El proyecto "Expediente electrónico" en la Administración Pública. Junio de 2015
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- José Manuel Belmonte Martin
- hace 8 años
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1 El proyecto "Expediente electrónico" en la Administración Pública. Junio de 2015
2 Expediente administrativo: concepto Nuevo proyecto de Ley de Procedimiento administrativo Común : Se entiende por expediente administrativo el conjunto ordenado de documentos que sirven de antecedente y fundamento a la resolución administrativa, así como las diligencias encaminadas a ejecutarla Asunto Expediente
3 Tripleta del asunto Tramitación = actuaciones Información Estructurada = datos Expediente electrónico = documentos electrónicos
4 Tipos de Expediente administrativo Expedientes personales: persona Expedientes procedimentales (resolutivos): Asunto es el objeto de un procedimiento Expedientes informativos: realidad Expediente administrativo el conjunto de documentos ordenado por la Administración sobre un asunto determinado sobre el que se va a dictar un acto administrativo
5 Etapas del Expediente administrativo Fase 1 Fase 2 Fase 3 Acto administrativo en formación Expediente abierto Acto administrativo dictado pero no firme Expediente cerrado Acto administrativo firme Expediente cerrado
6 Índice
7 Expedientes y subexpedientes
8 Ciclo de vida del Expediente electrónico Generación vista Subexpediente con índice provis. firmado Cierre Firma del Índice final Alta Expdte Índice Expdte electrónico en formación Anulación Incorporación Documentos/ Expedientes Expdte electrónico Cerrado Expdte electrónico Anulado
9 Procedimiento administrativo común INICIACIÓN INSTRUCCIÓN ALEGACIONES Expediente totalmente instruido VISTA (Manifestación del expediente) EXÁMEN AUDIENCIA ALEGACIONES PROPUESTA DE RESOLUCIÓN RESOLUCIÓN Expediente finalizado NOTIFICACIÓN
10 Documento electrónico (Ley 11/ 2007) -Documento electrónico es información de cualquier naturaleza en forma electrónica, archivada en un soporte electrónico según un formato determinado y susceptible de identificación y tratamiento diferenciado. - Podrán almacenarse por medios electrónicos todos los documentos utilizados en las actuaciones administrativas. -Las AAPP podrán emitir por medios electrónicos documentos administrativos siempre que incorporen firma electrónica.
11 DOCUMENTO EN PAPEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO TIPO DE MENSAJE Texto/ Imagen INTERPRETACIÓN MENSAJE Directa RELACIÓN MENSAJE SOPORTE Permanente PRODUCTOR MENSAJE VINCULACIÓN SUBJETIVA / OBJETIVA Mano Dispositivo mecanográfico Caligrafía, firma manuscrita o sello
12 DOCUMENTO EN PAPEL DOCUMENTO ELECTRÓNICO TIPO DE MENSAJE Texto/ Imagen Texto/ Imagen/ Audio/ Video INTERPRETACIÓN MENSAJE Directa Indirecta: Se necesita un visor RELACIÓN MENSAJE SOPORTE Permanente Circunstancial PRODUCTOR MENSAJE VINCULACIÓN SUBJETIVA / OBJETIVA Mano Dispositivo mecanográfico Caligrafía, firma manuscrita o sello Unidad aritmético lógica Firma electrónica Cotejo: CSV
13 Clases de documentos electrónicos Índice (=Relación de documentos) Documentos administrativos Documentos de los ciudadanos digitalizados Documentos electrónicos de los ciudadanos Acuses de recibo Documentos de trabajo Hardcoppies Diligencias de referencias de ficheros con hash
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15 Documento electrónico (Proyecto de Ley)
16 Documento electrónico (Proyecto de Ley)
17 Naturaleza anfibia del mensaje contenido en un documento
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19 Tipos de Metadatos Relativos al continente Relativos al contenido Relativos al contexto
20 R.D. 1671/2009 Título VI Capítulo I: Documento electrónico Artículo 42. Adición de metadatos a los documentos electrónicos Los documentos electrónicos susceptibles de ser integrados en un expediente electrónico, deberán tener asociados metadatos que permitan su contextualización en el marco del órgano u organismo, la función y el procedimiento administrativo al que corresponde. Además, se asociará a los documentos electrónicos la información relativa a la firma del documento así como la referencia temporal de los mismos, en la forma regulada en el presente real decreto. 3. La asociación de metadatos a los documentos electrónicos aportados por los ciudadanos o emitidos por la Administración General del Estado o sus organismos públicos será, en todo caso, realizada por el órgano u organismo actuante, en la forma que en cada caso se determine. 4. Los metadatos mínimos obligatorios asociados a los documentos electrónicos, así como la asociación de los datos de firma o de referencia temporal de los mismos, se especificarán en el Esquema Nacional de Interoperabilidad. 5. Una vez asociados los metadatos a un documento electrónico, no podrán ser modificados en ninguna fase posterior del procedimiento administrativo
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25 Relaciones del documento electrónico Trámite/ procedimiento: Clave interna Interesado titular del documento: NIF Registro de entrada/ salida Número registro
26 Modelo operacional lógico Monitorización HTTP Server Web Application Server Base de Datos Gestor de Documentos y Records Backup
27 Expediente: clases de documentos Índice Documentos administrativos Documentos de los ciudadanos digitalizados Documentos electrónicos de los ciudadanos Acuses de recibo Documentos de trabajo Hardcoppies Diligencias de referencias de ficheros con hash
28 Expediente: clases de documentos Índice Documentos administrativos Documentos de los ciudadanos digitalizados Documentos electrónicos de los ciudadanos Acuses de recibo Documentos de trabajo Hardcoppies Diligencias de referencias de ficheros con hash
29 Componentes Código Seguro de Verificación Digitalizar Catalogar
30 Componentes Código Seguro de Verificación Digitalizar Catalogar
31 Obligación de digitalizar
32 Digitalización
33 Digitalización Registro Telemático General Archivo Físico Documentos Electrónicos EXPEDIENTES ELECTRÓNICOS Documentos Físicos Registro General Documento Nº Registro Documento Aplicaciones Tramitación Asuntos Diligencias De actuaciones GRABACIONES AUDIO RABACIONES VIDEO Aplicaciones Multimedia Multimedia... APLICACIONES Tramitación Asuntos... Gestión Notificaciones Notificaciones (Papel/ Telemáticas) ACUSES DE RECIBO
34 Digitalización: Escenarios de captura Digitalización siempre en dos fases: Catalogación + Digitalización El documento no se digitaliza sin que antes se haya creado la anotación en el registro electrónico (carátula). Acto seguido el documento se lleva a un punto localizado en la Organización que estará especializado en la digitalización. Escenario 1. Centros de Digitalización. Centros especializados Digitalización diferida en el tiempo. Escáneres de medio o alto volumen. Escenario 2. Puntos de Digitalización. Proximidad al usuario. Para determinadas situaciones. Escáneres de menores prestaciones, aunque siempre homologados.
35 Componentes de la imagen digital Píxeles Metadatos Código Seguro de Verificación
36 Componentes de la imagen digital Código Seguro de Verificación Digitalizar Catalogar
37 Tramitación de la catalogación Registrado Catalogado y escaneado Catalogación y escaneado Pendiente de asignar Re-catalogación Asignado a la unidad tramitadora Asignación Rechazo Reasignación Aceptado por la unidad tramitadora Aceptación Completada la catalogación Completar catalogación
38 Expediente: clases de documentos Índice Documentos administrativos Documentos de los ciudadanos digitalizados Documentos electrónicos de los ciudadanos Acuses de recibo Documentos de trabajo Hardcoppies Diligencias de referencias de ficheros con hash
39 Registro electrónico de entrada Documentos normalizados Modelos de declaración Registro de entrada Modelos de solicitud + Fichero adjunto (en su caso) Otros Documentos no normalizados
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41 Registro electrónico de entrada
42 Expediente: clases de documentos Índice Documentos administrativos Documentos de los ciudadanos digitalizados Documentos electrónicos de los ciudadanos Acuses de recibo Documentos de trabajo Hardcoppies Diligencias de referencias de ficheros con hash
43 Expediente: clases de documentos Índice Documentos administrativos Documentos de los ciudadanos digitalizados Documentos electrónicos de los ciudadanos Acuses de recibo Documentos de trabajo Hardcoppies Diligencias de referencias de ficheros con hash
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45 Expediente: clases de documentos Índice Documentos administrativos Documentos de los ciudadanos digitalizados Documentos electrónicos de los ciudadanos Acuses de recibo Documentos de trabajo Hardcoppies Diligencias de referencias de ficheros con hash
46 Expediente: clases de documentos Índice Documentos administrativos Documentos de los ciudadanos digitalizados Documentos electrónicos de los ciudadanos Acuses de recibo Documentos de trabajo Hardcoppies Diligencias de referencias de ficheros con hash
47 Ciclo de vida del documento electrónico Generación Eliminación Conservación y Conversión Consulta/ Cotejo (CSV) Formación Colecciones Documentales
48 Factores administrativos OTROS RECURSOS MATERIALES CIUDADANOS EMPLEADOS T I C INFORMACIÓN COLABORADORES PROCEDIMIENTOS 49
49 Pirámide del conocimiento CONOCIMIENTO Sistemas informacionales INFORMACIÓN INFORMACIÓN EN FORMATO NO ESTRUCTURADO DATOS DATOS EN FORMATO ESTRUCTURADO 50 XII Jornada Ceres
50 Factores administrativos OTROS RECURSOS MATERIALES CIUDADANOS EMPLEADOS T I C INFORMACIÓN COLABORADORES PROCEDIMIENTOS 51
51 Tripleta del asunto Tramitación = actuaciones Información Estructurada = datos Expediente electrónico = documentos electrónicos XII Jornada Ceres
52 Factores administrativos OTROS RECURSOS MATERIALES CIUDADANOS EMPLEADOS T I C INFORMACIÓN COLABORADORES PROCEDIMIENTOS 53
53 XII 5Jornada Ceres Software para la gestión de la información Problema Tratamiento de la Información no estructurada Solución Análisis cognitivo Hadoop Data: Velocidad +Variedad +Volumen Análisis descriptivo +predictivo + prescriptivo
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