PROCEDIMIENTO NÓMINA Y SEGURIDAD SOCIAL

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1 Pág OBJETIVO Liquidar mensualmente la nómina los servidores públicos la Orquesta Filarmónica Bogotá con el propósito realizar el reconocimiento su salario, prestaciones sociales y efectuar los pagos a la Seguridad Social y Parafiscales. 2. ALCANCE Inicia con la recepción y clasificación las novedas, su aplicación y liquidación en la nómina, continua con la realización l pago los salarios, las prestaciones sociales, la seguridad social y los parafiscales y finaliza con el archivo en medio magnético los documentos generados. 3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES Aportes: son los pagos que todo empleador con trabajadores a cargo, be cancelar a una Caja Compensación Familiar, SENA e ICBF. Se aporta sobre la totalidad los pagos hechos por concepto los diferentes elementos que integran el salario, en los términos la ley laboral, incluidos scansos remunerados ley y convencionales o contractuales. Se aporta el porcentaje (%) la totalidad la nómina vengada, establecido en las normas legales establecidas. Cesantías: es un auxilio que correspon a una suma dinero que el empleador está obligado a pagar al trabajador a razón un mes sueldo o jornal por cada año servicio a la finalización l contrato trabajo, en el caso los particulares; o en el caso los públicos, un mes sueldo o jornal por cada año servicio, pero basado en el mismo fundamento jurídico y filosófico a una y otra clase trabajadores: la relación trabajo. Nómina: listado tallado l salario a pagar a los funcionarios la entidad por su labor durante un periodo terminado. Consiste en terminar el valor bruto vengado por cada empleado, efectuar las ducciones, calcular el valor neto a pagar y mantener un registro individual lo vengado por cada empleado (karx). Novedas Nómina: hace referencia al reporte periódico las diferentes modificaciones contractuales, scuentos legales, judiciales y voluntarios que tienen un efecto directo en la liquidación mensual y pago la nómina. Hora extra o suplementaria: son aquellas que se prestan en exceso la jornada legal o convencional. Planilla Integrada Liquidación Aportes: es un sistema que permite a los empresarios realizar el pago integrado los aportes a la seguridad social, las Cajas Compensación

2 Pág Familiar, SENA, ICBF, a través transferencias electrónicas fondos, en formato electrónico reglamentado por el Ministerio la Protección Social. Prima vacaciones: Auxilio económico que percibe el empleado, por valor quince días salario o lo establecido en las convecciones colectivas trabajo para los trabajadores oficiales, con el fin que disponga más recursos para disfrutar su período scanso. Licencia: Cuando transitoriamente el empleado se separa l ejercicio l cargo, por enfermedad, por maternidad o cuando es llamado a prestar servicio militar o reservista. Licencia ordinaria: Es la licencia solicitada por el empleado y sin sueldo que genera vacancia finitiva, hasta por un término 60 días al año, continuos o discontinuos, prorrogable por otros 30 días a juicio l funcionario competente. Seguridad Social: conformidad con el artículo 1º la ley , el Sistema Seguridad Social Integral tiene por objeto garantizar los rechos irrenunciables la persona y la comunidad para obtener su calidad vida acor con la dignidad humana, mediante la protección las contingencias que la afectan. El sistema compren las obligaciones l Estado y la sociedad, las instituciones y los recursos stinados a garantizar la cobertura las prestaciones carácter económico, salud y servicios complementarios, materia esta ley, u otras que se incorporen normativamente en el futuro. 4. CONDICIONES GENERALES Con base en el Cronograma Cierre PAC Mensual emitido por la Secretaria Distrital Hacienda, se termina en el primer mes la vigencia, los cronogramas Trámite Nómina y Pago Seguridad Social. Los cronogramas Tramite Nómina y Pago Seguridad Social, serán elaborados manera conjunta entre las áreas Tesorería, Presupuesto, Contabilidad, y Gestión l, el/la Subdirector(a) Administrativo(a) y Financiero(a) aprueba dichos cronogramas, posteriormente son divulgados a todos los servidores la Entidad. Las novedas serán recibidas acuerdo con las fechas establecidas en el cronograma Trámite Nómina y Pago Seguridad Social, salvo aquellas novedas aplicación inmediata como actos administrativos o embargos judiciales y alimentos. Las novedas correspondientes a nuevos scuentos ben ser autorizadas por el l Área Gestión l Las horas extras ben estar previamente autorizadas por el Jefe Inmediato y el Ornador l Gasto en el formato establecido y ben ser radicadas con todas las firmas

3 Pág requeridas, para que el área Gestión l las programe en el PAC, para que sean reconocidas y canceladas el mes siguiente a su radicación. Las horas extras serán reconocidas y pagadas a los servidores que pertenezcan a los niveles asistencial y técnico, que correspondan a necesidas reales e imprescindibles la entidad. Se ben tener en cuenta los lineamientos establecidos por la entidad sobre austeridad en el gasto, especialmente los contenidos en la Resolución No. 273 l 27 septiembre Para trámite pago nómina incluido los aportes parafiscales es necesario que se encuentre programado ntro l PAC mensual y el cronograma interno. El pago los aportes parafiscales se efectuará sobre el último salario base cotización reportado con anterioridad a la fecha en la cual el trabajador hubiere iniciado el disfrute las respectivas vacaciones o permisos, acuerdo con lo establecido en el artículo 70 l Decreto Para liquidar los aportes parafiscales cuando se produzcan incrementos salariales los empleados públicos, se berán realizar las respectivas reliquidaciones mensuales en el mes en que se causa y girar la suma audada a más tardar ntro los dos (2) meses siguientes a la fecha l pago la nómina en la que se dispone el reajuste salarial retroactivo. 5. NORMATIVIDAD REQUISITOS Ley Por la cual se dictan algunas disposiciones sobre convenciones trabajo, asociaciones profesionales, conflictos colectivos y jurisdicción especial trabajo. Ley Por la cual se introducen reformas al Código Sustantivo l Trabajo y se dictan otras disposiciones. Ley Por la cual se crea el sistema seguridad social integral y se dictan otras disposiciones. Ley Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en la Administración Pública y se fijan disposiciones con el fin erradicar la corrupción administrativa. Ley Por la cual se dictan normas tendientes a la racionalización l gasto público, se concen unas facultas extraordinarias y se expin otras disposiciones. Ley Por el cual se expi el código disciplinario único. Ley Por la cual se dictan normas sobre la organización, administración y prestaciones l Sistema General Riesgos es.

4 Pág Ley Por la cual se reforman algunas disposiciones l sistema general pensiones previsto en la Ley y se adoptan disposiciones sobre los Regímenes Pensiónales exceptuados y especiales. Ley Por la cual se expin normas que regulan el empleo público, la carrera administrativa, gerencia pública y se dictan otras disposiciones. Ley Por la cual se termina la relación laboral los músicos sinfónicos con el Estado. Ley Por la cual se dictan normas en materia financiera, seguros, l mercado valores y otras disposiciones. Ley Por medio la cual se establece un marco general para la libranza o scuento directo y se dictan otras disposiciones. Decreto Ley Por el cual se modifican las normas que regulan la administración l personal civil y se dictan otras disposiciones, reglamentado por el Decreto Nacional , modificado por la Ley Decreto Por el cual se fijan las reglas generales para la aplicación las normas sobre prestaciones sociales los empleados públicos y trabajadores oficiales l sector nacional. Decreto Ley Por el cual se modifica y adiciona el Decreto número Decreto Código régimen político municipal, aplicable al Distrito Capital. Decreto Ley Estatuto Orgánico Bogotá. Decreto Por el cual se termina la organización y administración l Sistema General Riesgos es. Decreto Por el cual se reglamenta la afiliación al Régimen Seguridad Social en Salud y la prestación los beneficios l servicio público esencial Seguridad Social en Salud y como servicio interés general, en todo el territorio nacional. Decreto Por el cual se reglamentan parcialmente los artículos 13 la Ley y 5o la Ley , en relación con los servidores públicos l nivel territorial y se adoptan otras disposiciones en esta materia. Decreto Por el cual se establecen normas sobre el régimen prestacional los empleados públicos, los trabajadores oficiales y los miembros la fuerza pública. Decreto febrero Por el cual se establece un plazo especial para la autoliquidación aportes en el Sistema Seguridad Social Integral. Acuerdo Por medio l cual se modifica la estructura organizacional y se ajustan las funciones la Orquesta Filarmónica Bogotá OFB. Acuerdo OFB. Por medio l cual se lega en la Directora General la OFB la facultad fijar el incremento salarial para los empleados públicos la OFB.

5 Pág Acuerdo OFB. Por la cual se ajustan algunas asignaciones básicas los empleados la planta personal la Orquesta Filarmónica Bogotá, a las asignaciones básicas la escala l Sector Central la Administración Distrital. Acuerdo OFB. Por el cual se aclara un consirando acuerdo No 6 noviembre por medio l cual se ajustan algunas asignaciones básicas los empleos planta personal la Orquesta Filarmónica Bogotá, a las asignaciones básicas la escala l Sector Central la Administración Distrital. Acuerdo Por la cual se adiciona la Resolución Junta Directiva No. 002 l 20 diciembre 2002, por la cual se fija el régimen salarial los empleados públicos la Orquesta Filarmónica Bogotá. Resolución OFB. Por la cual se adopta la clasificación, se fija la remuneración los empleados y la asignación salarial. Resolución Por la cual se establecen las escalas salariales las distintas categorías empleos la Orquesta Filarmónica Bogotá. Resolución Por la cual se fija el régimen salarial empleos la Orquesta Filarmónica Bogotá y se dictan otras disposiciones. Resolución Interna Por la cual se modifican los artículos 11 y 12 la Resolución No y el artículo 9 y 10 la Resolución No , expedidas por la Junta Directiva que establecen el régimen salarial y las escalas los empleados públicos la Orquesta Filarmónica Bogotá. Resolución Interna Por la cual se aprobó el reconocimiento y pago la prima técnica para los funcionarios la parte administrativa la entidad. Resolución Interna Por el cual se reglamenta el reconocimiento la prima técnica para los niveles directivo y profesional los servidores cuyas funciones corresponn al ámbito las artes. Resolución OFB. Por el cual se actualiza la reglamentación l reconocimiento y pago la prima técnica para los niveles directivo, asesor y profesional los empleados públicos la parte administrativa. Resolución OFB. Por la cual se modificó la planta personal la entidad en aplicación la Ley y se adoptó el sistema nomenclatura, clasificación los empleos, la escala salarial y dictó otras disposiciones. Resolución Por medio la cual se dictan medidas austeridad en el gasto público en la OFB.

6 Pág DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO No Actividad Descripción NÓMINA Recibir y clasificar las novedas nómina. Registrar novedas nómina. Revisar y verificar el proyecto memorando novedas nómina Se reciben y se clasifican las novedas que afectan la liquidación la nómina l mes en curso, acuerdo con las fechas establecidas. Se realiza el registro cada una las novedas nómina con los bidos soportes en el proyecto memorando novedas nómina. Se revisan y verifican las novedas registradas en el proyecto memorando. Auxiliar Administrativo Auxiliar Administrativo Novedas nómina radicadas. Proyecto memorando novedas nómina Punto Verificar que las novedas hayan llegado acuerdo con el cronograma establecido. Proyecto memorando novedas nómina Se presentan Si se presentan inconsistencias en inconsistencias se pasa a el proyecto la actividad No 5, en caso memorando contrario pasa a la nómina actividad 6. Revisar y corregir Se revisan las las inconsistencias inconsistencias, se corrigen y se aclaran en el Proyecto memorando novedas nómina Liquidar y remitir la pre-nómina Teniendo en cuenta las novedas se liquida la pre-nómina l mes. Una vez liquidada la prenómina se remite al proceso Gestión Financiera Contabilidad y al l Área, adjuntando el proyecto Proyecto memorando novedas nómina Proyecto memorando novedas nómina corregido Correo Electrónico y los soportes en físico envío la prenómina l mes.

7 Pág No Actividad Descripción 7 Revisar la prenómina memorando novedas nómina y los soportes correspondientes. En contabilidad se revisa la pre-nómina, los vengados, los scuentos, novedas y retenciones. Especializado - Contabilidad Pre-nómina l mes. Punto 8 Revisar la prenómina. El responsable l área revisa la pre- nómina en general Especializado Pre-nómina l mes. Verificar la pre-nómina vs. El proyecto memorando novedas nómina Se presentan Si se presentan inconsistencias al inconsistencias en la prerevisar la pre- nómina se remiten por nómina? correo electrónico las observaciones al profesional universitario Gestión Talento Humano y se pasa a la actividad No 10, en caso contrario se continúa con la actividad No11. Corregir inconsistencias la pre-nómina las Se realizan las correcciones respectivas en la pre-nómina, se envía nuevamente al proceso Gestión Financiera Contabilidad y al l Área Pasa nuevamente a las actividas N 7 y 8 Generar la nómina El profesional universitario l área genera la nómina y la remite al responsable l área para su aprobación. Especializado Contabilidad Especializado Correo electrónico con observaciones la prenómina por parte los responsables Talento Humano y contabilidad. Correo Electrónico soporte envío la prenómina l mes corregida. Nómina, Resúmenes pago Resúmenes scuentos.

8 Pág No Actividad Descripción 12 Aprobar la liquidación la nomina La nómina es aprobada por parte l responsable l área talento Humano, spués firmar y aprobar la nómina se entrega y se adjuntan resúmenes pago, resúmenes scuentos y formatos diligenciados solicitus disponibilidad y registro presupuestal la nómina y pago cesantías a fondos públicos, para firma los/ las Ornadores(as) l Gasto. Especializado Nómina firmada Punto Firma l l Área Gestión l Talento Humano Firma los/las Ornadores(as) l Gasto. Expedir viabilidad y disponibilidad presupuestal Firman la nómina y las solicitus Disponibilidad presupuestal y certificados registro Presupuestal Una vez son firmados los formatos solicitus disponibilidad y registro presupuestal la nómina y pago cesantías a fondos públicos se remiten a la Oficina Asesora Planeación para expedición viabilidad presupuestal y la disponibilidad y registro Presupuestal por parte l proceso Gestión Ornadores(as) Gasto. Jefe Oficina Asesora Planeación Gestión Financiera - Presupuesto Nómina, Resúmenes pago Resúmenes scuentos. Formatos solicitus disponibilidad y registro presupuestal, firmados Viabilidad Planeación, CDP y CRP bidamente firmados Firma la nomina y las solicitus Disponibilidad presupuestal y certificados registro Presupuestal por parte los Ornadores l gasto.

9 Pág No Actividad Descripción 15 Pagar Nómina mensual y pago cesantías a fondos públicos. Archivar nomina y soportes escaneados. Financiera Presupuesto siguiendo el procedimiento GF-P-02 DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL Una vez se han expedido el CDP y CRP solicitados, firma la nomina y realiza el pago correspondiente siguiendo el procedimiento GF-P-12 ORDEN DE PAGO Y/O PAGO CUENTA UNICA Realizar el archivo en medio magnético la Nomina, con todos los soportes pago 16 scuentos y comprobantes pago, generados. SEGURIDAD SOCIAL Y PARAFISCALES Liquidar los Teniendo en cuenta los aportes a Seguridad valores pagados en la Social y nómina mensual, se 17 Parafiscales y liquidan los aportes a generar archivo Seguridad Social y plano. Parafiscales generando el archivo plano. Adjuntar archivo en En la página web l la página web l proveedor se adjunta el proveedor archivo plano con la información liquidación los aportes liquidación seguridad social y 18 aportes a seguridad parafiscales. social y parafiscales. Tesorero(a) General Auxiliar Administrativo Comprobantes pago la nomina mensual y cesantías a fondo públicos. Nómina l mes archivada en medio magnético. Archivo Plano SEGURIDAD SOCIAL parafiscales y Archivo Plano adjunto en la página web Punto Remisión l Certificado Pago expedido por el Banco y la nómina finitiva escaneada al área talento Humano. Verificación l archivo la nómina mensual. 19 Se presentan Automáticamente inconsistencias? se genera un documento inconsistencias (errores y alertas) en la página web, Documento inconsistencias Página web.

10 Pág No Actividad Descripción si se presentan inconsistencias se hacen las respectivas correcciones y continúa en la siguiente actividad. Punto Revisar inconsistencias generadas en la página web y hacer correcciones Cargar archivo plano corregido Remitir las planilla pago Seguridad social y parafiscales De lo contrario pasa a la actividad N 21. las Se revisa el documento inconsistencias, se corrigen en el archivo plano y pasa a la actividad N 17 nuevamente. Una vez corregidas las inconsistencias se carga el archivo en la página web l proveedor y se genera la Planilla para pago. Se remiten las planilla pago Seguridad social y parafiscales al proceso gestión financiera Contabilidad y al responsable l Área para su revisión. Archivo Plano Planilla Pago. para Planillas pago seguridad social y parafiscales. El l área revisa la Planilla para pago vs. El memorando novedas Revisar y visar las planillas pago seguridad social y parafiscales. Revisar y aprobar las planillas pago seguridad social y parafiscales. En contabilidad se revisan las planillas pago seguridad social y parafiscales con base en la nómina pagada y envía correo electrónico con observaciones al profesional universitario. El responsable l área revisa y aprueba las planillas con base en la nómina pagada y envía correo electrónico con Especializado Contabilidad Especializado Correo electrónico con observaciones Correo electrónico con observaciones V.B. Contadora Aprobación planillas pago seguridad social y parafiscales.

11 Pág No Actividad Descripción 25 Entregar la Planilla para Pago y firma los ornadores l gasto. observaciones al profesional universitario Se imprime la Planilla para Pago y se diligencian los formatos solicitus disponibilidad y registro presupuestal para firma los Ornadores l Gasto Ornadores l gasto Planilla Pago. Formatos solicitus disponibilidad y registro presupuestal firmados Punto por parte l Especializado Talento Humano para Firma los ornadores l gasto Expedir viabilidad, disponibilidad presupuestal y registro presupuestal Pagar Planilla Una vez son firmados los formatos solicitus disponibilidad y registro presupuestal se remiten a la Oficina Asesora Planeación para expedición viabilidad presupuestal y la disponibilidad y registro por parte l proceso Gestión Financiera Presupuesto siguiendo el procedimiento GF-P-02 DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL Una vez se han expedido el CDP y CRP solicitados se hace el pago correspondiente siguiendo el procedimiento GF-P-12 ORDEN DE PAGO Y/O PAGO CUENTA UNICA Jefe Oficina Asesora planeación Gestión Financiera - Presupuesto Tesorero(a) General Viabilidad Planeación, CDP y CRP bidamente firmados Planilla seguridad social pagada. Remisión l Certificado Pago expedido por el Banco y la nómina finitiva escaneada al área talento Humano.

12 Pág No Actividad Descripción 28 Archivar Planilla seguridad social. Anexo 1. Cambios Realizar el archivo en medio magnético la Planilla seguridad social pagada. Fin l procedimiento Auxiliar Administrativo Planilla seguridad social archivada en medio magnético. Punto Verificación l archivo la planilla mensual la seguridad social. Versión Fecha Aprobación Diciembre 2008 Diciembre 2010 Diciembre Octubre Octubre 2014 Documento Original. Naturaleza l Cambio Cambio en las actividas l procedimiento Revisión l procedimiento Se actualizan las actividas, se cambia el nombre Nómina y Cesantías por Nómina y Seguridad Social y se incluyen puntos control Se actualizan las actividas, se revisan los puntos control, responsables y normatividad

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