autorización, de parte de la instancia competente. 9

10 3.1.4 Existencia y representación legal. Aportar el certificado de existencia y representación legal expedido por la Cámara de Comercio de su domicilio principal con los siguientes requisitos: a. Expedido dentro de los treinta (30) días calendario anteriores a la fecha de cierre de la Invitación, en el que conste que el proponente se encuentra registrado, que tiene domicilio en Colombia y que el término de su duración no es inferior a la vigencia del contrato y un (1) año más y su liquidación. b. Si de este certificado se desprende que las facultades del representante legal se encuentran limitadas para presentar la propuesta y firmar el respectivo contrato, deberá anexarse la correspondiente autorización de la Junta Directiva o de Asamblea General de Accionistas acorde al Código de Comercio, según se anote en los estatutos. Dicha autorización deberá comprender la presentación de la propuesta, la ejecución del contrato y su correspondiente liquidación. c. Acreditar que el objeto social principal de la sociedad se encuentra directamente relacionado con el objeto del contrato, de manera que le permita a la persona jurídica la celebración y ejecución del contrato, teniendo en cuenta para estos efectos el alcance y la naturaleza de las diferentes obligaciones que adquiere. Los consorcios y las uniones temporales deberán adjuntar el certificado de existencia y representación legal de cada uno de sus miembros. NOTA: En caso que el proponente no presente el certificado o que lo presente con el término de vigencia vencido, LA PREVISORA S.A. podrá solicitar, según el caso, la presentación o actualización de este documento dentro del término establecido para este efecto, la no presentación será causal de rechazo de la propuesta Paz y salvo por concepto de aportes parafiscales. El oferente deberá aportar certificación expedida durante el mes de presentación de la propuesta, en donde conste que la firma o sociedad se encuentra a paz y salvo por concepto de aportes a seguridad social integral y parafiscal de sus empleados. Por aportes de seguridad social integral y parafiscal se entienden los aportes o giros a cargo de un empleador a: Sistemas de Salud, Riesgos Profesionales, Pensiones y a las Cajas de Compensación Familiar, Instituto Colombiano de Bienestar Familiar y Servicio Nacional de Aprendizaje. Para acreditar el cumplimiento de este requisito el oferente deberá: aportar certificación expedida por su Revisor Fiscal o en el evento en que no exista obligación legal o social estatutaria de tener Revisor Fiscal, por su representante legal, en el que conste que se encuentra a paz y salvo por concepto de aportes parafiscales y de seguridad social en salud, pensiones y ARP de sus empleados a la fecha de presentación de su propuesta, y durante los últimos 6 meses de acuerdo con lo indicado en el art. 50 de la Ley 789 de

11 3.1.6 Garantía de seriedad de la propuesta. El oferente deberá presentar una garantía de seriedad de la oferta, expedida a favor de LA PREVISORA S.A., por un banco o una compañía de Seguros legalmente habilitada para ello, con clausulado entre particulares, por un valor asegurado no inferior al 10% del presupuesto oficial, con una vigencia de cómo mínimo dos (2) meses, contados a partir de la fecha límite para presentar propuestas. Con la misma, se debe aportar el recibo de pago de la prima, expedido por la Compañía aseguradora Propuestas Conjuntas. Cuando la propuesta sea presentada en Consorcio o Unión Temporal, cada uno de los integrantes deberá presentar los documentos que acrediten su constitución y representación. Adicionalmente, deberá presentar el documento de constitución del Consorcio o Unión Temporal, en el cual constará, por lo menos: La facultad con que actúan para la constitución del Consorcio o Unión Temporal. (Es decir, la correspondiente autorización del órgano social para participar en la constitución de la Unión Temporal o el Consorcio, autorización que debe ser expresa en el documento en el cual conste, identificando la clase y No. del proceso para el cual se confiere la autorización: Invitación Abierta No El objeto del Consorcio o Unión Temporal, el cual debe ser el mismo del objeto a contratar. (En caso de Consorcios o Uniones Temporales, el objeto social de todos y cada uno de sus integrantes deberá encontrarse acorde con el objeto de la presente contratación). La duración del Consorcio o Unión Temporal, la cual no podrá ser inferior al plazo del contrato, un año más y su liquidación. La designación de un representante legal principal, quien deberá estar facultado para actuar a nombre y en representación del Consorcio o Unión Temporal. La facultad que se le otorga en particular para proponer, firmar y liquidar el contrato, y en el caso de resultar seleccionados, de ejecutar las obligaciones derivadas del contrato. Igualmente, deberá designarse un suplente que lo reemplace en los casos de ausencia temporal o definitiva del representante legal principal. Determinar las reglas básicas que regulan las relaciones entre los miembros del Consorcio o Unión Temporal. La manifestación expresa de que ninguna de las partes podrá ceder su participación en el Consorcio o en la Unión Temporal a los demás integrantes del mismo, o a un tercero, según sea el caso. 11

12 En ningún caso, se podrá participar con más de una propuesta, ya sea individualmente, en Consorcio y/o Unión Temporal o como miembro de otro Consorcio o Unión Temporal o presentar propuestas alternativas. En caso de Unión Temporal o Consorcio, sus integrantes deberán señalar los términos y extensión de la participación de cada uno de ellos en la propuesta y la ejecución del contrato Verificación de no inclusión en el boletín de responsables fiscales y antecedentes disciplinarios: Como requisito indispensable para celebrar cualquier tipo de contrato con el Estado LA PREVISORA S.A, verificará en el boletín de responsables fiscales expedido por la Contraloría General de la República que el proponente y cada uno de sus integrantes cuando el mismo sea un Consorcio o una Unión Temporal, no se encuentre (n) reportado (s) en dicho boletín. Así mismo, se verificará que el proponente y cada uno de sus integrantes cuando el mismo sea un Consorcio o Unión Temporal, no registren sanciones ni inhabilidades vigentes en el Sistema de Información de Registro de Sanciones e Inhabilidades SIRI de la Procuraduría General de la Nación Inscripción Registro Único de Proponentes Rup: El Proponente debe presentar con su propuesta el Certificado de Registro Único de proponentes el cual deberá tener fecha no mayor a treinta (30) días anteriores a la fecha de cierre del proceso y constar que se encuentra clasificado en lo siguiente, con su correspondiente especialidad y grupo: Especialidad 23. Servicios: ACTIVIDAD ESPECIALIDAD GRUPO SERVICIOS 08.MENSAJERÍA En caso de consorcios o uniones temporales, todos los integrantes deberán cumplir con estos requisitos 3.2 CAPACIDAD FINANCIERA Para efectos de constatar la capacidad financiera, el proponente deberá presentar el Balance General y el Estado de Resultados con corte a 31 de Diciembre de 2012 con sus notas aclaratorias, firmados por el Representante Legal, Contador Público y Revisor Fiscal, si lo tuviere. En el Balance General o en documento anexo firmado por el contador, deberá discriminarse el Activo corriente y el Pasivo Corriente y en el Estado de Resultados discriminar la Utilidad Operativa. Adicionalmente, el proponente deberá anexar fotocopia de las tarjetas profesionales y certificados de vigencia de inscripción y de antecedentes disciplinarios expedidos por la Junta Central de Contadores, vigentes a la fecha de cierre de la contratación, correspondientes al contador y revisor fiscal, si lo tuviere, que suscriben los Estados Financieros antes mencionados. 12

13 En caso de consorcios o uniones temporales, cada uno de sus integrantes deberá allegar la misma documentación y requisitos mencionados. Cuando PREVISORA en desarrollo de la verificación financiera requiera constatar la información del proponente, ésta podrá solicitar los documentos adicionales que considere necesarios para la aclaración de la información, tales como estados financieros dictaminados de años anteriores, anexos específicos o cualquier otro soporte requerido por PREVISORA. Para participar en el proceso de selección, el proponente deberá cumplir con los siguientes indicadores a 31 de Diciembre de 2012: 1. Capital de trabajo (Activo Corriente menos Pasivo Corriente): Mayor o igual al 15% del presupuesto oficial de esta invitación abierta. 2. Total Patrimonio: Mayor o igual al 80% del presupuesto oficial de esta invitación abierta. 3. ROE (Utilidad Operacional/Patrimonio total): Mayor o igual al 2.44%. En caso de que participen consorcios o uniones temporales, se sumarán los rubros contables de cada uno de los participantes, correspondientes a las variables determinantes de cada indicador, ponderados por el porcentaje de participación de cada uno de los integrantes del consorcio o unión temporal, según sea el caso. Nota: En caso que el proponente no presente las notas aclaratorias, fotocopia de las tarjetas profesionales y los certificados de vigencia de inscripción y de antecedentes disciplinarios, PREVISORA podrá solicitar, según el caso, la presentación de los mismos dentro del término establecido para este efecto, la no presentación será causal de rechazo. Se permite presentar los Estados Financieros provisionales, si a la fecha estos no cuentan aún con la aprobación de la Asamblea de Accionistas. Si el proponente no acredita la capacidad financiera exigida será rechazado. 3.3 CAPACIDAD ORGANIZACIONAL PERFIL Y EXPERIENCIA DEL PERSONAL: Perfil del Personal: El proponente deberá presentar con la propuesta certificación suscrita por el Representante Legal donde indique que se compromete a contar con el personal requerido que cumpla con los perfiles y experiencia exigidos en el presente pliego de condiciones y que previo a la suscripción del contrato adjuntará las respectivas hojas de vida y las constancias de estudio y de experiencia respectivas. Para el caso del ejecutivo de contrato y del coordinador nacional se deberá adjuntar en la propuesta la hoja de vida, certificación laboral, experiencia y tarjeta profesional o acta de grado y su respectivo diploma. 13

14 Un (1) Ejecutivo de Contrato Un (1) Coordinador Seis (6) Auxiliares Operativos Treinta y tres (33) Mensajeros FORMACIÓN ACADÉMICA Profesional en las ciencias económicas o administrativas, derecho, ingeniería industrial o carreras afines, para lo cual deberá adjuntar copia de la Tarjeta profesional cuando la carrera lo exija, o en su defecto fotocopia del Diploma y Acta de Grado. Título de formación técnica para lo cual deberá adjuntar fotocopia del diploma y acta de Grado. o aprobación de 5 semestres de formación universitaria profesional el cual deberá adjuntar la respectiva certificación por una institución de educación superior aprobada por el ICFES. Título de Bachiller, para lo cual deberá adjuntar el diploma respectivo. Título de bachiller, para lo cual deberá adjuntar el diploma respectivo. Experiencia del Personal: El proponente deberá presentar con la propuesta la estructura del equipo de trabajo y los miembros deberán acreditar las condiciones y requisitos que a continuación se señalan: Un (1) Ejecutivo de Contrato Un (1) Coordinador Seis (6) Auxiliares Operativos Treinta y tres (33) Mensajeros EXPERIENCIA PROFESIONAL: Cinco (5) años de experiencia en manejo de cuentas en contratos de Mensajería Especializada a nivel nacional. TÉCNICO: Dos (2) años de experiencia como Coordinador de Mensajería. BACHILLER: Dos (2) años de experiencia especifica como digitadores y en el manejo de correspondencia. Dos (2) años de experiencia específica en el cargo de Mensajero con moto. Cada certificación debe contener como mínimo la siguiente información: Nombre de la Entidad y Firma de quien certifica. Nombre de la persona a quien se le expide la certificación. La certificación deberá estar expedida con logo impreso o papel membretado de la firma que expide la certificación Objeto del Contrato. Fecha de iniciación del contrato. Fecha de terminación. 14

15 Las constancias de experiencia deberán ser expedidas por el Representante Legal o el jefe de Talento Humano o quien haga sus veces de la firma proponente. Una vez adjudicado el contrato máximo dentro de los tres (3) día siguientes y previo a la suscripción y legalización del mismo, el proponente seleccionado debe hacer entrega a La Previsora para su aprobación la documentación que demuestre la idoneidad del personal solicitado denominado auxiliares y motorizados, esto es: la hoja de vida, la copia del diploma de bachiller o acta de grado o su equivalente, certificación del contratista donde certifique qué el auxiliar tienen los conocimientos requeridos, copia de las licencias de conducción, tarjetas de propiedad, Seguro obligatorio soat vigente, certificado de revisión tecno mecánica de las motocicletas cuando aplique y copia de los respectivos contratos laborales del personal EXPERIENCIA DEL PROPONENTE: El proponente deberá acreditar que tiene experiencia en el servicio de mensajería especializada mediante contratos, cuyo objeto sea igual o similar al de la presente invitación abierta. Por lo anterior, deberá presentar tres (3) certificaciones sobre contratos ejecutados durante los últimos cinco (5) años previos a la fecha de cierre de la presente invitación abierta. Las certificaciones aportadas deberán sumar entre si un valor igual o superior al presupuesto oficial de la presente invitación abierta. El proponente podrá certificar experiencia en contratos que a la fecha de presentación de la propuesta se estén ejecutando y los mismos lleven una ejecución como mínimo del 70%, para lo cual se tomará solo el valor pagado hasta el porcentaje de ejecución. En caso de aportarse más certificaciones de las aquí exigidas, La Previsora S.A., evaluará las tres (3) primeras que se encuentren foliadas en forma ascendente. Las demás, no serán tenidas en cuenta. Se aceptan certificaciones dirigidas a otras entidades, siempre y cuando el contenido de estas, se pueda verificar y así certificar el cumplimiento de los requisitos exigidos. Las certificaciones del proponente, deben ser expedidas únicamente por el contratante, suscritas por las personas competentes o autorizadas para ello, venir en papel membretado y acompañadas de las actas de recibo a satisfacción y/o actas de liquidación para ser tenidas en cuenta. Cada certificación debe contener como mínimo la siguiente información: Nombre de la Entidad y Firma de quien certifica. Nombre del Contratista y cargo de quien se le expide la certificación. La certificación deberá estar expedida con logo impreso o papel membretado de la firma que expide la certificación. 15

16 Objeto del Contrato. Valor Total del Contrato o parcial pagado en caso de contratos en ejecución. Fecha de iniciación del contrato. Fecha de terminación. Si hubo o no cumplimiento del contrato, con calificación excelente o bueno. Las propuestas presentadas por Consorcios o Uniones Temporales deberán acreditar la experiencia así: Uno de los miembros del Consorcio o de la Unión Temporal deberá acreditar el 60% de la experiencia exigida para este proceso y la otra el porcentaje restante esto es el 40% para completar el 100% de la experiencia requerida. PREVISORA SEGUROS S.A. se reserva la facultad de comprobar la autenticidad de los documentos aportados. CAPITULO IV ESPECIFICACIONES OBLIGATORIAS 4. ASPECTOS TÉCNICOS OBLIGATORIOS Los requisitos y/o documentos exigidos en este Pliego, son de obligatorio y estricto cumplimiento. La ausencia de requisitos o falta de documentos referentes a la futura contratación o al proponente, necesarios para la evaluación de propuestas servirá de título suficiente para el rechazo de los ofrecimientos hechos. 4.1 LICENCIA MINISTERIO TIC Y REGISTRO DE OPERADORES POSTALES: De conformidad con lo establecido en el artículo 3 numeral 10 de la Ley 1369 de 2009 y el artículo 7 del Decreto 867 de 2010, para este servicio el oferente debe allegar junto con la oferta los siguientes documentos: Copia de la licencia otorgada por el Ministerio de Tecnologías de la Información y las Comunicaciones, en la que conste que está habilitado para prestar los servicios de mensajería expresa o especializada. Copia de la constancia de incorporación en la cual conste que el oferente se encuentra inscrito en el Registro de Operadores Postales. En caso de Consorcio o Unión temporal, cada uno de sus integrantes deberá acreditar las respectivas licencias donde conste que están habilitados para prestar los servicios de mensajería expresa o especializada y las copias de las constancias de incorporación en la cual conste que se encuentran inscritos en el Registro de Operadores Postales. 4.2 El proponente deberá suministrar el siguiente personal: 16

17 SERVICIO REQUERIDO CANTIDAD Auxiliar operativo medio tiempo 1 Auxiliar operativo tiempo completo 5 Coordinador Nacional tiempo completo 1 Mensajero caminante medio tiempo, sin equipo de comunicación 5 Mensajero caminante tiempo completo sin equipo de comunicación 2 Mensajero motorizado tiempo completo con equipo de comunicación y avantel y/o celular base 19 Mensajero motorizado tiempo completo sin equipo de comunicación y avantel y/o celular base 7 Total general 40 El personal dependerá administrativamente del contratista y no tendrá vínculo laboral con La Previsora. No obstante, La Previsora se reserva el derecho de solicitar el retiro o reemplazo del que considere no apto o que con sus actuaciones atente contra la buena relación con el contratante sus clientes internos o externos. FUNCIONES DEL PERSONAL Ejecutivo de Cuenta Garantizar el cumplimiento de los requerimientos del contrato. Velar por la permanente capacitación del personal. Asistir a las reuniones convocadas por el Supervisor del contrato. Dar respuesta oportuna y resolver las no conformidades que se presenten durante la ejecución del contrato. Realizar los cambios de personal que solicite el supervisor del contrato de manera inmediata. Asegurar que el personal cuente con los elementos de seguridad requeridos en la ejecución del contrato. Coordinador Atender en forma inmediata todos los requerimientos de La Previsora S.A. Garantizar la buena presentación de los motorizados y auxiliares operativos. Garantizar el buen estado de las motos. Garantizar que los documentos de las motos se encuentren vigentes. Supervisar el cumplimiento del horario de los mensajeros y los auxiliares operativos. Generar estadísticas e informes mensuales. Realizar el control diario de las planillas de los mensajeros. Realizar el control diario de la digitación de la correspondencia enviada. Realizar cualquier otra actividad que La Previsora requiera para el mejoramiento. continúo del servicio. Auxiliares Operativos Recepcionar la correspondencia enviada por las diferentes dependencias de Casa Matriz. 17

18 Radicar la correspondencia enviada con números consecutivos según su orden de llegada e importancia. Digitar a diario la correspondencia enviada en el aplicativo destinado para el manejo de la misma. Encarpetar y archivar las comunicaciones oficiales enviadas según su mes y consecutivo numérico. Atención de las consultas recibidas por el cliente interno y externos Realizar cualquier otra actividad que La Previsora requiera para el mejoramiento continuo del servicio Requisitos y funciones para los motorizados: - Conocimiento total de la ciudad en donde prestara el servicio y de sus zonas de influencia. - Conductor experto en moto de más de 100 c.c. - Excelente presentación personal - Honestidad y responsabilidad Distribución y entrega oportuna de las comunicaciones oficiales enviadas por la Previsora dentro del perímetro urbano. Apoyar las diferentes actividades que se requieran en el área. Realizar cualquier otra actividad que La Previsora requiera para el mejoramiento continuo del servicio. Sí dentro de la ejecución del contrato, uno o varios de los motorizados o auxiliares presenta(n) alguna novedad que le impida prestar el servicio, el CONTRATISTA deberá remplazarlo(s) de manera inmediata, con el lleno de los requisitos establecidos en el presente pliego de condiciones. 4.3 ESTRUCTURA OPERATIVA: Condiciones a cumplir: El proponente debe certificar en su propuesta el cumplimiento de las siguientes obligaciones: - El proponente favorecido deberá disponer de una sede administrativa en Bogotá, que le permita atender el objeto contractual. mensajería especializada en la ciudad de Bogotá, con trece (13) mensajeros motorizados tiempo completo, dotados cada uno con equipo de comunicación (avantel y/o celular) y diez (10) avanteles o celulares base. Por lo menos uno o varios de los mensajeros trasportara dinero en efectivo, cheques y títulos valores (ninguno al portador). mensajería especializada en la ciudad de Bogotá, con cinco (5) Auxiliares operativos tiempo completo con experiencia en digitación. 18

19 mensajería especializada en la ciudad de Bogotá, con un (1) Auxiliar operativo medio tiempo con experiencia en digitación. mensajería especializada en la ciudad de Cali Front, con un (01) mensajero motorizado tiempo completo, dotado con equipo de comunicación (avantel y/o celular) y un (01) avantel o celular base. Este mensajero deberá transportar comunicaciones, dinero en efectivo, cheques y títulos valores (ninguno al portador). mensajería especializada en la ciudad de Cali Back, con un (01) mensajero motorizado tiempo completo sin equipo de comunicación. Este mensajero deberá transportar comunicaciones, dinero en efectivo, cheques y títulos valores (ninguno al portador). mensajería especializada en la ciudad de Medellín Front, con un (01) mensajero motorizado tiempo completo, dotado con equipo de comunicación (avantel y/o celular) y un (01) avantel o celular base. Este mensajero deberá transportar comunicaciones, dinero en efectivo, cheques y títulos valores (ninguno al portador). mensajería especializada en la ciudad de Medellín Back, con un (01) mensajero motorizado tiempo completo, sin equipo de comunicación. Este mensajero deberá transportar comunicaciones, dinero en efectivo, cheques y títulos valores (ninguno al portador). mensajería especializada en la ciudad de Pereira, con un (01) mensajero motorizado tiempo completo, dotado con equipo de comunicación (avantel y/o celular) y un (01) avantel o celular base. Este mensajero deberá transportar comunicaciones, dinero en efectivo, cheques y títulos valores (ninguno al portador). mensajería especializada en la ciudad de Cúcuta, con un (01) mensajero motorizado tiempo completo, dotado con equipo de comunicación (avantel y/o celular) y un (01) avantel o celular base. Este mensajero deberá transportar comunicaciones, dinero en efectivo, cheques y títulos valores (ninguno al portador). mensajería especializada en la ciudad de Bucaramanga, con un (01) mensajero motorizado tiempo completo, dotado con equipo de comunicación (avantel y/o celular) y un (01) avantel o celular base. Este mensajero deberá transportar comunicaciones, dinero en efectivo, cheques y títulos valores (ninguno al portador). mensajería especializada en la ciudad de Tunja, con un (01) mensajero caminante tiempo completo, sin equipo de comunicación. Este mensajero deberá transportar comunicaciones, dinero en efectivo, cheques y títulos valores (ninguno al portador). mensajería especializada en la ciudad de Quibdó, con un (01) mensajero caminante medio tiempo, sin equipo de comunicación. Este mensajero deberá transportar comunicaciones, dinero en efectivo, cheques y títulos valores (ninguno al portador). mensajería especializada en la ciudad de Montería, con un (01) mensajero caminante 19

20 medio tiempo, sin equipo de comunicación. Este mensajero deberá transportar comunicaciones, dinero en efectivo, cheques y títulos valores (ninguno al portador). mensajería especializada en la ciudad de Armenia, con un (01) mensajero motorizado tiempo completo, sin equipo de comunicación. Este mensajero deberá transportar comunicaciones, dinero en efectivo, cheques y títulos valores (ninguno al portador). mensajería especializada en la ciudad de Pasto, con un (01) mensajero motorizado tiempo completo, sin equipo de comunicación. Este mensajero deberá transportar comunicaciones, dinero en efectivo, cheques y títulos valores (ninguno al portador). mensajería especializada en la ciudad de Popayán, con un (01) mensajero caminante medio tiempo, sin equipo de comunicación. Este mensajero deberá transportar comunicaciones, dinero en efectivo, cheques y títulos valores (ninguno al portador). mensajería especializada en la ciudad de Ibagué, con un (01) mensajero caminante tiempo completo, sin equipo de comunicación. Este mensajero deberá transportar comunicaciones, dinero en efectivo, cheques y títulos valores (ninguno al portador). mensajería especializada en la ciudad de Neiva, con un (01) mensajero motorizado tiempo completo, sin equipo de comunicación. Este mensajero deberá transportar comunicaciones, dinero en efectivo, cheques y títulos valores (ninguno al portador). mensajería especializada en la ciudad de Villavicencio, con un (01) mensajero motorizado tiempo completo, dotado con equipo de comunicación (avantel y/o celular) y un (01) avantel o celular base. Este mensajero deberá transportar comunicaciones, dinero en efectivo, cheques y títulos valores (ninguno al portador). mensajería especializada en la ciudad de Cartagena, con un (01) mensajero motorizado tiempo completo, sin equipo de comunicación. Este mensajero deberá transportar comunicaciones, dinero en efectivo, cheques y títulos valores (ninguno al portador). mensajería especializada en la ciudad de Manizales, con un (01) mensajero motorizado tiempo completo, sin equipo de comunicación. Este mensajero deberá transportar comunicaciones, dinero en efectivo, cheques y títulos valores (ninguno al portador). mensajería especializada en la ciudad de Riohacha, con un (01) mensajero caminante medio tiempo, sin equipo de comunicación. Este mensajero deberá transportar comunicaciones, dinero en efectivo, cheques y títulos valores (ninguno al portador). mensajería especializada en la ciudad de Sincelejo, con un (01) mensajero caminante medio tiempo, sin equipo de comunicación. Este mensajero deberá transportar comunicaciones, dinero en efectivo, cheques y títulos valores (ninguno al portador). - El proponente deberá suministrar un Coordinador a nivel nacional, de tiempo completo en la Casa Matriz ubicada en la ciudad de Bogotá. 20

21 4.4 DISPONIBILIDAD DEL SERVICIO: La prestación del servicio debe tener una disponibilidad de lunes a viernes de 7:30 a.m. a 6:00 p.m. 4.5 COMPROMISO DE CANCELAR RECLAMACIONES POR PÉRDIDA DE BIENES: La pérdida de la correspondencia, será responsabilidad del contratista, quien deberá reconocer, pagar e indemnizar a La Previsora los perjuicios causados, en los términos señalados en la Ley 1369 de 2009 y demás normas reglamentarias. El oferente deberá certificar en su propuesta a través de su representante legal, en forma expresa y clara, que en caso de declarársele responsable de la pérdida de un bien, previa investigación administrativa, cancelará dentro de los treinta (30) días calendario siguientes a la comunicación escrita por parte de la Subgerencia de Recursos Físicos, el valor de la reclamación correspondiente que será equivalente al costo de reposición del bien perdido. En el evento de no cancelar el valor de la reclamación en el plazo señalado, La Previsora S.A., podrá deducir dicho valor de las sumas que adeude al contratista o hacer efectiva la garantía correspondiente. 4.6 EQUIPOS DE CÓMPUTO: El oferente deberá poner en funcionamiento por el término de ejecución del contrato, cinco (5) equipos de cómputo (ver anexo N. 3), de su propiedad, de última tecnología, instalados en el Edificio de Casa Matriz, con sus respectivas cantidades, teniendo en cuenta las siguientes características técnicas: REQUERIMIENTOS MÍNIMOS: Procesador: Core 2 Duo de 1.8 GHz, 4 GB de memoria RAM. Disco Duro: 320 GB a 7200 rpm Unidad lectora de DVD Monitores de 19. LCD en adelante. Tarjeta Ethernet Controller (10/100/1000). Con conexión RJ45 Puertos Externos de Entrada y Salida: USB Puerto VGA Mouse óptico. USB Teclado. Latinoamericano USB Windows 7 Profesional en Español a 32 bits con Sp1 debidamente licenciado rental Right. Además debe garantizar el bloqueo de puertos USB y unidades de CD de todos los equipos de cómputo que suministre. 21

22 Los equipos alquilados deben contener el software descrito en el numeral de EQUIPOS DE COMPUTO, antivirus, debidamente licenciados y será únicamente responsabilidad del contratista. Los costos en que se incurran por todo concepto con los movimientos de equipos, traslado por solicitud, por entrega, por traslado de partes, reemplazo y demás, están a cargo del proponente favorecido. Así mismo el proponente favorecido deberá garantizar que los equipos cuentan con las licencias y/o autorizaciones de uso de los programas que contengan y mantendrá indemne a LA PREVISORA contra cualquier reclamación en dicho sentido. El proponente favorecido deberá certificar los respectivos mantenimientos preventivos y correctivos a los equipos suministrados. El proponente favorecido deberá garantizar el almacenamiento de toda la información durante la vigencia del contrato, dicho almacenamiento debe ser asumido a todo costo por el proponente; Esta información almacenada deberá ser entregada a la finalización del contrato en un archivo plano que permita su reproducción en Excel, en las características definidas por Previsora. NOTA: los costos por traslado e instalación de los computadores, las licencias y el soporte técnico requerido tanto preventivo y correctivo necesario para el buen funcionamiento de los equipos de cómputo del contratista, estarán a cargo del proponente favorecido. RELACIÓN DE EQUIPOS DE CÓMPUTO, SOFTWARE Y LICENCIAS: El proponente debe suministrar cinco (5) equipos de cómputo y deberá presentar la relación de los equipos que pondrá a disposición para la prestación del servicio objeto de la presente invitación abierta, indicando la marca, referencia, descripción y demás especificaciones técnicas enunciadas anteriormente; dichos equipos de cómputo deben ser de última tecnología, garantizando una excelente prestación del servicio. Los equipos de cómputo estarán ubicados en Casa Matriz de Previsora Seguros. El proponente debe aportar una certificación en donde conste que las licencias que nos ofrece para los equipos de cómputo requeridos en el presente pliego de condiciones son legales. REQUERIMIENTOS DE SOPORTE TÉCNICO DURANTE LA VIGENCIA DEL CONTRATO: El proponente favorecido debe asumir todos los costos asociados con el desarrollo de esta labor en la instalación, desinstalación, transporte, configuración, reconfiguración, actualización, acorde a los requerimientos técnicos y funcionales que se originen o determinen durante la ejecución del contrato. TIEMPOS DE RESPUESTA A INCIDENTES: Para los daños técnicos que sufran los equipos suministrados por el contratista deberán ser solucionados en un tiempo máximo de cuatro (4) horas; en los casos que se requiera cambio de equipo este se deberá realizar en un plazo máximo de un (1) día. 22

23 REQUISITOS PROCESO DE SELECCIÓN DEL PERSONAL: El proponente favorecido deberá acreditar mediante certificación escrita suscrita por el Representante Legal o quien haga sus veces, a La Previsora S.A. Compañía de Seguros que dentro de sus procesos de selección de personal, se cuenta como mínimo con los siguientes aspectos: - Entrevista personal. - Aplicación de pruebas psicotécnicas y de conocimientos. - Visita domiciliaria. - Examen de aptitudes. - Referencias laborales y personales. MEDIO DE TRANSPORTE: El proponente favorecido deberá acreditar mediante certificación escrita suscrita por el Representante Legal o quien haga sus veces, a La Previsora S.A. Compañía de Seguros, que las motocicletas sean propiedad del motorizado, modelos 2010 en adelante, con mantenimiento supervisado periódicamente, asegurando una excelente presentación de la máquina y un perfecto funcionamiento mecánico. Cada motocicleta debe tener el equipo completo de seguridad exigido por las autoridades de tránsito. El oferente debe comprometerse a exigir a sus motorizados el mantenimiento de la máquina por lo menos cada tres (3) meses. Igualmente el proponente favorecido deberá certificar que se cuenta con un control sobre los documentos debidamente actualizados y vigentes de las motocicletas, tales como: tarjeta de propiedad, seguros, licencia de conducción, revisión tecno mecánica entre otros). EQUIPOS DE COMUNICACIÓN: Para la prestación del servicio, La Previsora S.A., requiere de los siguientes equipos base: CANTIDAD SUCURSAL DETALLE 4 Bogotá Avantel y/o celular base 1 Cali Front Avantel y/o celular base 1 Medellín Avantel y/o celular Front base 1 Pereira Avantel y/o celular base 1 Cúcuta Avantel y/o celular base 1 Bucaramanga Avantel y/o celular base 23

24 1 Villavicencio Avantel y/o celular base Nota: - Los equipos descritos en el cuadro anterior, serán los equipos base para ser utilizados por los funcionarios de La Previsora, independientemente de los equipos que se les debe suministrar a los mensajeros. - El equipo de comunicación deberá ser de consumo ilimitado, con el fin de garantizar una comunicación permanente. - Todos los equipos que se requieren para la ejecución del contrato deben estar asegurados contra robo y pérdida. DOTACIÓN DE UNIFORMES Y OTROS: Para cada mensajero, el proponente debe suministrar durante la ejecución del contrato la cantidad de dotaciones establecidas en la ley laboral colombiana vigente, dicha dotación debe estar conformada como mínimo por los siguientes elementos: Chaqueta Pantalón Camisas Corbata Calzado Overol Impermeable Maletín impermeable apto para porte de documentos Una canastilla especial para transporte de carpetas y paquetes de documentos. (Solo para motorizados) La dotación suministrada por el proponente deberá tener los colores y el logo corporativo de La Previsora, para tal efecto la Previsora entregará el diseño respectivo, posterior a la adjudicación del contrato. Igual cumplimiento legal deberá dar el contratista con el demás personal que ponga a disposición de La Previsora. OBLIGACIONES DEL CONTRATISTA: a) El proponente favorecido deberá certificar que los motorizados que utilice para la prestación del servicio, serán personas con experiencia, confiables para el transporte de documentos, dinero en efectivo, cheques y títulos valores, conocedores de la ciudad en donde presten el servicio, expertos conductores de moto y con tiempo de licencia para conducción de moto no inferior a dos (2) años. b) El valor de la propuesta económica, deberá incluir todos los gastos laborales, rodamientos, parqueaderos, combustibles, mantenimiento de las motocicletas para una jornada laboral de cuarenta y ocho (48) horas semanales, de acuerdo al horario de trabajo establecido en cada sucursal, costos de sistemas de comunicación y los demás costos que consideren necesarios para prestar el servicio. 24

25 c) En los días en que sea afectada la movilidad del transporte por efectos de las medidas legales, (restricción, pico y placa) tomadas por las autoridades o por cualquier otra que sea implementada, el contratista deberá proporcionar los medios de transporte necesarios y/o el valor de los pasajes de transporte urbano, con el fin de que los mensajeros puedan prestar el servicio como fue contratado. En ningún momento, La Previsora proporcionará medio de transporte ni reconocerá o reembolsará el costo de los pasajes utilizados. d) El proponente favorecido deberá efectuar reemplazos del personal que por motivo de contingencias o vacaciones se ausente, ello sin costos adicionales para La Previsora y de manera inmediata. e) El contratista deberá mantener constante supervisión del servicio, realizando seguimiento periódico a cada uno de los mensajeros, garantizando así la calidad del servicio. f) Previo a la firma del contrato, el proponente favorecido deberá suministrar la hoja de vida de los motorizados que prestarán el servicio, fotocopia de las tarjetas de propiedad de las respectivas motocicletas, copia de las respectivas licencias de conducción, del seguro obligatorio de accidentes de tránsito SOAT vigente y revisión tecno mecánica vigentes. El proponente favorecido se obligará a renovar las vigencias de dichas pólizas en caso de vencimiento. g) El Proponente deberá certificar que el personal asignado al cumplimiento del presente contrato, se encuentra vinculado o será vinculado directamente a la empresa, para lo cual deberá adjuntar los respectivos contratos de trabajo vigentes. Cabe anotar que no se admiten vinculación de personal a través de cooperativas ni empresas temporales. h) Cumplir con el objeto del contrato dentro de los plazos y las calidades exigidas la presente invitación abierta. i) Programar las actividades que deba desarrollar para el cumplimiento del objeto del contrato. j) Mantener los precios establecidos en la oferta que acompaña la propuesta presentada por el proponente favorecido durante toda la ejecución del contrato. k) Rendir y elaborar informes y demás requerimientos o actividades que se le soliciten en desarrollo del contrato. l) Acatar las instrucciones que durante el desarrollo del contrato se le impartan por parte de La Previsora S.A. Compañía de Seguros. m) Obrar con lealtad y buena fe en las distintas etapas contractuales, evitando dilaciones. n) No acceder a peticiones o amenazas de quienes actúen por fuera de la ley con el fin de hacer u omitir algún hecho. o) Mantener reserva sobre la información que legalmente amerite ese trato, que le sea suministrada para el desarrollo o con objeto del contrato. p) Radicar las facturas de cobro por trabajos o actividades ejecutadas y reajustes dentro de los plazos convenidos. q) Mantener vigentes todas las garantías que amparan el contrato, en los términos del mismo. r) Solicitar autorización por escrito al área que ejerce la supervisión del contrato relacionada con cualquier cambio tanto del Ejecutivo de Cuenta como del Coordinador de mensajería, mensajeros y auxiliares, en todo caso el personal que se pretende vincular en calidad de reemplazo deberá contar con calidades, idoneidad y experiencia igual o superior a las registradas en la presente invitación abierta. s) El Contratista será responsable ante las autoridades de los actos u omisiones en el ejercicio de las actividades que desarrolle en virtud del contrato, cuando con ellos cause perjuicio a la administración o a terceros. 25

26 t) Las demás que por ley o contrato le correspondan. PLAN DE CONTINUIDAD DEL NEGOCIO: El proponente favorecido deberá acreditar mediante certificación escrita suscrita por el Representante Legal o quien haga sus veces, a La Previsora S.A. Compañía de Seguros que cuenta con un plan de continuidad del negocio (PCN) ante la ocurrencia de cualquier imprevisto que pueda ocurrir en la ejecución del contrato. En caso que no se presente este plan será causal de rechazo de la propuesta. CAPITULO V. ASPECTOS CALIFICABLES 5.1 REQUISITOS MÍNIMOS: Para la selección de la propuesta más favorable, la evaluación se efectuará de conformidad con los requisitos, documentos y criterios de evaluación establecidos en el presente Pliego de Condiciones, y será adjudicada a la propuesta que cumpla con los requisitos mínimos exigidos y obtenga el puntaje más alto asignado en la calificación. Los aspectos calificables deberá venir en sobre cerrado, la apertura de tal sobre se realizará durante el periodo de evaluación y si la propuesta ha cumplido con los requisitos mínimos y las especificaciones técnicas obligatorias del Pliego de Condiciones, de lo contrario éste sobre no será abierto y se procederá a su devolución al proponente una vez culminado el presente proceso de Invitación Abierta. Para la selección de la propuesta más favorable, la evaluación se efectuará de conformidad con los requisitos, documentos y criterios de evaluación y será adjudicada a la propuesta que cumpla con los requisitos exigidos y obtenga el puntaje más alto asignado en la calificación. 5.2 PRESENTACIÓN OFERTA ECONÓMICA: La propuesta económica deberá presentarse de forma detallada, de conformidad con lo establecido en el Anexo No. 3 de los presentes Pliegos de Condiciones. La propuesta económica solo deberá calcularse y presentarse de forma detallada, con base en el valor de lo que se ejecutará durante las vigencias 2013, 2014 y 2015 y de conformidad con lo establecido en el Anexo No. 3 de la presente invitación abierta. El oferente deberá tener en cuenta dentro de su propuesta, los incrementos para las vigencias 2014 y 2015 que estarán sujetos al inicio de cada una de ellas al aumento del SMLMV estipulado mediante decreto por el Gobierno Nacional.. El proponente entiende y acepta que los precios que ofrezca no tendrán ningún incremento durante toda la vigencia de la ejecución del contrato. Para lo cual debe diligenciar el Anexo No. 3 en su totalidad; teniendo en cuenta que La Previsora solo reconocerá como aumento para las vigencias 2014 y 2015 el aumento decretado al SMMLV. 26

27 El proponente deberá expresar la oferta en pesos colombianos indicando el valor unitario y deberá adjuntar a su propuesta el Anexo No. 3 debidamente diligenciado e indicando el valor por vigencia, sin que este supere el presupuesto aprobado para cada una de ellas. Dentro del valor de la propuesta por vigencia, se deberá incluir los costos directos, gastos de administración, transporte, impuestos, imprevistos, rodamientos, parqueaderos, utilidades, incremento de salarios y los demás costos que el proponente considere necesarios o legales para cumplir a cabalidad con el objeto del contrato. El valor de la propuesta no podrá superar el Presupuesto Oficial asignado por vigencia a la presente invitación. El proponente entiende y acepta que los precios que ofrezca no tendrán ningún incremento durante toda la ejecución del contrato. 5.3 FACTORES DE CALIFICACIÓN LA PREVISORA S.A efectuará las calificaciones de las propuestas que hayan cumplido con los requisitos mínimos exigidos en el presente pliego de condiciones, sobre una base de mil (1000) puntos distribuidos así: La Previsora S.A. Compañía de Seguros efectuará la evaluación sobre la base de mil (1000) puntos, de acuerdo con los siguientes criterios: Evaluación de la oferta económica Total Puntaje Puntaje 1000 puntos 1000 puntos EVALUACIÓN OFERTA ECONÓMICA 1000 PUNTOS: El proponente deberá anexar debidamente diligenciado el Anexo No. 3, expresando los valores en pesos colombianos e indicando el valor por vigencia (no se aceptan decimales), sin que éste supere el presupuesto aprobado por cada una de ellas. Dentro del valor de la propuesta por vigencia, se deberán incluir los costos directos e indirectos, gastos de administración, transporte, rodamientos, parqueaderos, impuestos, imprevistos, utilidades, incremento de salarios y los demás costos que el proponente considere necesario para cumplir a cabalidad con el objeto del contrato. El valor de la propuesta no podrá superar el Presupuesto Oficial por vigencia de esta invitación abierta. El proponente entiende y acepta que los precios que ofrezca no tendrán ningún incremento durante toda la ejecución del contrato. En razón de ello no se aceptarán solicitudes de incrementos de precios sustentadas en los cambios de vigencias. La oferta económica más baja tendrá el máximo puntaje y a las demás se les asignará puntaje proporcionalmente por medio de regla de tres simple. 5.6 Criterios de Desempate 27

28 Si hay empate entre las propuestas presentadas, La Previsora S. A., definirá la adjudicación teniendo en cuenta a la firma que haya obtenido el mayor puntaje en el criterio económico. En caso de persistir el empate, La Previsora S. A definirá la adjudicación por sorteo de balota, en presencia de los oferentes que se encuentren en tal situación. CAPITULO VI. CAUSALES DE RECHAZO Solo serán objeto de calificación aquellas propuestas que hayan cumplido en su totalidad los requisitos exigidos en los capítulos I, II, III y IV. En adición a lo anterior, se rechazarán las propuestas por las siguientes causales: 1. Cuando los oferentes incurran en la conducta descrita en el numeral 9 del Artículo 47 del Decreto 2153 de Cuando en la propuesta se encuentre información o documentos que contengan datos tergiversados, alterados o inexactos. 3. Cuando no se presenten las aclaraciones solicitadas por LA PREVISORA S.A., dentro del término establecido para tal efecto. 4. Cuando la propuesta se reciba con posterioridad a la fecha y hora fijadas para el cierre de la Invitación o en un lugar distinto al señalado para depositar la propuesta. 5. Cuando el representante legal no suscriba la carta de presentación de la propuesta o ésta sea firmada por una persona que no esté facultada para ello. 6. En el caso de que el oferente se encuentre incurso en alguna de las causales de inhabilidad o incompatibilidad fijadas por la Constitución o la ley. 7. Cuando no se aporte con la propuesta la póliza de seriedad de la misma. 8. La no presentación, la presentación de éste sin el cumplimiento de los requisitos mínimos descritos en el numeral 3.1.7, para el caso de las propuestas conjuntas, o aquel documento sin ser suscrito. 9. Cuando el objeto social del oferente o el de la asociación no cubra el objeto del proyecto. 10. Cuando en las facultades del representante legal se señalen limitaciones para los propósitos de este proceso de selección y no se adjunte la respectiva autorización. 11. Cuando el oferente omita la cotización de uno o más ítems, cuando ello se exija en el Pliego o cuando condicione su propuesta. 12. Cuando no se cumpla con alguno de los aspectos jurídicos 13. Cuando no se cumpla con alguno de los aspectos financieros. 28

29 14. Cuando no cumpla con alguna de las condiciones técnicas habilitantes y/o obligatorias solicitadas. 15. Cuando la propuesta exceda el presupuesto oficial dispuesto por LA PREVISORA S.A. 16. Cuando el proponente o alguno de sus integrantes estén reportados en el boletín Fiscal que expide la Contraloría General de la República como responsables fiscales y/o en el Sistema de Información de Registro de Sanciones y Causas de Inhabilidad (SIRI) de la Procuraduría General de la Nación. 17. El no diligenciamiento de los anexos requeridos en el presente pliego de condiciones. 18. Las demás señaladas en el presente pliego de condiciones. 6.1 Causales para declarar desierto el proceso de selección. LA PREVISORA S.A. declarará desierta la Invitación Abierta por motivos o causas que impidan la escogencia objetiva. La declaratoria se hará mediante comunicación en el cual se expresarán detalladamente las razones que condujeron a esta decisión. LA PREVISORA S.A. no es responsable de los gastos en que hayan incurrido los proponentes en la presentación de las propuestas. 29

30 Ciudad y Fecha: ANEXO No. 1 CARTA DE PRESENTACIÓN DE LA PROPUESTA Nosotros los suscritos (Nombre del representante legal) en mi calidad de Representante Legal de la firma (Nombre de la firma Proponente) de acuerdo con las condiciones que se estipulan en el presente Pliego de Condiciones, hacemos la siguiente propuesta, seria e irrevocable, para la Invitación Abierta No , cuyo objeto es (CITAR EL OBJETO DE LA INVITACIÓN) y en caso de que nos sea adjudicada por LA PREVISORA S.A., nos comprometemos a firmar el contrato correspondiente. Declaramos así mismo: 1. Que esta propuesta y el contrato que llegare a celebrarse sólo compromete a los firmantes de esta carta, quienes obran en representación de nombre de la firma que presenta la propuesta. 2. Que ninguna entidad o persona distinta de los firmantes tiene interés comercial en esta propuesta ni en el contrato probable que de ella se derive. 3. Que conocemos el Pliego de Condiciones y aceptamos los requisitos en el contenido. 4. Que si se nos adjudica el contrato, nos comprometemos a otorgar las garantías requeridas y a suscribir éstas y aquel dentro de los términos señalados para ello. 5. Que nos comprometemos a ejecutar totalmente el contrato. 6. Que aceptamos y nos comprometemos a cumplir con los plazos, fechas y lugares previstos para la ejecución del contrato, de acuerdo con lo estipulado en el Pliego de Condiciones y en nuestra propuesta. 7. Que responderemos, sin perjuicio de la respectiva garantía, por la calidad de los servicios contratados. 8. Que mantendremos durante la ejecución del contrato, la organización técnica y administrativa presentada en la propuesta. 9. Que toda la información contenida en la propuesta es exacta y no existe falsedad ni falta de veracidad alguna en la misma. 10. Que autorizamos expresamente a LA PREVISORA S.A. para que verifique el contenido de la propuesta. 11. Que la presente propuesta consta de ( ) folios debidamente numerados. 12. Que aceptamos que la documentación de la propuesta es pública, y que podrá ser conocida por terceras personas una vez finalice el plazo para la presentación de las ofertas. (En caso de existir alguna reserva deberá manifestarlo) 30

31 13. Así mismo, declaramos BAJO LA GRAVEDAD DEL JURAMENTO: Que no nos hallamos incursos en causales de inhabilidad e incompatibilidad señaladas en la Constitución y en las Leyes, y no nos encontramos en ninguno de los eventos de prohibiciones especiales para contratar. (Se recuerda al proponente que si está incurso en alguna causal de inhabilidad o incompatibilidad, no puede participar en el proceso de selección de contratistas y debe abstenerse de formular propuesta). Si el proponente es un Consorcio o Unión Temporal o proponente plural bajo cualquier otra modalidad de asociación, deberá tener en cuenta que ninguno de sus miembros individualmente considerado, podrá encontrarse incurso en estas causales.) Atentamente,. Firma Nombre o Razón Social del Proponente: Nit:. Nombre del Representante Legal: C.C. No. de: Dirección Comercial del Proponente: Teléfonos: Fax: Ciudad: Correo Electrónico (Si lo tiene):. 31

32 32

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