FORMULARIO DE VALORACIÓN Y EXPURGO DE SERIES DOCUMENTALES

Transcripción

1 FORMULARIO DE VALORACIÓN Y EXPURGO DE SERIES DOCUMENTALES A. DATOS DE LA SERIE DOCUMENTAL 1. Denominación de la serie Expedientes de convenios de colaboración 2. Unidad productora Secretaría General 3. Objeto de la gestión administrativa Firma de acuerdos entre la Universidad y empresas, instituciones públicas y privadas, o particulares, en asuntos de especial interés para la Universidad. 4. Años que abarca la serie Curso a curso Tipo de soporte Papel Electrónico 6. Volumen de la serie 5 cajas por cada curso. 7. Documentos que integran la serie - Documentación preparatoria (son los documentos intercambiados entre el interesado de la Universidad y el responsable de la institución tercera, encaminados a la negociación y concreción del contenido del convenio. Este tipo documental existe unas veces y otras no). - Nota interior del Vicerrector de Relaciones Internacionales e Institucionales al Servicio de Asesoría Jurídica solicitando informe. - Informe de Asesoría Jurídica. - Nota interior del Vicerrector de Relaciones Internacionales e Institucionales al Servicio de Gestión Económica solicitando emisión de informe. - Informe del Servicio de Gestión Económica - Convenio propiamente dicho, firmado por el Rector y terceros. Junto con los documentos anteriores, se pueden generar otros, en los siguientes casos: - Incidencias y subsanaciones de cuestiones del convenio objetadas por los informes. - Remisión del convenio por parte del Vicerrectorado de Relaciones Internacionales e Institucionales, a la institución tercera para que sea firmado. - Remisión a la institución tercera del convenio debidamente firmado por el Rector. 1

2 8. Ordenación Por orden cronológico y siguiendo un número secuencial. 9. Legislación - Ley 30/92 del 26 de Noviembre de Régimen Jurídico de las Administraciones públicas y del Procedimiento Administrativo Común (art. 6) - Ley 13/95 del 13 de Mayo sobre contratos de las administraciones públicas (art. 3) - Estatutos de la Universidad Carlos III de Madrid 10. Procedimiento administrativo Entre los interesados por parte de la Universidad y terceros, se inicia un proceso negociador encaminado a concretar y delimitar el objeto de un posible convenio de colaboración. Una vez se tiene elaborada una propuesta, se remite al Vicerrectorado de Relaciones Internacionales e Institucionales. El Vicerrector de Relaciones Internacionales e Institucionales solicita sendos informes al Servicio de Asesoría Jurídica y al Servicio de Gestión Económica sobre la propuesta del convenio formulada, y a la vista de los mismos, y en caso de ser favorables, se remite el convenio al Rector para su firma. En caso de no ser favorable alguno de los informes, por parte del Vicerrectorado de Relaciones Internacionales e Institucionales se requiere al proponente que rectifique y corrija las observaciones formuladas por el servicio informante. Una vez hechas las correcciones, el Vicerrector remite el convenio al Rector para su firma. Una vez firmado el convenio por el Rector, y en su caso, por los terceros interesados, se envía un ejemplar del convenio a dichos terceros, y el expediente del convenio es enviado del Vicerrectorado de Relaciones Internacionales e Institucionales a la Secretaría General para su archivo y depósito. Los expedientes de convenios de colaboración pueden incluir informes se seguimiento. 11. Ubicación de la serie Secretaría General (poseedor principal) Unidades proponentes y responsables del seguimiento del convenio (poseedores secundarios) 12. Series relacionadas Expedientes de sesiones de la Junta de Gobierno (la Junta de Gobierno periódicamente aprueba la política de colaboración de la Universidad con otras instituciones. Para ello, se pone a disposición de dicha Junta, una lista de los convenios en los que coparticipa la Universidad). 13. Documentos recapitulativos Memoria anual de la Universidad 14. Documentos duplicados Disponen de copia del convenio la Unidad proponente y responsable del seguimiento y el Servicio Económico, en el caso de que dicho convenio suponga algún gasto o ingreso para la Universidad, esto es, en el caso de que se deriven de él consecuencias de carácter económico (origina una subserie de expedientes de contratación, bajo el código CO). 2

3 15. Propuesta de evaluación que se presenta a la Comisión Período de permanencia en los archivos de gestión de la Secretaría General: 1 año desde la firma del convenio Valor administrativo: el período de vigencia del convenio Valor histórico: una vez agotado el período de vigencia del convenio 16. Propuesta de accesibilidad por parte de los usuarios que se presenta a la Comisión X Libre X Restringido (25 años para los datos personales o que afecten a la intimindad de las personas) El Archivo General propone a la Comisión que el acceso a esta serie sea libre, salvo aquellos tipos documentales que contengan datos personales o que afecten a la intimidad de las personas (para estos datos la restricción de acceso propuesta sería de 25 años a contar desde la fecha de producción del documento). 17. Propuesta de resolución que se presenta a la Comisión Eliminación Muestreo X Conservación permanente Conservación parcial 18. Observaciones El Archivo General propone a la Comisión incluir el tipo documental del texto del convenio, que formando parte de la serie da título a la misma, en el programa de documentos esenciales de la Universidad, en función de su singular importancia testimonial. B. DATOS A CUMPLIMENTAR POR LA COMISIÓN 19. Resolución de evaluación Período de permanencia en los archivos de gestión de la Secretaría General: 1 año desde la firma del convenio Valor administrativo: el período de vigencia del convenio Valor histórico: una vez agotado el período de vigencia del convenio 20. Resolución de accesibilidad por parte de los usuarios X Libre X Restringido (25 años para los datos personales o que afecten a la intimidad de las personas) La Comisión dictamina que el acceso a esta serie sea libre, salvo para aquellos convenios que contengan datos personales o que afecten a la intimidad de las personas, en cuyo caso la restricción de acceso a tales datos será de 25 años a contar desde la fecha de producción del documento. 3

4 21. Resolución de disposición final Eliminación Muestreo X Conservación permanente Conservación parcial 22. Observaciones La Comisión da su apoyo a la iniciativa del Archivo General referente a incluir el tipo documental del texto del convenio en el programa de documentos esenciales de la Universidad, en función de su singular importancia testimonial. C. DATOS DEL EXPEDIENTE DE VALORACIÓN Y EXPURGO C. DATOS DEL EXPEDIENTE DE VALORACIÓN Y EXPURGO 23. Número del expediente 11/97 (24) 24. Sesión 14 de noviembre de 1997 (3/97) 25. Asistentes Presidente: Luciano Parejo, quien delega en el Vicepresidente de la Comisión Vicepresidente: Joaquim Llansó, que actúa como Presidente Vocales: Rosa Barbeitos, José Furones, José Ramón Cruz Excusan su presencia los vocales Antonio Rodríguez de las Heras, Enrique Villalba y Alberto Palomar, quienes previamente ha hecho llegar sus observaciones sobre el expediente al Vicepresidente de la Comisión. 26. Fecha del dictamen de la Comisión 14 noviembre Firmas 28. Fecha de aprobación por la Comisión de Gobierno D. DATOS COMPLEMENTARIOS 29. Fecha de remisión al órgano competente 30. Número de expediente del órgano competente 4

5 31. Fecha de resolución del órgano competente 32. Observaciones 5

6 ÍNDICE - DOCUMENTO EN EL QUE SE DA CONSTANCIA DE QUE EL CONVENIO HA SIDO SUSCRITO POR PARTE DE TERCEROS Y SE PUEDE PROCEDER A EMITIR LOS INFORMES OPORTUNOS - NOTA INTERIOR AL RESPONSABLE DE ASESORÍA JURÍDICA, SOLICITANDO EL INFORME NECESARIO PARA EL CONVENIO DE COLABORACIÓN - INFORME FAVORABLE DEL SERVICIO DE GESTIÓN ECONÓMICA AL CONVENIO DE COLABORACIÓN - INFORME FAVORABLE DEL SERVICIO DE ASESORÍA JURÍDICA AL CONVENIO DE COLABORACIÓN - NOTA DEL SECRETARIO GENERAL, EXPONIENDO QUE SE HA INFORMADO FAVORABLEMENTE RESPECTO AL CONVENIO, Y QUE PROCEDE LA FIRMA DEL RECTOR - TEXTO DEL CONVENIO

7 UNIVERSIDAD CARLOS III DE MADRID COMISIÓN DE VALORACIÓN Y EXPURGO DE LA DOCUMENTACIÓN Expediente número 11/97 Serie: Expedientes de Convenios de Colaboración ANEXO 7