MANUAL ERP GUÍA RÁPIDA DE COMPRA

Transcripción

1 MANUAL ERP GUÍA RÁPIDA DE COMPRA

2 La información contenida en este manuales propiedad de Nuvoil. La reproducción, en todo o en parte, por cualquier medio está estrictamente prohibida sin previa autorización por escrito de Sistemas Integrales de Compresión S.A. de C.V. Versión 1.0

3 MANUAL ERP GUÍA RÁPIDA DE OBJETIVO DE LA GUÍA DE OPERACIÓN Apoyar al usuario final en el ciclo de orden de Compra

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5 ÍNDICE DE CONTENIDO OBJETIVO DE LA GUÍA DE OPERACIÓN 1. fundamentos de operación jd edwards Ingreso al sistema Barra de herramientas Mensajes de error ó alerta Personalización de GRID compra Generación de cotización de stock Generación de cotización de servicios Generación de cotización de activos Consulta de cotizaciones Impresión hoja de cotización Captura de respuesta de proveedores a cotización Generación de orden de compra stock/ de servicio/ activo Impresión de orden de compra Generación de órdenes planeadas Ordenes de stock planeadas Ordenes de servicio planeadas Ordenes planeada de activo...43

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7 1. DE OPERACIÓN JD EDWARDS 1.1 Ingreso al sistema Para ingresar al sistema el usuario deberá colocar su Usuario y Contraseña respectiva; la cual es personal e intransferible por seguridad Barra de herramientas Las aplicaciones JD Edwards se pueden manipular mediante una serie de combinaciones de seleccionar menú, seleccionar íconos y ayudas de teclado. A continuación se muestra un ejemplo de la barra de herramientas de JD Edwards. Nota: los íconos pueden cambiar y volverse activado / desactivado según el contexto.

8 2 Íconos de la barra de herramientas Ícono Descripción Permite ingresar al registro, fila ó versión seleccionada. Despliega los registros contenidos en el sistema. Añade un nuevo registro en la pantalla activa. Copia un registro ó una versión. Cierra la ventana en la cual se está consultando ó se realizó una nueva transacción. Serie de funciones que aplicarán para toda la aplicación. Serie de funciones que aplicarán para la fila seleccionada. Menú enfocado en consultas de datos a nivel tabla. Permite guardar la transacción. Cancela toda transacción ó consulta que se desee anular.

9 3 1.3 Mensajes de alerta ó error El sistema muestra dos tipos de mensajes; marcando en color amarillo los mensajes de alerta y marcando en color rojo los mensajes de error. Mensajes de alerta. En el caso de que el sistema muestre un mensaje de alerta, el usuario deberá decidir si continúa con la transacción ó cancelarla, tomando en cuenta el contexto que muestre el mensaje. Mensaje de error En el caso de que el sistema muestre un mensaje de error, el usuario deberá corregir el error ó en su defecto cancelar la transacción.

10 4 1.4 Personalización de GRID Cada vez que ingrese alguna aplicación el sistema mostrará una cuadrícula ó GRID, la cual podrá ser personalizada. Para ello debemos crear un formato de cuadrícula

11 5 Se debe asignar un nombre al formato En la lista Columnas disponibles se muestran todas aquellas que se pueden incluir en el grid, para que se muestre es necesario incluirla en la lista Visualización y orden haciendo click en los botones > para incluir solo la seleccionada y >> para incluir todas.

12 6 En la lista Visualización y orden es posible cambiar el orden de las columnas de la cuadrícula, utilizando los botones de la parte inferior para subir o bajar la columna seleccionada. Es posible aplicar un formato a la columna seleccionada con las herramientas de la parte inferior, se puede elegir un color de fuente y de fondo para la columna seleccionada, así como definir un Ancho de Columna y aplicar un formato al texto.

13 7 Para ver un ejemplo de cómo quedara la columna con el formato que se le aplicó, haga click en Actualizar estilo Todas aquellas columnas que tengan un estilo personalizado se mostrarán con un + antes del nombre.

14 8 En la sección Secuencia de datos es posible aplicar una secuencia de ordenamiento a la información contenida en la cuadrícula, seleccionando la columna por la cual se quiere ordenar de la lista Columnas disponibles y moviéndola la lista Columnas con secuencia. En el siguiente ejemplo, la información se ordenaría primero por N orden, después por Cía orden y por último por N prove. El indicador (A) indica que el ordenamiento es Ascendente, el cual se puede cambiar desmarcando el check de la parte Inferior.

15 9 Una vez completada la personalización, hacemos click en OK. En el listado de formatos de cuadrícula se muestran los formatos guardados Desde la lista desplegable en la esquina superior derecha de la cuadrícula se selecciona el formato a aplicar. Los cambios que predefinimos en el orden, color y fuente de las columnas aplican al seleccionar el formato. 2. CAPTURA DE REQUISICIÓN

16 10 2. COMPRA 2.1. GENERACIÓN DE COTIZACIÓN DE STOCK Para la generación de una cotización stock se debe seguir la siguiente ruta: Ruta: Navegador> Menú Principal de Nuvoil> Compras>Cotizaciones de Compras>Generación de Cotización de Stock

17 Si los campos No. De Orden, no. De artículo y No. De cuenta se dejan en blanco, el sistema arroja todas las Requisiciones OR que se encuentren en sistema y que aún no hayan sido enviadas a cotización. Ícono de búsqueda 11 Filtros de búsqueda

18 12 En esta relación encontrarán los números de OR, No. De artículos, descripción entre otros, siendo el más importante para compras el NO. DE COMPRADOR. En el caso de compras de artículos stock, el sistema coloca por default el comprador el cuál ha sido definido con anterioridad. En el campo en blanco se ingresa el número de comprador para filtrar los materiales correspondientes a este. No. De comprador

19 Una vez realizado el filtrado necesario se debe seleccionar la línea a enviar a cotización dando doble click en el recuadro tal como se muestra en la figura abajo 13 En la siguiente pantalla se autorizan o cancelan las líneas de las requisiciones. Click en guardar para continuar Autorizar: Se envía a cotización Cerrar: Se deja pendiente para cotizar en otro momento Cancelar: Se cancela la partida de la requisición Este proceso se repite línea por línea de la OR seleccionada. Dar click en OK para continuar

20 14 En la siguiente pantalla se muestra el número de Cotización (OQ) con el cual se enviarán las solicitudes de cotizaciones a los proveedores que se elijan. Cerrar para salir de la vista GENERACIÓN DE COTIZACIÓN DE SERVICIOS Ruta: Navegador>Menú Principal de nuvoil> Compras> Cotizaciones de Compras>Generación de Cotización de Servicios

21 15 Ícono de búsqueda Filtros de búsqueda Si los campos No. De Orden, No. De artículo y No. De cuenta se dejan en blanco, el sistema arroja todas las Requisiciones SR que se encuentren en sistema y que aún no hayan sido enviadas a cotización.

22 16 En esta relación encontrarán los números de SR, descripción del servicio, entre otros. Se selecciona la (s) línea (s) deseada (s) a enviar a cotización y se da doble clcik o se da click en OK En la siguiente pantalla se autorizan o cancelan las líneas de las requisiciones. Click en guardar para continuar Autorizar: Se envía a cotización Cerrar: Se deja pendiente para cotizar en otro momento Cancelar: Se cancela la partida de la requisición

23 17 Este proceso se repite línea por línea de la OR seleccionada. En caso de una cotización XR, es de vital importancia verificar la cuenta en la pestaña de información detallada Posteriormente emite la siguiente ventana Dar click en OK para continuar

24 18 En la siguiente pantalla se muestra el número de Cotización (QS) con el cual se enviarán las solicitudes de cotizaciones a los proveedores que se elijan. Cerrar para salir de la vista GENERACIÓN DE COTIZACIÓN DE ACTIVOS Ruta: Navegador/Menú Principal de nuvoil/ Compras/ Cotizaciones de Compras>Generación de Cotización de Activos Ícono de búsqueda Filtros de búsqueda

25 19 Si los campos No. De Orden, No. De artículo y No. De cuenta se dejan en blanco, el sistema arroja todas las Requisiciones XR que se encuentren en sistema y que aún no hayan sido enviadas a cotización. En esta relación encontrarán los números de XR, descripción del activo, entre otros. Se selecciona la (s) línea (s) deseada (s) a enviar a cotización y se da doble click o se da click en OK En la siguiente pantalla se autorizan o cancelan las líneas de las requisiciones. Click en guardar para continuar Autorizar: Se envía a cotización Cerrar: Se deja pendiente para cotizar en otro momento Cancelar: Se cancela la partida de la requisición

26 20 Este proceso se repite línea por línea de la XR seleccionada. En caso de una cotización XR, es de vital importancia verificar la cuenta en la pestaña de información detallada Posteriormente emite la siguiente ventana. Dar click en OK para continuar

27 21 En la siguiente pantalla se muestra el número de Cotización (QS) con el cual se enviarán las solicitudes de cotizaciones a los proveedores que se elijan. Cerrar para salir de la vista CONSULTA DE COTIZACIONES Ruta: Navegador/Menú Principal de Nuvoil/ Compras/ Cotizaciones de Compras>Consulta de Cotizaciones 1. Se ingresa el No. De OQ y se da click en buscar 2. Seleccionar casilla y dar doble click

28 22 Posteriormente tendrán la siguiente vista correspondiente al encabezado de la orden

29 23 Para ingresar los proveedores a cotizar se debe dar click en Pantalla y posteriormente seleccionar Proveedores Cotizaciones (Q) 1. Ingresar fecha límite en la que se requiere el Material/Servicio/Activo 2. Posicionar el cursor para agregar un proveedor, una vez que se da click aparece el ícono de una lupa al que se da click para llegar a la siguiente pantalla

30 24 5.Una vez seleccionado el proveedor se da click en la palomita 3. Ingresar nombre del Proveedor 4. Ingresar V para buscar proveedores Repetir los pasos 2 al 5 anteriores cuantas veces sea necesario para la adición de proveedores a cotizar En esta pantalla se puede ver el estatus de las cotizaciones: Una vez terminada la selección de proveedores dar click en el ícono Guardar. 0 cero No se ha realizado ningún movimiento 1 uno Este número aparece cuando se hizo algún movimiento, es decir si ya se imprimió alguna cotización en lugar de número cero aparece el uno.

31 IMPRESIÓN DE HOJA DE COTIZACIÓN Ruta: Menú Principal de Nuvoil/Compras/Cotizaciones de Compras/Impresión de Hoja de Cotización 1. Seleccionar y dar doble Click 2. Seleccionar la casilla 3. Dar Click en Envío 6. Dar Click para continuar 4. Se selecciona el tipo de documento 5. Seleccionar

32 26 7. Se ingresa el No. de documento a enviar a impresión Dar Click en OK hasta llegar a la siguiente pantalla 8. Guardar Documento en proceso de impresión

33 27 Estatus de impresiones: Rojo: Documento no se pudo imprimir Azul: Documento en proceso de impresión Verde: Documento listo para exportarse a PDF 9. Seleccionar el documento 10. Elegir la opción deseada Resultado Impresión

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35 CAPTURA DE RESPUESTA DE PROVEEDORES A CO- TIZACIÓN Ingreso de Cotizaciones Ruta: Menú Principal de Nuvoil/ Compras/Cotizaciones de Compras 1. Ingresar el No. De cotización y dar click en buscar

36 30 Aparecen los proveedores a los que se les envío la solicitud de cotización. 2. Seleccionar al proveedor al que se le ingresará respuesta 3. Dar Click en Fila (R) 4. Seleccionar Registro de respuesta de cotización En la siguiente pantalla podrán ingresar el precio y la fecha de entrega prometida por parte del proveedor para todas las partidas que se hayan solicitado. También podemos tener acceso a la siguiente pantalla dando doble click en el proveedor seleccionado. 5. Ingresar precio cotizado por el proveedor 6. Ingresar fecha de entrega prometida por el proveedor

37 GENERACIÓN DE ORDEN DE COMPRA STOCK/DE SERVICIO/ ACTIVO Ruta: Menú Principal de Nuvoil/ Compras/ Cotizaciones de Compras/ Generación de Orden de Compra de Stock 1. Ingresar el No. De cotización y dar click en buscar 2. Para seleccionar al proveedor hay que posicionar el cursor sobre la línea del proveedor deseada y dar click

38 32 * Se pueden seleccionar a más de un proveedor siempre y cuando no excedan la cantidad solicitada. *En caso de dejar cantidades pendientes de compra se podrán visualizar para su futura compra en la pantalla del paso 1 de este proceso. 4. Una vez seleccionado el proveedor (es) e ingresadas las cantidades, dar click en el ícono guardar para llevarte a la siguiente vista. En esta pantalla se pueden ver los números de Órdenes de Compra (OP/OS/OX) generados a partir de la selección de proveedores anterior. El número de Órdenes generadas depende del número de proveedores seleccionados para la compra, es decir, se emite una orden a cada Proveedor.

39 IMPRESIÓN DE ORDEN DE COMPRA Ruta: Menú Principal de Nuvoil/Compras/Órdenes de Compra/Impresión de Orden de Compra 1. Seleccionar el tipo de Documento a Imprimir (Compra Stock/Servicios/Activos) y dar doble Click 2. Seleccionar la casilla 3. Dar Click en Envío 4. Seleccionar

40 34 5. Se ingresa el no. de documento a enviar a impresión Dar OK hasta llegar a la siguiente pantalla 6. Guardar Documento en proceso de impresión

41 35 Estatus de impresiones: Rojo: Documento no se pudo imprimir Azul: Documento en proceso de impresión Verde: Documento listo para exportarse a PDF 7. Seleccionar el documento 8. Elegir la opción deseada 2.9. GENERACION DE ORDENES PLANEADAS ORDENES DE STOCK PLANEADAS Ruta: Menú Principal de Nuvoil/Compras/Ordenes de Compras/Ordenes Planeadas Captura de Ordenes de Stock Planeadas

42 36 1. Click en agregar 7. Guardar 6. Ingresar Moneda 3. Ingresar No. De Fase correspondiente al proyecto 2. Ingresar el No. De Proveedor 5. Ingresar el No. De Comprador 4. Ingresar el No. De Fase correspondiente al proyecto Ejemplo Códigos de Fase y Códigos de Trabajo:

43 37 En la siguiente pantalla aparecerá ya grabado el encabezado de la orden así como el número de Orden Planeada (UP) y en el campo de abajo se ingresa el Detalle de la Orden Número de Orden (UP) Ingreso de Detalles de la Orden 8. Ingresar Artículo 9. Ingresar cantidad a comprar 10. Ingresar precio unitario

44 38 Para ingresar más líneas o más artículos únicamente se debe posicionar el cursor y dar click en la línea inferior inmediata y repetir los pasos anteriores. Una vez terminada la captura dar Click en Guardar

45 39 La siguiente pantalla indica que ya ha sido guardada la Orden de Compra Stock. Cerrar para salir

46 ORDENES DE SERVICIO PLANEADAS Ruta: Menú Principal de Nuvoil/Compras/Ordenes de Compras/Ordenes Planeadas/Captura de Ordenes de Servicio Planeadas 1. Click en agregar 6. Guardar 3. Ingresar código de Razón Social 5. Ingresar Moneda 2. Ingresar el No. De Proveedor 4. Ingresar Código de Razón Social

47 41 Códigos de Razones Sociales: En la siguiente pantalla aparecerá ya grabado el encabezado de la orden así como el número de Orden Planeada de Servicios (US) y en el campo de abajo se ingresa el Detalle de la Orden Número de Orden (UP) 7. Ingresar Artículo 8. Ingresar cantidad a comprar 9. Ingresar precio unitario

48 42 Para ingresar más líneas o más artículos únicamente se debe posicionar el cursor y dar click en la línea inferior inmediata y repetir los pasos anteriores. Una vez terminada la captura dar Click en Guardar La siguiente pantalla indica que ya ha sido guardada la Orden de Compra Stock. Cerrar para salir

49 ORDENES PLANEADA DE ACTIVO Ruta: Menú Principal de Nuvoil/Compras/Ordenes de Compras/Ordenes Planeadas/Captura de Ordenes de Stock Planeadas 1. Click en agregar 7. Guardar 3. Ingresar el Almacén destino 6. Ingresar Moneda 2. Ingresar el No. De Proveedor 4. Ingresar el No. De Fase correspondiente al proyecto 5. Ingresar el No. De Comprador

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