CÓDIGO FECHA DE REVISIÓN No. DE REVISIÓN PÁGINA. PR-FNL-01 Mayo de 6
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- David Pérez Poblete
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1 PR-FNL-01 Mayo de 6 1. OBJETIVO: Establecer los lineamientos para la elaboración en forma oportuna de las facturas para las operaciones de Nuevo Laredo de Universal International Services 2. ALCANCE: Aplica a todos los clientes de Universal International Services Nuevo Laredo. 3. RESPONSABILIDADES: 3.1 Jefe de facturación. Revisar datos vs sistema, aplicar anticipos y capturar gastos extra. Afectar la cuenta de Gastos del cliente. Afectar la factura de fletes del cliente. Imprimir cuentas de gastos y fletes, entregarlas al Asistente de para armado de los juegos correspondientes. Supervisar la elaboración de la relación con la que se envían documentos, ya sea a UIS AICM o directamente al cliente. Coordinar el envío de cuentas de Gastos por mensajería. Asegurar el cumplimiento del presente procedimiento. 3.2 Auxiliar de facturación Cotejar contra la Pizarra de Tráfico que todos los expedientes sean recibidos para facturación Capturar las cuentas de gastos (pro forma) Capturar las facturas de fletes ( pro forma) Enviar cuentas de gastos y fletes a UIS AICM y/o directamente al cliente. Elaborar relación de cuentas de gastos enviadas para el Jefe de. 3.3 Asistente de Armar juegos de cuentas de gastos y expedientes por cliente Armar juegos de facturas de fletes. Integrar la cuenta de gastos americana a la mexicana. Imprimir y anexar la Manifestación de Valor correspondiente a cada cuenta de gastos Control y archivo de expedientes. SELLO: ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ: JEFE DE FACTURACIÓN REPRESENTANTE DE LA DIRECCION DIRECTOR GENERAL
2 PR-FNL-01 Mayo DE 6 Mantiene control de los archivos prestados a cualquier área mediante el formato de Control de archivos prestados FPRFNL en donde anota: quien lo solicita, número de pedimento, cliente, el número de caja en donde se encuentra el archivo, fecha de salida, comentarios y fecha de entrada. 3.4 Documentador Enviar diariamente (correo electrónico) el Reporte de Pedimentos Firmados al Jefe y Auxiliar de. 3.5 Despachador Entregar diariamente los expedientes completos de los pedimentos despachados el día anterior. 3.6 Coordinador de Despacho Entregar diariamente las Boletas de despacho al Jefe de. 3.7 Gerente de Nuevos Proyectos y Atención a Clientes Enviar la Minuta de Inicio y los Requisitos cada vez que ingrese un cliente nuevo o se modifiquen las condiciones acordadas (Ver Procedimiento de Nuevos Proyectos PR-NP-01) 3.8 Auxiliar Contable. Capturar y afectar los anticipos que se aplican en cuentas de gastos 4. DESARROLLO: FACTURACIÓN DE LA SERIE FASA 4.1 Jefe de Incluye los datos de clientes nuevos en el Concentrado de Tabuladores FPRFNL que sirve de guía para elaborar de cuentas de gastos por cliente. 4.2 Documentador Envía diariamente al Gerente de Operación Aduanera, Jefe de, Auxiliar de y Recepcionista, por correo electrónico, el Reporte de Pedimentos Firmados del día hábil anterior.
3 PR-FNL-01 Mayo DE Despachador Entrega diariamente expedientes completos de los pedimentos despachados el día anterior (Ver Procedimiento de Importación de Mercancía (Importaciones) PR-OPNL-01) 4.4 Auxiliar de 4.5 Auxiliar de Revisa que los expedientes recibidos aparezcan en el Reporte de Pedimentos Firmados y da seguimiento por los expedientes faltantes con los Ejecutivos de Tráfico (de acuerdo a los clientes que tiene asignado cada uno). Elabora la Pro Forma de, cuidando los siguientes aspectos: a) Fecha de b) Datos del cliente c) Número de Referencia d) Datos del Pedimento e) Tipo de Cambio f) Gastos efectuados g) Tabulador 4.6 Auxiliar de Entrega al Jefe de, las proformas de cuentas de gastos elaboradas, junto con el expediente correspondiente 4.7 Jefe de Recibe del Departamento de en Laredo Texas las cuentas americanas de las operaciones realizadas el día anterior. Las revisa y separa por cliente. Se distribuyen de acuerdo a lo siguiente: a) Al Auxiliar de : Cuando dichas cuentas se integrarán a la cuenta mexicana como parte de los cargos que en ella se asientan b) Al Asistente de : Cuando únicamente se anexará a la Cuenta Mexicana como comprobante de gastos. 4.8 Jefe de Revisa la Pro Forma de Están correctos los datos de la Pro Forma? Si: Autoriza, afecta en el sistema e imprime la factura correspondiente. Entrega la factura junto con su expediente al Asistente de No: Realiza las anotaciones en la Pro Forma y regresa al auxiliar de facturación para su corrección.
4 PR-FNL-01 Mayo DE Asistente de Coteja la factura contra la documentación contenida en el expediente. Factura Correcta? Si: Arma los juegos de facturas con las copias correspondientes, incluyendo 02 juegos de Manifestación de Valor y Hoja de cálculo a los clientes que lo requieren y los entrega al Auxiliar de. No: Anota sus observaciones en la factura y la devuelve, junto con el expediente, al Auxiliar de. Regresa al punto Auxiliar de 4.11 Auxiliar de 4.12 Auxiliar de y/o Asistente de Se encarga de la distribución de los distintos juegos de la factura (Cliente, Cobranza, Administración y Finanzas y Expediente). Al final del día elabora la Relación de envío de Cuentas FPRFNL y la entrega al Jefe de. Realiza semanalmente el Reporte Gerencial de FPRFNL y lo entrega al Representante de la Dirección, para revisión en la Junta de Indicadores. FACTURACIÓN DE LA SERIE FASE 4.13 Jefe de Incluye los datos de clientes nuevos en el Concentrado de Tarifas de Fletes FPRFNL que sirve de guía para elaborar facturas de fletes por cliente Auxiliar de Elabora la Pro Forma de de Fletes, cuidando los siguientes aspectos: a) Fecha de b) Datos del Cliente c) Datos del Remitente d) Datos del Destinatario e) Número de Referencia f) Datos del Pedimento g) Datos del Transportista h) Concepto Origen/Destino i) Gastos Efectuados j) Tarifas Vigentes
5 PR-FNL-01 Mayo DE Auxiliar de Entrega al Jefe de, las proformas de cuentas de gastos elaboradas, junto con la Orden de Remisión FPROPNL Jefe de Revisa la Pro Forma de de Fletes Están correctos los datos de la Pro Forma? Si: Autoriza, afecta en el sistema e imprime la factura correspondiente. Entrega la factura junto con la Orden de Remisión FPROPNL al Asistente de. No: Realiza las anotaciones en la Pro Forma y regresa al auxiliar de facturación para su corrección Asistente de Coteja la factura contra la documentación contenida en el expediente. Factura Correcta? Si: Arma los juegos de facturas con las copias de la Orden de Remisión FPROPNL y las entrega al Auxiliar de. No: Anota sus observaciones en la factura y la devuelve, junto con la Orden de Remisión FPROPNL-06-02, al Auxiliar de. Regresa al punto Auxiliar de 4.19 Auxiliar de Se encarga de la distribución de los distintos juegos de la factura (Cliente, Cobranza, Administración y Finanzas y Expediente). Al final del día registra el formato Courrier y lo entrega al Jefe de. Fin del procedimiento 5. REFERENCIAS: 5.1 Documentos: Código Documento PR-NP-01 Procedimiento de Nuevos Proyectos y Atención al Cliente PR-OPNL-06 Procedimiento de Despacho de Mercancía
6 PR-FNL-01 Mayo DE 6 (Importaciones) 5.2 Formatos: Código FPRFNL FPRFNL FPRFNL FPROPNL FPRFNL FPRFNL Formatos Concentrado de Tabuladores Relación de envío de Cuentas Reporte Gerencial de Orden de Remisión Concentrado de Tarifas de Fletes Control de archivos prestados Proforma de Reporte de Pedimentos Firmados Manifestación de Valor Hoja de Cálculo Proforma de de Fletes Courrier 6. DEFINICIONES: Afectar: Autorizar la proforma de cuenta de gastos para su emisión definitiva. 7. ANEXOS: NA 8. CONTROL DE CAMBIOS No. DE REVISIÓN FECHA MOTIVO 04 Mayo 2013 Se modifica punto 4.12 para adecuarlo a las actividades actuales. 03 Noviembre 2011 Se corrige el nombre del formato Reporte de Pedimentos Firmados. 02 Junio 2011 Se re ordenaron los puntos Se agregó el control del préstamo de documentos en el punto 3.3. Se eliminó en el punto 3.6 la entrega de las facturas. Se agregaron los puntos para desarrollar las actividades de captura, revisión y autorización de las facturas de la serie FASE. 01 Enero 2011 Se integra el punto 4.7 para la recepción de las cuentas americanas. 00 Noviembre 2010 Inicio del Sistema
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