Manual de Organización y de Procedimientos Administrativos DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES

Transcripción

1 Manual de Organización y de Procedimientos Administrativos DIRECCIÓN DE SERVICIOS GENERALES Ensenada B.C., Noviembre de 2006

2 LA DIRECCION DE SERVICIOS GENERALES SE ENCUENTRA UBICADA FISICAMENTE EN LA CALLE 11 S/N, CASI ESQUINA CON AVE. REFORMA, TELF EN ENSENADA, BAJA CFA. Y SE DEDICA A REALIZAR LOS MANTENIMIENTOS CORRECTIVOS Y PREVENTIVOS AL PARQUE VEHICULAR DEL AYUNTAMIENTO. FUE CREADA DEBIDO A LA NECESIDAD DE CONTAR CON UN LUGAR ADECUADO PARA MANTENER EN OPERACIÓN LA FLOTILLA DE VEHICULOS Y DE MAQUINARIA CON LA QUE CUENTA EL AYUNTAMIENTO DE ENSENADA, DONDE SE PUDIERA DAR UN SERVICIO RAPIDO, CON CALIDAD Y EFICIENCIA, ASI COMO UN COSTO DE OPERACIÓN POR DEBAJO DE CUALQUIER OTRO TALLER DE LA LOCALIDAD. PODER CONTAR EN EL FUTURO CON UNAS INSTALACIONES ADECUADAS PARA PROPORCIONAR LOS MANTENIMIENTOS CON MAYOR SEGURIDAD, ASI MISMO EL CONTAR CON LAS HERRAMIENTAS Y EQUIPOS QUE SE REQUIERAN. 1.- MANTENER EN BUENAS CONDICIONES DE OPERACIÓN LA FLOTILLA DE VEHICULOS DEL AYUNTAMIENTO. 2.- EFECTUAR LOS MANTENIMIENTOS PREVENTIVOS Y CORRECTIVOS DE LA MAQUINARIA PESADA DEL AYUNTAMIENTO. 3.- ATENDER TODA LA FLOTILLA DE CAMIONES RECOLECTORES DE BASURA, TANTO CARGADORES FRONTALES, TRASEROS Y CAMIONES TIPO PLATAFORMA EN SUS MANTENIMIENTOS PREVENTIVOS Y CORRECTIVOS. 4.- PROPROCIONAR LOS TRABAJOS DE CARROCERIA Y PINTURA, PARA LA FLOTILLA VEHICULAR, MAQUINARIA PESADA Y CAMIONES RECOLECTORES DE BASURA. 5.- REPARAR EN EL TALLER ELECTRICO TODOS LOS VEHICULOS Y MAQUINARIA QUE LO REQUIERAN. 6.- PROPORCIONAR LOS SERVICIOS DE ARRASTRE EN GRUA, PARA LAS UNIDADES Y MAQUINARIA QUE LO NECESITEN. 7.- ELABORAR DIAGNOSTICOS DE LAS UNIDADES DEL AYUNTAMIENTO QUE LO REQUIERAN PARA QUE A PARTIR DE ESTE DOCUMENTO SE GENERE LA ORDEN DE COMPRA. 8.- DAR SEGUIMIENTO A LOS DIAGNOSTICOS EN EL DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO PARA QUE ESTOS SEA SURTIDOS A LA MAYOR BREVEDAD POSIBLE.

3 CONTINUACION PUNTO TENER COORDINACION CON TODAS LAS DIVERSAS AREAS DEL AYUNTAMIENTO PARA PROPORCIONAR UNA MEJOR ATENCION CON RELACION AL PARQUE VEHICULAR MANTENER Y ABRIR NUEVOS CANALES DE COMUNICACIÓN CON LOS PROVEEDORES PARA AYUDAR AL DEPARTAMENTO DE ABASTECIMIENTO, CUANDO EXISTAN DUDAS EN LA CALIDAD DE UN PRODUCTO Y/O QUE ESTE SEA EL REQUERIDO PROPORCIONAR LA VIGILANCIA Y SEGURIDAD DENTRO DE LAS INSTALACIONES, PARA LO CUAL SE CUENTA CON DOS CENTROS DE CONTROL EN LAS PUERTAS DE ACCESO A LAS INSTALACIONES FISICAS DE LOS TALLERES MUNICIPALES SOLICITAR A BIENES MUEBLES E INMUEBLES SOBRE LAS MAQUINAS Y/O UNIDADES VEHICULARES QUE SE ENCUENTRAN EN LA YARDA MUNICIPAL PARA PODER APROVECHARLAS COMO REFACCIONES PARA OTRAS UNIDADES QUE SE ENCUENTRAN EN PROCESO DE REPARACION; Y ASI PODER MINIMIZAR EL COSTO DE LAS MISMAS Y AHORRAR TIEMPO INFORME DIARIO POR ESCRITO A OFICIALIA MAYOR DE LAS ACTIVIDADES MÁS RELEVANTES REALIZADAS POR EL PERSONAL DE SERVICIOS GENERALES. AREAS DE TRABAJO EN LAS QUE ESTA DIVIDIDA LA DEPENDENCIA 14.- LA DIRECCION DE SERVICIOS GENERALES ESTA FORMADA DE LA SIGUIENTE MANERA. CUENTA CON UN DIRECTOR, DEL CUAL DEPENDEN LOS SIGUIENTES PUESTOS: UN JEFE DE TALLER, DEL CUAL DEPENDEN LAS SIGUIENTES SECCIONES: a) UN JEFE DE LA SECCION DIESEL b) UN JEFE DE LA SECCION GASOLINA c) UN JEFE DE LA SECCION MAQUINARIA PESADA d) UN JEFE DE LA SECCION AUTOELECTRICO e) UN JEFE DEL TURNO VESPERTINO f ) TRES OPERADORES DE GRUA (02-T.M.) y (01-T.V.) g) DOS CARROCEROS ADEMAS DE ESTOS PUESTOS, TAMBIEN DE LA DIRECCION DEPENDEN: a) UNA SECRETARIA CAPTURISTA b) UN AYUDANTE ADMINISTRATIVO c) UN INTENDENTE Y MENSAJERO d) UNA SECRETARIA QUE AYUDA A COORDINAR A 10 VELADORES DE LAS DOS CASETAS DE CONTROL, LAS CUALES SE ENCUENTRAN UBICADAS EN LA ENTRADA DE CADA PUERTA.

4 LA SECUENCIA LOGICA DE LOS PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA DE JEFE DE LA SECCION DIESEL ES LA SIGUIENTE: EXISTEN DOS TIPOS DE MANTENIMIENTOS QUE SE LES REALIZAN A LAS UNIDADES Y/O MAQUINARIA PESADA. EL MANTENIMIENTO PREVENTIVO Y EL MANTENIMIENTO CORRECTIVO: EN EL PRIMER CASO ESTAN INCLUIDOS TODOS AQUELLOS SERVICIOS QUE ESTAN PREVIAMENTE CONTEMPLADOS REALIZARSE ANTES DE QUE OCURRA UNA FALLA Y/O DAÑO, COMO SON LOS SERVICIOS DE LUB RICACION, TUNE-UP, AJUSTE DE CLUTCH, CAMBIO DE FILTROS DE AIRE Y COMBUSTIBLE ETC.ETC. EN EL SEGUNDO CASO ESTAN INCLUIDOS TODOS AQUELLOS TRABAJOS QUE SE EFECTUAN EN UNA UNIDAD Y/O MAQUINA QUE POR ALGUNA CAUSA NO ESTA OPERANDO ADECUADAMENTE Y/0 NO ESTAN EN CONDICIONES DE TRABAJAR, Y QUE A VECES NO PUEDEN LLEGAR A LOS TALLERES MUNICIPALES Y REQUIEREN SER REMOLCADOS POR LAS GRUAS. PARA EFECTOS DE PODER PROCEDER A LA ELABORACION DE LA SECUENCIA LOGICA VAMOS A CONSIDERAR QUE LAS UNIDADES Y/O MAQUINAS SE ENCUENTREN EN LOS TALLERES MUNICIPALES. a) SE RECIBE LA UNIDAD EN CUESTION DE PARTE DEL CHOFER, OPERADOR Y/O SOBRESTANTE, EL CUAL INFORMA AL JEFE DEL TALLER Y/O EN SU DEFECTO AL JEFE DE LA SECCION DIESEL, GASOLINA, MAQUINARIA PESADA; SOBRE LA FALLA QUE PRESENTA LA UNIDAD Y/O EL SERVICIO DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO SI ES QUE LE CORRESPONDE QUE SE EFECTUE. b) EL CUAL TOMA NOTA Y LO CANALIZA AL MECANICO INDICADO SEGÚN SEA LA FALLA QUE PRESENTA, EL CUAL DE INMEDIATO SE AVOCA A ATENDER EL PROBLEMA, PROCEDE A DESARMAR LA PARTE DEL PROBLEMA PARA ENCONTRAR EL ORIGEN DE LA FALLA; EN CASO DE ENCONTRAR PARTES GASTADAS, Y/O ROTAS SE PROCEDE A EFECTUAR UN DIAGNOSTICO YA QUE ES EL DOCUMENTO OFICIAL DEL QUE SE GENERAN LAS ORDENES DE COMPRA. SI EL COSTO DE LA PIEZA Y/O REFACCION ES PEQUEÑO (MENOS DE $500.00) SE PROCEDE A COMPRAR DE LA CAJA CHICA QUE SE TIENE DEL FONDO REVOLVENTE EN LA DIRECCION. EN CASO DE SER EL COSTO MAYOR A $ SE PROCEDE A EFECTUAR UN DIAGNOSTICO QUE SE ELABORA PRIMERO EN BORRADOR POR PARTE DEL JEFE DE LA SECCION CORRESPONDIENTE CON EL VISTO BUEN O DEL JEFE DEL TALLER QUIEN TOMA NOTA DE ESTO Y PROCEDE A PASARLO A LA SECRETARIA LA CUAL COMPLEMENTA EL FORMATO CORRESPONDIENTE. c) ESTE FORMATO SE LLAMA DIAGNOSTICO DE LA UNIDAD EN TALLER MUNICIPAL Y CONTIENE LOS SIGUIENTES ESPACIOS PARA LLENAR COMO SON: 1) FECHA 2) DEPENDENCIA 3) DEPARTAMENTO 4) MARCA 5) UNIDAD 6) MOTOR 7) AÑO 8) No. DE RESGUARDO Y UNA AREA DONDE SE DESCRIBE LAS REFACCIONES Y/0 SERVICIOS QUE SE NECESITAN ADQUIRIR PARA QUE DICHA UNIDAD PUEDA REANUDAR SU OPERACIÓN. AL FINAL CONTIENE EL NOMBRE Y LA FIRMA DE QUIEN APROBO EL DIAGNOSTICO Y LA FIRMA DE QUIEN AUTORIZO EL SERVICIO.

5 CONTINUACION LETRA (d) d) UNA VEZ MAQUINADO DICHO DIAGNOSTICO ESTE ES ENTREGADO AL DEPARTAMENTO CORRESPONDIENTE PARA QUE LO RECIBA Y LO AUTORIZA EN CASO DE ESTAR DE ACUERDO. DESPUES SE PROCEDE A ELABORAR LA SOLICITUD DEL PEDIDO QUE PUEDE SER DE SERVICIOS Y/O REFACCIONES; Y ES FIRMADO POR EL JEFE DEL DEPARTAMENTO, EL DIRECTOR DEL DEPARTAMENTO SOLICITANTE Y POR EL DIRECTOR DE RECURSOS MATERIALES. e) UNA VEZ CONTANDO CON LA SOLICITUD AUTORIZADA, EL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES PROCEDE A COTIZAR EL SERVICIO Y/O LAS REFACCIONES Y DE ACUERDO A LAS POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS ASIGNA EL TRABAJO A UN PROVEEDOR, EL CUAL HACE EL SERVICIO Y/O SURTE LAS REFACCIONES. f) EL ALMACEN RECIBE LAS REFACCIONES Y AVISA AL JEFE DE TALLER Y/O SECCION CORRESPONDIENTE PARA DARLES EL VISTO BUENO Y DE SER LO QUE SE PIDIO, SE PROCEDE A SACARLAS DEL ALMACEN PARA LO CUAL FIRMA DE RECIBIDO. g) ESTAS REFACCIONES SON ENTREGADAS AL MISMO MECANICO QUE DESARMO (DE PREFERENCIA) PARA QUE ESTE PROCEDA A ARMAR Y/O INSTALAR TALES REFACCIONES. h) DESPUES PROCEDE A PROBAR Y VERIFICAR QUE EL TRABAJO ESTE BIEN TERMINADO. i) EL JEFE DE SECCION CORRESPONDIENTE PROCEDE A PROBAR EL EQUIPO Y/O UNIDAD PARA DECIDIR SI SE PUEDE ENTREGAR COMO TERMINADO DICHA UNIDAD. j) EL JEFE DE SECCION CORRESPONDIENTE AVISA AL JEFE DE TALLER QUE LA UNIDAD HA SIDO TERMINADA EN FORMA CORRECTA POR LO QUE SE PROCEDE A VERIFICARLO Y DE AHÍ AVISA AL DEPARTAMENTO, AL CUAL CORRESPONDE EL EQUIPO Y/O UNIDAD PARA QUE PASEN A RECOGERLO AL TALLER. LA SECUENCIA LOGICA DE LOS PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA DEL JEFE DE TALLERES ES LA SIGUIENTE: Y PARA LA CUAL VAMOS A CONSIDERAR QUE LA UNIDAD SE ENCUENTRA DESCOMPUESTA FUERA DE LAS INSTALACIONES DEL TALLER DE SERVICIOS GENERALES, POR LO MISMO SE AVISA AL JEFE DEL TALLER SOBRE DICHA UNIDAD DONDE SE QUEDO DESCOMPUESTA Y LA POSIBLE FALLA QUE TIENE, POR LO QUE SE TIENE QUE DEFINIR SI SE MANDA UN MECANICO A REVISARLA AL SITIO DONDE SE ENCUENTRA FUERA DE SERVICIO Y/O SI SE ENVIA LA GRUA PARA QUE LA REMOLQUE AL TALLER MECANICO. AL LLEGAR LA UNIDAD SE PROCEDE A LLENAR UNA HOJA DE CONTROL DE UNIDADES QUE CONTIENE LOS SIGUIENTES DATOS: 1) FECHA 2) HORA DE ENTRADA 3) DEPENDENCIA A LA CUAL CORRESPONDE LA UNIDAD 4) DEPARTAMENTO 5) UNIDAD No. 6) MARCA 7) MOTOR 8) AÑO 9) No. DE RESGUARDO 10) CAUSAS POR LAS CUALES ESTA UNIDAD LLEGO AL TALLER 11) OBSERVACIONES 12) NOMBRE Y FIRMA DEL MECANICO QUE REALIZO EL DIAGNOSTICO Y RECIBIO LA UNIDAD 13) NOMBRE DE QUIEN ENTREGO LA UNIDAD 14) EL JEFE DE TALLER TAMBIEN SE COORDINA CON LOS DEPARTAMENTOS PARA LA REALIZACION DEL CAMBIO DE ACEITE POR LO CUAL REVISA TODOS LOS DIAS EL PROGRAMA DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO PARA CONOCER CUAL ES EL CAMION QUE ESE DIA REQUIERE DE CAMBIO DE ACEITE Y ENGRASADO. PROCEDIENDO A AVISAR AL DEPARTAMENTO QUE TIENE A SU CARGO LA UNIDAD PARA QUE LO ENVIE AL TALLER Y PROCEDER A EFECTUAR EL SERVICIO CORRESPONDIENTE.

6 CONTINUACION TAMBIEN LOS TRABAJOS SON ASIGNADOS POR PARTE DEL JEFE DEL TALLER A LOS JEFES DE SECCION CORRESPONDIENTE SEGÚN SEA EL TIPO DE TRABAJO SOLICITADO. APARTE VERIFICA LOS DIAGNOSTICOS QUE REQUIEREN LAS UNIDADES, LOS CUALES FUERON PREVIAMENTE ELABORADOS POR LOS JEFES DE SECCION EN CASO DE QUE ESTOS ESTEN BIEN HECHOS, ESTOS SE PASAN A LA SECRETARIA PARA SER MAQUINADOS Y DE ESTE DOCUMENTO SE TOMEN LOS DATOS PARA ELEBORART LA SOLICITUD DE COMPRA. ADEMAS FORMULA EL ROL DE VACACIONES DE LOS TRABAJADORES DEL TALLER CUIDANDO QUE SALGAN Y DISFRUTEN DE SUS VACACIONES DE UNA MANERA ORDENADA SIN AFECTAR MUCHO LA OPERACIÓN DEL TALLER, PARA LO CUAL CUIDA QUE NO SE EMPALMEN MECANICOS Y/O AYUDANTES DE MECANICO DE UNA MISMA AREA. YA QUE ESTA ELABORADO ESTE ROL, SE REVISA CON EL DIRECTOR DE SERVICIOS GENERALES PARA SU VISTO BUENO Y SE PROCEDA A ELABORAR EL FORMATO DE SOLICITUD DE VACACIONES AL DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS. REVISA LA NECESIDAD DE PERSONAL PARA LAS GUARDIAS DE FIN DE SEMANA Y DIAS FESTIVOS, PARA LA CUAL HACE UNA REVISION DE LOS EQUIPOS QUE ESTAN FUERA DE SERVICIO Y DE LAS REFACCIONES QUE SE TIENEN Y/O ESTEN POR LLEGAR PARA PODER DETERMINAR LA CANTIDAD DE PERSONAL REQUERIDO PARA TRABAJAR TIEMPO EXTRA. REVISA QUE LAS REFACCIONES QUE SE ENCUENTRAN INSTALADAS EN ALGUNAS DE LAS UNIDADES QUE ESTAN EN EL YONKE MUNICIPAL, Y QUE PUEDEN SER UTILIZADAS EN LA REPARACION DE LAS MISMAS QUE SE ESTAN DENTRO DE LOS TALLERES SE UTILIZEN, POR TAL MOTIVO, SOLICITA A LA SECRETARIA ELABORE UNA SALIDA DIRIGIDA AL DEPARTAMENTO DE BIENES MUEBLES E INMUEBLES, PARA TRAMITAR LA SALIDA DEL YONKE DE CITADA REFACCION. ATIENDE LAS SOLICITUDES QUE SE PRESENTAN DE PETICION DE LA GRUA, PARA LO CUAL TOMA NOTA DE QUIEN SOLICITA EL SERVICIO, DE QUE UNIDAD SE TRATA Y DONDE ESTA LA UNIDAD A REMOLCARSE Y PARA DONDE SE LLEVARA; ENSEGUIDA MANDA AL OPERADOR DE LA GRUA CORRESPONDIENTE A EFECTUAR EL SERVICIO ANTES MENCIONADO. SUPERVISA LA CALIDAD DE LOS TRABAJOS EFECTUADOS EN TALLER POR PARTE DE SUS SUBORDINADOS, PARA LO CUAL PRUEBA Y VERIFICA QUE SE HAYAN INSTALADO LAS REFACCIONES QUE SE TENIAN DESTINADAS PARA DICHO VEHICULO Y QUE ASEGURA EN QUE CONDICIONES SE ESTA ENTREGANDO AL USUARIO LA UNIDAD. LA SECUENCIA LOGICA DE LOS PROCEDIMIENTOS DE LA UNIDAD ADMINISTRATIVA DE MECANICO DIESEL ES LA SIGUIENTE: a) SE RECIBE LA UNIDAD EN EL TALLER Y EL MECANICO DIESEL RECIBE INSTRUCCIONES DIRECTAS DE SU JEFE INMEDIATO SOBRE EL TRABAJO QUE SE LE ESTA ASIGNANDO. b) PROCEDE A EFECTUAR LA REVISION, PARA LO CUAL EN LA MAYORIA DE LAS VECES ES NECESARIO DESARMAR LA PIEZA PARA PODER LLEGAR AL ORIGEN DEL PROBLEMA. c) A VECES LA PARTE DAÑADA ESTA VISIBLE Y NO ES NECESARIO PROCEDER A DESARMAR NADA, ES DECIR SE PUEDE TRABAJAR PORQUE EL DAÑO ESTA VISIBLE. d) DESPUES DE REALIZADA LA OPERACIÓN DE DESARMAR SE PROCEDE A DETERMINAR QUE PARTE Y/O REFACCION SE REQUIERE CONSEGUIR PARA INSTALARLA Y QUE SE CORRIJA LA ANOMALIA Y VUELVA A QUEDAR OPERATIVA Y/O EN CONDICIONES DE TRABAJO. e) EL MECANICO LE AVISA AL JEFE DE SU RESPECTIVA SECCION DIESEL EN ESTE CASO EL CUAL PROCEDE A EFECTUAR UN DIAGNOSTICO Y ESTE A SU VEZ SIRVE DE BASE PARA GENERAR EL PEDIDO Y/O ORDEN DE COMPRA. f) LAS PARTES Y/O REFACCIONES SON ENTREGADAS AL ALMACEN Y DE AQUÍ SE LES DA SALIDA PARA SER INSTALADAS EN LAS UNIDADES CORRESPONDIENTES POR PARTE DEL MECANICO, EL CUAL ES SUPERVISADO POR SU JEFE Y SE CERSIORA DE QUE EL TRABAJO ESTE BIEN HECHO. g) EL JEFE DE LA SECCION DIESEL EFECTUA LAS PRUEBAS PERTINENTES Y SI TODO QUEDO EN ORDEN PROCEDE A AVISAR AL USUARIO QUE LA UNIDAD ESTA DE NUEVO EN CONDICIONES DE OPERACIÓN, Y PROCEDE A ENTREGARLA.