INDICE TEMA 3: INTRODUCCION DE DIFERENTES TIPOS DE INFORMACION

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1 INDICE TEMA 3: INTRODUCCION DE DIFERENTES TIPOS DE INFORMACION 1.1 DATOS ALFANUMERICOS, NUMERICOS, FECHA, ETC. 1.2 COMO USAR LAS HOJAS DE TRABAJO 1.3 INSERCION DE HOJAS 1.4 ELIMINACION DE HOJAS 1.5 COPIA DE HOJAS Y MOVIMIENTO DE HOJAS 1.6 TRABAJO CON RANGOS 1.7 INSERCION DE CELDAS, FILAS Y COLUMNAS.

2 INTEGRANTES DEL EQUIPO 1.- AMEYALLI GABRIELA ZARATE MARTINEZ 2.- ANDREA PEREZ MALDONADO 3.- IXCHEL BERENICE MERLIN CANSECO 4.- DULCE JAZMIN PEÑA SANTIAGO 5.- ERIKA LOURDES TOLEDO RASGADO 6.- VERONICA PATRICIA AGUDO RIOS 7.- ROSARIO BERENICE RAMIREZ GARCIA 8.- MARIBEL ZULEYMA GONZÁLEZ NIÑO

3 USO DE LAS FUNCIONES DE EXCEL PARA LA IMPORTACIÓN DE DATOS Esta unidad es la unidad una de las más importantes del curso, pues en su comprensión y manejo está la base de Excel. Qué es una hoja de cálculo sino una base de datos que utilizamos con una serie de fórmulas para evitar tener que recalcular por cada cambio que hacemos. Por eso esta unidad es fundamental para el desarrollo del curso y la buena utilización de Excel. Vamos a profundizar en el manejo de funciones ya definidas por Excel 2010 para agilizar la creación de hojas de cálculo, estudiando la sintaxis de éstas así como el uso del asistente para funciones, herramienta muy útil cuando no conocemos muy bien las funciones existentes o la sintaxis de éstas. Introducir funciones Una función es una fórmula predefinida por Excel (o por el usuario) que opera con uno o más valores y devuelve un resultado que aparecerá directamente en la celda o será utilizado para calcular la fórmula que la contiene. La sintaxis de cualquier función es: Nombre _función (argumento 1; argumento 2;...; argumento N) Siguen las siguientes reglas: - Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =. - Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis. - Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones. - Los argumentos deben de separarse por un punto y coma; Ejemplo: =SUMA (A1:C8) Tenemos la función SUMA () que devuelve como resultado la suma de sus argumentos. El operador ":" nos identifica un rango de celdas, así A1:C8 indica todas las celdas incluidas entre la celda A1 y la C8, así la función anterior sería equivalente a: =A1+A2+A3+A4+A5+A6+A7+A8+B1+B2+B3+B4+B5+B6+B7+B8+C1+C2+C3+C4+C5+C6+C7+C 8 En este ejemplo se puede apreciar la ventaja de utilizar la función. Las fórmulas pueden contener más de una función, y pueden aparecer funciones anidadas dentro de la fórmula. Ejemplo: =SUMA (A1:B4)/SUMA (C1:D4) Existen muchos tipos de funciones dependiendo del tipo de operación o cálculo que realizan. Así hay funciones matemáticas y trigonométricas, estadísticas, financieras, de texto, de fecha y hora, lógicas, de base de datos, de búsqueda y referencia y de información. Para introducir una fórmula debe escribirse en una celda cualquiera tal cual introducimos cualquier texto, precedida siempre del signo = Autosuma y funciones más frecuentes Una función como cualquier dato se puede escribir directamente en la celda si conocemos su sintaxis, pero Excel dispone de herramientas que facilitan esta tarea. En la pestaña Inicio o en la de Fórmulas encontrarás el botón de Autosuma nos permite realizar la función SUMA de forma más rápida que

4 Con este botón tenemos acceso también a otras funciones utilizando la flecha de la derecha del botón. Al hacer clic sobre ésta aparecerá la lista desplegable de la imagen. Y podremos utilizar otra función que no sea la Suma, como puede ser Promedio (calcula la media aritmética), Cuenta (cuenta valores), Máx. (Obtiene el valor máximo) o Mín. (obtiene el valor mínimo). Además de poder accesar al diálogo de funciones a través de Más Funciones... Para utilizar éstas opciones, asegúrate de que tienes seleccionada la celda en que quieres que se realice la operación antes de pulsar el botón. Insertar función Para insertar cualquier otra función, también podemos utilizar el asistente. Si queremos Introducir una función en una celda: Situarse en la celda donde queremos introducir la función. Hacer clic en la pestaña Fórmulas Elegir la opción Insertar función. O bien, hacer clic sobre el botón de la barra de fórmulas. Aparecerá el siguiente cuadro de diálogo Insertar función:

5 Excel 2010 nos permite buscar la función que necesitamos escribiendo una breve descripción de la función necesitada en el recuadro Buscar una función: y a continuación hacer clic sobre el botón, de esta forma no es necesario conocer cada una de las funciones que incorpora Excel ya que el nos mostrará en el cuadro de lista Seleccionar una función: las funciones que tienen que ver con la descripción escrita. Para que la lista de funciones no sea tan extensa podemos seleccionar previamente una categoría del cuadro combinado O seleccionar una categoría:, esto hará que en el cuadro de lista sólo aparezcan las funciones de la categoría elegida y reduzca por lo tanto la lista. Si no estamos muy seguros de la categoría podemos elegir Todas. En el cuadro de lista Seleccionar una función: hay que elegir la función que deseamos haciendo clic sobre ésta. Observa como conforme seleccionamos una función, en la parte inferior nos aparecen los distintos argumentos y una breve descripción de ésta. También disponemos de un enlace Ayuda sobre esta función para obtener una descripción más completa de dicha función. A final, hacer clic sobre el botón Aceptar. La ventana cambiará al cuadro de diálogo Argumentos de función, donde nos pide introducir los argumentos de la función: Este cuadro variará según la función que hayamos elegido, en nuestro caso se eligió la función SUMA ().

6 En el recuadro Número 1 hay que indicar el primer argumento que generalmente será una celda o rango de celdas tipo A1:B4. Para ello, hacer clic sobre el botón para que el cuadro se haga más pequeño y podamos ver toda la hoja de cálculo, a continuación seleccionar el rango de celdas o la celda deseadas como primer argumento (para seleccionar un rango de celdas haz clic con el botón izquierdo del ratón sobre la primera celda del rango y sin soltar el botón arrástralo hasta la última celda del rango) y pulsar la tecla INTRO para volver al cuadro de diálogo. En el recuadro Número 2 habrá que indicar cuál será el segundo argumento. Sólo en caso de que existiera. Si introducimos segundo argumento, aparecerá otro recuadro para el tercero, y así sucesivamente. Cuando tengamos introducidos todos los argumentos, hacer clic sobre el botón Aceptar. Si por algún motivo insertáramos una fila en medio del rango de una función, Excel expande automáticamente el rango incluyendo así el valor de la celda en el rango. Por ejemplo: Si tenemos en la celda A5 la función =SUMA (A1:A4) e insertamos un fila en la posición 3 la fórmula se expandirá automáticamente cambiando a =SUMA (A1:A5). Utilizar Expresiones como argumentos de las Funciones Excel permite que en una función tengamos como argumentos expresiones, por ejemplo la suma de dos celdas (A1+A3). El orden de ejecución de la función será primero resolver las expresiones y después ejecutar la función sobre el resultado de las expresiones. Por ejemplo, si tenemos la siguiente función =Suma ((A1+A3) ;(A2-A4)) donde: A1 vale 1 A2 vale 5 A3 vale 2 A4 vale 3 Excel resolverá primero las expresiones (A1+A3) y (A2-A4) por lo que obtendremos los valores 3 y 2 respectivamente, después realizará la suma obteniendo así 5 como resultado. Utilizar Funciones como argumentos de las Funciones Excel también permite que una función se convierta en argumento de otra función, de esta forma podemos realizar operaciones realmente complejas en una simple celda. Por ejemplo =MAX (SUMA (A1:A4);B3), esta fórmula consta de la combinación de dos funciones, la suma y el valor

7 máximo. Excel realizará primero la suma SUMA (A1:A4) y después calculará el valor máximo entre el resultado de la suma y la celda B3. Funciones de fecha y hora De entre todo el conjunto de funciones, en este apartado estudiaremos las funciones dedicadas al tratamiento de fechas y horas. Y estas son todas las posibles funciones ofrecidas por Excel. En varias funciones veremos que el argumento que se le pasa o el valor que nos devuelve es un "número de serie". Pues bien, Excel llama número de serie al número de días transcurridos desde el 0 de enero de 1900 hasta la fecha introducida, es decir coge la fecha inicial del sistema como el día 0/1/1900 y a partir de ahí empieza a contar, en las funciones que tengan núm_de_serie como argumento, podremos poner un número o bien la referencia de una celda que contenga una fecha.

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9 Funciones de texto Una hoja de cálculo está pensada para manejarse dentro del mundo de los números, pero Excel también tiene un conjunto de funciones específicas para la manipulación de texto. Estas son todas las funciones de texto ofrecidas por Excel.

10 Funciones de búsqueda En una hoja de Excel es muy importante coger los datos correctos para trabajar con las fórmulas diseñadas. Por eso existe una agrupación de funciones específicas para realizar búsquedas de datos. Comprendamos qué es en sí una búsqueda, cuando queremos encontrar alguna información de algo no buscamos directamente por lo que buscamos pues lo desconocemos, realizamos una búsqueda de una propiedad o algo similar que conocemos que puede tener lo que buscamos. Por ejemplo, si buscamos a una persona, describimos su aspecto físico, si buscamos el nº de teléfono de un restaurante, buscamos en la guía de teléfonos por el nombre del restaurante. Normalmente el dato que queremos encontrar no lo conocemos por eso buscamos por otros datos que sí conocemos. Estas son las funciones disponibles por Excel para realizar búsquedas:

11 Funciones financieras Excel es una de las herramientas más potentes para trabajar con información y cálculos financieros, ofrece una amplia gama de funciones prediseñadas para crearte tu propia "caja de ahorros en casa". Todas estas funciones están agrupadas en la categoría de Financieras. Vamos a estudiar la amplia gama de funciones financieras que nos ofrece Excel:

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13 Controlar errores en funciones Al igual que podíamos definir condiciones de validación para los datos, podemos controlar los errores en las fórmulas. Para corregirlos necesitaremos, primero, localizarlos. Por ejemplo, al introducir una fórmula manualmente podemos cometer un error sintáctico como =PROMEDO (A1:A9), lo que provocaría que apareciese en la celda un error de tipo # NOMBRE?. Si pulsamos sobre la pestaña Formulas encontraremos el botón Comprobación de errores... dentro del grupo Auditoría de fórmulas. Desde la pequeña flecha de la derecha podemos desplegar un menú, con opciones interesantes como localizar Referencias circulares. Si hay alguna, aparece su localización en el submenú. En éste apartado vamos a ver la primera opción, Comprobación de errores..., que realiza la misma acción que pulsar directamente sobre el botón sin desplegar el menú. Aparece el cuadro de diálogo Comprobaciones de errores como el que vemos en la imagen donde nos informa de qué tipo de error se ha detectado y en ocasiones nos puede ofrecer una corrección. La parte más interesante es la descripción del error. Lo normal es que con ella sepamos cuál es el problema y pulsando Modificar en la barra de fórmulas, la rectifiquemos manualmente.

14 Con los botones Anterior y Siguiente podremos ir moviéndonos entre los errores del libro, si es que hay más de uno. Además, disponemos de herramientas útiles como la Ayuda sobre este error, u Omitir error, para dejar la fórmula tal y como está. El botón Mostrar pasos de cálculo... nos abre un cuadro de diálogo donde evalua la fórmula y nos informa dónde se encuentra el error, si es en el nombre de la función o si está en los parámetros de la fórmula. Otras herramientas de Auditoría de fórmulas En la pestaña de Fórmulas también hay disponibles otras opciones útiles. - Rastrear precedentes dibuja unas flechas indicando dónde están las celdas involucradas en la fórmula. - Rastrear dependientes dibuja flechas indicando a qué fórmula pertenece la celda seleccionada, si es que pertenece a alguna fórmula. También se pueden rastrear desde la opción Rastrear error del menú Comprobación de errores... - Quitar flechas elimina las flechas indicativas de celdas creadas con Rastrear dependientes o Rastrear precedentes. - Evaluar fórmula abre un cuadro de diálogo que muestra la fórmula de la celda activa y sus resultados. - La Ventana inspección permite hacer un seguimiento del valor de las celdas Enlazando y consolidando hojas de trabajo Ya hemos visto cómo trabajar con datos y cómo trabajar con fórmulas. Es inevitable hablar de los conceptos enlazar y consolidar hojas. Enlazar hojas de trabajo. El concepto de enlazar en Excel es el hecho de utilizar fórmulas de varias hojas para combinas datos. Al enlazar hojas de trabajo estamos creando una dependencia de una con respecto a la otra, apareciendo así dos conceptos: - el libro de trabajo dependiente: es el que contiene las fórmulas. - el libro de trabajo fuente: es el que contiene los datos. La cuestión que debemos plantearnos antes de enlazar hojas de trabajo, es si realmente nos hace falta complicarnos tanto o sencillamente podemos hacerlo todo en una misma hoja.

15 No existe una respuesta genérica, dependerá de la envergadura de los datos y de las fórmulas; si las hojas las van a utilizar varias personas, etc. Para crear un libro de trabajo dependiente debemos crear fórmulas de referencias externas, es decir fórmulas que hacen referencia a datos que se encuentran en una hoja externa a la que está la fórmula.

16 IMPORTAR DATOS EN EXCEL Y CREAR UN MODELO DE DATOS IMPORTAR DATOS DESDE UNA BASE DE DATOS El objetivo de esta sección es conectarse a un origen de datos externo e importar datos en Excel para realizar un análisis más exhaustivo. Empecemos por descargar algunos datos de Internet. Los datos describen medallas olímpicas y son parte de una base de datos de Microsoft Access. Haga clic en los siguientes vínculos para descargar los archivos que usaremos durante esta serie de tutoriales. Descargue cada uno de los cuatro archivos a una ubicación que sea fácilmente accesible, como Descargas o Mis documentos, o en una carpeta nueva que cree: > OlympicMedals.accdb base de datos de Access > OlympicSports.xlsx libro de Excel > Population.xlsx libro de Excel > DiscImage_table.xlsx libro de Excel En Excel, abra un libro vacío. Haga clic en DATOS > Obtener datos externos > Desde Access. La cinta de opciones se ajusta dinámicamente en función del ancho del libro, de modo que los comandos de la cinta pueden ser levemente diferentes a los de las pantallas siguientes. La primera pantalla muestra la cinta de opciones cuando un libro es extenso, la segunda imagen muestra un libro que ha cambiado de tamaño para ocupar solo una parte de la pantalla.

17 IMPORTAR DATOS DESDE ACCESS Importar datos desde Access con una cinta de opciones pequeña Seleccione el archivo OlympicMedals.accdb que descargó y haga clic en Abrir. Aparece la siguiente ventana Seleccionar tabla, que muestra las tablas de la base de datos. Las tablas de la base de datos son similares a las hojas de cálculo o las tablas de Excel. Active la casilla Activar selección de varias tablas y seleccione todas las tablas. A continuación, haga clic en Aceptar. Seleccione la ventana de tablas Aparece la ventana Importar datos. NOTA Observe la casilla de la parte inferior de la ventana que permite Agregar estos datos al modelo de datos y que se muestra en la siguiente pantalla. Cuando importa o trabaja con dos o más tablas al mismo tiempo, se crea un modelo de datos de forma automática. Un modelo de datos integra tablas, lo que permite realizar un análisis exhaustivo con tablas dinámicas, PowerPivot y

18 POWER View. Al importar tablas de una base de datos, las relaciones existentes entre estas en la base de datos se usan para crear el modelo de datos en Excel. El modelo de datos es transparente en Excel, pero puede visualizarlo y modificarlo directamente mediante el complemento PowerPivot. El modelo de datos se describe con más detalles más adelante en este tutorial. Seleccione la opción Informe de tabla dinámica, que permite importar las tablas en Excel y prepara una tabla dinámica para analizar las tablas importadas. A continuación, haga clic en Aceptar. Ventana Importar datos Una vez importados los datos, se crea una tabla dinámica con las tablas importadas.

19 Tabla dinámica en blanco Con los datos importados en Excel y el modelo de datos creado automáticamente, ya estará listo para explorar los datos. Explorar datos con una tabla dinámica Explorar datos importados es sencillo mediante una tabla dinámica. En una tabla dinámica, arrastre los campos (parecidos a las columnas de Excel) de las tablas (como las tablas que acaba de importar de la base de datos de Access) a distintas áreas de la tabla dinámica para ajustar el modo en que se presentan los datos. Una tabla dinámica tiene cuatro áreas: FILTROS, COLUMNAS, FILAS y VALORES. Las cuatro áreas de Campos de tabla dinámica

20 Puede que se requieran varias pruebas para determinar a qué área se debe arrastrar un campo. Puede arrastrar todos los campos que quiera a las tablas hasta que la tabla dinámica presente los datos del modo en que desea verlos. No dude en probar arrastrar campos a diferentes áreas de la tabla dinámica; los datos subyacentes no se ven afectados cuando arrastra campos a una tabla dinámica. Vamos a explorar los datos de medallas olímpicas en la tabla dinámica, comenzando por los medallistas olímpicos organizados por disciplina, tipo de medalla y país o región del atleta. En Campos de tabla dinámica, expanda la tabla Medallas haciendo clic en la flecha junto a ella. Busque el campo País Región CON en la tabla Medallas expandida y arrástrelo hasta el área COLUMNAS. CON (NOC) son las siglas en inglés de Comités Olímpicos Nacionales, que es la unidad organizativa de un país o una región. A continuación, desde la tabla Disciplinas, arrastre Disciplina hasta el área FILAS. Vamos a filtrar Disciplinas para mostrar sólo cinco deportes: tiro con arco, saltos, esgrima, patinaje artístico y patinaje de velocidad. Esto se puede hacer desde dentro del área Campos de tabla dinámica, o desde el filtro Etiquetas de fila de la propia tabla dinámica. Haga clic en cualquier parte de la tabla dinámica para asegurarse de que la tabla dinámica de Excel esté seleccionada. En la lista Campos de tabla dinámica, donde la tabla Disciplinas está expandida, pase el cursor sobre el campo Disciplina para que aparezca una flecha desplegable en la parte derecha. Haga clic en el menú desplegable, luego en (Seleccionar todo) para eliminar todas las selecciones y, a continuación, desplácese hacia abajo y seleccione tiro con arco, saltos, esgrima, patinaje artístico y patinaje de velocidad. Haga clic en Aceptar. O bien, en la sección Etiquetas de fila de la tabla dinámica, haga clic en el menú desplegable que se encuentra al lado de Etiquetas de fila, haga clic en (Seleccionar todo) para eliminar todas las selecciones y, a continuación, desplácese hacia abajo y seleccione tiro con arco, saltos, esgrima, patinaje artístico y patinaje de velocidad. Haga clic en Aceptar. En Campos de tabla dinámica, en la tabla Medallas, arrastre Medalla al área VALORES. Puesto que los valores deben ser numéricos, Excel cambia automáticamente Medalla a Recuento de medallas. En la tabla Medallas, seleccione Medalla nuevamente y arrástrela al área FILTROS. Vamos a filtrar la tabla dinámica con el fin de que muestre solo los países o las regiones con más de 90 medallas. Para ello, proceda de la siguiente manera. En la tabla dinámica, haga clic en la lista desplegable situada a la derecha de Etiquetas de columna. Seleccione Filtros de valor y luego Mayor que... Escriba 90 en el último campo (a la derecha). Haga clic en Aceptar.

21 Ventana Filtro de valor La tabla dinámica es similar a la de la pantalla siguiente. Tabla dinámica actualizada Con poco trabajo, ahora dispone de una tabla dinámica básica que incluye campos de tres tablas distintas. Lo que ha facilitado tanto esta tarea fueron las relaciones ya existentes entre las tablas. Dado que existían relaciones de tabla en la base de datos de origen y que importó todas las tablas en una sola operación, Excel pudo volver a crear esas relaciones en el modelo de datos. Sin embargo, qué sucede si los datos provienen de orígenes distintos o se importan más adelante? Normalmente, puede crear relaciones con datos nuevos según las columnas coincidentes. En el paso siguiente, importará tablas adicionales y aprenderá cómo crear relaciones nuevas. IMPORTAR DATOS DE UNA HOJA DE CÁLCULO Ahora vamos a importar datos desde otro origen, esta vez desde un libro existente, y, a continuación, especificar las relaciones entre nuestros datos existentes y los datos nuevos. Las relaciones le permiten analizar colecciones de datos en Excel y crear visualizaciones interesantes e inversivas de los datos que importa. Empecemos creando una hoja de cálculo en blanco, para luego importar datos de un libro de Excel. Inserte una nueva hoja de cálculo de Excel y nómbrela Deportes. Vaya a la carpeta que contiene los archivos de datos de muestra descargados y abra OlympicSports.xlsx. Seleccione y copie los datos en Hoja 1. Si selecciona una celda con datos, como, por ejemplo, la celda A1, puede presionar Ctrl + A para seleccionar todos los datos adyacentes. Cierre el libro OlympicSports.xlsx. En la hoja de cálculo Deportes, coloque el cursor en la celda A1 y pegue los datos.

22 Con los datos aún resaltados, presione Ctrl + T para darles formato de tabla. También puede aplicar formato de tabla a los datos desde la cinta de opciones seleccionando INICIO > Dar formato de tabla. Dado que los datos tienen encabezados, seleccione Mi tabla tiene encabezados en la ventana Crear tabla que aparece, tal como se muestra aquí. Ventana Crear tabla Aplicar formato a los datos como una tabla tiene muchas ventajas. Puede asignar un nombre a una tabla, lo que hace que sea fácil identificar. También puede establecer relaciones entre tablas, lo que permite la exploración y el análisis en tablas dinámicas, PowerPivot y POWER View. Asigne un nombre a la tabla. En HERRAMIENTAS DE TABLA > DISEÑO > Propiedades, busque el Nombre de la tabla y escriba Deportes. El libro es similar al de la pantalla siguiente.

23 Nombrar una tabla en Excel Guarde el libro. Importar datos con la función copiar y pegar Ahora que hemos importado datos de un libro de Excel, vamos a importar datos de una tabla de una página web o de cualquier otra fuente de la que podamos copiar y pegar en Excel. En los pasos siguientes, agregará las ciudades anfitrionas de los Juegos Olímpicos de una tabla. Inserte una nueva hoja de cálculo de Excel y asígnele el nombre Anfitriones. En Excel, coloque el cursor en la celda A1 de la hoja de cálculo Anfitriones y pegue los datos. Aplique formato de tabla a los datos. Como se ha descrito anteriormente en este tutorial, para dar formato de tabla a los datos, debe presionar Ctrl + T o hacer clic en INICIO > Dar formato de tabla. Dado que los datos tienen encabezados, seleccione Mi tabla tiene encabezados en la ventana Crear tabla que aparece. Asigne un nombre a la tabla. En HERRAMIENTAS DE TABLA > DISEÑO > Propiedades, busque el campo Nombre de la tabla y escriba Anfitriones. Seleccione la columna Edición y, desde la pestaña INICIO, dele el formato Número con 0 posiciones decimales. Guarde el libro. El libro es similar al de la pantalla siguiente.

24 Libro de Excel con la tabla Anfitriones importada Ahora que tiene un libro de Excel con tablas, puede crear relaciones entre ellas. La creación de relaciones entre tablas le permite mezclar los datos de las dos tablas. Crear una relación entre datos importados Puede comenzar inmediatamente usando campos de las tablas importadas en la tabla dinámica. Si Excel no puede determinar cómo incorporar un campo a una tabla dinámica, se debe establecer una relación con el modelo de datos existente. En los pasos siguientes, aprenderá a crear una relación entre los datos importados de orígenes diferentes. En Hoja 1, en la parte superior de Campos de tabla dinámica, haga clic en Todas para ver la lista completa de tablas disponibles, tal como se muestra en la pantalla siguiente.

25 Haga clic en Todas en Campos de tabla dinámica para mostrar todas las tablas disponibles. Desplácese por la lista para ver las tablas nuevas que acaba de agregar. Expanda Deportes y seleccione Deporte para agregarlo a la tabla dinámica. Observe que Excel le solicita que cree una relación, como puede verse en la pantalla siguiente. 13 Solicitud de CREAR... relación en Campos de tabla dinámica Esta notificación se produce porque usó campos de una tabla que no forma parte del modelo de datos subyacente. Una manera de agregar una tabla al modelo de datos es crear una relación a una tabla que ya esté en el modelo de datos. Para crear la relación, una de las tablas debe tener una columna de valores únicos y no repetidos. En los datos de ejemplo, la tabla Disciplinas

26 importada desde la base de datos contiene un campo con códigos de deportes, llamado ID Deporte. Esos mismos códigos de deportes están presentes en forma de campo en los datos de Excel que importamos. Vamos a crear la relación. Haga clic en CREAR... en el área resaltada de Campos de tabla dinámica para abrir el cuadro de diálogo Crear relación, tal como se muestra en la siguiente pantalla. Ventana Crear relación En Tabla, elija Disciplinas en la lista desplegable. En Columna (extranjero), elija ID Deporte. En Tabla relacionada, elija Deportes. En Columna relacionada (principal), elija ID Deporte. Haga clic en Aceptar. La tabla dinámica cambia para reflejar la nueva relación. Sin embargo, la tabla dinámica todavía no tiene el aspecto correcto, debido al orden de campos del área FILAS. Disciplina es una subcategoría de un determinado deporte, pero, debido a que acomodamos Disciplina por encima de Deporte en el área FILAS, no se encuentra organizada de forma correcta. La siguiente pantalla muestra esta ordenación no deseada.

27 Tabla dinámica con ordenación no deseada En el área FILAS, mueva Deporte arriba de Disciplina. Así es mucho mejor, y la tabla dinámica muestra los datos de la forma en que desea, tal como se muestra en la pantalla siguiente. Tabla dinámica con ordenación corregida

28 En segundo plano, Excel está generando un modelo de datos que se puede usar en el libro, en cualquier tabla dinámica, gráfico dinámico, PowerPivot o cualquier informe de Power View. Las relaciones de tabla son la base de un modelo de datos y lo que determina las rutas de navegación y cálculo. En el siguiente tutorial, Ampliar relaciones del modelo de datos usando Excel 2013, PowerPivot y DAX, hará lo que aprendió aquí y realizará los pasos para ampliar el modelo de datos con un complemento sofisticado y visual de Excel llamado PowerPivot. También sabrá cómo calcular una columna de una tabla y usar esa columna calculada para que una tabla no relacionada pueda agregarse al modelo de datos. Control y evaluación Revise lo que ha aprendido Ahora tiene un libro de Excel que incluye datos de acceso de una tabla dinámica en varias tablas, de las cuales muchas importaron por separado. Aprendió a importar desde una base de datos y desde otro libro de Excel, y a copiar los datos y pegarlos en Excel. Para que los datos funcionen juntos, tuvo que crear una relación de tabla que Excel usó para correlacionar las filas. También ha aprendido que tener columnas en una tabla que estén correlacionadas a datos de otra tabla es fundamental para crear relaciones y buscar filas relacionadas.

29 Hay varias formas de intercambiar datos entre Microsoft Office Access y Microsoft Office Excel. Para traer datos de Access a Excel, puede copiarlos de una hoja de datos de Access y pegarlos en una hoja de cálculo de Excel, conectar con una base de datos de Access desde una hoja de cálculo de Excel o exportar datos de Access a una hoja de cálculo de Excel. Para traer datos de Excel a Access, puede copiarlos de una hoja de cálculo de Excel y pegarlos en una hoja de datos de Access, importar una hoja de cálculo de Excel en una tabla de Access o crear un vínculo con una hoja de cálculo de Excel desde una tabla de Access. NOTAS El término "importar" significa diferentes cosas en Excel y Access. En Excel, al importar datos, se crea una conexión permanente con los datos que se puede actualizar. En Access, al importar datos, se traen los datos a Access una sola vez sin una conexión permanente con ellos. No se puede guardar un libro de Excel como una base de datos de Access. Ni Excel ni Access proporcionan la funcionalidad necesaria para crear una base de datos de Access a partir de datos de Excel. TRABAJAR CON DATOS DE ACCESS EN EXCEL Es posible que desee trabajar con datos de Access en un libro de Excel para aprovechar las características de análisis de datos y creación de gráficos, la flexibilidad en la presentación y diseño de los datos o la infinidad de funciones que no están disponibles en Access. COPIAR DATOS DE ACCESS EN EXCEL Desde Access, puede copiar datos de una vista de hoja de datos y después pegarlos en una hoja de cálculo de Excel. Inicie Access y abra la tabla, la consulta o el formulario que contiene los registros que desea copiar. En la ficha Inicio, haga clic en Vista y luego en Vista Hoja de datos. Seleccione los registros que desea copiar. Si desea seleccionar columnas específicas, arrastre los encabezados de las columnas adyacentes. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Copiar.

30 Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+C. Inicie Excel y abra la hoja de cálculo en la que desea pegar los datos. Haga clic en la esquina superior izquierda del área de la hoja de cálculo en la que desea que aparezca el primer nombre de campo. Para evitar que los registros copiados reemplacen los datos existentes, asegúrese de que la hoja de cálculo no contiene datos bajo la celda en la que va a hacer clic, ni a su derecha. En la ficha Inicio, en el grupo Portapapeles, haga clic en Pegar Imagen del botón. Método abreviado de teclado También puede presionar CTRL+V. CONECTAR CON DATOS DE ACCESS DESDE EXCEL Para traer datos de Access que se puedan actualizar en Excel, puede crear una conexión, almacenada normalmente en un archivo de conexión de datos de Office (.doc.), con la base de datos de Access y recuperar todos los datos de una tabla o consulta. La ventaja principal de crear una conexión con los datos de Access en lugar de importarlos es que puede analizar periódicamente estos datos en Excel sin tener que copiarlos o exportarlos constantemente desde Access. Tras conectarse con los datos, también puede actualizar automáticamente los libros de Excel desde la base de datos de Access original siempre que la base de datos se actualice con información nueva. Por ejemplo, tal vez desee actualizar un informe presupuestario de Excel que distribuye cada mes para que contenga los datos del mes en curso. Haga clic en la celda en la que desea colocar los datos de la base de datos de Access. En la ficha Datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Desde Access. 3. En la lista Buscar en, busque y haga doble clic en la base de datos de Access que desea importar.

31 En el cuadro de diálogo Seleccionar tabla, haga clic en la tabla o consulta que desea importar y luego haga clic en Aceptar. 4. En el cuadro de diálogo Importar datos, haga lo siguiente: En Seleccione cómo desea ver estos datos en el libro, siga uno de los procedimientos siguientes: Para ver los datos como una tabla, seleccione Tabla. Para ver los datos como un informe de tabla dinámica, seleccione Informe de tabla dinámica. Para ver los datos como un informe de gráfico dinámico y un informe de tabla dinámica, seleccione Informe de gráfico y tabla dinámicos. Si lo desea, haga clic en Propiedades para definir las opciones de actualización, formato y diseño de los datos importados y, a continuación, haga clic en Aceptar. En Dónde desea situar los datos?, siga uno de los procedimientos siguientes: Para devolver los datos a la ubicación seleccionada, haga clic en Hoja de cálculo existente. Para devolver los datos a la esquina superior izquierda de la nueva hoja de cálculo, haga clic en Hoja de cálculo nueva. 5. Haga clic en Aceptar. Excel coloca el rango de datos externos en la ubicación especificada. Para obtener más información sobre cómo crear una conexión con datos, vea Conectarse con datos externos (importar). NOTA: CONECTARSE CON DATOS EXTERNOS (IMPORTAR) La ventaja principal de conectarse con datos externos consiste en que puede analizar periódicamente estos datos en Microsoft Office Excel sin tener que copiar repetidamente los datos, una operación que puede ser larga y provocar errores. Tras conectarse con los datos externos, también puede actualizar automáticamente los libros de Excel desde el origen de datos original siempre que el origen de datos se actualice con información nueva. IMPORTANTE Las conexiones a datos externos pueden estar deshabilitadas en el equipo. Para conectarse a los datos al abrir un libro, deberá habilitar las conexiones de datos en la barra Centro de confianza, o bien colocar el libro en una ubicación de confianza. Para obtener más información, vea Crear, quitar o cambiar una ubicación de confianza para los archivos, Agregar, quitar o ver un editor de confianza y Ver la configuración de seguridad en el Centro de confianza. 1. En la ficha Datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Conexiones existentes.

32 En el cuadro de diálogo Conexiones existentes de la lista desplegable Mostrar, siga uno de los procedimientos siguientes: Para mostrar todas las conexiones, haga clic en Todas las conexiones. Este es el valor predeterminado. Para mostrar sólo la lista de conexiones recientemente utilizadas, haga clic en Conexiones en este libro. Esta lista se crea a partir de conexiones que el usuario ha definido, ha creado desde el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos del Asistente para la conexión de datos, o ha seleccionado previamente como conexión desde este cuadro de diálogo. Para mostrar sólo las conexiones disponibles en el equipo, haga clic en Archivos de conexión en este equipo. Esta lista se crea a partir de la carpeta Mis archivos de origen de datos, normalmente almacenada en la carpeta Mis documentos. Para mostrar solo las conexiones disponibles de un archivo de conexión al que es posible tener acceso desde la red, haga clic en Archivos de conexión en la red. Esta lista se crea a partir de una biblioteca de conexiones de datos (DCL) de Servicios de Excel en un sitio de Microsoft Office SharePoint Server Una DCL es una biblioteca de documentos del sitio de Microsoft Office SharePoint Services 2007 que contiene un conjunto de archivos de conexión de datos de Office (.doc.). Generalmente, es el administrador del sitio el que configura la DCL, quien, además, puede configurar el sitio de SharePoint para mostrar archivos ODC desde la DCL en el cuadro de diálogo Conexiones externas. Para obtener más información, vea la Ayuda de la Administración central de Office SharePoint Server SUGERENCIA Si no ve la conexión que desea, puede crear una haciendo clic en Examinar en busca de más y, a continuación, en el cuadro de diálogo Seleccionar origen de datos, haga clic en Nuevo origen para iniciar el Asistente para conexión de datos y seleccionar el origen de datos al cual quiere conectarse. NOTA Si elige una conexión de las categorías Archivos de conexión en la red o Archivos de conexión en este equipo, el archivo de conexión se copia en el libro como una nueva conexión de libro y se usa como la nueva información de conexión. Seleccione la conexión que desee y, a continuación, haga clic en Abrir.

33 En el cuadro de diálogo Importar datos, en la sección Seleccione cómo desea ver estos datos en el libro, siga uno de los procedimientos siguientes: IMPORTANTE La sección Seleccione cómo desea ver estos datos en el libro y sus opciones, como se muestra en la lista a continuación, no están disponibles para conexiones de texto, consulta web y datos XML. Si se está conectando a estos datos proceda al paso 5. Haga clic en Tabla para crear una tabla para realizar una ordenación y filtrado sencillos. Haga clic en Informe de tabla dinámica para crear un informe de tabla dinámica para resumir cantidades grandes de datos agregando y subtotalizando los datos. Haga clic en Informe de gráfico y tabla dinámicos para crear una tabla dinámica y un informe de gráfico dinámicos para resumir los datos visualmente. Haga clic en Crear sólo conexión para almacenar la conexión seleccionada en el libro para su uso posterior. Use la opción Crear sólo conexión para almacenar la conexión seleccionada en el libro para su uso posterior. Por ejemplo, si se está conectado a un origen de datos de un cubo de procesamiento analítico en línea (OLAP) y desea convertir celdas de tabla dinámica en fórmulas de hoja cálculo con el comando Convertir en fórmulas (en la ficha Opciones, en el grupo Herramientas, haga clic en Herramientas OLAP), puede utilizar esta opción, ya que no necesita almacenar el informe de tabla dinámica. En Dónde desea situar los datos?, siga uno de los procedimientos siguientes: Para situar el informe de tabla dinámica o gráfico dinámico en una hoja de cálculo existente, seleccione Hoja de cálculo existente y, a continuación, escriba la primera celda del rango de celdas donde desea situar el informe de tabla dinámica. O bien, haga clic en Contraer cuadro de diálogo Imagen del botón para ocultar temporalmente el cuadro de diálogo, seleccione la primera celda de la hoja de cálculo y, a continuación, presione Expandir diálogo Imagen del botón. Para poner el informe de tabla dinámica en una hoja de cálculo nueva que empiece por la celda A1, haga clic en Nueva hoja de cálculo. También puede cambiar las propiedades de conexión haciendo clic en Propiedades, realizando los cambios en los cuadros de diálogo Propiedades de conexión, Rango de datos externos o Propiedades de asignación XML y, por último, haciendo clic en Aceptar. Importar datos de Excel a Access Para almacenar datos de Excel en una base de datos de Access y utilizar y mantener estos datos en Access de ahora en adelante, puede importar los datos. Cuando se importan datos, Access los almacena en una tabla nueva o existente sin modificarlos. Sólo puede importar una hoja de cálculo cada vez durante una operación de importación. Para importar datos de varias hojas de cálculo, repita la operación de importación para cada hoja de cálculo.

34 A continuación se incluyen algunos escenarios comunes de importación de datos de Excel en Access: Utiliza Excel con mucha frecuencia, pero a partir de ahora desea utilizar Access para trabajar con estos datos. Desea mover los datos de las hojas de cálculo de Excel a una o varias bases de datos de Access. Su departamento o grupo de trabajo utiliza Access, pero de vez en cuando recibe datos en formato de Excel que debe combinar con bases de datos de Access. Desea importar estas hojas de cálculo de Excel a la base de datos cuando las recibe. Utiliza Access para administrar los datos, pero los informes semanales que recibe del resto de los integrantes de su equipo son libros de Excel. Desea agilizar el proceso de importación para asegurarse de que los datos se importan cada semana a una hora específica a la base de datos. Para obtener más información sobre cómo importar datos de Excel a Access, vea el sistema de Ayuda de Access. CREAR UN VÍNCULO CON DATOS DE EXCEL DESDE ACCESS Puede vincular un rango de datos de Excel en una base de datos de Access como una tabla. Utilice este sistema si tiene previsto mantener el rango en Excel, pero desea también que esté disponible en Access. Este tipo de vínculo se crea desde la base de datos de Access, no desde Excel. Cuando se crea un vínculo con una hoja de cálculo o un rango con nombre de Excel, Access crea una nueva tabla que está vinculada a las celdas de origen. Todos los cambios que realice en las celdas de origen en Excel se reflejan en la tabla vinculada. Sin embargo, no puede modificar el contenido de la tabla correspondiente en Access. Si desea agregar, modificar o suprimir datos, debe realizar los cambios en el archivo de origen. A continuación se incluyen algunos escenarios comunes de vinculación a una hoja de cálculo de Excel desde Access: Desea seguir manteniendo los datos en hojas de cálculo de Excel, pero desea poder utilizar las eficaces características de consulta y generación de informes de Access. Su departamento o grupo de trabajo utiliza Access, pero trabaja con datos de orígenes externos que están en hojas de cálculo de Excel. No desea mantener copias de los datos externos, pero desea poder trabajar con ellos en Access. Para obtener más información sobre cómo vincular datos de Access a Excel, vea el sistema de Ayuda de Access.

35 IMPORTACIÓN DE DATOS DESDE UNA BASE DE DATOS DE ACCESS Existen diversas maneras de intercambiar datos entre Microsoft Access y Microsoft Excel. Para traer datos de Access a Excel, puede copiarlos de una hoja de datos de Access y pegarlos en una hoja de cálculo de Excel, conectar con una base de datos de Access desde una hoja de cálculo de Excel o exportar datos de Access a una hoja de cálculo de Excel. Este es el primer paso a seguir, como se puede ver es muy fácil, solo necesitamos leer las instrucciones detalladamente y hacerlo en nuestra máquina. Para traer datos de Excel a Access, puede copiarlos de una hoja de cálculo de Excel y pegarlos en una hoja de datos de Access, importar una hoja de cálculo de Excel en una tabla de Access o crear un vínculo con una hoja de cálculo de Excel desde una tabla de Access. El importar desde Access a Excel es una propiedad interesante que se puede realizar para con la base de datos del programa Access llevar a cabo cálculos y aplicar otra serie de utilidades de la hoja de cálculo Excel como por ejemplo gráficos. Ten en cuenta que no solo puedes hacer esta importación con Access también desde la Web, desde texto, o desde otras fuentes (SQL Server, XML, Análisis Services, entre otras). Es muy sencillo hacerlo para ello necesitas una base de datos de Access y seguir los siguientes pasos: Abre una hoja de Excel en blanco de las versiones indicadas. En la Cinta de opciones, fíjate y sitúate en la pestaña Datos y luego en el grupo de trabajo Obtener datos externos. Ver imagen ampliada. Despliega en el triángulo negro a la derecha y se abren diferentes posibilidades desde donde importar, elige Desde Access. La ventana que se abre con el título Seleccionar archivos de origen de datos te permite que busques y selecciones la base de datos Access que quieras importar. Pulsa Abrir una vez seleccionado y fíjate que apare en el recuadro Nombre del archivo. Si la base de datos que has elegido tiene varias tablas, has de optar por una de ellas y en la ventana Seleccionar tabla indicarla. En caso de querer importar dos o más tablas has de repetir el proceso descrito aquí tantas veces como tablas quieras traer. Puedes optar por ver los datos en el libro como una Tabla (es el que vas a elegir), si quieres también puedes optar a que se muestren como un informe de Tabla dinámica, o como un informe de gráfico y tabla dinámica. A continuación especifica si quieres que se abran los datos que se van a importar en otra hoja de cálculo o en cuales celdas de la hoja donde estas situado quieres que se coloquen los datos. Además al pie dispones del botón llamado Propiedades, si pulsas sobre él veras cuales son las propiedades de la importación. Ver imagen ampliada. Por ejemplo si quieres sincronizar los datos de Access en Excel pulsa en Propiedades, luego en Propiedades de conexión, verás en la ventana que se abre dos pestañas Uso y Definición, por defecto te encontraras en la primera y ahí podrás elegir cada cuanto se ponga al día el fichero Excel importado.

36 Para ello fíjate en donde pone Actualizar cada: al lado 60 minutos, indica cada cuantos minutos quieres que se actualicen los datos en Excel tras haber realizado modificaciones en Access. Otra opción es Actualizar al abrir el archivo, pon un tic en el cuadro que consideres. Todo lo demás no hace falta que lo cambies. Por último no olvides pulsar en el botón Aceptar. Ahora de nuevo pulsa Aceptar en la ventana Importar datos y en la hoja Excel donde previamente has indicado donde querías los datos de Access estos aparecerán. Fíjate arriba en una nueva pestaña llamada Diseño, Herramientas de tabla desde donde te aparecen otra serie de utilidades para aplicar, como son: Propiedades, Herramientas, Datos externos de tabla, Opciones de estilo de tabla, Estilos de tabla. Si la base de datos consta de una sola tabla se abrirá el cuadro Importar datos. NOTA El término importar tiene dos significados distintos en Excel y Access. En Excel, significa crear una conexión permanente con los datos que se puede actualizar. En Access, significa traer de una vez los datos a Access sin una conexión de datos. Consejo: En algunas ocasiones para realizar esta acción necesitarás conocer la contraseña de la base de datos de Access para poder importar. En ese caso habrás de solicitarla a la persona encargada de gestionar dicha base de datos y proceder a la importación. IMPORTTAR DAT Las páginas web suelen contener información que es perfecta para el análisis en Excel. Por ejemplo, puede analizar cotizaciones en Excel mediante el uso de información que viene directamente de una página web. Según sus necesidades, puede recuperar datos actualizables (es decir, puede actualizar los datos en Excel con los datos más recientes de la página web) o puede obtener datos de una página web y mantenerlos estáticos en la hoja de cálculo. Puede usar una consulta web para recuperar datos almacenados en una intranet o en Internet, como una sola tabla, varias tablas o todo el texto de una página web, y analizar los datos mediante las herramientas y características de Excel. Con un solo clic, puede actualizar fácilmente los datos con la información más actualizada de la página web. Por ejemplo, puede recuperar y actualizar índices de cotizaciones desde una página web pública o recuperar y actualizar una tabla de información de ventas de una página web de la empresa. Puede importar datos que se originen en una página web mediante el cuadro de diálogo Nueva consulta web. (En la ficha Datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Desde web). Debe tener acceso a Internet a través de la intranet de la empresa o mediante un módem en el equipo o red, o puede realizar una consulta en archivos HTML o XML almacenados en el equipo. A continuación daremos los pasos a a seguir para la importación de datos desde Excel, en lo personal se me hizo más fácil siguiendo paso a paso las instrucciones, cabe darnos cuenta que esto nos sirve de mucho al momento en el que queremos facilitar el trabajo que tenemos con tan solo vincular, sin necesidad de copiar manualmente. Una consulta web (Web Query) de Excel te permite importar información de un sitio web a una hoja de Excel. La consulta encontrará cualquier tabla de datos en la página web y te permitirá seleccionar la tabla que necesitas para poder importar los datos a tu hoja de Excel. Vamos a trabajar en un ejemplo básico para tener una idea de cómo operan las consultas web. Para empezar debes seleccionar la celda donde quieres que se coloquen los datos y

37 seleccionar la ficha Datos y el comando Desde Web que se grupo Obtener datos externos. encuentra en el Seleccionar tabla de datos Se abrirá el cuadro de diálogo Nueva consulta web y en el cuadro de Dirección colocaré lo siguiente: (esta dirección muestra las mejores 250 películas de acuerdo al sitio IMDB). Observa los íconos amarillos que aparecen indicando las tablas de datos que se pueden seleccionar. Haz clic sobre el ícono de la tabla deseada (el icono se tornará verde) y posteriormente haz clic en el botón Importar. Inmediatamente se mostrará el cuadro de diálogo Importar datos que te preguntará la ubicación donde deseas colocar los datos. Una vez indicado el rango, haz clic en Aceptar. Excel comenzará a importar los datos y al terminar los desplegará dentro de la hoja correspondiente.

38 Con esto hemos importado información contenida dentro de una página Web, pero Excel puede ir aún más lejos y permitirnos actualizar los datos sin tener que volver a visitar el sitio Web original. Actualizar datos desde la Web Una vez construida la consulta Web podrás refrescar los datos con tan solo seleccionar el comando Actualizar todo que se encuentra en el grupo Conexiones de la ficha Datos. Este comando ocasionará que Excel descargue una versión actualizada de los datos automáticamente. Debes tomar en cuenta que los datos deben venir de una página de dominio público, es decir, no deberá solicitar usuario ni contraseña, de lo contrario Excel no podrá importar los datos. Y por supuesto, si la página de origen elimina los datos publicados, no habrá forma de realizar la actualización. Las aplicaciones para las consultas web pueden ser muchas. Se podrían construir tableros de mando que actualicen la información automáticamente al abrir el archivo. Inclusive se podrían implementar consultas web para intercambiar información en una Intranet (LAN) donde alguna aplicación Web genera información en tablas con lo cual no habrá necesidad de copiar y pegar la información manualmente en Excel sino que se refrescará automáticamente a través de una consulta web. IMPORTACIÓN DE ARCHIVOS DE TEXTO Puede utilizar Excel para importar datos de un archivo de texto a una hoja de cálculo. (En la ficha Datos, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Desde texto). El Asistente para importar texto examina el archivo de texto que se va a importar y ayuda a garantizar que los datos se importen del modo deseado. Existen dos formas de importar datos de un archivo de texto usando Excel: puede abrir el archivo de texto en Excel (lo cual no establece una conexión con el archivo de texto) o puede importar el

39 archivo de texto como un rango de datos externos (lo cual sí establece una conexión con el archivo de texto). Son dos los formatos de archivo de texto que se usan habitualmente: Archivos de texto delimitados (.txt), en los que el carácter de tabulación (el código de carácter ASCII 009) separa normalmente cada campo de texto. Archivos de texto de valores separados por comas (.csv),* en los que el carácter de coma (,) suele separar cada campo de texto. *NOTA: QUE ES.csv Los ficheros CSV (del inglés comma-separated values) son un tipo de documento en formato abierto sencillo para representar datos en forma de tabla, en las que las columnas se separan por comas (o punto y coma en donde la coma es el separador decimal: España, Francia, Italia...) y las filas por saltos de línea. Los campos que contengan una coma, un salto de línea o una comilla doble deben ser encerrados entre comillas dobles. El formato CSV es muy sencillo y no indica un juego de caracteres concreto, ni cómo van situados los bytes, ni el formato para el salto de línea. Estos puntos deben indicarse muchas veces al abrir el fichero, por ejemplo, con una hoja de cálculo. También puede cambiar el carácter separador que se usa tanto en los archivos de texto delimitados como en los.csv. Esto puede ser necesario para asegurarse de que la operación de importación o de exportación se realizará de la manera deseada. A continuación daremos los pasos a seguir para realizar la importación de archivos de texto, si las seguimos paso a paso, lograremos un excelente trabajo. Los archivos de texto son muy comunes al momento de intercambiar información entre diferentes tipos de sistemas. Anteriormente los sistemas de las grandes empresas no generaban archivos Excel sino archivos de texto. Por esa razón Excel incorporó desde sus primeras versiones la funcionalidad de importar archivos de texto de manera que se pudiera analizar dicha información dentro de Excel. El día de hoy se sigue utilizando este tipo de archivos para intercambiar información ya que son archivos muy ligeros a pesar de la gran cantidad de datos que pueden llegar a contener. Un archivo de texto que contiene información de una base de datos siempre hace uso de algún carácter especial para separar la información perteneciente a cada columna. Es precisamente ese carácter utilizado el que hace la diferencia entre un tipo de archivo y otro. Por ejemplo, aquellos archivos en donde cada cambio de columna está indicado por el signo de puntuación, (coma) es conocido como archivo CSV por sus siglas en inglés (Comma-Separated Values). Observa el siguiente ejemplo de un archivo CSV:

40 La diferencia entre un archivo CSV y uno de texto es solamente el tipo de separador utilizado. Un archivo de texto generalmente indica la separación entre columnas utilizando el tabulador: Estos dos tipos de archivos son los más comunes, pero podrías encontrarte alguno diferente que tal vez utilice el signo ; para separar las columnas, sin embargo cualquier tipo de archivo de texto podrá ser importado a Excel sin importar el carácter separador utilizado. IMPORTAR ARCHIVOS DE TEXTO EN EXCEL Para importar un archivo de texto debes ir a la ficha Datos y seleccionar el comando Desde texto que se encuentra dentro del grupo Obtener datos externos. Esto abrirá el cuadro de diálogo Importar archivo de texto que permitirá seleccionar el archivo a importar. Después de seleccionar el archivo adecuado debes hacer clic en Importar. Eso mostrará el primer paso del Asistente para importar texto. Este primer paso es importante porque permite especificar el tipo de archivo a importar ya sea que utilice algún carácter específico como delimitador o que sea un archivo que utiliza un ancho fijo de columna. De igual manera en este paso se puede indicar a Excel que comience a importar a partir de alguna fila específica del archivo. Al hacer clic en el botón Siguiente, Excel sugerirá el tipo de separador que ha descubierto dentro del archivo a importar y generalmente será acertado en su sugerencia. Aun así recomiendo validar que dentro de la vista previa efectivamente se muestra una separación adecuada de los datos.

41 En caso de que Excel se haya equivocado solamente deberás seleccionar el separador adecuado de la lista o especificar algún otro si es necesario. Haz clic en siguiente que nos llevará al último paso que permite especificar el tipo de datos de cada columna. Solamente tienes 3 opciones: General, Texto y Fecha. Sugiero poner especial atención a las fechas de manera que después de la importación se facilite su manejo e interpretación dentro de Excel. Al hacer clic en el botón Finalizar, se preguntará por la ubicación dentro de la hoja de Excel donde se colocarán los datos importados. Una vez indicada la celda destino deberás hacer clic en el botón Aceptar y los datos serán importados por Excel.

42 IMPORTACIÓN DE DATOS DESDE MICROSOFT SQL SERVER Microsoft SQL Server es una base de datos relacional completa diseñada para las soluciones de datos profesionales que requieren un óptimo rendimiento, disponibilidad, escalabilidad y seguridad. En Excel, puede conectarse fácilmente a una base de datos de Microsoft SQL Server. (En el grupo Obtener datos externos de la ficha Datos, haga clic en Desde otros orígenes y, a continuación, en Desde SQL Server). Descripción de la técnica Para importar datos de Excel, los ejemplos de este artículo con: Servicios de transformación de datos (DTS) de SQL Server Microsoft SQL Server 2005 Integration Services (SSIS) Servidores vinculados de SQL Server Consultas distribuidas de SQL Server Objetos de datos ActiveX (ADO) y el proveedor Microsoft OLE DB para SQL Server ADO y el proveedor Microsoft OLE DB para Jet 4.0 Al conectarse a una base de datos de Microsoft SQL Server, el Asistente para la conexión de datos muestra tres páginas: Página 1: Conectar con el servidor de base de datos Use esta página para especificar el servidor de base de datos y la forma de iniciar sesión en el servidor. Página 2: Seleccionar una base de datos y una tabla Use esta página para especificar la base de datos y la tabla o consulta que contiene los datos que desea. Página 3: Guardar archivo de datos y conexión Use esta página para especificar y describir el archivo de conexión y las frases de búsqueda para localizar el archivo. Descripción de la técnica La lista siguiente describe el hardware recomendado, software, infraestructura de red y service packs necesarios:

43 Instancia disponible de Microsoft SQL Server 7.0 o Microsoft SQL Server 2000 o Microsoft SQL Server 2005 Microsoft Visual Basic 6.0 de los ejemplos de ADO que utilice Visual Basic Partes de este artículo se supone que está familiarizado con los temas siguientes: Servicios de transformación de datos Los servidores vinculados y las consultas distribuidas Desarrollo de ADO en Visual Basic Requisitos Ejemplos Las instrucciones SQL de ejemplo que se utilizan en este artículo muestran consultas Create Table que importan datos de Excel en una nueva tabla de SQL Server mediante SELECT...EN...DE la sintaxis. Puede convertir estas instrucciones en consultas de datos anexados mediante el uso de INSERT INTO...SELECCIÓN...DE la sintaxis mientras continúe hacer referencia a los objetos de origen y de destino como se muestra en estos ejemplos de código. Importación y anexar Puede utilizar el Asistente para importación de servicios de transformación de datos (DTS) de SQL Server o la importación de SQL Server y Asistente para exportación para importar datos de Excel en tablas de SQL Server. Cuando se recorre el asistente y seleccionar las tablas de origen de Excel, recuerde que los nombres de objeto de Excel se anexan con un signo de dólar ($) representan hojas de cálculo (por ejemplo, Sheet1$), y que los nombres de objeto normal sin el signo de dólar representan Excel rangos con nombre. Utilice DTS o SSIS Para simplificar las consultas, puede configurar un libro de Excel como un servidor vinculado en SQL Server. Para obtener información adicional, haga clic en el número de artículo siguiente para verlo en Microsoft Knowledge Base: Cómo: Utilizar Excel con SQL Server de servidores vinculados y consultas distribuidas El código siguiente importa los datos de la hoja de cálculo de los clientes en el servidor vinculado de Excel "EXCELLINK" en una nueva tabla de SQL Server denominada XLImport1: SELECT * INTO XLImport1 FROM EXCELLINK...[Customers$] También puede ejecutar la consulta en el origen de una manera passthrough mediante OPENQUERY como sigue: SELECT * INTO XLImport2 FROM OPENQUERY (EXCELLINK, 'SELECT * FROM [Customers$]') UTILIZAR UN SERVIDOR VINCULADO Si no desea configurar una conexión persistente con el libro de Excel como un servidor vinculado, puede importar datos para un propósito específico mediante el OPENDATASOURCE o la función

44 OPENROWSET. Ejemplos de código siguientes también importación los datos de la hoja de cálculo Excel clientes a nuevas tablas de SQL Server: SELECT * INTO XLImport3 FROM OPENDATASOURCE ('Microsoft.Jet.OLEDB.4.0', 'Data Source=C:\test\xltest.xls;Extended Properties=Excel 8.0')...[Customers$] SELECT * INTO XLImport4 FROM OPENROWSET ('Microsoft.Jet.OLEDB.4.0', 'Excel 8.0; Database=C: \test\xltest.xls', [Customers$]) SELECT * INTO XLImport5 FROM OPENROWSET ('Microsoft.Jet.OLEDB.4.0', 'Excel 8.0; Database=C: \test\xltest.xls', 'SELECT * FROM [Customers$]') Utilizar consultas distribuidas Cuando se conectan a SQL Server en una aplicación de ADO con Microsoft OLE DB para SQL Server (SQLOLEDB), puede utilizar la misma sintaxis "consulta distribuida" de la sección Utilizar consultas distribuidas para importar datos de Excel a SQL Server. En el siguiente ejemplo de código de Visual Basic 6.0, se requiere que se agregue una referencia de proyecto a objetos de datos ActiveX (ADO). Este ejemplo de código también muestra cómo utilizar OPENDATASOURCE y OPENROWSET a través de una conexión de SQLOLEDB. Dim cn As ADODB.Connection Dim strsql As String Dim lngrecsaff As Long Set cn = New ADODB.Connection cn.open "Provider=SQLOLEDB; Data Source=<server>;" & _ "Initial Catalog=<database>; User ID=<user>; Password=<password>" 'Import by using OPENDATASOURCE. StrSQL = "SELECT * INTO XLImport6 FROM " & _ "OPENDATASOURCE ('Microsoft.Jet.OLEDB.4.0', & _ "'Data Source=C:\test\xltest.xls;" & _ "Extended Properties=Excel 8.0')...[Customers$]" Debug. Print strsql Cn. Execute strsql, lngrecsaff, adexecutenorecords Debug.Print "Records affected: " & lngrecsaff 'Import by using OPENROWSET and object name. StrSQL = "SELECT * INTO XLImport7 FROM " & _ "OPENROWSET ('Microsoft.Jet.OLEDB.4.0', & _ "'Excel 8.0; Database=C: \test\xltest.xls', & _ "[Customers$])" Debug.Print strsql Cn. Execute strsql, lngrecsaff, and adexecutenorecords Debug.Print "Records affected: " & lngrecsaff 'Import by using OPENROWSET and SELECT query. StrSQL = "SELECT * INTO XLImport8 FROM " & _ "OPENROWSET ('Microsoft.Jet.OLEDB.4.0', & _ "'Excel 8.0; Database=C: \test\xltest.xls', & _ "'SELECT * FROM [Customers$]')" Debug.Print strsql Cn. Execute strsql, lngrecsaff, and adexecutenorecords Debug.Print "Records affected: " & lngrecsaff

45 cn.close Set cn = Nothing Utilizar ADO y SQLOLEDB En el ejemplo de la sección anterior se utiliza ADO con el proveedor de SQLOLEDB para conectar con el destino de la importación de Excel a SQL. También puede utilizar el proveedor OLE DB para Jet 4.0 para conectar con el origen de Excel. El motor de base de datos Jet puede hacer referencia a bases de datos externas en las instrucciones de SQL mediante el uso de una sintaxis especial que ya tiene tres formatos diferentes: [Ruta de acceso completa a la base de datos de Microsoft Access].[Nombre de la tabla] [Nombre ISAM;Cadena de conexión de ISAM].[Nombre de la tabla] [ODBC;Cadena de conexión ODBC].[Nombre de la tabla] En esta sección se utiliza el formato tercero para realizar una conexión ODBC a la base de datos de SQL Server de destino.puede utilizar un nombre de origen de datos ODBC (DSN) o una cadena de conexión sin DSN: DSN: [Odbc; DSN=<DSN name>; UID=<user>; PWD=<password>] DSN-less: [Odbc; Driver={SQL Server}; Server=<server>; Database=<database>; UID=<user>; PWD=<password>] En el siguiente ejemplo de código de Visual Basic 6.0, se requiere que se agregue una referencia de proyecto a ADO. Dim cn As ADODB.Connection Dim strsql As String Dim lngrecsaff As Long Set cn = New ADODB.Connection cn.open "Provider=Microsoft.Jet.OLEDB.4.0;" & _ "Data Source=C:\test\xltestt.xls;" & _ "Extended Properties=Excel 8.0" 'Import by using Jet Provider. StrSQL = "SELECT * INTO [Odbc; Driver= {SQL Server};" & _ "Server=<server>; Database=<database>;" & _ "UID=<user>; PWD=<password>].XLImport9 " & _ "FROM [Customers$]" Debug.Print strsql cn.execute strsql, lngrecsaff, adexecutenorecords Debug.Print "Records affected: " & lngrecsaff cn.close Set cn = Nothing También puede utilizar esta sintaxis, que admite el proveedor Jet, para importar datos de Excel en otras bases de datos de Microsoft Access, bases de datos de acceso secuencial indizado (ISAM)

46 método ("escritorio") o bases de datos ODBC. Utilizar ADO y el proveedor Jet Recuerde que los nombres de objeto de Excel se anexan con un signo de dólar ($) representan rangos de hojas de cálculo (por ejemplo, Sheet1$) y que los nombres de objeto simple con nombre de Excel. En algunos casos, especialmente cuando se designa el origen de datos de Excel con el nombre de tabla en lugar de una consulta de selección, las columnas de la tabla de SQL Server de destino se reorganizan en orden alfabético PRB: Las columnas se ordenan alfabéticamente cuando utiliza ADOX para recuperar las columnas de la tabla de Access Cuando el proveedor Jet* determina que una columna de Excel contiene datos numéricos y texto mixto, el proveedor Jet selecciona el tipo de datos "la mayoría" y devuelve valores no coincidentes como NULLs.** Para obtener información adicional acerca de cómo evitar este problema, haga clic en el número de artículo siguiente para verlo en Microsoft Knowledge Base: PRB: Valores de Excel se devuelven como NULL utiliza OpenRecordset de DAO *NOTA: Se utiliza Jet OLE DB proveedor 4.0 para conectarse a diferentes bases de datos externas a través de los controladores ISAM instalables. Las cadenas de conexión se proporcionan para la apertura de cada base de datos ISAM. El código de este artículo se supone que se ha creado un objeto ADO Connection: cnny un objeto RecordSet de ADO: rst. ** NULLs: Todos los valores de una columna determinada tienen el mismo tipo de dato, y éstos están extraídos de un conjunto de valores legales llamado dominio de la columna. A parte de los valores del dominio, una columna puede contener el valor nulo (NULL) que indica que no contiene ningún valor. IMPORTACIÓN DE DATOS DESDE MICROSOFT SQL SERVER ANALYSIS SERVICES Análisis Services (un componente de Microsoft SQL Server) que admite la inteligencia empresarial y es una base de los sistemas de análisis de procesamiento analítico en línea (OLAP), cuadros de mandos de indicador clave de rendimiento (KPI), extracción de datos y sistemas de informes de panel. En Excel, puede conectarse fácilmente a una base de datos OLAP de Analysis Services mediante un proveedor OLAP. (En el grupo Obtener datos externos de la ficha Datos, haga clic en Desde otros orígenes y, a continuación, en Desde Analysis Services. Un proveedor OLAP es un conjunto de software que proporciona acceso a un tipo concreto de base de datos OLAP. Este software puede incluir un controlador de origen de datos y otro software cliente que sea necesario para conectarse a una base de datos. Para conectarse a un proveedor OLAP, debe usar una tabla dinámica. También puede tener acceso a datos OLAP cuando está desconectado del origen de datos OLAP. Un archivo de cubo sin conexión es un archivo con la extensión.cub que almacena una porción de datos de origen de una base de datos de servidor OLAP. Use un archivo de cubo sin conexión para continuar realizando cambios en informes de tabla dinámica y de gráfico dinámico cuando el servidor no está disponible o se interrumpe la conexión con la red. Al conectarse a Analysis Services, el Asistente para la conexión de datos muestra tres páginas: Página 1: Conectar con el servidor de base de datos Use esta página para especificar el servidor y la forma de iniciar sesión en el servidor de base de datos.

47 Página 2: Seleccionar una base de datos y una tabla datos y el cubo. Use esta página para especificar la base de Página 3: Guardar archivo de datos y conexión Use esta página para especificar y describir el archivo de conexión y las frases de búsqueda para localizar el archivo. Importar datos de Analysis Services o PowerPivot SQL Server 2012 Otras versiones Personas que lo han encontrado útil: 1 de 2 - Valorar este tema En PowerPivot para Excel, puede utilizar una base de datos de Analysis Services como un origen de datos para un libro PowerPivot. Esa base de datos puede ser un cubo tradicional, compilado usando SQL Server Analysis Services u otro libro de PowerPivot* publicado en un servidor de SharePoint. *Nota En resumen, Power Pívot es la nueva herramienta que permite a los usuarios de negocio a tomar un papel mucho más importante en la creación de ideas que son relevante para la toma de decisiones. Mientras que el BI tradicional se basa casi por completo en el departamento de TI para crear los informes, comprender la lógica de negocio y convertir los datos en una idea que podría ser consumida por los usuarios finales, Power Pívot transforma esto en una solución de BI impulsada por los usuarios donde los usuarios de negocio pueden realmente definir lo que realmente quieren de la infraestructura de TI y ser capaz de romper la barrera de entendimiento entre el personal de TI y el usuario final. PowerPivot cierra las consultas de procesamiento de ejecución prolongada después de una hora (3600 segundos). El tiempo de espera está integrado en la aplicación y no se puede cambiar. Si bien este límite se aplica a todos los orígenes de datos, es más probable que lo encuentre si importa datos de Analysis Services. Puede evitar temporalmente esta limitación si importa menos filas cada vez y las combina más adelante. Para obtener más información, vea La importación de PowerPivot se detiene después de 3600 segundos (o 1 hora). Requisitos previos Los cubos de Analysis Services deben ser de la versión SQL Server 2005, SQL Server 2008, SQL Server 2008 R2 o SQL Server Se debe tener acceso al cubo en un servidor. No puede utilizar un cubo local como origen de datos para un libro PowerPivot. Los libros de PowerPivot que usa como orígenes de datos se deben publicar en un sitio de SharePoint El sitio de SharePoint se debe estar ejecutando en un equipo diferente del que emplea para importar datos. Debe tener permisos Ver en el sitio de SharePoint para importar datos de los libros PowerPivot. Elegir un método de importación Puede usar cualquiera de los siguientes métodos para trabajar con Analysis Services o datos de PowerPivot en un libro de Excel. Aplicación Método Vínculo PowerPivot para Excel Haga clic en De Analysis Services o PowerPivot para importar datos de un cubo de Analysis Services. Cómo PowerPivot para Excel Haga clic en De Analysis Services o PowerPivot para importar los datos de un libro de PowerPivot publicado en un servidor de SharePoint. Cómo Excel:

48 Haga clic en De otros orígenes en el grupo Obtener datos externos para establecer una conexión con un libro de PowerPivot publicado en un servidor de SharePoint. Cómo: Importar datos desde un cubo Cualquier dato contenido en una base de datos de SQL Server Analysis Services se puede importar en un libro PowerPivot. Puede extraer todo el contenido o parte de una dimensión, u obtener segmentaciones y agregados del cubo, como la suma de ventas, mes por mes, durante el año actual. Sin embargo, debería tener presente las siguientes restricciones: Todos los datos que importa de un cubo u otro libro de PowerPivot se reducen. Por consiguiente, si define una consulta que recupera medidas a lo largo de varias dimensiones, los datos se importarán con cada dimensión en una columna independiente. Los datos son estáticos una vez importados. No se actualizan desde el servidor de Analysis Services a petición. Si desea actualizar un libro para captar los cambios en la base de datos de Analysis Services, debe crear una programación de la actualización de datos una vez publicado el libro en SharePoint. Alternativamente, puede actualizar manualmente los datos en PowerPivot para Excel. Para obtener más información, vea Maneras diferentes de actualizar datos en PowerPivot. El siguiente procedimiento muestra cómo obtener un subconjunto de datos de un cubo tradicional en una instancia de Analysis Services. Este procedimiento usa la base de datos de ejemplo Adventure Works DW Multidimensional 2012 para explicar cómo importar un subconjunto de un cubo. Si tiene acceso a un servidor de Analysis Services que tiene la base de datos de ejemplo Adventure Works DW Multidimensional 2012, puede seguir estos pasos para aprender a importar datos de Analysis Services. En la ventana de PowerPivot, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Desde base de datos y seleccione De Analysis Services o PowerPivot. Se inicia el Asistente para la importación de tablas. En la página Conectarse con Microsoft SQL Server Analysis Services, en Nombre descriptivo de la conexión, escriba un nombre descriptivo para la conexión de datos. En Nombre de servidor o archivo, escriba el nombre del equipo que hospeda la instancia y el nombre de instancia, por ejemplo, Contoso-srv\CONTOSO. Nota: No puede usar un cubo local como un origen de datos; se debe acceder al cubo desde una instancia de Analysis Services. Opcionalmente, haga clic en Opciones avanzadas para abrir un cuadro de diálogo donde puede configurar las propiedades que son específicas del proveedor. Haga clic en Aceptar. Haga clic en la flecha abajo a la derecha de la lista Nombre de la base de datos y seleccione una base de datos de Analysis Services en la lista. Por ejemplo, si tiene acceso a la base de datos de ejemplo Adventure Works DW Multidimensional 2012, seleccione Adventure Works DW Multidimensional Haga clic en Probar conexión para comprobar que el servidor de Analysis Services está disponible. Haga clic en Siguiente. En la página Especificar una consulta MDX, haga clic en Diseño para abrir un generador de consultas MDX. En este paso, arrastre en el área de diseño de consulta grande todas las medidas, atributos de dimensión, jerarquías y miembros calculados que desea importar en el libro PowerPivot. Si tiene una instrucción de MDX que desea usar, péguela en el cuadro de texto y haga clic en Validar para asegurarse de que la instrucción funcionará. Para obtener más información acerca de

49 cómo generar consultas MDX, vea Diseñador de consultas MDX de Analysis Services (PowerPivot). Para este procedimiento, usando el cubo de ejemplo de Adventure Works como ejemplo, haga lo siguiente: En el panel Meta data, expanda Measures y, a continuación, expanda Sales Summary. Arrastre Average Sales Amount hasta el panel de diseño grande. En el panel Metadata, expanda la dimensión Product. Arrastre Product Categories hacia la izquierda de Average Sales Amount en el área de diseño grande. En el panel Metadata, expanda la dimensión Date y, a continuación, expanda Calendar. Arrastre Date. Calendar Year hacia la izquierda de Category en el área de diseño grande. Opcionalmente, agregue un filtro para importar un subconjunto de los datos. En el panel superior derecho del diseñador, para Dimensión, arrastre Date al campo de dimensión. En Hierarchy, seleccione Date. Calendar Year; para Operador, seleccione Range (Exclusive); para Filter Expresión, haga clic en la flecha abajo y seleccione Year De este modo se crea un filtro en el cubo para que excluya los valores de Haga clic en Aceptar y revise la consulta MDX que se creó con el diseñador de consultas. Escriba un nombre descriptivo para el conjunto de datos. Este nombre se usará como nombre de tabla en el libro. Si no asigna un nuevo nombre, de forma predeterminada los resultados de la consulta se guardan en una nueva tabla denominada Query. Haga clic en Finalizar. Cuando los datos han terminado de cargarse, haga clic en Cerrar. Después de importar los datos en la ventana de PowerPivot, puede comprobar el tipo de datos seleccionando cada columna y viendo Tipo de datos en el grupo Formato en la cinta de opciones. Asegúrese de comprobar el tipo de datos de las columnas que contienen datos numéricos o financieros. En ocasiones, PowerPivot cambiará el tipo de datos a Text si encuentra valores vacíos. Puede utilizar la opción Tipo de datos para corregir el tipo de datos si los datos numéricos o financieros tienen asignado un tipo equivocado. Importar datos desde un libro PowerPivot En la ventana de PowerPivot, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en Desde base de datos y seleccione De Analysis Services o PowerPivot. Se inicia el Asistente para la importación de tablas. En Conectarse con Microsoft SQL Server Analysis Services, en Nombre descriptivo de la conexión, escriba un nombre descriptivo para la conexión de datos. Usar nombres descriptivos para la conexión puede ayudarle a recordar cómo se usa la conexión. En Nombre de servidor o archivo:, escriba la dirección URL del archivo.xlsx publicado. Por ejemplo, Documents/ContosoSales.xlsx. Nota No puede usar un libro de PowerPivot local como un origen de datos; el libro de PowerPivot se debe publicar en un sitio de SharePoint. Opcionalmente, haga clic en Opciones avanzadas para abrir un cuadro de diálogo donde puede configurar las propiedades que son específicas del proveedor. Haga clic en Aceptar. Haga clic en Probar conexión para comprobar que el libro de PowerPivot está disponible. Haga clic en Siguiente. Haga clic en Diseño. Compile la consulta arrastrando medidas, atributos de dimensión o jerarquías hacia el área de diseño grande. Opcionalmente, use el panel de filtro en la esquina superior derecha para seleccionar un subconjunto de datos para la importación. Consulte los pasos de la sección anterior para obtener un ejemplo de cómo compilar la consulta. Haga clic en Aceptar.

50 Haga clic en Validar. Haga clic en Finalizar. Los datos de PowerPivot se copian en el libro y de almacenan en un formato comprimido, separado del libro original. Una vez importados los datos, se cierra la conexión con el libro. Para volver a consultar los datos originales, puede actualizar el libro. Para obtener más información, vea Maneras diferentes de actualizar datos en PowerPivot. Conectar con un libro PowerPivot como un origen de datos externo Puede utilizar los datos de PowerPivot como un origen de datos externo en Excel sin incrustar los datos en el libro. No necesita PowerPivot para Excel para este escenario, pero debe tener la versión correcta del proveedor OLE DB de Analysis Services. Para obtener la versión más reciente del proveedor, descargue e instale el proveedor OLE DB de Microsoft SQL Server 2008 R2 Analysis Services desde la página SQL Server 2008 R2 Feature Pack en el sitio web de Microsoft. En la pestaña Datos de Excel, en el grupo Obtener datos externos, haga clic en De otros orígenes. Haga clic en De Analysis Services. En el cuadro Nombre del servidor, escriba la dirección del libro de PowerPivot. La dirección debe incluir el archivo.xlsx que contiene los datos (por ejemplo, site/shared documents/contoso-quarterly-sales.xlsx). Haga clic en Siguiente. En Seleccionar base de datos y tabla, haga clic en Finalizar. En Importar datos, especifique cómo desea que aparezcan los datos (por ejemplo, elija informe de tabla dinámica). Haga clic en Propiedades y a continuación, abra la pestaña Definición para comprobar que la cadena de conexión especifica Provider=MSOLAP.4. Este paso comprueba que tiene el proveedor OLE DB correcto. Haga clic en Aceptar y, a continuación, haga clic en Finalizar para preparar la conexión. Una lista de campos de tablas dinámicas aparece en el área de trabajo que contiene campos del libro PowerPivot. Interacción de PowerPivot con cubos de Analysis Services Cuando usa el asistente para conectarse a un origen de datos de Analysis Services, el motor analítico en memoria xvelocity interno (VertiPaq) crea una consulta MDX para la base de datos multidimensional Analysis Services y, a continuación, descarga los datos en el libro. Los datos no se pueden actualizar y no se actualizan automáticamente cuando los datos del cubo cambian. Los datos que importa a un libro de PowerPivot son autónomos tras la fase de importación. En lugar de considerar un libro de PowerPivot como una superficie de exploración para un cubo existente, debería considerarlo como un área de trabajo donde puede obtener subconjuntos de datos del cubo útiles y derivar de ahí nuevos análisis que son independientes del cubo y de otros orígenes de datos. Si desea ver las sentencias MDX* que genera el libro PowerPivot durante importación, puede crear un archivo de seguimiento. Para obtener información acerca de cómo crear un archivo de seguimiento, vea Cuadro de diálogo Opciones y diagnóstico de PowerPivot. Si está acostumbrado a trabajar con cubos de Analysis Services en Excel, debería saber que algunas características de Excel no se pueden usar con libros PowerPivot. Al conectarse a un cubo** de PowerPivot, no se admiten las características de Excel siguientes: Cubos sin conexión Agrupación en tablas dinámicas Comando de obtención de detalles *NOTA: El lenguaje MDX permite realizar consultas con una sintaxis parecida al lenguaje natural. Para ejemplificar las consultas y la sintaxis trabajaremos con un ejemplo de un cubo.

51 Imaginamos un cubo de ventas con las siguientes dimensiones: Dimensión temporal de las ventas con niveles de año y mes. Dimensión productos vendidos con niveles de familia de productos y productos. Dimensión de medidas con importe de las ventas y unidades vendidas ** NOTA: Los cubos de Analysis Services deben ser de la versión SQL Server 2005, SQL Server 2008, SQL Server 2008 R2 o SQL Server Se debe tener acceso al cubo en un servidor. No puede utilizar un cubo local como origen de datos para un libro PowerPivot. Los libros de PowerPivot que usa como orígenes de datos se deben publicar en un sitio de SharePoint El sitio de SharePoint se debe estar ejecutando en un equipo diferente del que emplea para importar datos. Debe tener permisos Ver en el sitio de SharePoint para importar datos de los libros PowerPivot. IMPORTACIÓN DE DATOS XML Excel facilita la importación de datos XML (Lenguaje de marcado extensible) creados a partir de otras bases de datos y aplicaciones, asigna elementos XML de un esquema XML a celdas de una hoja de cálculo y exporta datos XML revisados con vistas a la interacción con otras bases de datos y aplicaciones. Estas nuevas características XML convierten a Excel en un generador de archivos de datos XML con una interfaz de usuario familiar. Gracias a las asignaciones XML, es posible agregar, identificar y extraer partes concretas de datos comerciales de los documentos de Excel con facilidad. Por ejemplo, una factura que contenga el nombre y la dirección de un cliente o un informe que contenga los resultados financieros del último trimestre ya no son informes estáticos. Esta información se puede importar fácilmente desde bases de datos y aplicaciones, revisar y exportar a las mismas bases de datos y aplicaciones o a otras distintas. Situaciones clave de XML Las características de XML están diseñadas para las siguientes situaciones clave: Aumentar la funcionalidad de las plantillas existentes de Excel al asignar elementos XML a celdas existentes. Eso facilita la especificación y la extracción de datos XML en las plantillas sin necesidad de volver a diseñarlas. Usar datos XML como entrada para los modelos de cálculo existentes al asignar elementos XML a las hojas de cálculo existentes. Importar archivos de datos XML a un nuevo libro. Importar datos XML de un servicio Web a la hoja de cálculo de Excel. Exportar datos de las celdas de asignación a archivos de datos XML independientes de otros datos del libro. Proceso básico para el uso de datos XML en Excel El siguiente diagrama muestra cómo los diferentes archivos y operaciones trabajan conjuntamente cuando se utiliza XML con Excel. Básicamente, el proceso se compone de cinco fases. Información general sobre el trabajo de Excel con datos XML Paso 1 Agregar un archivo de esquema XML (.xsd) a un libro.

52 Paso 2 Asignar elementos de esquema XML a celdas individuales o listas XML. Paso 3 Importar un archivo de datos XML (.XML) y enlazar los elementos XML con celdas de asignación. Paso 4 Especificar datos, mover celdas de asignación y aprovechar la funcionalidad de Excel sin perder la estructura y las definiciones XML. Paso 5 Exportar datos revisados desde celdas de asignación a un archivo de datos XML. Uso de datos XML Cuando importa el contenido de un archivo de datos XML a una asignación XML existente en el libro, los datos del archivo se enlazan con una asignación XML almacenada en el libro. Eso significa que cada elemento de datos del archivo de datos XML tiene un elemento correspondiente en el esquema XML que se ha asignado desde un archivo de esquema XML o un esquema deducido. Cada asignación XML solo puede tener un enlace de datos XML, y un enlace de datos XML está enlazado con todas las asignaciones creadas desde una única asignación XML. Puede abrir el cuadro de diálogo Propiedades de la asignación XML, (en el grupo XML de la ficha Programador, haga clic en Propiedades de la asignación), donde encontrará tres opciones (todas activadas de manera predeterminada) que puede establecer o desactivar para controlar el comportamiento de un enlace de datos XML: Validar datos con el esquema para importar y exportar Especifica si Excel valida datos en la asignación XML al importar datos. Establezca esta opción si desea asegurarse de que los datos XML que importe se ajusten al esquema XML. Sobrescribir los datos existentes con los nuevos Especifica si los datos se sobrescriben al importar datos. Establezca esta opción si desea sustituir los datos actuales por datos nuevos, por ejemplo, si hay datos actualizados en el nuevo archivo de datos XML. Anexar los nuevos datos a las listas XML existentes Especifica si el contenido del origen de datos se anexa a los datos existentes en la hoja de cálculo. Establezca esta opción, por ejemplo, si está consolidando datos de varios archivos de datos XML parecidos en una lista XML o si no desea sobrescribir el contenido de una celda que contiene una función. Es posible importar a Excel datos de archivos creados con otros programas, con Excel puedes abrir fácilmente archivos de texto, guardados con extensión txt y con extensión csv,(además de otros formatos como SQL, Analysis Services, XML, ). En este caso te indico txt porque la mayoría de los programas informáticos pueden guardar archivos en este formato. Las utilidades son enormes, así como el ahorro de tiempo, el aumento de productividad, la eliminación de errores, Y como ejemplo de la aplicación que le puedes dar entre otras importar datos de cuentas de correo o números de teléfono, importar cuadro de existencias generado por el programa de almacén, importar los datos del programa de contabilidad cuando este no te los da en Excel. Para llevar a cabo este proceso los pasos son muy similares en las diferentes versiones Excel, presta atención y de verdad te recomiendo que lo uses asiduamente. Pasos a seguir para importar a Excel datos de archivos con formato txt:

53 Abre el programa Excel. A continuación en pulsa en Archivo y luego en Abrir, en Excel 2007 lo encontrarás en el botón de Office, (también en la pestaña Datos, Obtener datos externos, Desde texto). En la ventana que se despliega, el cursor del ratón se sitúa en la parte inferior, al lado de donde pone Nombre de Archivo: examina en tu computador, a través de los iconos de la parte izquierda y central de la ventana, dónde tienes el archivo que quieres pasar a Excel. Para ello has de seleccionar en Tipo de archivo: Todos los archivos o Archivos de texto. Pulsa Abrir. Aparece una nueva ventana que es el Asistente para importar texto. Este asistente consta de tres pasos muy sencillos, en ellos vas a definir las características de la importación. Paso 1.- Ver imagen ampliada. Lo primero que te pide es que indiques el Tipo de los datos originales: Delimitados, los datos del archivo de texto están separados por tabuladores o por comas. De ancho fijo, en este caso los datos están separados solo por espacios. En principio esta opción se deja por defecto la que interprete Excel. En la parte central de la ventana puedes establecer: Comenzar a importar en la fila: 1, por defecto. Si quieres que los datos se empiecen a importar desde otra fila has de indicarlo aquí, por ejemplo si las cuatro primeras filas están vacías o tienes datos que no quieres importar en esta casillas pondrás el número 5. Origen del archivo: Para mí el más adecuado es Windows (ANSI) es el que mejor me interpreta los caracteres. Por último tienes la vista previa del archivo de texto a importar, con las barras de desplazamiento a la derecha y abajo desplázate por el mismo para ver cómo va quedando a lo largo de estos tres pasos del asistente. Pulsa Siguiente. En principio has de dejar todos los parámetros preestablecidos, en la parte central verás separaciones con líneas, haz clic dos veces y podrás crear y borrar líneas para ajustar los datos a hoja de cálculo según tus necesidades. También puedes desplazar las líneas de separación pinchando sobre cada una de ellas y sin soltar desplazándote con el ratón. Pulsa Siguiente. En este paso has de establecer el tipo de datos que tiene cada columna, por defecto el programa interpreta que el tipo de datos es General, donde los datos que interpreta como valores numéricos los pone en formato número, ídem con texto y fechas. Aun así yo siempre hago alguna puntualización. Las opciones que tienes son General, Texto, Fecha, y también puedes saltar columnas con No importar columna.

54 Lo más habitual es que tengas una columna de fechas y por tanto se lo tendrás que indicar. Para ello situado en la columna donde tengas las fechas pon en negro el punto al lado de Fecha, a continuación podrás indicar el formato de fecha que uses generalmente, (DMA para día, mes, año o por ejemplo MDA para mes, día, año). Truco: Si quieres seleccionar varias columnas a la vez pulsa la tecla Mayús y sin soltar las columnas que desees. Pulsa Finalizar. En tu hoja de cálculo se han colocado los datos de tu archivo de texto. Puedes trabajar con ellos desde esta hoja electrónica y realizar todas las acciones que te permite Excel, cambiar fuente, introducir formulas,.te aconsejo que primero de todo Guarda tu archivo en formato Excel para evitar tener que repetir todo el proceso. IMPORTACIÓN DE DATOS MEDIANTE EL ASISTENTE PARA LA CONEXIÓN DE DATOS Puede usar el Asistente para la conexión de datos para conectarse a un origen de datos externos OLE DB u ODBC que ya haya sido definido. Para abrir el Asistente para la conexión de datos, en el grupo Obtener datos externos de la ficha Datos, haga clic en De otras fuentes y luego en Desde el Asistente para la conexión de datos. Si elige la opción de origen de datos Otro o avanzado en el Asistente para la conexión de datos, puede ver una lista de proveedores OLE DB disponibles en el cuadro de diálogo Propiedades de vínculo de datos. Además, el proveedor OLE DB de Microsoft para controladores ODBC también permite el acceso a orígenes de datos ODBC. Para obtener más información acerca de cómo usar cada ficha de este cuadro de diálogo, haga clic en Ayuda en el cuadro de diálogo Propiedades de vínculo de datos. En general, para definir la información de conexión en el cuadro de diálogo Propiedades de vínculo de datos, siga este procedimiento: Haga clic en la pestaña Proveedor, seleccione el proveedor OLE DB y, a continuación, haga clic en Siguiente. Se mostrará la ficha Conexión, en la cual podrá escribir información de conexión específica para el proveedor OLE DB. Cada proveedor OLE DB define información de conexión específica. Por ejemplo, el proveedor OLE DB de Microsoft para SQL Server requiere un nombre de servidor, una ubicación del servidor y un nombre de usuario. Es posible que también desee definir información adicional, como una contraseña, o si desea usar la seguridad integrada de Microsoft Windows. Para proporcionar información adicional, como la configuración de red y los permisos de acceso, haga clic en la pestaña Avanzadas. Para definir las propiedades de inicialización del proveedor OLE DB, haga clic en la pestaña Todo. NOTA No se puede filtrar ni unir datos en el Asistente para la conexión de datos. IMPORTACIÓN DE DATOS MEDIANTE MICROSOFT QUERY Microsoft Query* también se puede usar para importar datos. (En el grupo Obtener datos externos de la ficha Datos, haga clic en Desde otros orígenes y, a continuación, en Desde Microsoft Query). Puede usar Microsoft Query para configurar orígenes de datos ODBC para recuperar datos. En Microsoft Query, puede usar el Asistente para consultas para crear una consulta simple o puede usar criterios avanzados en Consulta para crear una consulta más compleja y hacer lo siguiente:

55 *NOTA: Microsoft Query es un programa incluido en Excel que nos permite importar datos externos a nuestras hojas de cálculo lo cual nos evitará ingresar manualmente los datos provenientes de fuentes de datos externar ya sean bases de datos corporativas o archivos de nuestros de texto o Excel. Podemos encontrar a Microsoft Query dentro de la ficha Datos en el menú desplegable De otras fuentes. Filtrar filas o columnas de datos antes de llevarlos a Excel. Crear una consulta de parámetros. Ordenar datos antes de llevarlos a Excel. Unir varias tablas. Microsoft Query proporciona un front-end simple, fácilmente accesible desde Excel, para realizar estas tareas de consultas especializadas. Importación de datos mediante programación y mediante el uso de funciones Si es programador, existen varios enfoques dentro de Excel que puede tomar para importar datos: Puede usar Visual Basic* para Aplicaciones para obtener acceso a un origen de datos externo. Según el origen de datos, puede usar Objetos de datos ActiveX u Objetos de acceso a datos para recuperar los datos. También puede definir una cadena de conexión en el código que especifique la información de conexión. Usar una cadena de conexión es útil, por ejemplo, cuando desea evitar que se les exija a los administradores del sistema o a los usuarios que primero creen un archivo de conexión o para simplificar la instalación de la aplicación. *NOTA: Visual Basic es un lenguaje de programación dirigido por eventos, desarrollado por Alan Cooper para Microsoft. Este lenguaje de programación es un dialecto de BASIC, con importantes agregados. Su primera versión fue presentada en 1991, con la intención de simplificar la programación utilizando un ambiente de desarrollo completamente gráfico que facilitara la creación de interfaces gráficas y, en cierta medida, también la programación misma. Aunque Visual Basic es de propósito general, también provee facilidades para el desarrollo de aplicaciones de bases de datos usando Data Access Objects, Remote Data Objects o ActiveX Data Objects. Visual Basic contiene un entorno de desarrollo integrado o IDE que integra editor de textos para edición del código fuente, un depurador, un compilador (y enlazador) y un editor de interfaces gráficas o GUI Si importa datos de una base de datos de SQL Server, considere la posibilidad de usar SQL Native Client, que es una interfaz de programación de aplicaciones (API) de acceso de datos independiente que se usa para OLE DB y ODBC. Combina el proveedor OLE DB de SQL y el controlador ODBC de SQL en una misma biblioteca de vínculos dinámicos (DLL) nativa, mientras que también proporciona nuevas funciones que son independientes y distintivas de Microsoft Data Access Components (MDAC). Puede usar SQL Native Client para crear nuevas aplicaciones o para mejorar aplicaciones existentes que pueden aprovechar las características más nuevas de SQL Server, como Conjuntos de resultados activos múltiples (MARS), Tipos definidos por el usuario (UDT) y compatibilidad con el tipo de datos XML.

56 La función RTD* recupera datos en tiempo real desde un programa compatible con la automatización COM. El complemento de automatización COM de RTD debe crearse y registrarse en un equipo local. NOTA*: Un RTD (del inglés: resistance temperature detector) es un detector de temperatura resistivo, es decir, un sensor de temperatura basado en la variación de la resistencia de un conductor con la temperatura. Su símbolo es el siguiente, en el que se indica una variación lineal con coeficiente de temperatura positivo. Al calentarse un metal habrá una mayor agitación térmica, dispersándose más los electrones y reduciéndose su velocidad media, aumentando la resistencia. A mayor temperatura, mayor agitación, y mayor resistencia. La variación de la resistencia puede ser expresada de manera polinómica como sigue a continuación. Por lo general, la variación es bastante lineal en márgenes amplios de temperatura. La función SQL.REQUEST conecta con un origen de datos externo y ejecuta una consulta desde una hoja de cálculo. SQL.REQUEST devuelve el resultado como una matriz, sin necesidad de programar una macro. Si esta función no está disponible, debe instalar el programa de complemento ODBC de Microsoft Excel (XLODBC.XLA). Puede instalar el complemento desde Office.com. EJEMPLO PRÁCTICO TOMANDO COMO FUENTE DE DATOS DE ORIGEN ACCESS Supongamos que tenemos en el directorio C: \ACCESS, la base de datos denominada BASE1.MDB que contiene la tabla TABLA1 con los campos NOMBRE y CODIGO con 100 registros. En este caso queremos recuperar en la celda A1 de nuestra hoja, el contenido del campo NOMBRE cuyo campo CODIGO sea igual a 20. Como la función es matricial, devolverá un conjunto de datos. Por tanto seleccionamos en la hoja el rango de celdas donde queremos que se muestre la información partiendo para nuestro ejemplo de la celda A1 (por ejemplo A1:A10) y escribimos: =SQL.REQUEST ("DSN=Bases de datos de MS - Access;DBQ=C:\access\base1.mdb;FIL=redisam";A1;2;"select - nombre from tabla1 where codigo=20"; VERDADERO) NOTA: concluir la función con las teclas CTRL+MAY+ENTER ya que se trata de una fórmula matricial. En A1 aparecerá NOMBRE y en A2 y sucesivas, todos los nombres de los registros cuyo código es igual a 20. Si SQL.REQUEST no logra acceder a la fuente de datos utilizando el argumento conexión, devuelve el valor de error #N/A

57 MANEJO DE LAS FUNCIONES DE EDICION, SUSTITUCION Y ALTA DE DATOS DESDE EXCEL Menú Edición: es una de herramienta muy útil que tiene como objetivo las Funciones de manipulación directa de los elementos integrantes del documento, las encontraremos en este menú. Los dos primeros comandos al comienzo de este menú permiten: deshacer o rehacer acciones que se han realizado al texto. Cortar, Copiar, y Pegar tienen un carácter de utilidad bastante notable, ya que permiten con suma facilidad el traslado de elementos de una región del documento a otra. Esta opción, al igual que todas las utilidades de Excel, se puede llevar a cabo de diversas formas: o o o A través del menú: EDICIÓN/COPIAR y EDICIÓN/PEGAR. Mediante combinaciones de teclas: Ctrl + C y Ctrl + V Haciendo clic con el ratón en la celda de origen y simultáneamente la tecla Ctrl y arrastrando hasta la celda de destino. Utilizando las opciones del "menú emergente" Borrar como podrá suponerse elimina el texto que se ha escrito previamente. Seleccionar todo, realiza una selección de todo el documento de principio a fin, esto puede ahorrar tiempo en el caso de que se desee aplicar un formato o cambiar el tipo de letra a todo el documento. Buscar y Reemplazar permiten la localización de una cadena de texto específica y si se desea ubicarla para reemplazar por alguna otra. Ir a le indica a Excel que debe desplazarse de acuerdo al criterio del elemento que hemos escogido para que realice el desplazamiento. Arrastrar y soltar datos en Excel

58 Arrastrar y soltar es una técnica de ratón que se puede utilizar en Excel para mover una celda (o un rango) a otra ubicación dentro de la hoja. Esta misma técnica también la podemos utilizar para copiar celdas. Colocar adecuadamente el puntero del ratón Lo primero que demos hacer es seleccionar la celda, o rango de celdas, que deseamos mover y posteriormente posicionar el puntero del ratón en alguna de las orillas de la celda. Sabrás que estás en la posición adecuada cuando el puntero se transforme en unas flechas negras perpendiculares. Arrastrar celdas a su destino Con el puntero del ratón sobre alguno de los bordes, pulsa y arrastra las celdas hacia la nueva ubicación dentro de la hoja. Observarás el contorno de las celdas moverse junto con el ratón hacia la nueva posición de manera que puedas ver la nueva ubicación adonde se moverán las celdas. Finalmente suelta el botón del ratón para mover las celdas a la nueva posición. Copiar las celdas Si lo que deseas es copiar las celdas en lugar de moverlas el procedimiento es exactamente el mismo con la diferencia que se deberá mantener pulsada la tecla CTRL todo el tiempo. Al oprimir la tecla CTRL, el cursor ya no será unas flechas negras perpendiculares sino que será el puntero de flecha blanca con un pequeño símbolo +. Finalmente debo comentar que si al mover o copiar celdas con este método coinciden con otras celdas que ya tienen contenido entonces Excel mostrará un mensaje de advertencia preguntando si deseamos reemplazar el contenido de las celdas destino. Pulsa el botón Cancelar en caso de que desees evitar el reemplazo de las celdas o de lo contrario pulsa Aceptar para que se realice el cambio. Rellenar datos automáticamente en celdas de hojas de cálculo Para escribir datos de forma rápida, puede configurar Microsoft Office Excel de manera que repita los datos o puede rellenar los datos de manera automática.

59 Repetir automáticamente elementos ya escritos en la columna Si los primeros caracteres que se escriben en una celda coinciden con una entrada existente en esa columna, Microsoft Excel completará automáticamente los caracteres restantes. Excel sólo completa automáticamente las entradas que contengan texto o una combinación de texto y números. Las entradas que contengan sólo números, fechas u horas no se completan automáticamente. Siga uno de los procedimientos siguientes: Para aceptar una entrada propuesta, presione ENTRAR. La entrada completa coincide exactamente con el modelo de mayúsculas y minúsculas de la entrada existente. Para reemplazar los caracteres escritos automáticamente, continúe escribiendo. Para eliminar los caracteres escritos automáticamente, presione RETROCESO. Utilizar el controlador de relleno para rellenar datos Se puede utilizar el comando Rellenar para rellenar datos en las celdas de una hoja de cálculo. También se puede configurar Excel para que continúe automáticamente una serie de números, combinaciones de números y texto, fechas o períodos de tiempo, en función de un modelo establecido. Sin embargo, para rellenar rápidamente varios tipos de series de datos, seleccione las celdas y arrastre el controlador de relleno. Rellenar datos en celdas adyacentes Puede utilizar el comando Rellenar para rellenar la celda activa o el rango seleccionado con el contenido de una celda o rango adyacente, o bien, rellenar rápidamente las celdas adyacentes arrastrando el controlador de relleno. Rellenar la celda activa con el contenido de una celda adyacente 1. Seleccione una celda vacía debajo, a la derecha, por encima o a la izquierda de la celda que contiene los datos que va a utilizar para rellenar dicha celda. 2. En el grupo Modificar de la ficha Inicio, haga clic en Rellenar y, a continuación, en Abajo, Derecha, Arriba o Izquierda.

60 SUGERENCIA Para rellenar una celda rápidamente con el contenido de la celda situada encima o a la izquierda, puede presionar CTRL+J o CTRL+D. Teclas de función TECLA DESCRIPCIÓN F1 Muestra el panel de tareas Ayuda de Microsoft Office Excel. CTRL+F1 muestra u oculta la cinta de opciones, que es un componente de la Interfaz de usuario de Microsoft Office. ALT+F1 crea un gráfico a partir de los datos del rango actual. ALT+MAYÚS+F1 inserta una hoja de cálculo nueva. F2 Modifica la celda activa y coloca el punto de inserción al final del contenido de la celda. También mueve el punto de inserción a la barra de fórmulas cuando la edición en una celda está desactivada. MAYÚS+F2 agrega o modifica un comentario de celda. CTRL+F2 muestra la ventana Vista preliminar. F3 Muestra el cuadro de diálogo Pegar nombre. MAYÚS+F3 muestra el cuadro de diálogo Insertar función. F4 Repite el último comando o acción, si es posible. CTRL+F4 cierra la ventana del libro seleccionado. F5 Muestra el cuadro de diálogo Ir a. CTRL+F5 restaura el tamaño de ventana de la ventana del libro seleccionado. F6 Cambia entre la hoja de cálculo, la cinta de opciones, el panel de tareas y los controles de Zoom. En una hoja de cálculo que se ha dividido (menú Ver, Administrar esta ventana, Inmovilizar paneles, comando Dividir ventana), F6 incluye los paneles divididos cuando se alterna entre los paneles y el área de la cinta de opciones. MAYÚS+F6 cambia entre la hoja de cálculo, los controles de Zoom, el panel de tareas y la cinta de opciones. CTRL+F6 cambia a la ventana del libro siguiente cuando hay más de una ventana del libro abierta. F7 Muestra el cuadro de diálogo Ortografía para revisar la ortografía de la hoja de cálculo activa o del rango seleccionado. CTRL+F7 ejecuta el comando Mover en la ventana del libro cuando no está maximizada. Utilice las teclas de dirección para mover la ventana y, cuando haya acabado, presione ENTRAR o ESC para cancelar.

61 F8 F9 F10 F11 F12 Activa o desactiva el modo extendido. En el modo extendido aparece Selección extendida en la línea de estado y las teclas de dirección extienden la selección. MAYÚS+F8 le permite agregar una celda o rango de celdas no adyacentes a una selección de celdas utilizando las teclas de dirección. CTRL+F8 ejecuta el comando Tamaño (en el menú Control de la ventana del libro) cuando una ventana del libro no está maximizada. ALT+F8 muestra el cuadro de diálogo Macro para crear, ejecutar, modificar o eliminar una macro. Calcula todas las hojas de cálculo de todos los libros abiertos. MAYÚS+F9 calcula la hoja de cálculo activa. CTRL+ALT+F9 calcula todas las hojas de cálculo de todos los libros abiertos, independientemente de si han cambiado desde el último cálculo. CTRL+ALT+MAYÚS+F9 vuelve a comprobar fórmulas dependientes y calcula todas las celdas de todos los libros abiertos, incluidas las celdas que no tienen marcado que sea necesario calcularlas. CTRL+F9 minimiza la ventana del libro hasta convertirla en un icono. Activa o desactiva la información de los métodos abreviado de teclado. MAYÚS+F10 muestra el menú contextual de un elemento seleccionado. ALT+MAYÚS+F10 muestra el menú o mensaje de una etiqueta inteligente. Si hay más de una etiqueta inteligente, cambia a la siguiente y muestra su menú o mensaje. CTRL+F10 maximiza o restaura la ventana de libro seleccionada. Crea un gráfico a partir de los datos del rango actual. MAYÚS+F11 inserta una hoja de cálculo nueva. ALT+F11 abre el Editor de Microsoft Visual Basic, donde puede crear una macro utilizando Visual Basic para Aplicaciones (VBA). Muestra el cuadro de diálogo Guardar como. En la hoja de cálculo podemos introducir texto, números y funciones. Nos situamos marcando con el ratón por ejemplo en la celda A2 y escribimos PRESUPUESTO ANUAL. Al introducir datos en una celta aparece en la Barra el símbolo X que nos permite cancelar o eliminar lo que acabamos de introducir si nos hemos equivocado o arrepentido. Y aparece el símbolo para confirmar o introducir la información. Otra forma de confirmar es simplemente pulsando Enter en nuestro teclado.

62 Realizar correcciones Para cambiar el contenido de una celda que ya he confirmado: Pulso sobre la celda que quiero cambiar. El programa muestra el contenido en la parte superior. Hago clic sobre la parte de la Barra que muestra el contenido de la celda. Y pulsando en la tecla "Supr" borro el contenido o pulso en la tecla de retroceso que se encuentra encima de Enter en el teclado para realizar modificaciones. Por ejemplo he escrito PRESUPUESTO ANUAL pero descubro que tenía que poner PRESUPUESTO Nombrar celdas y rangos Excel permite un manejo fluido y sencillo de las celdas. Tanto a través de las columnas, las filas o manejando las celdas individualmente. Pero Excel también tiene en los Rangos otra herramienta sumamente potente para el manejo de información. La principal característica de los rangos es que se les puede dar un nombre, a un conjunto de celdas o incluso a una sola celda, que sería un conjunto de solo una celda. Y por qué es tan importante el hecho de poder dar nombre a los rangos? Bueno, un rango no es más que un conjunto de celdas definido por sus celdas superior izquierda e inferior derecha, separadas por dos puntos. Es fácil reconocer el rango situándolo mentalmente en la hoja de cálculo. Pero si la hoja es muy grande Podríamos recordar exactamente la posición de todos los conjuntos y subconjuntos de celdas? Es más sencillo hacer referencia a Ventas, que Z51:AZ54. y a Compras que X32:Z37 Veamos un ejemplo, para asignar un nombre, el primer paso es seleccionar el rango. C4:E4. Una vez que esté marcado escribiremos el nombre que deseemos para el rango en la casilla del cuadro de nombres. Escribiremos Meses en la casilla y pulsaremos la tecla intro. Ya tenemos nuestro primer rango. Veamos ahora sus ventajas, por ejemplo llevemos el puntero a alguna celda lejana por ejemplo la H49. Si ahora quisiéremos ir de nuevo a la posición de los meses, pero no nos acordamos de su rango solo tenemos que pulsar la tecla F5 Aquí se mostrara todos los rangos definidos, solo tendremos que seleccionar y aceptar. Para que Excel nos lleve de a la posición deseada Los rangos tienen muchas más utilidades que se vuelven más y más imprescindibles cuanto más grande y compleja es la hoja de cálculo en la que estamos trabajando

63 Dar Formato a los Datos introducidos Tenemos que seleccionar las celdas sobre las que queremos aplicar el formato. Por ejemplo hemos introducido los datos de nuestro presupuesto mensual y marcamos las celdas a las que deseamos dar formato. Vamos a realizar un ejemplo en el que: o A) Pondremos una Línea de Contorno a nuestro presupuesto. o B) Cambiaremos el tipo de letra a Verdana y aumentaremos el tamaño de las letras. o C) Pondremos "PRESUPUESTO MENSUAL" en negrita. o D) En azul las letras correspondientes a los conceptos de gasto. o E) Y el fondo de las celdas con números lo pondremos de color verde claro Podemos utilizar el menú Formato de la Barra superior o Barra menú. También podemos acceder directamente a las funciones de formato más utilizadas teniendo activada en pantalla la Barra de Formato. Hemos pulsado en el botón de flecha "Más botones" para que se visualicen el resto de opciones. Si no aparece en su pantalla la Barra de Formato la activamos con el comando Ver de la Barra de Menú Ejemplo de Formato A) Vamos a poner una línea de contorno, es decir un recuadro alrededor de varias celdas. Pulsamos sobre Formato y Celdas una vez que tenemos seleccionadas las celdas sobre las que queremos aplicar el formato. Y aparece el formulario Formato de celdas. o En nuestro ejemplo en Línea hemos seleccionado una gruesa. o Pulsamos sobre Contorno o Y Pulsamos Aceptar Y nuestro presupuesto nos queda recuadrado.

64 B) Vamos a cambiar el tipo de letra a Verdana y aumentar a 16 el tamaño de las letras... Seleccionamos las celdas En la Barra de Formato pulsamos sobre el botón que muestra un triángulo para cambiar el tipo de letra. Y seleccionamos por ejemplo Verdana. Y aumentamos el tamaño de las letras a 16, pulsando sobre el siguiente botón y seleccionado. C) Poner "PRESUPUESTO MENSUAL" en negrita. Seleccionamos la celda que queremos poner en negrita. Y pulsamos la N de la Barra de Formato D) Vamos en nuestro ejemplo a poner de color azul las letras correspondientes a los conceptos de gastos. Seleccionamos desde la celda donde pusimos Casa a la celda Ropa. Si nuestra pantalla no muestra el botón Color de Fuente, pulsamos sobre el botón Más Botones que se encuentra al final de la Barra de Formato. Y pulsamos sobre el botón Color de fuente. Marcamos el color deseado. E) Poner el fondo de las celdas con números de color verde claro. Seleccionamos las celdas a las que deseamos cambiar el color del fondo. En la Barra de Formato pulsamos sobre Color de relleno. Y pulsamos sobre el color verde claro. Formulario Formato de Celdas Las opciones de formato como vimos pueden ser activadas igualmente desde la Barra de Menú Seleccionamos las celdas a las que queremos dar formato. Pulsando sobre Formato en la Barra superior y Celdas. En el formulario Formato de celdas que aparece pulsamos sobre la pestaña de Fuente En este formulario podemos cambiar la alineación de los datos introducidos, pulsando sobre la pestaña alineación y marcando una nueva opción. Podemos cambiar el aspecto de las líneas que delimitan las celdas utilizando la pestaña Bordes y seleccionando por ejemplo unas líneas más gruesas. Igualmente podemos cambiar el formato numérico en Número, y poner un formato monetario.

65 En este mismo formulario podemos cambiar el fondo de las celdas seleccionando diferentes tramas y proteger para ocultar o bloquear celdas Autoformatos en Excel El aspecto de nuestras hojas es un aspecto importante, sobre todo si otras personas van a ver y evaluar nuestro trabajo. Ya hemos tenido algún contacto con los formatos en Excel, pero hay una forma más rápida y sencilla de mejorar el aspecto de nuestro trabajo sin tener que dedicarle mucho tiempo ni esfuerzo. Vamos a aprender a manejar los autoformatos. Veamos una página sin formatos. El siguiente paso es seleccionar una celda que esté dentro de una tabla, por ejemplo C5. Cuando esté marcada en el menú Formato, pulsaremos en la opción Autoformato Atención, es importante que hayamos seleccionado una celda que pertenezca a una tabla, como es nuestro caso. Si hubiéramos pulsado en alguna celda, fuera de la tabla Excel nos daría un mensaje de error. Para evitarlo, solo tenemos que posicionarnos en el interior de la tabla a la que queremos dar autoformato. Al pulsar en Autoformato, nos surge el cuadro de dialogo. De entre todos los ejemplos predefinidos podemos elegir el formato que consideremos más apropiado para nuestra tabla. Sólo tendremos que pulsar sobre el ejemplo deseado y después aceptar. Alinear los Datos Podemos llegar a las instrucciones para cambiar la alineación por varios caminos. Por ejemplo con los mismos datos que escribimos anteriormente ahora: A) Los números los vamos a centrar con respecto a su celda. Seleccionamos las celdas correspondientes a los números que queremos centrar. En la Barra de Formato pulsamos sobre el botón con la imagen de Centrar. Si la imagen centrar no aparece en su pantalla debe pulsar en el botón Mas Botones situado en el lateral derecho de la Barra formato. B) La palabra TOTAL la vamos a alinear a la derecha. Para alinear a la derecha la celda donde escribimos TOTAL practicaremos otro camino. Marcamos la celda y pulsamos el botón DERECHO del ratón. Pulsamos sobre Formato de celdas

66 Pulsamos sobre la pestaña Alineación Y en Horizontal seleccionamos Derecha Desbordamiento de datos Es bastante frecuente que cuando manejamos operaciones numéricas se produzca un desbordamiento de celda. Esto se produce cuando el dato no cabe en el espacio visible de la celda. Cuando esto ocurre la Excel nos llama la atención sobre ello con el símbolo "#" Hay varias formas en que Excel actúa frente al desbordamiento, dependiendo si el desbordamiento se produce en una celda con datos textos o con datos numéricos Si el desbordamiento se produce con datos texto, el comportamiento de Excel depende de la situación de la celda situada inmediatamente a su derecha. Si está vacía, el texto se prolongara a su derecha libremente. Pero si está ocupada entonces solo será visible la parte del texto que quepa en la zona visible de la celda. ejemplo vemos dos desbordamientos distintos, el título de la celda B2 en texto que se prolonga a C2. Y el desbordamiento numérico de E5, que al ser la cifra más extensa de la longitud de la celda, se muestra con el símbolo # repetido todo el ancho de la celda Eso no significa que haya habido un error o que hayamos perdido el resultado de nuestros cálculos. No, el dato sigue estando allí, para verlo solo tendremos que modificar el ancho de la columna hasta que aparezca el dato Si el desborda una celda, numérica sin formula, podemos ver su contenido sin necesidad de desplazar las columnas, sencillamente pulsando en ella y veremos como su valor aparece en la barra de formulas Puede haber otras ocasiones en que no nos importe ampliar un poco la celda. En estos casos podremos ver el contenido de la celda en notación científica. La notación científica se lee simplemente multiplicando el numero mostrado por 10 elevado a la cifra que hay tras el signo +. En otras palabras, se corre la coma tantos puestos a la derecha como el número que haya tras el signo +.

67 Edición de datos y formulas. Tipos de datos Antes de definir como se editan datos y fórmulas vamos a recordar algunos conceptos: En una hoja de cálculo Excel podemos introducir: datos numéricos y/o de texto. fechas, horas, valores lógicos y fórmulas. Al ser evaluadas por Excel, este nos devuelve un valor numérico, lógico (VERDADERO y FALSO), una fecha o un error. Al introducir un dato en una celda, Excel lo interpreta como: Un texto si introducimos un carácter no numérico. Un número si introducimos un carácter numérico. Una formula si introducimos como primer carácter el símbolo igual o más, ( =, +) En los datos numéricos Excel utiliza por defecto las comas para indicar el valor decimal y el punto para los miles como observamos en la celda C2. Para cambiar la configuración internacional Excel, elegiremos la opción: Herramientas>Opciones, abrimos la ficha Internacional y desmarcamos la opción Usar separadores del sistema e introducimos los separadores que deseemos.

68 En algunas ocasiones Excel interpreta un dato de manera diferente a como queremos. Por ejemplo: al introducir en una celda el dato 1-5, Excel lo interpreta como fecha (1 de mayo) y no como texto. lo mismo ocurre si introducimos 2:6 que lo interpreta como hora (las 2 horas y 6 minutos). Para solucionar este inconveniente: Nos situaremos en la celdilla que queremos cambiar de formato, Desplegaremos la ventana Formato de celdas, mediante Control 1 o bien pulsando el botón derecho del ratón, Elegimos la opción Texto para que Excel interprete el dato introducido como texto.

69 TRUCO: Podemos usar una comilla delante, 1-5, para que Excel interprete el valor como texto en lugar de cómo fecha, así nos evitaremos cambiar el formato de la celda. La comilla no aparece en la celda, solo actúa como indicador. FECHAS. Para introducir la fecha en una hoja Excel, lo podemos hacer de varias formas con distintos formatos: Al introducir 1-3 ó 1/3 en una celda, Excel lo interpreta como 1 de marzo. Esta fecha no se actualizará. Pulsando Control; se obtiene la fecha actual. Esta no se actualiza, permanece fija. Usando la función HOY. Si introducimos en una celda la fórmula siguiente: =HOY(), nos aparecerá automáticamente la fecha actual y esta sí se actualiza automáticamente.

70 Las fórmulas y determinados formatos de fecha y hora se actualizan automáticamente pulsando F9. HORAS. Para introducir la hora también existen varias formas y formatos: Introduciendo 4:9 Excel lo interpreta como las 4 horas y 9 minutos. Esta permanece constante sin actualizarse. Pulsando Control: Excel nos ofrece la hora actual. Esta no se actualiza con el paso del tiempo. Utilizando la función AHORA. Al introducir la formula =AHORA() Excel nos devuelve la hora actual y esta si se actualiza automáticamente.

71 Edición de datos Modificar los datos ya capturados es natural al trabajar con cualquier programa de computadora, para eso sirven las herramientas de edición. Las opciones con las que podemos editar los datos en Excel son prácticamente iguales en los diversos programas que componen Office. Sin embargo, también muestran algunas características específicas de la hoja de cálculo que son útiles en el trabajo cotidiano. Revisémoslas rápidamente. Copiar Esta opción ya la habíamos utilizado en ejemplos anteriores. En principio, la opción Copiar, como su nombre lo indica, sirve para copiar el contenido de una celda, o un rango de celdas, para copiarlo en otras. Esa es la función predeterminada de los botones de la sección Portapapeles de la ceja Inicio y su uso es simple. Sin embargo, también podemos copiar un rango de celdas como si se tratara de una imagen, de modo que el resultado puede utilizarse en programas de edición de imágenes, tan simples como Paint o tan sofisticados como Photoshop. Pegar A su vez, el botón pegar también tiene distintas posibilidades, toda vez que podemos discernir, por ejemplo, entre copiar el contenido de una celda o sólo el formato en el que se presenta, o bien, entre copiar una fórmula o el valor del resultado que en ese momento tenga. Veamos a qué nos referimos. Si utilizamos la última opción del botón Pegar, llamada Pegado especial, obtenemos un cuadro de diálogo que permite modificar los datos de diversos modos al tiempo que los copia. Algunas de sus opciones tienen similitud con los botones anteriores, pero otras nos permiten inclusive operar aritméticamente con los datos a pegar e incluso trasponerlos en el área de destino.

72 Portapapeles Cuando copiamos o cortamos el contenido de una celda o un rango, éste va a dar a una sección de la memoria llamada Portapapeles. En Excel 2010, el portapapeles puede en realidad contener hasta 24 elementos copiados para reutilizarlos en distintas partes de la hoja de cálculo. Para abrir el panel del portapapeles, utilizamos el disparador de cuadros de diálogo de la sección del mismo nombre. Si hay algún programa de Office abierto, entonces este portapapeles puede recoger también copias hechas en otros programas (utilizando la combinación de teclas Ctrl+C ) para pegarse en el documento con el que estemos trabajando. Finalmente, el portapapeles puede depurarse, ya sea vaciándolo completamente o borrando en lo particular algunos de sus elementos. Cortar La opción Cortar es prácticamente idéntica a la opción Copiar, sólo que el contenido de las celdas que se copian desaparece, esto es, estamos cortando para pegar en otra celda. Si acaso, la única diferencia es que no existe una opción Cortar como imagen. Borrar Esta opción nos permite borrar las características de una celda o todo su contenido. Al desplegar el menú del botón Borrar de la sección modificar, de la ceja Inicio, podremos ver que las opciones se explican a sí mismas: Insertar celdas, filas y columnas No siempre borrar un rango de celdas o cortar y pegar su contenido es solución cuando estamos creando un cuadro de datos. Con frecuencia lo mejor es insertar algunas celdas entre los datos existentes, pero sin que la información capturada se borre. Así que podemos elegir un rango de celdas y usar cualquiera de las opciones del comando Insertar que se encuentra en la sección Celdas, en la ceja Inicio. Alternativamente podemos seleccionar filas o columnas completas, haciendo clic en su indicador. Después usamos el menú contextual. Insertar, eliminar y mover hojas De modo similar, también podemos editar las hojas de un libro de Excel. El menú contextual nos permite, entre otras cosas, insertar y eliminar hojas de cálculo. Para mover una hoja de posición respecto a las demás, lo más simple es tomar la ceja con su nombre con el ratón y arrastrarla a la nueva posición. El comando Mover o copiar hoja del menú contextual también nos permite copiarla por completo y ubicarla en algún otro libro que esté abierto en ese momento. Estas opciones también están disponibles con el menú desplegable del botón Formato de la sección Celdas. Buscar y seleccionar En la sección Modificar de la ceja Inicio, encontramos el botón Buscar y seleccionar, que no sólo nos permite buscar celdas con contenido específico, sino además, con él, podemos reemplazar su contenido, buscar celdas que tengan determinado formato, ir a rangos de celdas con nombre, etcétera.

73 Deshacer y rehacer En la sección Modificar de la ceja Inicio, encontramos el botón Buscar y seleccionar, que no sólo nos permite buscar celdas con contenido específico, sino además, con él, podemos reemplazar su contenido, buscar celdas que tengan determinado formato, ir a rangos de celdas con nombre, etcétera. Cuando usamos Deshacer éste revierte de inmediato el último cambio realizado sobre la hoja de cálculo. Eligiendo Deshacer varias veces consecutivamente podemos revertir todos los cambios. Cuando no hay nada que revertir el menú del botón indica el mensaje Imposible deshacer y se ve desvanecido. Por el contrario, el botón Rehacer anula el efecto de Deshacer. Parecerá broma, pero con estas dos opciones podemos arrepentirnos de cualquier cambio o dato que hayamos capturado y también podemos arrepentirnos de nuestro arrepentimiento, en ambos sentidos en un número de veces que puede abarcar una larga sesión de trabajo. Con esto se evita así que en Excel alguien cometa un error irremediable. Sustitución de datos de Excel Sustituye texto_nuevo por texto_original dentro de una cadena de texto. Use SUSTITUIR cuando desee reemplazar texto específico en una cadena de texto; use REEMPLAZAR cuando desee reemplazar cualquier texto que aparezca en una ubicación específica dentro de una cadena de caracteres. Sintaxis SUSTITUIR (texto; texto_original;texto_nuevo; núm_de_ocurrencia) Texto es el texto o la referencia a una celda que contiene texto en el que desea sustituir caracteres. Texto_original Texto_nuevo es el texto que desea reemplazar. es el texto por el que desea reemplazar texto_original. Núm_de_ocurrencia especifica la instancia de texto_original que desea reemplazar por texto_nuevo. Si especifica el argumento núm_de_ocurrencia, sólo se remplazará esa instancia de texto_original. De lo contrario, todas las instancias de texto_original en texto se sustituirán con texto_nuevo. Ejemplo El ejemplo puede resultar más fácil de entender si lo copia en una hoja de cálculo en blanco. Cree un libro o una hoja de cálculo en blanco. Seleccione el ejemplo en el tema de Ayuda. No seleccione los encabezados de fila o de columna. Seleccionar un ejemplo de la Ayuda

74 Seleccionar un ejemplo de la Ayuda Presione CTRL+C. En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V. Para alternar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven los resultados, presione CTRL+` (acento grave) o, en el menú Herramientas, elija Auditoría de fórmulas y, a continuación, haga clic en Modo de auditoría de fórmulas. Descripción Sustituye texto_nuevo por texto_original dentro de una cadena de texto. Use SUSTITUIR cuando desee reemplazar texto específico en una cadena de texto; use REEMPLAZAR cuando desee reemplazar cualquier texto que aparezca en una ubicación específica dentro de una cadena de caracteres. Sintaxis SUSTITUIR (texto; texto_original; texto_nuevo; [núm_de_instancia]) La sintaxis de la función SUSTITUIR tiene los siguientes argumentos: Texto Obligatorio. El texto o la referencia a una celda que contiene el texto en el que se desea sustituir caracteres. Texto_original Obligatorio. El texto que se desea sustituir. Texto_nuevo Obligatorio. El texto por el que se desea reemplazar texto_original. Núm_de_instancia Opcional. Especifica la instancia de texto_original que se desea reemplazar por texto_nuevo. Si se especifica el argumento núm_de_instancia, sólo se remplazará esa instancia de texto_original. De lo contrario, todas las instancias de texto_original en texto se sustituirán por texto_nuevo. Ejemplo El ejemplo será más fácil de entender si lo copia en una hoja de cálculo en blanco. Cómo copio un ejemplo? Seleccione el ejemplo de este artículo. IMPORTANTE No seleccione los encabezados de columna o de fila. Seleccionar un ejemplo de la Ayuda

75 Presione CTRL+C. En Excel, cree una hoja de cálculo o un libro en blanco. En la hoja de cálculo, seleccione la celda A1 y presione CTRL+V. IMPORTANTE Para que el ejemplo funcione correctamente, debe pegarlo en la celda A1 de la hoja de cálculo. Para cambiar entre ver los resultados y ver las fórmulas que devuelven los resultados, presione Alt+º, o en la ficha Fórmulas, en el grupo Auditoría de fórmulas, haga clic en el botón Mostrar fórmulas. Después de copiar el ejemplo en una hoja de cálculo en blanco, puede adaptarlo a sus necesidades. Cómo utilizar la función SUBSTITUTE (Sustituir) de Excel La función SUBSTITUTE (Sustituir) de Excel es útil si tienes un montón de celdas que tienen el mismo formato de datos, pero con valores diferentes. Con la función SUBSTITUTE puedes ingresar la información una sola vez y luego escribir una fórmula que muestre una variación de esa celda a lo largo de la hoja de cálculo Instrucciones 1 Selecciona la celda donde desees introducir la fórmula. Haz clic con el ratón. Haz clic dentro de la función (fx), justo debajo del menú de Excel 2 Escribe la función en este formato: "=SUBSTITUTE(texto,"texto_original", "texto_nuevo", núm_de_ocurrencia. "Texto" es la celda que contiene el texto que deseas sustituir, "texto_original" es el texto que vas a cambiar y "texto_nuevo" es el texto con el que lo deseas sustituir; "num_de_ocurrencia" es la instancia del texto que quieres cambiar. 3 Crea un ejemplo para aprender cómo funciona la función SUBSTITUTE. Haz clic en la celda gris de arriba a la izquierda para que la hoja de cálculo entera se resalte. Haz clic en "Formato" y luego en "Celdas" en el menú. Selecciona "texto". 4 Escribe "2 de noviembre 2008" en A1. 5 Haz clic en la celda B1. Ve a la celda de función y escribe = SUBSTITUTE(A1, "2", "4", 1). Presiona Enter. El texto en B1 será 4 de noviembre de Luego, edita la fórmula y saca el "1". Todos los "2" serán cambiados por "4". 6 Ve a la celda B2. En el cuadro de la función, escribe "=SUBSTITUTE(A1,"8","12"). Pulsa Enter. Se mostrará el año "2012". En este caso no es necesario el "num_de_ocurrencia ", ya que solo hay un "8" en la celda. 7 Consigue ayuda y otros ejemplos de la función SUBSTITUTE, haciendo clic en "Ayuda" en el menú de Excel. En el cuadro "palabras clave", escribe "función sustituir de la hoja de cálculo".

76 Ejemplo Como podrás apreciar, tenemos una primera columna con códigos digitados de manera errada, digamos que donde hemos pues CL-XXX, debimos poner DL-XXX, para corregir esto procedimos con la siguiente formula de Excel que hemos colocado en la columna C: C, =SUSTITUIR (A3, CL, DL ) Con lo anterior excel busca en la celda A3, el texto o los caracteres mostrados entre comillas CL y substituye los mismos por DL, el número de ocurrencias que es opcional lo hemos dejado en blanco ya que conocemos que los datos solo aparecen en una ocasión. En caso de que los datos pudiesen encontrarse en más de una ocasión en la misma celda, si utilizamos la fórmula de excel anterior, el resultado con esta sería el siguiente,

77 Como podrás ver, en cada ocasión que aparece CL fue sustituido por DL, si quisiéramos solo sustituir la segunda ocurrencia de esta misma tabla, deberíamos utilizar esta fórmula, =SUSTITUIR (A21, CL, DL,2) Con esta el resultado, sería el siguiente, Importante recalcar que colocamos CL, si hubiésemos colocada cl no se realiza el cambio debido a que esta función es sensible a mayúsculas y minúsculas. Sustituir múltiples valores en Excel El caso anterior vimos como sustituir una sola incidencia o solo un grupo de caracteres, pero que ocurriría si nos damos cuenta que en vez de un solo error de entrada tenemos más de uno, para esto utilizaremos el mismo cuadro y digamos que queremos en adición de sustituir CL por DL también queremos sustituir VL por SL Para lo anterior la formula a utilizar sería la siguiente, =SUSTITUIR (SUSTITUIR (A3, CL, DL ), VL, SL ) En este caso nuestro cuadro quedaría de esta manera,