PROFESIONAL ASISTENTE EN ADMINISTRACIÓN 1

Transcripción

1 PROFESIONAL ASISTENTE EN ADMINISTRACIÓN 1 NATURALEZA DEL TRABAJO Ejecución de labores profesionales, técnicas y administrativas de alguna dificultad de carácter asistencial, en las cuales debe aplicar los principios teóricos y prácticos de una profesión adquirida en una institución de educación superior. TAREAS Ejecutar labores profesionales administrativas relacionadas con investigaciones, proyectos, estudios y servicios en diversos campos. Revisar y verificar trámites de diversos documentos tales como informes, reservas de crédito, solicitudes de gastos de viaje, de contratación directa, de publicación, aprobación de asuetos, relación laboral, boletas de pago de bienes y servicios, ajustes de inventario, control de cheques, entre otros. Llevar un control del desarrollo de proyectos de acuerdo con los recursos disponibles, las metas establecidas y la correcta aplicación de normas, disposiciones, leyes y reglamentos que rigen las funciones que desarrolla. Llevar a cabo la supervisión de inventario de los insumos que se requieren para la expedición de los documentos de identidad mediante controles de existencias en donde se representan las entradas y salidas de los materiales. Colaborar con el personal que se encarga de la división territorial electoral en la ubicación, eliminación, refundición e inclusión de poblados y en la creación, refundición y reubicación de distritos electorales por medio de estudios de campo. Supervisar la custodia y almacenamiento de los materiales de seguridad que no son utilizables con el fin de ser eliminados ya que no son útiles para el proceso de identificación de las personas. Verificar que la actualización digital del Padrón Nacional Electoral se lleve a cabo de acuerdo a lo establecido en la División Territorial que es el documento oficial para la ubicación electoral del electorado. Colaborar con la elaboración y seguimiento del Plan Operativo Anual (POA), solicitudes de jornada extraordinaria, mantenimiento del sistema de información del personal, plan anual de vacaciones, informe mensual, solicitudes y reportes de jornada extraordinaria, permisos, llegadas tardías, justificaciones e incapacidades, entre otros. Contribuir con el seguimiento de la implementación de lo relativo a la Ley General de Control Interno.

2 (PROFESIONAL ASISTENTE EN ADMINISTRACIÓN 1- PAGINA 2 ) Participar en la elaboración del Plan Anual Proyectado de Adquisiciones para la Sección de Servicios Generales. Colaborar en la realización de cálculos variados tales como jornada extraordinaria, gastos de viaje para la realización y ejecución de los planes de mantenimiento preventivo y correctivo a las oficinas regionales y diferentes fiscalizaciones de contratos que se ejecutan en esas sedes. Participar en el control de facturas del pago por servicios públicos (agua, electricidad, teléfonos y municipalidad), así como otras de contratación administrativa y realizar cálculos sobre la aplicación de multas a las diferentes contrataciones para el pago de facturas por los servicios brindados y la adquisición de bienes y cálculos de reajustes de precios. Brindar apoyo a la jefatura de la Sección de Servicios Generales en la preparación y elaboración de documentos, confección, mantenimiento y seguimiento a bases de datos locales, control de materiales almacenados en las bodegas de la sección y estudios de mercado, sobre diferentes bienes y servicios requeridos. Participar en estudios relacionados con la gestión de documentos, seguimiento de compras, control interno, plan operativo anual y plan anual de compras, en las que la jefatura o algún encargado de unidad de la Sección de Servicios Generales fungen como órgano fiscalizador. Velar por la correcta tramitación de los asuntos administrativos que se presentan a consideración de la jefatura. Revisar facturas por servicios y bienes donde la unidad administrativa está asignada como órgano fiscalizador. Dar seguimiento a trámites y documentos por medio de cuadros y cronogramas. Colaborar en la revisión y corrección de documentos para la correcta presentación de informes. Colaborar en el análisis, organización e implementación de nuevos métodos de trabajo o en la mejora de los existentes. Participar en la recepción, registro, clasificación, sellado, lectura y distribución de correspondencia. Colaborar en la organización y mantenimiento de los archivos de la unidad administrativa. Redactar acuerdos, ya sean firmes u ordinarios, y minutas de las actas según los documentos de agenda firmados por los miembros del Tribunal. Preparar acuerdos firmes de asuntos prioritarios o urgentes inmediatamente después de su conocimiento en sesiones ordinarias del Tribunal Supremo de Elecciones.

3 (PROFESIONAL ASISTENTE EN ADMINISTRACIÓN 1- PAGINA 3 ) Llevar el control de la impresión y del consecutivo de las actas del Tribunal, así como el resguardo de las minutas firmadas. Coordinar y supervisar el despacho y recibo de correspondencia. Realizar labores de asistenciales a solicitud de los miembros del Tribunal y Secretario del Tribunal Supremo de Elecciones. Mantener al día los archivos digitales internos y respaldar la base de datos. Coordinar y supervisar el despacho y trámite de los expedientes civiles y electorales. Asistir a profesionales de mayor nivel en la atención de contrataciones directas de escasa cuantía o excepcionales de bienes y suministros. Atender los reportes de equipo en mal estado corroborando que el activo coincida con las características registradas en la base de datos de la Proveeduría. Colaborar en el asesoramiento a la jefatura en aspectos relacionados con la contratación de equipo tecnológico, por medio de la verificación de la correcta aplicación de normas, disposiciones, leyes y reglamentos que rigen la Contratación Administrativa del Departamento de Tecnologías de Información y Comunicaciones. Mantener controles de las compras de equipo electrónico que el Departamento de Tecnologías de Información ha adquirido para las Secciones a su cargo. Atender y resolver consultas personal y telefónicamente que le presentan personas usuarias internas o externas relacionadas con la actividad del puesto. Asistir a reuniones con jefaturas y personal colaborador con el fin de coordinar actividades, mejorar métodos y procedimientos de trabajo, analizar y resolver problemas que se presentan en el desarrollo de las labores, evaluar programas, actualizar conocimientos, definir situaciones y proponer cambios, ajustes y soluciones diversas. Conocer y colaborar en los procesos relacionados con el Plan Estratégico Institucional (PEI). Elaborar informes de las labores realizadas según lo establezca la jefatura respectiva. Ejecutar otras tareas propias del puesto. CONDICIONES ORGANIZACIONALES Y AMBIENTALES SUPERVISIÓN RECIBIDA: Trabaja con alguna independencia, siguiendo instrucciones, normas y procedimientos establecidos en cuanto a métodos, sistemas y estándares de trabajo. Su labor es supervisada y evaluada por medio del análisis de los reportes o informes que presenta, la eficiencia y eficacia de los métodos empleados y la calidad de los resultados

4 (PROFESIONAL ASISTENTE EN ADMINISTRACIÓN 1- PAGINA 4 ) obtenidos. SUPERVISIÓN EJERCIDA: No le corresponde supervisar personal. RESPONSABILIDAD: La naturaleza del trabajo exige a las personas que ocupen esta clase de puesto la aplicación de los principios y técnicas de una profesión determinada, para atender y resolver adecuadamente problemas y situaciones variadas, propias del área de su competencia, generalmente como colaborador de profesionales de mayor nivel. La actividad origina relaciones constantes con jefaturas, personal de la institución, entidades públicas, privadas y público en general, todas las cuales deben ser atendidas con tacto y discreción. Es responsable por el adecuado empleo de los materiales, útiles y equipo que utiliza en su trabajo. CONDICIONES DE TRABAJO: Debe recibir la inducción y la capacitación necesaria para el desempeño adecuado del puesto. Le puede corresponder fungir como órgano fiscalizador de la adquisición de bienes o servicios cuando la administración le designe. Trasladarse a diferentes lugares dentro del país y trabajar después de la jornada laboral cuando las circunstancias lo exijan. CONSECUENCIA DEL ERROR: Los errores cometidos pueden causar pérdidas económicas o materiales, atrasos de alguna consideración en la entrega de un producto o servicio, desviaciones al logro de los objetivos. Distorsiones en la imagen de la institución, disminución en la eficiencia de los procesos de trabajo, los cuales pueden ser advertidos y corregidos en el curso normal del trabajo. CARACTERÍSTICAS ESPECIALES: Actitud para guardar discreción con respecto a los asuntos que se le encomienden, disposición positiva de servicio, buen trato para relacionarse con la jefatura, personal de la institución y público en general, perseverante ante los problemas y tareas asignadas, ecuanimidad ante cualquier situación, proactivo la mayor parte del tiempo laboral, crear ideas nuevas y ponerlas en práctica. Excelente presentación personal, acorde con la naturaleza de las funciones que realiza. Habilidad para el trabajo en equipo, resolución de situaciones imprevistas relacionadas con las tareas que se le asignen, manejo de la información y la documentación, estructurar y planear su trabajo, dar aportes positivos al desarrollo de las labores. Para comprender y resolver problemas técnicos, facilidad para expresar las ideas de manera escrita y oral, así como comprender las ideas expuestas. Dar respuestas positivas en el momento preciso. Capacidad para incorporarse rápidamente a actividades originadas por nuevas exigencias. Conocimiento en el manejo del Sistema Integrado de Gestión de la Administración Financiera (SIGAF) y del Sistema Compra Red, marco filosófico institucional (misión, visión y valores), de la normativa aplicable al Tribunal Supremo de Elecciones relacionada con el puesto y de las labores que ejecuta. Conocimiento y disponibilidad para participar en los procesos electorales.

5 (PROFESIONAL ASISTENTE EN ADMINISTRACIÓN 1- PAGINA 5 ) REQUISITOS Bachillerato universitario en Administración. Seis meses de experiencia en la ejecución de labores relacionadas con el puesto. Incorporación al colegio profesional respectivo. CAPACITACIÓN Preferible poseer capacitación en: Administración de Proyectos Conocimiento y Manejo de Documentos Financieros. Control y Administración de inventarios Formulación y Evaluación de Proyectos Manejo del Sistema Integrado de Gestión de la Administración Financiera (SIGAF) Normativa aplicable al Tribunal Supremo de Elecciones relacionada con el puesto Paquetes computacionales Planificación y Presupuestos Project Managment Redacción de Actas Relaciones Humanas

6 (PROFESIONAL ASISTENTE EN ADMINISTRACIÓN 1- PAGINA 6 ) Descripción de puesto modificada por el Tribunal Supremo de Elecciones en sesión N del 24 de julio de 2014, oficio N STSE