Seminario de Gestión del Tiempo

Transcripción

1 Seminario de Gestión del Tiempo GETAFE INICIATIVAS MARZO 2013

2 INDICE Módulo I: Conceptos básicos -El tiempo: Características - Qué es gestionar el tiempo? -La pirámide de la coherencia -Identifica tus roles Módulo II: Gestión del tiempo - Cómo priorizar? -Leyes básicas de la Gestión del tiempo -Lo importante vs lo urgente

3 INDICE Módulo III: Análisis del uso del tiempo - Cómo distribuye su tiempo? - Ejercicio práctico para autodiagnosticar el uso del tiempo - Pasos para gestionar el tiempo - Los ladrones del tiempo - Cómo disminuir el efecto de los ladrones del tiempo - Delegación Módulo IV: Nuevos sistemas de gestión del tiempo - GTD (Getting Things Done) - ZTD una evolución de GTD

4 MODULO I MODULO I: Conceptos básicos - El tiempo: Características - Qué es gestionar el tiempo? - La pirámide de la coherencia - Identifica tus roles

5 La vida nos atosiga

6 EL TIEMPO Tu tiempo es tu posesión más valiosa EL TIEMPO ES DINERO Nada distingue tanto al directivo eficaz como su amor al tiempo Peter Drucker El tiempo ni se ahorra ni se almacena, no se trata de cuanto tenemos...sino de cómo lo utilizamos

7 CARACTERISTICAS DEL TIEMPO El tiempo es constante, siempre es el mismo Es el bien más perecedero, no se puede guardar Escaso Inflexible, no se puede alargar, estirar... Indispensable Insustituible Irrecuperable, se va y no vuelve Inexorable, no se puede parar Equitativo. Igual para todos los seres humanos No renovable. No se puede recuperar el tiempo perdido Gestión del tiempo es autogestión Cómo lo puedes gestionar?

8 GESTION DEL TIEMPO

9 Gestionar el tiempo Gestionar el tiempo realmente significa administrarnos a nosotros mismos, de tal manera que podamos optimizar el rendimiento del tiempo de que disponemos

10 Pirámide de la coherencia Empiece toda acción con un propósito definido Actividad diaria ACCIONES ESTRATEGIAS METAS VALORES

11 Vasos comunicantes Los distintos ámbitos de la vida (roles): Social Familiar Personal Profesional Laboral El éxito en la administración del tiempo es el equilibrio entre todos tus roles clave

12 Identifica tus roles Qué es importante para ti y para tu trabajo? Piensa en la semana y planifica tus roles para la misma Trabajo. Identifica cuáles son tus prioridades y cómo las vas a alcanzar Familia. Qué es lo más importante y cómo lo vas a meter en tu agenda Otros roles. Trabajos comunitarios, aficiones, asuntos y relaciones personales, etc.

13 Equilibrio de vida Familia Trabajo Salud Finanzas Ocio

14 MODULO II MODULO II: - Cómo priorizar? - Leyes básicas de la Gestión del tiempo - Lo importante vs lo urgente

15 Síntomas del manejo ineficiente del tiempo Andar siempre a la carrera Retrasos frecuentes Baja productividad Frustración Impaciencia Dudas constantes entre diferentes alternativas Dificultad en establecer y conseguir metas Tendencia a postergar tareas a cumplir Ser demasiado detallista Sentirse sobrepasado por la carga de trabajo Negatividad...

16 Cómo priorizar? No podemos hacerlo todo... LA HISTORIA DEL BOTE DE CRISTAL...

17 LEY DE PARETO LA REGLA DEL 80 / 20 LOS ELEMENTOS CRÍTICOS DE CUALQUIER CONJUNTO CONSTITUYEN UNA MINORIA El 20% del esfuerzo produce el 80% de los resultados TIEMPO RESULTADOS 20% 80% 8O % 20% Si no tienes tiempo suficiente, céntrate en el que produce el mayor resultado

18 LEYES DE PARKINSON Todo trabajo se dilata indefinidamente hasta ocupar todo el tiempo disponible para su completa realización "El tiempo dedicado a cualquier tema de la agenda es inversamente proporcional a su importancia" LEY DE CARLSON Todo trabajo interrumpido es menos eficaz y consume más tiempo que si se realiza de manera continuada

19 ANALISIS ABC PRIORIDAD A Imprescindible de hacerse: actividades decisivas. PRIORIDAD B Debe hacerse: actividades de valor medio PRIORIDAD C Deseable de hacer: categoría de menor valor LEYES DE MURPHY Nada es tan sencillo como parece al principio Todo lleva más tiempo de lo que se pensaba al principio Si algo puede ir mal, irá mal

20 Lo importante vs lo urgente Tendemos a abordar lo urgente y a dejar para más tarde lo importante, sometiéndonos a las reglas del juego que nos impone nuestro gran tirano el reloj BRUJULA vs EL RELOJ

21 No importante Importante Gestión del Tiempo El cuadrante de Covey Urgente No urgente Supervivencia Trabajos urgentes para hoy. Crisis, problemas apremiantes. Urgencia médica. Reparar algo indispensable que se averió. Engaño Informes que no dormimos por entregarlos, y que luego pasan días o semanas sin revisión. Reuniones a las que acudimos con urgencia, y luego vemos que no tuvieron ningún provecho. Cuestiones inmediatas, acuciantes Liderazgo Planificación Estratégica y Operativa Construir Relaciones e Identificar Nuevas Oportunidades Atender las verdaderas responsabilidades de los roles que juego en la vida. La preparación y el estudio. Convivir con la familia. Desperdicio La ociosidad inútil, el chisme, la pérdida de tiempo sin sentido. Algunas llamadas telefónicas Internet o Chat sin limites y para fines personales y sociales. Aquí nacen los vicios

22 No importante Importante Gestión del Tiempo El cuadrante de Covey Urgente No urgente 20 25% 25 30% 65 80% < 15% 15% 50 60% < 1% 2 3%

23 No importante Importante Gestión del Tiempo El cuadrante de Covey Urgente No urgente 20 25% 25 30% 65 80% < 15% 15% 50 60% < 1% 2 3%

24 Reactividad Proactividad

25 MODULO III MODULO III: Análisis del uso del tiempo Cómo distribuye su tiempo? Ejercicio práctico para autodiagnosticar el uso del tiempo Pasos para gestionar el tiempo Los ladrones del tiempo Cómo disminuir el efecto de los ladrones del tiempo Delegación

26 Porque hay personas que hacen mas cosas en la misma cantidad de horas laborables? Por hábitos personales que han desarrollado Trabajan mas inteligentemente El 80% de los asuntos que llegan a su mesa los maneja de forma inmediata Conocen como invierten su tiempo Controlan su tiempo Aceptan la realidad del tiempo No malgastan el tiempo Delegan con claridad y precisión Definen alternativas de acción y previenen posibles consecuencias negativas o positivas Llevan el control de lo delegado

27 Por dónde empezar Lo primero es verificar si lo que piensas es cierto Registra lo que haces: Anota lo que haces cada hora de trabajo Verifica en que empleas la mayor parte de tu tiempo en una semana Piensa si puedes sistematizar o delegar esas tareas o alguna parte de ellas

28 Análisis del uso de tu tiempo de trabajo Para mejorar la administración de tu tiempo, empieza descubriendo en qué y cómo lo estas gastando actualmente Día de la Semana Nº horas Lunes 6 h 30 Martes 9 h Miércoles 8 h 00 Jueves 10 h Viernes 7 h Sábado 1h Domingo Total de Horas 41h 30 Actividad Número de Horas 1 PREPARACION REUNIONES CLIENTES 1 + 1, , PREPARAR DOC. COMERCIAL 1+ 1, REUNIONES CON PROSPECTOS ,5 4 REUNIONES NETWORKING ,5 + 1,5 5 PREPARACION OFERTAS 2,5+ 1, COMUNICACIÓN ( , teléfono..) 0,5 + 0, ,5 7 REUNIONES CON PROVEEDORES , REUNIONES INTERNAS 1, , REUNIONES CON CLIENTES 0 + 0,5 + 3,5+ 0, ADMINISTRACION 0 +0, ,5 Total de Horas 41 h ,5 5, ,5 2,5 2 4,5 3 Tienes un Negocio ó te tiene el negocio a ti?

29 Análisis del uso de tu tiempo de trabajo Alto 6 PREPARACION OFERTAS D e d i c a c i ó n / T i e m p o 4 2 ADMINISTRACION REUNIONES CON PROVEEDORES PREPARACION REUNIONES CLIENTES PREPARAR DOC. COMERCIAL REUNIONES NETWORKING COMUNICACIÓN ( , teléfono..) REUNIONES CON PROSPECTOS REUNIONES CON CLIENTES REUNIONES INTERNAS Bajo Bajo Interés / Importancia Excelente! Ahora puedes darte cuenta de lo que debes delegar primero a tu equipo, para liberar parte de tu tiempo para trabajar PARA tu negocio, en actividades claves, propias del propietario de la empresa. Alto

30 La clave La clave no está en priorizar lo que está en tu calendario sino en agendar tus prioridades

31 Claves de gestión del tiempo PLANIFICAR PRIORIZAR AGENDAR HACER SEGUIMIENTO

32 Claves de gestión del tiempo Planificación mensual de actividad Calendario definido Planificación semanal del tiempo Fijarse prioridades Planificación diaria del tiempo Definir tiempos de tareas Control y medición de lo realizado Cada hora invertida en planificar ahorra varias horas en la realización

33 Claves de gestión del tiempo Definir lo que hay que hacer Definir lo que NO hay que hacer Planificar por anticipado Establecer metas Planificar cada periodo y fijar prioridades Hacer sólo una cosa cada vez

34 Los ladrones de tiempo Cualquier cosa que impida que un profesional alcance sus objetivos de la manera más efectiva posible Son esa suma de imprevistos que nos resta minutos e incluso horas de trabajo efectivo Detectarlos nos ayudará a combatirlos

35 Las ladrones de tiempo: EXTERNOS Excesivo flujo de papeles Teléfono, demasiadas llamadas Visitas imprevistas de visitantes externos Reuniones imprevistas o que exceden tiempo asignado Fallos de comunicación Exceso de información Consultas e interrupciones de colaboradores Excesiva burocracia Falta de información /Chat/Internet Personal incompetente Falta de formación...

36 Las ladrones de tiempo: INTERNOS Ausencia de planificación en la organización del trabajo diario Ausencia o escasa definición de prioridades y objetivos Objetivos no claros, falta de foco Dejar cosas para después Intentar hacer muchas cosas a la vez Falta de rigor y disciplina personal, desorden Falta de habilidades y conocimientos Falta de delegación Perfeccionismo Incapacidad de decir NO Dispersión, multitud de pequeñas cosas, críticas, cotilleos, trabajillos o tareas de escaso o nulo valor...

37 Los ladrones de tiempo Haz dos listas identificando tus propios ladrones del tiempo (int. y ext.) Destaca los tres principales de cada lista Pondéralos (Desde 1, poca gravedad a 3, máxima gravedad) y Atácalos

38 Algunos males comunes Dilatar/Retrasar las tareas Desmenuza esas tareas inmensas en piezas más pequeñas. Desarrolla una rutina para ir haciendo poco a poco. Interrupciones Constantes Crea Signos de No interrumpir, cree barreras para visitantes inesperados, organícese, Reuniones Establezca una agenda, fije un tiempo de comienzo y final, ajústese a lo establecido, sea claro con el objetivo, evalúe cada reunión y haga seguimiento. Respete su tiempo Hasta que no respetes TU tiempo, otros no lo harán.

39 Cómo empiezo? Elimina el desorden Ordena todo, desde tus cajones hasta el disco duro del ordenador Mantén tu mesa ordenada Crea hábitos para tus tareas rutinarias Planifica tu semana y fija objetivos Adáptalo diariamente Haz una revisión semanal del cumplimiento

40 Cómo preparar la lista diaria de cosas Sea Realista Deje un margen de tiempo a hacer Revise la lista cada mañana antes de empezar a trabajar Si durante el día hace algo que no estuviera en la lista -> Añádalo Antes de hacer cada una de las cosas de la lista pregúntese Por qué yo? Agrupe las tareas que estén relacionadas entre si Haga todos los días algo que le acerque mas a sus metas

41 Establece objetivos Fija tus objetivos SEMANALES y adapta tu agenda para cumplirlos

42 Delegación Delegar nos permite conferir a un colaborador el encargo de realizar una tarea, concediéndole autoridad y libertad, pero compartiendo la responsabilidad por el resultado. La delegación implica obligación de rendición de cuentas al superior de la/s tarea/s que ha/n sido delegada/s. Reto clave para el éxito del equipo Hace crecer a los demás

43 Consideraciones para delegar Responsabilidad Se delegan tareas no responsabilidades Autoridad No se puede delegar mayor autoridad que la que se tiene Delegar no es Abdicar Si no controlamos, no delegamos, abdicamos Delegar no es que hagan tu trabajo por ti Aceptar que lleva su tiempo A corto plazo es más cómodo hacerlo nosotros mismos y nos ahorra tiempo, pero a largo plazo es nuestra soga.

44 Pasos para delegar 1. Definir claramente qué se quiere delegar 2. Identificar quién puede hacerlo 3. Preparar muy bien la reunión 4. Consensuar el compromiso 5. Confirmar que se ha entendido la delegación 6. Determinar plazos 7. Definir los niveles de autoridad 8. Establecer controles periódicos 9. Fijar reuniones de revisión del progreso 10. Avanzar en los niveles de delegación

45 6 Consejos para el manejo del tiempo Establece un programa de revisión regular de tus actividades Trabaja en un ambiente libre de distracciones e interrupciones Toma pequeños descansos Se especifico en identificar como planeas usar tu tiempo Intercala diferentes actividades relacionadas a determinada tarea para mantener la motivación y la concentración Estima el tiempo necesario para cada tarea

46 MODULO IV MODULO IV: - El método GTD - ZTD una variante del GTD

47 El método GTD Getting Things Done (GTD) título de un libro de David Allen, que en español se ha editado con el título Organízate con eficacia

48 Método GTD Principios Descargar la mente Sistema organizado, único y sencillo Una lista para cada contexto Hacer tareas inmediatas (< 2 ) No establece prioridades Decide qué acciones requieren tus tareas cuando aparecen no cuando expiran

49 Método GTD Reglas de aplicación 1. Recopilar 2. Procesar 3. Organizar 4. Revisar 5. Hacer Acciones próximas Proyectos En espera Algún día / quizás

50 Implantación del método GTD Cajón Acción? No acción? Recopilar Hacer Delegar Asignar Archivar Eliminar Procesar Próximo Proyectos Espera Algún día Organizar Hacer Revisar

51 El sistema de organización ZTD Zen to Done (ZTD) Leo Babauta se baso en el sistema GTD para organizarse, pero le dió su propio enfoque, más sencillo y sobre todo más efectivo ZTD se centra en los cambios de hábitos necesarios para organizarse de una manera más práctica y en hacer, en simplificar y en añadir una estructura sencilla Depende de los hábitos y de lo que hagas, no del sistema o las herramientas

52 Método ZTD Los 10 hábitos 1. Coleccionar. Captura omnipresente 2. Procesar. Decisiones rápidas, no atrasar 1. Hacerlo ya 2. A la basura 3. Delegar 4. Archivar 5. Al calendario o lista de tareas 3. Planificar. Tres objetivos para la semana y día 4. Hacer. Una sola cosa cada vez, sin distracciones. /

53 Método ZTD Los 10 hábitos (cont.) 5. Sistema sencillo y de confianza. Listas simples, chequear. 6. Organización. Un lugar para cada cosa. 7. Revisar. El sistema y los objetivos cada semana 8. Simplificar. Reducir objetivos y tareas a lo esencial 9. Rutina. Establece y mantén rutinas. 10. Encuentra tu pasión. Los cuatro primeros son los más importantes

54 Resumen Crea hábitos y rutinas, lleva tiempo, acomete uno a uno Elimina el desorden Minitareas para objetivos grandes De 1 a 3 objetivos al día y a la semana Sistema y herramientas sencillas

55 GTD vs ZTD GTD es una serie de cambios de hábito GTD no se centra lo suficiente en hacer GTD es demasiado poco estructurado para mucha gente GTD intenta hacer demasiado, lo que termina estresando GTD no se centra bastante en tus objetivos ZTD se centra en un hábito cada vez ZTD se centra mas en hacer y en como completar las tareas ZTD ofrece un par de hábitos para solucionar esta cuestión: planificar y rutina ZTD se centra en simplificar ZTD te pide identificar las grandes cosas que quieres conseguir en el día y la semana

56 Beneficios del uso eficiente del tiempo Nos sentimos realizados al hacer todo lo que teníamos que hacer Ofrece a la gente un sentido de control de la vida Ayuda a acordarse de las obligaciones, reuniones, eventos o fechas especiales Obtengo una guía de objetivos y metas Facilita la obtención de resultados eficaces y eficientes (*) Permite organizar mejor el trabajo y las actividades Posibilita el desarrollo integral Reduce el stress...

57 Muchas Gracias!