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8 INDICE a) Tema: GESTIÓN DE COSTOS ABC Y NIVEL DE RENTABILIDAD EN LA EMPRESA PROCESADORA EL CAFÉ DEL CANTON GUAYAQUIL... 2 b) Problema que se va a investigar... 2 Situación Problemática... 2 c) Justificación de la necesidad, actualidad e importancia del tema d) Objetivos... 4 e) Fundamentación teórica conceptual de la propuesta... 5 Recolección de la información Fuentes de información del sistema ABC Ventajas del ABC Desventajas del ABC Finalidad del modelo ABC Beneficios Limitaciones f) La metodología g) Propuesta h) Conclusiones: Recomendaciones i) Fuentes/Bibliografía j) Datos personales

9 a) Tema: GESTIÓN DE COSTOS ABC Y NIVEL DE RENTABILIDAD EN LA EMPRESA PROCESADORA EL CAFÉ DEL CANTON GUAYAQUIL. b) Problema que se va a investigar Antecedentes Investigativos. Gestión de Costos Basado en Actividades Productivas para el Proceso Gerencial Competitivo, de Productos y Servicios del Sector empresarial del Cantón Guayaquil, no consta haber sido registrado como un proyecto de Tesis Universitaria en el Ecuador, por lo que es un tema original del autor. El Sistema de Contabilidad Tradicional que en la actualidad aplican las empresas en el Ecuador y en particular en el Cantón Guayaquil, aporta muy poco en la toma de decisiones de la gerencia. Por otra parte, este sistema no favorece la determinación de la renta real pero el Servicio de Rentas Internas S.R.I, define este mecanismo posiblemente por la funcionalidad. La determinación de la renta en el sector público, está directamente relacionado con la determinación de los costos unitarios de productos y servicios, información técnica que se vincula con la Producción Interna Bruta PIB. Por esta razón, a implementación de un Sistema de Costos ABC, aportaría de mejor manera en la determinación de las cifras reales. En gerencia, el Sistema de Costeo ABC, debe ser estudiado como fundamento científico y con la aplicación tecnológica en los procesos de contabilidad que permita sustituir adecuadamente es Sistema Tradicional de Absorción Situación Problemática. 2

10 El sector empresarial del Cantón Guayaquil, se encuentra en crisis económica y está buscando mecanismos para superarla, esto se expresa con precios altos en bienes y servicios en comparación a las altas ofertas internacionales que vendan sus productos en el Ecuador. Se puede deducir que las empresas internacionales, operan mejor el sistema de información en el proceso de calidad, costos y precios, que las empresas del cantón Guayaquil. Esto es, las empresas guayaquileñas utilizan un sistema de costeo tradicional a los bienes y servicios; mientras que las empresas internacionales, aplica un modelo de Costeo Basado en Administración de Actividades ABC, estas evidentes diferencias favorecen al sector empresarial tradicional. El modelo ABC, tiene una ventaja competitiva favorable, porque es mucho más eficiente que los modelos de costeo tradicionales, porque evita o elimina el despilfarro de recursos y establece un verdadero sistema de gestión estratégica en el proceso gerencial de la empresa. Problema Científico Cómo mejorar la Gestión de Costos ABC y la de rentabilidad de la empresa? Identificación de la Línea de Investigación. Competitividad, Administración Estratégica y Operativa Delimitación del Problema La problemática planteada afecta a las empresas del sector empresarial del cantón Guayaquil, por lo que el objeto de estudio y campo de acción, se explican a continuación: 3

11 I. Objeto de Estudio.- consiste en analizar el Proceso Gerencial en relación al sistema de costeo que aplican las empresas del sector empresarial y compararlo con el modelo de Costeo Basado en Actividades II. Campo de Acción.- consiste en el estudio de los requerimientos de diseño de un Modelo de gestión de Costos Basado en Actividades Productiva ABC, que permita ser implementado en el Proceso Gerencial Competitivo, que cualquier empresa del sector empresarial c) Justificación de la necesidad, actualidad e importancia del tema. Gestión de Costos basado en Actividades Productivas para el Proceso Gerencial Competitivo es el tema adecuado para estudiar las acusas de la problemática planteada de productos y servicios en el Sector Empresarial del cantón Guayaquil y formular una propuesta de mejoramiento, en el sistema tradicional costeo en la distribución de los costos fijos para determinar los costos unitarios de los productos y servicios. Es una desventaja empresarial para el sector de empresas del cantón Guayaquil, mantener un sistema tradicional de costeo, para determinar los costos unitarios, respecto al Sistema de Costeo ABC que aplican las empresas internacionales de alcance global. La implementación de un Sistema de Costeo ABC, podría ser el inicio de un cambio de mejor nivel de productividad y competitividad, porque permitirá la determinación de los costos unitarios de productos y servicios en términos reales. Además los costos unitarios determinados en este sistema son de mucha importancia para la economía y la población de esta zona. d) Objetivos 4

12 Objetivo general Diseñar un modelo de Gestión de Costos ABC y la rentabilidad en la Empresa Objetivos específicos Fundamentar por medio de la bibliografía la relación entre la gestión de costeo Basado en Actividades Productivas y el Proceso Gerencial Competitivo, de Productos y Servicios Diagnosticar la problemática planteada en relación a la Gestión de Costos Basado en Actividades Productivas y el Proceso Gerencial Competitivo, de Productos y Servicios del Sector Empresarial del cantón Guayaquil, con la aplicación de instrumentos investigativos a los involucrados. Diseñar los componentes del Modelo de Gestión de Costos Basado en Actividades Productivas ABC para el Proceso Gerencial Competitivo, de productos y servicios del sector Empresarial del cantón Guayaquil. Idea a Defender Con el diseño e implementación del Modelo de Gestión de Costos Basado en Actividades Productivas ABC mejorara el Proceso Gerencial Competitivo, de Productos y Servicios del Sector Empresarial del cantón Guayaquil. Variables de la Investigación Variable independiente: Gestión de ABC Variable dependiente: Proceso Gerencial y rentabilidad. e) Fundamentación teórica conceptual de la propuesta Definición Método ABC 5

13 El Método de "Costos basado en actividades" (ABC) mide el costo y desempeño de las actividades, fundamentando en el uso de recursos, así como organizando las relaciones de los responsables de los Centros de Costos, de las diferentes actividades Es un proceso gerencial que ayuda en la administración de actividades y procesos del negocio, en y durante la toma de decisiones estratégicas y operacionales.(cárdenas Nápoles Raúl, 1995). Sistema que primero acumula los costos indirectos de cada una de las actividades de una organización y después asigna los costos de actividades a productos, servicios u otros objetos de costo que causaron esa actividad (Horngren Charles T., Sundem Gary, Stratton William, 2001) El sistema de costos ABC es una metodología para medir costos y desempeños de una organización; se basa en las actividades que se desarrollan para producir un determinado producto o servicio. A diferencia de los sistemas tradicionales de costeo, este método trata todos los costos fijos y los directos como si fueran variables y no realizan distribuciones basadas en volúmenes de producción, porcentajes de costos, u otro cualquier criterio de distribución. (Henry E. Tucto Espinoza Pag. 3) El costeo ABC se basa en actividades necesarias para producir un determinado bien o servicio, al entender el proceso mediante el cual los recursos son consumidos a través de la cadena de valor de la organización, aporta con un seguimiento de flujo de actividades mediante la creación de vínculos que les permite mejorar en la tomad de decisiones. Metodología Su metodología se basa en el tratamiento que se les da a los Gastos Indirectos de Producción (GIP) no fácilmente identificables como beneficios. 6

14 Muchos costos indirectos son fijos en el corto plazo, ABC toma la perspectiva de largo plazo, reconociendo que en algún momento determinado estos costos indirectos pueden ser modificados por lo tanto relevantes para la toma de decisiones. Las actividades también reciben el nombre de "transacciones", los conductores de costos (cost drivers) son medidas del número de transacciones envueltas o involucradas en una actividad en particular. Los productos de bajo volumen usualmente causan más transacciones por unidad de producción, que los productos de alto volumen, de igual manera los proceso de manufactura altamente complejos tienen más transacciones que los procesos más simples. Entonces si los costos son causados por el número de transacciones, las asignaciones basadas en volumen, asignarán demasiados costos a productos de alto volumen y bajos costos a productos de poca complejidad. Anteriormente en la mayoría de los centros de costos el único factor de medida para asignar los costos a los productos era usando factores en base a las horas máquina u horas hombre, que pueden reflejar mejor las causas de los costos en su ambiente específico. El costo ABC utiliza tanto la asignación (cost drivers) basada en unidades, como los usados por otras bases, tratando de producir una mayor precisión en el costo de los productos. Establecimiento del método ABC: 1. Definir objetos de costo, actividades clave, recursos y causantes de costo relacionados. Definir actividades que apoyan beneficios (out puts) como causa de esas actividades. 7

15 2. Desarrollar un diagrama basado en procesos que represente el flujo de actividades, los recursos y la relación entre ellos. Definir la vinculación entre actividades y beneficios (out puts) 3. Recopilar datos pertinentes que se refieren a costos y flujo físico de las unidades del causante de costo entre recursos y actividades. Desarrollar los costos de las actividades. 4. Calcular e interpretarla nueva información basada en actividades. La administración ahora dispone de información de costos más exacta para la planeación y la toma de decisiones. 5. En el proceso analítico de definir actividades y sus vínculos, los gerentes se ayudan a evaluar y reducir los costos de las estrategias. Aplicaciones del ABC Involucrarse en el análisis de actividades, identificarlas y describirlas, determinando como se realizan y como se llevan a cabo, cuanto tiempo y que recursos son requeridos, así como, que datos operacionales reflejan su mejor actuación y qué valor tiene la actividad para la organización. El proceso de asignación de costos de las actividades a cada objeto de costos usando "cost drivers" apropiados que se puedan medir cuantitativamente. Los costos por una actividad se convierten en "pool" de costos y el "cost driver" es usado para asignar los costos a los productos o servicios. Fundamentos de la administración basada en actividades ABC El ABM es un enfoque de mentalidad, que consiste en administrar actividades, en lugar de acumular costos como es el pensamiento de la administración tradicional. El ABM se refiere a todo el conjunto de acciones que pueden realizarse para lograr mejoras continuas que consiste en rediseñar, identificar desperdicios, reducir tiempos 8

16 de ciclo, entre otros aspectos. El Modelo de Gestión de Costos Basado en Actividades Productivas ABC tiene su mayor fuente en el Costeo Basado en actividades ABC El ABC es un método para reportar costos administrativos, en la realización de actividades en los centros de actividades, como podrían ser en: departamento de producción, marketing finanzas, entre otros. Con la aplicación del Modelo de Gestión de Costos Basado en Actividades Productivas ABC la organización puede alcanzar los objetivos o metas con costos totales competitivos, con mejores actividades que el sistema funcional tradicional Los enfoques de los pensamientos de alta competitividad de los negocios, tanto de manufactura como de servicios, es sustituir la Estructura Funcional Tradicional por Procesos y Administración de Actividades. Este paradigma requiere enfocarse en los costos d procesos y actividades básicas. Conceptualización del Modelo de Gestión de Costos Basado en Actividades Productivas ABC Las actividades más que las funciones o las tareas, fueron elegidas como la base de la gestión de costos del Modelo de Gestión de Costos Basado en Actividades Productivas ABC, constituyen el nivel de función es demasiado global para imputar acertadamente los costos, mientras que el nivel de tarea es demasiado insignificante para el control. Una función es una agregación de actividades, que están relacionadas por un propósito común. Una función es lo que la empresa quiere hacer, mientras que una actividad es lo que una empresa hace para llevar acabo la función y alcanzar los objetivos o metas. Una tarea es la combinación de elementos de trabajo u operaciones, que componen una actividad. 9

17 Una actividad, la razón de una acción o conjunto de acciones y tares coordinadas y dirigida para agregar valor o incrementar el valor de un objeto de costo, como es un producto, servicios, proceso o cliente. Recolección de la información La información requerida para un proyecto ABC es de dos tipos: 1. Conceptual y 2. Estadística La información conceptual es necesaria para desarrollar el plan global del diseño, la información estadística es necesaria para simular el flujo del costo a través del modelo, sirve además como dato real para validar la información conceptual. El objetivo de la recolección es acumular la información necesaria para: 1. Identificar las actividades realizadas en la organización (para asignar el costo y visualizar el proceso) 2. Identificar los elementos del costo (para visualizar la asignación del costo) y medir el desempeño (para visualizar el proceso) 3. Determinar la relación entre las actividades y los elementos del costo (para visualizar la asignación del costo) Identificar y medir los inductores del costo que determinan la carga del trabajo (para visualizar el proceso) y hacen que el costo fluya a las actividades y que a su vez fluya a otras actividades o a los productos y servicios de la organización (para visualizar la asignación del costo) Fuentes de información del sistema ABC 10

18 Hay tres fuentes primarias de información necesarias para el desarrollo de un sistema ABC las personas, el balance y el sistema computacional de la organización. Las personas quiénes desempeñan el trabajo son la principal fuente de información. Proveen datos acerca de las actividades de la organización, el consumo de los recursos y las mediciones de desempeño utilizadas. El balance provee la información acerca de los elementos del costo de la organización y las salidas realizadas. Los sistemas de la organización deberán contener la información acerca de los objetos de costos y los inductores del costo. Por ejemplo, el número de facturas canceladas (un potencial inductor del costo) debería obtenerse a través del pago de cuentas del sistema. Ventajas del ABC 1. Una de las ventajas más importantes derivadas de un sistema de gestión por actividades es que no afecta directamente la estructura organizativa de tipo funcional ya que el ABC gestiona las actividades y éstas se ordenan horizontalmente a través de la organización. Es precisamente ésta la ventaja de que los cambios en la organización no quedan reflejados en el sistema. 2. Ayuda a entender el comportamiento de los costos de la organización y por otra parte es una herramienta de gestión que permite hacer proyecciones de tipo financiero ya que simplemente debe informar del incremento o disminución en los niveles de actividad. 3. La perspectiva del ABC nos proporciona información sobre las causas que generan la actividad y el análisis de cómo se realizan las tareas. Un conocimiento exacto del origen del costo nos permite atacarlo desde sus raíces. 4. Nos permite tener una visión real (de forma horizontal) de lo que sucede en la empresa. Sin una visión horizontal (sin conocer la participación de otros departamentos en el proceso que se ejecuta) perdemos realmente la visión de la 11

19 necesidad de nuestro trabajo para el cliente al que debemos justificar el precio que facturamos. 5. Este nuevo sistema de gestión nos permitirá conocer medidas de tipo no financiero muy útiles para la toma de decisiones. 6. Una vez implementado este sistema el ABC nos proporcionará una cantidad de información que reducirá los costos de estudios especiales que algunos departamentos hacen soportar o complementar al sistema de costos tradicional. Así pues el efecto es doble, por una parte incrementa el nivel de información y por otra parte reduce los costos del propio departamento de costos 7. Lo difícil de un sistema es que sea sencillo y transparente y el ABC lo es porque se basa en hechos reales y es totalmente subjetivo de tal manera que no puede ser manipulado de ninguna manera dado que está basado en las actividades Desventajas del ABC 1. Hay una aceptación clara por parte de todos los expertos de que el ABC consume una parte importante de recursos en las fases de diseño e implementación. 2. Otro de los aspectos a tener en cuenta que pueden hacer dificultosa la implantación del ABC es la determinación del perímetro de actuación y nivel de detalle en la definición de la actividad. 3. Un tercer aspecto es que si se nos puede hacer dificultosa la definición de las actividades, en dónde realmente vamos a tener un mayor número de problemas es en la definición de los inductores o factores que desencadenan la actividad. Para determinar los inductores deberemos utilizar el método de causa efecto con el objeto de analizar las causas inmediatas hasta obtener la verdadera causa que desencadenan el cúmulo de actividades. 4. Por último es cierto que cualquier cambio en un sistema siempre va acompañado en las primeras fases de un proceso de adaptación y para evitar que el nuevo sistema implantado se haga complejo en el uso y no suponga un proceso traumático, se debe educar a los usuarios que mantienen la información 12

20 y a las personas que usan la misma para la toma de decisiones. Solano Morales Marvin. (2003, junio 23). El sistema de costeo ABC. Las razones que justifican el Modelo de Gestión de Costos Basado en Actividades Productivas ABC a) Existen diversos motivos para imputar los costos directos a las actividades y no a los productos o servicios, porque con frecuencia se puede alterar al costo por la desviaciones del proceso de trabajo, más que cualquier otro aspecto del producto. b) En la información de la imputación del costo de mano de obra, se puede simplificar porque no hay necesidad de simplificar documentadamente la mano de obra Clasificación de las actividades Por la Naturaleza de las actividades Actividades Repetitivas.- es lo que hace la organización sobre una base continua Actividades no Repetitivas.-es una actividad que ocurre una vez, son proyectos únicos y con frecuencia afectan a varios departamentos Actividades primarias.-contribuye directamente a la misión de un departamento o unidad organizativa, una característica es que su salida es utilizada fuera de la organización o por otra 13

21 Actividades Secundarias.-apoya las actividades primarias de la organización, son actividades de carácter general tales como administrativos y deberían ser cuidadosamente examinadas para determinar si son necesarias. Una característica común de las actividades secundarias es que son consumidas por las actividades primarias en una organización El ratio de las actividades secundarias sobre las actividades primarias, es un indicador dl grado de burocracia de una unidad organizativa. Actividades Discrecionales.- es opcional, dependiendo de la apreciación del directivo, se debe analizar en qué medida contribuye a la obtención del beneficio, y en función a esa contribución buscar mayores oportunidades o caso contrario eliminar cierta actividad. b) Por su relación de la actividad con el objeto de costo Esta clasificación de las actividades, más vinculada y cercana a la función productiva de la empresa, se basa en la necesidad de diferenciar las actividades en función del factor que determina la demanda de las misma Actividades a Nivel de Unidad.- son las actividades que han de ser realizadas a nivel de unidad de producto o servicio, la cantidad de actividades realizadas a nivel de unidades es proporcional a los volúmenes de producción y ventas. Actividades a Nivel de lote.- son las actividades que han de realizarse para cada lote, las actividades de lote incluyen ajustar una máquina para un nuevo lote de producción, la compra de materiales y el proceso del pedido de un nuevo cliente 14

22 Actividades de Producto.- son llevadas a cabo para posibilitar que los productos se mantenga en unas adecuadas características competitivas, los costos vinculados a esta actividad pueden ser atribuidos al objeto individual. Actividades de infraestructura.- baja esta denominación se recogen conceptos tales como: gestión de personal, mantenimiento de edificios, impuestos, seguridad, etc. c) Por su aportación de la actividad a la gerencia de valor Esta clasificación de las actividades destaca la eliminación de lo superfluo y de aquello que no genera valor Actividad con Valor Agregado.- es la que incluye valor adicional a los ojos del cliente, o se realiza de la forma más eficiente posible, o que da apoyo al objeto primario de producir. Actividades sin valor Agregado.- representan actividades que normalmente el cliente no debería pagar, como rectificar manufactura una factura incorrecta trasladar materiales por una fábrica mal diseñada y reparar productos defectuosos. Con el objeto de evitar definiciones inconsistentes en la identificación de las actividades con o sin valor agregado, una empresa analizo el esquema de valor agregado 1. Un actividad requerida para producir el producto o mejorar el proceso; la actividad no se puede, solo basándose en una justificación de costo, ser mejorada, simplificada o reducida en su amplitud en este momento. 15

23 2. Una actividad requerida para producir el producto o mejorar el proceso; la actividad puede ser mejorada, simplificada o reducida en su amplitud justificándose el costo. 3. Una actividad no requerida para producir el producto o mejorar el proceso; la actividad puede ser eliminada cambiando un proceso de la empresa 4. Una actividad no requerida para producir el producto o mejorar el proceso, la actividad puede ser eliminada a corto plazo cambiando un proceso de la empresa. Los esquemas de codificación de actividades Los esquemas de codificación asociados con cada actividad, están relacionados con la variación del costo de una actividad como consecuencia de los cambios en el volumen de actividad planificado. Los principales atributos son los siguientes: - Invariabilidad Variabilidad( fijos/variables) - Influenciable, no influenciable a) Invariabilidad/ variabilidad Un costo variable (variabilidad) cambia en producción al volumen de producción en el corto plazo (a largo plazo, todos son variables).un costo fijo (invariabilidad) no varía con el volumen de producción a corto plazo. Un costo variable tiene a crecer o disminuir directamente en proporción al volumen del negocio. Son controlables a corto plazo. Entre los costos variables imputables se 16

24 incluyen el costo de la mano de obra, el costo de la materia prima, el costo de la energía eléctrica, etc. Un costo fijo como la depreciación de maquinarias de be considerar dos componentes: La capacidad real utilizada y la capacidad no utilizad. Basados en la capacidad practica (total) de la maquinaria, se debe establecer un ratio de depreciación (actividad), con el fin de imputar al objeto de costo, únicamente la depreciación(actividad) correspondiente a la capacidad real utilizada. El costo de depreciación de la capacidad no utilizada. El costo de depreciación de la capacidad no utilizada se debe clasificar como un costo que no agrega valor. Costo basado en el uso real: Costo Utilización Real = $xx #horas empleadas = USD=$xxx/hora maquina Costo basado en el uso teórico: Costo Capacidad Practica = $xx #horas = USD=$xxx/hora maquina Costo de la capacidad no utilizada: (Capz. Practica- utilización real)x costo USD $xx = USD=$xxx 17

25 A parte de los activos depreciables, existen otros recursos, que con frecuencia son considerados fijos. Estos se encuentran relacionados en gran medida con las actividades de apoyo (gastos generales de dirección, contabilidad, publicidad, desarrollo de mercado) que garantiza la continuidad de la empresa y que son fácilmente imputables a cualquier actividad. b) Influenciable/ no Influenciable Los directivos ejercen una considerable influencia sobre la eficiencia y la eficacia de las actividades en su área de responsabilidad. Los directivos controlan en qué forma se realizan las actividades y seleccionan e influyen en los factores de producción requeridos para realizar alguna actividad Una actividad influenciable es aquella que puede cambiar a corto plazo y varía de acuerdo a la oportunidad de la intervención y a la política de la empresa los factores de producción como las maquinarias, los equipos los sistemas de información solo se cambian del mediano al corto plazo. Sin embargo, son considerados imputables la actividad y por tanto controlables, ciertas actividades se ven influidas por factores externos, tales como las disposiciones legales y el tiempo. La implementación de un sistema de Costos Basado en Actividades Productivas ABC en la empresa Los síntomas de insuficiencia de costos poco competitivos que la empresa presenta en un momento dado, pueden ser la clave para saber si le conviene utilizar el sistema ABC que le lleva a conocer el costo del producto o servicio vendido con mucha más precisión que el costeo Absorbente, Costeo Estándar o El Costeo Directo, para saber su empresa tiene necesidad de usar este costeo fino de sus procesos y productos, se debe considerar la complejidad de lo que vende y de la organización que lo produce. 18

26 El sistema ABC sirve más, cuando mayor sea la complejidad de la gama de productos o de los insumos, el número de empleados indirectos que apoyan la entrega de los productos o servicios o del número de departamentos involucrados, de la diversidad de clientes y de la variedad de servicios que estos lo consumen. La diversidad de elementos puede ser la clave de la necesidad El Sistema ABC es una herramienta para la gestión empresarial, que permitirá ubicar los costos en forma precisa y adicionalmente su proceso de implementación servirá como un mecanismo en el que personas involucradas, llega a identificar cuáles son actividades primarias para obtener el producto y cuales son secundarias. Y más significativo aun, cuales le agregan valor al producto y cuales solo consumen costos por lo que en su momento se deben eliminar. Algunas de las nuevas corrientes de pensamiento de negocios, tanto de manufactura como de servicios, es abandonar de la Estructura Funcional Tradicional y entonces Alinear por procesos, Administrar por Actividad. Este paradigma involucra enfocarse en los costos de procesos y actividades básicos. Los Sistemas Tradicionales de Costos no nos muestran la verdadera economía de la producción y del consumo de recursos. Costeo Basado en las Actividades provee de un acercamiento más preciso entre los costos y la producción. Los componentes y los productos no son los que causan todos los gastos y las actividades. Los clientes, los mercados y los canales de distribución también causan costos. Los proveedores estando acuerdo que el mismo producto puede costar significativamente más vendérselo a un cliente que a otro. Los Objetivos del Sistema ABC El Objetivo de ABC es entender el comportamiento de todos los costos dentro de la Organización, enlazando costos operacionales y de soporte a la cadena de valor en sus 19

27 procesos de oferta de productos, servicios y de atención a mercados y clientes, a fin que la alta administración pueda identificar los factores que originan el consumo y el manejo de estos en forma más efectiva. MEDIR, no CONTAR Medir los costos de los recursos utilizados al desarrollar las actividades en un negocio o entidad. Describir y aplicar su desarrollo conceptual mostrando sus alcances en la contabilidad gerencial. Ser una medida de desempeño, que permita mejorar los objetivos de satisfacción y eliminar el desperdicio en actividades operativas. Proporcionar herramientas para la planeación del negocio, determinación de utilidades, control y reducción de costos y toma de decisiones estratégicas. Es la asignación de costos en forma más racional para mejorar la integridad del costo de los productos o servicios. Prevé un enfrentamiento más cercano o igualación de costos y sus beneficios, combinando la teoría del costo absorbente con la del costeo variable, ofreciendo algo más innovador. El sistema ABC apoya el proceso tendiente a mejorar las ejecuciones de la empresa y aumentar el beneficio, a través de la comparación con la mejor ejecución de una actividad (Benchmarking), se trate de una referencia interna y/o externa a la propia empresa. Una adecuada comparación de la estructura de costos y de la ejecución de tareas entre actividades similares que se llevan a cabo en distintas áreas de la empresa permite identificar oportunidades de mejora, tanto cualitativas como cuantitativas, en la ejecución de dichas actividades. Debe ser concebido como un proyecto colectivo en el cual están implicados todos los agentes de la organización; esta implicación colectiva es esencial, por dos razones: por una parte, nadie en la empresa dispone de un conocimiento preciso y completo de la estructura integra de las actividades; por lo tanto, la pertinencia o la adecuación del modelo dependerá del grado de implicación de los distintos agentes. Por otro lado, la empresa, la cual podrá llevarse a cabo en forma eficaz es aceptada y asumida por todos. 20

28 Si se desarrollaron e las empresas del Modelo de Costos con una concepción basada en las actividades, el personal tratara de responsabilizarse y mejorar dichas actividades, así como proponer soluciones a los diferentes problemas que se presentan en la organización, con el objetivo de controlar y mejorar su eficiencia El objetivo es construir MEJORES modelos y no modelos más GRANDES. La forma de reducir costos permanentemente es cambiar la forma en que hacemos el trabajo del costo contable. La verdadera reducción de costos debe eliminar contenido de trabajo (actividad) y eliminar o transferir el origen de los costos hacia actividades que agreguen valor. Eliminar solamente la actividad que tiene el efecto de crear nuevo trabajo para ocupar el recurso. La gestión de costos en los productos o servicios El costo del producto preciso, es un factor clave cuando se trata de seleccionar productos, mercados y clientes objetivos. En la Gestión de Costo del Producto se deben considerar os siguientes: Gestión de Tesorería.-Un negocio puede llegar a quebrar incluso dando beneficios, pero nunca llegara a tal situación si su posición de tesorería es solida La falta de concentración en la gestión de tesorería es bastante frecuentes en la mayoría de las empresas. Así por ejemplo, los gastos de capital son justificados en función de las utilidades asociadas a las ventas proyectadas, sin una atención adecuada a la disponibilidad de fondos. Control de Costos.-Los despilfarros no pueden ser tolerados y los productos deben ser diseñados para optimizar su rendimiento. 21

29 Apoyo a la Toma de Decisiones.-La información de costos se utiliza como soporte de decisiones, tales como la fijación de precios, la elección entre hacer o comprar. Metodología de costos basado en las actividades Muchas Organizaciones no recopilan datos financieros y de operación de sus actividades, algunas incluso no han definido sus actividades, lo que el origen del problema en la medición de la efectividad economicen el proceso respectivo. Para aplicar implementar un Sistema ABC, es necesario diseñar el proceso contable en relación a la definición de las actividades y establecer métodos y procedimientos para lograr el objetivo fundamental de medir la eficiencia y eficacia de las actividades planeadas en los cronogramas de la organización. El sistema de Costos ABC, constituye un mecanismo estratégico para medir y controlar la efectividad del Plan Gestión Económica de la organización o negocio de la empresa. No es conveniente aplicar un sistema ABC en un sistema convencional de organización. Durante la etapa de diseño deberá realizarse lo siguiente: Definir el objetivo y uso del sistema Vincular las operaciones y estrategias de la Organización Implementar la gestión estratégica como una herramienta eficaz Mantener la pertinencia de la información para la toma de decisiones Aplicar el Benchmarking y las mejores practicas Definir tipo de reportes y periodicidad en el cronograma de la alta gerencia Examinar los asuntos de hardware y software en sistema computacional. Gestión del sistema ABC según la organización 22

30 El diseño del Sistema ABC es impulsado por la gestión de la gerencia de su objetivo y uso. La información específica requerida varía de un equipo gerencial a otro, de una compañía a otra, de una industria a otra y de una base clientes a otra. La gerencia debe adquirir un compromiso y asumir la responsabilidad al inicio de la etapa de diseño y establecer claramente los parámetros o indicadores para el objetivo y uso del sistema ABC, según el tipo de gestión empresarial. La formulación de los objetivos permite fijar claramente las reglas de juego y disipar cualquier ambigüedad que pudiera tenerse acerca de los fines que perseguidos por cada organización. Si en el desarrollo se plantearan serias dudas acerca del espíritu o de los verdaderos objetivos que se pretenden alcanzar con esa técnica, Podrá peligrar el consenso, y por lo tanto, la cooperación del factor humano que es un elemento imprescindible en este proceso. El equipo gerencial deberá tener una visión global de la utilidad del sistema ABC, para hacer posible identificar procesos o productos particulares con los que se busca solucionar un problema. La definición del problema o de la decisión de negocios específica a ser analizados, es un requisito para el análisis de las actividades. Finalidad del modelo ABC Los estudiosos de este sistema tienen variadas teorías sobre la finalidad del modelo, dentro de las más utilitarias se pueden extractar: Producir información útil para establecer el costo por producto. Obtención de información sobre los costos por líneas de producción. Análisis ex-post de la rentabilidad. 23

31 Utilizar la información obtenida para establecer políticas de toma de decisiones de la dirección. Producir información que ayude en la gestión de los procesos productivos. Instauración un sistema de costeo ABC en la empresa Beneficios Facilita el costeo justo por línea de producción, particularmente donde son significativos los costos generales no relacionados con el volumen. Analiza otros objetos del costo además de los productos. Indica inequívocamente los costos variables a largo plazo del producto. Produce medidas financieras y no financieras, que sirven para la gestión de costos y para la evaluación del rendimiento operacional. Ayuda a la identificación y comportamiento de costos y de esta forma tiene el potencial para mejorar la estimación de costos. Limitaciones Existe poca evidencia que su implementación mejore la rentabilidad corporativa. No se conocen consecuencias en cuanto al comportamiento humano y organizacional. La información obtenida es histórica. La selección de cost-drivers y costos comunes a varias actividades no se encuentran satisfactoriamente resueltos. El ABC no es un sistema de finalidad genérica cuyos outputs son adecuados sin juicios cualitativos. En las áreas de control y medida, sus implicaciones todavía son inciertas. Como conclusión final se debe tener en cuenta que el sistema de costos basado en las actividades se instaura como una filosofía de gestión empresarial, en la cual deben 24

32 participar todos los individuos que conformen la empresa, desde los obreros y trabajadores de la planta, hasta los más altos directivos, ya que al tener cubiertos todos los sectores productivos, se lleva a la empresa a conseguir ventajas competitivas y comparativas frente a las entidades que ejercen su misma actividad. Gómez Giovanny. (2001, febrero 11). Sistema de costos basado en las actividades, ABC. f) La metodología En el tema: Gestión de Costos ABC y nivel de rentabilidad en la empresa procesadora El Café del cantón Guayaquil, la modalidad de la investigación es Descriptiva Aplicada como se detalla a continuación Tipo de Investigación El tipo de investigación que se efectuará, es bibliográfica y de campo. Se realizara en el Sector Empresarial del cantón Guayaquil, en relación a la Gestión de Costos Basado en actividades Productivas y al Proceso Gerencial competitivo. Técnicas e instrumentos Método de investigación Los métodos que se utilizan en el desarrollo de la investigación son: a) Método Inductivo.- se aplicó en lo que se refiere en los aspectos demostrativos de la fundamentación científica, en la relación de incidencias de una variable independiente relacionada con el tema, el problema de investigación y la hipótesis 25

33 b) Método Deductivo.- permite la aplicación de las leyes científicas generales de la ciencia de la administración, para explicar aspectos particulares de los efectos de la problemática c) Método de Modelación.- se utilizó este método de investigación en la explicación comparativa del proceso de investigación, correspondiente en todo lo relacionado con los estudios sobre los modelos de diseños de la propuesta y aplicaciones sistemáticas. d) Método Histórico.- permite conocer en el proceso investigativo, partiendo del análisis progresivo y regresivo de los datos históricos, además se logró conocer la problemática de fondo y plantear la propuesta de mejoramiento e) Método Analítico-Sintético.- este método permite examinar y resumir los problemas existentes en el campo donde se realiza la investigación. Técnicas e instrumentos de recopilación de la investigación Las técnicas utilizadas en el proceso de recopilación de datos informativos son: La observación directa, la encuesta, la tabulación, y la entrevista: en el resumen informativo se aplicó la estadística descriptiva, que al aplicar el concepto de frecuencias permitió transformar la investigación cualitativa en datos cuantitativos, para permitir el establecimiento de resultados en cifras Población y muestra La presente investigación se aplica a los socios y empleados del área administrativa de la Empresa procesadora EL CAFÉ. Composición Población Nivel Directivo Superior 10 Nivel Administrativo 25 26

34 Nivel Operativo 45 Total 80 Muestra En la investigación realizada a la empresa procesadora EL CAFÉ no fue necesario calcular la muestra, puesto que el número de empleados que conforman la empresa es de 80 sumados todos lo nivel que la constituyen, y con el objeto de obtener un resultado con mayor exactitud se trabajó con el 100% de los encuestados. Análisis e interpretación de los datos: Análisis e interpretación de los datos recopilados mediante encuesta aplicada a los empleados del área administrativa de la Empresa Procesadora EL CAFÉ 1. Cuáles son las marcas de café que más se ofrecen a sus clientes? Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº1 CATEGORIAS FRECUENCIA % Águila Roja 50 63% Diamante 30 38% TOTAL % 27

35 Empresa "El Cafe" 38% 62% Águila Roja Diamante Fuente: Empresa El Café Elaborado por: Carlos Cassineli De la encuesta aplicada el 62% del personal, manifiestan que la marca que más se ofrece a los clientes es el Águila Roja, mientras un 38% el Diamante 2. Cuáles son las presentaciones más vendidas? Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº2 CATEGORIAS FRECUENCIA % 500 gramos 40 50% 250 gramos 35 44% 125 gramos 5 6% TOTAL % 28

36 Empresa "El Cafe" 6% 44% 50% 500 gramos 250 gramos 125 gramos Fuente: Empresa El Café Elaborado por: Carlos Cassineli De la encuesta aplicada el 50% del personal, manifiestan que las presentaciones más vendidas son de 500gr, mientras un 44% 250 gr, mientras el 6% la presentación de 125 gr. 3. Cada cuánto tiempo hacen los pedidos o se compra el café? Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº3 CATEGORIAS FRECUENCIA % Semanal 40 50% Quincenal 40 50% Mensual 0 0% TOTAL % 29

37 Empresa "El Café" 0% 50% 50% Semanal Quincenal Mensual Fuente: Empresa El Café Elaborado por: Carlos Cassineli De la encuesta aplicada el 50% del personal, manifiestan que las Comoras de café se las efectúa semanalmente, mientras un 50% quincenal 4. En promedio la recepción de MP es de: Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº4 CATEGORIAS FRECUENCIA % 5 recibidos 30 38% 10 recibido 45 56% 15 recibidos 5 6% TOTAL % 30

38 Empresa "El Café" 56% 6% 38% 5 recibidos 10 recibido 15 recibidos Fuente: Empresa El Café Elaborado por: Carlos Cassineli De la encuesta aplicada el 56% del personal, manifiestan que la recepción de MP es de10 recibidos, mientras un 38% de 5 recibidos, y el 6% de 15 recibidos por mes. 5. Las ordenes de ingeniería se las realiza cuantas veces al mes: Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº5 CATEGORIAS FRECUENCIA % 2 ordenes 47 59% 3 ordenes 32 41% 4 ordenes 0 0% TOTAL % 31

39 Empresa "El Café" 0% 41% 59% 2 ordenes 3 ordenes 4 ordenes Fuente: Empresa El Café Elaborado por: Carlos Cassineli De la encuesta aplicada el 59% del personal, manifiestan que las ordenes de ingeniería se las realiza 2 por mes, mientras un 41% de3 órdenes. 6. En promedio cuantos envíos de café se realiza en el mes: Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº6 CATEGORIAS FRECUENCIA % 2 envíos 26 33% 3 envíos 52 65% 5 envíos 2 3% TOTAL % 32

40 Empresa "El Café" 3% 32% 65% 2 envíos 3 envíos 5 envíos Fuente: Empresa El Café Elaborado por: Carlos Cassineli De la encuesta aplicada el 65% del personal, manifiestan que los envíos del producto terminado se los realiza 3 por mes mientras un 32% de 2 envíos, y el 3% de 5 envíos. 7. Cuantos lotes de producción son los que se obtiene en el mes: Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº7 CATEGORIAS FRECUENCIA % 25 lotes 33 41% 35 lotes 7 9% 50 lotes 40 50% TOTAL % 33

41 Empresa "El Café" 50% 9% 41% 25 lotes 35 lotes 50 lotes Fuente: Empresa El Café Elaborado por: Carlos Cassineli De la encuesta aplicada el 5o% del personal, manifiestan que los lotes de producción de 50 lotes por mes, mientras un 41% de 25 lotes, y el 9% de 35lotes. 8. En promedio cuantas horas de preparación se tiene en toda la operación: Tabulación de los resultados de la encuesta pregunta Nº8 CATEGORIAS FRECUENCIA % 20 horas 45 56% 30 horas 27 34% 50 horas 8 10% TOTAL % 34

42 Empresa "El Café" 10% 34% 56% 20 horas 30 horas 50 horas Fuente: Empresa El Café Elaborado por: Carlos Cassineli De la encuesta aplicada el 56% del personal, manifiestan que el tiempo tota de la operación es de 20 horas, mientras un 34% de 30 horas, y el 10% de 50 horas. g) Propuesta GESTIÓN DE COSTOS ABC Y NIVEL DE RENTABILIDAD EN LA EMPRESA PROCESADORA EL CAFÉ DEL CANTON GUAYAQUIL. El desarrollo de los sistemas de gestión de costos ABC, ha permitido una mayor competitividad en las empresas, en el área administrativa se ha desarrollado estrategias propician la optimización de la empresa, mediante la integración de los diferentes sistemas de información de costos monetarios de productos y servicios, como se indica a continuación: 35

43 Administración de costos y uso del costo basado en actividades La administración de costos debe entenderse como un sistema de planeación y control administrativos, que basado en el uso del costeo por actividades permita el mejoramiento continuo de las empresas. Un sistema de costeo por actividades debe permitir: -Planear, Administrar y reducir costos -Identificar las actividades que no agregan valor, sin necesidad de estudios especiales -facilitar el proceso de mejoramiento continuo de procesos productivo de la empresa -Aplicar un programa de calidad justo a tiempo de los productos -Identificar los recursos consumidos por las actividades y determinar su eficiencia. El costo de cada actividad se obtiene de: Recursos imputables+ Actividad secundaria = Cantidad de la medida de actividad Costo de la actividad Aplicación del Sistema del modelo ABC El diseño del sistema ABC es impulsado por la gestión gerencial de su objetivo y uso. La información específica requerida que verificara la rentabilidad del negocio con la aplicación del sistema 1. La estructura Organizacional con los costos indirectos para un mes son los que a continuación se describen Producción $1050 Almacenamiento y embalaje

44 Ingeniería 300 Total costos indirectos $ Información del proceso productivo Se utilizaron 1000 horas de MOD en la producción de las siguientes cantidades: 25 lotes de Águila roja 50 lotes Diamante Los costos de Materia Prima (MP) y Mano de Obra Directa (MOD) Producto Águila Roja Diamante MP 5 20 MOD 5 15 Actividades involucradas en el desarrollo del producto son: - Preparación de la maquinaría - Uso de la maquinaria - Recepción de la materia prima - Ingeniería de la producción - Empaquetamiento Información adicional en el proceso de Producción Actividad Águila Roja Diamante Tiempo de preparación por corrida 5 5 Tiempo Operación total Recepción de MP 5 recibidos 10 recibidos Ingeniería de la producción 2 ordenes 2 ordenes Cantidad de Envíos 5 envíos 15 envíos Empaquetamiento Con la información anteriormente descrita determine: el costo unitario por el sistema tradicional y por actividades 37

45 Sistema de costeo unitario En el enfoque del costeo tradicional, existe la creencia que si una empresa intensiva en el uso de capital, los gastos indirectos deben ser asignados con base en las horas máquina. La cantidad de costos totales son $2000 y 1000 horas de MOD, donde se obtiene la tasa de asignación de dividir $200 / 1000h = $2 por hora, con lo cual se puede asignar los costos indirectos ASIGNACIÓN DE GASTOS INDIRECTOS EN LA FABRICACIÓN Producto HRS.MOD TASA DE ASIGNACION C.U.I Águila Roja 10 $ 2 $ 20 Diamante 15 $ 2 $ 30 DETERMINACIÓN DEL SISTEMA DE COSTEO ENFOQUE TRADICIONAL Producto Águila Roja Diamante Materia Prima $ 5 $ 20 Mano de Obra 5 15 Costos indirectos(cui) Costo Unitario $ 30 $ 65 Sistema de costeo por actividades -Costeo de la recepción de Materia Prima del mes de $400 -El costo Unitario de la actividad = $400 /15 recepciones = $27 /recepciones -Las Recepciones por corridas en el mes con: Águila roja: 1 corrida x (5MP) = 5 Diamante: 1 corrida x (10MP) =10 38

46 Total de recepciones son 15, con esta información se obtiene los costos unitarios de cada producto en la actividad materia prima, que se describe en la tabla siguiente: Corrida Producto Recep. Gasto Cant. Costo Unitario 1 Águila Roja ,40 2 Diamante ,40 b) Costos unitarios de la actividad ingeniería -El costo de la recepción de la materia prima del mes es de $400 -El costo unitario de la Actividad = $400 / 4 ordenes= $100 -Las órdenes por corrida en el mes son: Águila roja: 1 corrida x (2 ordenes) = 2 Diamante: 1 corrida x (2 ordenes) = 2 Total de órdenes son 15, con esta información se obtiene los costos unitarios de cada producto en la actividad materia prima, que se describe en la tabla siguiente: Corrida Producto Recep. Gasto Cant. Costo Unitario 1 Águila Roja Diamante c) Costos unitarios de preparación de maquinaria -El costo de preparación de la maquinaria del mes es de $150 -El costo Unitario de la Actividad =$150/10 horas = $15 -Las órdenes por corrida en el mes son: Águila roja: 1 corrida x (5 horas) = 5 Diamante: 1 corrida x (5 horas) = 5 39

47 Total de órdenes son 10, con esta información se obtiene los costos unitarios de cada producto en la actividad materia prima, que se describe en la tabla siguiente: Corrida Producto Recep. Gasto Cant. Costo. Unitario 1 Águila Roja Diamante ,50 d) Costos unitarios de preparación de maquinaria -El costo de preparación de la maquinaria del mes es de $900 -El costo Unitario de la Actividad =$900/60 horas = $15 -Las órdenes por corrida en el mes son: Águila roja: 1 corrida x (60horas) = 60 Diamante: 1 corrida x (60horas) = 60 Total de órdenes son 60 horas, con esta información se obtiene los costos unitarios de cada producto en la actividad materia prima, que se describe en la tabla siguiente: Corrida Producto Recep. Gasto Cant. Costo Unitario 1 Águila Roja 20 $ Diamante 30 $ e) Costos unitarios de preparación de maquinaria -El costo de preparación de la maquinaria del mes es de $250 -El costo Unitario de la Actividad =$250/20 horas = $12,50 -Las órdenes por corrida en el mes son: Águila roja: 1 corrida x (5 envíos) = 5 Diamante: 1 corrida x (15 envíos) = 15 40

48 Total de órdenes son 20 envíos, con esta información se obtiene los costos unitarios de cada producto en la actividad materia prima, que se describe en la tabla siguiente: Costo Corrida Producto Recep. Gasto Cant. Unitario 1 Águila Roja 5 $62, ,50 2 Diamante 15 $187, ,75 Integración del Costo del Producto por Actividades Producto Águila Roja Diamante Recepción de MP 5,4 5,4 Ingeniería en el Proceso 8 4 Preparación Maquinaria 1,5 3 Operación de Maquinaria 12 9 Empaquetamiento 2,5 3,75 Total costo unitario 29,4 25,15 Como se puede observar, se determinó el costo unitario tradicional. Análisis comparativo entre los dos sistemas Producto C. tradicional Costo "ABC" Variación Águila Roja 30 29,40 0,60 Diamante 65 25,15 39,85 41

49 Como se puede observar, la variación de los costos unitarios de los dos tipos de productos en el sistema tradicional, resultan muy superiores que los costos unitarios calculado por el ABC h) Conclusiones: - El Modelo de Gestión de Costos Basados en Actividades Productivas MABC, es un instrumento adecuado para el mejoramiento del Proceso Gerencial Competitivo, en la empresa procesadora El Café del cantón Guayaquil - El Modelo de Costos Baso en Actividades ABC, para sustituir el Sistema de Costo por Absorción, requiere de un diseño de las actividades que integran la Gestión del Proceso Gerencial e la empresa. - En el diseño e implementación del Modelo de Gestión de Costos Basado en Actividades Productivas MABC, en la empresa procesadora El Café, debe participar un equipo internacional, para poder identificar y definir las actividades principales del Sistema ABM, para posteriormente aplicar el Sistema de Costeo ABC. Recomendaciones - Los Empresarios y Ejecutivos Gerenciales apliquen el Modelo de Gestión de Costo Basado en Actividades Productivas MABC para el mejoramiento del Proceso Gerencial Competitivo, de Productos y servicios del sector empresarial del cantón Guayaquil, porque permitirá mejorar el nivel de productividad en las ofertas de los productos o servicios de cada empresa. - Las empresas que deseen implementar el Modelo de Gestión de Costos Basado en Actividades Productivas MABC para el mejoramiento del Proceso Gerencial Competitivo, de productos y servicios del sector Empresarial del Cantón Guayaquil, deberían conformar una comisión internacional para definir 42