Implementación de Web Site con soporte E-COMMERCE para la Empresa INKA SNAIL.

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1 Implementación de Web Site con soporte E-COMMERCE para la Empresa INKA SNAIL. DGP XIV - Taller de Gerencia de Proyecto 4

2 1.1 ACTA DE CONSTITUCION DEL PROYECTO A. Información General Nombre del Proyecto Implementación de Web Site con soporte E-COMMERCE para la Empresa INKA SNAIL Fecha de Preparación Patrocinador: Directorio de INKA SNAIL Fecha de Modificación: Preparado por: Gerencia General de La Autorizado por: Empresa Directorio de INKA SNAIL B. Descripción del Producto INKA SNAIL es una empresa local dedicada a la crianza, procesamiento y comercialización de caracoles de tierra orientada al mercado nacional y externo. El Producto del Proyecto es un Web Site que permita la implementación de Comercio Electrónico (E- Commerce) de tipo B2C (Business To Consumer) para la venta de los productos de la empresa, el cual se presenta como una oportunidad de negocio para la empresa. El Proyecto contempla la adquisición de un servidor Web, un firewall, un dominio Web, licencias de software, además de la tercerización del diseño gráfico a ser utilizado en el desarrollo del Web Site. Si bien el Producto tiene como uno de sus objetivos la implementación de E-Commerce, también se propone impulsar la identidad corporativa de la Empresa. Las principales características que intenta alcanzar el Producto son: - Orientado a E-Commerce de tipo B2C. - Difusión de la Identidad corporativa: valores y filosofía. - Orientado al cliente final. - Desarrollo con criterio atractivo para el cliente. - Desarrollo completo con recursos e Infraestructura propia, excepto la interfaz gráfica. - Bilingüe (Español Inglés). DGP XIV - Taller de Gerencia de Proyecto 5

3 C. Alineamiento del Proyecto Objetivos de la Organización Incrementar la venta de los productos de la empresa en un 35% en los próximos 2 años. Propósitos del Proyecto Incrementar las Ventas Totales de la Empresa en 10% en el primer año y luego mantener un promedio de 25% anual. - Fomentar el consumo de Productos basados en carne y baba de caracol. - Dar a conocer las ventajas cualitativas de carácter alimenticio de los productos que comercializa la Empresa. Difundir la Identidad Corporativa de la Empresa. Incrementar la cartera de clientes en un 10 % anual. Permitir un trato directo con el cliente sin canales intermediarios. Reducir los costos operativos de la gestión de ventas de la Empresa. En un 20% respecto del promedio anual de ejercicios anteriores. D. Objetivos del Proyecto Objetivos del Proyecto El costo del proyecto no debe superar los $22,000. El Web Site implementado entrará en operaciones el 10 de Mayo de Los procesos, metodologías, procedimientos y manuales que se obtengan acerca del Proyecto deben estar claramente documentados y elaborados de acuerdo a los estándares de la Empresa. E. Alcance y Extensión del Proyecto Principales Entregables del Proyecto. Contrato de registro de Dominio Web Contrato de Membresía Visa Contrato de Servicio de Internet Certificado Digital Licencia de SO para Servidor Web. Manual de Usuario Manual de Sistema Manual de Seguridad Código Fuente Equipos de seguridad Servidor Web DGP XIV - Taller de Gerencia de Proyecto 6

4 Diseño Gráfico del la pagina Web Aprobación del portal Web Principales Fases del Proyecto. El Proyecto consta de las siguientes Fases: - Fase 1: Análisis - Fase 2: Adquisiciones - Fase 3: Diseño - Fase 4: Construcción - Fase 5: Pruebas Unitarias - Fase 6: Puesta en Producción Stakeholders Claves: - Directorio de la empresa - Gerente General - Gerente de Ventas - Gerente de Finanzas - Gerente de marketing - Clientes de la Empresa - Proveedor del diseño grafico de la pagina Web - Proveedor de servicio de tarjeta Visa. - Proveedor del servicio de Internet. - Proveedor de Servidor Web. - Proveedor de Equipos de Seguridad: firewall. - Proveedor de Software del SO para el Servidor Web. Restricciones. - El costo del Proyecto no deberá superar los $22, El producto final del Proyecto debe estar listo para iniciar operaciones el 10 de mayo del La información obtenida directa o indirectamente con motivo de la ejecución de este proyecto, será de carácter confidencial y por lo tanto no podrá ser divulgada sin previo consentimiento por la Gerencia General. - El personal firmará un acuerdo de confidencialidad. - El Proyecto se ejecutará en todas sus fases con recursos propios de la Empresa. - Los integrantes del equipo del Proyecto sólo pueden dedicarle como máximo medio tiempo de trabajo, es decir 4 horas diarias, excepto los integrantes de las Áreas de Sistemas y Marketing que han sido asignados al equipo del Proyecto, quienes le dedicarán tiempo completo. -Sólo se trabajara con la tarjeta de crédito VISA. - Se aplicarán los estándares de programación Java J2EE para el proceso de construcción del Web Site - Toda la documentación generada durante la ejecución del proyecto deberá emplear como base los formatos de la empresa. Limites. - No se incluye en el Proyecto el proceso de publicitar el Producto, ni definir estrategias de publicidad del mismo. - El Proyecto sólo incluye la implementación de E-Commerce de tipo B2C. No está orientado a realizar operaciones electrónicas con proveedores. - El Proyecto no incluye el proceso de realizar el mantenimiento del Web Site luego de su puesta en producción. La responsabilidad de la misma quedará a cargo de un equipo de Sistemas y Marketing definido por el Directorio de la Empresa. DGP XIV - Taller de Gerencia de Proyecto 7

5 Asunciones -El desarrollo del Producto será ejecutado con recursos propios de la Empresa, en tanto es un Proyecto estratégico que requiere de completa personalización y orientación al logro de sus objetivos. - Se tercerizará el diseño gráfico del Producto. - El incremento de la demanda de productos derivados del caracol en el mercado peruano se mantendrá constante en un 10% durante los próximos 15 años. - El uso de Internet como herramienta para realizar operaciones de E-Commerce tendrá un crecimiento sostenido en los siguientes años. - Los Proveedores, atenderán oportunamente y con eficiencia los requerimientos de infraestructura, equipos, software y servicios que el Proyecto requiera. - El servicio de acceso de Internet con fines de E-Commerce y sus características (banda ancha, rapidez, rendimiento y seguridad) mantendrá sus actuales estándares de calidad con tendencia a mejorar. - La obtención de la membresía con el Proveedor de servicios VISA deberá estar disponible antes de empezar la fase de pruebas. - El área de sistemas ya ha realizado los cableados necesarios para la conexión del hardware involucrado. - Se renovará el certificado de comercialización de productos orgánicos en Enero del 2008 con vigencia de 3 años. F. Factores Críticos de Éxito del Proyecto - Apoyo total al Proyecto por parte del Directorio y Gerencia General de la Empresa. - Disponibilidad y competencia de los integrantes del Proyecto en sus respectivas Áreas de Aplicación. - Disponibilidad de hardware y software en las fechas requeridas por el proyecto. - La adquisición del certificado digital en la fecha planificada según cronograma del proyecto. - La adquisición del dominio Web en la fecha planificada según cronograma del proyecto. - Dirigir y desarrollar el proyecto de acuerdo a la guía del PMBOK. G. Planeamiento Inicial del Proyecto al Alto Nivel Estimación de recursos requeridos: Dominio Web Membresía Visa Servicio de Internet Licencia de Software Certificado Digital Servidor Web Equipos de seguridad Personal capacitado: Equipo de Trabajo: - Gerente de Proyecto - 1 Analista de proyecto - 1 Analista de sistemas y programador adjunto. - 4 programadores. DGP XIV - Taller de Gerencia de Proyecto 8

6 Costo Estimado del Proyecto: Contratos Registro de Dominio $ 50 Internet $ 250 Inscripción Visa $ 1,000 Total Contratos $ 1,300 Software Licencias Software Sistema Operativo $ 300 Certificado Digital $ 1,000 Total Software $ 1,300 Hardware Firewall $ 300 Servidor $ 1,800 Total Hardware $ 2,100 Terceros Diseño Web $ 800 Total Terceros $ 800 Equipo de Trabajo Gerente de Proyecto $ 4,000 1 Analista de proyecto $ 3,200 4 programadores $ 5,340 (cada programador: $ 1,335) 1 Analista de sistemas y programador adjunto $ 2,000 Total Equipo de Trabajo $ 14, 540 Reservas Reservas de Gestión $ 1,000 Total Reservas $ 1,000 Total Costo del Proyecto $ 21,040 Costos Operativos Anuales: Internet Membresía Visa Certificado Digital (*) Los montos están expresados en dólares americanos. Nota: Los costos que se presentan son valores totales que se les pagara por los 4 meses del proyecto. DGP XIV - Taller de Gerencia de Proyecto 9

7 Beneficios Estimados: Reducción en costos por generación de reportes a Gerencia General en un promedio de 800 soles mensuales. Formula: 5 reportes * 2 hora/reporte * 15 soles/hora * 40 horas mes Se ha estimado que la implementación de E-Commerce en la empresa incremente las ventas en 10% (respecto a ventas totales) en el primer año y a partir del segundo año se mantenga en un promedio del 25%. Asimismo, se espera que el Producto permita enriquecer la cartera de clientes de la Empresa, además de fomentar mecanismos que permitan consolidar la lealtad de sus actuales clientes. Estimación de Fechas a Programar: Fecha de inicio: 02 de enero de 2008 Fecha de término: 30 de Abril de 2008 H. Autoridad del Proyecto Autorización Gerente General (Paolo Kobashikawa) Gerente del proyecto Rosario Arteaga Comité multidisciplinario Rosario Arteaga - Gerente de proyecto Lorena Falcón - Gerente de Marketing Gabriel Olano - Gerente de venta Javier Yovera - Analista de proyecto I. Integrantes del equipo del proyecto, Roles y Responsabilidades 1. Rosario Arteaga - Gerente de Proyecto. 2. Javier Yovera - Responsable de pruebas y documentación. 3. José Luís Herrera - Responsable de Contratos con terceros. 4. Rayleigh Córdova - Responsable de adquisiciones hardware y software. 5. Javier Watanabe - Responsable administración de costos. 6. Alfonso Málaga - Programador de sistemas 7. Carlos Vivas - Programador de sistemas 8. Arturo Cabanillas - Programador de sistemas 9. Cristian Monzón - Programador de sistemas DGP XIV - Taller de Gerencia de Proyecto 10

8 J. Firmas Nombre Función Firma Fecha Paolo Kobashikawa Gerente General 02/01/2008 Rosario Arteaga Gerente de proyecto 02/01/2008 Javier Yovera Analista de proyecto 02/01/2008 José Herrera Gerente de operaciones 02/01/2008 Rayleigh Córdova Supervisor de compras 02/01/2008 Javier Watanabe Contador 02/01/2008 DGP XIV - Taller de Gerencia de Proyecto 11

9 1.2 DESCRIPCIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO, LOS OBJETIVOS Y LOS ENTREGABLES DEL PROYECTO Nombre del Proyecto: Preparado por: Fecha: 25 de Agosto del 2007 Implementación de Web Site con soporte E-COMMERCE para la Empresa INKA SNAIL. Gerencia General de la empresa. Justificación del Proyecto: La ampliación de la participación de mercado en el sector de comercialización de productos en base a caracoles de tierra, ha permitido identificar la implementación de E-Commerce a través del desarrollo de una Web Site, como una oportunidad de negocio que acerque y dé a conocer los productos de la Empresa a un público variado e impulsara la identidad corporativa de la Empresa. Se ha estimado que la implementación de E-Commerce en la empresa incremente las ventas en 10% (respecto a ventas totales) en el primer año y a partir del segundo año se mantenga en un promedio del 25%. Asimismo, se espera que el Producto permita enriquecer la cartera de clientes de la Empresa, además de fomentar mecanismos que permitan consolidar la lealtad de sus actuales clientes. Descripción del producto: Web Site que permita la implementación de E-Commerce de tipo B2C, es decir, orientado al cliente o consumidor final. Las principales características que intenta alcanzar el Producto son: - Orientado a E-Commerce de tipo B2C. - Difusión de la Identidad corporativa: valores y filosofía. - Orientado al cliente final. - Desarrollo con criterio atractivo para el cliente. - Desarrollo completo con recursos e Infraestructura propia, excepto la interfaz gráfica. - Bilingüe (Español Inglés). - Los clientes podrán hacer sus compras a través del Web-Site vía tarjetas de crédito VISA. Permitir el registro de información de clientes, además de sus intereses y preferencias, respecto a los productos de la empresa. DGP XIV - Taller de Gerencia de Proyecto 12

10 1.3 ÚLTIMA VERSIÓN DEL WBS DE LOS ENTREGABLES GENERADOS EN EL PROYECTO Figura 1 - WBS a Nivel 1 DGP XIV - Taller de Gerencia de Proyecto 13

11 Figura 2 - WBS a Nivel 2 DGP XIV - Taller de Gerencia de Proyecto 14

12 Figura 3 - WBS a Nivel 3 Parte 1 DGP XIV - Taller de Gerencia de Proyecto 15

13 Figura 4 - WBS a Nivel 3 Parte 2 DGP XIV - Taller de Gerencia de Proyecto 16

14 1.4 PRINCIPALES HITOS DEL PROYECTO Figura 5 - Imagen de Diagrama de Hitos 1 DGP XIV - Taller de Gerencia de Proyecto 17

15 Figura 6 - Imagen de Diagrama de Hitos 2 DGP XIV - Taller de Gerencia de Proyecto 18

16 1.5 ORGANIZACIÓN DEL EQUIPO DEL PROYECTO INDICANDO EL TIEMPO ASIGNADO AL PROYECTO Nombre del Proyecto: Implementación de Web Site con soporte E-COMMERCE para la Empresa INKA SNAIL. Preparado por: Javier Yovera Soto Fecha: 02/01/2008 DOCUMENTO ORGANIZACIÓN DEL EQUIPO DEL PROYECTO ORGANIGRAMA DEL PROYECTO NOMBRE DEL ROL GERENTE DE PROYECTO RESPONSABILIDADES - Elaborar el Project Charter. - Elaborar el Enunciado del Alcance - Elaborar el Plan del Proyecto - Elaborar EDT y Diccionario EDT - Elaborar Planes de Gestión de Cronograma y Costos. - Dirigir los controles semanales. - Elaborar Informes de Rendimiento. - Participación en Análisis de Solicitud de Cambio al Alcance - Aprobar/Rechazar Solicitudes de Cambio. DGP XIV - Taller de Gerencia de Proyecto 19

17 - Responsable de las actividades de Cierre Administrativo - Elaborar Informe de Cierre Administrativo - Elaborar Informe de Performance del Proyecto. - Elaborar Informe de Transferencia del Producto NOMBRE DEL ROL ANALISTA DEL PROYECTO RESPONSABILIDADES - Elaborar especificaciones del diseño Web - Elaborar especificaciones del servicio Internet - Elaborar especificaciones del dominio Web - Realizar modelado de negocio - Realizar análisis del servidor Web - Participar en conformidad del modulo E- Commerce - Desarrollar Manual de usuario - Desarrollar Manual de seguridad - Desarrollar Manual de sistema - Registrar información sobre resultados de Solicitud de Cambio - Registra N de días en que fue atendida la Solici tud de Cambio - Co - elaborar Informe de Cierre Administrativo - Co - elaborar Informe de Performance del Proyecto - Co - elaborar Informe de Transferencia del Producto NOMBRE DEL ROL ANALISTA DE SISTEMAS RESPONSABILIDADES - Elaborar especificaciones del servidor Web - Elaborar especificaciones del firewall - Realizar análisis de programación del portal Web - Desarrollar implementación del portal Web - Configuración del servidor Web - Realizar afinamiento global del Web Site - Realizar revisión de Entregables culminados y no culminados NOMBRE DEL ROL PROGRAMADOR RESPONSABILIDADES - Análisis de programación del portal Web - Desarrollar implementación del Portal Web - Realizar configuración del Servidor Web - Realizar afinamiento global del Web Site - Realizar pruebas y afinamiento del portal Web y el servidor Web, - Realizar pruebas de seguridad, - Realizar pruebas de navegación y del módulo de E-Commerce DGP XIV - Taller de Gerencia de Proyecto 20

18 NOMBRE DEL ROL SUPERVISOR DE COMPRAS RESPONSABILIDADES - Adquisición del Certificado Digital - Adquisición de Licencia del Sistema Operativo para servidor Web. - Adquisición de Servidor Web. - Adquisición de Equipo Firewall, CUADRO DE PERSONAL DEL PROYECTO ROL NUMERO FECHA FECHA TIEMPO ESTIMADO REQUERIDA DE RETIRO REQUERIDO Gerente de Proyecto 1 02/01/ /04/ horas Gerente de 1 22/01/ /02/ horas operaciones Comité 1 02/01/ /05/ horas multidisciplinario Analista de Proyecto 1 02/01/ /04/ horas Analista de Sistemas 1 15/01/ /04/ horas Contador 1 15/01/ /01/ horas Supervisor de compras Comité de control de cambios Programadores de sistemas 1 15/01/ /01/ horas 1 02/01/ /05/ horas 4 02/01/ /04/ horas DGP XIV - Taller de Gerencia de Proyecto 21

19 1.6 CRONOGRAMA DEL PROYECTO INCORPORANDO LA GESTIÓN DE LAS ÁREAS DE CONOCIMIENTO QUE HAN GENERADO ENTREGABLES DE GESTIÓN DEL PROYECTO. Actividad Área de Conocimiento Fecha Inicio Fecha Fin Aprobación del acta de constitución Gestión de Alcance Aprobación del enunciado del alcance Gestión de Alcance Aprobación del EDT Gestión de Alcance Aprobación del cronograma Gestión de Tiempo Aprobación del presupuesto Gestión de Costos Aprobación de plan de riesgo Gestión de Riesgos Aprobación de plan de calidad Gestión de Riesgos Aprobación de plan de comunicación Gestión de Comunicaciones Aprobación de adquisición Gestión de RRHH Aprobación de adquisición Gestión de Adquisiciones DGP XIV - Taller de Gerencia de Proyecto 22

20 1.7 Procedimiento de Control Integrado de Cambios Nombre del Proyecto: Preparado por: Fecha: 02/01/2008 Implementación de Web Site con soporte E-COMMERCE para la Empresa INKA SNAIL. Javier Yovera Soto Nombre del Procedimiento Control Integrado de Cambios (Procedimiento específico para Áreas de Gestión de Alcance, Tiempo y Costo). Inicio del Procedimiento Se inicia con la recepción de una Solicitud de Cambio. Término del Procedimiento Culmina con la aprobación o rechazo de la Solicitud de Cambio. Responsable del Procedimiento Comité de Control de Cambios. Participantes del Procedimiento COMITÉ DE CONTROL DE CAMBIOS Participante Rol Responsabilidad Paolo Kobashikawa Gerente General - Líder en análisis de Solicitudes de Cambio. - Responsable de Solicitud de Cambio de Alcance - Responsable de Solicitud de Cambio de Tiempo - Responsable de Solicitud de Cambio de Costo - Aprobación/Rechazo de Solicitudes de Cambio José Herrera Gerente de Operaciones - Participante en análisis de Solicitud de Cambio de Tiempo - Participante en análisis de Solicitud de Cambio de Costo - Aprobación/Rechazo de Solicitudes de Cambio Rosario Arteaga Gerente de Proyecto - Participante en análisis de Solicitud de Cambio de Alcance - Aprobación/Rechazo de Solicitudes de Cambio PERSONAS AUTORIZADAS PARA SOLICITAR CAMBIOS Participante Rol Responsabilidad Gabriel Olano Gerente de Ventas - Solicita Cambios a Alcance, Tiempo y Costo - Sustenta la Solicitud de Cambio ante del Comité de CIC Lorena Falcón Gerente de Marketing - Solicita Cambios a Alcance, Tiempo y Costo - Sustenta la Solicitud de Cambio ante del Comité de CIC Rosario Arteaga Gerente de Proyecto - Solicita Cambios a Tiempo y Costo - Sustenta la Solicitud de Cambio ante del Comité de CIC OTROS PARTICIPANTES Participante Rol Responsabilidad DGP XIV - Taller de Gerencia de Proyecto 23

21 Javier Yovera Analista de Proyecto - Registrar información sobre resultados de Solicitud de Cambio - Registra N de días en que fue atendida la So licitud de Cambio Insumos y Proveedores del Procedimiento Proveedores: - Los Proveedores principales de este procedimiento son las personas autorizadas para solicitar cambios. - Dependiendo del tipo de Solicitud de Cambio (Alcance, Tiempo, Costo), pueden ser proveedores de información y sustentación el Gerente del Proyecto y el Analista del Proyecto. Insumos: - El principal insumo de este procedimiento es la Solicitud de Cambio que proviene de personas autorizadas para dicho fin. - Informes de Rendimiento del trabajo. - WBS, Líneas Base de Tiempo y Línea Base de Costo actualizados. - Plan de Gestión del Proyecto. Tareas del Procedimiento 1. El Comité únicamente recibirá Solicitudes de las personas autorizadas. 2. Se describe y documenta la Solicitud. 3. El Comité se apoya en los informes de rendimiento del Proyecto y en la sustentación indicada por quien solicitó el cambio. 4. El Comité cuenta con 3 días (Tiempo máximo planificado) para resolver una Solicitud de Cambio. 5. El Comité aprueba o desaprueba la Solicitud. 6. El Comité informa su decisión a las personas involucradas. 7. La Solicitud de Cambio aprobada debe ser formalizada a través de un Acta y firmada por quien hizo la Solicitud. 8. Si la Solicitud de Cambio es aprobada, el Gerente del Proyecto dispone de 24 horas para nombrar a un responsable de su equipo de Proyecto para realizar los cambios necesarios y establecer el plazo requerido. 9. Se registran y archivan las Solicitudes de Cambio aprobadas. 10. Se registran y archivan las Solicitudes de Cambio desaprobadas. 11. Se debe registrar el N de días real que le tomó a este Comité el resolver la Solicitud de Cambio. El responsable de registrar esta información es el Analista del Proyecto. 12. Esta información (2 puntos anteriores: 4 y 5) permitirán el registro y monitoreo del Indicador de Gestión denominado: Variación de Tiempo de Respuesta para Aprobar Solicitudes de Cambio (indicado en el Plan de Gestión del Proyecto). Los resultados de este Indicador tendrán una frecuencia de evaluación quincenal. Anexos - Ver Anexo 1 Flujograma del procedimiento de Control Integrado de Cambios. - Ver Anexo 3 Indicador de Gestión: Variación de Tiempo de Respuesta para Aprobar Solicitudes de Cambio Documentación La documentación de apoyo para este procedimiento es: - Plan de Gestión de Alcance - Plan de Gestión de Tiempo - Plan de Gestión de Costos. DGP XIV - Taller de Gerencia de Proyecto 24

22 - Indicadores de Gestión: Variación de Tiempo de Respuesta para Aprobar Solicitudes de Cambio, indicado en el Plan de Gestión del Proyecto. DGP XIV - Taller de Gerencia de Proyecto 25

23 1.8 Procedimiento de Cierre de proyecto Nombre del Proyecto: Preparado por: Implementación de Web Site con soporte E-COMMERCE para la Empresa INKA SNAIL. Javier Yovera Soto Fecha: 02/01/2008 Nombre del Procedimiento Cierre Administrativo del Proyecto. Inicio del Procedimiento Este procedimiento está enfocado a dos tipos de cierre: - Cierre por culminación completa del Producto. - Cierre por Cancelación del Proyecto, antes de completar el Producto. Dependiendo del tipo de cierre, los inicios del procedimiento pueden ser: - Caso de culminación completa del Producto. Su inicio está determinado por el cumplimiento de todos los planes del Proyecto y el desarrollo del Producto, el cual está sustentado en el último Informe de Rendimiento del Trabajo. - Caso de Cancelación del Proyecto. El inicio está determinado por la decisión de la Alta Gerencia de cerrar el Proyecto antes de completar el Producto. Esta decisión se comunica a través de un Informe remitido al Gerente General, Gerente del Proyecto, Gerente de Ventas y Gerente de Marketing. Término del Procedimiento El procedimiento finaliza con los siguientes documentos: - Acta de Aceptación del Producto Final. - Acta de Aceptación formal del Término del Proyecto. - Informe de Cierre Administrativo del Proyecto. - Informe de Evaluación del Proyecto. - Informe de Transferencia del Producto. Se distribuye esta información a los interesados a fin de que tomen conocimiento del término del Proyecto. Responsable del Procedimiento Comité de Cierre de Proyecto. Participantes del Procedimiento COMITÉ DE CIERRE DEL PROYECTO Participante Rol Responsabilidad Rosario Arteaga Gerente de Proyecto - Responsable de las actividades de Cierre Administrativo. - Elaborar Informe de Cierre Administrativo - Elaborar Informe de Performance del Proyecto - Elaborar Informe de Transferencia del Producto Javier Yovera Analista de Proyecto - Co - elaborar Informe de Cierre Administrativo - Co - elaborar Informe de Performance del Proyecto DGP XIV - Taller de Gerencia de Proyecto 26

24 - Co - elaborar Informe de Transferencia del Producto Karina Lovato Analista de Sistemas - Revisión de Entregables culminados y no culminados Insumos y Proveedores del Procedimiento Proveedores: - Analista de Proyecto - Analista de Sistemas - Gerente General - Directorio de la Empresa Los dos primeros proporcionan información de tipo Informes de Rendimiento del Trabajo. Los dos segundos pueden proveer información de tipo Cancelación del Proyecto por diversas razones. Insumos: - Informe de Rendimiento del Trabajo. - Relación de entregables terminados. - Relación de entregables no terminados. - Informe de Cancelación del Proyecto (si es el caso). Tareas del Procedimiento 1. El Gerente del Proyecto reúne a su Equipo de Trabajo para realizar una revisión final del estado de los Entregables. 2. Identificar Entregables culminados 3. Identificar Entregables no culminados. 4. Elaborar y Gestionar la Aprobación del Acta de Aceptación del Producto Final. (Anexo 6) 5. Elaborar el Informe de Cierre Administrativo del Proyecto. 6. Elaborar el Informe de Evaluación del Proyecto. 7. Elaborar el Informe de Transferencia del Producto. 8. Distribuir Informe de Cierre Administrativo e Informe de Evaluación a los interesados. 9. Liberar Personal. 10. Liberar Recursos Materiales. 11. Identificar y Solucionar problemas contractuales o compromisos pendientes con Proveedores. 12. Concluir, recolectar y archivar documentos generados durante el Proyecto. 13. Realizar una presentación formar final, con el equipo del Proyecto y los Directivos de la empresa, donde se presenten los documentos de cierre, que indiquen que los objetivos han sido cumplidos y que todos están satisfechos. 14. Elaborar y Gestionar el Acta de Aceptación formal del Término del Proyecto. (Anexo 7) 15. Proceder al Almacenamiento de la Información del Proyecto de acuerdo a los estándares de la Empresa. (Anexo 8) 16. Anunciar la Conclusión del Proyecto. El Informe Final de Cierre debe contener por lo menos: - Aspecto Generales del Proyecto. - Razones de ejecución del Cierre del Proyecto. Indicar si el Producto fue completamente culminado, o si el Proyecto ha sido Cancelado. Si el caso es este último, indicar el motivo: Fecha de conclusión, presupuesto agotado, cambios de políticas y prioridades de la Empresa, cambios en el entorno, etc. - Obtener Informes Finales. - Obtener Actas aprobadas de entregables. - Desempeño del equipo del Proyecto. Indicar el comportamiento del Equipo de lo largo del Proyecto. - Documentar y Archivar Eventos de Lecciones Aprendidas - Documentar y Archivar Eventos de Polémicas y/o Conflictos - Conclusiones Generales. - Recomendaciones. DGP XIV - Taller de Gerencia de Proyecto 27

25 El Informe de Evaluación del Proyecto debe contener: - Aspectos Generales del Proyecto. - Resultados de medición de Indicadores, lo que están referidos a la Productividad del Proyecto. Los Indicadores se encuentran en los Anexos del Plan de Gestión del Proyecto. - Aspectos Metodológicos utilizados durante el Proyecto: Metodología y Herramientas. - Un resumen de desempeño del Proyecto que indique si Alcanzó el Proyecto los objetivos planteados, si se cumplieron los planes del proyecto, si se lograron identificar los riesgos y se mitigaron. - Un resumen de las diferencias de Líneas Base Iniciales y Líneas Base Actualizadas: alcance, cronograma, presupuesto. Causas de las modificaciones. - Conclusiones Generales. - Recomendaciones. Informe de Transferencia del Producto: - Recopilar de Documentos de Análisis del Producto. - Recopilar de Documentos de Diseño del Producto - Recopilar de Documentos de Base de Datos. - Recopilar Manuales Técnicos del Sistema y de Asistencia a Usuario Final. - Identificación de Riesgos que serán transferidos a la entrada en Operación del Producto. - Sugerencias de Monitoreo del Producto. - Sugerir actividades de soporte primario al Producto. (actividades post-proyecto). - Sugerir actividades de mantenimiento al Producto. (actividades post-proyecto). - Sugerir roles y responsabilidades post-proyecto, a fin de garantizar la continuidad del Producto. - Conclusiones generales. - Recomendaciones. Anexos - Ver Anexo 2. Flujograma del procedimiento de Cierre Administrativo del Proyecto. Documentación La documentación de apoyo para este procedimiento es: - Informes de Rendimiento del Proyecto. - Indicadores de Gestión indicados como Anexos en el Plan de Gestión del Proyecto. - Plan de Gestión de Comunicaciones. DGP XIV - Taller de Gerencia de Proyecto 28

26 2. GESTIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO DGP XIV - Taller de Gerencia de Proyecto 29

27 1. 1 ACTA DE CONSTITUCION DEL PROYECTO A. Información General Nombre del Proyecto Implementación de Web Site con soporte E-COMMERCE para la Empresa INKA SNAIL. Fecha de Preparación Patrocinador: Directorio de INKA SNAIL Fecha de Modificación: Preparado por: Gerencia General de La Autorizado Empresa. por: Directorio de INKA SNAIL B. Descripción del Producto INKA SNAIL es una empresa local dedicada a la crianza, procesamiento y comercialización de caracoles de tierra orientada al mercado nacional y externo. El Producto del Proyecto es un Web Site que permita la implementación de Comercio Electrónico (E-Commerce) de tipo B2C (Business To Consumer) para la venta de los productos de la empresa, el cual se presenta como una oportunidad de negocio para la empresa. El Proyecto contempla la adquisición de un servidor Web, un firewall, un dominio Web y licencias de software. Si bien el Producto tiene como uno de sus objetivos la implementación de E-Commerce, también se propone impulsar la identidad corporativa de la Empresa. Las principales características que intenta alcanzar el Producto son: - Orientado a E-Commerce de tipo B2C. - Difusión de la Identidad corporativa: valores y filosofía. - Orientado al cliente final. - Desarrollo con criterio atractivo para el cliente. - Desarrollo completo con recursos e Infraestructura propia, incluyendo la interfaz gráfica. - Idioma Español. DGP XIV - Taller de Gerencia de Proyecto 30

28 C. Alineamiento del Proyecto Objetivos de la Organización Incrementar la venta de los productos de la empresa en un 35% en los próximos 2 años. Propósitos del Proyecto Incrementar las Ventas Totales de la Empresa en 10% en el primer año y luego mantener un promedio de 25% anual. - Fomentar el consumo de Productos basados en carne y baba de caracol. - Dar a conocer las ventajas cualitativas de carácter alimenticio de los productos que comercializa la Empresa. Difundir la Identidad Corporativa de la Empresa. Incrementar la cartera de clientes en un 10 % anual. Permitir un trato directo con el cliente sin canales intermediarios. Reducir los costos operativos de la gestión de ventas de la Empresa. En un 20% respecto del promedio anual de ejercicios anteriores. D. Objetivos del Proyecto Objetivos del Proyecto El costo del proyecto no debe superar los $22,000. El Web Site implementado entrará en operaciones el 10 de Mayo de Los procesos, metodologías, procedimientos y manuales que se obtengan acerca del Proyecto deben estar claramente documentados y elaborados de acuerdo a los estándares de la Empresa. E. Alcance y Extensión del Proyecto Principales Entregables del Proyecto. Contrato de registro de Dominio Web Contrato de Membresía Visa Contrato de Servicio de Internet Certificado Digital Licencia de SO para Servidor Web. Manual de Usuario Manual de Sistema Manual de Seguridad Código Fuente Equipos de seguridad Servidor Web Diseño Grafico del la pagina Web Aprobación del portal Web DGP XIV - Taller de Gerencia de Proyecto 31

29 Principales Fases del Proyecto. El Proyecto consta de las siguientes Fases: - Fase 1: Análisis - Fase 2: Adquisiciones - Fase 3: Diseño - Fase 4: Construcción - Fase 5: Pruebas Unitarias - Fase 6: Puesta en Producción Stakeholders Claves: - Directorio de la empresa - Gerente General - Gerente de Ventas - Gerente de Finanzas - Gerente de marketing - Clientes de la Empresa - Proveedor de servicio de tarjeta Visa. - Proveedor del servicio de Internet. - Proveedor de Servidor Web. - Proveedor de Equipos de Seguridad: firewall. - Proveedor de Software del SO para el Servidor Web. Restricciones. - El costo del Proyecto no deberá superar los $22, El producto final del Proyecto debe estar listo para iniciar operaciones el 10 de mayo del La información obtenida directa o indirectamente con motivo de la ejecución de este proyecto, será de carácter confidencial y por lo tanto no podrá ser divulgada sin previo consentimiento por la Gerencia General. - El personal firmará un acuerdo de confidenciabilidad - El Proyecto se ejecutará en todas sus fases con recursos propios de la Empresa. - Los integrantes del equipo del Proyecto sólo pueden dedicarle como máximo medio tiempo de trabajo, es decir 4 horas diarias, excepto los integrantes de las Áreas de Sistemas y Marketing que han sido asignados al equipo del Proyecto, quienes le dedicarán tiempo completo. -Sólo se trabajara con la tarjeta de crédito VISA. - Se aplicarán los estándares de programación Java J2EE para el proceso de construcción del Web Site - Toda la documentación generada durante la ejecución del proyecto deberá emplear como base los formatos de la empresa. Limites. - No se incluye en el Proyecto el proceso de publicitar el Producto, ni definir estrategias de publicidad del mismo. - El Proyecto sólo incluye la implementación de E-Commerce de tipo B2C. No está orientado a realizar operaciones electrónicas con proveedores. - El Proyecto no incluye el proceso de realizar el mantenimiento del Web Site luego de su puesta en producción. La responsabilidad de la misma quedará a cargo de un equipo de Sistemas y Marketing definido por el Directorio de la Empresa. DGP XIV - Taller de Gerencia de Proyecto 32

30 Asunciones. -El desarrollo del Producto será ejecutado con recursos propios de la Empresa, en tanto es un Proyecto estratégico que requiere de completa personalización y orientación al logro de sus objetivos - El incremento de la demanda de productos derivados del caracol en el mercado peruano se mantendrá constante en un 10% durante los próximos 15 años. - El uso de Internet como herramienta para realizar operaciones de E-Commerce tendrá un crecimiento sostenido en los siguientes años. - Los Proveedores, atenderán oportunamente y con eficiencia los requerimientos de infraestructura, equipos, software y servicios que el Proyecto requiera. - El servicio de acceso de Internet con fines de E-Commerce y sus características (banda ancha, rapidez, rendimiento y seguridad) mantendrá sus actuales estándares de calidad con tendencia a mejorar. - La obtención de la membresía con el Proveedor de servicios VISA deberá estar disponible antes de empezar la fase de pruebas. - El área de sistemas ya ha realizado los cableados necesarios para la conexión del hardware involucrado. - Se renovará el certificado de comercialización de productos orgánicos en Enero del 2008 con vigencia de 3 años. F. Factores Críticos de Éxito del Proyecto - Apoyo total al Proyecto por parte del Directorio y Gerencia General de la Empresa. - Disponibilidad y competencia de los integrantes del Proyecto en sus respectivas Áreas de Aplicación. - Disponibilidad de hardware y software en las fechas requeridas por el proyecto. - La adquisición del certificado digital en la fecha planificada según cronograma del proyecto. - La adquisición del dominio Web en la fecha planificada según cronograma del proyecto. - Dirigir y desarrollar el proyecto de acuerdo a la guía del PMBOK. G. Planeamiento Inicial del Proyecto al Alto Nivel Estimación de recursos requeridos: Dominio Web Membresía Visa Servicio de Internet Licencia de Software Certificado Digital Servidor Web Equipos de seguridad Personal capacitado: -Gerente de Proyecto -1 Analista de proyecto -1 Analista de sistemas y programador adjunto. - 4 programadores. DGP XIV - Taller de Gerencia de Proyecto 33

31 Costo Estimado del Proyecto: Contratos Registro de Dominio $ 50 Internet $ 250 Inscripción Visa $ 1,000 Total Contratos $ 1,300 Software Licencias Software Sistema Operativo $ 300 Software para el diseño grafico del portal Web $ 500 Certificado Digital $ 1,000 Total Software $ 1,800 Hardware Firewall $ 300 Servidor $ 1,800 Total Hardware $ 2,100 Equipo de Trabajo Gerente de Proyecto $ 4,000 1 Analista de proyecto $ 3,200 4 programadores $ 5,340 (cada programador: $ 1,335) 1 Analista de sistemas y programador adjunto $ 2,000 Total Equipo de Trabajo $ 14, 540 Reservas Reservas de Gestión $ 1,000 Total Reservas $ 1,000 Total Costo del Proyecto $ 20,740 Costos Operativos Anuales: Internet Membresía Visa Certificado Digital (*) Los montos están expresados en dólares americanos. Nota: Los costos que se presentan son valores totales que se les pagara por los 4 meses del proyecto. DGP XIV - Taller de Gerencia de Proyecto 34

32 Beneficios Estimados: Reducción en costos por generación de reportes a Gerencia General en un promedio de 800 soles mensuales. Formula: 5 reportes * 2 hora/reporte * 15 soles/hora * 40 horas mes Se ha estimado que la implementación de E-Commerce en la empresa incremente las ventas en 10% (respecto a ventas totales) en el primer año y a partir del segundo año se mantenga en un promedio del 25%. Asimismo, se espera que el Producto permita enriquecer la cartera de clientes de la Empresa, además de fomentar mecanismos que permitan consolidar la lealtad de sus actuales clientes. Estimación de Fechas a Programar: Fecha de inicio: 02 de enero de 2008 Fecha de término: 30 de Abril de 2008 H. Autoridad del Proyecto Autorización Gerente General (Paolo Kobashikawa) Gerente del proyecto Rosario Arteaga Comité multidisciplinario Rosario Arteaga - Gerente de proyecto Lorena Falcón - Gerente de Marketing Gabriel Olano - Gerente de venta Javier Yovera - Analista de proyecto I. Integrantes del equipo del proyecto, Roles y Responsabilidades 1Rosario Arteaga - Gerente de Proyecto. 2. Javier Yovera - Responsable de pruebas y documentación. 3. José Luís Herrera - Responsable de Contratos con terceros. 4. Rayleigh Córdova - Responsable de adquisiciones hardware y software. 5. Javier Watanabe - Responsable administración de costos. 6. Alfonso Málaga - Programador de sistemas 7. Carlos Vivas - Programador de sistemas 8. Arturo Cabanillas - Programador de sistemas 9. Cristian Monzón - Programador de sistemas. DGP XIV - Taller de Gerencia de Proyecto 35

33 J. Firmas Nombre Función Firma Fecha Paolo Kobashikawa Gerente General 02/01/2008 Rosario Arteaga Gerente de proyecto 02/01/2008 Javier Yovera Analista de proyecto 02/01/2008 José Herrera Gerente de operaciones 02/01/2008 Rayleigh Córdova Supervisor de compras 02/01/2008 Javier Watanabe Contador 02/01/2008 DGP XIV - Taller de Gerencia de Proyecto 36

34 1.2 DECLARACIÓN DEL ALCANCE DEL PROYECTO ENUNCIADO DEL ALCANCE Implementación de Web Site con soporte E-COMMERCE para la Nombre del Proyecto: Empresa INKA SNAIL. Preparado por: Gerencia General de la empresa. Fecha: 25 de Agosto del 2007 Justificación del Proyecto: La ampliación de la participación de mercado en el sector de comercialización de productos en base a caracoles de tierra, ha permitido identificar la implementación de E-Commerce a través del desarrollo de una Web Site, como una oportunidad de negocio que acerque y dé a conocer los productos de la Empresa a un público variado e impulsara la identidad corporativa de la Empresa. Se ha estimado que la implementación de E-Commerce en la empresa incremente las ventas en 10% (respecto a ventas totales) en el primer año y a partir del segundo año se mantenga en un promedio del 25%. Asimismo, se espera que el Producto permita enriquecer la cartera de clientes de la Empresa, además de fomentar mecanismos que permitan consolidar la lealtad de sus actuales clientes. Descripción del producto: Web Site que permita la implementación de E-Commerce de tipo B2C, es decir, orientado al cliente o consumidor final. Las principales características que intenta alcanzar el Producto son: - Orientado a E-Commerce de tipo B2C. - Difusión de la Identidad corporativa: valores y filosofía. - Orientado al cliente final. - Desarrollo con criterio atractivo para el cliente. - Desarrollo completo con recursos e Infraestructura propia, excepto la interfaz gráfica. - Bilingüe (Español Inglés). - Los clientes podrán hacer sus compras a través del Web-Site vía tarjetas de crédito VISA. Permitir el registro de información de clientes, además de sus intereses y preferencias, respecto a los productos de la empresa. DGP XIV - Taller de Gerencia de Proyecto 37

35 1.3 PLAN DE GESTIÓN DEL ALCANCE Nombre del Proyecto: Preparado por: Fecha: 25 de Agosto del 2007 Implementación de Web Site con soporte E-COMMERCE para la Empresa INKA SNAIL. Rosario Arteaga (Gerente del Proyecto) 1. Describir cómo será administrado el alcance del proyecto: 1.1. Criterios sobre cómo definir el Alcance del Proyecto Revisar con el Equipo el enunciado del alcance del Proyecto Preliminar y el Plan de Gestión del Proyecto Comprender y analizar el Acta de Constitución del Proyecto El equipo del Proyecto analizará el Producto para determinar entregables y requisitos usando técnicas de Ingeniería de Sistemas. Esto será reforzado con el desarrollo de una sesión se tormenta de ideas Realizar sesiones con expertos (juicio experto) a fin de enriquecer la información que formará parte del Enunciado del Proyecto Identificar las opiniones, intereses y expectativas de los diversos interesados y documentar sus necesidades Realizar una sesión con expertos (dos profesionales) en implementaciones de productos para Tecnología E-Commerce, con el fin de obtener la siguiente información: Experiencias de implementaciones similares en otras empresas Factores de éxito y fracaso en el desarrollo de este tipo de productos Elaboración de Presupuesto aproximado Presentación de presupuesto y aprobación del Gerente General Aspectos a considerar: Servicio de Hosting, obtención de Dominio Web y adquisición de equipos Documentación de información obtenida, avances y experiencias de acuerdo a lo indicado en los Activos de los Procesos de la Organización Si se presentan Solicitudes de Cambios, estas deben ser procesadas y revisadas mediante las especificaciones indicadas en el Proceso de Control de Alcance, y de ser aprobadas quedarán a disposición del Proceso de Control Integrado de Cambios del Proyecto Los stakeholders autorizados para realizar solicitudes de cambios son el Gerente General, Gerente de Finanzas, Gerente de Ventas y Gerente de Marketing. El Gerente de Proyecto es quien revisa las solicitudes de cambio presentadas, y es el directorio de la empresa quien las aprueba Si en este punto se presentan Solicitudes de Cambio Aprobadas, éstas deben actualizar el presente Plan de Gestión de Alcance del Proyecto Elaborar el Enunciado del Alcance del Proyecto usando la plantilla de tipo EAD Criterios sobre Cómo elaborar la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT): Reunir al Equipo del Proyecto y revisar brevemente los siguientes documentos: el Plan de Gestión de Alcance del Proyecto y el Enunciado del Alcance del Proyecto Subdividir los productos entregables en componentes pequeños hasta alcanzar el nivel de paquete de trabajo Si se presentan Solicitudes de Cambios, estas deben ser procesadas y revisadas mediante las especificaciones indicadas en el Proceso de Control de Alcance, y de ser aprobadas quedarán a disposición del Proceso de Control Integrado de Cambios del Proyecto Si en este punto se presentan Solicitudes de Cambio Aprobadas, éstas deben actualizar el presente Plan de Gestión de Alcance del Proyecto y/o el Enunciado del Alcance del Proyecto, según sea el caso Elaborar la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) Elaborar el Diccionario de la Estructura de Desglose del Trabajo (EDT) Identificar la Línea Base del Alcance. DGP XIV - Taller de Gerencia de Proyecto 38

36 Documentación de avances y experiencias de acuerdo a lo indicado en los Activos de los Procesos de la Organización 1.3. Criterios sobre Cómo realizar la Verificación del Alcance del Proyecto: Reunir al Equipo del Proyecto y revisar brevemente los siguientes documentos: el Plan de Gestión de Alcance del Proyecto, Enunciado del Alcance del Proyecto, la EDT y su Diccionario y los productos entregables Revisar que los entregables cumplan las especificaciones indicadas en las Listas de Control, para ello hay que acudir al Plan del Gestión del Proyecto, sección Plan de Gestión de Calidad El Gerente del Proyecto firma y da visto bueno a los entregables obtenidos e identificados en el Diccionario de la EDT para presentarlos a quien corresponda su aprobación Se registran y archivan los entregables con el Visto Bueno Si el entregable no aplica con lo indicado en las Listas de Control, el responsable del entregable debe subsanarlo en un plazo no mayor de 3 días, los cuales no están sujetos a negociación, excepto si lo aprueba el Gerente General Una vez el entregable es subsanado se repiten los pasos desde hasta lograr que el mismo aplique completamente a las Listas de Control. (La totalidad de pasos que se ejecutan hasta lograr la aprobación del entregable se denominan ciclos) Se acuerda una reunión con el responsable de la aprobación para la presentación del entregable Se obtiene la firma del responsable del entregable Si se presentan Solicitudes de Cambios, estas deben ser procesadas y revisadas mediante las especificaciones indicadas en el Proceso de Control de Alcance, y de ser aprobadas quedarán a disposición del Proceso de Control Integrado de Cambios del Proyecto El N óptimo de ciclos o N de ciclos Plani ficado para la aprobación del entregables es de 3 (tres ciclos) Si se han cumplido la totalidad de los pasos indicados en este procedimiento, y aún no se ha logrado la aprobación del entregable, se debe registrar este evento como un ciclo en que no se logró la aprobación del entregable El responsable de realizar este registro (punto anterior) es el Analista del Proyecto. La frecuencia con que se mide o registra cada ciclo es luego de completar la totalidad de pasos indicados en el punto La frecuencia de evaluación de los resultados de medir los ciclos de aceptación del entregable es cada 15 días Criterios sobre Cómo realizar el Control del Alcance del Proyecto: Reunir al Equipo del Proyecto y revisar brevemente los siguientes documentos: el Plan de Gestión de Alcance del Proyecto, Enunciado del Alcance del Proyecto, la EDT y su Diccionario y los productos entregables Reunir información sobre los informes de rendimiento del trabajo: avances de actividades, entregables, cumplimientos de estándares de calidad, costos autorizados e incurridos y lecciones aprendidas Cómo es el procedimiento para modificar el Alcance del Proyecto: Definir de Lista de personas autorizadas para solicitar cambios. Las personas autorizadas para este fin: Gerente de Ventas (Gabriel Olano) y Gerente de Marketing (Lorena Falcón) Definir al Comité responsable de evaluar las Solicitudes de Cambios. Este grupo es denominado Comité de Control de Cambios (Procedimiento de Control Integrado de Cambios indicado en el Plan de Gestión del Proyecto). Las personas que integran este Comité son: Gerente General (Paolo Kobashikawa) y Gerente del Proyecto (Rosario Arteaga) El Comité únicamente recibirá Solicitudes de las personas autorizadas Se describe y documenta la Solicitud El Comité aprueba o desaprueba la Solicitud El Comité cuenta con 3 días (Tiempo máximo planificado) para resolver una Solicitud de Cambio. DGP XIV - Taller de Gerencia de Proyecto 39

37 Se debe registrar el N de días real que l e tomó a este Comité el resolver la Solicitud de Cambio. El responsable de registrar esta información es el Analista del Proyecto Esta información (2 puntos anteriores: y ) permitirán el registro y monitoreo del Indicador de Gestión denominado: Variación de Tiempo de Respuesta para Aprobar Solicitudes de Cambio (indicado en el Plan de Gestión del Proyecto). Los resultados de este Indicador tendrán una frecuencia de evaluación quincenal El Gerente del Proyecto debe identificar al responsable para la ejecución del cambio, en caso éste haya sido aprobado La Documentación del Cambio aprobado debe ser formalizado a través de un Acta y firmado por quien hizo la Solicitud del mismo El Gerente de Proyectos debe identificar en su equipo de trabajo a dos profesionales que semanalmente realicen análisis de variaciones entre las actividades ejecutadas y los resultados obtenidos con respecto a la línea base del alcance La identificación de estas variaciones debe realizarse mediante actividades de supervisión y monitoreo. Las variaciones identificadas deben ser documentadas al igual que sus causas De acuerdo a lo indicado en los puntos anteriores se debe documentar el estado de situación de los productos entregables Si en este punto se presentan Solicitudes de Cambio Aprobadas, éstas deben actualizar el Enunciado del Alcance del Proyecto y/o la Estructura de Desglose del Trabajo, así como el Diccionario EDT, y/o los Activos de Procesos de la Organización, y/o el Plan de Gestión del Proyecto. 2. Evaluar la estabilidad del alcance del proyecto (cómo manejar los cambios, la frecuencia e impacto de los mismos): 2.1. En principio, el Proyecto debe ejecutarse de acuerdo a lo definido en el Alcance del mismo, es decir se deben cumplir las especificaciones de costo, tiempo y calidad previamente definidos A fin de evaluar y detectar posibles modificaciones en el Alcance del Proyecto a medida que este va ejecutándose se llevarán a cabo reuniones semanales, en donde participarán todos los integrantes del equipo del Proyecto Cuando se presentan una necesidad de cambio en el Alcance del Proyecto es el Gerente de Proyectos quien evaluará el impacto del mismo e informará al Gerente General para su conocimiento La necesidad de un cambio en el Alcance del Proyecto se procesa de acuerdo a lo indicado en el Proceso de Control de Alcance. 3. Cómo los cambios al alcance, serán identificados y clasificados? 3.1. La identificación y clasificación de los cambios al Alcance del Proyecto es responsabilidad de la Gerencia de Proyectos La clasificación de los cambios es de la siguiente manera, según afecte: Tipo I. Al tiempo hasta 10% sobre la duración del proyecto y al costo hasta 5% del presupuesto del proyecto Tipo II. Al tiempo entre 11 y 20% sobre la duración del proyecto y al costo entre 6 y 10% del presupuesto del proyecto Tipo III. Al tiempo en más de 20% sobre la duración del proyecto y al costo en más de 10% del presupuesto del proyecto Sólo instancias superiores a la Gerencia de Proyectos puede hacer observaciones y/ modificaciones a esta clasificación. DGP XIV - Taller de Gerencia de Proyecto 40