Ayuntamiento de El Escorial

Transcripción

1 La organización de los Archivos de Oficina Ayuntamiento de El Escorial de octubre de 2005

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3 Índice 1. Los conceptos de archivo y de documento. El patrimonio documental Archivo Documento El patrimonio documental El archivo de oficina. Los documentos en los archivos de oficina. Técnicas de archivo: Identificación, clasificación, ordenación, descripción e instalación. Las transferencias de documentos al archivo general El archivo de oficina Los documentos en el archivo de oficina o de gestión Técnicas de archivo: identificación, clasificación, ordenación, descripción e instalaciones La transferencia de documentos al archivo general El acceso a los documentos en los Archivos de oficina. La Ley de protección de datos El acceso a los documentos en los Archivos de oficina La Ley de protección de datos de carácter personal El archivo municipal de El Escorial Cuadro de clasificación del Archivo Municipal de El Escorial Cómo se ha formado el archivo de El Escorial? Anexos Legislación general sobre acceso Legislación que contiene regulación del acceso sobre materias específicas: Bibliografía

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5 1. Los conceptos de archivo y de documento. El patrimonio documental 1.1. Archivo Diferencia entre archivo y almacén de papel Un archivo no es el lugar donde se guardan papeles que no sirven para nada o donde se almacenan materiales, impresos y objetos que no caben en otro sitio. ALMACEN DE PAPEL ARCHIVO DE DOCUMENTOS 1. Papeles apilados, diarios, boletines, fotocopias 2. Pocas personas saben lo que hay 3. Los documentos llegan como pueden 4. Cada persona conserva o elimina lo que le parece oportuno 5. Es difícil consultar o encontrar un documento 6. Todo el mundo puede acceder 7. No hay normas de archivo ni de clasificación 1. Documento importantes que hay que conservar clasificados y ordenados 2. Inventario de los documentos con su descripción correspondiente 3. Traslado organizado de documentos 4. Criterios únicos de conservación y eliminación 5. Consulta y préstamo de documentos de forma ágil 6. Acceso para el personal autorizado 7. Manual de gestión de los documentos Adaptado de la web del Archivo de la Universidad Politécnica de Cataluña 1 Definición de archivo A lo largo de la historia los pueblos han sentido la necesidad de guardar y conservar los documentos para poder perpetuar la memoria de los hechos e instituciones de sus antepasados. En este sentido, el propio término archivo que se deriva del griego arche y archios, significa origen o antiguo

6 El concepto actual de archivo conlleva tres acepciones: Conjunto de documentos producidos y conservados por personas o entidades. La institución que administra los documentos. El lugar donde se conservan los documentos. Sobre el archivo se han hecho muchas definiciones aquí se ha elegido la que recoge la Ley de Patrimonio Histórico Español. 2 El archivo es el conjunto orgánico de documentos, o la reunión de varios conjuntos, reunidos por las personas jurídicas, públicas o privadas, en el ejercicio de sus actividades, al servicio de su utilización para la investigación, la cultura, la información y la gestión administrativa. Asimismo, se entiende por Archivos las instituciones culturales donde se reúnen, conservan, ordenan y difunden para los fines anteriormente mencionados dichos conjuntos orgánicos. QUÉ componen los archivos? CONJUNTOS ORGÁNICOS DE DOCUMENTOS (Los documentos se encuadran dentro de una estructura) QUIÉN los produce? PERSONAS: FÍSICAS O JURÍDICAS PUBLICAS O PRIVADAS CÓMO se forman? PROCESO NATURAL: Las funciones y actividades del órgano productor se materializan de forma natural en documentos, los cuales son testimonio de las mismas. Adaptado de Molina Nortes, Juana y Leyva Palma, Victoria. Técnicas de Archivo y Tratamiento de la documentación administrativa.- Guadalajara, ANABAD Castilla-La Mancha, Ley 16/1985, de 25 de junio, del Patrimonio Histórico Español. Título VII, Capítulo II, artículo 59 (B.O.E. de 29 de junio) 6

7 De la definición anterior se deben extraer otros aspectos que son importantes a la hora de poder hablar de archivos como tales, dejando de lado esos almacenes de papel a los que impropiamente se les denomina archivos. Se está hablando de que el objetivo principal o fin último que da sentido a la existencia de un archivo es el de disponer de una documentación organizada, cuya información sea recuperable para su uso. Objetivos de un archivo Se trata por lo tanto de que los archivos presten un servicio a la sociedad. Los archivos de los organismos públicos sirven sus documentos a la propia institución que los produce, a los administrados y a la investigación. Es decir, la utilización variará según sea el tipo de usuario. Si es a la propia institución productora, el servicio tendrá la finalidad de facilitar la gestión. Si el usuario es el ciudadano, dentro del contexto de los archivos públicos, se estará garantizando el derecho a la información como reflejo de la transparencia administrativa imprescindible en un Estado de Derecho. 3 Finalmente, el usuario puede ser un investigador o la cultura en general. OBJETIVOS INFORMACIÓN al servicio de: Gestión administrativa Información en general o al ciudadano Investigación o Cultura Adaptado de Molina Nortes, Juana y Leyva Palma, Victoria. Opus cit. Funciones de los archivos Para poder llevar a cabo esos objetivos finales las funciones de los archivos son las siguientes: reunir los documentos, organizarlos, conservarlos y servirlos. Hay que tener en cuenta que estas funciones generales resultan comunes a todo tipo de archivos, pero la forma de llevar a la práctica cualquiera de ellas presentará matices dependiendo del tipo de archivo y de la edad de los documentos que lo componen: 3 La Constitución Española reconoce el derecho a la información en el artículo 20, como un derecho fundamental. Y más adelante, en el artículo 105 b dispone que la ley regulará el acceso de los ciudadanos a los archivos y registros públicos. 7

8 mientras un archivo de oficina reúne los documentos y los almacena según los va generando, un archivo centralizado se nutre de las remesas periódicas que las propias oficinas le envían; por otra parte, tampoco se seguirán los mismos métodos para conservar documentos recientes que los producidos hace quinientos años, que tienen un valor histórico constatado. REUNIR los documentos FUNCIONES ORGANIZAR los documentos (Clasificar + Ordenar) CONSERVAR los documentos (Instalaciones adecuadas) DIFUNDIR los documentos ARCHIVO = DOCUMENTOS + ORGANIZACIÓN + SERVICIO Adaptado de Molina Nortes, Juana y Leyva Palma, Victora. Opus cit 1.2. Documento Definición de documento El Diccionario de terminología archivística ofrece la siguiente definición: Un documento de archivo es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por personas físicas o jurídicas, públicas o privadas, de acuerdo con unas características de tipo material y formal. 4 Por tanto, en el caso de la Administración Local lo que define al documento es que sea expresión testimonial de una determinada actividad que la entidad local realiza para cumplir unas competencias determinadas, recogidas en cualquier tipo de soporte material, siempre y cuando quede garantizada su autenticidad, integridad y conservación, según determina la Ley 30/1992, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y de Procedimiento Administrativo Común, en su artículo Diccionario de Terminología Archivística. Madrid: Dirección de Archivos Estatales

9 El documento será: Prueba de que esa actividad se ha realizado. Testimonio de los derechos y obligaciones de la Administración y del ciudadano. LOS DOCUMENTOS DE ARCHIVO SOPORTAN LAS ACTUACIONES ADMINISTRATIVAS Y EN ELLOS DEBEN QUEDAR GARANTIZADA SU AUTENTICIDAD, SU INTEGRIDAD Y SU CONSERVACIÓN. Adaptado de Duplá del Moral,Ana. Manual de archivos de oficina para gestores. Madrid. Comunidad de Madrid Además los documentos de archivo poseen ciertos rasgos que los van a diferenciar de otro tipo de soportes que contienen información de actos de las personas o de las culturas. Su génesis u origen: Se producen dentro de un proceso natural de actividad, surgen como producto y reflejo de las tareas de su productor, no son algo ajeno a él. Por ello, el conjunto de documentos de un archivo refleja siempre el contexto en el que se desarrolla las actividades y funciones del órgano productor. El carácter seriado: Los documento se producen uno a uno y con el paso del tiempo constituyen series (correspondencia, expedientes de gasto, expedientes personales, actas, etc.) Su condición de exclusivos: cada documento de archivo responde a una actividad del productor. Por ejemplo, los expedientes de licencias de obras, forman la serie de licencia de obras tramitadas a lo largo de los años, pero cada expediente en sí es único porque se refiere a una persona, a un lugar y a un asunto determinado. Su unicidad o condición de originales: otra de las características del documento de archivo es que son ejemplares únicos y originales. Al ser creados como soporte material del acto administrativo llevado a cabo por un órgano, como prueba o testimonio fehaciente del mismo, contienen los elementos de validación necesarios mediante la incorporación de signos y marcas (firmas o rubricas de su autor, sellos, registros, etc.). Su condición de únicos viene definida además por la reunión de tres aspectos: 9

10 o Su integridad: debe estar integro o completo, no le debe faltar ninguna de sus partes, tanto las que se refieren a sus caracteres externos como internos. o Su autenticidad: es decir, que se corresponde con el autor, fecha, el lugar y el asunto que en él se consignan. Significa constancia fehaciente de la autoría del acto. o Su ingenuidad o forma: se esta hablando de su condición de borrador, copia u original, pero para que sea único no puede ser un ejemplar múltiple, es decir, fotocopiado, editado, etc. Caracteres de los documentos Una vez conceptualizado el documento se estudiaran sus características y las variantes que se pueden encontrar en un archivo: textos manuscritos, impresos, mapas, dibujos, fotografías, discos, etc. Schellemberg 5 -a quien se seguirá en este epígrafeestableció que los caracteres de los documentos se refieren tanto a su estructura física (caracteres externos) como a su contenido (caracteres internos). Caracteres externos: Caracteres internos: o o o o o o Clase Tipo Soporte Formato Cantidad Forma. o o o o Entidad productora Origen funcional Fecha y lugar de producción Contenido sustantivo Caracteres externos: La clase: está determinada por el procedimiento empleado para transmitir la información, así se encontraran documentos: textuales ( trasmiten la información mediante texto escrito, sea manuscrito, mecanografiado o impreso); iconográficos (emplean la imagen, signos no textuales, colores, etc., para representar la información: mapas, planos, dibujos, fotografías, diapositivas, transparencias, etc); sonoros (permiten grabar y reproducir sonidos: discos, cintas magnéticas, discos compactos, etc); audiovisuales (combinan la imagen en movimiento y el sonido: filmes, cintas de video, videodiscos, ); electrónicos o informáticos (son los generados en el entorno de los ordenadores: fichas perforadas, cintas magnéticas, disquetes, CD ROM, etc.). 5 Schellenberg, T. R. Técnicas descriptivas de archivos. Córdoba (Argentina). Universidad Nacional,

11 El tipo: es una característica que va más allá de lo meramente físico o externo, se refiere a los elementos de información que contiene el documento y a cómo éstos se estructuran dentro del documento. La estructura del documento se deriva de la actividad administrativa representada en el mismo. Por ejemplo, si la actividad consiste en plantear preguntas se materializa en un tipo denominado cuestionario; si está relacionada con informar sobre un asunto determinado se materializa en un tipo denominado informe; si la actividad consiste en resolver una situación el tipo de documento producido se llamará resolución; si es legislar en una ley; y si es comunicar un asunto en una carta u oficio. El soporte: es la configuración física del documento, que depende de los materiales utilizados para su composición, según sea la materia empleada se puede hablar de: documentos en soporte papel (artesanal o industrial), soportes fotográficos (filmes, fotografías, microformas), soportes magnéticos (cintas de vídeo, cintas de casete, disquetes), soportes ópticos (CD ROM). El formato: es la forma de presentación del documento, el tamaño y las dimensiones. Así, los documentos textuales en soporte papel pueden tener el tamaño de una cuartilla, DIN A4, DIN A3; pueden presentarse formando un expediente; en volúmenes como los libros de actas o los libros de registro; y a su vez el conjunto de ellos forman unidades en forma de legajos o cajas. La cantidad: es el número de unidades o el espacio que ocupan las mismas en la estanterías, donde la medida son los metros lineales. La forma: se refiere a su condición de originales o copias. Caracteres internos: Entidad productora: Es la persona o institución que produce el documento, es decir el autor del documento. Origen funcional: Es la razón por la cual se producen los documentos, la función administrativa que tiene atribuida el organismo que los produce. Fecha y lugar de producción: denominadas también data tópica y data crónica del documento, lo situarán en un tiempo y en un espacio. Contenido: Es el asunto o tema del que trata. Cada documento aunque forme parte de una serie documental, derivada de las actividades que tiene encomendadas el productor, siempre se referirá a una persona o a unos asuntos diferentes. 11

12 En cualquier archivo el conocimiento y estudio de los caracteres externos e internos de los documentos que lo forman, es imprescindible para acometer correctamente su organización, descripción, instalación y selección. CARACTERES DE LOS DOCUMENTOS La clase: Documentos textuales, documentos gráficos, documentos fotográficos, documentos sonoros, documentos audiovisuales, documentos informático. El tipo: Oficios, cartas, acuerdos, decretos, resoluciones, actas, informes, solicitudes, denuncias, etc. CARACTERES EXTERNOS El soporte: Documentos en papel, documentos en soporte fotográfico, documentos en soporte magnético, documentos en soporte óptico. El formato: Expedientes, libros, volúmenes, legajos, cajas La cantidad: Número de unidades, metros lineales La forma: Borrador, minuta, original o copia. El productor: quién CARACTERES INTERNOS El origen funcional: por qué La fecha y lugar de producción: cuándo, dónde El contenido: qué Adaptado de Molina Nortes, Juana y Leyva Palma, Victoria, Opus cit. 12

13 El valor de los documentos de archivo Al documento de archivo se le reconocen dos tipos de valores: el valor primario y el secundario. El valor primario: es aquél que va unido a la finalidad inmediata por la cual el documento se ha producido por la institución. Este valor primario se refiere a que el documento, desde su nacimiento, tiene como principal objetivo servir de garantía o de prueba de una actividad determinada, es decir, de testimonio administrativo de una gestión. El valor primario por tanto, es el valor administrativo del documento. El valor secundario: con el paso del tiempo el documento va perdiendo su valor primario desde el punto de vista administrativo y adquiere un valor secundario como fuente de información y testimonio para la investigación y reconstrucción histórica. El valor secundario, se refiere al valor histórico que posee el documento como fuente primaria para la historia. Valor primario Valor administrativo Testimonio de la gestión administrativa Valor secundario Valor histórico Testimonio e información para la investigación Adaptado de Molina Norte, Juana y Leyva Palma, Victoria, Opus cit. Clasificación de los tipos documentales de la Administración Teniendo en cuenta los tipos documentales mencionados al hablar de los caracteres externos de los documentos y sabiendo que estos pueden estar formados por documentos simples o documentos compuestos (expedientes), se establecerá una clasificación atendiendo al acto jurídico que manifiesta y a si son documentos simples o compuestos. 13

14 Tipos documentales simples: Se seguirá la clasificación que hace el profesor González Navarro 6 para clasificar los documentos administrativos públicos: 1. Documentos administrativos resolutorios: son documentos que incluyen un mandato o decisión de la autoridad, como por ejemplo: los acuerdos, decretos, resoluciones, licencias, etc. 2. Documentos administrativos de instrucción: son necesarios para que se instruya el propio trámite administrativo, por ejemplo: denuncias, informes, mociones, atestados, pliegos de cargo, propuestas, etc. 3. Documentos administrativos de constancia: dan fe de un acto, por ejemplo: actas, diligencias, certificados, títulos, recibos, cartas de pago, listas, etc. 4. Documentos administrativos de comunicación: son los que sirven para establecer comunicación en la unidades administrativas: oficios, cartas, anuncios, circulares, edictos, telegramas, saludas, notas de régimen interior, etc. 5. Documentos administrativos mediante los cuales los particulares se comunican con la administración, tales como instancias, declaraciones, denuncias, etc. En el cuadro que se expone a continuación se amplía y completa el estudio de tipos documentales realizado por el profesor González Navarro, para ello se ha utilizado el Manual de estilo del lenguaje administrativo 7 y el Manual de documentos administrativos 8. TIPOS DOCUMENTALES SIMPLES GONZÁLEZ NAVARRO MANUAL DE ESTILO MANUAL DE DOCUMENTOS 1. Documentos resolutorios Decretos Ordenes Acuerdos Autorizaciones 1. Documentos resolutivos Acuerdos Autorizaciones Mandamientos Resoluciones 1. Documentos de decisión Resoluciones Acuerdos 6 González Navarro, F. Introducción al estudio de los documentos administrativos. En Estudios en Homenaje al Profesor López Rodó. Vol. I, Madrid, Manual de estilo del lenguaje administrativo. Madrid. Ministerio de Administraciones Públicas Manual de documentos administrativos. Madrid. Ministerio de Administraciones Públicas. Tecnos

15 TIPOS DOCUMENTALES SIMPLES (Continuación) GONZÁLEZ NAVARRO MANUAL DE ESTILO MANUAL DE DOCUMENTOS 2. Documentos de instrucción Denuncias Informes Mociones 3. Documentos de constancia Actas Diligencias Certificados Documentos de exhibición como títulos, DNI, 4. Documentos de comunicación Oficios Notificaciones Circulares 5. Documentos recibidos por la administración Instancias Solicitudes Declaraciones 2. Documentos de instrucción Actas Diligencias Cartas de pago Certificaciones Contratos Resguardos 3. Documentos de comunicación Anuncios Circulares Citaciones Comunicaciones Edictos Notas informativas Notificaciones Oficios Requerimientos 4. Escritos a la administración Declaraciones Denuncias Solicitudes 2. Documentos de juicio Informes 3. Documentos de constancia Actas Certificados 4. Documentos de transmisión Comunicaciones Notificaciones Publicaciones 5. Documentos de los ciudadanos Solicitudes Denuncias Alegaciones Recursos Adaptado de Molina Nortes, Juana y Leyva Palma, Victoria, Opus cit. Tipos documentales compuestos (expedientes): Existen diferentes maneras de clasificar los expedientes, se ha optado por una que atiende al trámite y finalidad de los asuntos a resolver. 1. Expedientes de conocimiento: son aquellos que no tienen un trámite especial y han de surtir efectos en las respectivas dependencias con fines estadísticos, de constancia o de archivo. 2. Expedientes de información: aquellos que tienen por objeto suministrar o solicitar estudios y propuestas sobre una materia. 15

16 3. Expedientes de resolución: son aquellos que están regulados por un procedimiento administrativo concreto, y de acuerdo con el procedimiento dan lugar a la adopción de un acuerdo o una decisión fundamentada. TIPOS DOCUMENTALES COMPUESTOS (EXPEDIENTES) No responden a un trámite reglado especial y sirven para dar constancia de algo, para estadísticas o archivo: EXPEDIENTES DE CONOCIMIENTO Expediente de estudio de la plantilla de personal Expediente de cuantificación de suelo no urbanizable Inventario de vivienda ilegales Etc. Tiene por objeto suministrar o solicitar estudios y propuestas sobre una materia concreta: Expediente informativo sobre: EXPEDIENTES DE INFORMACIÓN Implantación de transporte urbano Creación de un Centro de Salud Privatización de la recaudación ejecutiva Estos expedientes contienen fundamentalmente: Informes de evaluación, valoración de datos, documentación estadística y de apoyo informativo Dan lugar a la adopción de un acuerdo o decisión fundamentada según disposiciones legales: EXPEDIENTES DE RESOLUCIÓN Expediente de contratación Expediente de gasto Expediente de impuesto municipal (plusvalía) Expediente de licencia de obra Expediente de concurso-oposición Adaptado de Molina Nortes, Juana y Leyva Palma, Victoria, Opus cit. 16

17 1.3. El patrimonio documental Tanto la Ley 16/1985 de Patrimonio Histórico Español como la Ley 4/1993 de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid, nos hablan de los documentos que forman parte del Patrimonio Documental y de las obligaciones que existen con respecto a la correcta conservación del mismo. Por lo que respecta al ámbito de la Comunidad de Madrid la Ley 4/93 en el artículo cuatro dice: Forman parte del Patrimonio Documental Madrileño todos los documentos de Archivo, recogidos o no por centros de archivos, generados en cualquier época, reunidos o conservados en el ejercicio de sus funciones por: [ ] c) Todas la entidades de la Administración Local Madrileña [ ] e) Los documentos producidos, conservados o reunidos en el ejercicio de sus funciones por las personas físicas en el desempeño de cargos públicos en cualquiera de los órganos de los apartados anteriores. La Ley 16/1985 define el Patrimonio Documental en el artículo 49.2: los documentos de cualquier época, generados, conservados o reunidos en el ejercicio de sus funciones por cualquier organismo o entidad de carácter público, por la personas jurídicas en cuyo capital participe mayoritariamente el Estado u otras entidades públicas y por la personas privadas, físicas o jurídicas, gestoras de servicios públicos en lo relacionado con la gestión de dichos servicios En el artículo 52 de esta Ley se habla de la obligación de conservar y proteger el Patrimonio Documental: Todos los poseedores de bienes del Patrimonio Documental y Bibliográfico están obligados a conservarlos y protegerlos; destinarlos a un uso que no impida su conservación y mantenerlos en lugares adecuados. A continuación, en el artículo 54 marca la obligación de no apropiarse de los bienes constitutivos de Patrimonio Documental y de la necesidad de que estos sean remitidos al archivo correspondiente: Quienes por la funciones que desempeñan tengan a su cargo documentos a los que se refiere el artículo 49.2, están obligados, al cesar en sus funciones, a entregarlos al que les sustituya en las mismas o remitirlos al Archivo que corresponda. 17

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19 2. El archivo de oficina. Los documentos en los archivos de oficina. Técnicas de archivo: Identificación, clasificación, ordenación, descripción e instalación. Las transferencias de documentos al archivo general 2.1. El archivo de oficina El escaso grado de organización existente en los archivos de oficina es causa diaria de lentitud en la acción administrativa y origina no pocos problemas tanto internos como externos. En el pasado los usos administrativos, el tan recurrido vuelva usted mañana, y la menor complejidad de las tareas encomendadas, hacían posible el manejo de un número de expedientes más o menos abarcable. Ahora, la actuación de las administraciones es tan complicada que su personal se siente incapaz de afrontar con sus solas fuerzas la gestión documental, tanto por falta de recursos como por desconocimiento de las técnicas adecuadas. Los tempos moderatos ya no son posibles, la sociedad exige rapidez y eficacia en la gestión y, en el ámbito de la cosa pública, le asisten las leyes, como lo prueba la Ley de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y Procedimiento Administrativo Común. Parece claro que la correcta gestión de los documentos en la primera fase, archivo de oficina, al igual que en las sucesivas, se revela como una tarea fundamental para la buena marcha de los asuntos de cada entidad y es una herramienta de primer orden para reducir costes y evitar pérdidas informativas. Lo contrario es motivo de retraso en la resolución de asuntos, lo que ocasiona perjuicios a la propia organización y a terceros, especialmente grave en el caso de las Administraciones públicas, lo cual suele traducirse, además, en pérdidas económicas. El archivo de oficina está formado por los documentos que están en trámite o que, una vez terminado el mismo, son de uso muy frecuente por parte de los gestores. Tienen plena vigencia jurídica y administrativa. La permanencia de los documentos tramitados en los archivos de oficina debe reducirse al mínimo plazo y éste no será superior a cuatro años, salvo excepciones razonadas. Mª Luisa Conde, directora del Archivo General de la Administración, opina que la organización que se les dé a los documentos en esta primera etapa determinará las posibilidades de tratamiento en todas las demás. Esta organización debe basarse 19

20 exclusivamente en mantener diferenciados los distintos tipos de expedientes en los que se materializan las competencias que tienen asignadas la oficina productora. 9 El archivo de oficina se forma mediante la acumulación cotidiana y organizada de los documentos generados y recibidos por una oficina. La función principal del mismo es la de organizar correctamente los documentos que va produciendo, para agilizar el trámite que se le haya encomendado. Actividades del archivo de gestión o de oficina 1. Impedir la dispersión o eliminación de documentos. 2. Formación correcta de las series documentales, evitando el fraccionamiento de los expedientes según el trámite administrativo que los genere o la agrupación en un dossier de distintos expedientes o tipos documentales por referirse a un asunto en común. 3. Estar en contacto permanente con el archivo general, tanto para solicitar recomendaciones y ayudas, como para suministrar la información que el archivo general precise para la correcta identificación de las series documentales. 4. Preparar las transferencias de documentos de acuerdo con las normas existentes. 5. Controlar las salidas y entradas de documentos y expedientes mediante un registro de préstamos. 6. Solicitar y devolver correctamente al archivo general los documentos, que aún habiendo sido ya transferidos, su consulta sea necesaria para la unidad administrativa. 7. Facilitar la información que tanto los ciudadanos como la Administración soliciten respecto a los documentos que custodia. 8. Elaborar los instrumentos que faciliten el acceso a la información y a los documentos (ficheros manuales o informáticos) 9. Formar un registro de las transferencias de documentos enviados al archivo general 10. Instalar en carpetas, cajas, estanterías, etc. de forma adecuada los documentos, preocupándose por su estado de conservación. 9 Conde Villaverde, Mª Luisa. Manual de tratamiento de Archivos Administrativos. Madrid: Dirección de Archivos Estatales,

21 2.2. Los documentos en el archivo de oficina o de gestión Documentos de archivo y documentación de apoyo informativo La ley 4/1993 recoge en su artículo 1 el concepto de documento de archivo como testimonio de los actos de la Administración, excluyendo del mismo la documentación múltiple de carácter únicamente informativo. Esta última es la que constituirá la documentación de apoyo informativo, es decir, aquella que ayuda a la oficina a informarse para la instrucción o resolución de un expediente o para cualquier otro asunto relacionado con la gestión. Por ejemplo: Boletines oficiales, folletos de casa comerciales, revistas jurídicas o de trámite administrativo, catálogos de librerías, manuales, fotocopias de documentos del archivo que sirven de información para otra actuación; es decir, toda aquella información impresa en la que el gestor busca información en general. Esta documentación de apoyo informativo, si por una cuestión práctica, se incluye en la carpetilla del expediente, una vez utilizada la información requerida, se sacará de ella. DOCUMENTOS DE ARCHIVO DOCUMENTACIÓN DE APOYO INFORMATIVO Son ejemplares únicos, testimonio de las actividades de las personas físicas y jurídicas en el ejercicio de sus funciones y contienen derechos y obligaciones de la Administración y de los ciudadanos. Se archivaran manteniendo diferenciados los distintos expedientes en que se materializan las competencias de la oficina productora. Se transfieren al archivo general según el calendario que se tenga establecido. Está constituida por ejemplares múltiples (impresos, fotocopias, etc) de origen y características diversas, cuya utilidad para la Administración reside en la información que contiene, para ayudar a la gestión. Se archiva en oficina durante el tiempo que esta la necesite. Suele organizarse por materias, es decir, por el tema que contiene. No se transfiere al archivo general. Adaptado del cuadro del Manual de Archivo para gestores de Ana Duplá del Moral 21

22 La documentación de apoyo informativo no forma parte del patrimonio documental, y por lo tanto, no se transfiere al archivo general. Se destruirá cuando deje de tener el valor informativo por el que se recopiló. Principales tipos documentales de archivo La Correspondencia: La correspondencia debe tratarse como una serie documental dentro del organismo productor que la ha generado, de una forma unitaria, como testimonio de las relaciones del mismo. En la práctica, esto se realizará uniendo físicamente, en una misma unidad, lo que se envía con lo que se recibe. De esta manera se irá formando la serie de correspondencia de la oficina que sea. Pueden se originales y copias y no tiene que estar vinculada a ningún procedimiento administrativo concreto. Organización: La correspondencia, tanto la emitida como la recibida, que forma parte de un expediente, se ordena con dicho expediente, porque forma parte de un procedimiento administrativo. La correspondencia que acompaña a una información importante: facturas, informes u otros documentos, se archiva en función de esta información adjunta. La correspondencia que se organiza como tal es la que no forma parte de un expediente ni acompaña a una información importante, es decir, que se limita a una información más genérica. La ordenación que se da a la correspondencia servirá para localizar con rapidez un determinado documento, para ello se emplea el orden lógico cronológico: o o o separar correspondencia externa de la interna separar por organismos, o personas físicas o jurídicas dentro de esas separaciones se ordena cronológicamente. Libros de registro generales y auxiliares: El registro es un instrumento jurídico, cuya finalidad es conseguir un sistema de control y de garantía externa e interna de los documentos que se presentan en la Administración y de los documentos oficiales que se envían a otros organismos o a particulares. El registro permite certificar la existencia de un documento aunque éste no se haya conservado. 22

23 En las Administraciones públicas existe un registro general de entrada y otro registro general de salida, pero esto no impide que en algunas oficinas lleven registros auxiliares. El expediente administrativo: Se entiende por expediente administrativo la unidad documental formada por un conjunto de documentos generados, orgánica y funcionalmente, por un sujeto productor en la resolución de un asunto. Estructura del expediente: debe ser lógica, coherente y cronológica, ordenándose los documentos de acuerdo con el procedimiento o trámite seguido. Los criterios de formación del expediente administrativo deberán se uniformes y conocidos por todo el personal involucrado en dicha tarea. Principio de unidad del expediente: como se establece en las disposiciones vigentes en materia de procedimiento, el expediente se debe iniciar y resolver en el organismo que tenga la competencia especifica en relación con el tema de que se trate, independientemente de que intervengan para su resolución diferentes unidades u organismos administrativos. Cada expediente debe estar contenido en una carpetilla o guarda exterior en donde se anotarán todos los datos que identifiquen dicho expediente: nombre de la oficina que lo ha tramitado, fecha de iniciación y de finalización, resumen del asunto, número de documentos, norma que regule el trámite, Se aconseja integrar cada documento en su expediente desde el primer momento, ya que transcurrido un tiempo resulta más difícil hacerlo con acierto. Se ha de evitar la extracción de documentos originales de los expedientes en tramitación a solicitud de terceros: en este caso se fotocopiaran y devolverán inmediatamente a su lugar. Si fuera necesario extraer un documento original de su expediente, además de apuntarlo en un libro de control de préstamos, habrá de dejar en su lugar un testigo (por ejemplo, hoja tamaño folio de color), haciendo constar el nombre de la persona que se responsabiliza del mismo, la fecha y las indicaciones que permitan identificar el documento para su posterior recuperación. 23

24 La formación de los documentos administrativos. El procedimiento administrativo Las actuaciones de las Administraciones están sujetas a un procedimiento regulado por la norma, estas actividades formalizadas se plasman en documentos. Por lo tanto, los documentos no nacen de manera arbitraria, sino que reflejan las actuaciones procedimentalizadas de la Administración. El procedimiento administrativo: 1. Inicio: el procedimiento podrá iniciarse de oficio (se incoa por acuerdo, por propia iniciativa del órgano competente o por orden superior, moción razonada de los subordinados o denuncia) o de parte (es decir, a instancia de los interesados). 2. Tramitación: el impulso se realizará de oficio en todos sus trámites, el orden que se llevará en el despacho de los expedientes es el riguroso de su incoación, se deberá dar rapidez al procedimiento, debiendo acordarse en un solo acto aquellos trámites que puedan impulsarse a la vez y que no estén subordinados entre sí, se deberán comunicar los plazos establecidos, los jefes son los responsables de la tramitación, no se debe olvidar que existe la posibilidad de reclamación por defectos de trámite. 3. Instrucción: la fase de instrucción se refiere a los actos adecuados para la determinación, conocimiento y comprobación de datos, en virtud de los cuales se deba pronunciar la resolución. Actos como: alegaciones, prueba, informes y participación del interesado. 4. Fin: todo expediente tiene de forma natural un final. Las posibilidades que refleja la ley son las siguientes: resolución, desistimiento y renuncia por parte del interesado y caducidad. 5. Ejecución: en cuanto a la ejecución, la ley dice que no se dañarán derechos adquiridos con anterioridad. La Administración Pública podrá proceder, previo apercibimiento, a la ejecución mediante las vías que recoge la ley (apercibimiento sobre el patrimonio, ejecución subsidiaria, multa coercitiva, etc.) 6. Revisión: Puede realizarse a iniciativa de las Administraciones Públicas o a solicitud del interesado. (Actos enumerados en los artículos 62 y 63 de la Ley 30/92). 7. Recurso: existen diferentes formas de recurrir las resoluciones de los expedientes: los recursos de alzada, los recursos de reposición o la vía contencioso-administrativa. 24

25 2.3. Técnicas de archivo: identificación, clasificación, ordenación, descripción e instalaciones. El archivo de oficina, como cualquier otro, responde a una exigencia de primer orden: encontrar la información que se busca en un plazo de tiempo oportuno, para lo cual es necesario conocer con precisión qué es lo que se tiene, es decir, el conjunto de documentos, algo imposible de todo punto si los documentos no están organizados de forma apropiada. De acuerdo con lo manifestado anteriormente, este epígrafe es un conjunto de pasos básicos para lograr ese nivel imprescindible de organización. La Identificación La identificación es una operación previa a la clasificación que conduce al conocimiento del órgano y de las unidades administrativas que producen los documentos y sus funciones, a través, si es posible, de la normativa que los origina y también de los tipos documentales producidos como consecuencia y expresión de las actuaciones de ese órgano. La Clasificación Esta fase es el resultado de la aplicación de los principios básicos de la archivística: el respeto a la procedencia y a la estructura interna del fondo, de tal forma que cada documento se encuentre en el fondo o archivo de la oficina u órgano que lo produce (respeto a la procedencia), y en su lugar dentro de ese fondo o archivo (respeto a la estructura interna). Efectuada la identificación de los documentos de acuerdo a órganos productores en el ejercicio de sus competencias, a sus funciones y al tipo documental determinado por el ejercicio de una actividad, se realiza esta segunda operación, la clasificación. Ambas operaciones, identificación y clasificación, son fáciles de llevar a cabo en esta fase de Archivo de Oficina, ya que identificar el órgano en el que se trabaja, sus funciones y los documentos que se tramitan en él, se produce de modo natural. Una vez realizada correctamente esta identificación, la clasificación va a darse también de un modo natural. La clasificación es la operación mediante la cual los documentos producidos y recibidos por una determinada unidad administrativa se van separando, formando conjuntos orgánicos de documentos correspondientes a las actividades desarrolladas por esa oficina, a esos conjuntos orgánicos se les viene llamando SERIES. 25

26 La Ley 4/1993, de 21 de abril, de Archivos y Patrimonio Documental de la Comunidad de Madrid, determina en su artículo 15: 1. Los documentos se tratan, se clasifican, se ordenan y se transfieren en series documentales. 2. Los Archivos de Oficinas se clasificarán de acuerdo con el Principio de Respeto a la estructura en que se generan esos documentos. Aunque se haya hablado de la naturalidad con la que se producen los documentos y aunque los encargados de archivar los documentos conocen el trámite que los genera, a veces se producen situaciones en las que las series documentales no están bien definidas, de manera que es práctica común, agrupar en una misma unidad documental varias series porque el asunto es común; o archivar por separado documentos que deberían formar una sola unidad documental. Por ejemplo: > En el primer caso, archivar en una sola unidad distintos expedientes: un expediente de segregación, un expediente de permuta, un expediente de licencia de obra, un expediente de licencia de apertura, etc., porque todo ello se refieren a la misma actividad; incluso cuando entre un expediente y otro han podido pasar muchos años, es un error. Este criterio es subjetivo, engorda los expedientes de manera desmesurada, los hace inmanejables, se mezclan documentos de un trámite con otro y, a la larga, la búsqueda de información es lenta y desanima a la persona que la realiza. > En el segundo caso, es práctica habitual encontrar fraccionamientos de expedientes como separar las licencias de obras de las licencia de fin de obra y primera ocupación; separar las facturas de los expedientes de gasto; o separar los expedientes de gasto, completos, que pagan certificaciones de obras del resto de la serie, creando una nueva serie que es idéntica a la anterior, donde el elemento diferenciador es el contenido no el trámite: qué se está pagando y a quién. La existencia de tipos documentales hace que se respeten procedimientos administrativos. los diferentes La existencia de las series documentales, es decir la suma del mismo tipo documental a lo largo del tiempo y producido por la misma oficina productora, hace que se respete la estructura en que se generan los documentos. Los Tipos Documentales junto a la oficina que los produce forman las SERIES DOCUMENTALES de cada oficina. Por ejemplo, las cartas emitidas o recibidas por el 26

27 Alcalde, formaran la serie de Correspondencia de Alcaldía, las actas emitidas por el Secretario sobre el Pleno, la Serie de Actas del Ayuntamiento Pleno, y así sucesivamente, es decir, cada serie será el resultado de la unión del tipo documental y del órgano. No será la misma serie documental la Correspondencia de la Secretaría Particular del Alcalde que la serie de correspondencia de Quintas o la de Personal, ni la Serie documental de Actas del Ayuntamiento Pleno que la serie de Actas de la Junta de Gobierno. Por qué se explican estas nociones: 1º. Porque a veces no se sabe diferenciar correspondencia de expedientes. 2º. Porque no se sabe definir claramente algunos expedientes: dónde comienzan, qué documentos deben agregarse y cuándo acaban. 3º. Porque se fraccionan algunos expedientes, abriendo nuevos expedientes cuando ingresan documentos que deben ser unidos a sus antecedentes. 4º. Porque el hecho de que una persona tenga a su cargo distintas funciones está generando una mezcla de documentos que se originan en distintas leyes y medios de actuación, organizándolos por materias y asuntos. CUANDO LO DESEABLE ES ORGANIZAR SEPARANDO SERIES DOCUMENTALES (TIPO DOCUMENTAL + OFICINA). Por ello, a la hora de clasificar hay que tener presente: Quién es el órgano o unidad productora. Cuáles son sus funciones. Qué actividades desarrolla el órgano productor para cumplir las funciones. En qué tipos documentales se materializan. Cuál es la Norma reguladora. Por ejemplo: OFICINA PRODUCTORA FUNCIONES ACTIVIDADES TIPOS DOCUMENTALES NORMAS REGULADORAS SERVICIOS TECNICOS MUNICIPALES Planificación del urbanismo del municipio, crecimiento, usos del suelo, inspección de las construcciones, et. Estudio e informe sobre el planeamiento y sus posibles modificaciones. Informe sobre las obras a realizar en el municipio Expediente de modificación puntual de NNSS Estudios de Viabilidad. Licencias de obras Ley del suelo de la Comunidad de Madrid. Ley 30/92, de Procedimiento Administrativo 27

28 Sistemas de clasificación: 1. Clasificación funcional: Como su propio nombre indica, las funciones de la entidad que genera o ha generado los documentos del archivo son los elementos tomados en consideración para clasificar los documentos, es decir para separarlos de una forma organizada. Siguiendo este criterio, en primer lugar agruparemos la documentación de acuerdo con las actividades de las que son resultado. Por ejemplo, agruparemos los expedientes que recogen convenios laborales para constituir la serie de convenios laborales. La característica común a todos ellos es que son producto de una misma actividad, la de establecer el marco de relaciones laborales de la Entidad. Una vez agrupado todos los documentos en series estos los relacionamos con una estructura superior que acoge a todas las series relacionadas con la administración de personal: ofertas públicas, expedientes de acceso, expedientes personales, expedientes de pensiones, etc. Las series se engloban bajo el epígrafe de personal o recursos humanos. A su vez, las funciones se agrupan en clases más amplias, derivadas de las competencias de la entidad. La función de personal, junto con la asesoría jurídica, o el patrimonio pertenecen a la actividad administrativa de la entidad. SERIES FUNCIÓN FUNCIÓN DE SUPERIOR CATEGORÍA Convenios laborales Expedientes de personal Expedientes de pensiones Personal Administración general Oferta pública de empleo Padrón del IBI Expediente de Plusvalía Expediente de presupuesto Expediente de gasto Recaudación Contabilidad Hacienda 28

29 2. Clasificación orgánica: En este sistema las series se agrupan de acuerdo con las diferentes divisiones administrativas o estructura orgánica de la entidad, reproduciendo sus servicios, secciones, unidades. Esta clasificación también sigue un planteamiento jerárquico desde las unidades administrativas más bajas hasta las divisiones más amplias. Siguiendo el ejemplo anterior, las series documentales se clasificaran de acuerdo con la o las diferentes oficinas de personal, a su vez englobadas por las secciones de recursos humanos, que a su vez dependerán de una dirección de administración y, así sucesivamente hasta llegar a la institución que lo engloba todo. SERIES NEGOCIADOS SERVICIOS DIRECCIÓN ENTIDAD Convenios laborales Expedientes de revisión de Convenio Negociado de Relaciones Laborales Nóminas Habilitación Boletines variaciones nóminas RECURSOS HUMANOS SECRETARÍA AYUNTAMIENTO Oferta pública Expedientes de acceso Personal Expedientes de personal 29

30 3. Clasificación por materias: Este tipo de clasificación es resultado del análisis del contenido de los documentos, es decir, de los asuntos o materias sobre los que versan. Tomando el ejemplo anterior, los convenios estarían clasificados bajo el epígrafe o materia: condiciones de trabajo, este a su vez, bajo el epígrafe, empleados públicos. Se harán tantas subdivisiones como se consideren necesarias. SERIE MATERIA MATERIA NOMBRE DE LA INSTITUCIÓN Convenios laborales Condiciones de trabajo Empleados públicos Ayuntamiento de... Expediente de plusvalía Impuestos municipales Hacienda municipal La elección del sistema de clasificación más apropiado de entre los tres que se han expuesto depende de varios factores: Debe ser un sistema lo más estable posible de modo que la clasificación dada al fondo o archivo perdure en el tiempo. Debe ser objetivo, es decir, que la clasificación no dependa de la percepción que el archivero o persona que la organice pueda tener. Debe sustentarse en un criterio que emane de la propia naturaleza de los documentos, del proceso administrativo del cual son resultado. Aplicando estos criterios el sistema de materias quedará descartado por carecer de estabilidad, ya que la subjetividad es mayor por cuanto el contenido puede ser percibido de forma diferente por distintas personas. En un archivo de oficina el criterio más claro y fácil de aplicar es el orgánico, ya que cualquier empleado conoce su servicio, la división en negociados y, dentro del que se encuentre, las series documentales que produce. Para un archivo general el criterio más adecuado es la mezcla de lo orgánico y lo funcional, ya que en el archivo general se archivan los documentos de la institución a lo largo de la historia. Con el tiempo las oficinas y estructuras orgánicas van cambiando; 30

31 sin embargo, las funciones suelen mantenerse, unas más ampliadas, otras mermadas, algunas desaparecen y otras son de nueva creación. Cómo se elabora un cuadro de clasificación? Se conoce la estructura orgánica de la institución (dirección, servicio, negociado), se conocen las funciones de esos órganos productores de documentos, se conocen las actividades que se materializan en series documentales. El cuadro de clasificación de los documento de la oficina se elaborará jerarquizando esa información, ya se mencionó que el más adecuado y fácil para una oficina es el orgánico. Teniendo presente el organigrama de la institución se descenderá desde el órgano superior hasta llegar al inferior, haciendo colgar de este último las series. Se empleará una estructura en árbol, numerando los epígrafes. Por ejemplo: 1. SECRETARÍA GENERAL 1.1. RECURSOS HUMANOS Personal Expedientes personales Expedientes de acceso a la función publica Expedientes de acceso a personal laboral Oferta pública Habilitación Boletines variaciones de nóminas Declaraciones IRPF Nominas La ordenación: La ordenación se aplica sobre cada serie documental, no sobre todo el archivo, el tratamiento que se da a este último es la clasificación o la organización. La ordenación es el siguiente paso a la clasificación, dentro de la organización del archivo de oficina, de manera que el expediente estará incluido dentro de su grupo o clase, y en el lugar que le corresponde. 31

32 Qué criterio se sigue para ordenar una serie documental? Generalmente, será el criterio de búsqueda o de localización. Es decir, se ordenan las series documentales fijando un criterio que permitirá localizar un documento entre diez, veinte, cincuenta, cien o más documentos de la misma serie documental. Una serie siempre es tramitada de la misma manera, siguiendo siempre el mismo procedimiento. Por ello, cuando se quiere ordenar una serie documental se deben buscar los elementos del contenido que sirven para diferenciar un expediente de otro. Por ejemplo: el nombre del interesado (persona física o jurídica). el emplazamiento. el año del documento o la fecha completa. el número de registro de entrada. Tipos de ordenación: 1. La ordenación alfabética: consiste en la utilización de las letras de alfabeto como criterio de ordenación. La ordenación alfabética puede ser alfabética onomástica, alfabética topográfica o alfabética de materias. Es el sistema ideal para archivos de gestión pequeños, es decir, con poco volumen de documentos. Este sistema obliga a intercalar los documentos en el lugar alfabético que les corresponde y por lo tanto ha dejar espacio libre, si los documentos son muy voluminosos desistiremos de este método. A la hora de ordenar alfabéticamente se deben seguir unos criterios o reglas de encabezamientos que normalicen el acceso a la documentación. Reglas generales de ordenación alfabética La alfabetización se hace palabra a palabra y dentro de ella letra por letra. No se tendrá en cuenta la conjunción y cuando une dos apellidos. ABAD, Jesús ABAD RICO, José ABAD Y ZABALA, Francisco ACOSTA Y LA TORRE, Andrés No se consideran una sola letra, sino como dos letras: CH, LL, RR. CASADO LÓPEZ, Francisco CHECA RODRÍGUEZ, Elvira CORONAS RUIZ, África 32