Conexiones Centralita telefónica

Transcripción

1 Conexiones Centralita telefónica GHW conecta con la centralita de teléfonos a través del programa char. Se trata de un programa que se instala siempre con las centralitas de teléfono. Desde esta pantalla se parametrizan los datos para que la conexión entre los dos programas se realice de forma correcta. 1. El programa char CHar (Gestión telefónica Hotel) es un programa diseñado para gestionar el tráfico telefónico en hoteles y actuar con la centralita telefónica para automatizar y ampliar sus prestaciones. La elección de este producto como estándar de enlace parece que ha sido acertada dado que importantes marcas como: Ericsson, Matra, Bosch Telecom o Telefónica, lo han adoptado como propio y lo distribuyen con sus productos. Las dos ventajas más importantes de la instalación de este programa junto con la centralita son: Con este programa instalado con la centralita, el hotel se encuentra en disposición de negociar con toda tranquilidad con cualquier operador telefónico, hoy o en el futuro, con la seguridad de que la aplicación de las tarifas de modo correcto es un trabajo que este programa realiza de modo totalmente automático. Si está instalado Char, cuando se decide negociar con un nuevo operador telefónico, char permite hacer una simulación del coste de las llamadas con el nuevo operador, lo que resulta decisivo a la hora de tomar una determinación. En su relación con Gran Hotel W se ha conseguido instalar un programa estándar, único, para cualquier instalación y para cualquier centralita, con toda la seguridad que ofrece la experiencia del resto de instalaciones funcionando exactamente con el mismo software. Pza. Honduras, valencia corfu@ghcorfu.com - 1 -

2 2. Tipos de Conexión Gran Hotel comercializa dos tipos de conexiones. En principio todas las centralitas admiten ambas conexiones, aunque es posible que algunas (antiguas), no puedan implementar algunas de las funciones de la conexión completa Conexión simple (Export) Esta conexión es muy sencilla y prácticamente no requiere instalación. Basta con indicar a Char el formato que debe tener el fichero. La conexión realiza las siguientes funciones: El programa actualiza todas las facturas con los cargos telefónicos que se han podido generar desde cada habitación (El precio se le indica a Char). Imprime tickets de llamadas desde cabina y/o desde cualquier extensión. Imprime listados de llamadas selectivos, de forma que se pueda justificar de un modo eficaz las llamadas que ha realizado cada cliente. Permite la exportación completa de todas las llamadas de una factura a otra Conexión completa (STDFIFO) Este es el sistema completo de conexión con la centralita y permite utilizar al máximo las prestaciones de la centralita. La conexión realiza las siguientes funciones: Por supuesto, realiza todas las funciones de la Conexión simple (tarificación automática, listados selectivos, tickets, exportación.) Este programa mantiene sin línea todas las extensiones que no tienen factura abierta. En el momento en que se entregan unas llaves la centralita da línea a esa habitación, y cuando se da salida al cliente el programa desconecta la línea a esa extensión. De este modo no es posible que se realicen llamadas desde una habitación si no tiene factura abierta. Sistema de despertador. Podemos asignar a una habitación o a un grupo de habitaciones la hora de despertarse. De la misma forma podemos anular el despertador y ver en pantalla las que se han tecleado. Pza. Honduras, valencia corfu@ghcorfu.com - 2 -

3 Limite de crédito de teléfono. El programa permite fijar un límite de crédito de teléfono a un cliente. Superado este límite el programa dará de baja la línea de esa habitación. Opción Forzar este programa permite forzar el alta o la baja de una línea en una extensión, en los casos en los que se desea quitar la línea a un cliente y/o lo contrario. 3. Requerimientos mínimos 3.1. Instalación en monopuesto En instalaciones Monopuesto, con un solo disco duro, char se instala en el mismo disco que Gran Hotel, que lógicamente trabaja bajo Windows. Si se trata de una conexión simple debe tener funcionando permanentemente: Lector de Char Si se trata de la conexión completa, deberá tener funcionando permanentemente: Lector de Char Conexión con sistema de gestión y Lecchar 3.2. Instalaciones en red En instalaciones en Red, char no se instalará en el disco de red. Se deberá instalar en el disco duro de un equipo de recepción. Si se trata de una conexión simple el equipo de recepción que tiene el char debe tener funcionando permanentemente: Lector de Char que direccionará sus datos al disco de Red Si se trata de la conexión completa debe tener funcionando permanentemente: Lector de Char Conexión con sistema de gestión en el ordenador que tiene el char Lecchar debe estar funcionando en otra estación para compartir recursos. Pza. Honduras, valencia corfu@ghcorfu.com - 3 -

4 4. Instalación Se parte del supuesto de que existe una instalación con la aplicación Gran Hotel instalada y funcionando. Se supone también que la aplicación char ha sido instalada y conectada por los técnicos de la centralita, que han definido todas las extensiones y que el programa está funcionando sin problemas Configuración de la Conexión a la Centralita Para alojar los ficheros de trabajo de conexión con la centralita es necesario generar algunas carpetas. En la conexión simple se debe crear en el disco de trabajo, la carpeta (directorio): \TELEFONO\ En la conexión completa, en el disco de trabajo se deberán crear los siguientes carpetas (directorios): \TELEFONO\CHAR \TELEFONO\GRAN Cada una de estas carpetas contiene los datos siguientes: En la carpeta \TELEFONO\ el programa guarda todas las llamadas que se van produciendo, agrupadas por días. En ambos tipos de conexión. En la carpeta \TELEFONO\CHAR\ la aplicación char guarda el fichero LLAMADAS.TXT donde se guardan los datos de cada unas de las llamadas para que los pueda leer GRAN HOTEL En la carpeta \TELEFONO\GRAN\ Gran Hotel genera el fichero INOUT.TXT con los datos que se mandan a la centralita. También en esta carpeta se guarda el fichero OPERA.TXT que archiva todos los comandos enviados desde Gran Hotel a la centralita. 5. Parametrización de la Conexión a la centralita En esta pantalla de Parametrización con la centralita telefónica hay que introducir los datos que conectan el programa con char. Para la Conexión simple, basta marcar la casilla de Empresa para tarificación. Esto quiere decir que todas las llamadas que se producen pasarán a la Mano Corriente de esta empresa. Pza. Honduras, valencia corfu@ghcorfu.com - 4 -

5 Para la conexión completa hay que marcar también la casilla de Conectar a esta empresa para Check-in/out. Con ello, el programa habilita el teléfono de las habitaciones que se ocupan y lo deshabilita cuando el cliente se va. El las casillas restantes debemos darle al programa los datos correctos para la comunicación con char Fichero de llamadas Para la conexión simple basta completar los datos del Fichero de llamadas: Nombre: del fichero que se genera. Llamadas Extensión: del fichero que se genera. TXT Carpeta donde se aloja: Ruta completa de dónde se aloja el fichero Llamadas.txt. \telefono\char\ Habitación: desde qué posición (2) y hasta qué posición (6) están los datos sobre la habitación Importe: desde qué posición (23) y hasta qué posición (28) están los datos sobre el importe de la llamada Duración: desde qué posición (17) y hasta qué posición (22) están los datos sobre la duración de la llamada Hora: desde qué posición (13) y hasta qué posición (14) están los datos sobre la hora en la que se produce la llamada Minuto: desde qué posición (15) y hasta qué posición (16) están los datos sobre el minuto en el que se produce la llamada Día: desde qué posición (7) y hasta qué posición (8) están los datos sobre el día en que se produce la llamada Mes: desde qué posición (9) y hasta qué posición (10) están los datos sobre el mes en que se produce la llamada Año: desde qué posición (11) y hasta qué posición (12) están los datos sobre el año en que se produce la llamada Número marcado: desde qué posición (29) y hasta qué posición (37) están los datos sobre el número marcado en la llamada Cargo: número de cargo variable donde debe sumarse la producción de las llamadas de teléfono Pza. Honduras, valencia corfu@ghcorfu.com - 5 -

6 Hab: número de dígitos que ocupa la habitación 5.2. Detalle en factura Además, se puede marcar la casilla de Detallar número marcado en la factura. Si se marca, en la factura de mano corriente, en el concepto estará incluido el número de teléfono que se ha marcado en la llamada. Si se deja desmarcado, únicamente indicará el cargo de llamada de teléfono Fichero de Exportación a Char (Check-in/Out) Si el tipo de conexión que se va a establecer es la completa, se debe también completar los datos del fichero que genera el programa Gran Hotel y que debe lleer la centralita: Nombre: del fichero que se genera. inout Extensión: del fichero que se genera. TXT Carpeta donde se aloja: Ruta completa de dónde se aloja el fichero Llamadas.txt. \telefono\gran\datos\ 5.4. Archivar parametrización Pulsando sobre el botón de Archivar los datos quedan guardados. La próxima vez que se entre en el programa, en la pantalla general de los menús, estarán marcadas las casillas correspondientes a la conexión con la centralita de teléfonos: Si la conexión realizada es la simple, solo está marcada la casilla primera Si la conexión realizada es completa, están marcadas las casillas primera y segunda. 6. Configuración del char 6.1. Configuración del char con conexión simple Para activar esta conexión se debe realizar lo siguiente: Hacer <clic> en el Lector, que se abrirá. Hacer <clic> de nuevo en la opción de Configurar. El programa pregunta la clave de acceso que si no se ha variado será: SESAMO. Se abre la ventana Configuración Lector. Pza. Honduras, valencia corfu@ghcorfu.com - 6 -

7 En la zona Exportar datos hay que marcar ASCII (export.txt) y en el cuadro Separador se debe borrar cualquier signo que aparezca. Por si se hubieran producido exportaciones anteriores al fichero EXPORT.TXT, hay que borrarlo para que a partir de ahora se genere de modo correcto. El fichero que se debe borrar se encuentra en: \CHARWIN\TELEFONO\DATOS Después de definida correctamente la exportación ASCII, los datos que lleguen a EXPORT.TXT serán interpretados correctamente por Gran Hotel Configuración del char con conexión completa Además de realizar la conexión simple, se deben seguir los pasos siguientes: Hacer <clic> en la opción de Inicio. Hacer <clic> en la opción de Programas Localizar Gestión Teléfono Hotel y hacer <clic> sobre él. Hacer <clic> en la aplicación: Configuración de la Conexión... y pulsar la combinación de teclas [Alt]+[M] para habilitar la posibilidad de cambios. En la pestaña General, botón Examinar y escoger el driver STDFIFO.CAL En la pestaña Conexión, configurar en Archivos FIFO la localización y el nombre de los archivos utilizados para Exportar/Importar Pza. Honduras, valencia corfu@ghcorfu.com - 7 -

8 En exportar: "F:\ TELEFONO\CHAR\LLAMADAS.TXT " En importar: "F:\TELEFONO\GRAN\INOUT.TXT ". Marcar también la casilla de Crear Archivo si no existe. En la pestaña Exportar, colocar en la ventana SI Exportar los departamentos de los cuales se quieran enviar llamadas a Gran Hotel. Comprobar que el canal de exportación seleccionado es FIFO, arriba a la derecha. Marcar, en la zona inferior, la casilla de Activar Conexión al Iniciar Windows. Reiniciar la aplicación Conexión con Sistema de Gestión Hotelera. Marcar Abrir el LECTOR, hacer <clic> en Configurar, y en el grupo Exportar Datos... marcar: o Conexión char con otros Sistemas o Llamadas Salientes o Un poco más arriba, el valor recomendado para el campo Revisar envío ordenes Central es de 30 segundos, en este caso. Ejecutar el programa Teléfono Hotel. Hacer <clic> en Despertador y se debe dejar marcada la opción de Alarma de despertador no conectado. En el caso de no estar marcado se debe utilizar la clave SESAMO para activarla. Pza. Honduras, valencia corfu@ghcorfu.com - 8 -

9 Se deben instalar las tarifas. Para ello, hay que ejecutar el programa Teléfono Hotel. Hacer <clic> en Configurar, teclear la clave (SESAMO). Hacer <clic> en Departamentos, hacer <clic> en Habitaciones y definir las tarifas para cada operador. Atención! si no se definen las tarifas por defecto el programa cargará en la factura del cliente el precio de coste. Pza. Honduras, valencia corfu@ghcorfu.com - 9 -