DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS PROGRAMA DE MEJORA DE LA GESTIÓN REVISIÓN Y MODIFICACIÓN DEL MARCO NORMATIVO INTERNO

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1 DIRECCIÓN DE RECURSOS HUMANOS PROGRAMA DE MEJORA DE LA GESTIÓN REVISIÓN Y MODIFICACIÓN DEL MARCO NORMATIVO INTERNO Noviembre,

2 ÍNDICE 1. INTRODUCCIÓN 2. ÁREAS EMISORAS DE NORMATIVIDAD INTERNA 3. CRITERIOS PARA EL DESARROLLO DE PROYECTOS NORMATIVOS 4. PROYECTOS NORMATIVOS 5. ACTIVIDADES A DESARROLLAR 6. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 7. RESULTADOS ESPERADOS 8. ANEXO 1 2

3 1.-INTRODUCCIÓN La Dirección de Recursos Humanos realizó el análisis de sus procedimientos, en los cuales se identificaron algunas debilidades en las prácticas administrativas, situación que derivó en la búsqueda de mejoras en la regulación. La Dirección de Recursos Humanos del Hospital General de México tiene como objetivo: Administrar de forma integral los Recursos Humanos del Hospital General de México, coadyuvando con ello a la prestación de servicios que otorga la Institución de conformidad a sus atributos conferidos, mediante la observancia a la normatividad aplicable vigente, implantando de acuerdo con el Director General Adjunto de Administración y Finanzas, las políticas, programas y procedimientos tendientes a realizar un control eficiente en sus procesos básicos de Reclutamiento y Selección, Contratación de Personal, Capacitación, Control de Asistencia, Levantamiento de Actas Administrativas, Elaboración de Nómina y Pago Oportuno a los Trabajadores, Registro y Pago a Terceros Institucionales, así como Elaboración, Control y Registro del Presupuesto Autorizado del Capítulo 1000 Servicios Personales. Para dar cumplimiento con este objetivo, la Dirección de Recursos Humanos establece como funciones: Coordinar las actividades de Reclutamiento y Selección de Personal Coordinar las actividades para expedición de nombramientos de los trabajadores del hospital General de México Coordinar la actividades para la autorización de movimientos de personal, ya sea derivado de movimientos escalafonarios y/o aquellos acordados con la Dirección General y la Dirección General Adjunta de Administración y Finanzas Coordinar las actividades relativas a los casos de terminación o cese de los efectos del nombramiento Coordinar las actividades relativas a los pagos de estímulos que determina la Ley en materia y las Condiciones Generales de Trabajo y/o las que emita la Secretaria de Hacienda y Crédito Público. Conducir las relaciones laborales del hospital y acuerdos con el Director General Adjunto de Administración y Finanzas la designación y/o remoción en su caso de los representantes del Hospital General de México en las Comisiones Centrales Mixtas que se tienen establecidas Coordinar y programar las actividades del control del ejercicio del gasto del capitulo 1000 SERVICIOS PERSONALES Coordinar las actividades de los movimientos de incidencias del personal del Hospital General de México así como sus remuneraciones y atención de los servicios y prestaciones a que tienen derecho Autorizar en acuerdo con el Director General Adjunto de Administración y Finanzas. Los programas de capacitación al personal con forme a la normatividad vigente Coordinar la información y pago de enteros a los terceros institucionales conforme a las disposiciones vigentes Coordinar los diferentes programas que contemplen la Modernización de Sistema General de Administración al Personal 3

4 Aplicar y Ordenar que se lleve a cabo las normas y políticas que en materia de Recursos Humanos expida la Secretaria de Hacienda y Crédito Público, así como la Coordinadora Sectorial Administrar el Sistema de Gestión de Calidad de la Dirección de Recursos Humanos Coordinar el control y resguardo de los expedientes de los trabajadores El propósito del presente documento es establecer un programa de trabajo para revisar el marco normativo interno. 2.- ÀREAS EMISORAS DE NORMATIVIDAD INTERNA Conforme al objetivo, funciones y procedimientos establecidos por la Dirección de Recursos Humanos, las áreas emisoras de normatividad, políticas o lineamientos son las siguientes: Área Subdirección de Operación Funciones Generar políticas adecuadas para el control y ejercicio presupuestario Capítulo 1000 Servicios Personales, así como la emisión de pagos a los trabajadores. Departamento de Control y Conciliación Aplicar políticas para el ejercicio del Presupuesto Capítulo 1000 Servicios Personales. Establecer lineamientos para la validación de la nómina. Departamento de Nómina y Pagos Lineamientos y políticas para la elaboración de la nómina Subdirección de Administración y Desarrollo Departamento de Empleo y Capacitación Departamento de Servicios y Prestaciones Administrar la correcta aplicación de las políticas, programas y procedimientos de los procesos básicos de reclutamiento, selección, contratación de personal, capacitación, control de asistencia y levantamiento de actas administrativas. Operar los procesos de reclutamiento y selección de personal, contratación y capacitación. Vigilar y dar seguimiento a la correcta aplicación de las leyes y reglamentos laborales, acuerdos y circulares normativas, en cumplimiento de los derechos y obligaciones de los trabajadores. 4

5 3.- CRITERIOS PARA EL DESARROLLO DE PROYECTOS NORMATIVOS Los criterios establecidos por la Dirección de Recursos Humanos para la emisión de normatividad interna son los siguientes: La normatividad emitida al final de los procesos de mejora regulatoria aplicada durante el año 2009 cumplirá con los siguientes criterios: 1. Eficacia. La normatividad interna emitida por la Dirección de Recursos Humanos deberá dar cumplimiento a los objetivos establecidos; 2. Eficiencia. La normatividad interna emitida por la Dirección de Recursos Humanos tendrá como propósito asegurar el cumplimiento de objetivos y hacerlo mediante un uso racional de los recursos humanos, materiales y financieros en el menor tiempo posible, evitando actividades que no aporten valor al proceso. 3. Consistencia. La normatividad interna emitida por la Dirección de Recursos Humanos, será concisa, sin contradicciones y apegada al marco vigente. 4. Claridad. La normatividad emitida por la Dirección de Recursos Humanos, estará redactada en un lenguaje claro y hará uso de un glosario de términos técnicos cuando sea requerido. 4.- PROYECTOS NORMATIVOS Durante el año 2009, la Dirección de Recursos Humanos desarrollará en apego al proceso de calidad regulatoria los siguientes proyectos: A. Reclutamiento y selección de personal B. Programa de vestuario y equipo C. Elaboración de nómina D. Procedimiento para la validación de nóminas E. Registro y control de asistencia 5.- ACTIVIDADES A DESARROLLAR A continuación se enumeran los procedimientos mediante los cuales de deberán de desarrollar las actividades y más adelante se presenta un desglose de cada una de las actividades a desarrollar: 1. Selección de procesos a revisar por área Se escogen los procesos susceptibles de revisión en función de su complejidad y grado de influencia en las áreas de la Dirección de Recursos Humanos. 2. Análisis inicial Se inicia por un área normativa con la intención de resolver alguna problemática o alguna necesidad mediante la generación de regulación. Se identifica el problema o necesidad y se resuelve mediante la generación de regulación. Se debe utilizar la sección Fundamentación y Motivación del formato actualizado de justificación regulatoria disponible en 5

6 3. Elaboración del proyecto Se deben conocer y ponderar los efectos de la regulación, así como los mecanismos del proyecto normativo para generar estos efectos. Se deben de considerar además, atributos de calidad (eficacia, eficiencia, consistencia y claridad) para que con apoyo del área jurídica se redacte un proyecto que cumpla con dichos atributos. 4. Consulta con usuarios y expertos y medición de atributos de calidad regulatoria Se constituirá un Consejo de Mejora Regulatoria adoptando el modelo Acuerdo/Lineamientos 5. Emisión y publicación Los proyectos de normatividad interna se publicarán en el portal de internet del Hospital General de México en formato PDF. 6. Evaluación ex post de la regulación A partir de la aplicación de una encuesta, generar una opinión sobre los problemas que genera la regulación o lo adecuado que es un documento normativo en la operación interna. A continuación se desglosan las actividades a realizar en cada una de las áreas de la Dirección de Recursos Humanos: DEPARTAMENTO DE EMPLEO Y CAPACITACIÓN Procedimiento de Reclutamiento y Selección de Personal El Departamento de Empleo y Capacitación tiene como propuesta dentro del marco del Sistema de Mejora Regulatoria las siguientes actividades. En virtud de la creación de la figura de plazas eventuales, se hace necesaria la modificación del procedimiento de reclutamiento y selección para conjuntar las actividades y eliminar del manual el procedimiento de contratación por honorarios, asimismo es necesario fusionar los procesos de la oficina de contratación y la actual oficina de eventuales, esto con la finalidad de eficientar tanto los procesos que incidirán en un mejor manejo de los movimientos de personal que se generan quincenalmente, para que la responsabilidad y control recaiga en un solo coordinador. Se está llevando a cabo la revisión de los procedimientos con el objetivo de eliminar aquellos pasos que generan duplicidad de funciones, por lo que dentro del ámbito de las políticas de operación estaríamos en la posibilidad de eficientar el servicio tanto en sus procesos como en el servicio a nuestros usuarios. Procedimiento para la entrega de Vestuario y Equipo. Por otro lado, debido a que no existe como parte de nuestro manual un procedimiento que especifique claramente las actividades inherentes al proceso de entrega de vestuario y equipo para el personal de esta institución, se están elaborando las políticas de operación, normas y lineamientos, así como los procedimientos correspondientes. 6

7 DEPARTAMENTO DE SERVICIOS Y PRESTACIONES Procedimiento de Control de Asistencia. Derivado de la revisión del procedimiento se identificó que la descripción se inicia con la actividad de emisión de reporte de faltas que es consecuencia derivada del control del mismo, dicho de otra forma, no se sigue la prelación natural de este proceso, así es necesario estructurar este a partir de la actividad primaria de control de asistencia para que se pueda dar el resto de las actividades. Asimismo, se detectó que el glosario de términos de esta actividad no incorpora todas las expresiones y conceptos que se utilizan en el mismo. Lo que hace necesario llevar a cabo una revisión detallada del Procedimiento para el Control de Asistencia a efecto de hacer las mejoras que permitan al Departamento de Servicios y Prestaciones vigilar y dar cumplimiento a la correcta aplicación de la Ley Federal de los Trabajadores al Servicio del Estado, de la Condiciones Generales vigentes, Acuerdos y Circulares normativas relacionadas a la Asistencia, Puntualidad y Permanencia de los trabajadores de este Nosocomio y así aplicar correctamente las sanciones correspondientes. DEPARTAMENTO DE CONTROL Y CONCILIACIÓN Procedimiento para la validación de nóminas El procedimiento para la validación de nóminas debe ser eficiente, a partir de la actualización de la información disponible, referente al ámbito fiscal, presupuestal y de condiciones generales de trabajo, así como del tabulador de sueldos para los distintos niveles, verificando que los pagos de cada trabajador sean correctos y que las percepciones y las deducciones se apliquen conforme a la ley y a la normatividad laboral vigente. Es necesario modificar la terminología en dos conceptos tal y como se describe: DICE Crédito al salario Impuesto sobre el producto del trabajo DEBE DECIR Subsidio para el empleo Impuesto Sobre la Renta Se requiere la inclusión de conceptos de percepción debido a la creación de la categoría de personal eventual. Es necesaria la modificación de los procedimientos del cálculo del Impuesto Sobre la Renta debido a que en la misma ley, a partir del ejercicio 2008 desapareció la proporción de subsidio, provocando la eliminación del artículo 114 (subsidio acreditable y no acreditable) de dicha ley. La misma situación se dio con el artículo 115 referente al crédito al salario, dando paso a la expedición de un decreto denominado Subsidio al empleo. Se deben de considerar las modificaciones en los importes de las prestaciones otorgadas con base en las Condiciones Generales de Trabajo de la Secretaría de Salud (día de reyes, de las madres, día del trabajador, etc.), debido a que existen condiciones que deben de actualizarse y redefinir constantemente. 7

8 DEPARTAMENTO DE NÓMINA Y PAGOS Elaboración de la nómina Actualmente se tienen identificadas algunas inconsistencias relativas a las funciones y grado de responsabilidad, que conforme al manual de operación para la elaboración de la nómina se definen respecto de la estructura orgánica y funcional del departamento de nómina y pagos, específicamente en lo que se refiere a diversas coordinaciones que se consideraron en algún momento como parte de la estructura funcional del proceso. Esta situación se deriva de los cambios estructurales, de plantilla (personal asignado al área) y funcionalidad, resulta necesaria una reasignación de funciones y grados de responsabilidad que recaerán en dos coordinaciones, a decir, la coordinación de generación de nómina y coordinación de generación de pagos. Dado lo anterior, se llevará a cabo una revisión minuciosa de los diversos procedimientos que infieren en el proceso de la elaboración de la nómina, para modificar y reasignar las funciones conforme a las atribuciones y grado de responsabilidad de las coordinaciones mencionadas y la naturaleza de las operaciones propias para la elaboración de la nómina. 6.- CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES ACTIVIDAD CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES OCTUBRE DICIEMBRE, 2009 QUINCENA/MES 1 5 DIC 6 10 DIC DIC DIC 22 DIC. 23 DIC. 0 Selección de procesos a revisar por área 1 Análisis inicial 2 Elaboración del proyecto 2.A Difusión (Dueño del proceso) 3 Consulta con usuarios y expertos 3.A Medición de atributos de calidad regulatoria (Planeación) 4 Emisión y publicación 5 Evaluación Ex Post de la regulación 7. RESULTADOS ESPERADOS Con la implementación del proceso de mejora regulatoria, la Dirección de Recursos Humanos espera mejorar la calidad de su normatividad interna, contribuyendo con los servicios que esta presta, 8

9 coadyuvando al logro de los objetivos propios del Hospital General de México. Derivado del análisis de los procedimientos y del establecimiento del proceso de mejora, se esperan los siguientes resultados: Fusionar disposiciones dispersas y segmentadas. Eliminar disposiciones innecesarias o sin fundamentación. Aplicar el proceso de calidad regulatoria a las disposiciones que no se cumplan con los requisitos mínimos de calidad regulación. Propiciar la mejora de la gestión. Reducir el número de normas internas a un mínimo funcional. Al concluir con la revisión de los proyectos normativos emprendidos por la Dirección de Recursos Humanos, se espera contar con una herramienta que permita: 1. Cumplir en tiempo y forma con las fechas de entrega de información solicitada por las áreas y dependencias solicitantes 2. Eliminar la duplicidad de funciones dentro de las áreas. Reasignar funciones y grados de responsabilidad. 3. Eliminar la duplicidad en la generación de información y una mejor integración de las áreas para la generación de la misma. 4. Mejoras en el manejo de los movimientos del personal. 5. Adecuado control y validación de la nómina. 6. Actualización y redefinición de la información. 7. Adquirir un mayor grado de responsabilidad en los procesos 8. Apoyar el desarrollo, autorización y actualización de los manuales de organización y de procedimientos, cumpliéndose con lo establecido en las guías técnicas emitidas por la Dirección General de Programación y Organización y Presupuesto de la Secretaria de Salud. 9

10 ANEXO 1. Cuadro resumen de Actividades, Responsables, Fechas y Productos Entregables por proyecto normativo PROYECTO NORMATIVO: Reclutamiento y Selección de Personal RESPONSABLE: Subdirector de Administración y Desarrollo FECHA DE ACTIVIDADES TERMINO PRODUCTO ENTREGABLE 1.Selección de procesos a 1 al 5 dic-09 Reclutamiento y Selección de Personal revisar 2. Análisis inicial 1 al 5 dic-09 Detección de aquellos pasos o trámites que generan duplicidad de funciones 3. Elaboración del proyecto 6 al 10 dic-09 Proyecto para conjuntar actividades Difusión 6 al 15 dic-09 Incorporar el trámite para la contratación de personal eventual y eliminar del manual el procedimiento de contratación por honorarios. 4.Consulta con usuarios y 6 al 20 dic-09 Los usuarios y expertos determinaran las expertos necesidades reales del proceso de validación. Medición de atributos 11 al 22 dic-09 Comentarios y Recomendaciones emitidos por el de calidad regulatoria OIC. 5.Emisión y publicación 16 al 22 dic-09 Archivo electrónico publicado en internet 6.Evaluación ex post de la 22 al 23 dic-09 Elaboración y aplicación de encuestas de regulación satisfacción de los usuarios inmediatos. PROYECTO NORMATIVO: Programa de Vestuario y Equipo RESPONSABLE: Subdirector de Administración y Desarrollo FECHA DE ACTIVIDADES TERMINO PRODUCTO ENTREGABLE 1.Selección de procesos a 1 al 5 dic-09 Procedimiento para la entrega de vestuario y revisar equipo 2. Análisis inicial 1 al 5 dic-09 Justificación para llevar a cabo la creación de este manual 3. Elaboración del proyecto 6 al 10 dic-09 Proyecto del procedimiento que especifique claramente las actividades inherentes al proceso de entrega de vestuario y equipo para el personal de esta Institución. Difusión 6 al 15 dic-09 Archivo electrónico publicado en internet 4.Consulta con usuarios y 6 al 20 dic-09 Los usuarios y expertos determinaran la expertos justificación para llevar acabo el proceso de validación Medición de atributos de 11 al 22 dic- Comentarios y Recomendaciones emitidos por el calidad regulatoria 09 OIC 5.Emisión y publicación 16 al 22 dic- Archivo electrónico publicado en internet 6.Evaluación ex post de la regulación al 23 dic- 09 Elaboración y aplicación de encuestas de satisfacción de los usuarios inmediatos 10

11 PROYECTO NORMATIVO: Elaboración de Nómina RESPONSABLE: Subdirector de Operación FECHA DE ACTIVIDADES TERMINO PRODUCTO ENTREGABLE 1.Selección de procesos a 1 al 5 dic-09 Procedimiento para la Elaboración de la Nómina revisar 2. Análisis inicial 1 al 5 dic-09 Identificar inconsistencias relativas a las funciones y grado de responsabilidad respecto de la estructura orgánica y funcional del departamento de Nómina y Pagos 3. Elaboración del proyecto 6 al 10 dic-09 Proceso de modificación y autorización correspondiente Difusión 6 al 15 dic-09 Archivo electrónico publicado en internet 4.Consulta con usuarios y 6 al 20 dic-09 Comentarios y recomendaciones emitidas por el expertos COMERI Medición de atributos 11 al 22 dic-09 Comentarios y recomendaciones por el OIC de calidad regulatoria 5.Emisión y publicación 16 al 22 dic-09 Archivo electrónico publicado en internet 6.Evaluación ex post de la 22 al 23 dic-09 Elaboración y aplicación de encuestas de regulación satisfacción de usuarios PROYECTO NORMATIVO: Procedimiento para la Validación de Nóminas RESPONSABLE: Subdirector de Operación FECHA DE ACTIVIDADES TERMINO PRODUCTO ENTREGABLE 1.Selección de procesos a 1 al 5 dic-09 Procedimiento para la validación de nóminas. revisar 2. Análisis inicial 1 al 5 dic-09 Detección de necesidades, debilidades y oportunidades para una adecuada validación. 3. Elaboración del proyecto 6 al 10 dic-09 Actualizar la información disponible referente al ámbito fiscal, presupuestal y de condiciones generales de trabajo y del tabulador de sueldos. Difusión 6 al 15 dic-09 Archivo electrónico publicado en internet. 4.Consulta con usuarios y 6 al 20 dic-09 Los usuarios y expertos determinan las expertos necesidades reales del proceso de validación. Medición de atributos 11 al 22 dic-09 Comentarios y recomendaciones emitidos por el de calidad regulatoria OIC. 5.Emisión y publicación 16 al 22 dic-09 Archivo electrónico publicado en internet. 6.Evaluación ex post de la 22 al 23 dic-09 Elaboración y aplicación de encuestas de regulación satisfacción de los usuarios inmediatos. 11

12 PROYECTO NORMATIVO: Registro y Control de Asistencia RESPONSABLE: Subdirector de Administración y Desarrollo FECHA DE ACTIVIDADES TERMINO PRODUCTO ENTREGABLE 1.Selección de procesos a 1 al 5 dic-09 Procedimiento para el registro y control de revisar asistencia 2. Análisis inicial 1 al 5 dic-09 Realización de actividades para reestructurar este, a partir de la actividad primaria de control de asistencia así mismo, establecer aquellas expresiones que se incorporar al glosario términos 3. Elaboración del proyecto 6 al 10 dic-09 Elaboración de un proyecto de procedimiento para el registro y control de asistencia más claro y congruente que permita su fácil manejo. Difusión 6 al 15 dic-09 Archivo electrónico publicado en internet 4.Consulta con usuarios y 6 al 20 dic-09 Los usuarios y expertos determinaran las expertos necesidades reales del proceso de validación Medición de atributos 11 al 22 dic-09 Comentarios y Recomendaciones emitidos por el de calidad regulatoria OIC 5.Emisión y publicación 16 al 22 dic-09 Archivo electrónico publicado en internet 6.Evaluación ex post de la 22 al 23 dic-09 Elaboración y aplicación de encuestas de regulación satisfacción de los usuarios inmediatos 12