2010 INFORMATICA APLICADA AUDIMSS, S.C. AUDIMSS WIN [MANUAL AUDIMSS]

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1 2010 INFORMATICA APLICADA AUDIMSS, S.C. AUDIMSS WIN [MANUAL AUDIMSS]

2 INDICE AUDIMSS 1.- INTRODUCCION A AUDIMSS Introducción a AUDIMSS Carácteristicas del Sistema ACCESAR AL SISTEMA 2.1 Accesar al sistema PROCESO PARA REGISTRAR SUS EMPRESAS EN EL SISTEMA Alta empresa Centro de trabajo MENU ARCHIVO Empresa Cerrar empresa Cambio de periodo Contadores públicos Usuarios Configurar impresión Utilerías Exportar catálogos Importar catálogos Borrar archivos 22 Percepciones 23 Movimientos de Nómina..24 Movimientos de Liquidación 25 Dispmag 26 Catálogo de Trabajadores Depuración de archivos 28 2

3 4.7.5 Variables de AUDIMSS Respaldar centro actual Recuperar centro actual Configuración sistema Serie del Sistema Inhabilitar el Sistema Cerrar sesión Salir MENU EDICION Copiar Cortar Pegar MENU VER Barra de acceso MENU INFORMACION Cuestionario Inicial Plan de trabajo MENU CATALOGOS Tablas Ocupaciones y oficios Departamentos Categorías Turnos Movimientos Tipos de nomina Tipo de trabajador

4 8.1.8 Tipo de salario Tipo de jornada Tipo de descuentos Causas de baja Trabajadores 45 a) Importar trabajadores de Excel 45 b) Importar disco pago del SUA 45 c) Captura manual..45 y Salarios Mínimos Topes salariales mensuales y bimestrales Factor fijo I.N.P.C Recargos Prima de RT Percepciones.53 a) Como dar de alta percepciones Calendario de pagos por auditoria Días para cálculo MENU AUDITORIA Liquidación Imss Retiro/Infonavit Importación disco SUA Nomina Imss..92 4

5 A) Movimiento de Inicio y Captura Manual.115 B) Percepciones Fijas.119 C) Percepciones Variables 119 D) Revisión Retiro/Infonavit Importación Nomina 92 A) Importar Ocupaciones y oficios, departamentos.94 B) Importar Catálogo de Trabajadores..97 C) Importar Incidencias o Movimientos de nómina.123 D) Importar percepciones Fijas y/o Variables Diferencias Mensuales Bimestrales Dispmag Exportación archivos al SUA para diferencias Importación de archivos al SUA para diferencias MENU REPORTES Control interno Cuestionario inicial Plan de trabajo Papeles de Trabajo Análisis de diferencias Percepciones que integran SDI Percepciones importadas del periodo Movimientos trabajadores Cruce de nomina

6 Conciliación anual Comparativo Dispmag SUA MENU PROCESOS 11.1 Recuperación índices Exporta archivos SUA WIN Actualización Audimss DOS a audimss WIN OTROS REPORTES Catálogo de Trabajadores Liquidación IMSS Liquidación Retiro/Infonavit Nomina IMSS Nomina Retiro/Infonavit Diferencias Mensuales Diferencias Bimestrales Dispmag Exportación disco SUA 198 6

7 1.- INTRODUCCION A AUDIMSS Introducción a AUDIMSS AUDIMSS es un software que nos ayuda a realizar la auditaría de las nóminas para efectos del seguro social e Infonavit. Actualmente el software lo pueden aplicar las empresas para realizar su auditoria interna o bien autocorrección, de esta forma podrán determinar sus diferencias sin necesidad de realizar un dictamen por contador público registrado ante el IMSS. Por lo tanto el software puede ser utilizado por las empresas para realizar auto corrección en el pago de cuotas como por los despachos contables para revisar y dictaminar cada uno de los registros patronales de las empresas. Con la ayuda de AUDIMSS se puede realizar la auditoria a la totalidad de los trabajadores que integran la nómina o bien realizar pruebas selectivas, esto es a selección del usuario, utilizando los módulos de importación del disco del SUA e importación de las nóminas (en formato Excel), para determinar las diferencias en salario diario integrado o en días, dichas diferencias pueden ser a cargo o a favor. AUDIMSS también le emite el cuadernillo o Archivo que solicita el Seguro Social, en el módulo de ANEXOS IMSS, esto es con la información que está registrada previamente en el sistema. En el módulo de ANEXOS INFONAVIT, se emiten los archivos en formato Excel o CSV para poder exportar todos los archivos al SICOP SMART, esto es siempre y cuando tengan la información en el módulo de AUDMSS Carácteristicas del Sistema Calcula el salario diario integrado (IMSS / Infonavit). Considerando los datos de nómina, automáticamente obtendrán el salario diario integrado, contemplando prestaciones que la empresa otorga, tanto fijas como variables, en base a la fecha de alta genera la antigüedad del trabajador, respetando los topes saláriales establecidos por el IMSS / Infonavit para cada rama considerando el periodo de revisión, genera el excedente de los salarios topados por cada trabajador para cada uno de los dictámenes, ya sea IMSS o INFONAVIT. Compatible con sistemas de nómina. Si las empresas elaboran sus nóminas en un software generador de Excel, estas podrán importarse a AUDIMSS. Así podrán ahorrarse la captura de datos generales de los trabajadores, (número de Seguridad Social, nombres, tipo de salario, tipo de jornada, tipo de trabajador, etc.), los movimientos de las incidencias (ausentismos, incapacidades, modificación de salario, altas, bajas) y las percepciones fijas y/o variables. Importa los discos de pago del SUA, no importa la versión en que fueron generados. Las empresas deberán contar con los discos de pago de cuotas, mensuales y bimestrales (generados por el SUA), con este proceso de importación se tiene un gran avance del cincuenta porciento en la auditoria para determinar las diferencias. Calcula y emite cédula de diferencias. 7

8 En base a la revisión efectuada a las liquidaciones y nóminas, AUDIMSS, mensualmente emite cédulas de diferencias por auditoria (dichas diferencias son mensuales y bimestrales) en formato del SUA o el archivo para el cálculo de diferencias que corresponde a las nominas (archivo que se exporta al SUA para generar el disco de pago por diferencias. Estas diferencias se emiten en archivo formato de Excel y se pueden seleccionar por rangos de diferencias. Reducción importante de tiempo en la auditoria. Sólo se capturan los datos del primer periodo de trabajo de la empresa o registro patronal a revisar; aún cuando se revisen varios ejercicios. A partir del segundo periodo de trabajo en adelante la información pasará automáticamente y sólo se actualizará la información (incidencias del periodo como modificación de salario, altas, reingresos, bajas, ausentismos, incapacidades. Dicha actualización podrá ser manual o importando los archivos de incidencias de las nominas en archivos de Excel. Es el mismo proceso que en el SUA. Emite avisos afiliatorios Elaboración de avisos afiliatorios en dispositivo magnético (DISPMAG) con lineamientos establecidos por el IMSS, incluye avisos de Modificación de Salarios Descendentes en cada periodo en el mismo sistema AUDIMSS. Modificación de Salarios por antigüedad Genera automáticamente los movimientos de inicio de la auditoria, las altas del periodo y las modificaciones de salarios por antigüedad. Considera trabajadores pensionados Realiza los cálculos de los trabajadores pensionados. Archivos a Importar de las nominas Para la importación de las nóminas los archivos deben estar en Excel y podemos importar cinco archivos: Catálogo de trabajadores, Incidencias, Percepciones Fijas y Variables, Ocupaciones u oficios, Departamentos. Tablas para cálculos automáticos de días Tabla para calcular los días de percepciones fijas, variables y los días pagados en base a cada tipo de nomina. Optimizar tiempos Se pueden exportar todas las tablas de Catálogos de un registro patronal a otro, o bien a otras empresas, ya que son tablas generales. Papeles de Trabajo que se pueden exportar a EXCEL Reporte de diferencias en base a un rango seleccionado, dichos rangos podrán ser diferencias positivas o negativas. 8

9 Papeles de trabajo que se exportan son; Análisis de diferencias, Percepciones que integran al SDI, Percepciones Importadas del período. Dentro del módulo de Nómina, IMSS, se exportan todos los movimientos, es decir solo se selecciona el tipo de movimiento. Archivos que se exportan a TXT Los trabajadores del módulo Nomina IMSS y Liquidación IMSS se podrán exportar al SUA, esto es en formato TXT y en base a los trabajadores seleccionados. Todos los Catálogos del sistema se exportan en formato Txt. Impresión de los Anexos del cuadernillo o Archivo del dictamen para el IMSS Carta de presentación Anexos I al V Cédulas para las constructoras. Opiniones 9

10 2.- ACCESAR AL SISTEMA 2.1 Accesar al Sistema Después de la instalación, para accesar al sistema, dar clic en el icono que se genero automáticamente en el escritorio de su computadora. Se muestra la pantalla principal del sistema como lo indica la pantalla. En el campo de Usuario: el sistema indica Administrador, ya que con esta clave se tiene acceso a todas las opciones del sistema, en la clave de Password solo dar enter, estas claves se podrán modificar en el menú de Archivo en la opción Usuarios. Para continuar dar clic en el botón Aceptar y se muestra la siguiente pantalla: 10

11 Esta pantalla indica que Debe realizar un respaldo de su Información, se sugiere que la primera vez que accesen al sistema en el día realicen Respaldos para evitar perder información en caso de dañarse la base de datos, dar clic en el botón Aceptar y el sistema muestra la pantalla inicial. 11

12 Esta es la pantalla principal del sistema, en caso que haya dado de alta la primera empresa, de lo contrario en la barra que se observa de lado izquierdo no se mostrará ningún icono azul. 3.- PROCESO PARA REGISTRAR SUS EMPRESAS EN EL SISTEMA Alta Empresa Para realizar el alta de sus empresas en el sistema, deberán accesar al menú 4. Archivo, submenú 4.1 Empresas A) Configuración, como lo muestra la pantalla: Para iniciar con la captura se muestran los iconos que estarán en todas las pantallas. Nuevo; este icono es para iniciar la captura de un registro nuevo. Guardar; este icono se activa cuando la captura es nueva o bien cuando le damos clic en el tercer icono. No deberán salir de esta pantalla cuando el icono de guardar está activo, deberán dar clic para guardar, aun cuando haya accesado con el tercer icono que sirve para editar la información capturada anteriormente. Editar; el tercer icono es para modificar la información previamente capturada, después de editar deberán guardar los cambios. Eliminar; el cuarto icono sirve para eliminar, borrar la empresa de la base de datos, por lo tanto deberán tener cuidado al accesar a este menú cuando ya tengan información de lo contrario este proceso les borra toda la información. Deshacer: el quinto icono es para deshacer la última captura. Imprimir; con este icono se manda a impresión el reporte o los reportes de la pantalla en que están trabajando. Salir: con este icono podrán salir de la pantalla en que están trabajando, previamente dar clic en el icono de guardar. Estos iconos se mostrarán en todas las pantallas del sistema y tendrán las mismas funciones. A) Parámetros de empresas: En la primera pantalla, se realiza la captura de la Empresa, es decir los datos fiscales y si es una empresa con varios registros patronales, la primera captura que se realiza es de la empresa matriz, ver pantalla: 12

13 Para iniciar la captura, dar clic en el icono nuevo y el cursor se activa de lado derecho en el campo Nombre de la empresa, el nombre deberán registrarlo en base a un documento confiable ya que así como quede registrado en esta pantalla se mostrará en todos los Anexos y papeles de trabajo que les da el sistema. Nombre corto; este dato lo genera el sistema, considerando el nombre de la empresa, manualmente se podrá modificar. RFC; si es persona física debe ser a trece posiciones y para persona moral debe ser a doce posiciones, esta captura es sin guiones. Número de Registro Patronal: este debe ser a once posiciones ya que deberán incluir el digito verificado, y estos datos se reflejarán en los anexos. Actividad empresarial; este dato debe ser el que se refleja en el alta al imss. Dirección; Estos son los datos fiscales que se reflejan en los anexos. Al concluir la captura de esta pantalla deberá dar clic en el último icono. 3.2 Centro de Trabajo Es importante mencionar que este es el segundo paso para que se registre correctamente la empresa en Audimss, de lo contrario el sistema les generará un error al seleccionar su empresa. Al dar clic al último icono de la pantalla anterior, se muestra la siguiente pantalla: 13

14 Esta pantalla la componen cinco pestañas: Datos generales; el registro patronal que se muestra en esta pantalla al inicio de la captura, el sistema por default lo toma de la pantalla anterior, en caso de tener varios registros patronales, el primero siempre debe ser de la empresa matriz. Para la captura del segundo registro patronal deberán dar clic en el icono nuevo y el cursor se activa en dicho campo. Fecha de inicio de actividad: este dato se toma de un documento oficial, es la fecha que la empresa inicio actividades ante el IMSS. Contador público; para actualizar este campo deberán accesar al menú principal Archivo, Contadores públicos y posteriormente regresar a esta pantalla y dar clic en el icono de editar, se activan los campos de lado derecho y seleccionar en el puntero el nombres del contador, en caso de tener información en este campo, cuando accese los Anexos Zona geográfica; este campo no aplica ya que en los menús que se utilizan, se muestra esta pantalla de la zona para seleccionar el que aplica a la empresa dictaminada. Fecha inicio de Auditoria; deberán capturar el año a dictaminar, ejemplo 01/01/200x Fecha fin de Auditoria; deberán capturar el año a dictaminar, ejemplo 31/12/200x Fecha de elaboración de dictamen; esta fecha es informativa, cuando accese a los Anexos IMSS se puede capturar, se refiere al día que entregarían su dictamen. Actividades principales; este campo es informativo cuando accese a los Anexos IMSS se puede capturar. Nota: los campos que tienen asteriscos son obligatorios y se reflejan en el módulo de Anexos IMSS. Dirección; en esta pestaña se muestran los datos que se capturaron en la pantalla que se indica, a partir de la segunda captura si esta empresa tiene una ó más sucursales, se deberán capturar los datos de la Sucursal, ya que estos datos se mostrarán en los Anexos IMSS, anexo V hoja 1. Pantalla para la captura de datos para el Representante Legal: 14

15 Representante legal; estos datos se reflejan en los Anexos IMSS, en caso de no capturarlos al inicio, podrá realizar la captura posteriormente para que se actualicen estos datos en los anexos. Configuración General; en esta pantalla se registra el formato del número de trabajadores que se reflejara en el Catálogo de Trabajadores, es decir este puede ser numérico ( ) o alfanumérico (AA123456), este dato no se podrá modificar. Longitud; se refiere a los caracteres que podrán utilizar para el número de trabajador dentro del Catálogo de trabajadores, este campo no se podrá modificar y la longitud máxima para el sistema es ocho, se recomienda esta opción de ocho ya que en caso de utilizar menos dígitos el sistema por default antepone ceros a la izquierda, en caso de utilizar menos dígitos solo deberán teclear el número de caracteres, ejemplo 4. 15

16 Nombre del centro de trabajo; este campo el sistema por default muestra el Registro patronal, el cual se sugiere no cambiar, esto es para facilitar la búsqueda de información. Directorio de la base de datos de Audimss; este directorio es muy importante y la ruta la propone el sistema al momento de dar de alta la empresa, en este momento el usuario que no este de acuerdo con la ruta, la podrá modificar al dar un clic en el folder amarillo que se muestra. 4.- MENU ARCHIVO Empresas Se vio en el punto anterior Alta empresa y 3.2 Centro de trabajo Cerrar Empresa. Menú, 4. Archivo,4.2. Cerrar empresa en este submenú se recomienda dar clic para cerrar la empresa en la que se está trabajando antes de salir del sistema. El objetivo es cuidar la base de datos, se observa en la parte superior el cambio, ya que no se refleja el nombre de la empresa Cambio de Periodo. Menú, 4. Archivo, 4.3 Cambio de período, en esta opción podrán cambiar de periodo de trabajo, año de trabajo, ya que en el sistema se guarda toda la información y aun trabajando en un año, podrán consultar la información de años anteriores. 16

17 También se podrá cambiar de periodo al dar doble clic en la barra vertical que esta de lado izquierdo, en caso de tener varios registros patronales, dar doble clic en el registro a trabajar, como lo indica la pantalla arriba. En el campo de año se teclean los cuatro dígitos del año a trabajar o consultar, en el campo de periodo se teclea a partir de 1 o 01, esto se refiere al mes, por lo tanto solo son válidos del 01 al 12, al terminar la captura dar clic en aceptar (campo donde esta el símbolo de palomita) Contadores Públicos Menú 4. Archivo,4.4 Contadores públicos, en esta pantalla se realizará la captura del contador que firma el dictamen, para iniciar dar clic en el icono nuevo y capturar el número de registro que le proporciono el IMSS, el número de registro que le proporciono el Infonavit, en 17

18 caso de no tener esta información del infonavit, teclear cualquier carácter para poder avanzar con la captura, estos campos solo en esta pantalla se capturan. A partir del campo , estos datos se podrán complementar o modificar en el módulo de Anexos IMSS, se recomienda que en esta pantalla realicen la captura completa Usuarios Menú 4. Archivo,4.5 Usuarios, en esta pantalla podrán definir los parámetros para cada usuario o bien restringir los menús a cada uno de los usuarios: Administrador; tiene acceso a todas las opciones del sistema, el sistema por default lleva esta clave de acceso. Supervisor; se restringen algunos menús, si no están de acuerdo con estos menús, solo dar un clic en el cuadro de captura para que se activen los campos, es decir ustedes pueden decidir a que tiene acceso cada usuario. Operador; se restringen algunos menús, si no están de acuerdo con estos menús, solo dar un clic en el cuadro de captura para que se activen los campos, es decir ustedes pueden decidir a que tiene acceso cada usuario. En base a esta pantalla, para dar de alta sus usuarios, dar clic en el icono nuevo. Nombre completo; teclear los datos del nombre del usuario. Usuario; se refiere a la palabra que se mostrará al iniciar en el sistema. Password; es la clave secreta con la que van a accesar al sistema. Nivel; dar clic en el puntero y se muestran las tres opciones que lleva el sistema; administrador, supervisor, operador, para seleccionar una de ellas. 18

19 Se propone las casillas activadas con la palomita verde, pero ustedes pueden realizar cambios a cada uno de los menús, con dar clic en las casillas se activan o desactivan Configurar Impresión Menú 4. Archivo, 4.6 Configurar impresora, en esta pantalla podrán definir la impresora, el sistema por default toma la que esta asignada como predeterminada y podrán seleccionar la calidad de la impresión Utilerías Exportar Catálogos Menú 4 Archivo, 4.7 Utilerías, en este módulo se muestran algunas ventajas del sistema, al dar clic estas son las siguientes opciones: Menú Archivo, Utilerías, Exportar Catálogos, con esta opción se podrá exportar información del centro de trabajo a formato TXT (la cual podrá visualizar posteriormente en Excel), en la siguiente pantalla se muestra toda la información que se puede exportar. 19

20 De lado izquierdo se muestra la lista de los archivos, solo dar doble clic al concepto y este se pasa a la pantalla de lado derecho ó podrán dar un clic al nombre del archivo y clic a los botones que se muestran en la parte de en medio (la flecha), para seleccionar todos los conceptos solo dar doble clic a los botones que se muestran en la parte de en medio (doble flecha) y las tablas pasan de lado derecho. Para corregir la selección solo marcar los conceptos que están de lado derecho (previamente seleccionados para la exportación) y seleccionar los iconos que están a la derecha Quitar un solo archivo ó Quitar todos los archivos. Al terminar la selección de archivos, en la pantalla se muestra en la parte inferior la ruta a donde el sistema llevará estos archivos, esta ruta no se puede modificar ya que se genera automáticamente. C:\AUDIMSSWIN REG_PATRONALES\NOMBRE DE LA EMPRESA\ REGISTRO PATRONAL\ArchivosAscii\ Exportar; para iniciar el proceso dar clic en el botón inferior Exportar y se muestra el termómetro de avance del proceso. Registro de exportación; esta opción es para visualiza en bloc de notas la explicación de los archivos. Ver archivos generados; con esta opción muestra la pantalla con la ruta que asigno el sistema, y se muestra un listado de los archivos exportados, como lo muestra la siguiente pantalla: 20

21 Salir, solo dar clic a esta opción para salir de la pantalla Importar Catálogos Menú 4. Archivo, 4.7 Utilerías, Importar Catálogos, con esta opción se podrá importar información de un centro de trabajo a otro ó bien a otra empresa que tengan las mismas características, en los Catálogos a trabajar en el sistema, pantalla para importar la información: 21

22 Como lo indica la pantalla, se busca la ruta de la empresa donde se exportaron (como ejemplo le vamos a llamar empresa uno) los archivos en esta pantalla de importación de la empresa nueva (como ejemplo le vamos a llamar empresa dos). C:/audimsswin/reg_patronales/empresa uno/registro patronal/archivosascii Doble clic en los puntos [..], posteriormente un clic [..], y se muestra el listado de sus empresas en la parte inferior. Doble clic en la empresa uno y se muestran los Registros Patronales de dicha empresa, seleccionar el registro patronal de donde se exporto la información. Seleccionar la carpeta Ascii y se muestra la lista de los archivos que se van a importar, en la parte central de la pantalla se muestran los iconos con la (s) flechas para importar uno o todos los archivos, al seleccionar cualquiera de estas dos opciones, el listado de los archivos se muestra en la pantalla que está en blanco, para corregir la selección de archivos en la parte central se muestran las opciones quitar un solo archivo o quitar todos los archivos y para concluir con el proceso dar clic al icono Importar y se muestra el cronometro del proceso. Al terminar el proceso podrán consultar en el registro de importación el listado de los catálogos importados. Para revisar los archivos que se importaron, accesar al menú Catálogos y revisar cada una de las tablas Borrado de Archivos 22

23 En este menú se realizan borrados masivos, independientemente de los borrados individuales que corresponden a cada menú. Menú 4. Archivo, 4.7 Utilerías, Borrado de Archivos, como lo indica la pantalla arriba, en el sistema se realizan Borrados Masivos, (es decir el submenú completo) en los submenús; Percepciones, (pueden ser percepciones Fijas, variables o ambas) Movimientos de nómina, Movimientos de Liquidación, Dispmag, Catálogo de Trabajadores, estos borrados pueden se por Período es decir por cada uno de los meses del año o bien por el Ejercicio completo. Proceso para realizar el Borrado: Realiza un Respaldo de la información, para esto hay que accesar al menú 4.- Archivo, 4.7 Utilerías, Respaldar Centro Actual. Como Borrar Percepciones: Para este proceso, en la pantalla de lado izquierdo se muestran los submenús a borrar; seleccionar Percepciones, seleccionar la opción del Período si solo es un mes a borrar o Del Ejercicio si el borrado es por todo el ejercicio, al seleccionar la opción del período de lado derecho se actualiza la información y se muestra el mes en que accesaron al sistema y si seleccionan la opción del ejercicio, la pantalla de lado derecho muestra el año que seleccionaron al accesar al sistema. Seleccionar tipo de percepción; fijas, variables o ambas, seleccionar la opción dependiendo de la información que tienen en el sistema. 23

24 Se muestra la pantalla con todos los conceptos de percepciones del sistema, podrán seleccionar una solo percepción o bien todas las percepciones, ejemplo: Solo se desea seleccionar un concepto, dar clic en el listado de los conceptos al que deseen borrar, y así se realiza el borrado por cada uno de los conceptos. Si desea borrar todas las percepciones de nómina, NO seleccionar ningún Concepto de Percepción y dar clic en el icono en forma de cuaderno rojo y el sistema borrará todas las percepciones. El siguiente paso es dar clic en el icono rojo que se muestra en forma de cuaderno, esto es para aceptar la selección, y en la parte inferior de la pantalla se muestra una bitácora del borrado que realizará el sistema o bien clic en el tache rojo para cancelar la selección (también podrán salir de la pantalla y se cancela el proceso de borrado). Si esta seguro del borrado, dar clic en el icono que se muestra en la parte inferior en forma de lápiz, al finalizar el borrado se muestra una bitácora del borrado que realizo el sistema y en caso de NO poder realizar el borrado el sistema le mandara el mensaje en la bitácora. Nota: El borrado de los archivo se deberá realizar en el orden que muestra la pantalla, ya que en caso de querer borrar primero Catálogo de Trabajadores y el sistema válida que hay información en los otros módulos, no podrán realizar el borrado del Catálogo de Trabajadores hasta que se borren los otros módulos relacionados. Como borrar movimientos de nomina: Pantalla para el borrado de Movimientos de Nómina y Pantalla para el borrado de Movimientos de Liquidación (SUA) 24

25 Para este proceso, en la pantalla de lado izquierdo se muestran los submenús a borrar; seleccionar la opción del Período si solo es un mes a borrar o del Ejercicio si el borrado es por todo el ejercicio, al seleccionar la opción del período de lado derecho se actualiza la información y se muestra el mes en que accesaron al sistema y si seleccionan la opción del Ejercicio, la pantalla de lado derecho muestra el año que seleccionaron al accesar al sistema. Se muestra la pantalla con todos los movimientos de nómina o liquidación del sistema, y podrán seleccionar un solo movimiento o bien todos los movimientos, ejemplo: Solo se desea seleccionar un movimiento, solo dar clic en el listado de los movimientos que deseen borrar, y así se realiza el borrado por cada uno de los conceptos. El siguiente paso es dar clic en el icono rojo que se muestra en forma de cuaderno, esto es para aceptar la selección, y en la parte inferior dela pantalla se muestra una bitácora del borrado que realizará el sistema o bien clic en el tache rojo para cancelar la selección (también podrán salir de la pantalla y se cancela el proceso de borrado). Si desea borrar todos los movimientos de nómina o Liquidación, NO seleccionar ningún movimiento y dar clic en el icono en forma de cuaderno rojo y el sistema borrará todos los movimientos. Si esta seguro del borrado, dar clic en el icono que se muestra en la parte inferior en forma de lápiz, al finalizar el borrado se muestra una bitácora del borrado que realizo el sistema y en caso de NO poder realizar el borrado el sistema le mandara el mensaje en la bitácora. 25

26 Nota: El borrado de los archivo se deberá realizar en el orden que muestra la pantalla, ya que en caso de querer borrar primero Catálogo de Trabajadores y el sistema válida que hay información en los otros módulos, no podrán realizar el borrado del Catálogo de Trabajadores hasta que se borren los otros módulos relacionados. Como borrar DISPMAG Para este proceso, en la pantalla de lado izquierdo se muestran los submenús a borrar; seleccionar la opción del Período si solo es un mes a borrar o del Ejercicio si el borrado es por todo el ejercicio, al seleccionar la opción del período de lado derecho se actualiza la información y se muestra el mes en que accesaron al sistema y si seleccionan la opción del Ejercicio, la pantalla de lado derecho muestra el año que seleccionaron al accesar al sistema. Se muestra la pantalla con los tres tipos de movimientos afiliatorios, y podrán seleccionar un solo movimiento o bien todos los movimientos, ejemplo: Solo se desea seleccionar un movimiento, solo dar clic en el tipo de movimiento que deseen borrar, y así se realiza el borrado por cada uno de los conceptos. El siguiente paso es dar clic en el icono rojo que se muestra en forma de cuaderno, esto es para aceptar la selección, y en la parte inferior dela pantalla se muestra una bitácora del borrado que realizará el sistema o bien clic en el tache rojo para cancelar la selección (también podrán salir de la pantalla y se cancela el proceso de borrado). Si desea borrar todos los movimientos de DISPMAG, seleccionar la opción Todos y dar clic en el icono en forma de cuaderno rojo y el sistema borrará todos los movimientos. 26

27 Si esta seguro del borrado, dar clic en el icono que se muestra en la parte inferior en forma de lápiz, al finalizar el borrado se muestra una bitácora del borrado que realizo el sistema y en caso de NO poder realizar el borrado el sistema le mandara el mensaje en la bitácora. Nota: El borrado de los archivo se deberá realizar en el orden que muestra la pantalla, ya que en caso de querer borrar primero Catálogo de Trabajadores y el sistema válida que hay información en los otros módulos, no podrán realizar el borrado del Catálogo de Trabajadores hasta que se borren los otros módulos relacionados. Como borrar Catálogo de Trabajadores Para este proceso, en la pantalla de lado izquierdo se muestran los submenús a borrar; seleccionar la opción Del Período y, al seleccionar la opción de lado derecho se actualiza la información y se muestra el mes en que accesaron al sistema. Se muestra la pantalla con todos los filtros a seleccionar, y podrán seleccionar un solo filtro o bien todos los filtros, ejemplo: Si solo desea seleccionar un filtro, solo dar clic en el puntero de los filtros que deseen borrar, así como lo muestra la pantalla. El siguiente paso es dar clic en el icono rojo que se muestra en forma de cuaderno, esto es para aceptar la selección, y en la parte inferior de la pantalla se muestra una bitácora del borrado que realizará el sistema o bien clic en el tache rojo para cancelar la selección (también podrán salir de la pantalla y se cancela el proceso de borrado). 27

28 Si desea borrar todos los movimientos de DISPMAG, seleccionar la opción Todos y dar clic en el icono en forma de cuaderno rojo y el sistema borrará todos los movimientos. Si esta seguro del borrado, dar clic en el icono que se muestra en la parte inferior en forma de lápiz, al finalizar el borrado se muestra una bitácora del borrado que realizo el sistema y en caso de NO poder realizar el borrado el sistema le mandara el mensaje en la bitácora. Nota: El borrado de los archivo se deberá realizar en el orden que muestra la pantalla, ya que en caso de querer borrar primero Catálogo de Trabajadores y el sistema válida que hay información en los otros módulos, no podrán realizar el borrado del Catálogo de Trabajadores hasta que se borren los otros módulos relacionados. Al realizar un borrado masivo, es muy importante que se complemente con el proceso de Depuración de Archivo, esto es en el Menú Archivo, 4.7 Utilerías, al realizar este proceso del sistema, evitarán que en la base de datos quede basura, y genere el sistema algún error al realizar los recalculos Depuración de Archivos Para accesar es en el Menú Archivo, Utilerías, al realizar este proceso del sistema, evitarán que en la base de datos quede basura, y genere el sistema algún error al realizar los recálcalos. Este proceso elimina todos los registros de las tablas que no tengan relación. Cuando debo realizar este proceso: Después de realizar un borrado masivo (como se vio en el punto Borrar archivos) Después que el sistema le genere algún error, ya sea por motivo de falla eléctrica o accidentalmente apague su equipo de cómputo. Al concluir la auditoria, antes de realizar el llenado de los Anexos IMSS. 28

29 4.7.5 Proceso para Variables de Audimss En este submenú se muestran las claves que se podrán utilizar en el menú 8.- Catálogos, 8.9 Percepciones para definir los criterios de las formulas, para la integración del Salario. Esta pantalla es informativa, de lado derecho se muestra la columna clave que puede ser de hasta cinco caracteres y al finalizar se agregan los paréntesis, la descripción es el nombre de los conceptos que se utilizan en el sistema. En caso de requerir una nueva clave o para dar de alta una nueva clave, deberán llamar a soporte técnico y explicar su necesidad, para que se desarrolle dicha función y se agregue a su sistema Proceso para Respaldar Centro Actual Al iniciar por primera vez la computadora emite un mensaje Debe realizar un respaldo de su información. 29

30 El objetivo es recordarle al usuario final que debe respaldar su información día con día, no afecta nada en el sistema si realizan más de un respaldo al día, el usuario decide en que momento realiza sus respaldos. Para accesar es menú 4.- Archivo, Utilerías, Respaldo Centro Actual. 30

31 La pantalla muestra un listado de archivos de lado izquierdo, donde se muestra las tablas de Audimss, Bytes, números de registros; para realizar el respaldo NO se pueden seleccionar archivos, el respaldo se realiza por cada Centro de Trabajo es decir por cada Registro Patronal. La ruta para el respaldo siempre será la unidad C, aún cuando su equipo de computo muestre unas unidades, el respaldo se realizará en C ;al dar clic o doble clic en la pantalla que se muestra de lado derecho, posteriormente en la parte inferior se activa el cursor, esto es para indicar la ruta donde se realizará el respaldo. Para indicar la ruta del respaldo, dar clic en el folder amarillo que se muestra en la parte inferior de la pantalla y posteriormente se muestra otra pantalla; con la lista de carpetas esto es para seleccionar la carpeta del respaldo si ya existe solo dar clic en la carpeta y clic en el botón de aceptar; en caso de no existir la carpeta, dar clic en el botón de Crear nueva carpeta, e indicar con el cursor donde van a generar la nueva carpeta de respaldo, al terminar de teclear el nombre de la carpeta dar clic en aceptar para que se quede guardada la carpeta, de lo contrario no se gravará la ruta. Para finalizar el proceso de respaldo dar clic en el icono que tiene la flecha (esta a un lado del folder amarillo), se inicia el proceso del respaldo y termina el proceso al pasar el cronometro y se emite el mensaje El respaldo se ha generado con éxito, es importante que no modifique el nombre del archivo del respaldo generado. El nombre del archivo lo genera el sistema, para esto considera los once dígitos del Registro Patronal, año, mes, día, hora incluyendo los segundos del momento en que se realiza el respaldo, así como lo muestra la figura: 31

32 Nota: el respaldo se realiza por cada Registro Patronal, por lo tanto es importante comentarles que si tienen una empresa con Varios Registros Patronales, se pueden realizar las auditorias en varias máquinas es decir un registro patronal por cada máquina y al concluir este trabajo, se podrán realizar los respaldos de dichas máquinas y al final dejar toda la información en una sola computadora, esto es para poder preparar el cuadernillo del dictamen Proceso para Recuperación de Respaldo: Para accesar es menú 4. Archivo,4.7 Utilerías, Recuperar centro actual. Con este proceso se podrá pasar la información de un equipo de cómputo a otro, o bien; si su sistema genera algún error que indique la Base dañada, al bajar su respaldo anterior al error, se recupera la información a la fecha en que se realizó el respaldo. En la primera pantalla; deberán seleccionar la ruta donde esta el respaldo de su información, al dar un clic en el folder amarillo se muestra la ruta, solo seleccione la carpeta donde genero su respaldo y se muestra el archivo con el Registro Patronal. 32

33 Se recomienda al término de este proceso: Accesar al menú 4.- Archivo, Utilería Depuración de archivos seleccionando las tres opciones que se muestran. En la barra de accesos rápido, la última opción Generación de índices o en el menú principal, submenú 11.- Procesos seleccionar la opción Generación de índices. Se muestra otra pantalla, dar clic en la opción aceptar para que inicie el proceso Generación de índices, la otra opción para iniciar el proceso es dar clic en la barra y seleccionar el icono que muestra esta pantalla (figura de tres colores). 4.8 Configuración del Sistema Serie Para accesar menú 4.- Archivo, Configuración del sistema, Serie. Esta pantalla muestra el código de Serie de su producto. 33

34 Serie: este dato se lo proporcionó el distribuidor autorizado, se genera en base a sus datos como cliente, son veinte caracteres, es importante teclear mayúsculas o minúsculas. Al dar clic en el icono Aceptar se activa el dato de Código de Sitio. Teclear el RFC; para persona moral; tres letras (y dejar un espacio), persona física; cuatro letras, seis campos numéricos y tres campos alfanuméricos. Licencia, teclear treinta caracteres que le proporciona Audimss. Para consultar esta pantalla solo muestra el número de Serie Inhabilitar Para accesar menú 4.- Archivo, Configuración del sistema, Inhabilitar, esta opción es para aquellos usuarios que tienen la necesidad de pasar su código de activación de un primer equipo de computo a un segundo, por lo tanto en el primer equipo de computo se inhabilita AUDIMSS, esto previa autorización de su distribuidor Cerrar sesión Para accesar menú 4.- Archivo, 4.9 Cerrar Sesión. Con esta opción podrá salir del sistema con su clave de usuario y se activa la pantalla de inicio, para teclear la nueva clave de acceso al sistema. 34

35 4.10 Salir Para accesar menú 4.- Archivo, Salir. Esta es la forma correcta para salir del sistema, Audimss emite un mensaje Esta seguro de salir de AUDIMSS para Windows? Seleccionar la opción aceptar. 5.- MENU EDICION En este menú se comentan las opciones que se podrán utilizar dentro del sistema; 5.1.-Copiar Ctrl + C Con esta opción podrán copiar información de los Catálogos, información de las pantallas de Importación Cortar Ctrl + X Con esta opción podrán cortar información de los Catálogos, información de las pantallas de Importación Pegar Ctrl + V Con esta opción podrán pegar información de los Catálogos, información de las pantallas de Importación. 6.- MENU VER 6.1 Barra de Acceso En este menú solo hay una opción Ver, esto es cuando NO se visualiza la barra de acceso rápido. 35

36 7.- MENU INFORMACION 7.1.-Cuestionario Inicial Para iniciar la Auditoria en AUDIMSS se recomienda; aplicar la evaluación del Control Interno por medio de Cuestionario Inicial y Programa de Trabajo. Pantalla de Cuestionario Inicial y Programa de Trabajo Para iniciar en este módulo el sistema muestra ejemplos de los Temas de la auditoria, de lado derecho se muestra un puntero donde se despliegan los temas y un icono nuevo, esto es para seleccionar el tema a contestar o bien agregar los temas que consideren necesarios, esto es en base al giro de la empresa que están revisando. La pantalla muestra en la parte superior los iconos para dar de alta, gravar, editar, eliminar, deshacer e imprimir, las preguntas del Tema seleccionado Proceso para dar de alta un tema: Dar clic en el icono nuevo y se muestra la siguiente pantalla; la barra de iconos que se muestra es para dar de alta un tema y este se agregue al sistema, el segundo icono es para guardar. El tercer icono editar es para modificar algún tema, el cuarto icono es para eliminar algún tema, la siguiente opción es deshacer, para deshacer la última captura, el último icono es para mandar a impresión, en esta pantalla no aplica. Proceso para dar de alta una pregunta: 36

37 Llenado del Cuestionario Inicial y Plan de Trabajo: Primero selecione su tema, posteriormente seleccionar con el cursor la última pregunta, esto está de lado izquierdo de su pantalla, dar clic en el primer icono nuevo y el cursor se indica en el campo descripción, iniciar la captura en el campo Número, posteriromente en Descripción teclear la pregunta se sugiere sea con mayúsculas. Al concluir la captura dar clic en el segundo icono guardar y podrán continuar con la captura. Para contesta las preguntas que se muestran en la pantalla, dar clic en el tercer icono editar y de lado derecho se activa la pantalla de Respuesta, se inicia la captura en el recuadro blanco, es un campo de texto extenso, al concluir la captura dar clic en el segundo icono guardar Para realizar cambios a las preguntas o respuesta, solo indicar con el cursor la pregunta y posteriorme dar clic en el tercer icono editar, realizar el cambio y dar clic en el segundo icono guardar. Para eliminar alguna pregunta, previamente seleccionar dicho tema y pregunta, indicandolo con el cursor y dar clic en el icono eliminar. El quinto icono quinto es para deshacer la captura o cambio efectuado, es decir cancela el último movimiento. El último icono es impresora con esta opción se manda el reporte a impresión y se muestra una pantalla indicando vista previa del reporte, impresora o MS office. Vista previa; esta opción envía el reporte en el formato de AUDIMSS por patalla. 37

38 Impresora; manda el reporte directamente aimpresión no se visualiza por pantalla. MS office; con esta opción el reposte se exporta a Word, si su equipo tiene office anterior a 2007, sale una pantalla indicando un error, solo dar clic en aceptar en la pantalla que se muestra y el reporte se visualiza. Este papel de trabajo que se muestra en word se podrá personalizar, ya que podrá insertar el logo del despacho y darle formato a dicho reporte. 8.- MENU CATALOGOS Tablas Se recomienda realizar el llenado de todos los Catálogos antes de accesar al menú Auditoria ya que las claves que se consideran es este menú del sistema, se relacionan con todos los archivos de las nominas que se importarán más adelante. En esta pantalla se muestran todos los Catalogos y las Tablas. 38

39 Ocupaciones y Oficios En este submenu 8. Tablas,8.1.1 Ocupaciones y Oficios, se muestran dos columnas; clave y descipción, en la clave solo se permiten cuatro caracteres y estos pueden ser númericos y alfanumericos, en el campo de descripción la infomación que se debe capturar es; las ocupaciones o los oficios que las empresas tienen registrados en el Seguros Social, es decir es la información que se reflejo en los aviso afiliatorios. Audimss muestra esta pantalla con ejemplo, para eliminar los ejemplos que muestra el sistema solo dar clic a una clave y postriormente clic en el icono cuatro eliminar si no ha realizado captura con estos datos se podrá eliminar dicha ocupación, de lo contrario no se podrá hasta que elimine al trabajador que esta relacionando con esta clave. Formas de alimentar estas tablas: 39

40 Manual: con el primer icono nuevo se activa la pantalla y de lado derecho se realiza la captura de Clave y Descripción, para guardar la información dar clic en el segundo icono, si desean realizar cambios a la descripción dar clic en el tercer icono editar y el campo clave NO se puede modificar, por lo tanto si desea modificar la clave, tendrán que eliminar el movimiento. Importación por medio de un archivo en Excel; el cual debe ser un archivo de dos columnas, clave (puede ser alfanumérica) y descripción. Ver menú Importación de nómina para importar este archivo en formato de Excel. Este campo se reflejará en el módulo de Anexos IMSS en el anexo V hoja II, por lo tanto se recomienda realizar la captura o importación. Nota: ver menú 9.- Auditoria, 9.2.Nomina, Importación Nomina y 13.-Preparando archivos de Excel para nomina, 13.1 Ocupaciones y oficios Departamentos. En este submenu de 8.1 Tablas, Departamentos, se muestran dos columnas; clave y descipción, en la clave solo se permiten cuatro caracteres y estos pueden ser númericos y alfanumericos, en el campo de descripción, la infomación que se debe capturar es; en base a la clasificiación que tenga la empresa por secciones o deprtamentos, en caso de no tener esa clasificación, al momento de Importar el archivo de Trabajadores le puede asignar uno de los ejemplos que le muestra el sistema ya que este dato NO se refleja en la documentación de los Anexos IMSS Audimss muestra esta pantalla con los ejemplo, para eliminar los ejemplos solo dar clic a una clave y posteriormente clic en el icono cuatro eliminar si no ha realizado captura con estos datos se podrá eliminar dicho Departamento, de lo contrario no se podrá hasta que elimine al trabajador que esta relacionando con esta clave. Formas de alimentar estas tablas: 40

41 Manual: con el primer icono nuevo se activa la pantalla y de lado derecho se realiza la captura de Clave y descripción, para guardar la información dar clic en el segundo icono, si desean realizar cambios a la descripción dar clic en el tercer icono editar y el campo clave NO se puede modificar, por lo tanto si desea modificar la clave, tendrán que eliminar el movimiento. Importación por medio de un archivo en Excel; el cual debe ser un archivo de dos columnas, clave (puede ser alfanumérica) y descripción. Nota: ver menú 9.- Auditoria, 9.2.Nomina, Importación Nomina y 13.-Preparando archivos de Excel para nomina, 13.2 Departamentos Categorias. En este submenu de 8.1 Tablas,8.1.3 Categorias, se muestran dos columnas; clave y descipción, en la clave solo se permiten cuatro caracteres y estos pueden ser númericos y alfanumericos, en el campo de descripción, la infomación que se debe capturar es; en base a la clasificiación que tenga la empresa para las prestaciones que se indican en el Contrato Colectivo, en caso de no tener esa clasificación, al momento de Importar el archivo de Trabajadores le puede asignar uno de los ejemplos que le muestra el sistema, puede ser Confianza o Sindicalizado principalmente si ho hay contrato dentro de la empresa. Esta tabla es muy importante por que se relacionará con el llenado del Anexo III para la Preuba Muestra, ya que se podrá dar por cada una de las Categorias que se registrran en esta tabla. Esta tabla se relaciona con la tabla de Factor Fijo dentro del mismo menú. Audimss muestra esta pantalla con los ejemplo, para eliminar los ejemplos solo dar clic a una clave y postriormente clic en el icono cuatro eliminar si no ha realizado captura con estos datos se podrá eliminar dicha Categoría, de lo contrario no se podrá hasta que elimine al trabajador que esta relacionando con esta clave. Formas de alimentar estas tablas: 41

42 Manual: con el primer icono nuevo se activa la pantalla y de lado derecho se realiza la captura de Clave y descripción, para guardar la información dar clic en el segundo icono, si desean realizar cambios a la descripción dar clic en el tercer icono editar y el campo clave NO se puede modificar, por lo tanto si desea modificar la clave, tendrán que eliminar el movimiento Turnos En este submenu de 8.1 Tablas, Turnos, se muestran tres columnas; clave, descipción,horas por turno, en la clave solo se permiten cuatro caracteres y estos pueden ser númericos y alfanumericos, en el campo de descripción y horas por turno, la infomación que se debe capturar es; en base a las horas por cada turno que tenga la empresa que se indican en el Contrato Colectivo, en caso de no tener esa clasificación, al momento de Importar el archivo de Trabajadores le puede asignar uno de los ejemplos que le muestra el sistema, puede ser Confianza o Sindicalizado principalmente si ho hay contrato dentro de la empresa. Audimss muestra esta pantalla con los ejemplo, para eliminar los ejemplos solo dar clic a una clave y postriormente clic en el icono cuatro eliminar si no ha realizado captura con estos datos se podrá eliminar dicha Categoría, de lo contrario no se podrá hasta que elimine al trabajador que esta relacionando con esta clave. Formas de alimentar estas tablas: 42

43 Manual: con el primer icono nuevo se activa la pantalla y de lado derecho se realiza la captura de Clave y descripción, para guardar la información dar clic en el segundo icono, si desean realizar cambios a la descripción dar clic en el tercer icono editar y el campo clave NO se puede modificar, por lo tanto si desea modificar la clave, tendrán que eliminar el movimiento. Nota: este dato se utilizará para determinar el costo por hora en caso que la empresa otorgue esta prestación como Horas Extras y audimss necesite determinar el Tope de horas extras exentas para la integración de salarios Movimientos Tipos de Nomina Tipo de Trabajador Tipo de Salario Tipo de Jornada Tipo de Descuento (infonavit) Causas de Baja A partir de la tabla a la son compatibles con el Sistema Unico de Autodeterminación (SUA) por lo tanto NO se podrán modificar, agregar, eliminar los datos. Como se ve en la pantalla Tipo de Jornada, solo hay dos iconos; impresora y salir. 43

44 Estas tablas se tomaran como base para preparar los archivos en Excel, en el archivo Catalogo de Trabajadores se deben relacionar con la columna clave Tipos de Descuento. Para las empresas que se realizará dictamen para efectos del INFONAVIT, estos datos son los únicos que se podrán utilizar para preparar los archivos de Excel o cuando realicen la captura manual en el menú Catálogo Trabajadores. 1) Porcentaje, este campo se refiere al crédito del INFONAVIT, ejemplo 25% y solo se captura el 25. 2) Cuota Fija Monetaria; se refiere a la cantidad que se otorga mensualmente al INFONAVIT. 3) Veces Fija Salario Mínimo del DF; se refiere a la cantidad de veces en salario que se tiene que pagar al INFONAVIT. 4) Suspensión de Descuento; con esta opción se suspende el cálculo del Crédito del Infonavit, es decir que el trabajador sigue activo en la empresa, pero ya termino de pagar su crédito. 44

45 Estos datos los toma el sistema para el dictamen del INFONAVIT, por lo tanto, si no van a presentar este dictamen, estos datos NO son necesarios o bien serán informativos. Cabe mencionara que esta información puede ser diferente para cada bimestre Trabajadores. Para el llenado de este submenú, de Trabajadores hay tres opciones: a) El llenado puede ser por medio de la importación de archivo; es decir con la información de la nómina. Nota: ver menú 9.- Auditoria, 9.2.Nomina, Importación Nomina y Manual Preparando archivos de Excel para Nomina, Catálogo de Trabajadores. b) El llenado puede ser al leer el disco de pago del SUA, para esta opción deberá tener el disco con el que la empres realizó el pago de las cuotas al IMSS por cada uno de los meses, cabe mencionar que no leemos los Respaldo del SUA. Nota: ver menú 9.- Auditoria, 9.1.Liquidación, Importación disco SUA. c) El llenado puede ser en forma manual, esto es, solo si son trabajadores que no estén registrados en las nominas de la empresa, que no estén en el disco de pago del SUA, es decir pueden ser personas que están por honorarios, o son pagos a personas físicas, que el auditor considera que hay relación laboral y deben ser trabajadores. 45

46 INFORMACION QUE SE REQUIERE PARA TRABAJAR EN ESTE MENU DE TRABAJADORES: Los datos que debe contener el archivo de Excel son los siguientes y estos deben ser con letras mayúsculas: NOTA: NO importa el orden de las columnas del archivo, ya que al importar los archivos se define cada una de las columnas y esta quedan gravadas, cuando se importa por segunda vez un archivo no se tienen que asignar las letras de las columnas, al menos que cambien las columnas del archivo. PANTALLA PRINCIPAL Y PESTAÑA IMSS: Número de trabajador; en esta columna se refleja el número de la nómina, este puede ser numérico o alfanumérico, máximo ocho caracteres es lo que permite AUDIMSS, para aquellas empresas que tienen asignados menos de ocho caracteres, solo se utilizan los que traen y el sistema les agrega en forma automática los ceros a la izquierda para poder tener los ocho caracteres, este campo se activa o asigna en 4.- Archivo, Empresas, Configuración, cuando se da de alta la empresa. Apellido paterno; en esta columna va el apellido paterno del trabajador, no debe tener caracteres raros como punto, no van abreviaturas, ni espacios en el nombre (solo si son apellidos compuestos aplica el espacio), debe ser con mayúsculas. 46

47 Apellido materno; en esta columna va el apellido materno del trabajador, no debe tener caracteres raros como punto, no van abreviaturas, ni espacios en el nombre (solo si son apellidos compuestos aplica el espacio), debe ser con mayúsculas. Nombre (s); en esta columna va el nombre (s) del trabajador, no debe tener caracteres raros como punto, no van abreviados, ni espacios en el nombre (solo si son dos nombres aplica el espacio), debe ser con mayúsculas. Cabe mencionar que estos datos se reflejaran en el pago de diferencias y los avisos afiliatorios del DISPMAG o IDSE. Fecha de alta de nómina; en este campo deberá ser la fecha en que se registro el trabajador en la empresa, este dato es muy importante para determinar la antigüedad del trabajador año con año y para hacer el comparativo con la información de las liquidaciones del SUA del año que se esta dictaminando, el formato debe ser día, mes y año para el archivo, ejemplo 31/01/2010. Fecha de alta de Liquidación; esta fecha es informativa, es decir para los años anteriores al que se esta dictaminando, ya que la fecha del ejercicio que se esta dictaminando se utiliza para comparar las fechas de alta de nomina y determinar diferencias, el formato debe ser día, mes y año para el archivo, ejemplo 31/01/2010. Cuota diaria; este dato es muy importante, debe ser el salario diario y este se toma de la primera nómina del ejercicio a dictaminar, para los trabajadores que se dan de alta, el dato se toma de la primera nomina donde esta el trabajador, este dato NO se modificará cuando el trabajador tenga un incremento al salario ya que estos cambios se reflejan en las nominas por medio de Modificación de Salarios, esta columna no debe traer caracteres, y el formato debe ser numérico con dos decímales. Sexo; se refiere a Femenino (F) o Masculino (M), para esta columna solo debe ser la clave F o M, es decir si la nomina de la empresa tiene otras claves como 0, 1, se tendrá que hacer el cambio a las claves de AUDIMSS, al preparar el archivo de Excel Catálogo de Trabajadores. Tipo de nómina; este campo se refiere a los procesos de las nominas que puede ser quincenales, semanales, catorcenales, mensuales. Este dato se utilizará más adelante en el menú Catálogos, Tablas para calcular los Días Pagados de Nomina y para dividir las Percepciones Fijas o Percepciones Variables. Pensionado; se refiere a la situación de los trabajadores, ya que si tienen algún tipo de pensión estas puede ser; Pensionado en Invalidez y vida, Pensionado en Cesantía y vejez. Este dato es muy importante ya que nos afectara en el cálculo de cada una de las ramas del IMSS. Número de seguridad social; este dato en nuestra llave, ya que en AUDIMSS se relaciona toda la información con este dato, por lo tanto debe ser a once caracteres, en caso contrario si usted importa este archivo de Excel, este trabajador no se puede importar por que no esta completo el Número de Seguridad Social. RFC; este dato es importante, puede ser a diez caracteres o trece, los cuatro primero son en base al nombre y los otros seis se refieren a la fecha de nacimiento. CURP; este dato es importante, puede ser a dieciocho caracteres. Tipo de trabajador; este dato se refiere a permanente (1), eventual (2), eventual de la construcción (3), las claves son las que indica el SUA, estos datos son necesarios ya que se van a reflejar en los avisos Afiliatorios (DIPMAG o IDSE). 47

48 Ver menú 8.- Catálogos, Tablas, Tipo de trabajador Jornada o semana reducida; se refiere a las horas trabajadas o días de la semana; semana completa (0), un día que labora (1), dos días que labora (2), tres días que labora (3), cuatro días que labora (4), cinco días que labora (5), menor ocho horas por jornada (6). Ver menú 8.- Catálogos, Tablas, Tipo de Jornada Ocupación; este campo se refiere a la clasificación de los trabajadores es oficio u ocupación dentro de la empresa, este dato se toma del aviso afiliatorio que presentaron cuando generaron el alta de este trabajador ante el IMSS, este campo es muy importante por que se utilizará para el llenado de Anexos IMSS, anexo V hoja II. Ver menú 8.- Catálogos, Tablas, Ocupaciones y Oficios Tipo de salario; este dato depende de la nomina o forma de pago; fijo (0), variable (1), mixto (2), esto es importante ya que se refleja en los avisos Afiliatorios (DISPMAG o IDSE). Ver menú 8.- Catálogos, Tablas, Tipo de Salario Departamento; este dato es informativo para clasificar sus papeles de trabajo, en caso de no tener esta clasificación no importa, le podrán asignar algún departamento de los que el sistema muestra. Ver menú 8.- Catálogos, Tablas, Departamentos UMF; Unidad de Medicina Familiar, este dato no es necesario asignarlo en este archivo, ya que solo se utilizará si el sistema determina Diferencias en Días y el motivo de estas es por fechas de alta o reingresos, al terminar la Auditoria podrán accesar a este módulo de Trabajadores y solo capturar este campo de dichos trabajadores. De esta forma el campo de UMF se reflejará en los avisos afiliatorios del DISPMAG o IDSE. PESTAÑA AMORTIZACION NOMINA 48

49 Estos datos aplican si se realiza Dictamen o Revisión del INFONAVIT: Número de crédito INFONAVIT; este dato es a diez posiciones y debe estar completo, de lo contrario no se importa estos datos, se refiere al número que le proporciono el infonavit al otorgarle el crédito. Tipo de crédito; 1 Porcentaje, este campo se refiere al crédito del INFONAVIT, ejemplo Cuota Fija Monetaria; se refiere a la cantidad que se otorga mensualmente al INFONAVIT. 3 Veces Fija Salario Mínimo del DF; se refiere a la cantidad de veces en salario que se tiene que pagar al INFONAVIT. 4 Suspensión de Descuento; con esta opción se suspende el cálculo del Crédito del Infonavit, es decir que el trabajador sigue activo en la empresa, pero ya termino de pagar su crédito. Valor del crédito; si es (1), ejemplo 25%, opción (2) ejemplo , opción (3) ejemplo 18.50, opción (4) no aplica valor. Fecha inicio descuento: en el ejercicio dictaminado; esto dato es el día que inicia el descuento en la empresa que se está dictaminando y por el periodo dictaminado, para los trabajadores que traen el crédito de ejercicios anteriores al dictaminado, le fecha deberá ser 01/01/xxxx del año que se esta dictaminando. Ejemplo: si se dictamina 2010 y es un trabajador que esta dado de alta en la empresa a partir de 2009 y ya trae su crédito del infonavit, la fecha que va en este campo es 01/01/2010. Si se dictamina 2010 y es un trabajador que se da de alta el 10/01/2010 y le otorgan su crédito el 01/03/2010 esta misma fecha será la que va en este campo. Ver menú 8.- Catálogos, Tablas, Tipo de descuentos Nota: las fechas se consideran en el año que se está dictaminando por que de lo contrario al exportar esta información para el SUA, el archivo de Trabajadores y Movimientos no las reconoce el SUA. PESTAÑA AMORTIZACION LIQUIDACION: En esta pestaña se reflejan los datos de los créditos del Infonavit que la empresa pago en el disco del SUA, estos se podrán modificar en caso de ser necesarios. PESTAÑA AFILIACION: En estos campos se captura la información adicional de los trabajadores para los avisos afiliatorios, realmente ya no aplica, ya que los avisos derivados de las diferencias por auditoria se entregan en dispositivos magnéticos. PREPARANDO ARCHIVOS DE EXCEL PARA NOMINA Ejemplo del archivo en Excel el cual debe ser con mayúsculas y respetar los formatos: 49

50 Columna Número de trabajador Apellido paterno Apellido materno Nombre (s); Fecha de alta de nómina Fecha de alta de Liquidación Cuota diaria Tipo de nómina Pensionado Número de seguridad social RFC CURP Tipo de trabajador Jornada o semana reducida Ocupación Tipo de salario Departamento UMF Número de crédito INFONAVIT Tipo de crédito Ejemplo MORALES BADILLO MARIA DE LOURDES 01/01/ /01/ S, Q, D,M 0, 1, 2, 3 (1) MOBL010170AS1 MOBL010170MGRLBR08 1, 2, 3. (1) 0,1,2,3,4,5,6. (1) AAAA ó AA11 0, 1, 2. (1) AAAA ó AA , 2, 3, 4. (1) Formato Texto Texto Texto Texto Fecha o Texto Fecha o texto Numérico o texto Texto (1 carácter) Texto (1caracter) Texto (11 caracteres) Texto (10 o 13 caracteres) Texto (18 caracteres) Texto (1 carácter) Texto (1 carácter) Texto (1 a 4 caracteres) Texto (1 carácter) Texto (1 a 4 caracteres) Texto (3 caracteres) Texto (10 caracteres Texto (1 carácter) Valor del crédito %, $,cvsmg (1) Texto (1 a 8 caracteres) Fecha inicio descuento 01/01/2009 Fecha o Texto 50

51 (1) Son las opciones que se consideran en AUDIMSS solo podrán seleccionar una en cada columna. Es muy importante tomar en cuentas estos formatos para prepara los archivos en Excel Salarios Mínimos Esta tabla muestra los salarios mínimos anteriores y el vigente, este se captura en base al ejercicio que se va a dictaminar. Para actualizar dicho catálogo dar clic en el primer icono nuevo y se activan lo campos de lado derecho como fecha de inicio, en este campo se captura la fecha en que inicia el nuevo salario, hasta ahora estos cambios se han registrado el día 1 de Enero. Zona A, B. C, se tienen que actualizar los tres campos no importa la zona donde este ubicada la empresa. Nota: estos datos podrán modificarse y si ya existe información con este dato solo se recalcula nuevamente la nomina para que se actualicen los datos Tope salaria Mensual/bimestral Esta Tabla muestra los Topes en salarios, se refiere a los salarios máximos para cotizar ante el IMSS y las Cuotas de cada una de las ramas del Seguro Social. 51

52 De lado izquierdo se muestra el listado de los periodos, hasta 2007 se realizaban dos capturas una al inicio de año que es Enero y la segunda en Julio, ya que se modificaban los Topes Salariales y en Julio se modificaban algunas cuotas respectivamente. A partir de 2008 solo se realiza una captura, ya que los topes salariales y las cuotas son iguales para todo el año. Para iniciar la captura dar clic en el primer icono nuevo y el cursor se activa en el primer campo fecha, se captura el día, mes y año al concluir la captura dar enter (en la pantalla de lado derecho se muestra el Salario Mínimo para los cálculos) y el cursor pasa a la pestaña de salarios para realizar la captura en la rama Enfermedad y Maternidad dar clic y realizar la captura, ejemplo para 2009 serán 25 salarios, dar clic en la rama de Invalidez y Vida y se capturan 25 salarios, dar clic en la rama Excedente Enfermedad y Maternidad y se capturan 3 salarios. Pasar a la segunda pestaña Cuotas para realizar la captura de los porcentajes en cada una de las ramas, en caso de no aplicar algunos porcentajes estos campos se pueden quedar en ceros. Esta tabla es muy importante, ya que el sistema considera esta información para realizar los cálculos al leer el disco de pago del SUA en el Módulo Liquidación IMSS, así como el recalculo de la Nómina en el Módulo Nómina IMSS. El último icono muestra el reporte para considerarlo como papel de trabajo. Caso especial: en caso que la empresa a dictaminar haya calculado y pagado el SUA del mes de Enero con los salarios mínimos del ejercicio anterior, necesitarán modificar esta tabla de Topes Salariales Mensuales/Bimestrales y la tabla de Salarios Mínimos Generales en base a los salarios del ejercicio anterior, esto es solo para leer el disco de pago, ya que los topes salariales cambian en base al Salario Mínimo. El siguiente paso es actualizar nuevamente estas dos tablas para poder realizar los cálculos del módulo 9.-Auditoria 9.2.-Nomina IMSS. 52

53 8.5.- Factor Fijo a) Factor Fijo Individual Pantalla del Factor Fijo Individual: Esta pestaña solo se llenará si la empresa tiene prestaciones Individuales, de lo contrario NO se recomienda el llenado ya que no se reflejan las fechas de vigencia de dicha prestaciones. En esta pestaña Factor Fijo Individual se relacionan los grupos de prestaciones en base a las Categorías (la tabla de Categorías se captura previamente a esta tabla). Categoría: en este campo solo dar clic en el puntero y se muestra la tabla que previamente se capturo, seleccionar una. Rango: En este campo se considera año, mes, día, de antigüedad para que apliquen las prestaciones que se capturaran. Para la primera captura serán los siguientes datos: Año: 0 Meses: 0 Día: 1 Esto quiere decir que AUDIMSS tomará en cuenta estos datos desde el primer día, que es la fecha de alta para aplicar este factor de antigüedad hasta cumplir el año. Captura: se muestran dos opciones, esta se refiere a las prestaciones que se otorgan, si es en días o importes, si es en días por ejemplo sería 15 días de aguinaldo, 6 días de vacaciones. Pestaña Días: Días de Aguinaldo, se capturan los datos que indica su contrato individual, esto es por cada año o bien por rangos donde las prestaciones cambien, ejemplo; para el primer año si consideramos prestaciones mínimas de Ley son 15 días. 53

54 Días de Vacaciones, se capturan los datos que indica su contrato individual, esto es por cada año o bien por rangos donde las prestaciones cambien, ejemplo; para el primer año si consideramos prestaciones mínimas de Ley son 6 días. Prima Vacacional, se capturan los datos que indica su contrato individual, esto es por cada año o bien por rangos donde las prestaciones cambien, ejemplo; para el primer año si consideramos prestaciones mínimas de Ley son 25%. Pestaña Importe: Importe de Aguinaldo, se capturan los datos que indica su contrato individual, esto es por cada año o bien por rangos donde las prestaciones cambien. Importe de Vacaciones, se capturan los datos que indica su contrato individual, esto es por cada año o bien por rangos donde las prestaciones cambien. Prima Vacacional, se capturan los datos que indica su contrato individual, esto es por cada año o bien por rangos donde las prestaciones cambien. Otras percepciones, en este campo se consideran alguna prestación adicional que deberá reflejarse en Factor Fijo, la forma de capturarlo es; el importe a integrar en el factor se divide entre los 365 días del año y se divide entre 100, ya que se captura en porcentaje, en caso de tener varios conceptos estos se totalizan y se capturan sobre la pantalla de Otros campos (no se captura por cada concepto). Nota: el sistema convierte en factor la captura que se refiere a importe. Como capturar el rango a partir del segundo año: Para el segundo año de antigüedad el sistema tomará el rango de: Año: 1 Meses: 0 Día: 0 Esto es si las prestaciones cambian de un año a otro, en caso de cambiar en periodos mayores al año, se modifica los campos de meses o días. Tipo de captura; días. Aguinaldo Vacaciones 15 días 8 días Prima vacacional 25% Cabe mencionar que esta información es un ejemplo, ustedes deberán considerar la información de la empresa que se esta dictaminando. Pantalla que refleja la captura de varios años, ya que para cada año(s) prestaciones diferentes. pueden ser 54

55 b) PESTAÑA FACTOR FIJO CONTRATO El sistema muestra ejemplos, esta información se podrá eliminar con el cuarto icono. En esta pantalla se realiza la captura cuando las prestaciones aplican para un grupo de trabajadores (confianza, sindicalizados, eventuales, obreros, construcción, etc.), o por cada categoría, o como su nombre lo indica en base al Contrato Colectivo. En esta pestaña Factor Fijo Contrato se relacionan los grupos de prestaciones en base a las Categorías (la tabla de Categorías se captura previamente a esta tabla) Categorías. Fecha de inicio: para los usuarios nuevos, siempre será un año anterior al ejercicio a revisar, ejemplo; 01/01/2008 Para los usuarios que ya tienen empresas registradas no se realiza ningún cambio. Fecha de término: será el 31/12/2009 en caso de revisar el ejercicio 2009, y cuando se revise 2010, solo se actualiza este campo al 31/12/2010. Categoría: en este campo solo dar clic en el puntero y se muestra la tabla que previamente se capturo, seleccionar una, en caso de tener prestaciones diferentes para varias categorías, la captura se realiza por cada una de las categorías. Rango: En este campo se considera año, mes, día, de antigüedad para que apliquen las prestaciones que se capturaran. Para la primera captura serán los siguientes datos: Año: 0 Meses: 0 Día: 1 Esto quiere decir que AUDIMSS tomará en cuenta estos datos desde el primer día, que es la fecha de alta para aplicar este factor de antigüedad hasta cumplir el año. 55

56 Captura: se muestran dos opciones, esta se refiere a las prestaciones que se otorgan, si es en días o importes, si es en días por ejemplo sería 15 días de aguinaldo, 6 días de vacaciones. Pestaña Días: Días de Aguinaldo, se capturan los datos que indica su contrato colectivo, esto es por cada año o bien por rangos donde las prestaciones cambien, ejemplo; para el primer año si consideramos prestaciones mínimas de Ley son 15 días. Días de Vacaciones, se capturan los datos que indica su contrato colectivo, esto es por cada año o bien por rangos donde las prestaciones cambien, ejemplo; para el primer año si consideramos prestaciones mínimas de Ley son 6 días. Prima Vacacional, se capturan los datos que indica su contrato colectivo, esto es por cada año o bien por rangos donde las prestaciones cambien, ejemplo; para el primer año si consideramos prestaciones mínimas de Ley son 25%. Pestaña Importe: Importe de Aguinaldo, se capturan los datos que indica su contrato individual, esto es por cada año o bien por rangos donde las prestaciones cambien. Importe de Vacaciones, se capturan los datos que indica su contrato individual, esto es por cada año o bien por rangos donde las prestaciones cambien. Prima Vacacional, se capturan los datos que indica su contrato individual, esto es por cada año o bien por rangos donde las prestaciones cambien. Otras percepciones, en este campo se considera alguna prestación adicional que deberá reflejarse en Factor Fijo, la forma de capturarlo es; el importe a integrar en el factor se divide entre los 365 días del año y se divide entre 100 para convertirlo a porcentaje, ya que se captura en porcentaje, en caso de tener varios conceptos estos se totalizan y se capturan sobre la pantalla de Otros campos (no se captura por cada concepto). Nota: el sistema convierte en factor la captura que se refiere a importe. Al terminar la captura del primer registro dar clic en el segundo icono para guardar la información. Como capturar el rango a partir del segundo año o bien a partir del segundo rango donde cambie el factor: Para el segundo año de antigüedad el sistema tomará el rango de: Año: 1 Meses: 0 Día: 0 Esto es si las prestaciones cambian de un año a otro, en caso de cambiar en periodos mayores al año, se modifica los campos de meses o días. Tipo de captura; días. Aguinaldo Vacaciones 15 días 8 días Prima vacacional 25% Cabe mencionar que esta información es un ejemplo, ustedes deberán considerar la información de la empresa que se esta dictaminando, los años de captura serán los que refleje la antigüedad de la empresa. 56

57 8.6.- Índice Nacional de Precios al Consumidor Este catálogo muestra los INPC, para poder realizar el cálculo de la actualización a las diferencias determinadas, se deberá actualizar hasta el año en que se realizará el pago de dichas diferencias. Solo se tiene que actualizar, al dar clic en el primer icono se realiza la captura nueva, para complementar la información de 2009 dar clic en el tercer icono para editar o modificar la información. La captura o actualización a los datos se realiza en la pantalla de lado derecho, al terminar la captura dar clic en el segundo icono para guardar la información Recargos. Este catálogo muestra los Recargos, para poder realizar el cálculo de los recargos a las diferencias determinadas, se deberá actualizar hasta el año en que se realizará el pago de dichas diferencias. 57

58 Solo se tiene que actualizar, al dar clic en el primer icono se realiza la captura nueva, para complementar la información de 2009 dar clic en el tercer icono para editar o modificar la información. La captura o actualización a los datos se realiza en la pantalla de lado derecho, al terminar la captura dar clic en el segundo icono para guardar la información. El catálogo de INPC y Recargos son informativos ya que las diferencias se pagaran en el SUA Riesgo de Trabajo Esta tabla es para realizar captura, ya que AUDIMSS no realiza el cálculo de la prima de Riesgo de Trabajo. Para iniciar la captura dar clic en el primer icono y la captura se realiza de lado derecho, fecha a partir de cuando se aplica esta prima de RT, para guardar la información dar clic en el segundo icono. Para el ejercicio dictaminado, si en marzo hay cambio en la prima, se tendrá que capturar, en caso de tener otra prima en cualquier mes del año, se podrá realizar la captura y el sistema aplicara dichos porcentajes en los periodos que se esta indicando en este catálogo. 58

59 Esta tabla aplica para realizar el cálculo en la Liquidación/IMSS y en Liquidación/Importación Disco SUA y en Auditoria/IMSS/Nomina. En caso de necesitar primas de riesgo diferentes para Liquidación y Nóminas, cuando se importa el disco de pago del SUA se captura la prima que necesitan y cuando se calcula la Nomina / IMSS se cambia esta información Percepciones En este catálogo AUDIMSS muestra un listado de Percepciones que pueden ser Fijas o Variables, las cuales incluyen formulas y en base a estas el sistema realizara los cálculos de Integración al Salario Base. Si no desea la información que se muestra, con el cuarto icono se podrán eliminar y podrán dar de alta cada una de las percepciones que necesiten. Para dar de alta un concepto, dar clic en el primer icono y se muestra la pantalla que se indica arriba: Clave; en este campo solo se permiten cuatro caracteres y pueden ser alfanumérico, el usuario define sus propias claves. Descripción: en este campo va la descripción que se registra en las nominas (se recomienda revisar que los conceptos estén en la Balanza ya que estas descripciones se muestran en el Anexo III) Nota: en caso de no eliminar los ejemplos y trabajar con ellos, se recomienda en aquellas descripciones que se repiten como Despensa, ante poner un carácter como punto o asterisco, para poder distinguir el concepto que se va a utilizar al momento de Importar los acumulados Bimestrales o Mensuales de las Percepciones variables o fijas respectivamente. Tipo; seleccionar si es percepción Fija o percepción Variable para efectos del calculo. 59

60 Estatus; Seleccionar si la formula se utilizará el estatus de ACTIVA, de lo contrario si se importa una percepción en el módulo de Nómina y tiene en esta pantalla estatus INACTIVA, audimss no la considera en los cálculos. Sustituir importe por formula; Este campo solo se debe activar en las Descripciones de Alimentación gratis, Alimentación gratis 2, Alimentación gratis 3, Alimentación cobro 20%, y en caso de usar las descripciones de Habitación. Si integra; en este campo deberán indicar al sistema el criterio de su formula, es decir SI desea que este concepto Integre al Salario Base de cotización. No integra; en este campo deberán indicar al sistema el criterio de su formula, es decir que NO desea que este concepto Integre al Salario Base de cotización. Estos dos puntos son muy importantes para el sistema, ya que nos indican los parámetros que se toman para la integración de las Percepciones ya sean Fijas o Variables. En caso de que integre este concepto al Salario Base de Cotización en la parte de NO integra se deberá capturar un cero, es decir NO deberá quedar vacio este campo, de igual forma se aplica si la formula va en NO integra, en el campo de si integra deberá tener cero. Como se realiza esta captura: En el campo de SI integra o No integra, de lado derecho se muestra un símbolo de sumatoria donde lo indican las flechas de la pantalla, dar clic y se muestra la pantalla de Editor de Formulas : 60

61 a) Descripción de Operadores En esta pantalla se muestran tres pestañas activas: El objetivo es que seleccionen los campos a utilizar con solo dar doble clic y el sistema en la parte inferior de la pantalla va mostrando la formula, antes de esto es dar clic en el recuadro blanco de Editor de Formulas para indicarle al sistema donde se debe reflejar la información seleccionada. Nota: se recomienda NO capturar manualmente, para evitar errores en las formulas al momento de procesar la información. Operadores; en esta pestaña se muestra los símbolos matemáticos, primero dar clic en el recuadro de la pantalla Editor de formulas, posteriormente en la pestaña de operadores seleccionar el símbolo a utilizar, para esta formula utilizaremos inicio de paréntesis (, o bien () doble paréntesis. 61

62 b) Descripción de Variables En la tercera pestaña activa Variables se muestran dos columnas; clave y descripción: Clave, se muestran hasta cinco caracteres y paréntesis (esta información se captura en Archivos/Utilerías/Variables Audimss). Descripción, se refiere a la descripción de cada una de las claves (esta información se toma de Archivos/Utilerías/Variables Audimss). Se muestra el listado de todas las claves y descripciones que se podrán utilizar al momento de dar de alta las prestaciones Fijas o Variables: AUSBA() Ausentismos del bimestre actual: Este campo se refiere a los ausentismos por cada uno de los trabajadores, bimestre actual se refiere al bimestre que se esta trabajando en AUDIMSS, esto es al momento de seleccionar el periodo al accesar al sistema, estas incidencias se podrán sumar o restar en las formulas a realizar en este catálogo. 62

63 AUSBN() Ausentismos del bimestre anterior: Este campo se refiere a los ausentismos por cada uno de los trabajadores, bimestre anterior se refiere a un bimestre antes al que se esta trabajando en AUDIMSS, estos es al momento de seleccionar el periodo al accesar al sistema, estas incidencias se podrán sumar o restar en las formulas a realizar en este catálogo. AUSMA() Ausentismo del mes actual: Este campo se refiere a los ausentismos por cada uno de los trabajadores, mes actual se refiere al mes de trabajando en AUDIMSS, esto es al momento de seleccionar el periodo al accesar al sistema, estas incidencias se podrán sumar o restar en las formulas a realizar en este catálogo. AUSMN() Ausentismo del mes anterior: Este campo se refiere a los ausentismos por cada uno de los trabajadores, mes anterior se refiere a un mes antes al que se esta trabajando en AUDIMSS, esto es al momento de seleccionar el periodo al accesar al sistema, estas incidencias se podrán sumar o restar en las formulas a realizar en este catálogo. CDN() Cuota diaria anterior: Este campo se refiere al campo de Cuota diaria que se registra en el periodo anterior, es decir al sueldo por día que esta registrado en el sistema, ejemplo; si estamos en Febrero se refiere a la cuota del mes de Enero. Se toma el dato que se calculo en menú 9.2 Nomina,9.2.1 IMSS, en la pestaña Movimientos de Nomina, campo Cta. Diaria. DPGA() Días pagados de nomina del periodo actual: Este campo se refiere a la captura en la Tabla 8.11 Días para calculo, dentro de 8. Catálogos y se toma el dato que se calculo en menú 9.2 Nomina, IMSS, en la pestaña Movimientos de Nomina, ultimo campo Días pagados de nómina, del mes que se esta trabajando. DPGBN() Días pagados de nomina del bimestre anterior Este campo se refiere a la captura en la Tabla 8.11 Días para calculo, dentro de 8. Catálogos y se toma el dato que se calculo en menú 9.2 Nomina, IMSS, en la pestaña Movimientos de Nomina, ultimo campo Días pagados de nómina, del bimestre anterior al mes que se esta trabajando. DPGMN() Días pagados de nomina del mes anterior 63

64 Este campo se refiere a la captura en la Tabla 8.11 Días para calculo, dentro de 8. Catálogos y se toma el dato que se calculo en menú 9.2 Nomina, IMSS, en la pestaña Movimientos de Nomina, ultimo campo Días pagados de nómina, del mes anterior al mes que se esta trabajando. DPN() Días del periodo anterior: Este campo se refiere a los días calendario sin restar incidencias, ejemplo; si estamos trabajando el mes de Marzo, y utilizo este concepto, la formula me mostrará los días de Enero y Febrero; 59 ó 58. En caso de necesitar estos días calendarios pero afectados por incidencias, tendrá que restar en la formula los ausentismos e incapacidades del bimestre anterior. FFN() Factor fijo actual Este campo se refiere al calculo en menú 9.2 Nomina, IMSS, en la pestaña Movimientos de Nomina, campo Factor Fijo, del mes que se esta trabajando. INCBA() Incapacidades del bimestre actual En este campo se suman las incapacidades del bimestre en que se esta trabajando. INCBN() Incapacidades del bimestre anterior En este campo se suman las incapacidades del bimestre anterior al bimestre que se este trabajando. INCMA() Incapacidades del mes actual En este campo se suman las incapacidades del mes en que se esta trabajando. INCMN() Incapacidades del mes anterior En este campo se trabajando. suman las incapacidades del mes anterior al periodo que se este MPFN() Monto total percepciones fijas periodo anterior Este campo es la sumatoria de TODAS las percepciones Fijas del mes anterior que integran al Salario, este dato se toma de menú Nomina, IMSS, en la pestaña de Percepciones fijas del periodo. MPVN() Monto total percepciones variables periodo anterior Este campo es la sumatoria de TODAS las percepciones Variables del bimestre anterior que integran al Salario, este dato se toma de menú Nomina, IMSS, en la pestaña de Percepciones variables del periodo anterior. 64

65 SDEMP() SDI EyM primer movimiento Este campo es el Salario diario Integrado (topado) del Bimestre anterior al periodo de trabajo, de la rama de Enfermedad y Maternidad, si hay más de dos salarios se refiere al primer salario. SDEMU() SDI EyM ultimo movimiento Este campo es el Salario diario Integrado (topado) del Bimestre anterior al periodo de trabajo, de la rama de Enfermedad y Maternidad, si hay más de dos salarios se refiere al último salario. SDIVP() SDI IyV primer movimiento Este campo es el Salario diario Integrado (topado) del Bimestre anterior al periodo de trabajo, de la rama de Invalidez y Vida, si hay más de dos salarios se refiere al primer salario. SDIVU() SDI IyV ultimo movimiento Este campo es el Salario diario Integrado (topado) del Bimestre anterior al periodo de trabajo, de la rama de Invalidez y Vida, si hay más de dos salarios se refiere al último salario. SDTP() SDI total primer movimiento Este campo es el Salario diario Integrado Total (no topado) del Bimestre anterior al periodo de trabajo, de la rama de Enfermedad y Maternidad, si hay más de dos salarios se refiere al primer salario. SDTU() SDI total ultimo movimiento Este campo es el Salario diario Integrado (no topado) del Bimestre anterior al periodo de trabajo, de la rama de Enfermedad y Maternidad, si hay más de dos salarios se refiere al último salario. SFA() Salario fijo actual Este campo se refiere al campo de Cuota diaria que se multiplica por el factor fijo y se registra en el periodo actual. Se toma el dato que se calculo en menú Nomina, IMSS, en la pestaña Movimientos de Nomina, campo Salario Fijo, del periodo actual. SFN() Salario fijo anterior Este campo se refiere al campo de Cuota diaria que se multiplica por el factor fijo y se registra en el periodo anterior. Se toma el dato que se calculo en menú Nomina, IMSS, en la pestaña Movimientos de Nomina, campo Salario Fijo del periodo anterior. 65

66 c) Descripción de Tablas y Campos En esta pantalla se muestran las Tablas y Campos del menú 8.- Catálogos, 9.2.-Nomina IMSS. La información de los Catálogos es información general del sistema, y la información de nomina es información del periodo de trabajo. Salarios mínimos En este campo se muestra los salarios de la zona A, B, C, los cuales se utilizan para los cálculos de las variables como Despensa. Factor Fijo (individual) Se desglosa la información; días de aguinaldo, factor de aguinaldo, días de vacaciones, prima vacacional, factor de vacaciones, factor de otras percepciones, importe de aguinaldo, importe de prima de vacacional, importe de otras percepciones, importe total, factor total. Estos son los datos que están en Catálogos, Factor Fijo, que previamente se capturaron y se pueden utilizar para definir alguna formula para las percepciones Fijas o Variables. Este Factor Fijo se refiere a la primera pestaña de la tabla Factor Fijo Individual. 66

67 Topes salariales Mensuales/Bimestrales Se desglosan los campos que se pueden utilizar; Número de salarios, enfermedad y maternidad, riesgo de trabajo, guardería, retiro, invalidez y vida, cesantía y vejez, infonavit, excedente de E y M, tope número de salarios, tope de enfermedad, tope riesgo de trabajo, tope guardería, tope retiro, tope invalidez, tope cesantía, tope infonavit, tope excedente, tope salario mínimo zona A. Cuotas del Patrón y Cuotas del Trabajador Se detallan las ramas; cuota enfermedad y maternidad, cuta fija, cuota excedente, cuota prestaciones en dinero, cuota gastos médicos, cuota guardería, cuotas invalidez y vida, cuotas retiro, cuotas cesantía y vejez, cuotas infonavit. Tipo de turno Se refiere a la tabla de los turnos de los trabajadores, matutino, vespertino, nocturno o al que se haya capturado en esta tabla. Factor Fijo Contrato Este Factor Fijo se refiere a la Segunda pestaña de la tabla Factor Fijo Contrato. Estos campos se utilizaron en las formulas de Aguinaldo Contrato, ya que en base a la antigüedad del trabajador se aplicaran las prestaciones que le corresponden en la formula. Se desglosa la información; días de aguinaldo, factor de aguinaldo, días de vacaciones, prima vacacional, factor de vacaciones, factor de otras percepciones, importe de aguinaldo, importe de prima de vacacional, importe de otras percepciones, importe total, factor total. Estos son los datos que están en 8. Catálogos, 8.5 Factor Fijo, que previamente se capturaron y se pueden utilizar para definir alguna formula para las percepciones Fijas o Variables. Nómina de AUDIMSS Estos datos se refieren a los del periodo de trabajo, y están en el menú 9.2 Nómina, IMSS. Amortización Infonavit, cuota diaria, cuota de enfermedad y maternidad, prestaciones en dinero, cuota de enfermedad y maternidad excedente, cuota de enfermedad y maternidad cuota fija, cuota de enfermedad y maternidad gastos médicos, cuota guardería, cuota infonavit, cuota invalidez y vida, cuota cesantía y vejez, cuotas retiro, cuotas riesgo de trabajo, días de ausentismos, días de Enfermedad y maternidad, días de guarderías, días de incapacidad, días de infonavit, días de invalidez y vida, días pagados del período, días de percepciones fijas, días de percepciones variables, días de riesgo de trabajo, días de retiro, factor fijo, importe integra percepciones fijas, importe integra percepciones variables, promedio de percepciones fijas, promedio de percepciones variables, salario fijo, salario diario integrado, SDI cesantía y vejez, SDI enfermedad y maternidad, SDI guardería, SDI infonavit, SDI invalidez y vida, SDI retiro, SDI riesgo de trabajo. Percepciones por Trabajador En esta tabla los conceptos son; Si integra, No integra, Total de la percepción; estos campos son para definir en la formula si el sistema las integra al salario diario. Si integra; esta opción se deberá asignar en la pantalla de SI INTEGRA o bien en la pantalla de NO INTEGRA esta opción realmente no aplica en ninguna formula ya que en la pantalla inicial de las percepciones se muestra el campo de SI INTEGRA y es el campo que se considera para integrar este concepto al Salario Base de Cotización. 67

68 No integra; esta opción se utilizará siempre en las percepciones que están topadas como son despensas, premios, horas extras, y será en la pantalla principal de las formulas en el campo de SI INTEGRA como se ve en la pantalla, con esto le estamos indicando al sistema que en la parte de SI INTEGRA no considere la parte de NO INTEGRA ya que es el tope de las prestación. Percepciones por trabajador, esta es la opción que más se utiliza, ya que se le esta indicando al sistema que el total de la percepción del trabajador se integre o no se integre al salarios, es decir no hay algún tope establecido, como en los bonos, gratificaciones, comisiones, etc., o bien si es PTU o sueldos, tal vez no deseen que se integren al salario estos importes. COMO DAR DE ALTA Como dar de alta una formula como percepción Variable: Ejemplo Despensa. A) PRIMERA PARTE NO INTEGRA (TOPE DE LA FORMULA) Dar clic en el primer icono nuevo y teclear la clave de cuatro caracteres que puede ser alfanumérica: Clave: DESP Descripción: DESPENSA EN VALES Tipo: seleccionar la opción VARIABLE Estatus: seleccionar ACTIVA Sustituir Importe por Formula: este campo se deja vacío, en caso de activarse el sistema le sustituye el importe que esta importando por cada trabajador y le realiza el cálculo que indica la formula. Como usuario final deberán decidir; SI ó NO integra dicha prestación al salario base de cotización, en este caso esta prestación NO integra al salario, si se respeta el tope establecido por la LSS, en caso contrario, el excedente SI integra al salarios. En el campo de NO INTEGRA, de lado derecho se muestra un símbolo de sumatoria dar clic y se muestra la pantalla de Editor de Formulas, cuando es una percepción topada, la formula se inicia en el campo NO INTEGRA. Se muestra la pantalla de editor de formulas de NO INTEGRA: 68

69 Dar clic en la primer pestaña Operadores, clic en la parte inferior de la pantalla en el recuadro blanco para iniciar la formula, dar clic en el campo paréntesis izquierdo (, posteriormente dar clic en la cuarta pestaña Tablas y campos seleccionar la tabla Salarios mínimos dar clic en el símbolo de suma y se desglosan las tres zonas de los salarios mínimos, previamente dar clic en la pantalla de editor de formulas para indicarle al sistema donde quieren esta información, seleccionar zona A con doble clic, esta información pasa a la pantalla donde se esta realizando la formula, siguiente paso dar clic en la pestaña de los Operadores y con doble clic seleccionar * multiplicación y teclear 0.40 que es el tope que nos indica la LSS, pasar a la pestaña de Operadores y seleccionar ) paréntesis derecho, de esta forma queda la primera parte de la formula, nuevamente seleccionar Operadores y * multiplicación para multiplicar por la segunda parte de la formula, nuevamente seleccionar Operadores y dar clic en el campo paréntesis izquierdo (, ahora para la segunda parte de la formula depende del criterio del usuario y se considera la pestaña Variables estas son las opciones que se podrán utilizar: Se pueden capturar los días y el sistema tomara estos días en cada uno de los bimestres. Se pueden seleccionar las opciones de la pestaña Variables como DPGBN() días pagados de nomina del bimestre anterior( a estos días se les restaron las incidencias y se toma en cuenta la fecha de alta), DPN () días del periodo anterior (estos días son los del bimestre anterior sin descontar incidencias, es decir son días calendarios) Se podrán combinar los conceptos de la pestaña Variables. Para nuestro ejemplo tomaremos DPGBN(), así dar clic en el editor de formulas y seleccionar esta clave con doble clic, por último cerrar el paréntesis de la formula, clic en operadores y seleccionar )paréntesis derecho, la formula queda de esta forma. Nota: al momento de realizar las formulas no importan los espacios que se dejen entre cada operación. Este seria el proceso para realizar la primer parte de la formula que es NO INTEGRA, es decir el sistema calcula el tope de dicha prestación en base a la Ley del Seguro Social y el criterio del usuario. B) SEGUNDA PARTE DE LA FORMULA SI INTEGRA En el campo de SI INTEGRA, de lado derecho se muestra un símbolo de sumatoria dar clic y se muestra la pantalla de Editor de Formulas, cuando es una percepción topada se realiza esta segunda parte de la formula, en la pestaña Tablas y Campos, seleccionar en el detalle Percepciones por trabajador, dar clic en el símbolo + y se muestra tres opciones, dar doble clic en Total de percepción y en la pantalla de editor de formulas se muestra lo siguiente: PANTALLA DE SI INTEGRA: 69

70 Con esta función el sistema tomará el total del importe de esta percepción, dar clic en la pestaña Operadores y dar clic en la pantalla Editor de formula indicando donde desean continuar la formula, seleccionar con doble clic el diferencia y por último regresar a la pestaña Tablas y Campos, seleccionar en el detalle Percepciones por trabajador, dar clic en el símbolo + y se muestra tres opciones, dar doble clic en NO integra y en la pantalla de editor de formulas se muestra como lo indica la pantalla arriba. Como se puede observar, al seleccionar el campo Total de la percepción, el editor de formulas nos transcribe PERCEPXTRAB.total; cuando se selecciona NO integra es PERCEPXTRAB.nointegra; cuando se selecciona SI integra es PERCEPXTRAB.integra Calendario de pagos mensuales y bimestrales 70

71 En esta tabla se capturan las fechas de pago oportuno, es decir cuando se debió realizar el pago por parte del patrón y las fechas de pago de Diferencias determinadas por auditoria. Ejemplo: Tipo de pago; seleccionar IMSS, infonavit, retiro. Año de trabajo; seleccionar el año que se esta revisando. Periodo; seleccionar del periodo 1 al 12, se refiere al mes o bimestre que se van a pagar las diferencias. Fecha límite de pago; este dato es la fecha en que la empresa debió realizar su pago oportuno, este dato es para iniciar el proceso de calcular actualización y recargos a las diferencias determinadas por auditoria. Fecha real de pago; esta fecha se captura y se refiere a la fecha en que realmente se pagarán las diferencias determinadas, por lo tanto hasta esta fecha se calcula la actualización y los recargos. Nota: en caso de no tener esta información por que aun no terminan la auditoria, esta tabla podrá quedar vacía y el sistema NO realizará cálculos de actualización y recargos, se podrá actualizar esta tabla en cualquier momento, es decir al inicio o final de la auditoria. Si esta tabla se actualiza al final de la auditoria, el sistema les mostrará un mensaje al momento de accesar a la tabla de DIFERENCIAS, este mensaje es solo informativo. 71

72 Días para calculo En este menu se realiza la captura de los días para determinar la proporción de las percepciones fijas y/o variables que integrarán al Salario Diario. En la pantalla de lado derecho se muetra un filtro para seleccionar la información, Toda la información ó Solo el año (se refiere al año de trabajo), el sistema lleva información como ejemplo, esta se puede eliminar o bien solo agregar la información que el usuario considera necesaria. Concepto; al dar clic en el cursor se muestran tres opciones: a) Días percepciones Fijas; en caso de tener percepciones fijas que integren al salario, el sistema considera estos días para dividir dichas percepciones y determinar la parte proporcional que integra al salario. Se recomienda capturar los mismo días para todos los meses ya que son percepciones fijas, si las percepciones que se otorgan en enero se dividen en 31 días y en febrero esta mismas percepciones se dividen en 28 días, el importe de las percepciones fijas sera diferente de un mes a otro, también podrán utilizar décimales en estos días. b) Días percepciones Variables; en caso de tener percepciones variables que integren al salario, el sistema considera estos días para dividir dichas percepciones y determinar la parte proporcional que integra al salario, estos días son bimestrales y del periodo que se seleccione. En caso de ser nominas semanales, deberán determinar cuantas nominas se consideran en cada bimestre ya que en algunos bimestres pueden ser ocho o nueve nominas. c) Días pagados de nómina; estos días se refieren a los que se pagaron en la nomina y se gistraron contablemente en cada uno de los meses, por ejemplo si es enero y son cinco nominas pero la última nomina corresponde a días de enero y días de febrero, para esta tabla deberán considerar la última nómina en el mes que este registrada contablemente, ya que el sistema considera esta información para elaborar un reporte Cruce de nominas. Estos conceptos son obligatorios, se usen dichas percepciones o no, se tienen que capturar, en caso de NO capturar esas tablas, al realizar el Recalculo en la nomina imss, se emite una bitacora donde se indica que tabla de estas no esta actualizada y tendrán que actualizarla para que se eliminen los mensajes. 72

73 COMO INICIAR LA CAPTURA DE ESTA TABLA Como realizar la captura de un registro nuevo, dar clic en el primer icono nuevo y de lado derecho se inicia la captura: Concepto; seleccionar una de las tres opciones, Percepciones variables. Año; 2010 Periodo; se muestran los seis bimestres, seleccionar el primero ( en pantalla se muestra 1) Días; se capturan los dias que ustedes consideran correctos para dividir las variables y determinar la parte proporcional a integrar al Salario. Si es nómina Semanal pueden ser 8 o 9 semanas es decir 56 o 63 días. Si es nómina Quincenal pueden ser 8 quincenas, 60 o 61, ya que pueden ser días calendarios o días que realmente se pagaron en ese bimestre. Tipo de nomina; seleccionar si es Semanal,Quincenal, Decenal, Catorcenal, Mensual. Ausentismos; seleccionar SI; para que el sistema reste estas incidencias a los días de esta tabla, en caso contrario seleccionar NO. Incapacidades; seleccionar SI; para que el sistema reste estas incidencias a los días de esta tabla, en caso contrario seleccionar NO. Variables para reingresos; esta opción se muestra activa, lo cual indica que NO tomara en cuenta las percepciones variables de aquellos trabajadores que se dieron de alta en los bimestres anteriores al bimestre de trabajo. Si su criterio es que el sistema considera estas percepciones variables para la integración del salario para los Reingresos, entonces deberán desactivar esta opción. 73

74 Para iniciar el siguiente módulo 9. Auditoria, es necesario haber terminado de implementar el menú 8. Catálogos, de lo contrario los resultados de este módulo serán en base a los ejemplos que muestra el sistema, y tendrán que eliminar la información procesada para volver a realizar la Auditoria. 9.-MENU AUDITORIA 9.1. LIQUIDACION En este menú se realizará la auditoria a detalle, ya que por un lado se Importará el disco de pago que se generó en el SUA como pago mensual o bimestral y por otro lado se Importarán las nominas de la empresa en formato de Excel. Con el resultado de estos procesos se determinarán las diferencias; estas podrán ser diferencias a pagar y/o a favor, en Salarios Diario Integrado (SDI), diferencias en fechas de alta y/o bajas, diferencias por ausentismos e incapacidades, esto es por cada uno de los trabajadores Liquidación En este menú se leerá el disco de pago del SUA mensual y bimestral, se podrá modificar la información. 74

75 En este menú se inicia la auditoria ya que se reflejará lo que el patrón pago como cuotas ante el Seguro Social, en caso de haber pagos complementarios en esta pantalla se podrán complementar, solo los que sean consecuencia de pago de diferencias por Modificación de Salarios ó Corrección a la Prima de Riesgo de Trabajo. 9. MENU AUDITORIA 9.1. LIQUIDACION IMSS Esta es la pantalla donde se revisa la información que se Importo del disco de pago del SUA Importación Disco del SUA En la parte superior se indican los iconos, nuevo, guardar, editar, eliminar, deshacer, impresión. En esta ventana en la segunda pestaña de lado derecho Detalle Movimientos se podrán modificar los datos. De lado derecho se muestra el icono 5%, 20%, Financiamiento, estas opciones solo aplicaran para los ejercicios 2008 y Si al Importar el Disco de pago del SUA ya aplicaron estas opciones, en esta pantalla por default ya estarán activadas. Si al Importar el Disco de pago del SUA NO aplicaron estas opciones y necesitan aplicarla, solo seleccionara la opción y dar clic en el icono de lado derecho que es el recalculo R para llegar a los importes de su liquidación del SUA. La opción G, es para generar los movimientos de INICIO en esta pantalla, esta opción SOLO se utilizará si NO hay disco de pago del SUA por parte de la empresa y se tendrán que capturar manualmente todas las incidencias para llegar a las cifras de la Liquidación del SUA como lo indica el reporte. Filtros para visualizar la información en esta pantalla Activos (con esta opción solo se muestran los trabajadores a cotizar en el mes de trabajo), Todos (con esta opción podrán consultar trabajadores de todo el año). 75

76 Para facilitar la búsqueda de trabajadores están las opciones: Número, Apellido paterno, Número de Seguridad Social; solo seleccionar la opción deseada y de lado derecho realizar la captura. De lado izquierdo se muestra el Catálogo de Trabajadores, la primera columna Núm., es para ordenar a los trabajadores al dar doble clic en el encabezado de la columna, este orden es ascendente o descendente. La segunda columna Nombre es para ordenar a los trabajadores al dar doble clic en el encabezado de la columna, este orden es ascendente o descendente. En esta misma pantalla seleccionar el nombre de un trabajador, y dar clic derecho y muestran dos opciones: Detalle de trabajadores; estos datos son los del catálogo de Trabajadores, para consultar la fecha de alta, categoría, etc. Movtos. e incidencias del ejercicio; se refiere a todos los movimientos que tiene el trabajador en el año que se esta trabajando (aus, inc, ms, b, r, movimientos de inicio de cada mes) Se muestran dos pestañas: Movimientos de Liquidación; en esta ventana se muestran los importes por cada uno de los movimientos a manera de consulta. Detalle movimientos; en esta ventana se muestran los importes por cada uno de los movimientos y estos se podrán modificar. Pantalla que muestra el detalle: Para modificar, seleccione un trabajador y dar clic en el tercer icono Editar, esta opción se utiliza cuando la empresa tiene un segundo disco de pago y este es pago de Diferencias por Salarios en el campo de SDI E y M deberán modificar el salario anterior por el Nuevo salario y dar enter, y las cuotas automáticamente se actualizan en base al nuevo salario y vía pantalla se muestran las nuevas cuotas. (Revisar las cuotas de liquidación inicial y liquidación nueva). Por último para que el reporte se actualice deberán dar clic en la opción Recalculo y podrán consultar el reporte, dar clic en Impresión y se muestra la pantalla para seleccionar los filtros, si desean toda la información no seleccionar filtros dar clic en Aceptar y se muestra el listado de cuatro reportes, seleccionar el primero Movimientos de Liquidación. En caso de querer revisar las Incidencias de la liquidación, en la pantalla seleccionar el icono de de Impresión, seleccione el filtro Clave de movimientos clic en el puntero y se muestra la 76

77 lista de las incidencias, seleccionar una y dar clic en Aceptar, se muestra la lista de los reportes y seleccione el segundo Incidencias de Liquidación, el reporte tres Incidencias de Liquidación anual nos muestra todo el año, el cuarto reporte Movimientos de Liquidación aplicación 5% se refiere al pago especial del 5% o 20% de los acuerdos que aplicaron en su momento RETIRO / INFONAVIT RETIRO INFONAVIT Este proceso es bimestral, y la información se refleja en el menú Liquidación, Retiro e infonavit de Liquidación. En la parte superior se muestran los iconos Editar, guardar, deshacer, imprimir. Filtros para visualizar la información en esta pantalla Activos (con esta opción solo se muestran los trabajadores a cotizar en el bimestre de trabajo, Todos (con esta opción podrán consultar trabajadores de todo el año. Se muestran dos pestañas; Cuotas retiro- infonavit- amortización y Créditos infonavit (se refiere al cálculo de las amortizaciones. Para realizar cambios es en la primera pantalla, dar clic en icono editar y en la parte inferior de la pantalla se activan los recuadros para modificar, en esta misma pantalla se puede consultar toda la información. En esta pantalla la información se muestra por cada uno de los meses, como se puede ver son dos líneas porque es información bimestral, y en el segundo movimiento se muestra el importe de las amortizaciones. Con la opción Impresión se muestra la pantalla de los filtros y para este reporte se selecciona bimestralmente, dar clic en aceptar y se muestra el nombre del reporte. 77

78 9. AUDITORIA IMPORTACION DISCO SUA Esta es la segunda opción para importar el Catálogo de Trabajadores del disco del pago del SUA. Para realizar este proceso deberán tener los Discos de PAGO que se generaron en el SUA (no leemos respaldos del SUA) y la impresión de dicho pago, es decir el Detalle de las cuotas por cada uno de los trabajadores. Esta es otra de las opciones para poder importar el Catálogo de trabajadores : a).- La primera opción se explica en el menú 9. Auditoria 9.3 Importación Npomina, Catálogo de trabajadores en archivo de Excel que está más adelante. b).- La segunda opción es importar el 8.2 Catálogo de Trabajadores del disco del pago del SUA. En caso de haber seleccionado esta opción: a).- Para la importación de Catálogo de Trabajadores desde Excel que es la opción a), este proceso de leer el Disco de pago SUA se tiene que hacer, ya que el disco del pago del SUA contiene el Catalogo de Trabajadores y los Movimientos con sus respectivas cuotas, es decir que aun cuando ya se importo el Catálogo de Trabajadores de Excel con todos los datos, es necesario importar este disco del SUA. Para iniciar con la opción a) accesar al menú 9. Auditoria,9.1 Liquidación,9.1.3 Importación Disco SUA, se muestra la siguiente pantalla y dar clic en el primer icono Importar disco de pago SUA, se muestra la siguiente pantalla: 78

79 Seleccionar la ruta donde esta el archivo del SUA con doble clic, se muestra nuevamente la pantalla previa, para revisar el contenido del disco y complementar la información. En esta pantalla se muestran cinco pestañas: 1.-CATALOGO DE TRABAJADORES Se explica el proceso para la opción a) donde previo a este proceso ya importaron el Catálogo de trabajadores de Excel. Toda la información se muestra en color gris como se ve en pantalla y solo se complementa la columna Fecha de Alta. Explicación de cada uno de los campos de estas pestañas: Catálogo ; se refiera a la selección de trabajadores que están en este archivo y deseen aplicarlos al Catálogo de trabajadores para su revisión, para poder complementar las columnas que se muestran a la derecha deberán seleccionar a los trabajadores en esta columna, con doble clic en el encabezado de la columna (se muestra una flecha en el encabezado de la columna), se seleccionan TODOS o de igual forma con doble clic se deseleccionan TODOS, si desea seleccionar solo algunos trabajadores dar clic en esta columna al trabajador. Tablas, esta columna es para indicarle al sistema que se complementaran las columnas de lado derecho, si NO seleccionan esta columna NO se podrá complementar la información de lado derecho, con doble clic en el encabezado de la columna (se muestra una flecha en el encabezado de la columna), se seleccionan TODOS o de igual forma con doble clic se deseleccionan TODOS, si desea seleccionar solo algunos trabajadores dar clic en esta columna al trabajador. 79

80 Número de trabajador, este es un dato automático que se toma del Catálogo de Trabajadores y con clic derecho sobre el encabezado de la columna se muestra dos opciones: a) numerar, al seleccionar esta opción se muestra una pantalla para asignarle el número inicial a los trabajadores. b) ordenar, con esta opción se agrupan los trabajadores que están en azul para complementar la información. Nombre, este es un dato automático que se toma del Catálogo de Trabajadores. NSS, este es un dato automático que se toma del Catálogo de Trabajadores. RFC, este es un dato automático que se toma del Catálogo de Trabajadores. CURP, este es un dato automático que se toma del Catálogo de Trabajadores. SEXO, este es un dato automático que se toma del Catálogo de Trabajadores. Fecha de alta, este campo No se muestra para todos los trabajadores, solo para las altas del periodo que se esta trabajando. En esta opción se observa que todas las columnas tienen información excepto Fecha de alta, ya que el SUA solo trae este campo para los trabajadores que se dan de alta en el mes que estamos leyendo, para todos los trabajadores que ya existían NO trae este dato, para solucionarlo, dar clic en dicha columna y seleccionar el icono que se muestra de lado derecho en la parte superior NOM para poder complementar esta información y se muestra el siguiente mensaje: Con esta opción el sistema trae la fecha de alta de los trabajadores que están vacios, ya que estos trabajadores están en la base de audimss cuando se importaron del archivo de Excel, o bien dar clic en el encabezado de esta columna y se muestra un calendario para seleccionar la fecha de alta con un enter la fecha seleccionada se le asigna a todos los trabajadores si están activos en la columna Catálogo y Tabla (seleccionados), de lo contrario no se asigna dicha fecha. 80

81 Esta es la única columna que se complementa, solo en el primer mes de trabajo, de febrero en adelante esta es nuestra base de trabajadores y para las altas de los siguientes meses el SUA muestra esta información. Departamento, este es un dato automático que se toma del Catálogo de Trabajadores. Categoría, este es un dato automático que se toma del Catálogo de Trabajadores. Oficio, este es un dato automático que se toma del Catálogo de Trabajadores. Tipo de nomina, este es un dato automático que se toma del Catálogo de Trabajadores. Tipo de salario, este es un dato automático que se toma del Catálogo de Trabajadores. Tipo de jornada, este es un dato automático que se toma del Catálogo de Trabajadores. Tipo de trabajador, este es un dato automático que se toma del Catálogo de Trabajadores. Turno, este es un dato automático que se toma del Catálogo de Trabajadores. Pensión, este dato lo trae el archivo del SUA. Crédito Infonavit, este dato lo trae el archivo del SUA. Fecha Inicio descuento, este dato lo trae el archivo del SUA. Tipo de descuento, este dato NO lo trae el disco, por lo tanto se debe capturar en esta pantalla y las opciones son; 1) porcentaje, 2) cuota fija monetaria, 3) veces en salario mínimo. Valor del descuento, este dato lo trae el archivo del SUA. Importe de Amortización, este dato lo trae el archivo del SUA. Estatus de Aplicación, es esta columna AUDIMSS indica si no esta toda la información, y el mensaje dice cual es la información que esta mal o si esta vacía la columna. Si la pantalla muestra trabajadores en azul y en gris, los que están en color gris están correctos y los que están en azul, el sistema esta indicando que NO existen estos trabajadores en la base de Catalogo de Trabajadores de AUDIMSS y tendrán que complementar TODOS los datos en esta pantalla para poder continuar con el proceso. COMO COMPLEMENTAR LA INFORMACION A LOS TRABAJADAORES EN COLOR AZUL La pantalla muestra a trabajadores en azul, para facilitar su revisión en la columna de Número con clic derecho sobre el encabezado de la columna se muestra dos opciones: a) numerar, al seleccionar esta opción se muestra una pantalla para asignarle el número inicial a los trabajadores (en automático se le asigna a todos los que no tienen esa información) o bien se teclea en esta pantalla el número a cada trabajador. b) ordenar, con esta opción se agrupan los trabajadores que están en azul para complementar la información desde la primera y segunda columna. Nota: Si no desea trabajar en esta pantalla para complementar la información, podrá hacerlo directamente en el menú Tablas, Catálogo de Trabajadores y capturar manualmente a los trabajadores (esto se recomienda si son pocos los trabajadores que tengan que agregar) o también podrá importar otro archivo de Excel con los trabajadores que están pendientes; esta opción es en Importación Nomina. 2.- MOVIMIENTOS IMSS En esta pestaña trabajadores. se muestran todas las cuotas que pago el patrón por cada uno de los Para ver los importes solo dar clic en el segundo icono de recalculo R y se mostraran todas las cuotas, en caso de ser un ejercicio especial; es decir, que haya algún calculo especial, se muestran de lado derecho las opciones y solo seleccionar lo que aplique al año de revisión. 81

82 En esta pantalla se muestran varias columnas y de lado derecho se localiza la columna días de Incapacidades esta columna podrá modificarse solo en caso de que las cifras que se muestran no corresponde a los reportes del SUA. De lado izquierdo en la parte inferior se muestra la opción Actualizar, en caso de modificar dicha columna deberán dar clic en esta opción para que se actualicen las cifras. No se debe recalcular, en caso de hacerlo las cifras se vuelven a calcular como al inicio, se pierde el cambio de la columna Días de incapacidades. Si la información no corresponde, deberán revisar por cada una de las ramas, en caso de tener diferencias en los importes deberán revisar el menú Catálogos, Salarios mínimos, Topes salariales mensuales/bimestrales, Riesgo de Trabajo porque estas son las tablas que se consideran para estos cálculos. Cuando es el mes de Enero revisar la última hoja del reporte del SUA para verificar con que Salarios Mínimos se pago el SUA, si está dictaminando 2010 los salarios deben ser de ese año, en caso de ser un año anterior es decir que la empresa NO actualizo los Salarios Mínimos en el SUA, usted deberá hacer lo mismo en AUDIMSS, deberá registrar los Salarios Mínimos del SUA solo para leer este archivo, posteriormente deberá dejar la tabla de Salarios Mínimos como al inicio que actualizo todas las Tablas del sistema. En caso de tener diferencias, esto es en los mese pares por efecto de incapacidades, dentro de esta pantalla podrán modificar los días de las incapacidades y en esta misma pantalla de lado izquierdo en la parte inferior se muestra in icono Actualizar al dar clic mostrara los cambios realizados en cada uno de los importes. (No deberán recalcular porque se pierden los cambios manuales que realizaron a las incapacidades) NOTA: Si esta revisando 2008 o 2009, en la parte superior de lado derecho de la pantalla se muestran dos iconos 5%, 20% o Financiamiento, esto aplica en base a los acuerdos emitidos en el Diario Oficial, solo dar clic en la opción que aplica y posteriormente Recalcular, y revisar los importes totales. Si la información es correcta los trabajadores que se mostraban en azul ya tiene toda la información en la primera pestaña de esta pantalla Catálogo de trabajadores y los cálculos de la pestaña dos o tres son correctos ya sea mensual o bimestral dar clic en el tercer icono Aplicar Trabajadores y Movimientos a Audimss, y se muestra un mensaje: Verifica el sistema que exista el recalculo, si aun no lo realizan, seleccionar la opción SI, se realizan los calculos y se aplica la información al modulo que le corresponde. En los meses de Enero, marzo, mayo, julio, septiembre, noviembre, este es el proceso. Nota: Para los meses pares hay otro mensaje. Para realizar la revisión por cada uno de los trabajadores se muestra la opción Impresora y seleccionar el reporte Liquidación. 3.-RETIRO / INFONAVIT 82

83 En esta pestaña se muestra la información de Retiro, Cesantía y vejez, Infonavit y amortizaciones, por lo tanto solo se activa en los meses pares; febrero, abril, junio, agosto, octubre, diciembre. Si la información es correcta los trabajadores que se mostraban en azul ya tiene toda la información en la primera pestaña de esta pantalla Catálogo de trabajadores y los cálculos de la pestaña dos o tres son correctos ya sea mensual o bimestral dar clic en el tercer icono Aplicar Trabajadores y Movimientos a Audimss. Con la primera opción se aplican solo los importes de las ramas mensuales del IMSS Con la segunda opción se aplican los importes mensuales y bimestrales. Para realizar la revisión por cada uno de los trabajadores se muestra la opción Impresora y seleccionar el reporte Liquidación. NOTA: en estos meses se podrán leer dos discos de pago, es decir si la empresa tiene un disco con el pago mensual y otro disco con el pago bimestral, primero deberá leer, recalcular y aplicar la información con la primera opción. Leer el segundo disco de pago, recalcular y aplicar la información con la segunda opción. 4.-Genera bajas mismo día (no aplica) Esta opción aplica para ejercicios 2006 y Corrección Movimiento SUA (no aplica) Esta opción aplica para ejercicios 2006 y b).- La segunda opción es importar el Catálogo de Trabajadores del disco del pago del SUA. Si para tener el Catálogo de Trabajadores en AUDIMSS se toma esta opción (es decir que no tiene el archivo de Excel) entonces el módulo de Catálogos, Catálogos de Trabajadores se inicia con este proceso Liquidación, Importación del SUA. En un solo proceso se importaran los Trabajadores y los Movimientos IMSS donde se reflejan las Cuotas pagadas. 83

84 Como se ve en la pantalla el disco del SUA no incluye toda la información que requiere AUDIMSS, por lo tanto en esta pantalla se podrá complementar la información. Nota: si NO desean hacer este proceso por que tienen que complementar información en esta pantalla, la solución es leer este disco de pago en el programa SUA, en la opción Leer disco de pago, al momento de ver el reporte en pantalla podrá exportar la información a Excel donde se complementaria la información que requiere AUDIMSS y con esto podrán realizar la importación desde Excel. COMO COMPLEMENTAR LA INFORMACION DEL DISCO DE PAGO DEL SUA EN LA PANTALLA DE AUDIMSS AL SELECCIONAR LA OPCION B. Información que no contempla el SUA y es necesaria en AUDIMSS, en la pestaña Catálogo de Trabajadores de esta misma pantalla. En esta pantalla se muestran todos los trabajadores que están el disco de pago del SUA, pero si su revisión es prueba selectiva, entonces solo se trabaja en los trabajadores que ustedes seleccionen. Para el llenado de todas las columnas antes deberán seleccionar la primera columna Catálogo y la segunda Tablas de lo contrario no se actualizaran las otras columnas, si la revisión es total con dar doble clic en el encabezado de las columnas se seleccionan todos los trabajadores o se deseleccionan, si es prueba selectiva solo seleccione con un clic a cada uno de los trabajadores. Número de Trabajador; dar clic derecho sobre el encabezado y se muestra dos opciones; 84

85 a) Numerar, con esta opción se muestra la siguiente pantalla: Para el primer mes se indica (se recomienda respetar los ceros a la izquierda por si más adelante aumentan los trabajadores), dar clic en aceptar y se muestra el número de trabajador para todos aquellos que están seleccionados. A partir del segundo mes el sistema les sugiere el número que continuaría, deberán revisar previamente cual fue el último número de trabajador que se utilizó el mes anterior. b) Ordenar, con esta opción se ordena en forma ascendente o descendente por número de trabajadores (en la siguiente columna nombre al dar clic en el encabezado se ordena en forma alfabética. Fecha de alta; este campo esta vacio para aquellos trabajadores que se dieron de alta en periodos anteriores al revisado, para su llenado automático, seleccionar la columna con doble clic izquierdo y se muestra el calendario para señalar la fecha que deseen asignarle a todos los trabajadores q no traen este dato, y con enter se aplica la misma fecha para todos los trabajadores que tenían vació este campo. Hay una segunda opción para el llenado de esta columna, de lado derecho dar clic en el recuadro NOM y se muestra el siguiente mensaje: 85

86 Seleccionar la opción SI y el sistema automáticamente le asigna la fecha de alta a los nombres que traían dicha fecha vacía, a los trabajadores que se dan de alta en el periodo de trabajo el sistema respeta dicha fecha, la fecha se toma del Catálogo de Trabajadores que se importo de Excel previamente. Para poder realizar este proceso deberán seleccionar a todos los trabajadores en la columna Catálogos y tablas. Categoría; (si son varias categorías debe seleccionar primero a sus trabajadores por una de las categorías) para este dato dar doble clic en el encabezado de la columna y se muestra esta pantalla: Es la información de las Tablas de AUDIMSS que ya actualizo previamente, solo seleccionar su categoría (si tiene otra categoría que asignar, deberá deseleccionar a estos trabajadores y seleccionar a los trabajadores de la nueva categoría. Oficio; (si son varios oficios debe seleccionar primero a sus trabajadores por cada uno de los oficios) para este dato dar doble clic en el encabezado de la columna y se muestra esta pantalla: 86

87 Es la información de las Tablas de AUDIMSS que ya actualizo previamente, solo seleccionar su oficio (si tiene otros oficios que asignar, deberá deseleccionar a estos trabajadores y seleccionar a los trabajadores del nuevo oficio. Tipo de Salario, en este dato solo aplican tres opciones, esto es en base a las tablas del SUA, con doble clic en el encabezado se muestra la siguiente pantalla: Departamento; (si son varios departamentos debe seleccionar primero a sus trabajadores por cada uno de ellos) para este dato dar doble clic en el encabezado de la columna y se muestra esta pantalla: Es la información de las Tablas de AUDIMSS que ya actualizo previamente, solo seleccionar su departamento (si tiene otros departamentos que asignar, deberá deseleccionar a estos trabajadores y seleccionar a los trabajadores del nuevo departamento). Turno, este dato solo se aplica en el calculo de Horas Extras, (si son varios turnos debe seleccionar primero a sus trabajadores por cada uno de ellos) para este dato dar doble clic en el encabezado de la columna y se muestra esta pantalla: 87

88 Es la información de las Tablas de AUDIMSS que ya actualizo previamente, solo seleccionar su turno (si tiene otros turnos que asignar, deberá deseleccionar a estos trabajadores y seleccionar a los trabajadores del nuevo turno). Crédito del INFONAVIT no trae el campo tipo de descuento, es decir 1, 2 ó 3. (si son varios tipos de descuento debe seleccionar primero a sus trabajadores por cada uno de ellos) para este dato dar doble clic en el encabezado de la columna y se muestra esta pantalla: En este menú se muestra la información de las Tablas de AUDIMSS que ya actualizo previamente, dar doble clic en el encabezado de la columna y se muestra la pantalla solo seleccionar su tipo de descuento (si tiene otros tipos de descuento que asignar, deberá deseleccionar a estos trabajadores y seleccionar a los trabajadores del nuevo tipo de descuento). Este dato no lo contiene el disco del SUA. Este proceso de complementar TODA la información es esta pantalla solo es en el primer mes de trabajo, para el siguiente mes que se lee el disco de Pago del SUA esta información ya esta en la base de ADUIMSS. El llenado de todas la columna es cuando se aplica la opción de Importar Disco de SUA para alimentar el Catálogo de Trabajadores. Cuando ya se tiene el Catálogo de Trabajadores por que se importaron del archivo de Excel, solo se complementa la columna Fecha de Alta. Para realizar la revisión por cada uno de los trabajadores se muestra la opción Impresora y seleccionar el reporte Trabajadores. 2.-Pestaña Movimientos IMSS 88

89 Para accesar a esta pestaña, solo dar clic sobre el encabezado de dicha pestaña, para mostrar los importes dar clic en el segundo icono Recalculo y revisar dichos importes, estos deben ser los mismos que se indica en su reporte del SUA. Si la información no corresponde, deberán revisar por cada una de las ramas, en caso de tener diferencias en los importes deberán revisar el menú Catálogos, Salarios mínimos, Topes salariales mensuales/bimestrales, Riesgo de Trabajo porque estas son las tablas que se consideran para estos cálculos. Cuando es el mes de Enero revisar la última hoja del reporte del SUA para verificar con que Salarios Mínimos se pago el SUA, si está dictaminando 2010 los salarios deben ser de ese año, en caso de ser un año anterior es decir que la empresa NO actualizo los Salarios Mínimos en el SUA, usted deberá hacer lo mismo en AUDIMSS, deberá registrar los Salarios Mínimos del SUA solo para leer este archivo, posteriormente deberá dejar la tabla de Salarios Mínimos como al inicio que actualizo todas las Tablas del sistema. En caso de tener diferencias, esto es en los mese pares por efecto de incapacidades, dentro de esta pantalla podrán modificar los días de las incapacidades y en esta misma pantalla de lado izquierdo en la parte inferior se muestra in icono Actualizar al dar clic mostrara los cambios realizados en cada uno de los importes. (No deberán recalcular porque se pierden los cambios manuales que realizaron a las incapacidades) NOTA: Si esta revisando 2008 o 2009, en la parte superior de lado derecho de la pantalla se muestran dos iconos 5%, 20% o Financiamiento, esto aplica en base a los acuerdos emitidos en el Diario Oficial, solo dar clic en la opción que aplica y posteriormente Recalcular, y revisar los importes totales. Si la información es correcta los trabajadores que se mostraban en azul ya tiene toda la información en la primera pestaña de esta pantalla Catálogo de trabajadores y los cálculos de la pestaña dos o tres son correctos ya sea mensual o bimestral dar clic en el tercer icono Aplicar Trabajadores y Movimientos a Audimss, y se muestra un mensaje: El sistema válida que este e Recalculo de las cuotas, en caso contrario selecciona la opción SI, inicia el proceso de cálculo y se realiza automáticamente el procese Aplica a AUDIMSS. En los meses de Enero, marzo, mayo, julio, septiembre, noviembre, este es el proceso. Para realizar la revisión por cada uno de los trabajadores se muestra la opción Impresora y seleccionar el reporte Liquidación. 3.-Pestaña Retiro Infonavit 89

90 En esta pestaña se muestra la información de Retiro, Cesantía y vejez, Infonavit y amortizaciones, por lo tanto solo se activa en los meses pares; febrero, abril, junio, agosto, octubre, diciembre. Si la información es correcta los trabajadores que se mostraban en azul ya tiene toda la información en la primera pestaña de esta pantalla Catálogo de trabajadores y los cálculos de la pestaña dos o tres son correctos ya sea mensual o bimestral dar clic en el tercer icono Aplicar Trabajadores y Movimientos a Audimss, y se muestra un mensaje: Con la primera opción Ambas se aplican solo los dos importes, el de las ramas mensuales del IMSS y las bimestrales. Con la segunda opción Retiro se aplican los importes bimestrales. Para realizar la revisión por cada uno de los trabajadores se muestra la opción Impresora y seleccionar el reporte Liquidación. NOTA: en estos meses se podrán leer dos discos de pago, es decir si la empresa tiene un disco con el pago mensual y otro disco con el pago bimestral, primero deberá leer, recalcular y aplicar la información con la primera opción. Leer el segundo disco de pago, recalcular y aplicar la información con la segunda opción. 4.-Genera bajas mismo día (no aplica) Esta opción aplica para ejercicios 2006 y Corrección Movimiento SUA (no aplica) Esta opción aplica para ejercicios 2006 y DONDE SE MUESTRA LA INFORMACION QUE SE IMPORTO DEL (S) DISCO(S) DE PAGO DEL SUA EN FORMA MENSUAL Y BIMESTRAL: CATALOGO DE TRABAJADORES 90

91 (Los datos generales de los trabajadores) Si se tomo la opción de importar los trabajadores del Disco de pago del SUA, la información de los trabajadores se muestra en el menú Catálogos, Catálogo de Trabajadores. LIQUIDACION IMSS (movimientos y cuotas) Independientemente de la opción que se haya tomado para importar el Catálogo de Trabajadores, esta opción de Movimientos IMSS que son todas las cuotas y se refleja en la opción 9.1 Liquidación,9.1.1 IMSS : RETIRO / INFONAVIT (Cuotas bimestrales y amortización) En los meses pares, son las cuotas bimestrales y los importes de las amortizaciones de los créditos del infonavit. 91

92 9.MENU AUDITORIA NOMINA IMSS Para iniciar este módulo de Auditoria hay dos opciones: 9.1- Liquidación, o Nómina. Para Iniciar con la opción de 9.2.-Nómina se deberá accesar a Importación de la Nómina; con esta opción se importa los cinco archivos en formato Excel Ocupaciones y oficios, Departamentos, Catalogo de trabajadores, incidencias o movimientos de nominas, percepciones Fijas y/o Variables Para iniciar con la opción Liquidación deberán accesar a Importación disco de SUA disco de pago; con esta opción se importara solo el Catalogo de Trabajadores, incidencias, Cuotas pagadas por cada uno de los trabajadores. NOTA: El Catalogo de Trabajadores se podrá importar de las Nóminas en el formato de Excel o bien se podrá importar de Disco de pago del SUA NOMINA Importación Nómina COMO IMPORTAR LOS ARCHIVOS DE LAS NOMINAS EN FORMATO DE EXCEL: Accesar al módulo 9. Auditoria, 9.2 Nómina, Importación Nómina, en este módulo se podrán importar todos los archivos. Pantalla para realizar la importación de los cinco archivos: Con estas opciones se importan Se validan los archivos Se aplica la información 92

93 a) PROCESO PARA IMPORTAR CATALOGOS DE OCUPACIONES Y/O OFICIOS Y DEPARTAMENTOS. Pantalla de iconos a utilizar para todos los procesos de Importación de los archivos en Excel: 93

94 Seleccionar el periodo de trabajo: Seleccionar el primer icono Importar otros Catálogos desde Excel, se muestran dos opciones; Ocupaciones y/o Oficios, Departamentos, puede seleccionar uno de los dos, el proceso es el mismo para cualquiera de estas dos tablas y no importa el orden, se muestra la siguiente pantalla: 94

95 Se muestra la pantalla para indicar la ruta donde esta su archivo a importar. Dar clic en el folder amarillo de lado derecho para seleccionar la ruta donde está el archivo de Excel: 95

96 Seleccionar con clic el archivo y dar clic en abrir como lo indica la pantalla, o bien doble clic en el nombre del archivo y se muestra la pantalla de AUDIMSS para relacionar las columnas de Excel con la información que solicita el sistema: En la parte superior se muestra la información con el contenido de Excel, en la parte inferior se muestra el Concepto y Columna a relacionar, es decir el orden del archivo de Excel no importa ya que es esta pantalla el usuario final relaciona dicha información. Concepto Columna Relacionada 96

97 Clave Departamento A B Para seleccionar la columna relacionada, dar clic en el puntero y se muestran las columnas que trae el archivo que están importando, en caso de equivocarse se muestran guiones ( ) al final de las letras, solo seleccione estas líneas y podrá continuar con la captura. Se recomienda NO teclear las columnas, en caso de hacerlo deberán ser con mayúsculas y solo las letras de las columnas que contienen información. Al concluir la captura de lado derecho se muestra el icono de importar o cancelar, dar clic en importar y se muestra el siguiente mensaje: Y dar clic en aceptar. El sistema ya aplico esta información al menú que le corresponde Catálogos Tablas Departamentos, en caso de que la información se aplique por segunda vez o se aplique algún departamento existente, el sistema enviará una bitácora indicando que la información se repite. Como último paso revisar dicha información, en el menú 8.-Catálogos, Tablas, Departamentos Ocupaciones. B) PROCESO PARA IMPORTAR CATALOGO DE TRABAJADORES. 1) Seleccionar el periodo de trabajo: Para empresa nueva, deberán iniciar la Auditoria en el mes de Enero del año a Dictaminar. Para empresas que ya tienen información del año anterior, el mes de Enero del siguiente año es donde deben iniciar. 97

98 2) Antes de realizar esta importación deberá revisar el menú Catálogos, Tablas, que la información que se importará de este archivo de Excel, Catálogo de Trabajadores coincida con relación a las claves que ya se analizaron en el menú Tablas, de lo contrario no se podrá realizar la importación ya que no serán compatibles dichas claves, cabe mencionar que la información de este archivo debe estar en mayúsculas. 3) Seleccionar el segundo icono Catálogo de Trabajadores desde Excel, se muestra la siguiente pantalla: Se muestra la siguiente pantalla para indicar la ruta del archivo a importar: Dar clic en el folder amarillo de lado derecho para seleccionar la ruta donde está el archivo de Excel: 98

99 Seleccionar con clic el archivo y en la pantalla de audimss dar clic en la opción de aceptar, se muestra la pantalla para relacionar las columnas de Excel con la información que solicita el sistema. 99

100 En la parte superior se muestra la información con el contenido de Excel, en la parte inferior se muestran los encabezados: Concepto y Columna a relacionar, es decir el orden del archivo de Excel no importa ya que es esta pantalla el usuario final relaciona dicha información como se ve en la pantalla. Para seleccionar la columna relacionada, dar clic en el puntero y se muestran las columnas que trae el archivo que están importando, en caso de equivocarse se muestran al final de las letras, solo seleccione estos guiones y podrá continuar con la captura, en caso de teclear alguna letra posterior a la última letra de la columna con información en el archivo de Excel, AUDIMSS mostrará error al leer el archivo, se recomienda NO teclear las letras, relacionar las columnas con el puntero que se muestra en Columna relacionada. Ejemplo según la información de la pantalla que se indica arriba: Concepto Columna Relacionada Núm. de trabajador A* Apellido paterno B* Apellido materno C* Nombre D* RFC H* Cuota diaria F Sexo I NSS G* Tipo de categoría L* Tipo de ocupación O Fecha de alta E* Tipo de jornada N** Tipo de trabajador K** Tipo de salario M** Tipo de nómina J* Tipo turno -- Tipo departamento -- Tipo pensión -- NOTAS IMPORTANTES: *Estos datos serán obligatorios para que se pueda importar la información. **Los otros datos se podrán complementar en la siguiente pantalla de captura o bien dentro de los menús que correspondan y serán obligatorios para el pago de Diferencias y para el DISPMAG O IDSE que son los avisos afiliatorios. Los siguientes datos se refieren a los créditos del INFONAVIT, es decir si va a realizar dictamen del INFONAVIT se alimenta esta información de lo contrario no es necesario. En caso de realizar dicho dictamen y no tener la información, posteriormente tendrá que complementar esta información en forma manual dentro del menú 8.-Catálogos, Trabajadores, pestana Infonavit Nomina. Número crédito Q Fecha de inicio R 100

101 Tipo descuento Valor descuento S T Se recomienda NO teclear las letras en las columnas, en caso de hacerlo deberán ser con mayúsculas. Al concluir la captura de lado derecho se muestra el icono de importar o cancelar, dar clic en importar y se muestra un mensaje: Dar clic en si y se muestra la pantalla con la información que se importó: Al terminar los procesos y la revisión de su archivo en esta pantalla se mostrará así la información que se importo, lo cual indica que es correcta toda la información procesada.. En caso de no mostrarse de esta forma la pantalla, necesitan revisar la última columna de esta pantalla Status para ver el motivo por el cual su información no se muestra correctamente. 101

102 4.- MOTIVOS POR EL CUAL NO SE PUEDE IMPORTAR EL ARCHIVO: NOTA: Consultar el Manual para preparar archivos en Excel. La primera recomendación es, el archivo que se va a importar NO debe estar en uso en Excel, de lo contrario se podrá dañar la información. El archivo que se importo tiene encabezados: Solución: Hay que eliminar esa línea de encabezado, ya que al momento de Aplicar Trabajadores a Audimss la información no se aplica. Si se muestra la siguiente pantalla de error, esto es por que su archivo esta en formato Office

103 Solución: Abrir el archivo en Excel y guardarlo en formato Excel 5.0/95. Dentro Excel seleccionar la opción Guardar como, seleccionar la primera opción Libro de Excel y se muestra la pantalla para indicar el nombre y Tipo de archivo, seleccionar la opción Excel 5.0/95, como lo indica la pantalla: Si la pantalla de importación se muestra con una o varias líneas vacías: 103

104 Solución: En Excel, abrir el archivo y solo sombrear el rango que tiene información (no es toda la hoja) seleccionar, copiar y generar un archivo nuevo en Excel con clic derecho seleccionar la opción Pegado especial, seleccionar la opción Valores y aceptar. Guardar el archivo con el formato como se indica en el punto anterior. Si el número de seguridad social se muestra como formula después de haber ampliado la columna: Solución: En el archivo de Excel que esta importando, seleccionar la última columna y teclear la función =concatenar(clic en la columna el número de seguridad social) o abrir paréntesis y teclear la columna donde esta el Número de seguro social y cerrar paréntesis, como lo indica la pantalla: 104

105 Posteriormente copiar esta función en toda la columna, sombrear esta nueva columna de Número de seguro social y con clic derecho seleccionar la opción copiar, seleccionar nuevamente esta nueva columna y con clic derecho seleccionar la opción Pegado especial seleccionar la opción valores y dar clic en aceptar. Con este último paso la información queda correcta. Si la columna fecha se muestra con formato de texto: Solución: 105

106 No hay ningún problema audimss convierte este formato de texto que muestra la pantalla a formato de fecha. Solo se importan algunos trabajadores: Solución La fecha de alta es muy importante, si esta trabajando en Enero de 2010, los trabajadores que se podrán importar son aquellos que se dieron de alta con fecha anterior y hasta el 31 de enero de 2010, para poder importar todos los trabajadores, deberán estar en el mes de Diciembre del año a dictaminar y este archivo que es Catálogo de Trabajadores deberá ser acumulado, es decir los trabajadores hasta el 31 de diciembre del año que esta trabajando. SI EL ARCHIVO SE IMPORTO CORRECTAMENTE, ESTA ES LA PANTALLA QUE SE MUESTRA: Esta es una vista previa de nuestra información: 106

107 Esta pantalla es donde se muestra la información que se importo, esta será la pantalla previa para revisar y validar que la información sea correcta. En la pestaña de Catálogo de Trabajadores se mostrará la siguiente información: Catálogo; en esta columna se podrá definir que trabajadores desean que se apliquen al menú 8. Catálogos 8.2. Catálogo de Trabajadores, es decir de la información que se muestra en esta pantalla podrán seleccionar si desean aplicar algunos trabajadores o todos. En caso de seleccionarlos todos deberán dar doble clic en el encabezado de la columna Catálogo, en caso de seleccionar solo algunos deberán dar clic en esta columna a la altura de cada uno de los trabajadores. Tabla; esta columna es para indicar si desean realizar captura o modificar alguna de las columnas que se muestran a la derecha de la pantalla, si esta columna no se activa NO se podrá realizar el llenado de las columnas, para seleccionar la columna dar doble clic en el encabezado y para desactivar dicha columna con doble clic en el encabezado o bien puede ser clic en cada uno de los trabajadores. Antes de iniciar el proceso de complementar la información deberán seleccionar la columna Catálogo y Tabla. Número; se indica el número del trabajador para AUDIMSS En caso de que este campo sea erróneo, en esta pantalla al dar clic sobre dicha información, esta se podrá corregir y al final de esta captura se da enter para que se guarde la información. 107

108 Nombre del trabajador; se muestra el nombre del trabajador en una columna. NSS; se indica a once dígitos, deberán revisar que se muestre de esta forma la información, en caso de mostrar otra información deberán revisar el archivo de Excel. En caso de que este campo sea erróneo, en esta pantalla al dar clic sobre dicha información, esta se podrá corregir y al final de esta captura se da enter para que se guarde la información. RFC; se muestra la información y podrá ser a diez o trece dígitos. Cuota diaria; se muestra la información sin símbolos, solo se registra el punto decimal, en la cantidad que se muestra. En caso de que este campo sea erróneo, en esta pantalla al dar clic sobre dicha información, esta se podrá corregir y al final de esta captura se da enter para que se guarde la información. Fecha de alta; se muestra la información en formato día, mes y año. En caso de que este campo sea erróneo, en esta pantalla al dar clic sobre dicha información, esta se podrá corregir y al final de esta captura se da enter para que se guarde la información. A partir de esta columna el sistema muestra dos columnas relacionada a la Clave (es la información que previamente se registro en el menú 8. Catálogos, 8.1 Tablas ) para poder complementar estas columnas deberá dar doble clic en el encabezado de la que indica Clave y el sistema automáticamente le muestra la descripción. Columnas en que aplica el llenado o corrección si su archivo de Excel ya muestra esta información con doble clic en el encabezado Clave Clave de sexo y descripción Clave de Ocupaciones y oficios, descripción Clave de Departamentos, descripción Clave Categorías, descripción Clave Turnos, descripción Clave tipo de Nomina, descripción Clave tipo de Trabajador, descripción Clave tipo Salario, descripción Clave tipo Jornada, descripción Clave tipo Descuento, descripción Clave tipo de Baja, descripción Así se muestra la pantalla: 108

109 Estatus de aplicación; en esta columna el sistema indica que información esta errónea y se tendrá que corregir para poder concluir el proceso es decir para poder Aplicar esta información a los respectivos módulos como es el menú 8. Catálogos, 8.2 Trabajadores. El siguiente paso es dar clic en el icono cinco, esto es validar catálogo de trabajadores, con esta opción el sistema realizará la primera revisión y en la última columna de esta pantalla Estatus indicara cual es el error detectado. Estatus de Aplicación Los ampos que válida este proceso son; número de trabajador que NO se duplique (esto es a partir del segundo archivo que se importe ya que el primer archivo no hay contra que validarlo, lo tendrán que revisar manualmente) Número de seguridad social a once dígitos, RFC mínimo a diez dígitos, que la descripción de las columnas claves existan en los 8. Catálogos,8.1 Tablas. 109

110 En caso de tener información errónea, la columna Estatus de Aplicación lo indica: NSS se duplica Número de trabajar existente La clave del departamento no existe La clave de ocupación no existe Audimss verifica que la información de todas las columnas, que se muestran en CLAVES, estén registradas, de lo contrario, se muestran los mensajes en la columna de Estatus de Aplicación. Hay dos formas de solucionarlo; en esta pantalla se podrán corregir, es decir dar clic a la columna o bien doble clic en las columnas Claves depende la columna a corregir: En esta pantalla se toma la columna de Clave ocupación y se da doble clic en el encabezado de dicha columna y se muestra la tabla de audimss, para seleccionar la información (previo a esto el trabajador debe estar seleccionado como se ve en pantalla en la columna uno y dos) puede ser con enter o doble clic. La otra opción es corregir el archivo de Excel que importaron y se vuelve a realizar el proceso de importación desde leer nuevamente el archivo. Para concluir el trabajo en esta pantalla, deberán aplicar esta información al módulo que corresponde ya que esta pantalla en previa o de revisión, para realizar este proceso dar clic en el icono ocho Aplicar trabajadores a AUDIMSS. Con esta opción el sistema vuelve a validar la información antes de aplicarla al menú 8. Catálogos,8.2. Tablas, al terminar este proceso deberá revisar nuevamente la última columna de esta pantalla Estatus, primero deberán observar que la pantalla cambia de color, 110

111 de inicio las líneas son azules y posterior a este proceso cambian a color gris siempre y cuando no haya información errónea, en caso de existir algún error queda algunas líneas en azul, estas son las que tendrán que revisar en la columna Estatus de Aplicación. COMO CORREGIR INFORMACION CUANDO YA SE APLICO EL CATALOGO DE TRABAJADORES A AUDIMSS. Si solo se aplicaron algunos trabajadores hay dos formas de corregir: 1.- Primera opción. Volver a importar el archivo de Excel; En caso de que la información errónea sea en gran cantidad podrán corregir el archivo de Excel y podrán realizar nuevamente todo el proceso de la importación, cabe mencionar que las columnas a relacionar se quedaron grabadas, no tiene que volver a teclear las letras de cada columna de Excel. Si realizan esta opción previamente deberán accesar al menú 4. Archivo, 4.7. Utilerías, Borrado de archivos y seleccionar Catálogo de Trabajadores y borra la información, con este proceso se borra la información que se había aplicado a menú 8. Catálogo, 8.2. Trabajadores. 2.- Segunda opción. Aplicar nuevamente la información corregida en pantalla Previa, es decir NO se vuelve a importar el archivo. La pantalla previa en la que se está trabajando, muestra en azul a los trabajadores donde hay problemas, por la tanto solo esos se tiene que corregir en esta misma pantalla, solo dar clic en el campo a corregir o bien doble clic a los encabezados de las columnas Clave, al concluir la corrección deberá dar doble clic en el encabezado de la columna Estatus de aplicación, con esto se cambia el estatus a Pendiente de aplicar a AUDIMSS. COMO REVISAR LA INFORMACION QUE SE APLICO AL MENU CATALOGO, TABLAS, TRABAJADORES Accesar al menú 8.- Catálogos, Trabajadores y se muestra la siguiente pantalla: 111

112 Filtros para visualizar la información en esta pantalla Activos (con esta opción solo se muestran los trabajadores a cotizar en el mes de trabajo), Todos (con esta opción podrán consultar trabajadores de todo el año). Esta es la pantalla donde se refleja la información que se Importo desde Excel, en esta también se puede complementar información o bien terminar de realizar la captura, con el primer icono de Nuevo se podrán agregar trabajadores que no están registrados en las nominas como pueden ser, personas por honorarios, asimilables, comisionistas o cualquier otra persona que se necesite registrar en la base para cotizar al IMSS. Con el tercer icono editar, se podrá realizar cualquier cambio a la información que se refleja en pantalla y posteriormente dar clic en el segundo icono guardar. Los campos que no se podrán modificar son: Categoría y Cuota Diaria, ya que el sistema considera esta información para realizar el cálculo del Movimiento de inicio en el menú 9.2.Nomina, IMSS La unidad de medicina familiar (UMF) puede quedar vacía y en caso de necesitar esta información al realizar los avisos afiliatorios del DISPMAG o IDSE, deberán accesar a este menú y realizar la captura solo de los trabajadores que se requieran (serian los reingresos por auditoria). En esta pantalla se podrá realizar la captura manual de los créditos del INFONAVIT, en la parte central de lado derecho esta la segunda pestaña Amortización Nómina, para poder realizar la captura de trabajadores que ya están registrados deberán seleccionar el trabajador y posteriormente dar clic en el tercer icono editar y se muestra la siguiente pantalla de captura: 112

113 Tendrán que teclear el número de crédito, no mayor a diez dígitos, posteriormente clic en el icono nuevo y se emite un mensaje El movimiento es una reactivación seleccionar SI o NO; la opción SI aplica en caso que el trabajador haya suspendido el pago de crédito y deseen activarlo nuevamente, la opción NO es para aquellos trabajadores que aplica por primera vez su crédito, después de seleccionar la opción se inicia la captura del detalle del crédito: Tipo de descuento; dar clic en el puntero y se muestra las opciones, seleccionar una de ellas. Valor; indicar si es porcentaje hay que teclear la cantidad, o si es cuota fija teclear la cantidad al mes, si es veces el salario mínimo teclear las veces de salarios. Fecha de inicio de descuento; si es trabajador con alta para la empresa, en el año que se esta dictaminando, y trae un crédito del trabajo anterior, el año del crédito será el año que se está dictaminando es decir NO es el año en que se le otorgo el crédito. Si es un trabajador que tiene suspensión del descuento dentro de la empresa (no se realizan descuentos en la nomina) y aun está activo en la empresa deberán indicarlo en esta pantalla para que AUDMSS realice el calculo hasta esa fecha. Reactiva; esta opción se aplicará a aquellos trabajadores que tenían suspensión de descuento y se les reactiva el crédito nuevamente. La revisión de la información que se muestra en esta pantalla de Catálogo de trabajadores, se podrá hacer por medio de los reportes que se incluyen en esta pantalla, dar clic en el último icono imprimir y se muestra la siguiente pantalla: 113

114 Se muestran los filtros para seleccionar; tipo de nómina, tipo de trabajador, tipo de salario, categoría, (en caso de NO seleccionar los filtros, el reporte mostrará toda la información) segundo filtro es el orden del reporte, alfabético, numérico, Número de Seguridad Social, tercer filtro es por movimientos en nómina o liquidación (solo aplica en Liquidación y Nómina), las fechas solo son mensuales, por último dar clic en el botón de Aceptar, se muestra otra pantalla: Muestra cuatro reportes para seleccionar, podrán seleccionar los cuatro reportes para poder revisar la información que se importo del archivo de Excel, se recomienda revisar en el segundo General. Así se concluye la importación del segundo archivo de Excel Catálogo de Trabajadores. Por el momento NO se puede importar el tercer archivo Incidencias o Movimientos de nomina ya que se necesita realizar un proceso en el menú de 9.2 Nomina IMSS. 9.- MENU AUDITORIA A) COMO GENERAR EL MOVIMIENTO DE INICIO EN NOMINA, IMSS PARA PODER IMPORTAR EL ARCHIVO DE INCIDENCIAS O REALIZAR LA CAPTURA MANUAL. 114

115 9.- MENU AUDITORIA 9.- MENU AUDITORIA, NOMINA, IMSS Este proceso se realiza en cada uno de los meses de revisión, Al accesar a este menú se muestra un mensaje Desea aplicar las percepciones Fijas con opción SI o NO, cuando se accesa y aun no se han importado las percepciones Fijas y/o Variables, podrán seleccionar la opción NO. Se muestra un segundo mensaje Desea aplicar las percepciones Variables con opción SI o NO, cuando se accesa y aun no se han importado las percepciones Fijas y/o Variables, podrán seleccionar la opción NO. Este mensaje siempre se mostrará, deberán seleccionar la opción SI; cuando se hayan importado las percepciones Fijas o Variables y deseen que el sistema realice el cálculo de la parte Fija o Variable del Salario. En caso de NO necesitar el cálculo de la parte fija o variable porque ya se realizo previamente y no hay cambios, seleccionar la opción NO de esta forma el sistema accesa de inmediato al menú y si se selecciona la opción SI se realiza nuevamente el cálculo y el acceso puede tardar minutos, todo depende de la cantidad de trabajadores y las percepciones que tenga cada uno de ellos. Nota: Para poder importar el archivo de incidencias o movimientos de nómina, antes se debe trabajar en este módulo para poder iniciar la auditoria ya que las incidencias son movimientos dentro del periodo de trabajo y como su nombre lo indica el movimiento de inicio es la primera información del trabajador al inicio de cada mes y posterior a esto van todas las incidencias de las nominas. En caso de no importar el archivo de incidencias o movimientos de nómina, porque se va a realizar manualmente la captura de las incidencias, esta será la forma de trabajar en todos los meses del año, es decir accesar a este menú después de haber importado el Catalogo de Trabajadores. AUDIMSS toma en cuenta la información que se importo en el Catalogo de Trabajadores, fecha de alta, cuota diaria, categoría, considerando esta información se procesa el primer movimiento en el sistema o sea el Movimiento de Inicio. 115

116 Esta pantalla es donde se realiza la auditoria y se reflejara toda la información de las nominas, también le podemos llamar Debió cotizar. Filtros para visualizar la información en esta pantalla la opción Activos de lado izquierdo en la parte superior (con esta opción solo se muestran los trabajadores a cotizar en el mes de trabajo), la opción Todos de lado izquierdo en la parte superior (con esta opción podrán consultar trabajadores de todo el año). Esto es solo para consultar, la opción correcta es Activos ya que son los trabajadores que se calcularan como Debió Cotizar. Para generar el movimiento de Inicio, la pantalla muestra tres iconos de lado derecho en la parte superior, seleccionar el primero (el de tres colores): Al seleccionar el primer icono se muestra este mensaje: Al seleccionar la opción SI se muestra la siguiente pantalla: 116

117 En este proceso el sistema genera: Movimiento de inicio; para los trabajadores que se dieron de alta con fecha posterior al periodo de trabajo. Movimiento de alta; para aquellos trabajadores que se dan de alta en la empresa en el periodo de trabajo. Modificación de Salario por antigüedad o por incremento al Salario Mínimo. Si se realiza por segunda vez este proceso y no se borra la información en forma masiva en la opción Utilerías, el sistema revisa que los factores fijos sean los mismos. Por default se muestran las tres opciones seleccionadas: La primera opción es; para el movimiento de inicio de todos los trabajadores. La segunda opción es; para generar la Modificación de Salario por antigüedad, para aquellos trabajadores que cumplen un año más de antigüedad en este mes. La tercera opción es; para el incremento al Salario Mínimo en base al diario oficial. Se podrán seleccionar las tres opciones si Se podrá seleccionar la opción uno y la tres. La opción dos se sugiere se seleccione en una segunda etapa, cuando se haya terminado el proceso de la Importación de las Incidencias, de lo contrario el sistema podrá registrar los siguientes movimientos erróneos: MS por cambio de Factor el 20/01/xxxx al seleccionar las tres opciones, y las incidencias se importan posterior a este proceso, y en las incidencias importo una Baja con fecha 15/01/xxxx entonces este movimiento de MS no aplica, para evitar este error se sugiere No seleccionar la opción dos al momento de Generar el Movimiento de Inicio, si no hacerlo posteriormente y SOLO seleccionar esta opción dos, ya que si selecciona las tres opciones, las incidencia posteriores a el Movimiento de Inicio NO permiten que se genere nuevamente el movimiento de Inicio. Nota: en caso de realizar nuevamente el proceso de Movimiento de Inicio y por error seleccionar las tres opciones, el sistema Borra automáticamente los movimientos que se importaron, por eso solo debe seleccionar la opción dos modificación de Salarios por cambio de factor Posteriormente realizar el proceso de Recalculo, es decir dar clic en el tercer icono de lado derecho que se marca con la letra R si las Tablas del sistema están actualizadas el proceso se realizará, en caso contrario mostrará una bitácora de Errores indicando cual es la Tabla que deberán actualizar y puede ser cualquier tabla del menú 8. Catálogo, con este proceso se calcula el Salario Fijo, es decir se toma la Cuota Diaria y se multiplica por el Factor Fijo que le corresponde. El siguiente paso es revisar que todos los trabajadores que están de lado izquierdo, tengan el movimiento de inicio de lado derecho, dicho movimientos se reflejan en la primera pestaña 117

118 Movimientos de nómina y deberán revisar la columna Cuota diaria que todos los trabajadores tengan esa información (excepto los salarios variables que deberán ser 0.00), el siguiente campo a revisar es el Factor fijo todos los trabajadores deberán tener esta información, en caso de no tener factor deberán revisar su Catálogo Factor fijo y las Categorías que tienen los trabajadores en el módulo Catálogo de Trabajadores. Para realizar una revisión por pantalla; de lado izquierdo se muestra el listado de los trabajadores, seleccionar un trabajador dar clic derecho y se muestra la siguiente pantalla: Seleccione la primera opción Detalle de Trabajador y se muestra la siguiente pantalla: Como se puede observar son los datos del menú Catalogo de Trabajadores, esto es para que puedan realizar una revisión dentro de esta misma pantalla, buscar la columna; Cuota Diaria y Factor Fijo dar clic en la pantalla donde se indica el Factor Fijo para poder dejar fija la pantalla y dar clic en el nombre del trabajador a revisar, con las flechas o con el mouse podrán ir cambiando de trabajador. Se recomienda hacer la revisión de esta información porque el campo Categoría no se podrá modificar, esta revisión puede ser en pantalla, por cada uno de los trabajadores. 118

119 Para revisar dicha información en un reporte deberán accesar al menú 10. Reportes, 10.2 Papeles de Trabajo y consultar el reporte Análisis de diferencias, en la primera parte de este reporte Debió Cotizar. Nota: el movimiento de Inicio solo se realiza con esta opción, y este proceso de realizar movimiento de inicio se deberá hacer en todos los meses del año, pero solo se realiza al iniciar el periodo de trabajo. Si necesita volver a realizar el proceso de Movimiento de Inicio (consultar capitulo Borrado de Archivos ). B.) PERCEPCIONES FIJAS: Proceso para las percepciones Fijas, estas se pueden capturar manualmente o bien se importan, para la importación del archivo en formato Excel consultar el tema Importación Nomina, C.) Importar Percepciones. Si la captura es manual, se realiza por cada uno de los trabajadores y por cada una de las percepciones Fijas que otorga la empresa, los importes son acumulados, es decir la suma de las percepciones al mes, automáticamente esta captura pasara a los meses de Febrero a Diciembre, en caso que las cifras cambien se accesa a ese mes y se elimina o modifica el nuevo importe. Accesar al menú 9.2 Nomina y seleccionar la pestaña Percepciones Fijas del periodo : Dar clic en el icono Nuevo y seleccionar la percepción, teclear el importe de la percepción, por último dar clic en el icono de Guardar, de esta forma se realiza la captura manual. En caso de haber realizado la importación del archivo en esta pantalla se puede visualizar la información. C.) PERCEPCIONES VARIABLES Para empresas nuevas, deberán accesar al periodo de Noviembre del año anterior al ejercicio a dictaminar. 119

120 Para empresas que ya contienen información del año anterior, las percepciones variables ya se encuentran en el sistema, en caso de no haber importado dicha información, podrán hacerlo en el mes de Noviembre como en el punto uno. Se consideran Percepciones Variables (bimestrales) todas aquellas prestaciones que están condicionadas a los ausentismo o incapacidades. Para mayor control de las Nominas en este menú podrán importar TODOS los conceptos de las nominas en acumulados bimestrales incluyendo conceptos como; Sueldos, Vacaciones, Prima Vacacional y Aguinaldo, y en el menú 8.9 Percepciones que es donde se registran las formulas, deberán indicar No Integran, para el concepto de Aguinaldo podrán utilizar las formulas para que se revise el tope de dicha prestación ya que se encuentra registrada en la tabla de 8.5 Factor Fijo. Si es empresa nueva, para poder importar el archivo de percepciones Variables debemos cambiar de periodo de trabajo, a Noviembre del año anterior al dictaminar ya que las percepciones que van a importar corresponde al bimestre de noviembre y diciembre. Para cambiarnos de periodo dar clic en el icono azul de lado izquierdo, que corresponda a la empresa que esta trabajando, accesar al menú Nomina, Imss, se muestran dos mensajes para el proceso de las percepciones fijas y otro para las percepciones variables, seleccionar la opción NO. Al accesar por primera vez al modulo 9.2 Nomina, Imss en este periodo, los trabajadores se muestran de lado izquierdo y de lado derecho hay información en caso de no tener información, es decir No hay Movimiento de Inicio para capturar las Percepciones Variables, para iniciar dar clic de lado derecho al primer icono Generación Movimiento por Sistema esto es para generar el Movimiento de Inicio y poder capturar las percepciones variables en este periodo ver proceso Movimiento de Inicio en menú IMSS. SI no hay información es este menú en la pestaña Movimientos de Nomina las percepciones NO se podrán capturar. Ejemplos de las nominas para los acumulados: Enero año a dictaminar con nominas quincenales Nomina 1 Nomina 2 Nomina 3 Nomina 4 Para el archivo de percepciones fijas será la suma de las cuatro nominas, para el acumulado de percepciones variables será la suma de Enero y Febrero, para las nominas semanales ustedes deciden cuantas nominas acumulan al bimestre ya que en algunos pueden ser 8 ó 9 nominas. Para realizar la captura mensual de las percepciones Variables: 120

121 Seleccionar la pestaña, Percepciones Variables del Periodo, seleccionar el icono Nuevo, seleccionar la percepción y capturar el importe de la Percepción, por último dar clic en el icono Guardar y así se realiza la captura por cada uno de los conceptos y cada uno de los trabajadores. Para el siguiente mes que es Diciembre o cualquier mes par, AUDIMSS pasa automáticamente estas percepciones variables, por lo tanto solo se capturan en el mes non, y para aquellos trabajadores que se dan de alta en los meses pares, en ese mes que se dan de alta se realiza la captura de sus percepciones variables. Al concluir la captura en el mes de Noviembre dar clic en el icono de Recalculo que se muestra en la pantalla parte superior a la derecha R, para que se calculen los días de este mes. Ejemplo: Alta 20 Febrero Si este trabajador tiene percepciones Variables en el mes que se dio de alta, en este mes se le capturan las percepciones variables que seria en Febrero. El siguiente paso, es cambiarnos de periodo al mes de Diciembre o mes par, accesar a este mismo menú de 9.2. Nomina, IMSS, realizar el movimiento de inicio como se realizo en Noviembre y se podrán visualizar las percepciones variables en la pestaña Percepciones Variables del Periodo, Nota: solo se capturan percepciones variables si los trabajadores que se dieron de alta en diciembre tienen percepciones variables. Al concluir la captura en el mes de Diciembre si esto aplica, en caso de no existir captura dar clic en el icono de Recalculo que se muestra en la pantalla parte superior a la derecha R, para que se calculen los días de este mes. D.) REVISIÓN PERCEPCIONES Las percepciones Fijas se revisan en la misma pestaña que se capturaron Percepciones Fijas del Periodo para que se analice el calculo solo deberán dar clic en el icono de R recalculo. 121

122 Las percepciones Variables se revisarán en el siguiente bimestre a aquel en que se importaron, es decir si se esta Integrando el Salario Diario en el mes de Enero, las percepciones se capturaron o importaron en Noviembre del año anterior ya que corresponden a ese periodo. Se cambian de periodo al mes de Enero o mes non y seleccionar la pestaña Percepciones Variables del periodo anterior posteriormente dar clic en el icono R de recalculo y se muestra la pantalla con los cálculos, Se revisa la parte de SI integra, No integra y total, para su revisión dar clic en los símbolos de sumatoria y se muestra la sustitución de la formula, en caso de no estar de acuerdo con los cálculos, accesar al menú 8.9. Percepciones. Si realiza cambios a la formula solo volver a dar clic en R para recalcular y revisar nuevamente. Para la revisión de la Integración y los cálculos por cada uno de los trabajadores deberán revisar en 10. Reportes, Papeles de Trabajo, seleccionar Percepciones que integran al SDI donde se detalla por cada uno de los trabajadores. Este reporte se visualiza cuando las percepciones se importan o se capturan manualmente RETIRO/INFONAVIT Para trabajar en estos menús solo aplica en los meses pares, en este caso será en el mes de Febrero, accesar al menú 9.2 Nomina, Retiro/Infonavit, se activa la siguiente pantalla: 122

123 Lo único que deberá hacer es dar clic al icono R, para el recalculo de las cuotas y amortizaciones. En esta pantalla se podrán revisar los cálculos con la opción Impresora y en los rangos de impresión se consideran bimestrales IMPORTACION NOMINA C) COMO IMPORTAR LOS MOVIMIENTOS DE INCIDENCIAS DESPUES DE HABER REALIZADO EL PROCESO DE MOVIMIENTO DE INICIO, EN 9.- MENU AUDITORIA, NOMINA, IMSS El proceso del Movimiento de Inicio se realiza aun cuando NO se realice importación de este archivo, es decir si la auditoria se realiza manualmente. Verifique el periodo de trabajo, las incidencias se importan en el periodo que se reflejan en las nominas. Para empresa nueva, será en el mes de Noviembre del año anterior al dictaminar. Para empresas que ya tienen información, será en el mes de Enero del año a dictaminar. 123

124 Accesar al menú 9.- Auditoria, Nomina, Importación nómina de Excel. Se muestra la pantalla de importación, deberán accesar al cuarto icono Importar movimiento desde Excel. Se muestra la pantalla de importación con la pestaña activa de INCIDENCIAS Y se muestra la pantalla para seleccionar la ruta: 124

125 Dar clic en el folder amarillo de lado derecho para seleccionar la ruta donde está el archivo de Excel: Seleccionar con clic el archivo y dar clic en la opción de aceptar, y se muestra la siguiente pantalla: 125

126 Esta pantalla es para relacionar las columnas de Excel con la información que solicita el sistema, por lo tanto al preparar el archivo de Excel no importa el orden. De lado izquierdo se muestra el detalle del archivo de Excel, de lado derecho se muestran las columnas a relacionar y las letras de las columnas se muestran como encabezados, para asignarle las letras a cada campo, dar clic en el puntero que se muestra en el campo Columna relacionada, solo se indican las letras de las columnas que tienen información, se recomienda NO teclear las letras ya que el sistema no reconoce otras columnas que NO tengan información y puede generar error, en caso de teclear las columnas estas deben ser con mayúsculas. Concepto Columna Relacionada Número de trabajador -- Esta columna NO se relaciona con ninguna letra, se dejan los guiones --, esto es porque el sistema más adelante le asignará esta información. Nombre completo -- Esta columna NO se relaciona con ninguna letra, se dejan los guiones, esto es porque el sistema más adelante le asignará esta información. Las dos columnas anteriores, el sistema las relacionará AUTOMATICAMENTE en la siguiente pantalla de Movimientos de Nomina, que es la pantalla que se mostro al inicio. Número de Seguridad Social; C Este campo es la llave del sistema, se asigna la columna donde esta la información. Clave de movimiento; D Se asigna la columna donde este esta información, son las claves que se usan con el SUA. Fecha de movimiento; E Se asigna la columna donde este esta información. Causa de baja; J Se asigna la columna donde este esta información. Días de ausentismo; G Se asigna la columna donde este esta información. Días de incapacidad; H Se asigna la columna donde este esta información. Folio de incapacidad; I Se asigna la columna donde este esta información. Cuota diaria; F Se asigna la columna donde está la información. Las columnas que no contengan información deberán asignarle los guiones --, en caso de equivocarse al asignar la columna relacionada deberán seleccionar los guiones --. Esto es con el puntero. 126

127 En la parte inferior de lado derecho se muestran dos opciones importar, cancelar, seleccionar importar y se muestra la siguiente pantalla: Se detallan cada una de las columnas de esta pantalla. Nómina: en esta columna se seleccionan los movimientos que deseen aplicar a la base de audimss, ya que esta pantalla es previa para la revisión de la información, es decir si desean realizar prueba selectiva se puede seleccionar solo a los trabajadores que ustedes consideren necesarios. Número: En esta columna se realizará automáticamente el cruce de información, es decir al dar doble clic derecho en el encabezado de esta columna, se muestra la siguiente pantalla: Seleccionar la opción SI y las columnas de Número y Nombre del Trabajador mostrarán la información que se encuentra en el Catálogo de Trabajadores, la pantalla se muestra en color azul, en caso de quedar líneas vacías, esto indica que el Número de Seguridad Social que está 127

128 gravado en el Catálogo NO corresponde al Número de Seguridad Social que está en este archivo de Incidencias. En esta misma pantalla en la última columnas Estatus para los trabajadores que no se complemento la información es decir que quedaron espacios vacio en el número o nombre, o bien están en color azul, el sistema indica Trabajador no existe. MOTIVOS POR QUE NO SE IMPORTA LA INFORMACION: NOTA: Consultar el Manual para preparar archivos en Excel. La primera recomendación es, el archivo que se va a importar NO debe estar en uso en Excel, de lo contrario se podrá dañar la información. El archivo que se importo tiene encabezados: 128

129 Solución: Hay que eliminar esa línea de encabezado, ya que al momento de Aplicar Trabajadores a Audimss la información no se aplica. Si se muestra la siguiente pantalla de error, esto es por que su archivo esta en formato Office

130 Solución: Abrir el archivo en Excel y guardarlo en formato Excel 5.0/95. Dentro Excel seleccionar la opción Guardar como, seleccionar la primera opción Libro de Excel y se muestra la pantalla para indicar el nombre y Tipo de archivo, seleccionar la opción Excel 5.0/95, como lo indica la pantalla: Si la pantalla de importación se muestra con una o varias líneas vacías: Solución: En Excel, abrir el archivo y solo sombrear el rango que tiene información (no es toda la hoja) seleccionar, copiar y generar un archivo nuevo en Excel con clic derecho seleccionar la opción 130

131 Pegado especial, seleccionar la opción Valores y aceptar. Guardar el archivo con el formato como se indica en el punto anterior. Si el número de seguridad social se muestra como formula después de haber ampliado la columna: Solución: En el archivo de Excel que esta importando, seleccionar la última columna y teclear la función =concatenar(clic en la columna el número de seguridad social) o abrir paréntesis y teclear la columna donde esta el Número de seguro social y cerrar paréntesis, como lo indica la pantalla: Posteriormente copiar esta función en toda la columna, sombrear esta nueva columna de Número de seguro social y con clic derecho seleccionar la opción copiar, seleccionar nuevamente esta nueva columna y con clic derecho seleccionar la opción Pegado especial seleccionar la opción valores y dar clic en aceptar. Con este último paso la información queda correcta. 131

132 Si la columna fecha se muestra con formato de texto: Solución: No hay ningún problema audimss convierte este formato de texto que muestra la pantalla a formato de fecha. Solo se importan algunos trabajadores: 132

133 Solución La fecha de los movimientos de este archivo son muy importantes, si no corresponden al periodo que esta trabajando en AUDIMSS la información NO se mostrará. SI EL ARCHIVO SE IMPORTO CORRECTAMENTE, ESTA ES LA PANTALLA QUE SE MUESTRA: Esta es una vista previa de nuestra información: Esta es la pantalla en la cual se revisa la información y se complementa. COMO CORREGIR LA INFORMACION EN CASO DE TENER ERRORES. Si al sustituir el Número de Seguridad Social en esta pantalla se muestran espacios en las columnas Número y Nombre, quiere decir que el sistema NO localizo este Número de Seguridad Social en el menú Catálogo de Trabajadores y tienen que revisar. Revisar el Número de Seguridad Social que está en el archivo de incidencias (es el archivo que está importando) contra el Número de Seguridad Social que está en el Catalogo de Trabajadores y determinar cuál es el correcto. Es decir, se pueden salir de esta pantalla para revisar el catálogo de Trabajadores y no se pierde esta información, posteriormente solo accesar a esta pantalla. Si el Número de Seguridad Social del archivo de Incidencias es el correcto, deberán accesar al modulo Catálogo de Trabajadores o bien a la barra de accesos rápidos en el tercer icono, localizar al trabajador y dar clic en el tercer icono editar, seleccionar de lado derecho la pestaña IMSS y corregir el Número de Seguridad Social, posteriormente dar clic en el segundo icono para guardar los cambios. 133

134 El Pero si el Número de Seguridad Social del Catálogo de Trabajadores es el correcto, lo que tiene que hacer es; corregir en la pantalla que se está trabajando, es decir donde están los espacios, en la columna de Número de Seguridad Social, dar un clic y podrá teclear el número correcto o bien si son varios trabajadores, se recomienda corregir directamente en el archivo de Excel que se está importando y volver a importar el archivo. El siguiente paso, en caso de haber corregido el número en la pantalla que están revisando la información, volver a dar doble clic en la columna Número y realizar el proceso. El siguiente paso en caso de corregir el archivo de Excel, es volver al menú Auditoria, Nómina, Importación y realizar nuevamente la importación del archivo Incidencias, desde dar clic al tercer icono Importar incidencias desde Excel la asignación de las columnas no se pierde, estas quedan grabadas, posteriormente dar clic en el icono de importar y realizar la sustitución del Número de Seguridad Social. Algún otro motivo por el cual no se localizo la información, que el archivo esta mal, puede ser que el trabajador NO exista en el Catálogo y quieran importar incidencias o bien que se haya dado de Baja y quieran importar incidencias. Si el error es el trabajador, es decir que no se localizo el trabajador, deberán revisar si es un trabajador vigente o se dio de baja anteriormente, y tendrán que depurar el archivo de incidencias, o bien dar de alta al trabajador en el menú 8.2 Catálogo de trabajador. Para estar seguros que no esta el trabajador deberán realizar la búsqueda por Número de Seguridad social y por Nombre. Después de depurar esta información, el siguiente paso es dar clic en el icono seis Validar archivo de Incidencias y revisar la última columna Estatus de Aplicación. Esta columna indica si se detectan errores en la información: Trabajador no existente Cuando el Estatus de todos los trabajadores indique Pendiente de aplicar a AUDIMSS, deberán dar clic en el icono noveno Aplicar incidencias a AUDIMSS. 134

135 Se observa que la pantalla cambia de color azul a gris, esto indica que se aplico la información correctamente al modulo 9.2 Nomina, IMSS y el Estatus de aplicación indica Aplicado a Audimss. Siempre quedaran en color azul aquellos trabajadores que traen incidencias en este archivo pero NO se localizaron sus datos en el Catálogo de Trabajadores, el sistema no los aplicara ya que no hay a quien se los aplique. Por último accesar al modulo 9.2 Nomina, IMSS dar clic en la opción R recalculo para que el sistema calcule los días de Debió Cotizar aplicando todas las incidencias en el menú de Nomina. En caso de NO aplicarse toda la información o quedar alguna línea en color azul, deberán revisar los trabajadores que tienen errores y el tipo de error que es, esto lo indica la columna Estatus de Aplicación. COMO REVISAR LAS INCIDENCIAS QUE SE IMPORTARON Para revisar las Incidencias que se aplicaron, accesar al 9.2 Nomina, IMSS y se observa de lado derecho el listado de las incidencias de cada uno de los trabajadores, en la pestaña Detalle de Movimientos. Seleccionar el icono Impresora y se muestra la siguiente pantalla en la cual deberán seleccionar Tipo de movimiento Cuando accesamos a este menú se muestran dos mensajes Desea aplicar las percepciones Fijas y percepciones Variables solo para revisión de las Incidencias o Movimientos seleccionar la opción no en ambos mensajes, se muestra la pantalla de la Nómina, para la revisión de las incidencias, de lado izquierdo se muestran los trabajadores y de lado derecho se muestran todas las incidencias que se importaron, al dar clic a cada uno de los trabajadores esta pantalla se va actualizando: Para una mejor revisión se agregaron Reportes dentro de este menú, seleccionar el icono de impresora que se ve en esta pantalla y se muestra la siguiente pantalla con filtros para preparar los reportes. 135

136 En esta pantalla se podrán seleccionar los filtros, estos pueden ser Tipos o grupos de Trabajadores, el orden del reporte y selección del Tipo de Movimiento de Nomina. Como procesar los filtros: Tipo de nomina; se muestra como ejemplo Catorcenal dar clic en el puntero y se muestran todas las opciones, seleccionar una opción y dar clic, se muestra de lado derecho el filtro seleccionado. Si desean que se muestren todos los tipos de nominas, no seleccionar ningún filtro y dejar como se muestra la pantalla. Tipo de Trabajador; se muestra como ejemplo Permanente dar clic en el puntero y se muestran todas las opciones, seleccionar una opción y dar clic, se muestra de lado derecho el filtro seleccionado. Si desean que se muestren todos los tipos de trabajador, no seleccionar ningún filtro y dejar como se muestra la pantalla. Tipo de Salario; se muestra como ejemplo Fijo dar clic en el puntero y se muestran todas las opciones, seleccionar una opción y dar clic, se muestra de lado derecho el filtro seleccionado. Si desean que se muestren todos los tipos de Salarios, no seleccionar ningún filtro y dejar como se muestra la pantalla. Categorías; se muestra como ejemplo Confianza dar clic en el puntero y se muestran todas las opciones, seleccionar una opción y dar clic, se muestra de lado derecho el filtro seleccionado. Si desean que se muestren todos los tipos de Categorías, no seleccionar ningún filtro y dejar como se muestra la pantalla. Para la impresión el orden puede ser: Alfabético, número de trabajador, Número de Seguridad Social. 136

137 Movimiento de nomina o liquidación: Seleccionar el tipo de movimiento para el reporte o para exportarlo a Excel. Ejemplo para seleccionar un reporte: Para la revisión de todas las incidencias; seleccionar Tipo de Movimiento, ejemplo; Bajas (puede seleccionar cualquier incidencia que haya importado) la fecha aplica mensual y dar clic en el icono Aceptar posteriormente se muestra una pantalla con el listado de los reportes que hay en este menú; Seleccionar el segundo reporte Incidencias de nómina, este reporte tiene dos salidas, se puede mandar al reporte del sistema o bien se puede exportar a Excel, esto aplica para todos los reportes de Incidencias de nomina. Como se puede observar estos reportes se pueden complementar ya que es directamente en Excel donde se muestran. Se recomienda revisar el reporte de Movimientos de Baja y cotejar las fecha de Baja que muestra el reporte (son fechas que se tomaron de las nominas) contra las fechas de Baja de los avisos afiliatorios que presento la empresa en ese periodo. Si necesita hacer correcciones a las fechas de los movimientos de Nomina, en este menú se realizan. Ejemplo De Excel se importo una Baja con fecha xxxx pero el aviso se presento el xxxx y el pago del SUA fue hasta el xxxx. 137

138 Seleccionar la se segunda pestaña Detalle de Movimientos, clic en el tercer icono Editar y se activa el campo Fecha de Movimiento y Cuota Diaria y estos son lo campos que se podrán modificar. Los ausentismos e incapacidades no se podrán modificar, si desean hacer correcciones se tendrán que eliminar con el cuarto icono y realizar la nueva captura con el primer icono Nuevo. En caso de querer depurar la información con relación a las BAJAS, si desean capturar un movimiento de BAJA y el sistema detecta que posterior a esta fecha hay información capturada, envía un mensaje: Deberán seleccionar la opción SI para que se elimine toda la información que hay y ya no les es de utilidad. Este archivo es por cada periodo, es decir es uno por cada mes, el formato de las columnas de Excel se sugiere que sean de texto, debe ser mayúsculas, y se importarán en los meses que indica la columna Fecha de Alta. Número y Nombre del trabajador; este puede ser en una columna o varias, es solo informativo, ya que no se importarán. La columna de Número, deberán revisar que no se repita el número de trabajadores o que este mismo número corresponda a dos nombres diferentes, el sistema solo aplica al primer nombre si se tiene el caso. Número de Seguridad Social; este campo debe ser a once caracteres y esta columna es con Formato de texto, puede ser con guiones o sin guiones, es decir debe ser el mismo formato 138

139 para todos los trabajadores, y llevan formato de texto por aquellos números de seguridad social que inician con 0 (cero). Clave de la incidencia; estas claves son las que usa el SUA, MS (Modificación de Salario), R (Reingreso), B (Baja), AUS (Ausentismos), INC,(incapacidades). No se incluyen los movimientos de Alta por que ya están en el archivo de Trabajadores. Para estar seguros este archivo lo deben cotejar contra el archivo de Catálogo de Trabajadores para evitar errores. Fecha de la incidencia; se refiere al día, mes y año. Ejemplo este sería el formato que se requiere en la columna (no se permiten letras en la fecha), formato de fecha. Días de Ausentismo; se refiere a la cantidad de días para aplicar el ausentismo, este puede ser uno por día o bien el total de ausentismos del mes (máximo 7 ausentismos al mes), si es el mismo salarios en el mes. Días de Incapacidad; se refiere a la cantidad de días que ampara la incapacidad, estas no deberán ser mayores a los días del período laborados por el trabajador, si hay una incapacidad por 35 días, en enero solo se pueden aplicar 31 (si el trabajador esta activo todo el periodo) y para el archivo de febrero deberán agregar los días que se exceden y solo se cambia el último dígito del folio ya que no se deberán repetir. Folio de la Incapacidad; se refiere al documento que ampara cada incapacidad, son dos letras y seis dígitos. Ejemplo AA y este no se debe repetir en ninguna incapacidad del ejercicio, en caso de ser incapacidad que afecte a dos periodos, deberán cambiar el último digito de dicho folio. Cuota Diaria; este campo se refiere al sueldo por día que tiene el trabajador y es diferente al del Catálogo de trabajadores. Esta columna solo aplica cuando el trabajador tiene un incremento en el sueldo diario (no se consideran las prestaciones variables). Esta columna se llena cuando es una clave de MS (modificación de salario) y también cuando hay una clave de R (reingreso). Causa de la Baja; en esta columna se consideran las claves que se muestran en el SUA: 1.- Terminación de contrato 2.- Separación voluntaria 3.- Abandono de empleo 4.- Defunción 5.- Clausura 6.- Otras IMPORTACION NOMINA D) IMPORTACION DE PERCEPCIONES FIJAS Y/O VARIABLES PROCESO PARA IMPORTAR PERCEPCIONES FIJAS Y VARIABLES Para empresas nuevas, deberán accesar al periodo de Noviembre del año anterior al ejercicio a dictaminar. Para empresas que ya contienen información del año anterior, las percepciones variables ya se encuentran en el sistema, en caso de no haber importado dicha información, podrán hacerlo en el mes de Noviembre como en el punto uno. 139

140 Las percepciones Fijas, se importan en el mes que se otorgan en la nomina, es decir si hay percepciones Fijas en Enero, será en el periodo de Enero donde se importen dichas percepciones. Nota: Las percepciones FIJAS, se importan una sola vez, es decir que AUDIMSS automáticamente las copiara a todos los meses de año, por ejemplo si se otorgan en Enero, audimss las pasara al mes de Febrero y así hasta diciembre. Para el sistema se considerarán Percepciones Fijas (mensuales) aquellas que todos los meses son las mismas cantidades, es decir que no están condicionadas a ausentismo o incapacidades. Ya que se importan una sola vez y automáticamente pasan a todos los meses posteriores. En caso de ser diferentes en algún periodo deberán importar nuevamente el archivo en el mes que corresponda el cambio. Se consideran Percepciones Variables (bimestrales) todas aquellas prestaciones que están condicionadas a los ausentismo o incapacidades. Para mayor control de las Nominas en este menú podrán importar TODOS los conceptos de las nominas en acumulados bimestrales incluyendo conceptos como; Sueldos, Vacaciones, Prima Vacacional y Aguinaldo, y en el menú 8.9 Percepciones que es donde se registran las formulas, deberán indicar No Integran, para el concepto de Aguinaldo podrán utilizar las formulas para que se revise el tope de dicha prestación ya que se encuentra registrada en la tabla de 8.5 Factor Fijo. Si es empresa nueva, para poder importar el archivo de percepciones Variables debemos cambiar de periodo de trabajo, a Noviembre del año anterior al dictaminar ya que las percepciones que van a importar corresponde al bimestre de noviembre y diciembre. Para cambiarnos de periodo dar clic en el icono azul de lado izquierdo, que corresponda a la empresa que esta trabajando, accesar al menú Nomina, Imss, se muestran dos mensajes para el proceso de las percepciones fijas y otro para las percepciones variables, seleccionar la opción NO. Al accesar por primera vez al modulo 9.2 Nomina, Imss en este periodo, los trabajadores se muestran de lado izquierdo y de lado derecho hay información en caso de no tener información, es decir No hay Movimiento de Inicio para importar las Percepciones Variables, para iniciar dar clic de lado derecho al primer icono Generación Movimiento por Sistema esto es para generar el Movimiento de Inicio y poder importar las percepciones variables en este periodo ver proceso Movimiento de Inicio en menú IMSS. SI no hay información es este menú en la pestaña Movimientos de Nomina las percepciones NO se podrán visualizar aun cuando ya se hayan Importado. El siguiente paso es accesar al menú Nomina, Importación de Nomina, y seleccionar el icono cuatro Importar Percepciones desde Excel, en caso de tener percepciones Fijas y Variables, es la misma pantalla para la importación, si son Percepciones Fijas son mensuales y si son Percepciones Variables serán bimestrales. Ejemplos de las nominas para los acumulados: Enero año a dictaminar con nominas quincenales Nomina 1 Nomina 2 Nomina 3 Nomina 4 140

141 Para el archivo de percepciones fijas será la suma de las cuatro nominas, para el acumulado de percepciones variables será la suma de Enero y Febrero, para las nominas semanales ustedes deciden cuantas nominas acumulan al bimestre ya que en algunos pueden ser 8 ó 9 nominas. Para iniciar el proceso accesar al menú 9.2 Nomina, Importación Nomina, se muestra la siguiente pantalla: Se muestra la siguiente pantalla vacía para iniciar el proceso de las Percepciones Dar clic en el icono cuatro Importar Percepciones desde Excel. Se muestra la siguiente pantalla: 141

142 Las opciones se refieren a los archivos a importar, podrá ser en varias columnas o bien en una columna, y son importes acumulados de las percepciones, sean fijas o variables, al seleccionar la primera opción a) Importar archivos en Varias Columnas y dar clic en aceptar se muestra la siguiente pantalla: Dar clic en el folder amarillo de lado derecho para seleccionar la ruta donde está el archivo de Excel: 142

143 Seleccionar con clic el archivo y dar doble clic en Abrir o sobre el nombre del archivo. Si seleccionaron la opción a) Importar archivos en Varias Columnas, se muestra la siguiente pantalla: Estos son los campos a complementar: 143

144 Concepto: Número de Trabajador; esta columna NO se relaciona, es decir se queda con los dos guiones --. Nombre; esta columna NO se relaciona, es decir se queda con los dos guiones --. Número Seguridad Social; se relaciona la columna que contiene la información. Fecha de percepción; se relaciona la columna que contiene la información. Días para Variables; se relaciona la columna que contiene la información. En la parte de Percepción, Tipo, Columna Relacionada, se complemente en base a la información que se muestra en la pantalla en la parte superior. En la parte superior de la pantalla se muestra la información de su archivo y las columnas en Excel, esto es para poder visualizar el archivo y asignar las columnas, el orden de su archivo lo interpreta el sistema. De lado derecho se muestra el Catalogo de Percepciones esta tabla se implemento previamente y en esta pantalla se relaciona con el listado de percepciones que muestra el archivo de Excel. Para iniciar el proceso de Columna relacionada en esta pantalla, dar clic al concepto y revisar la clave de la percepción si es fija F o variable V, en la siguiente columna dar clic en el puntero y se muestran las letras del archivo que importo, seleccionar una letra para relacionar cada uno de los conceptos, en caso de equivocarse, con el puntero dar clic nuevamente y seleccionar el último campo y con esta opción se podrá corregir la asignación de las letras de las columnas de su archivo. Al concluir la asignación, en la parte inferior se muestra la opción Importar o Cancelar, dar clic en la primera, y se muestra el siguiente mensaje : Son correctos los datos, si esta seguro dar enter. Si la información es correcta esta es información que se está importando: pantalla previa que se mostrará, para revisar la 144

145 Como se puede ver la pantalla no muestra la información en Número y Nombre del Trabajador. Descripción de cada una de las columnas para complementar esta pantalla: Nómina: en esta columna se seleccionan las percepciones que deseen aplicar a la base de audimss, ya que esta pantalla es previa para la revisión de la información, es decir si desean realizar prueba selectiva se puede seleccionar solo las percepciones que ustedes consideren necesarios. Número: En esta columna se realizará automáticamente el cruce de información, es decir al dar doble clic izquierdo en el encabezado de esta columna, se muestra la siguiente pantalla: Seleccionar la opción SI y las columnas de Número y Nombre del Trabajador mostrarán la información que se encuentra en el Catálogo de Trabajadores, la pantalla se muestra en color azul, en caso de quedar líneas vacías, esto indica que el Número de Seguridad Social que está gravado en el menú Catálogo de Trabajadores NO corresponde al Número de Seguridad Social que está en este archivo de Percepciones. En esta misma pantalla en la última columnas Estatus para los trabajadores que no se complemento la información es decir que quedaron espacios vacio en el número o nombre, o bien están en color azul, el sistema indica Trabajador no existe. 145

146 Si la información no es correcta, se tiene que revisar en base al siguiente tema. MOTIVOS POR QUE NO SE IMPORTA LA INFORMACION: NOTA: Consultar el Manual para preparar archivos en Excel. La primera recomendación es, el archivo que se va a importar NO debe estar en uso en Excel, de lo contrario se podrá dañar la información. El archivo que se importo tiene encabezados: 146

147 Solución: Hay que eliminar esa línea de encabezado, ya que al momento de Aplicar Trabajadores a Audimss la información no se aplica. Si se muestra la siguiente pantalla de error, esto es por que su archivo esta en formato Office

148 Solución: Abrir el archivo en Excel y guardarlo en formato Excel 5.0/95. Dentro Excel seleccionar la opción Guardar como, seleccionar la primera opción Libro de Excel y se muestra la pantalla para indicar el nombre y Tipo de archivo, seleccionar la opción Excel 5.0/95, como lo indica la pantalla: Si la pantalla de importación se muestra con una o varias líneas vacías: Solución: En Excel, abrir el archivo y solo sombrear el rango que tiene información (no es toda la hoja) seleccionar, copiar y generar un archivo nuevo en Excel con clic derecho seleccionar la opción 148

149 Pegado especial, seleccionar la opción Valores y aceptar. Guardar el archivo con el formato como se indica en el punto anterior. Si el número de seguridad social se muestra como formula después de haber ampliado la columna: Solución: En el archivo de Excel que esta importando, seleccionar la última columna y teclear la función =concatenar(clic en la columna el número de seguridad social) o abrir paréntesis y teclear la columna donde esta el Número de seguro social y cerrar paréntesis, como lo indica la pantalla: Posteriormente copiar esta función en toda la columna, sombrear esta nueva columna de Número de seguro social y con clic derecho seleccionar la opción copiar, seleccionar nuevamente esta nueva columna y con clic derecho seleccionar la opción Pegado especial seleccionar la opción valores y dar clic en aceptar. Con este último paso la información queda correcta. 149

150 Si la columna fecha se muestra con formato de texto: Solución: No hay ningún problema audimss convierte este formato de texto que muestra la pantalla a formato de fecha. Solo se importan algunos trabajadores o percepciones: 150

151 Solución La fecha de alta es muy importante, si la fecha de este archivo no corresponde a los periodos que esta trabajando en AUDIMSS, la información NO se muestra. COMO CORREGIR LA INFORMACION EN CASO DE TENER ERRORES. Si al sustituir el Número de Seguridad Social en esta pantalla se muestran espacios en las columnas Número y Nombre, quiere decir que el sistema NO localizo este Número de Seguridad Social en el menú Catálogo de Trabajadores y tienen que revisar. Revisar el Número de Seguridad Social que está en el archivo de Percepciones (es el archivo que está importando) contra el Número de Seguridad Social que está en el Catalogo de Trabajadores y determinar cuál es el correcto. Es decir, se pueden salir de esta pantalla para revisar el catálogo de Trabajadores y no se pierde esta información, posteriormente solo accesar a esta pantalla. Si el Número de Seguridad Social del archivo de Percepciones es el correcto, deberán accesar al modulo Catálogo de Trabajadores o bien a la barra de accesos rápidos en el tercer icono, localizar al trabajador y dar clic en el tercer icono editar, seleccionar de lado derecho la pestaña IMSS y corregir el Número de Seguridad Social, posteriormente dar clic en el segundo icono para guardar los cambios. Pero si el Número de Seguridad Social del Catálogo de Trabajadores es el correcto, lo que tiene que hacer es; corregir en la pantalla que se está trabajando, es decir donde están los espacios, en la columna de Número de Seguridad Social, dar un clic y podrá teclear el número correcto o bien si son varios trabajadores, se recomienda corregir directamente en el archivo de Excel que se está importando y volver a importar el archivo. El siguiente paso, en caso de haber corregido el número en la pantalla que están revisando la información, volver a dar doble clic en la columna Número y realizar el proceso. El siguiente paso en caso de corregir el archivo de Excel, es volver al menú Auditoria, Nómina, Importación y realizar nuevamente la importación del archivo Percepciones, desde dar clic al cuarto icono Importar Percepciones desde Excel la asignación de las columnas no se pierde, estas quedan grabadas, posteriormente dar clic en el icono de importar y realizar la sustitución del Número de Seguridad Social. Algún otro motivo por el cual no se localizo la información, que el archivo esta mal, puede ser que el trabajador NO exista en el Catálogo y quieran importar Percepciones o bien que se haya dado de Baja y quieran importar Percepciones. 151

152 Si el error es el trabajador, es decir que no se localizo el trabajador, deberán revisar si es un trabajador vigente o se dio de baja anteriormente, y tendrán que depurar el archivo de Percepciones, o bien dar de alta al trabajador en el menú 8.2 Catálogo de trabajador. Para estar seguros que no esta el trabajador deberán realizar la búsqueda por Número de Seguridad social y por Nombre. Después de depurar esta información, el siguiente paso es dar clic en el icono séptimo Validar archivo de Incidencias y revisar la última columna Estatus de Aplicación. Esta columna indica si se detectan errores en la información: Trabajador no existente Trabajador fuera de intervalo Cuando el Estatus de todos los trabajadores indique Pendiente de aplicar a AUDIMSS, deberán dar clic en el icono décimo Aplicar Percepciones a AUDIMSS. Se observa que la pantalla cambia de color azul a gris, esto indica que se aplico la información correctamente al modulo 9.2 Nomina, IMSS y el Estatus de aplicación indica Aplicado a Audimss. Siempre quedaran en color azul aquellos trabajadores que traen percepciones en este archivo pero NO se localizaron sus datos en el Catálogo de Trabajadores, el sistema no los aplicara ya que no hay a quien se los aplique. En caso de NO aplicarse toda la información o quedar alguna línea en color azul, deberán revisar los trabajadores que tienen errores y el tipo de error que es, esto lo indica la columna Estatus de Aplicación. Por último accesar al modulo 9.2 Nomina, IMSS, para realizar la revisión. 152

153 COMO REVISAR LAS PERCEPCIONES APLICADAS Para revisar las Percepciones que se aplicaron, accesar al 9.2 Nomina, IMSS, es el mismo periodo donde se importaron las percepciones. Cuando accesamos a este menú se muestran dos mensajes: Desea aplicar las percepciones Fijas Como es la primera vez que se importan las percepciones, si tienen dichas percepciones, selecciona la opción SI Desea aplicar las percepciones Variables Como es la primera vez que se importan las percepciones, si tienen dichas percepciones, selecciona la opción SI Este proceso se realiza en base a todos los trabajadores que tienen dichas percepciones, por lo tanto puede ser un proceso lento dependiendo la cantidad de información a procesar. Se muestra la pantalla de la Nómina, para la revisión de las PERCEPCIONES, de lado izquierdo se muestran los trabajadores y de lado derecho se muestran todas las incidencias que se importaron en la pestaña Percepciones Fijas del Periodo o Percepciones Variables del Período, al dar clic a cada uno de los trabajadores esta pantalla se va actualizando: Seleccionar la tercer o cuarta pestaña Detalle de Movimientos, clic en el tercer icono Editar y se activa el campo de percepción estos son lo campos que se podrán modificar. En caso de no importar el archivo, en esta pantalla se puede realizar la captura manual de cada una de las percepciones con el primer icono Nuevo Para una revisión más completa, en la sección de 10. Reportes, Papeles de Trabajo, seleccionar Percepciones Importadas de periodo donde se detalla por cada uno de los trabajadores, se podrá agregar sumatoria a este reporte y así podrán cruzar las cifras contra el reporte original de Excel que importaron. 153

154 b) Importar archivos en Una Sola Columna Si su programa de nomina le emite los archivos de las percepciones variables en una columna., seleccionar la segunda opción. Son importes acumulados de las percepciones, sean fijas o variables, al seleccionar la segunda opción B) Importar archivos en Una Sola Columna y dar clic en aceptar se muestra la siguiente pantalla: Dar clic en el folder amarillo de lado derecho para seleccionar la ruta donde está el archivo de Excel: 154

155 Seleccionar con clic el archivo y dar doble clic en Abrir o sobre el nombre del archivo. Si seleccionaron la opción B) Importar archivos en Una Columnas, se muestra la siguiente pantalla: Estos son los campos a complementar: Concepto: Número de Trabajador; esta columna NO se relaciona, es decir se queda con los dos guiones --. Nombre; esta columna NO se relaciona, es decir se queda con los dos guiones

156 Número Seguridad Social; se relaciona la columna que contiene la información. Fecha de percepción; se relaciona la columna que contiene la información. Clave de la percepción; es la clave que tienen registradas previamente en el menú de Percepciones. Días para Variables; se relaciona la columna que contiene la información. Dar clic en el puntero y se muestran las letras del archivo que importo, seleccionar una letra para relacionar cada uno de los conceptos, en caso de equivocarse, con el puntero dar clic nuevamente y seleccionar el último campo y con esta opción se podrá corregir la asignación de las letras de las columnas de su archivo. Al concluir la asignación, en la parte inferior se muestra la opción Importar o Cancelar, dar clic en la primera, y se muestra el siguiente mensaje : Son correctos los datos, si esta seguro dar enter. Si la información es correcta esta es la información que se está importando: pantalla previa que se mostrará, para revisar la Como se puede ver la pantalla no muestra la información en Número y Nombre del Trabajador. Descripción de cada una de las columnas para complementar esta pantalla: Nómina: en esta columna se seleccionan las percepciones que deseen aplicar a la base de audimss, ya que esta pantalla es previa para la revisión de la información, es decir si desean realizar prueba selectiva se puede seleccionar solo las percepciones que ustedes consideren necesarios. Número: En esta columna se realizará automáticamente el cruce de información, es decir al dar doble clic izquierdo en el encabezado de esta columna, se muestra la siguiente pantalla: 156

157 Seleccionar la opción SI y las columnas de Número y Nombre del Trabajador mostrarán la información que se encuentra en el Catálogo de Trabajadores, la pantalla se muestra en color azul, en caso de quedar líneas vacías, esto indica que el Número de Seguridad Social que está gravado en el menú Catálogo de Trabajadores NO corresponde al Número de Seguridad Social que está en este archivo de Percepciones. En la columna Percepción se muestra la clave como se ve en pantalla, dar doble clic en el encabezado y se muestra la pantalla informativa, seleccionar la clave de su concepto en caso que la columna Percepción de Auditoria se muestre vacia. En esta misma pantalla en la última columnas Estatus para los trabajadores que no se complemento la información es decir que quedaron espacios vacio en el número o nombre, o bien están en color azul, el sistema indica Trabajador no existe. 157

158 Si la información no es correcta, se tiene que revisar en base al siguiente tema: MOTIVOS POR QUE NO SE IMPORTA LA INFORMACION: NOTA: Consultar el Manual para preparar archivos en Excel. La primera recomendación es, el archivo que se va a importar NO debe estar en uso en Excel, de lo contrario se podrá dañar la información. El archivo que se importo tiene encabezados: 158

159 Solución: Hay que eliminar esa línea de encabezado, ya que al momento de Aplicar Trabajadores a Audimss la información no se aplica. Si se muestra la siguiente pantalla de error, esto es por que su archivo esta en formato Office

160 Solución: Abrir el archivo en Excel y guardarlo en formato Excel 5.0/95. Dentro Excel seleccionar la opción Guardar como, seleccionar la primera opción Libro de Excel y se muestra la pantalla para indicar el nombre y Tipo de archivo, seleccionar la opción Excel 5.0/95, como lo indica la pantalla: Si la pantalla de importación se muestra con una o varias líneas vacías: Solución: En Excel, abrir el archivo y solo sombrear el rango que tiene información (no es toda la hoja) seleccionar, copiar y generar un archivo nuevo en Excel con clic derecho seleccionar la opción 160

161 Pegado especial, seleccionar la opción Valores y aceptar. Guardar el archivo con el formato como se indica en el punto anterior. Si el número de seguridad social se muestra como formula después de haber ampliado la columna: Solución: En el archivo de Excel que esta importando, seleccionar la última columna y teclear la función =concatenar(clic en la columna el número de seguridad social) o abrir paréntesis y teclear la columna donde esta el Número de seguro social y cerrar paréntesis, como lo indica la pantalla: Posteriormente copiar esta función en toda la columna, sombrear esta nueva columna de Número de seguro social y con clic derecho seleccionar la opción copiar, seleccionar nuevamente esta nueva columna y con clic derecho seleccionar la opción Pegado especial seleccionar la opción valores y dar clic en aceptar. Con este último paso la información queda correcta. 161

162 Si la columna fecha se muestra con formato de texto: Solución: No hay ningún problema audimss convierte este formato de texto que muestra la pantalla a formato de fecha. Solo se importan algunos trabajadores o percepciones: 162

163 Solución La fecha de alta es muy importante, si la fecha de este archivo no corresponde a los periodos que esta trabajando en AUDIMSS, la información NO se muestra. Al concluir el proceso correctamente de la Importación de las percepciones, deberán revisar la información. Para una revisión más completa, en la sección de 10. Reportes, Papeles de Trabajo, seleccionar Percepciones Importadas de periodo donde se detalla por cada uno de los trabajadores, se podrá agregar sumatoria a este reporte y así podrán cruzar las cifras contra el reporte original de Excel que importaron. Para la revisión de la Integración y los cálculos por cada uno de los trabajadores deberán revisar en 10. Reportes, Papeles de Trabajo, seleccionar Percepciones que integran al SDI donde se detalla por cada uno de los trabajadores. Este reporte se visualiza cuando las percepciones se importan o se capturan manualmente. COMO PREPARAR LOS ACHIVOS EN EXCEL VER MANUAL COMO PREPARAR ARCHIVOS EN EXCEL a) Archivos en Varias Columnas Número de trabajador; este dato es informativo, y la columna debe ser con formato texto. Nombre; este dato es informativo. Número de Seguridad Social; este dato es la llave para relacionar la información, debe ser a once caracteres, la columna debe ser con formato texto, revisar los NSS que inician con ceros. Fecha de la percepción Fija; debe ser el día primero del mes. Fecha de la percepción Variable; debe ser el primer día del bimestre que se está acumulando, ejemplo; la información de las nominas de Noviembre y Diciembre del año anterior al dictaminado, la fecha debe ser 01/11/xxxx. Para los trabajadores que se dan de alta en los meses pares y tienes percepciones Variables, se debe preparar otro archivo de percepciones variables, ya que las percepciones variables se Importan en los meses nones (enero, marzo, mayo, julio, septiembre, noviembre) y este segundo archivo (solo si aplica) se importa en los mese pares con la fecha de alta de los trabajadores. Este proceso es solo para los trabajadores que se dan de ALTA y tienen percepciones variables. Días para Variables; este dato es opcional, en caso de no importarlo en este archivo, el sistema lo calcula automáticamente. En caso de importar este dato, se toma como definitivo y AUDIMSS no lo modifica, es decir no resta ausentismos e incapacidades. Este campo puede ser días completos o medios días

164 Percepciones Variables; para esta columna la información es Acumulada es decir es la suma de las percepciones del bimestre anterior al que se está trabajando. Este archivo No se deberá importar Mensual o por cada nomina ya que no serán correctos los datos en los Reportes, Papeles de Trabajo, Anexos. Estas columnas de percepciones no deberán traer caracteres, símbolos, el formato de la columna debe ser Texto. Percepciones Fijas; para esta columna la información es Acumulada es decir es la suma de las percepciones del Mes, se refieren al mes que se está trabajando Estas columnas de percepciones no deberán traer caracteres, símbolos, el formato de la columna debe ser Texto. Es una columna para cada una de las percepciones y se recomienda realizar dos archivos, una para percepciones Variables y otro archivo para percepciones Fijas. Para importa este archivo es SIN encabezados y en las campos numéricos las columnas deben ser con formato texto. b) Archivos en Una Sola Columna Número de trabajador; este dato es informativo, y la columna debe ser con formato texto. Nombre; este dato es informativo. Número de Seguridad Social; este dato es la llave para relacionar la información, debe ser a once caracteres, la columna debe ser con formato texto, revisar los NSS que inician con ceros. Fecha de la percepción Fija; debe ser el día primero del mes. Fecha de la percepción Variable; debe ser el primer día del bimestre que se esta acumulando, ejemplo si es la información de las nominas de Noviembre y Diciembre del año anterior al dictaminado, la fecha debe ser 01/11/xxxx. Para los trabajadores que se dan de alta en los meses pares y tienes percepciones Variables, se debe preparar otro archivo de percepciones variables, ya que las percepciones variables se Importan en los meses nones (enero, marzo, mayo, julio, septiembre, noviembre) y este segundo archivo (si aplica) se importa en los mese pares con la fecha de alta de los trabajadores. Este proceso es solo para los trabajadores que se dan de ALTA y tienen percepciones variables. Días para Variables; este dato es opcional, en caso de no importarlo el sistema lo calcula automáticamente. En caso de importar este dato, se toma como definitivo y AUDIMSS no lo modifica. Este campo puede ser días completos o medios días.50 Clave de la percepción; en esta columna se registra la clave de la percepción (no la descripción de la percepción), previamente esta clave se capturo en Catalogo, Percepción. Percepciones Variables; para esta columna la información es Acumulada es decir es la suma de las percepciones del bimestre anterior al que se está trabajando. Este archivo No se deberá importar Mensual o por cada nomina ya que no serán correctos los datos en los Reportes, Papeles de Trabajo, Anexos. Esta columna de percepciones no deberá traer caracteres, símbolos, el formato de la columna debe ser Texto. 164

165 Percepciones Fijas; para esta columna la información es Acumulada es decir es la suma de las percepciones del Mes, se refieren al mes que se está trabajando Estas columnas de percepciones no deberán traer caracteres, símbolos, el formato de la columna debe ser Texto. Es una columna para todas las percepciones y se recomienda realizar dos archivos, una para percepciones Variables y otro archivo para percepciones Fijas. Para importa este archivo es SIN encabezados y en las campos numéricos las columnas deben ser con formato texto, el nombre del archivo lo asignan ustedes. Este es el último archivo que se importa de las nominas. 9. MENU AUDITORIA 9.3 DIFERENCIAS Para accesar a este menú 9. Auditoria, 9.3 Diferencias, Mensuales o bien en la barra de accesos diferencias, Diferencias Mensuales DIFERENCIAS MENSUALES Al mostrar esta pantalla, sale un termómetro procesando la información y al final muestra un mensaje con relación a las Tablas : 165

166 En caso de mostrar este mensaje, deberán actualizar el menú Catálogos de lo contrario las diferencias que se muestran serán históricas, al actualizar las tablas se mostraran las diferencias con actualización y recargos. Dar clic en el primer icono Recalculo para determinar las diferencias, podrán realizar este proceso las veces que sea necesario, principalmente si realizaron cambios en los menú de liquidación ó Nomina. Filtros para visualizar la información en esta pantalla Activos (con esta opción solo se muestran los trabajadores a cotizar en el mes de trabajo), Todos (con esta opción podrán consultar trabajadores de todo el año). Para facilitar la búsqueda de trabajadores están las opciones: Número, Apellido paterno, Número de Seguridad Social; solo seleccionar la opción deseada. De lado izquierdo se muestra el Catálogo de Trabajadores, la primera columna Núm., es para ordenar a los trabajadores al dar doble clic en el encabezado de la columna, este orden es ascendente o descendente. La segunda columna Nombre es para ordenar a los trabajadores al dar doble clic en el encabezado de la columna, este orden es ascendente o descendente. En esta misma pantalla seleccionar el nombre de un trabajador, y dar clic derecho y muestran tres opciones: Detalle de trabajadores; estos datos son los del catálogo de Trabajadores, para consultar la fecha de alta, categoría, etc. Movtos. e incidencias Nomina del ejercicio ; se refiere a todos los movimientos que tiene el trabajador en el año que se esta trabajando (aus, inc, ms, b, r, movimientos de inicio de cada mes) Movtos. e incidencias Liquidación del ejercicio ; se refiere a todos los movimientos que tiene el trabajador en el año que se esta trabajando (aus, inc, ms, b, r, movimientos de inicio de cada mes). De lado derecho se muestran tres pestañas: 166

167 Nomina, en esta pestaña se muestra la información de la nomina del periodo de trabajo, es solo consulta para analizar las diferencias en días. Liquidación, en esta pestaña se muestra la información de la liquidación del periodo de trabajo, es solo consulta para analizar las diferencias en días. Diferencias, en esta pestaña se muestran las diferencias, en días, salarios y cuotas, a cargo o a favor. Para entender mejor las diferencias, dar clic en el icono Impresora, se muestra la siguiente pantalla: Seleccione el rango de diferencias, este se refiere a las diferencias en el Salario Diario Integrado, si es la primera revisión el rango podrá ser de a , o bien podrá indicar solo el rango a Cargo o a Favor, dar clic en Aceptar y se muestra la pantalla para seleccionar la salida del reporte: Este reporte se podrá enviarlo en formato de audimss o se exporta a Excel si selecciona la opción de lado derecho Excel y se muestra el siguiente reporte: 167

168 Este reporte es el mismo formato que emite el SUA al procesar las diferencias, en la primera columna se indica si hay diferencias en días audimss toma los datos de la Nómina como fecha de alta, baja, ausentismos, incapacidades y los compara con los movimientos de la Liquidación), y se consultan las pestañas de Liquidación y Nomina. Las otras columnas indican si hay diferencias en las Cuotas y el motivo puede ser el Factor fijo o las Percepciones Fijas o Variables. Al tener este reporte en archivo es muy práctico, de lado derecho se podrán agregar las observaciones a dichas diferencias. Este reporte es mensual y al final nos indica el gran total a cargo o a favor DIFERENCIAS DIFERENCIAS BIMESTRALES Para accesar a este menú Auditoria, Diferencias, Bimestrales o bien en la barra de accesos diferencias, Diferencias Bimestrales. Al mostrar esta pantalla, sale un termómetro procesando la información y al final muestra un mensaje con relación a las Tablas : 168

169 Al mostrar esta pantalla, sale un mensaje con relación a las Tablas, En caso de mostrar este mensaje, deberán actualizar el menú Catálogos de lo contrario las diferencias que se muestran serán históricas, al actualizar las tablas se mostraran las diferencias con actualización y recargos. Dar clic en el primer icono Recalculo para determinar las diferencias, podrán realizar este proceso las veces que sea necesario, principalmente si realizaron cambios en los menú de liquidación ó Nomina. Filtros para visualizar la información en esta pantalla Activos (con esta opción solo se muestran los trabajadores a cotizar en el mes de trabajo), Todos (con esta opción podrán consultar trabajadores de todo el año). Para facilitar la búsqueda de trabajadores están las opciones: Número, Apellido paterno, Número de Seguridad Social; solo seleccionar la opción deseada y de lado derecho realizar la captura. De lado izquierdo se muestra el Catálogo de Trabajadores, la primera columna Núm., es para ordenar a los trabajadores al dar doble clic en el encabezado de la columna, este orden es ascendente o descendente. La segunda columna Nombre es para ordenar a los trabajadores al dar doble clic en el encabezado de la columna, este orden es ascendente o descendente. En esta misma pantalla seleccionar el nombre de un trabajador, y dar clic derecho y muestran tres opciones: 169

170 Detalle de trabajadores; estos datos son los del catálogo de Trabajadores, para consultar la fecha de alta, categoría, etc. Movtos. e incidencias Nomina del ejercicio ; se refiere a todos los movimientos que tiene el trabajador en el año que se esta trabajando (aus, inc, ms, b, r, movimientos de inicio de cada mes) Movtos. e incidencias Liquidación del ejercicio; se refiere a todos los movimientos que tiene el trabajador en el año que se esta trabajando (aus, inc, ms, b, r, movimientos de inicio de cada mes). De lado derecho se muestran tres pestañas: Nomina, en esta pestaña se muestra la información de la nomina del periodo de trabajo, es solo consulta para analizar las diferencias. Liquidación, en esta pestaña se muestra la información de la liquidación del periodo de trabajo, es solo consulta para analizar las diferencias. Diferencias, en esta pestaña se muestran las diferencias, en días, salarios y cuotas. Para entender mejor las diferencias, dar clic en el icono Impresora, se muestra la siguiente pantalla: 170

171 Seleccione el rango de diferencias, este se refiere a las diferencias en el Salario Diario Integrado, si es la primera revisión el rango podrá ser de a , o bien podrá indicar solo el rango a Cargo o a Favor, dar clic en Aceptar y se muestran los nombres de los reporte, estos reportes no se exportan a Excel. Reporte de diferencias netas bimestrales; en este reporte se muestran los acumulados por bimestre, la primera línea es cotizo lo que pago el patrón, la segunda línea es Debió cotizar los cálculos de Audimss, la tercer línea indica las diferencias en las cuotas. Reporte de Diferencia en Infonavit y créditos Infonavit: en este reporte se muestran los acumulados por bimestre, la primera línea es 9.1 Liquidación lo que pago el patrón, la segunda línea es 9.2 Nómina los cálculos de Audimss, la tercer línea indica las diferencias en las cuotas del infonavit y los créditos o amortizaciones del infonavit. Para consultar estos reportes en Excel, es necesario tener el módulo Anexos INFONAVIT. 9. MENU AUDITORIA DISPMAG GENERACION DE DISPMAG (AVISOS AFILIATORIOS) Para accesar a este menú, es Auditoria, DISPMAG ó por medio de la barra de accesos Movtos. Afilia, DISPMAG. Este proceso se realiza si determinaron diferencias en su revisión y puede ser por cada uno de los meses o en forma bimestral, se sugiere realizarlo al final de la auditoria, ya que estos avisos afiliatorios se derivan del pago de las diferencias. Antes de iniciar este proceso deberán tener impresos los pagos de la Diferencias que se realizaron con el SUA, ya que los avisos que se presentarán deben corresponder a los trabajadores por los cuales se pagan las diferencias. Esta es la pantalla donde se generan los avisos: 171

172 En la parte superior de la pantalla se muestran los Salarios Mínimos, seleccionar la zona de la empresa que están trabajando. Para facilitar la búsqueda de trabajadores están las opciones: Número, Apellido paterno, Número de Seguridad Social; solo seleccionar la opción deseada y de lado derecho realizar la captura y dar enter. De lado izquierdo se muestra el Catálogo de Trabajadores, la primera columna Núm., es para ordenar a los trabajadores al dar doble clic en el encabezado de la columna, este orden es ascendente o descendente. La segunda columna Nombre es para ordenar a los trabajadores al dar doble clic en el encabezado de la columna, este orden es ascendente o descendente. En esta misma pantalla seleccionar el nombre de un trabajador, y dar muestran dos opciones: clic derecho y se 172

173 1.- Movimientos e Incidencias de nomina 2.- Movimientos e Incidencias de Liquidación Al seleccionar alguna de las opciones esta es la pantalla que se muestra: Movtos. e incidencias Nomina del ejercicio ; se refiere a todos los movimientos que tiene el trabajador en el año que se esta trabajando (aus, inc, ms, b, r, movimientos de inicio de cada mes) Movtos. e incidencias Liquidación del ejercicio; se refiere a todos los movimientos que tiene el trabajador en el año que se esta trabajando (aus, inc, ms, b, r, movimientos de inicio de cada mes). De lado derecho de la pantalla en la parte superior se muestra la información que esta en el menú 9.2 Nomina, IMSS, de la pestaña Movimientos de Nómina, 173

174 En esta pantalla se puede consultar la fecha y el Salario Diario Integrado en cada uno de los movimientos del periodo que se esta trabajando. En la siguiente pantalla se muestran los Avisos afiliatorios: En la parte inferior de la pantalla de lado derecho se mostrarán los Movimientos Afiliatorios por Auditoria que se van generando o capturando y que se gravaran en el archivo que se entrega al IMSS. COMO REALIZAR LOS AVISOS AFILIATORIOS Hay dos opciones, a continuación se detalla cada una de ellas. a) Si desea que el sistema le genere TODOS los avisos afiliatorios, no importando la diferencia en salario diario integrado. En la parte superior de lado derecho está el icono G. Al dar clic se muestra la siguiente pantalla: 174

175 Generar movimientos afiliatorios por diferencias en SDI, con esta opción se generan todos los avisos de MS con fecha 01/xx/xxxx; esto quiere decir que si hay trabajadores con diferencias en SDI y tiene percepciones Variables que integran el SDI, se genera este aviso, solo aplica en los mese nones (enero, marzo, mayo, julio, septiembre, noviembre) ya que son por efectos de percepciones Variables. Genera movimientos afiliatorios por cambio de factor fijo, con esta opción se generan todos los avisos de MS por cambio de factor con la fecha que aplique a cada uno de los trabajadores que tengan diferencias, esta opción se generara mes a mes. Genera movimientos afiliatorios Descendentes, con esta opción se generan todos los avisos Descendentes, para generar estos avisos es a partir de marzo (o el segundo mes non de trabajo), para el sistema un aviso descendente aplica; si en un bimestre anterior se genero un aviso ascendente y en el siguiente bimestre de trabajo NO hay diferencia de dicho trabajador, esta opción se generara cada bimestre. Estas opciones se pueden seleccionar o bien se generan las tres opciones. a) Si no desea que el sistema le genere los movimientos afiliatorios en forma automática, estos los podrán realizar uno por uno en esta misma pantalla. Primero, de lado izquierdo seleccionamos al trabajador con un clic. Para generar el movimiento afiliatorio manualmente, en la pantalla de lado derecho se muestran los Movimientos de Nómina, en la primera columna tiene como encabezado Aplicar y hay un pequeño cuadro, solo dar clic en el recuadro para seleccionar el movimiento y; En la parte inferior de lado derecho se muestra como encabezado avisos afiliatorios por auditoria, y en esta pantalla se muestra el aviso que se genero manualmente, de esta forma se realizan todos los avisos que van en el Dispmag, modificación de salario (MS), reingreso (R), baja (B). Nota: en caso de tener en 92 Nomina IMSS como alta, al generar el momento afiliatorio el sistema lo convierte en Reingreso ya que en el DISPMAG no reconoce altas, también cuando hay un movimiento de inicio el sistema lo convierte en Modificación de salario. b) En la parte inferior de lado derecho se muestra como encabezado Movimientos Afiliatorios por auditoria y en caso de necesitar realizar la captura manualmente de un movimiento afiliatorio normal o descendente, es decir que en la pantalla de arriba (movimientos de nomina) no se muestre la información y necesiten presentar los avisos por auditoria. 175

176 Para dar de alta, dar clic en el icono Nuevo, se activa el campo Clave de movimiento y se muestran los movimientos, seleccionar uno y continuar con la captura, si es modificación de salario descendentes activar la casilla con un clic, al concluir dar clic en Guardar, si se equivocaron en los avisos, con la opción Eliminar se borran estos movimientos. Nota: si los avisos afiliatorios los realizan con la opción b), deberán realizar con esta opción C) los avisos Descendentes en el siguiente bimestre, es decir en forma manual. Nota: es muy importante que revisen todos los movimientos afiliatorios para ver si están de acuerdo y en caso contrario, deberán depurar y eliminar los avisos en los cuales no estén de acuerdo. Para realizar la revisión de los avisos afiliatorios a presentar, dar clic en el icono impresora : Se muestra la siguiente pantalla para seleccionar los periodos de los reportes: Se muestran rangos de periodos para la revisión Periodo a Reportar, seleccionar Anual o Meses; para la revisión de los Avisos Descendentes, podrán seleccionar varios meses, dar clic en aceptar y se muestra la siguiente pantalla con la lista de reportes: 176

177 Reporte Dispmag Diferencias Centavos, este reporte es para cruzar contra los trabajadores que están pagando las diferencias (la impresión del SUA a detalle de los pagos), si su reporte de audimss tiene más trabajadores deberán eliminar dichos movimientos en esta pantalla y si viceversa, se tendrán que dar de alta en esta pantalla los movimientos afiliatorios que no están. En el reporte Dispmag-Descendentes, podrán revisar las Modificaciones de Salarios ascendentes y descendentes, en esta misma pantalla se eliminan o capturan los movimientos. En el reporte Modificación de Salario, se muestran solo los salarios ascendentes. Reporte de Reingresos, se muestran los reingresos del período. Reporte de Bajas, se muestran los avisos de baja. Estos cinco reportes son papeles de trabajo, no se entregan al IMSS, al concluir la revisión de todos los avisos a presentar, dar clic en el tercer icono Disco. Se muestra la siguiente pantalla: 177

178 El primer campo Número de guía se capturan los dos primeros dígitos (es el número de la subdelegación del IMSS donde se entregan los Avisos Afiliatorios), los siguientes tres dígitos los proporciona el IMSS ya que es la clave de los Avisos por Auditoria (406). Archivos a Generar, seleccionar que tipo de movimiento se prepara, si es Modificación de Salario (MS) seleccionar Todos (si presentan en un solo disco todos los movimientos ya sean ascendentes o descendentes) o Ascen y Desen (si se presenta un disco por avisos ascendentes y otro por descendentes). Período a seleccionar, es el mes de trabajo. Generar CURP, son opciones para este campo; si no está la información en AUDIMSS este campo puede generarse con ceros o espacios, para cumplir con estos campos obligatorios. Generar UMF, es el número de la Unidad de Medicina Familiar, este puede ser vacio, con ceros o bien el dato correcto que está en el Catálogo de Trabajadores, este campo solo aplica para los Reingresos. Generar trabajadores, se refiere al complemento del número de trabajador, el Dispmag trae un espacio muy amplio para el número, por lo tanto cuando no se llena con el número que tiene el trabajador hay que asignar ceros o espacios para llenarlos. Desea incluir trabajadores con Jornada reducida, si tiene ese tipo de trabajadores solo seleccionar la casilla con un clic. Seleccionar destino del Archivo, pueden seleccionar la ruta o generar una carpeta nueva para los avisos afiliatorios, dar clic en el botón aceptar, dar clic en Generar Archivo DISPMAG donde está el icono Disco y se genera el archivo (si genero este archivo en la unidad C, deberán copiarlo a un diskette o el medio que indique el IMSS). En ese momento se activa como la impresora de esta pantalla dar clic para generar el reporte de dicho archivo. Este es el reporte que se presenta ante el IMSS, como impresión del archivo Dispmag. Este proceso se realiza en forma mensual. INFORMACION A PRESENTAR ANTE EL IMSS CON LOS AVISOS AFILIATORIOS: Copia del aviso de dictamen Anexo II hoja 3 o Anexos II hoja 7. Disco del DISPMAG (etiquetado con los datos de la empresa) Impresión del archivo DISPMAG Afil-10 o SAIIA Carta libre donde se indica la cantidad de avisos y discos a entregar. Se presentan dos juegos. 178

179 9. MENU AUDITORIA 9.5. EXPORTACION DE ARCHIVOS SUA Para realizar el pago de las diferencias que se determinaron en AUDIMSS, debemos exportar los archivos del menu 9.2 Nomina, Imss, para realizarlo debemos accesar al menu 11. Procesos,11.2 Exportación de Archivos al SUA. Se muestra la siguiente pantalla: Seleccionar el menu que se exportará al SUA. 179

180 Esta es para seleccionar el archivo a exportar, deberán seleccionar Nomina para exportar los archivos de Debió Cotizar al SUA, estos son los cinco archivos en formato txt. Tambien podrá seleccionar la segunda opción Liquidación esto es si en el menu Liquidación, Importación disco del SUA, se importaron dos discos en el mismo mes o si en el menu Liquidación, Imss modificaron la información manualmente por motivo de un segundo disco de pago; pago de diferencias en salarios. Cuando se exporta el archivo de Liquidación, en el archivo de Trabajadores Trab, en caso de tener información de Amortizaciones del infonavit es necesario complementar los datos de Tipo de crédito con la opción 1, 2 ó 3, depende el crédito. El proceso para la exportación ya sea Nomina, ó Liquidación, es el mismo. PROCESO PARA LA EXPORTACION MENSUAL DE LOS ARCHIVOS EN TXT Accesar al menú Nomina, Imss, revisar que el movimiento de inicio en todos los meses nones sea MS 01/xx/xxxx, para que todas las modificaciones de salarios se importen en el SUA. Si la nomina muestra Movimiento de Inicio con fecha 01/xx/xxxx este movimiento no pasará al SUA ya que esta clave NO existe y por lo tanto se genera error al momento de importar este archivo. Accesar al menú Nomina, Imss, mandar a impresión el reporte Movimientos de Nomina. Accesar al menu Procesos, Exportación de archvios al SUA, seleccionar la opción Nomina. Se muestra la pantalla con las siguientes opciones para seleccionara la exportación de estos archivos: Primer icono es para filtar a los trabajadores, dar clic en este icono y se muestra la sigueite pantalla: ((AGREGAR PANTALLA)) Indicar a partir de que Diferencias en Salario Diario Integrado desean exportar al SUA. En la pantalla, la primera columna Aplica, es para seleccionar o deseleccionar a todos los trabajadores al dar doble clic en el encabezado de dicha columna, o bien dar clic a cada uno de los trabajadores que deseen exportar. Se muestan las zonas del Salario Minimo, selecccinar la zona que corresponde a la zona de la empresa que esta revisando. De lado derecho de la pantalla se muestran los datos por default. Tipo de archivo, Periodo de archivos, Nombre y ruta de los archivos. La ruta de los archivos es C:\RespN se refiere a los archivos de nomina ó C:\RespL se refiere a los archivos de liquidación, esta ruta es modificable al dar un clic en los folders amarillos que se muestran al final de la ruta. Los archivos a exportar son cinco: Trabajadores, Movimientos, Infonavit, Incapacidades, Afiliaciones. Cabe mencionar que el archivo de Trabajadores (asegn.txt) y Movimientos (movtn.txt), esta toda la información que solicita el SUA, por lo tanto solo esos dos archivos se importaran al momento de estar trabajando en el SUA. En la parte inferior se muestran los movimientos que se exportan. Dar clic en el segundo icono para iniciar la exportación. Al terminar el proceso se muestra un mensaje: 180

181 Existen inconsistencias en los archivos de Trabajadores y Movimientos Desea ver el reporte de Improcedencias? Si o No Al seleccionar la opción Si se muestra un listado de reportes, seleccionar el primero; Trabajadores improcedentes el reporte indican que la CURP no esta completa a 18 posiciones y que el año de NSS es diferente al año de nacimiento. Hasta el 2009 es informativo po que el SUA nos permite importar asi la información, en caso contrario deberán complementar la CURP a los 18 caracteres. Al terminar el proceso, dar clic en el tercer icono para imprimir, se muestran cinco reportes, seleccionar el reporte Exportación al SUA y ésta es la información que se esta exportando, el objetivo de este reporte es, saber la cantidad de trabajadores y el importe en cuotas que se revisaran en el SUA (este reporte debe coincidir con los importes del reporte Movimientos de Nomina, en caso contrarios se debarán revisar todos los reportes de este menu). Los otros tres reportes nos indican si la información de nomina esta correcta. Si el sistema genera un mensaje Un errror ha ocurrido No existe el archivo Dar clic en el icono Si para gravar el error y posteriormente dar clic en Aceptar. Volver a seleccionar la impresora y se muestra la lista de los reportes, seleccionar Exportación al SUA y se mostrará el reporte correctamente. El mensaje de error que manda la primera vez es por que se genera la carpeta RESPN o RESPL. 9. MENU AUDITORIA 9.6 IMPORTAR ARCHIVOS PARA DIFERENCIAS PROCESO PARA DIFERENCIAS IMPORTAR LOS ARCHIVOS AL SUA PARA GENERAR PAGO DE Para iniciar este proceso, el SUA no debe tener información de este patrón. 181

182 Seleccionar de lado izquierdo la opción Actualizar, Patrones y dar de alta al patrón con los mismos datos de AUDIMSS, Actualizar, Salarios Mínimos, INPC y Recargos a la fecha de pago de dichas diferencias. Seleccionar el patrón para iniciar la importación, de lado izquierdo en el menu Actualizar, seleccionar Trabajadores y se muestra la siguiente pantalla: 182

183 En esta pantalla en la parte central se muestra tres pestañas, seleccionar la pestaña dos Importar Datos, de lado izquierdo nos indica Seleccione el tipo de importación que desee y se muestran cinco archivos, para iniciar seleccione Trabajadores (aseg.txt), en el campo de Archivo a importar a la derecha se muestra un botón Examinar, indicar la ruta donde esta la carpeta con los archivos, por default AUDIMSS genera esta carpeta en C:\RespN 183

184 (si los archivos que se exportaron son de nomina) si cambiaron la ruta, buscar la ruta que ustedes asignaron. Dentro de esta carpeta, al dar clic se muestran los cinco archivos que se exportaron, seleccionar AsegN, en la parte inferiro se muestra un botón Importar, dar clic e inicia el proceso de la importación de este archivo. Se muestra la siguiente pantalla: 184

185 Seleccione la opción SI. Si el poceso fue satistactoriamente se muestra la siguiente pantalla: 185

186 En la parte inferior de la pantalla se mostrará si el archivo que se importo tiene errores, en caso de marcar errores dar clic en el botón Impresión y se muestra el reporte con los errores o mensajes detectados. 186

187 Estos podrían ser los mensajes del archivo de Trabajadores: El NSS no es igual al año de nacimiento. El nombre tiene caracteres raros (que puede ser la ñ) Deberán revisar la información ya que con este mensaje, el trabajador no se puede importar, si el número es correcto se ignora el mensaje y se da de alta manualmente este trabajador en este mismo menu. Para corregir la información hay dos opciones: Dar de alta manualmente el trabajador que no se importo. Corregir en AUDIMSS en el menu Catálogo de Trabajadores y volver a realizar el proceso de Exportar archivos al SUA para importar nuevamente el archivo. El siguiente archivo a importar es Movimientos (MovtN), de lado izquierdo de la pantalla nos indica Seleccione el tipo de importación que desee y se muestran cinco archivos, para iniciar seleccione Movimientos (movt.txt), en el campo de Archivo a importar a la derecha se muestra un botón Examinar, indicar la ruta donde esta la carpeta con los archivos, por default AUDIMSS genera esta carpeta en C:\RespN (si los archivos que se exportaron son de nomina) si cambiaron la ruta, buscar la ruta que ustedes asignaron. Dentro de esta carpeta, al dar clic se muestran los cinco archivos que se exportaron, seleccionar movtn, en la parte inferiro se muestra un botón Importar, dar clic e inicia el proceso de la importación de este archivo. En la parte inferior de la pantalla se mostrará si el archivo que se importo tiene errores, en caso de marcar errores dar clic en el botón Impresión y se muestra el reporte con los errores o mensajes detectados. 187

188 EL folio de incapacidad se duplica. Deberán revisar el folio de la incapacidad del trabajador que se indica. El salario diario integrado no puede ser igual al anterior. Este es solo un mensaje que se ignora porque no afecta y se origina en Nomina, Imss en el movimiento de Inicio que se sustituye al dar clic en el icono M, el movimiento de inicio se convierte en una MS a todos los trabajadores independientemente si tienen o no percepciones variables para generar la MS. Para corregir la información hay dos opciones: Dar de alta manualmente el trabajador que no se importo. Corregir en AUDIMSS en el menu Catálogo de Trabajadores y volver a realizar el proceso de Exportar archivos al SUA para importar nuevamente el archivo. Al concluir el proceso, deberán accesar al menu, Calculos, Pago oportuno y seleccionar el periodo de los archivos que se importaron, dar clic en el icono Calcular que esta en la parte inferior de la pantalla: 188

189 Y activar la casilla IMSS y dar clic en el icono Mensual esto es para revisar la información que se importo de AUDIMSS, donde debe mostrarse la misma información, en caso contrario deberan revisar la información de Salarios Minimos en SUA y AUDIMSS, la tabla de Topes salariales mensuales/bimestrales. También se podrá realizar la revisión por cada uno de los trabajadores con el reporte del SUA y el reporte de AUDIMSS, si aplican correcciónes estas se podrán realizar manualmente en el SUA hasta llegar a los mismos importes, hasta que tienen la misma información podrán continuar con el calculo de las Diferencias, de lo contrario no podrán continuar; porque las diferencias no serian las mismas que muestra AUDIMSS. Cuando el reporte del SUA muestra la misma información que en AUDIMSS, en esta misma pantalla deberán Generar pago, en una carpeta para guardar todos los meses, más adelante al determinar las diferencias se volvera a leer este archivo. Se recomienda realizar respaldos en cada uno de los meses del SUA que estan trabajando, esto es por seguridad. Nota: si necesita realizar este proceso de las liquidaciones y de nominas, primero deberán realizar este proceso de las Liquidaciones, realizar los discos de pago, respaldos y eliminar la empresa del SUA. Para iniciar el proceso de Nomina nuevamente se da de alta el patrón y se actualizan todos los datos. 189

190 PROCESO PARA DETERMINAR PAGO E IMPRESIÓN DE DIFERENCIAS EN EL SUA Accesar a Cálculos, seleccionar Pago de diferencias y se muestra la siguiente pantalla: En el primer recuadro indique el paquete de discos, teclear fecha de pago de dichas diferencias (hasta esta fecha deberán estar actualizadas las tablas de INPC y Recargos ), número de crédito teclear un número válido, en tipo de documento seleccione el 54 Dictamen Pago Inmediato, en la parte inferior de la pantalla se muestra un icono Calcular, se muestra la siguiente pantalla: 190

191 Dar clic en aceptar y se muestra la siguiente pantalla para seleccionar la ruta y se muestra la siguiente pantalla con el nombre del archivo: 191

192 AL terminar de leer la información del archivo de lo pagado Liquidacicón se muestra la siguiente pantalla: Dar clic en aceptar y se muestra la siguiente pantalla para seleccionar la ruta, donde esta el nombre del archivo a importar (como se indica al leer el disco de lo pagado ) Se muestra la pantalla para indicar que termino el proceso para generar las Diferencias. 192

193 Por último seleccionar cada uno de los reportes como se indica en la siguiente pantalla, para agregarlos a su Dictamen y generar el Archivo de Pago y este será el que se lleva al banco o se realiza el pago por transferencia bancaria. 193

194 Este proceso se realiza por los doce meses o bien por los meses que decidan realizar los pagos de Diferencias. Para guardar el Archivo de Pago se recomienda, generar una carpeta en la unidad C,y posteriormente pasar estos archivos a los discos de pago. 194

195 10.- MENU REPORTES Papeles de Trabajo 1.- Control interno 1.1 Cuestionario inicial (se exporta a Word) 1.2 Plan de trabajo (se exporta a Word) 2.- Papeles de Trabajo 2.1 Análisis de diferencias (se exporta a Excel) 2.2 Percepciones que integran SDI (se exporta a Excel) 2.3 Percepciones importadas del periodo (se exporta a Excel) 2.4 Movimientos trabajadores: Resumen de movimientos de trabajadores Comparativos de movimientos de trabajadores 2.5 Cruce de nomina Cruce de nomina del periodo Cruce de nomina mensual Cruce de nomina acumulado Anual 2.6 Conciliación anual 2.7 Comparativo Dispmag SUA Para consultar este reporte, deberán generar el archivo del Dispmag por cada uno de los meses. 195

196 11.- MENU PROCESOS 1. Recuperación índices Este proceso es para mantener la base del sistema limpia. Clic en el último icono, el que se muestra en la pantalla: 196

197 Se muestra la siguiente pantalla, seleccionar la opción aceptar para que inicie el proceso. Cuando debe realizar este proceso: Si el sistema le genera algún error en pantalla. En caso de realizar procesos en el menú de Utilerías, Borrado de Archivos. Si recuperan un respaldo. 2. Exporta archivos SUA WIN 3. Revisar el tema 11.2; se indica el proceso de Exporta archivos SUA WIN. 4. Actualización Audimss DOS a audimss WIN. Este poceso no aplica a partir de la versión ; ya que solo se considero cuando se cambio la plataforma a windows. 197