FUNDACIÓN HOSPITAL INFANTIL UNIVERSITARIO DE SAN JOSÉ INSTRUCTIVO. LEGALIZACIÓN DE FACTURAS PARTICULARES PÁGINA 1 de 5

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1 LEGALIZACIÓN DE FACTURAS PARTICULARES PÁGINA 1 de 5 1. OBJETIVO Garantizar que toda factura particular quede debidamente legalizada y así facilitar su cobro 2. ALCANCE El presente documento esta diseñado para su ejecución por parte de los colaboradores de facturación que estén involucrados en el proceso desde el ingreso al modulo hasta la emisión de la factura. 3. RESPONSABLE Auxiliares de Facturación y Admisiones Revisores de cuentas 4. CONSIDERACIONES GENERALES LEGALIZACION DE FACTURAS PARTICULARES El pagare debe quedar a nombre del Paciente el recibo no puede quedar a nombre de un tercero o de la EPS. Se debe hacer el respectivo cruce y en teoría toda factura de particulares debe quedar en Cero. Si por algún motivo no es así debe ser informado por escrito el motivo por el cual esta factura no quedo en ceros los únicos casos que corresponden a pacientes extraviados, que serán reportados mediante comunicación escrita para determinar el responsable del pago. Los revisores deben verificar que todas las facturas particulares queden en ceros en cartera o informar por escrito a la jefatura el motivo por el cual las facturas tienen diferencia. Las facturas particulares se deben anexar los recibos de pago y/o copia del pagare y el respectivo recibo de cartera para dejar la factura en cero. Es importante que en el campo de observaciones cuando la factura no quede en ceros se deje la observación de la misma, caso contrario será responsabilidad del facturador asumir esta factura. Los Revisores deberán realizar el seguimiento respectivo que las facturas estén en 0 de los facturadores a su cargo el día martes se entregaran los listados de las facturas que no aparecen descargadas para que cada facturador justifique el por qué la factura no genero recibo de cartera. Cabe anotar que al revisar que la factura está en 0 se garantizan los debidos soportes es decir los recibos de caja y/o el pagare correspondiente, caso contrario también deberá ser informado.

2 LEGALIZACIÓN DE FACTURAS PARTICULARES PÁGINA 2 de 5 5. TAREAS TAREA 1 INGRESO AL SISTEMA: El analista de cuentas debe ingresar al Remoto por el icono que se encuentra en el escritorio de su PC. Ingrese al módulo de Cartera. CARTERA

3 LEGALIZACIÓN DE FACTURAS PARTICULARES PÁGINA 3 de 5 Se deben realizar por el módulo de CARTERA y solo se puede realizar cuando la factura de un paciente PARTICULAR ya ha sido generada. Ya en este módulo uno debe ingresar por el ítem de MOVIMIENTOS en la parte de RECIBOS DE CUENTAS POR COBRAR. TAREA 2. DILIGENCIE LOS CAMPOS EN EL MODULO DE CARTERA: El analista de cuenta deberá diligenciar los siguientes datos: VALOR: En este campo debe ir el valor total de la factura TIPO DE RESPOSABLE: en este campo siempre debe ir como PARTICULAR. RUBRO: En este campo igualmente de ir Particular (FU6) VALOR TIPO DE RESPONSABLE RUBRO

4 LEGALIZACIÓN DE FACTURAS PARTICULARES PÁGINA 4 de 5 Seleccione la pestaña DETALLE DE FACTURAS inserte una fila y en esta fila coloque el NÙMERO DE FACTURA el sistema automáticamente baja la información de la factura y corrobore que sea el valor y el paciente. INSERTAR FILA VALOR DETALLE DE FACTURAS VALOR DE LA FACTURA NÙMERO DE LA FACTURA Después de esto, se debe seleccionar la pestaña FORMA DE RECIBO allí se debe insertar fila y colocar los siguientes datos: FORMA DE PAGO: se ingresa la forma en que se está cancelando esta factura (99) EFECTIVO; (DV) TARJETA DEVITO VISA; (CV) TARJETA CREDITO VISA, (CH) CHEQUE; (PA) PAGARE; o si es un ABONO (AB) en dado caso que tenga recibos por caja y bancos. BANCO: Este campo se habilita si el pago es con tarjeta o cheque y se debe seleccionar el código del Banco al cual corresponde la tarjeta o el cheque. PLAZA: este campo se debe colocar LOCAL este campo se habilita cuando el pago es cheque o en pagare NÙMERO DE DOCUMENTO: En este campo se debe colocar cuando el pago es en tarjeta el número de el Boucher generado por el datafono, si el pago es con pagare se debe colocar el número del pagare y, si el pago es en cheque se debe colocar el número de cheque. CUENTA DEL BANCO / NUMERO DE AUTORIZACION: se debe colocar el número de aval generado por datacheck. VALOR DE PAGO: se debe colocar el valor que se está generando el pago.

5 LEGALIZACIÓN DE FACTURAS PARTICULARES PÁGINA 5 de 5 FORMA DE RECIBO CUENTA DE BANCO / NÙMERO DE AUTORIZACION FORMA DE PAGO PLAZA VALOR DE PAGO BANCO NÙMERO DE DOCUMENTO Para terminar se debe guardar y generar el recibo legalizando la factura.