Instructivo para la presentación de la carpeta y el disco compacto de Entrega y Recepción de las Unidades Administrativas de la Administración

Transcripción

1 Instructivo para la presentación de la carpeta y el disco compacto de Entrega y Recepción de las Unidades Administrativas de la Administración Pública del Gobierno del Estado de México

2 Carátula de la carpeta La carátula para la carpeta en donde se integrará el acta de Entrega y Recepción, así como los anexos que de ella se deriven, será elaborada en Microsoft PowerPoint, tendrá una orientación vertical y se colocará en el exterior de la carpeta en su funda plástica. La imagen de fondo estará determinada por la propuesta en el Manual de Identidad Gráfica del Gobierno del Estado de México en el apartado Portada y portadillas para carpetas. (Gráfico 01) Gráfico 01

3 Carátula de la carpeta Tamaño de papel: 21.5 x 28 (Carta) Las medidas que aparecen dentro de este esquema son solo de referencia ya que la imagen final no puede ser modificada porque se encuentra en formato.jpg Fuente: Ghotham Bold Tamaño:18 Color: Claro al 35% (PowerPoint) Se recomienda emplear solo el espacio en blanco para colocar el texto. NOTA: Se recomienda que la imagen de fondo tenga un margen de por lo menos.5 CMS de cada lado para evitar problemas en la impresión, esto en el caso de armar de cero las carpetas, en caso de tomar los archivos anexos no se deberá tomar en cuenta dicha nota CMS CMS Fuente: Ghotham Book Tamaño:12 Color: Claro al 50% (PowerPoint) Formato de fecha: día (dd) de mes (Letra,) de año (aaaa) con mayúsculas Ejemplo: 12 DE ENERO DE 2012 Gráfico 01

4 Lomo de Carpeta Gráfico 02 El lomo se insertará de manera externa en el dorso de la carpeta, dentro de la funda plástica, con una orientación vertical. Importante tomar en cuenta carpetas sin remaches en el costado. Tomando en cuenta la imagen propuesta dentro del Manual de Identidad Gráfica del Gobierno del Estado de México, se manejan los tres colores oficiales como se puede apreciar en el gráfico 02. En la parte superior se incrustará el escudo del Gobierno del Estado de México con un fondo de color blanco, el cual deberá tener un alto de 2cm y ancho proporcional. Se colocará un rectángulo de 15 cm de alto, el ancho corresponderá al de la carpeta, sobre el que se anotará la leyenda Entrega y Recepción de la Unidad Administrativa, todo con mayúsculas, empleando el tipo de letra Ghotham Bold de tamaño 18. Como segundo renglón es necesario anotar la fecha bajo el siguiente formato día (dd) de mes (Letra,) de año (aaaa), empleando el tipo de letra Ghotham Book 16.

5 Lomo de Carpeta Ejemplo para una carpeta de 2 pulgadas Tamaño de papel: 21.5 x 28 (Carta) Las medidas que aparecen dentro de este esquema son solo de referencia ya que la imagen final no puede ser modificada porque se encuentra en formato.jpg TITULO Fuente: Ghotham Bold Tamaño:18 Color: Blanco (powerpoint) 27.5 CMS 15 CMS SUBTITULO Fuente: Ghotham Book Tamaño:12 Color: Blanco 5.5 CMS

6 Contraportada La contraportada para la carpeta en donde se integrará el Acta de Entrega y Recepción, así como los anexos que de ella se deriven, será elaborada en Microsoft PowerPoint, tendrá una orientación vertical y se colocará en el exterior de la carpeta en su funda plástica. Gráfico 03 En primer plano se colocará una plasta de color qué ocupe el 100% del tamaño de la hoja con alguno de los 3 establecidos en el Manual de Identidad Gráfica y se colocará el Logo En Grande en su versión en blanco en el centro del recuadro, el ancho del mismo debe de ser de 15 cm, acorde a como se muestra en la siguiente imagen. Tamaño de papel: 21.5 x 28 (Carta)

7 Portada del documento La portada del documento será la misma que se coloque como carátula de la carpeta bajo las mismas características. Es decir, es la primera hoja que aparecerá una vez que se abra la carpeta.

8 Índice Inmediatamente después de la portada se insertará el índice. Ejemplo Índice Para su elaboración se empleará letra Ghotham Book 11, en mayúsculas y minúsculas, en hoja blanca y presentación vertical. La leyenda Índice se colocará en la parte superior de la hoja en Ghotham Bold 12 El Acta de Entrega y Recepción será relacionada dentro del índice antes de los ejes temáticos, en negrita. A continuación se incluirán los rubros aplicables para ello se empezará por su clasificación numérica y posteriormente con el nombre completo del documento conforme aparece en el Manual para la Entrega y Recepción de las Unidades Administrativas de la Administración Pública del Estado de México.

9 Acta de Entrega y Recepción Su colocación en la carpeta será después de la contraportada y el índice. Muestra de Acta de Entrega y Recepción

10 Separadores Para identificar la información contenida en la carpeta, cada una de sus secciones serán divididas mediante separadores, los cuales deberán tener el nombre de los datos incluidos; iniciando inmediatamente después de la contraportada. La colocación de los separadores será conforme al índice de la propia carpeta. Asimismo, será necesario especificar mediante un separador, el hecho de que los formatos pertenezcan a determinado eje temático (marco jurídico, planeación, etc.) Las etiquetas a colocar en los separadores tendrán una letra Ghotham Book 8 en Claro al 35% (PowerPoint) (sin resaltar con negritas) y no tendrá fondo de ningún color. Fuente: Ghotham Book Tamaño:8 Color: Claro al 35% (powerpoint) SUBTITULO Fuente: Ghotham Book Tamaño:12 Color: Blanco Fuente: Ghotham Bold Tamaño:12 Color: Claro al 35% (powerpoint)

11 Disco compacto Su colocación en la carpeta será después de la contraportada y el índice. Hoja tamaño carta Fabricación: Se toma como base el diseño de la portada Se agrega un corte en v del ancho del cd En otra hoja se coloca un tope formado por una tira de papel y se pegan ambas caras de preferencia con cinta doble cara La ventaja es que se puede engargolar o colocar dentro de un documento Al reverso de la portada del disco compacto se incluirá el mismo índice insertado en la carpeta con las características que se mencionan en dicho apartado SUBTITULO Fuente: Ghotham Book Tamaño:12 Color: Blanco Fuente: Ghotham Bold Tamaño:12 Color: Claro al 35% (powerpoint) Corte de 12 cms aproximadamente

12 Disco compacto

13 Información integrada en diskette Cuando el volumen de la información generada en la Entrega y Recepción así lo permita, es posible incorporarla a un diskette de 3.5, para lo cual se dispondrá de una etiqueta con las mismas características señaladas en la portada del disco compacto, con el obvio ajuste generado por el tamaño del diskette y del cual será necesario elaborar también un índice de contenido. Integración de los directorios y subdirectorios La clasificación de los archivos en el disco compacto o diskette, será a partir de un directorio que contendrá el nombre de la unidad administrativa objeto de la Entrega y Recepción. Posteriormente, se establecerá un subdirectorio con los datos de su oficina y otros con los de las áreas que dependan del servidor público que entrega, en las que únicamente se consignará la información sustantiva que por su relevancia debe incluirse en la Entrega y Recepción del superior jerárquico. Asimismo, conforme se abran los subdirectorios de las unidades administrativas, estos deberán estar divididos por eje temático. El nombre de cada archivo será el de su clasificación numérica y nombre que consigne el Manual para la Entrega y Recepción de las Unidades Administrativas de la Administración Pública del Estado de México.

14 Integración de los directorios y subdirectorios (Ejemplo)

15 Instructivo para la presentación de la carpeta y el disco compacto de entrega y recepción de las unidades administrativas de la Administración Pública del Gobierno del Estado de México