Registro de mercancías bajo el sistema de inventarios periódicos

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1 Unidad 6 Registro de mercancías bajo el sistema de inventarios periódicos Competencias Al finalizar la unidad, el alumno: Registrará asientos contables bajo el procedimiento de inventarios periódicos, aplicando un método de estimación de inventarios. Elaborará estados financieros para comprender por qué este es el método de registro que emplean las empresas pequeñas.

2 Descripción temática Unidad 6. Registro de mercancías bajo el sistema de inventarios periódicos 6.1. Características del sistema de inventarios periódicos La base: conteo físico Periodicidad Usuario Cuentas relacionadas con el uso de un sistema de inventarios periódicos Valuación de los inventarios y del costo de la mercancía vendida Determinación del valor de los inventarios Determinación del costo de la mercancía vendida Ejemplo para la determinación del costo de ventas Asientos contables relacionados con las transacciones de mercancías Asientos durante el periodo Asientos para la determinación de resultados Estimación del inventario final y del costo de la mercancía vendida Método de precio de menudeo o detallista Método de utilidad bruta Ventajas y desventajas del sistema de inventarios periódicos.

3 Introducción Como se observó en la unidad 3, en una empresa es muy importante conocer si se está obteniendo utilidad o no, y para ello es indispensable determinar tanto los ingresos como los gastos en que se ha incurrido. Uno de los gastos más importantes que tienen las empresas es el costo de la mercancía vendida o costo de ventas. Su determinación se relaciona directamente con el valor de los inventarios de mercancías que se vendieron. Un sistema de inventarios está formado por una serie de pasos orientados a determinar las existencias de mercancías en el inventario, así como de las compras y ventas de la misma, efectuadas durante el periodo. Básicamente existen dos tipos: el sistema de inventario periódico y el sistema de inventario perpetuo. En la unidad 4 se comentó acerca de la cuenta de inventario de mercancías. De acuerdo con la Norma de Información Financiera C-4 el rubro de inventarios lo constituyen los bienes de una empresa destinados a la venta o a la producción para su posterior venta También se presentó un catálogo de cuentas, mismo que será ampliado en esta unidad para permitir la determinación del costo de la mercancía vendida mediante la aplicación de un sistema de registro de inventarios periódico o analítico. En esta unidad se explica la determinación del costo de ventas y de la utilidad de una empresa, así como las cuentas involucradas en el manejo de un sistema de inventarios periódico. El sistema de inventarios perpetuo se tratará en la unidad 7. 1 Normas de Información Financiera, NIF C-4, párrafo

4 Contabilidad FinanCiera i 6.1. Características del sistema de inventarios periódicos Uno de los elementos más importantes en torno al cual se desenvuelve la actividad de una empresa comercial está constituido por las mercancías. En sí, sin mercancías que vender no existe la empresa. Obviamente, para tener mercancía disponible para la venta es necesario, primero, adquirirla mediante una operación de compra. El costo de estas mercancías representa un porcentaje muy importante de sus activos. Aun cuando la tendencia actual es tratar de mantener al mínimo las existencias de mercancías debido a los costos que implica su almacenaje (costos por el espacio utilizado en el almacén, seguros contra incendio, robo, control de la misma, etc.), basta echar un vistazo al Balance general de cualquier empresa para darnos cuenta de que, realmente, el inventario de mercancías es el principal renglón de los activos, y en el Estado de resultados el costo de ventas normalmente es una de las partidas más importantes. Por lo anterior, resulta de vital importancia prestar mucha atención y cuidado al seguimiento y control de las variaciones que las existencias de las mercancías puedan experimentar como consecuencia de compras, devoluciones a los proveedores, ventas y devoluciones de los clientes, tanto en unidades físicas como en unidades monetarias. Dicho cuidado y atención se logra mediante la aplicación de un registro adecuado de sus inventarios. Como se mencionó en la introducción a esta unidad, existen dos modos de llevar un registro de inventarios para determinar el costo de la mercancía vendida, las entradas y salidas de la misma y las existencias al final de cada periodo: el sistema de inventario periódico y el sistema de inventario perpetuo. El nombre de periódico y perpetuo obedece a la manera en que se van registrando las transacciones relacionadas con la mercancía y por lo tanto, al tiempo en que puede obtenerse información detallada sobre dichos movimientos. El sistema de inventario periódico consiste en establecer una cuenta para cada concepto relacionado con las operaciones de la mercancía y así controlar los aumentos o disminuciones de la misma. Las salidas de inventario se registran hasta el final del periodo. 228 Figura 6.1. Transacciones relacionadas con la mercancía.

5 Unidad 6 registro de mercancías bajo el sistema de inventarios periódicos El sistema de registro de inventarios periódicos también recibe los nombres de analítico o pormenorizado. El sistema de control de inventarios que implante la empresa depende fundamentalmente de dos factores: las necesidades de información y el costo que aquélla esté dispuesta a asumir. 2 Adicionalmente, se puede mencionar también el giro de la empresa y el volumen de sus operaciones. Qué define el sistema de control de inventarios que implante una empresa? Si conocemos la cantidad y valor de la mercancía que se tiene en el almacén al principio del año, así como lo que se ha comprado durante dicho periodo, y contamos físicamente la mercancía que se tiene en el almacén al final del mismo año (la mercancía no vendida), podemos deducir la cantidad de mercancía que se vendió y su costo. Esta manera de determinar el costo de la mercancía vendida se conoce como sistema de inventario periódico. Las principales características que tiene un sistema de este tipo se explican a continuación: Existencias al inicio (inventario inicial) Compras efectuadas durante el periodo Cúantas unidades se vendieron? = 18 Figura 6.2. Determinación de unidades vendidas La base: conteo físico Un sistema de registro de inventarios periódicos se basa en un conteo físico de la mercancía que existe en el almacén al final de un periodo. Dicho conteo implica mucho tiempo y por consiguiente es costoso (pago de salarios al personal que se contrata para hacer el recuento; cierre total o parcial de la empresa durante uno o más días) además de que puede dar como resultado cantidades no del todo correctas (cuando la mercancía no es fácil de contar). 2 Muñoz Merchante, Ángel, Fundamentos de contabilidad, España, Universidad Nacional de Educación a Distancia, 1997, pág

6 Contabilidad FinanCiera i Conteo físico significa hacer una toma de inventarios, esto es, contar una por una las unidades de los diferentes tipos de mercancías que se tienen en existencia y obtener un total de éstas. Seguramente alguna vez has observado en los periódicos anuncios como los siguientes: A TODA NUESTRA APRECIABLE CLIENTELA: APROVECHE! GRANDES DESCUENTOS POR CIERRE DE INVENTARIO. LE INFORMAMOS QUE, POR INVENTARIO, HOY Y MAÑANA LA TIENDA PERMANECERÁ CERRADA DISCULPE LAS MOLESTIAS QUE ESTO PUDIERA OCASIONAR. LA POPULAR Figura 6.3. Anuncios en diarios. Imagina, por ejemplo, el costo que implica para una empresa comercial cerrar uno o varios días, ya sea de forma total o parcial (todo el negocio o sólo uno o varios departamentos del mismo). Cuánto se deja de vender?, qué costo se tendría por la pérdida de clientes molestos por el cierre?, etcétera. La base de un sistema de inventario periódico es el conteo físico. Figura 6.4. Anuncios en escaparates. 230

7 Unidad 6 registro de mercancías bajo el sistema de inventarios periódicos Periodicidad La periodicidad con que se debe realizar un conteo físico o toma de inventario físico depende de las políticas específicas de la empresa, pero por sus implicaciones en cuanto a costos y tiempo generalmente se realiza al final del periodo contable (cada año), ayudando así a generar parte de la información requerida para la preparación del Balance general y del Estado de resultados de la empresa en cuestión, al determinar el costo del inventario final de mercancías y el costo de la mercancía que se vendió. Normalmente las empresas realizan un conteo físico de sus inventarios por lo menos una vez cada año. Sin embargo, muchas veces no es conveniente esperar a que termine el año para tener información sobre el comportamiento de sus inventarios, ya que, precisamente, por esa información se pueden tomar decisiones tan importantes como cuándo surtir más mercancía? o cuánta mercancía se debe comprar?, etc. Esto hace necesario que en periodos intermedios, por ejemplo cada mes, se tenga que estimar la cantidad y valor de los inventarios. Al hacer dicha estimación no es necesario efectuar una toma física. Para ello se deberá considerar, entre otras cosas, la tendencia que han mostrado en periodos anteriores los inventarios, las ventas, así como el porcentaje que ha venido representando el costo de ventas en relación con el valor de éstas, etc. Obviamente, debemos reconocer que al tratarse de una estimación, cuando llegue el fin del año y se realice la toma de inventarios, los resultados que se obtengan no necesariamente coincidirán con los que se habían obtenido en las estimaciones mensuales, por lo que será necesario modificar la información, de tal manera que la que se muestre sea la real, es decir, la obtenida en la toma física Usuario Debido a las dificultades que se pueden encontrar al hacer una toma En qué tipo física de inventarios, así como a la aparición de tecnología que permite de empresas se usa el tener controles de inventarios cada vez mejores, al hacerlos más exactos y sistema de inventario? oportunos, tales como lectores de fibra óptica, codificaciones electrónicas (códigos de barras), etc., se ha ido disminuyendo paulatinamente el uso de este tipo de sistema en las empresas. Sin embargo, aún sigue teniendo amplia aplicación, sobre todo en empresas pequeñas y medianas que venden productos cuyo costo por unidad es relativamente bajo, como algunos supermercados, ferreterías, farmacias, etc. Por ejemplo, si una farmacia vende a un cliente una cajita de aspirinas, dos jeringas, un frasco de alcohol y un paquete de gasas, podrá fácilmente marcar en la caja registradora la venta de estos artículos a su respectivo precio; sin embargo, resultaría muy difícil llevar registros que permitieran consultar el costo que tiene dicha mercancía. La necesidad de contar con información oportuna y, por lo tanto, que siempre esté actualizada, es de vital importancia, sobre todo en aquellas empresas cuyos productos a vender tienen un costo muy alto (joyas, autos, muebles, etc.). Dichas empresas utilizan un sistema de registro de inventarios que les permite tener siempre actualizada la información relativa a sus inventarios de mercancías (cuánto se tiene, lo que se compra, vende, etc.). Este sistema de inventarios recibe el nombre de sistema de registro de inventario perpetuo y se explicará en la siguiente unidad. 231

8 Contabilidad FinanCiera i 6.2. Cuentas relacionadas con el uso de un sistema de inventarios periódicos Antes de seguir adelante, es conveniente actualizar el catálogo de cuentas que se presentó en la unidad 4, agregándole las cuentas que se aplicarán al registrar las transacciones de mercancías al utilizar un sistema de inventarios periódico. Las cuentas que utilizaremos en esta unidad son las siguientes: Número de cuenta 3 Nombre de la cuenta 4 Número de cuenta Nombre de la cuenta 101 Efectivo 107 Clientes 120 Inventario de mercancías 205 Proveedores 401 Ventas 415 Devoluciones sobre venta 417 Descuentos sobre venta 501 Costo de ventas 505 Compras 510 Fletes sobre compras 515 Devoluciones sobre compras 517 Descuentos sobre compras Con la finalidad de llevar un registro adecuado de las transacciones en las que se ven involucradas las cuentas anteriores, es necesario, para algunas de ellas, ampliar la información relativa a su manejo presentada en la unidad 4 de este libro. Por ello, las cuentas que no se habían descrito anteriormente se explicarán a continuación: 3 Los números de cuenta aquí presentados son sugeridos. En la práctica se asignarán de acuerdo con la codiicación de cuentas que utilice la empresa en cuestión. 4 El nombre de las cuentas puede variar de una empresa a otra, pero se sugiere que tenga alguna relación con lo que representan 232

9 Unidad 6 registro de mercancías bajo el sistema de inventarios periódicos 120 Inventario de mercancías Aun cuando esta cuenta se explicó en la unidad 4, es importante hacer énfasis especial en ella. En esta cuenta se registrará el costo de las mercancías que se tienen en existencia al final del periodo contable. El costo se determina multiplicando el número de unidades obtenido en el conteo físico por su costo unitario. Dicho saldo corresponderá al inventario final de mercancías del periodo en cuestión y se convertirá en el inventario inicial de mercancías del siguiente periodo. Si te preguntas por qué un inventario final se convierte en un inventario inicial? Imagina que eres el encargado de un almacén y que, al terminar un mes, digamos abril, en dicho almacén se tienen 1,500 unidades de la mercancía en existencia (inventario al final del mes de abril). Al iniciar el siguiente día, 1 de mayo, cuántas unidades crees que habrá en el almacén? La respuesta es sencilla: habrá 1,500 unidades, las mismas que se tenían al final de abril. Por lo tanto, se empezará el nuevo periodo con 1,500 unidades de mercancía en el almacén (inventario inicial del mes de mayo). El movimiento de esta cuenta es resultado de las distintas operaciones que dan origen a entradas y salidas de mercancías al almacén. Sin embargo, al usar un sistema de registro periódico únicamente se deberá cargar o abonar cuando se efectúe el conteo físico de inventarios. Qué operaciones originan los movimientos de la cuenta de inventario de mercancías? Básicamente existen tres causas por las que se puede tener un aumento o entrada al almacén de mercancías, y son las siguientes: a) El inventario inicial o existencias de mercancía disponibles al comienzo del periodo que se esté considerando. Estrictamente hablando, el inventario inicial no origina una entrada de mercancía al almacén; sin embargo, debe considerarse para efectos de contabilización. Esto es, aun cuando el inventario inicial no implique ninguna transacción, y por lo tanto no requiera un asiento contable, en la cuenta de mayor correspondiente se debe registrar con saldo deudor. b) Las compras de mercancías efectuadas en el periodo. La adquisición de mercancías representa un costo, que es el precio que se paga al proveedor por la misma. Al llegar la mercancía comprada al almacén lo que se tenía en existencia se incrementa, sin embargo, al usar un sistema de inventarios periódico la cuenta de inventario de mercancías no se afectará. La razón de esto recae en la conveniencia de tener información detallada acerca del origen del aumento en la mercancía que se encuentra en el almacén; en este caso el origen es una compra, por lo que se tendrá una cuenta específica para compras, y es donde se registrará esa adquisición. c) Las devoluciones sobre ventas o mercancías devueltas por los clientes. Como se explicó anteriormente, existen ocasiones en que la mercancía vendida y entregada al cliente no cumple con los requerimientos del mismo, por lo que es devuelta al almacén. Obviamente esto implica que la mercancía que se tiene en el almacén se incremente. 233

10 Contabilidad FinanCiera i Por otro lado, las salidas o disminuciones de inventario de mercancías tienen su origen principalmente en: a) Las ventas de mercancías realizadas en el periodo. Cuando se realiza una venta, la mercancía debe entregarse al cliente, por lo que deja de estar en el almacén, provocando una disminución en las existencias. Hay que recordar que al utilizar un sistema de inventarios periódicos la salida del almacén no se registra en el momento en que ésta sucede. b) Las devoluciones sobre compras o mercancía que se regresaron a los proveedores. A diferencia de las devoluciones de los clientes, cuando se devuelve mercancía al proveedor, dicha mercancía sale del almacén causando así una disminución en las existencias del mismo. c) Las mermas, deterioros, sustracciones, etc. En algunas ocasiones puede darse el caso de que por el mismo manejo que se da a la mercancía que se tiene en el almacén, parte de ésta sufra daños considerables que hagan que ya no se pueda considerar para la venta y, por lo tanto, deba ser eliminada del almacén. En otras ocasiones, generalmente cuando no se tiene restringido el acceso al almacén, puede haber personas malintencionadas que tomen mercancía por cuenta propia originando también que las existencias disminuyan. Estas partidas sólo se determinan por diferencias en inventarios físicos, hecho que representa una limitación del sistema. Estos dos últimos tipos de salida se registran en el inventario hasta el final del periodo. Figura 6.5. Origen de variaciones en las existencias de mercancías en el almacén. 234

11 Unidad 6 registro de mercancías bajo el sistema de inventarios periódicos 401 Ventas Al igual que la cuenta de inventarios, esta cuenta fue explicada en unidades anteriores, pero es conveniente recordar que en ella se abonarán todas las salidas de mercancía derivadas de las ventas de las mismas, y que el valor de éstas lo determinará el precio de venta cobrado a los clientes. Es común que, para fines prácticos y de presentación, en los estados financieros se utilicen las ventas netas en lugar de simplemente ventas. Cuando esto es así, es necesario utilizar la siguiente fórmula: Ventas netas = Ventas Devoluciones y rebajas sobre ventas Descuentos sobre ventas Fórmula 6.1. Sin embargo, conocer las ventas netas puede no ser suficiente información para la empresa y, por lo tanto, sigue siendo importante registrar claramente, en su respectiva cuenta, los movimientos de la mercancía originados por devoluciones, rebajas y descuentos por pronto pago otorgados a los clientes, ya que sólo así se puede tener información sobre clientes insatisfechos, clientes que acostumbran pagar pronto, mercancía defectuosa, etcétera. 415 Devoluciones y rebajas sobre ventas de mercancías Cuando la mercancía vendida y entregada al cliente sea devuelta por el mismo, debido a que no cumple con las especificaciones solicitadas por éste en cuanto a calidad, tiempos de entrega, etc., se tendrá un aumento en la cuenta de devoluciones y rebajas sobre ventas. Dichas devoluciones implicarán una disminución en las ventas de mercancías y, por otra parte, un aumento en las existencias de éstas. Puede ser que la mercancía vendida y entregada al cliente no sea de la entera satisfacción de éste, pero él mismo está dispuesto a quedarse con ella siempre y cuando se le haga alguna rebaja en el precio de la misma. En este tipo de casos la mercancía no regresará al almacén, pero es necesario hacer un registro en la cuenta de devoluciones o rebajas sobre ventas. 417 Descuentos sobre venta de mercancías Asimismo, existen ocasiones en que se ofrece a los clientes algún descuento en el precio de venta. Cuando esto ocurre, la mercancía no regresa al almacén o inventario, sin embargo la cuenta de ingresos por venta de mercancías deberá ser disminuida. Entre los descuentos que se otorgan pueden mencionarse los descuentos comerciales y los descuentos por pronto pago. Los descuentos comerciales son aquellos que se hacen al precio de lista de la mercancía vendida, son otorgados por promociones o lanzamiento del producto, los descuentos por volúmenes y no son contabilizados. Los descuentos que se otorgan por pronto pago de los clientes se refieren a las disminuciones en la cantidad a cobrar debido a que éstos pagan de manera anticipada (antes de la fecha de vencimiento y dentro de un plazo claramente 235

12 Contabilidad FinanCiera i especificado en el contrato de la venta a crédito). Se acostumbra especificar las condiciones de crédito de la siguiente manera: % de descuento / x días; n / días de plazo Por ejemplo, si el contrato indica: 2/10; n/30 significa que se hará un 2% de descuento si se paga en un plazo no mayor a 10 días, y después de esta fecha se deberá pagar el total de la deuda, que vence en 30 días. 501 Costo de ventas En las empresas comerciales se espera que la mercancía que se compra sea vendida a un precio mayor al costo de la misma. Es muy importante conocer cuál es el costo que tenía la mercancía que se vendió, y de esta forma determinar si la empresa está obteniendo una utilidad o no por la venta de la misma. Ese costo que tiene la mercancía que se vendió estará reflejado en una cuenta que recibe el nombre de costo de ventas o costo de la mercancía vendida. Como ya se mencionó, el monto del costo de ventas se determina al término del periodo contable. Si a las ventas netas de un periodo se les resta el costo de ventas del mismo lapso, se obtiene la utilidad bruta. Ventas netas Costo de ventas = Utilidad bruta Fórmula 6.2. El costo de ventas representa el costo de la mercancía que se vendió. Dicha cuenta se cargará por el resultado obtenido de sumar al inventario inicial, las compras de mercancías, y a este total, que llamaremos mercancías disponibles para la venta, restarle el valor del inventario final obtenido de la toma física. Inventario inicial + Compras = Mercancía disponible para la venta Fórmula 6.3. Mercancía disponible para la venta + Inventario final = Costo de ventas Fórmula

13 Unidad 6 registro de mercancías bajo el sistema de inventarios periódicos Lo anterior implica que una disminución del inventario inicial de mercancías o en las mercancías compradas obedece a la venta de la misma, por lo que el costo de ventas aumentaría. Por otro lado, una disminución al costo de ventas implica que el inventario final de mercancías se ha incrementado debido a alguna devolución de los clientes. Las mercancías disponibles para la venta están constituidas por la suma del inventario inicial más las compras netas. 505 Compras El objetivo de esta cuenta es acumular el costo de toda la mercancía comprada durante el periodo contable para su reventa. En esta cuenta se cargarán todas las entradas de mercancía. El valor de éstas lo determinará el precio de compra que se pague a los proveedores. Al igual que en las ventas, es una práctica común utilizar compras netas en lugar de compras. Para determinar las compras netas, se aplica la siguiente fórmula: Compras netas = Compras + Fletes sobre compras Devoluciones sobre compras Descuentos sobre compras Fórmula Fletes sobre compras Algunas veces la empresa que compra mercancía incurre en gastos para transportarla hasta su almacén. En estos casos se requiere la utilización de una cuenta de fletes sobre compras, cuyos cargos implicarán un aumento en el costo de la mercancía comprada. 515 Devoluciones y rebajas sobre compras Cuando por alguna razón existe la necesidad de devolver parte de la mercancía que se había comprado a un proveedor, se tendrá un aumento en la cuenta de devoluciones sobre compras. Pero, por qué habría de devolverse mercancía al proveedor? Esto, al igual que en el caso en que los clientes devuelven mercancía ya comprada, tiene la misma justificación. Algunas veces la mercancía que se adquiere no cumple los estándares de calidad requeridos por la empresa que está comprando, o simplemente el pedido que se surte está equivocado en cuanto a tipo o cantidad de mercancía. Es en estos casos en que la empresa que compra hace una devolución a sus proveedores. De la misma manera, cuando la mercancía enviada por el proveedor es la que se había solicitado, pero tiene ligeros defectos que merman su calidad de una manera poco significativa y por lo tanto no se regresa al proveedor, éste hace una bonificación o rebaja en el costo de la misma. 237

14 Contabilidad FinanCiera i Es importante registrar las transacciones mencionadas en los casos anteriores en una cuenta especial para ellas y no mezclarlas en la cuenta de compras, debido a que el proceso implícito de comprar mercancías, recibirlas e inspeccionarlas para decidir si son de nuestra entera satisfacción y devolverlas, es costoso y por lo tanto se debe mantener al mínimo. Si no conocemos a cuánto ascienden las devoluciones a los proveedores, cómo podemos disminuir las mismas? Además, la información reflejada en esta cuenta permite evaluar a los proveedores, ayudando a los administradores a tomar decisiones relativas a la selección de los mismos. 517 Descuentos sobre compras A diferencia de las devoluciones en compras, los descuentos se refieren a bonificaciones que el proveedor hace al cliente por pronto pago. Cabe aclarar que en algunas ocasiones, y dependiendo de las políticas de las empresas, los descuentos por pronto pago no afectan la cuenta de compras de mercancías, sino que se manejan como ingresos de carácter financiero, lo cual es discutible y se estudiará en cursos más avanzados. Sin embargo, para fines de esta unidad, los descuentos que haga el proveedor en el costo de la mercancía adquirida disminuirán el costo de las compras y, por consiguiente, de los inventarios de mercancías, mas no el número de unidades físicas que lo compongan. Cuando se cuenta con suficiente efectivo es recomendable aprovechar los descuentos por pronto pago ofrecidos por los proveedores; para asegurar esto, las facturas por pagar deberán archivarse de forma tal que automáticamente aparezcan a la vista de la persona responsable de efectuar el pago de las mismas. Una buena administración del efectivo implica el aprovechamiento de los descuentos por pronto pago que ofrecen los proveedores de mercancías. A continuación se muestra, en forma esquemática, la naturaleza de las cuentas utilizadas en este sistema: 238

15 Unidad 6 registro de mercancías bajo el sistema de inventarios periódicos Inventario de mercancías xxxx Ventas xxxx Devoluciones y rebajas s/ventas xxxx Descuento s/ventas xxxx Costo de ventas xxxx xxxx Compras xxxx Fletes s/ventas Devoluciones y rebajas s/compras xxxx Descuentos s/compras xxxx Figura 6.6. Naturaleza de las cuentas (saldos normales) Valuación de los inventarios y del costo de la mercancía vendida Determinación del valor de los inventarios Como se explicó anteriormente, al utilizar un sistema de registro Cómo se puede determinar el de inventarios periódicos se requiere hacer una toma física del valor de la mercancía que está inventario, es decir, es necesario contar físicamente la mercancía en el inventario? (por tipo de producto) que se quedó al final del periodo en el almacén. De esta forma las empresas obtienen la cantidad de unidades de cada tipo de producto que está en el inventario final de mercancías. Sin embargo, tanto en los registros contables como en los estados financieros de las empresas se expresan las cantidades en términos monetarios ($), por lo que se deben valuar las unidades físicas obtenidas en la toma del inventario. 239

16 Contabilidad FinanCiera i Existen varios métodos para valuar los inventarios, entre ellos podemos mencionar los siguientes: Costos específicos. PEPS (Primeras Entradas, Primeras Salidas). UEPS (Últimas Entradas, Primeras Salidas). Costo promedio ponderado. Estos métodos se explicarán a detalle en cursos más avanzados. Por ahora, supondremos que los costos unitarios de las unidades a valuar son los mismos durante todo el año. Para valuar el inventario basta con multiplicar el total de unidades obtenidas mediante el conteo físico, por el costo unitario correspondiente y sumar los resultados, obteniendo así el costo total del inventario de mercancías al final del periodo. Unidades en existencia x Costo por unidad = Costo total Fórmula 6.6. Por ejemplo, si una ferretería obtuvo en su conteo físico que su almacén de mercancías tenía lo siguiente: Tipo de producto Unidades Tornillos 5,000 Clavos 8,000 Tuercas 2,500 Lijas 580 Y en sus registros de compras tiene los siguientes costos por unidad: Tipo de producto Costo unitario Tornillos $0.25 Clavos $0.10 Tuercas $0.15 Lijas $1.00 Para valuar su inventario tendría que hacerse lo siguiente: Tipo de producto Unidades X Costo unitario = Costo total Tornillos 5,000 $0.25 $1,250 Clavos 8,000 $0.10 $800 Tuercas 2,500 $0.15 $375 Lijas 580 $1.00 $580 TOTAL 16,080 $3,

17 Unidad 6 registro de mercancías bajo el sistema de inventarios periódicos Por lo tanto, el costo del inventario final de mercancías será de $3,005. Este monto debe presentarse en el Balance general al 31 de diciembre, en la sección de activos circulantes en la cuenta de inventario de mercancías. Además, dicho valor se usará también como un elemento para determinar el costo de la mercancía vendida durante el periodo, la cual deberá reportarse en el Estado de resultados Determinación del costo de la mercancía vendida Como ya se mencionó, al usar un sistema de inventarios periódicos, no se mantiene un saldo actualizado de las mercancías en existencia. En este tipo de sistema la cuenta de costo de ventas no se afecta cada vez que se efectúe una venta. Para poder determinar el costo de la mercancía vendida es necesario conocer el valor del inventario de mercancías al inicio y al final del periodo, así como las compras netas de mercancías que se tuvieron durante el mismo. Como se mencionó anteriormente, bajo un sistema periódico el inventario final se obtiene por medio de la multiplicación de las unidades obtenidas en la toma física por su respectivo costo unitario, mientras que el inventario inicial es el inventario final del periodo anterior. La fórmula que se utiliza es la siguiente (ver fórmulas 6.3. y 6.4.): Cómo se puede determinar el valor de la mercancía vendida en un sistema de registro de inventarios periódico? Inventario inicial de mercancías + Compras. = Mercancia disponible para la venta. Inventario final de mercancías. = Costo de la mercancía vendida (costo de ventas). Fórmula Ejemplo para la determinación del costo de ventas El siguiente es un ejemplo que muestra la aplicación de la fórmula para la determinación del costo de ventas: La tienda de ropa La Popular proporciona la siguiente información: La toma física de inventario de mercancía realizada el 31 de diciembre del año 20x0 dio como resultado 250 prendas. Durante el año 20xc1 se compraron 12,500 prendas; sin embargo, solamente entraron en el almacén 12,000, ya que 500 se regresaron a los proveedores por no cumplir con la calidad requerida. 241

18 Contabilidad FinanCiera i Al final del año 20x1 se realizó una toma física de inventarios cuyo resultado fue de 150 prendas. El costo por unidad de cada prenda es de $70 y cada prenda se vendió a $100. El gerente de la tienda desea saber: a cuánto asciende el valor del inventario inicial de mercancías?, cuál es el costo de las compras netas de mercancías?, de cuántas prendas se disponía para la venta?, cuál es el costo de la mercancía disponible para las ventas?, cuál es el costo del inventario final de mercancías? y cuál es el costo de la mercancía vendida y cuántas prendas se vendieron en el año? Solución: Para contestar lo que el gerente desea, aplicaremos la fórmula para la determinación del costo de ventas de la siguiente manera: Número de prendas Costo por prenda Costo total Inventario inicial 250 $70 $17,500 + Compras netas 12,000 $70 $840,000 = Mercancía disponible para la venta 12,250 $70 $857,500 Inventario inal 150 $70 $10,500 = Costo de ventas 12,100 $70 $847,000 * Compras 12,500 prendas, menos devoluciones sobre compras 500, las compras netas son 12,000 prendas. Por lo tanto, las respuestas serían las siguientes: a) El valor del inventario inicial de mercancías ascendía a $17,500. b) Las compras netas de mercancía fueron 12,000 prendas (12,500 que se compraron, menos 500 que se devolvieron), por lo tanto el costo de las compras netas de mercancías del año fue de $840,000. c) Se disponía para la venta de un total de 12,250 prendas ( ,000). d) El costo de la mercancía disponible para las ventas ascendió a $857,500 (12,250 x $70 o bien, $17,500 + $840,000). e) El inventario final de mercancías tiene un costo de $10,500 (150 x $70). f) El costo de la mercancía vendida o costo de ventas fue de $847,000 (12,100 unidades x $70). Se vendieron 12,100 unidades (12,250 disponibles 150 que quedaron en el inventario sin venderse). Con el ejemplo anterior se puede observar que la fórmula para la determinación del costo de ventas funciona tanto para costos como para unidades físicas. En otras palabras, las unidades que se tienen al inicio en el inventario inicial, más las unidades compradas menos las devoluciones, nos da como resultado el número de unidades disponibles para la venta. Luego, si a las unidades disponibles para la venta les restamos las unidades que se quedaron al final en el inventario, obtenemos el número de unidades que se vendieron. 242

19 Unidad 6 registro de mercancías bajo el sistema de inventarios periódicos Si en el ejemplo anterior no se tuviera como dato el inventario inicial, pero sí el costo de ventas, éste se puede determinar de la siguiente manera: Por lo tanto: Inventario inicial + Compras netas Inventario final = Costo de ventas Inventario inicial = Costo de ventas Compras netas + Inventario final Entonces se tendría: Inventario inicial = $847,000 $840,000 + $ 10,500 Inventario inicial = $17,500 Por otro lado, se podría obtener la mercancía disponible para la venta así: O bien: Mercancía disponible = Inventario inicial + Compras netas $857,500 = $17,500 + $840,000 Mercancía disponible = Costo de ventas + Inventario final Entonces se tendría: Mercancía disponible = $847,000 + $10,500 Mercancía disponible = $857, Asientos contables relacionados con las transacciones de mercancías Las transacciones más comunes que podemos encontrar en las empresas comerciales se relacionan con los siguientes eventos: Compra de mercancía, ya sea a crédito o de contado. Devoluciones de la mercancía comprada al proveedor. Pago de la mercancía con o sin aprovechamiento de descuentos. Pago de fletes en la compra de mercancías. Venta de mercancía, a crédito o de contado. Recibo de mercancía devuelta por los clientes. Cobro a los clientes por la mercancía vendida, otorgándoles o no descuentos. Dichas transacciones deben registrarse en el diario general y luego pasarse a cuentas de mayor para poder obtener información que permita elaborar los estados financieros de la empresa. Enseguida se muestran los asientos de diario más comunes que involucra el sistema de inventario periódico: 243

20 Contabilidad FinanCiera i Asientos durante el periodo Asiento para la compra de mercancía de contado. Fecha Concepto Folio de mayor Debe Xxxx Compras $$$$$$ Haber Efectivo $$$$$$ Asiento para la compra de mercancía a crédito. Fecha Concepto Folio de mayor Xxxx Compras $$$$$$ Debe Haber Proveedores $$$$$$ Asiento para la devolución de mercancía al proveedor o rebajas a la misma. Fecha Concepto Folio de mayor Debe Xxxx Proveedores o efectivo $$$$$$ Devoluciones y rebajas sobre compras Haber $$$$$$ Asiento para el pago de mercancía comprada a crédito sin aprovechar descuentos por pronto pago. Fecha Concepto Folio de mayor Debe Xxxx Proveedores $$$$$$ Haber Efectivo $$$$$$ Asiento para el pago de mercancía comprada a crédito cuando se aprovechan descuentos por pronto pago. Fecha Concepto Folio de mayor Debe Xxxx Proveedores $$$$$$ Haber Descuentos sobre compras $$$$$$ Efectivo $$$$$$ Asiento para el pago de fletes para transportar la mercancía comprada al almacén. 244

21 Unidad 6 registro de mercancías bajo el sistema de inventarios periódicos Fecha Concepto Folio de mayor Debe Xxxx Fletes sobre compras $$$$$$ Haber Efectivo $$$$$$ Asiento para la venta de mercancía de contado. Fecha Concepto Folio de mayor Xxxx Efectivo $$$$$$ Asiento para la venta de mercancía a crédito. Debe Haber Ventas $$$$$$ Fecha Concepto Folio de mayor Xxxx Clientes $$$$$$ Debe Haber Ventas $$$$$$ Devoluciones de mercancía por parte de los clientes o rebajas hechas a la misma. Fecha Concepto Folio de mayor Xxxx Devoluciones y rebajas sobre ventas $$$$$$ Debe Haber Clientes o efectivo $$$$$$ Cobro a los clientes por las ventas a crédito sin que éstos aprovechen descuentos por pronto pago. Fecha Concepto Folio de mayor Xxxx Efectivo $$$$$$ Debe Haber Clientes $$$$$$ Cobro a los clientes por las ventas a crédito cuando éstos aprovechan descuentos por pronto pago. Fecha Concepto Folio de mayor Xxxx Efectivo $$$$$$ Debe Descuentos sobre ventas $$$$$$ Haber Clientes $$$$$$ 245

22 Contabilidad FinanCiera i Además de los asientos de diario anteriores, al final de cada periodo es necesario determinar los saldos de las cuentas registradas, por lo que se deberán efectuar los pases al libro mayor correspondiente. Una vez realizado esto se aplica la fórmula para determinar el costo de ventas. No hay que olvidar que las cuentas de inventarios no se van a ver afectadas sino hasta el final del periodo Asientos para la determinación de resultados Al finalizar cada periodo contable es necesario dar de baja del inventario las mercancías que ya se han vendido. Esto se logra haciendo un registro contable en el que se refleje el costo de la mercancía vendida, mismo que se determina mediante la aplicación de la fórmula explicada anteriormente (fórmula 6.7., para determinar el costo de ventas). Los asientos correspondientes serían de la siguiente manera: Fecha Concepto 1 Folio de mayor Debe Dic. 31 Costo de ventas $$$$$$ Inventario de mercancías (inicial) Para cancelar el inventario inicial 2 Costo de ventas $$$$$$ Haber Compras netas $$$$$$ Para cancelar la cuenta de compras 3 Inventario de mercancías $$$$$$ Costo de ventas $$$$$$ Para registrar el inventario $$$$$$ Pero, por qué es necesario hacer este asiento? La respuesta es sencilla: al hacer un abono a la cuenta de inventario de mercancías, cuyo saldo normal es deudor, lo que se refleja es una disminución a la misma. Si no se hiciera el asiento anterior parecería como si la mercancía aún se encontrara en el almacén. En otras palabras, le estamos dando salida a la mercancía que se ha vendido y ésta, al dejar de formar parte del inventario, queda reflejada en una cuenta que recibe el nombre de costo de ventas. Esta última cuenta es una cuenta del Estado de resultados o estado de pérdidas y ganancias, y es vital para la determinación de la utilidad de la empresa, ya que al restarla de las ventas netas se obtiene la utilidad bruta del periodo en cuestión. 246

23 Unidad 6 registro de mercancías bajo el sistema de inventarios periódicos Cabe destacar que la diferencia existente entre la cuenta de ventas y la cuenta de costo de ventas reside en el valor de la mercancía, es decir, un aumento (abono) en la cuenta de ventas representa la mercancía vendida valuada a su precio de venta, mientras que un aumento (cargo) a la cuenta de costo de ventas representa la mercancía vendida valuada a su costo. En las fórmulas que se presentan a continuación hay que tener presente que las unidades vendidas son determinadas hasta el final del ejercicio, cuando se hace el conteo físico de la mercancía en existencia de la siguiente manera: Unidades en existencia al inicio del periodo. + Unidades compradas. Unidades devueltas al proveedor. Unidades en existencia al final del periodo. = Unidades vendidas. Ventas = Unidades vendidas x Precio de venta de cada unidad Fórmula 6.8 Costo de ventas = Unidades vendidas x Costo de cada unidad Fórmula

24 Contabilidad FinanCiera i Figura 6.7. Determinación y registro del costo de ventas. En el siguiente apartado se expone un ejemplo con los asientos de diario necesarios para cada transacción, y posteriormente se pasarán a cuentas T con el fin de determinar de una manera rápida y sencilla los saldos de cada cuenta. 248

25 Unidad 6 registro de mercancías bajo el sistema de inventarios periódicos Ejemplo La compañía ferretera El Tornillo mantiene un sistema de registro de inventario periódico, y desea elaborar los asientos de diario requeridos para las transacciones que tuvo en el año 20x7. Para ello proporciona la siguiente información: El inventario al 31 de diciembre del año 20x0 tenía un valor de $25,000. El 5 de enero del 20x7 se compraron de contado $10,000 en mercancía. Se pagaron fletes por $500. El 10 de febrero del 20x7 se vendió mercancía por $15,000 al señor López. La venta fue a crédito con vencimiento el 10 de abril. No se ofreció ningún descuento por pronto pago. El 12 de febrero del 20x7 regresaron $2,000 de la mercancía que se había vendido el 10 de febrero. El 9 de abril el señor López pagó lo que debía. El 20 de julio se compró mercancía a crédito con vencimiento el 20 de octubre por $200,000. Si se paga antes del 20 de septiembre se hará un descuento de 10%. El proveedor pagó el flete. El 25 de julio se devolvieron al proveedor $25,000 de la mercancía comprada en mayo, ya que no cumplía con la calidad requerida. El 19 de septiembre se pagó al proveedor lo que se le debía. El 21 de noviembre se adquirió nuevamente mercancía por $300,000. La compra se realizó a crédito con vencimiento el 20 de enero del año 20x7. No se ofreció ningún descuento por pronto pago. El 23 de diciembre se vendió mercancía de contado en $350,000. El 31 de diciembre, la toma física de inventarios arrojó un costo de $180,

26 Contabilidad FinanCiera i Solución: Asientos requeridos: Fecha Concepto 1 Folio de mayor Debe Ene. 5 Compras $10,000 Fletes de compras 500 Haber Efectivo $10,500 Compra de mercancía para la venta. La operación fue de contado y se pagó un flete de $500. Feb Clientes 15,000 Ventas 15,000 Venta de mercancía al señor López. Vencimiento el 10 de abril. 3 Abr. 9 Devoluciones y rebajas sobre ventas 2,000 Clientes 2,000 El señor López regresó mercancía por $2, Abr. 9 Efectivo 13,000 Clientes 13,000 El señor López saldó su deuda contraída el 10 de febrero. 5 Jul. 20 Compras 200,000 Proveedores 200,000 Compra de mercancía al proveedor con vencimiento el 20 de octubre. Se hará un 10% de descuento si se paga antes del 20 de septiembre. 6 Jul. 25 Proveedores 25,000 Devoluciones y rebajas sobre compras 25,000 Se devolvió al proveedor $25,000 de la mercancía comprada el 20 de mayo por no cubrir especificaciones. 7 Sep. 19 Proveedores 175,

27 Unidad 6 registro de mercancías bajo el sistema de inventarios periódicos Descuento sobre compras 17,500 Efectivo 157,500 Se pagó al proveedor la compra de mayo aprovechando el descuento 200,000 25,000 (dev) = 175, ,000 x 10% = 17,500, por lo tanto el pago fue por $57, Nov. 21 Compras 300,000 Proveedores 300,000 Se compró mercancía a crédito con vencimiento el 20 de enero del siguiente año. 9 Dic. 23 Efectivo 350,000 Ventas 350,000 Total de movimientos del ejercicio. $1,090,500 $1,090,500 Una vez registrados los asientos en el Diario General, se procede a vaciar la información en cuentas de mayor. Para fines prácticos usaremos cuentas T y obtendremos los saldos de cada una: 4) $ 13,000 9) 350,000 $ 363, ,000 Efectivo Proveedores Clientes $ 10,500 (1 157,500 (7 6) $ 25,000 7) 175,000 $ 200,000 (5 300,000 (8 $ 168,000 $ 200,000 $ 500, ,000 2) $ 15,000 $ 2,000 (3 13,000 (8 $ 15,000 15,000 $ 195,000 $ 300,000 $ 0 $ 15,000 1) $ 10,000 9) 200,000 9) 300,000 Compras Fletes s/compras Devoluciones y rebajas s/compras 6) $ 500 $ 25,000 (6 $ 510,000 $ 500 $ 25,000 Descuentos s/compras Ventas Devoluciones y rebajas s/ventas $ 17,500 (7 $ 15,000 (2 300,000 (9 3) $ 2,000 $ 17,500 $ 365,000 $ 2,

28 Contabilidad FinanCiera i Aplicando la fórmula del costo de ventas obtenemos: Inventario inicial $ 25,000 + Compras netas 468,000 (510, ,000 17,500) = Mercancía disponible 493,000 Inventario final 180,000 = Costo de ventas $ 313,000 Y, al final del ejercicio, para registrar la salida de la mercancía del inventario: Fecha Concepto 10 Folio de mayor Debe Dic. 31 Costo de ventas 25,000 Haber Inventario de mercancías 25,000 Para cancelar el inventario inicial 11 Costo de ventas 468,000 Compras netas 468,000 Para cancelar la cuenta de compras 12 Inventario de mercancías 180,000 Costo de ventas 180,000 Para registrar el inventario 6.5. Estimación del inventario inal y del costo de la mercancía vendida En un sistema de inventarios periódico, la cuenta de inventario de mercancías muestra las entradas y salidas de artículos hasta el final del periodo contable, de manera que durante el mismo no se conocen contablemente (en registros), ni el inventario de mercancías, ni el costo de la mercancía vendida. Sin embargo, existen ocasiones en las que debe estimarse el valor del inventario sin tener que (o sin poder) hacer un conteo físico de las existencias, como por ejemplo, cuando se desean elaborar estados financieros para periodos menores a un año o cuando se presentan ciertas contingencias, tales como incendios, robos, etc. Para lograr tal estimación existen dos métodos: Precio de menudeo o detallista. Utilidad bruta. 252

29 Unidad 6 registro de mercancías bajo el sistema de inventarios periódicos Método de precio de menudeo o detallista Este método consiste en obtener una relación del costo con el precio de venta y aplicarla al inventario final, a precios a menudeo, para obtener el costo de este último. Lo anterior se logra debido a que la mayoría de las empresas detallistas marcan sus productos a precios de venta. La información requerida bajo este método de estimación es la siguiente: Inventario inicial (a su costo y a su precio de venta al menudeo). Compras del ejercicio (a su costo y a su precio de venta al menudeo). Devoluciones sobre compras (a su costo y a su precio de venta al menudeo). Fletes sobre compras (a su costo). Ventas netas (a su precio). El procedimiento para la estimación se muestra a continuación: 1 Se suman los costos del inventario inicial, las compras y los fletes sobre compras. A la suma anterior se le restan las devoluciones sobre compras. Todos valuados a su costo. 2 Se efectúa la misma operación pero valuando todo al precio de venta (nota: no incluir fletes). 3 Al resultado obtenido en la operación 2, se le restan las ventas netas de mercancía (a su precio) y se obtiene el inventario final estimado a precios de venta. 4 Se divide el resultado obtenido en el primer punto entre el resultado obtenido en el 2 y obtenemos la relación de costo/precio de venta al menudeo. 5 Se multiplica el inventario final estimado a precios de venta obtenido en el paso 3 por la tasa resultante del paso 4. El resultado representa el costo estimado del inventario final. Por ejemplo, se tiene disponible la siguiente información: Solución: Costo Precio de venta Inventario inicial $84,000 $170,000 + Compras $136,800 $273,600 + Fletes sobre compras $ 4, Devoluciones sobre compras $3,000 $ 4,000 Ventas netas $ 300,400 Costo Precio de venta Inventario inicial $84,000 $170,000 + Compras $136,800 $273,600 + Fletes sobre compras $ 4, Total 1 $225,240 2 $ 443,600 Devoluciones sobre compras $3,000 $ 4,000 Mercancía disponible para la venta 1 $222,240 2 $ 439,600 Ventas netas $ 300,400 Inventario final estimado 5 $70, $ 139,

30 Contabilidad FinanCiera i 1 Inventario inicial + Compras + Fletes = $84,000 + $136,800 + $4,440 = $225,240 Total Devoluciones sobre compras = $225,240 $3,000 = $222,240 2 Inventario inicial a precio + Compras a precio de venta = $170,000 + $273,600 = $443,600 Total Devoluciones sobre compras a precio de venta = $443,600 $4,000 = $439,600 3 Mercancía disponible a precio de venta Ventas netas = Inventario final estimado a precio $439,600 $300,400 = $139,200 4 Tasa costo/precio = $222,240/$439,600 = o 50.56% 5 Inventario final estimado al costo = 50.56% x $139,200 = $70, Método de utilidad bruta Este método requiere que la relación entre la utilidad bruta y las ventas se haya mantenido relativamente constante en los últimos años. Es decir, que el porcentaje que representa la utilidad bruta (de un periodo) de las ventas (del mismo periodo), sea más o menos estable en los últimos años. Su aplicación consiste en los siguientes pasos: 1 Se suma el costo del inventario inicial, las compras y los fletes sobre compras. Al total se le restan las devoluciones sobre compras. El resultado es el costo de la mercancía disponible para la venta (todo valuado a costo). 2 A las ventas brutas de mercancía se le restan las devoluciones sobre ventas para obtener las ventas netas. 3 Se multiplican las ventas netas por el porcentaje de utilidad bruta (de los años anteriores que se debe determinar previamente dividiendo la utilidad bruta entre las ventas netas). Lo que se obtiene en este paso es la utilidad bruta estimada. 4 A las ventas netas obtenidas en el paso 2 se les resta la utilidad bruta estimada que se determinó en el paso 3. El resultado es el costo estimado de la mercancía vendida. 5 Al costo de la mercancía disponible para la venta (paso 1) se le resta el costo estimado de la mercancía vendida (paso 4) y se obtiene el costo estimado del inventario final. Por ejemplo, suponiendo una tasa promedio de utilidad bruta de 35% y los siguientes datos: Inventario inicial $36,000 + Compras $125,800 + Fletes sobre compras $ 5,000 Devoluciones sobre compras 1 $225,240 Ventas brutas $230,000 Devoluciones sobre ventas $24,

31 Unidad 6 registro de mercancías bajo el sistema de inventarios periódicos La solución sería como sigue: Inventario inicial $ 36,000 + Compras $ 125,800 + Fletes sobre compras $ 5,000 Total 1 $166,000 Devoluciones sobre compras $15,000 Costo de la mercancía disponible 1 $151,000 Ventas brutas $230,000 Devoluciones sobre ventas $24,000 Ventas netas 2 $206,000 Utilidad bruta estimada ( x 35%) 3 $72,100 Costo estimado de la mercancía vendida 4 $133,900 Costo del inventario final estimado 5 $17,000 1 Inventario inicial + Compras + Fletes s/compras = $36,000 + $125,000 + $5,000 = $166,000 Total Devoluciones s/compras = $166,000 15,000 = $151,000 2 Ventas brutas Devoluciones s/ventas = $230,000 $24,000 = $206,000 3 Utilidad bruta estimada = Ventas netas X % de utilidad bruta $72,100 = $206,000 X 35% 4 Costo de la mercancía vendida = Ventas netas Utilidad bruta estimada $133,900 = $206,000 $72,100 5 Costo estimado del inventario final = Costo de la mercancía disponible Costo de ventas estimado. $17,100 = $151,000 $133, Ventajas y desventajas del sistema de inventarios periódicos Antes de que una empresa decida aplicar un método para registrar las transacciones relacionadas con sus mercancías (en este caso el sistema de inventario periódico), se deben conocer las ventajas y desventajas del mismo. A continuación se presentan algunas ventajas y desventajas asociadas con este sistema. 255

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