Página 1 de 20. Manual [Formulario web de inscripción a postgrados] Dirección de Servicios y Recursos de Información

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1 MANUAL DE USUARIO Formulario web de inscripción a postgrados Página 1 de 20

2 Tabla de contenido CÓMO USAR EL MANUAL DE USUARIO... 3 INTRODUCCIÓN A LA HERRAMIENTA... 4 PRECONDICIONES A TENER EN CUENTA... 4 DESCRIPCIÓN Y CONDICIONES DE CAMPOS... 4 PROCEDIMIENTO Ingreso por primera vez Login Generar contraseña nueva Proceso de inscripción [información del aspirante] Información personal y programa al que aspira Información académica Situación laboral Generación de formulario Proceso de inscripción (Después de ingresar toda la información) Pago de la inscripción Documentación Entrevista Consultar información Pago de la matricula SECCIÓN DE ERRORES Página 2 de 20

3 CÓMO USAR EL MANUAL DE USUARIO 1 Dirección de Servicios y Recursos de Información La siguiente notación se usará cuando exista información sobre toda una sección del formulario de inscripción a postgrados. La siguiente notación se usará cuando se desee resaltar información del formulario que sea de importancia para el usuario. 1 Nota: Si requiere asistencia técnica respecto a la aplicación descrita en este manual, por favor comuníquese con Soporte SYRI, de la Universidad Icesi, al número , extensiones: 8783 y 8757 (operaciones); 8786 y 8785 (Desarrollo de sistemas), 8786 y 8785 (Procesos). Página 3 de 20 Manual [Formulario web de inscripción a postgrados]

4 Formulario web de inscripción a postgrados INTRODUCCIÓN A LA HERRAMIENTA Dirección de Servicios y Recursos de Información El siguiente manual está dirigido a las personas que aspiran ingresar a alguno de los programas de postgrado que ofrece la Universidad Icesi. A continuación se listan las secciones que componen el formulario web de inscripción a postgrados. Se hará referencia a ellas al describir las condiciones sobre los campos que hacen parte de cada sección, y al explicar los pasos que debe seguir un usuario para inscribirse y diligenciar toda la información requerida por la universidad Icesi: Ingreso al formulario o Ingreso por primera vez o Login o Generar nueva contraseña Proceso de inscripción o Información personal y programa al que aspira o Información académica o Situación laboral o Generación del formulario de inscripción o Pago de la inscripción o Documentación o Entrevista o Estado de la inscripción o Pago de la matricula PRECONDICIONES A TENER EN CUENTA El usuario debe tener un correo electrónico válido. En caso de querer realizar el pago de la inscripción y/o de la matrícula, debe tener su cuenta habilitada en el banco para pagos electrónicos y contar con la segunda clave. DESCRIPCIÓN Y CONDICIONES DE CAMPOS En general, todos los campos con asterisco y en negrilla, son obligatorios. PROCEDIMIENTO 1. Ingreso por primera vez Si el usuario nunca ha ingresado al formulario de inscripción a postgrados, debe crear una nueva cuenta con su cédula y una contraseña. Para esto debe acceder primero al formulario web de la dirección Una vez abra la página, debe ingresar su cédula, dejar el campo de contraseña vacío y presionar el botón ingresar como muestra en la siguiente imagen: Página 4 de 20

5 Luego, en la página de ingreso por primera vez, se solicita que ingrese un correo electrónico, una contraseña y la verificación de esta contraseña. Por último, debe presionar el botón Ingresar para crear su usuario y entrar al formulario web: 2. Login Si el usuario ya tiene una cuenta creada para acceder al formulario web, debe acceder al formulario con la dirección e ingresar con su cédula y la contraseña que estableció al crear su usuario en el primer ingreso al formulario. Página 5 de 20

6 3. Generar contraseña nueva En caso de que el usuario olvide su contraseña, puede acceder al formulario web con la dirección y presionar el enlace Generar contraseña nueva. En la página de generación de nueva contraseña, el usuario debe ingresar su cédula y presionar el botón Generar. Con esto, una contraseña generada por el sistema llegará al correo que registró en el primer ingreso. O puede presionar Cancelar en caso que no requiera la nueva contraseña. Una vez haya terminado este paso, aparecerá un mensaje informando que su nueva contraseña se ha enviado a su correo. Página 6 de 20

7 Al correo electrónico inscrito inicialmente, llegará la nueva contraseña; con la nueva contraseña podrá ingresar al sistema y completar el formulario o cambiar datos que necesite cambiar, también podrá estar al corriente de su proceso de inscripción. Tomar la contraseña que el sistema envió al correo y utilizarla, a partir de ese momento, esa es la contraseña y deberá usarla para continuar el proceso y consultar el estado de su inscripción. 4. Proceso de inscripción [información del aspirante] Cuando el usuario ingresa al formulario web, encuentra el listado de secciones que conforman el formulario. Inicialmente, no todos los botones de este sistema estarán activos. A medida que avance el proceso de inscripción y la oficina de Admisiones y Registro revise y valide la información, los botones se irán activando Información personal y programa al que aspira El aspirante debe seleccionar el programa al cual desea ingresa del listado de programas que ofrece la universidad Icesi (si aplica, también debe incluir el énfasis), e ingresar sus datos personales tales como: nombres completos, apellidos, tipo de documento de identificación, número de documento de identificación, fecha de nacimiento, eps, etc. Página 7 de 20

8 Cada vez que el aspirante llene los campos con la información solicitada, puede Actualizar si está seguro de los datos, Limpiar, o cancelar el proceso e iniciarlo en otro momento. Al Actualizar, el sistema mostrará el siguiente mensaje: 4.2. Información académica El aspirante debe llenar la información sobre estudios de pregrado y de postgrado que ha tomado el aspirante, distinciones, publicaciones, idiomas que domina y el nivel de dominio de cada idioma. Página 8 de 20

9 El aspirante solo puede ingresar los últimos tres estudios de postgrado que haya tomado, si desea eliminar alguno, puede hacerlo y remplazarlo. Una vez haya actualizado la información, el sistema confirmará con un mensaje si la información fue correctamente almacenada o no Situación laboral En esta sección, el aspirante debe ingresar la información de su experiencia profesional. Página 9 de 20

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11 Si el aspirante se encuentra trabajando, se desplegarán las siguientes opciones: Página 11 de 20

12 De lo contrario, si el aspirante no se encuentra trabajando deberá diligenciar las siguientes opciones: Después de diligenciada la información anterior, el sistema informará el siguiente mensaje y se activarán los demás botones (excepto los correspondientes al ítem 7) Entrevista y 9) Pago de la Matrícula): Página 12 de 20

13 4.4. Generación de formulario Al hacer clic en el botón generar formulario, el sistema despliega un archivo en formato PDF. Este archivo es el formulario de inscripción con la información ingresada. Ejemplo para cuando el aspirante marca que sí se encuentra trabajando: Página 13 de 20

14 4.5. Proceso de inscripción (Después de ingresar toda la información) Cuando el usuario ingresa todos los datos personales, su información académica, su experiencia profesional, puede consultar el estado de su inscripción, realizar el pago de la inscripción (en línea o en una de las entidades financieras indicadas por la Universidad) y subir los documentos solicitados por la universidad. Cada botón se irá cambiando por Actualizar la información. Cuando el usuario tiene el estado en Aspirante, se habilitará el botón de selección y asignación de entrevista sólo si el programa requiere que se realice una entrevista. Cuando el usuario es admitido y su estado sea de estudiante de postgrado, entonces podrá realizar el pago de la matricula (en línea o en una de las entidades financieras indicadas por la universidad) Pago de la inscripción Primero debe presionar el botón Ingresar información del numeral 6 en la página principal del formulario web de inscripción a postgrados. El pago de la inscripción puede efectuarse de las siguientes maneras: Página 14 de 20

15 1. Pago en línea: el sistema llevará al aspirante al portal de pagos en line de la universidad. Para efectuar el pago del valor de la inscripción en línea, el usuario debe hacer clic en el botón Pago en línea. Una vez el usuario ha ingresado a la opción Pago en línea, podrá visualizar la información relacionada con el pago (Referencia, Valor y Descripción). Por otro lado, para poder consultar el medio de pago que se encuentra disponible para efectuar el pago, de la inscripción en línea, el usuario debe hacer clic en el botón enviar. Después de hacer clic en el botón enviar, el sistema lo direccionará a la pasarela de pagos, en donde se presenta el medio a través del cual podrá efectuar el pago. Al dar clic en la opción PSE, el sistema despliega la lista de entidades financieras colombianas desde las cuales podrá realizar el débito. Usted debe seleccionar la entidad bancaria por medio de la cual realizará su pago y el tipo de cliente (Natural o jurídico) y luego debe hacer clic en el botón pagar. Página 15 de 20

16 El sistema PSE redirecciona automáticamente a la página transaccional de la entidad financiera seleccionada. Allí deberá identificarse, elegir la cuenta desde la cual realizará el débito y autorizar el pago. El sistema retornará al usuario a la página web en la que está realizando el pago. 2. Pago en corporación bancaria: puede imprimir el recibo de pago y pagarlo en una de las entidades financieras indicadas por la universidad. Después de pagar, debe regresar al formulario de inscripción y subir el recibo de pago escaneado en formato pdf o jpg. Página 16 de 20

17 4.7. Documentación El aspirante debe subir toda la información solicitada por el sistema de inscripción en línea postgrado de la universidad. En esta etapa del proceso el aspirante debe subir los documentos descritos: uno a la vez o todos en un archivo comprimido (.zip). Si el aspirante opta por subir el archivo comprimido, este debe ser nombrado con el número de documento de identificación (Ejemplo: DI_ zip). Página 17 de 20

18 4.8. Entrevista Selección de las fechas posibles para la asignación de entrevista: puede escoger entre seleccionar un rango de tiempo (ej.: del 1 marzo al 1 de abril) o una fecha puntual escogida por el aspirante. De igual forma el sistema arrojará las fechas disponibles para las entrevistas. Después de haber definido los criterios, por rango de tiempo o una fecha específica, el sistema indica las fechas de entrevista hábiles para elección del aspirante. Por rango de fecha: Página 18 de 20

19 Por fecha específica: Una vez la entrevista fue asignada, el sistema arroja una ventana así: 4.9. Consultar información El aspirante puede consultar el estado de su inscripción y conocer si ha aprobado los requisitos para ser admitido Pago de la matricula Al igual que el pago de la inscripción, el pago de la matricula se puede efectuar de dos maneras: 1. Pago en línea: el sistema llevará al aspirante al portal de pagos en línea de la universidad. Página 19 de 20

20 2. Pago en corporación bancaria: puede imprimir el recibo de pago y pagarlo en una de las entidades financieras indicadas por la universidad. Después de pagar, debe regresar al portal y subir el recibo de pago escaneado en formato pdf o jpg. SECCIÓN DE ERRORES Para cuando los campos son obligatorios aparecerá el mensaje informando que el campo no puede ser nulo: Cuando en alguna de las secciones de ingreso de información se detecte algún error o inconsistencia en la información o en la transacción, el sistema mostrará un mensaje por medio de una nueva ventana emergente diciendo que no se pudo actualizar con éxito la información de la sección respectiva, ejemplo: Cuando alguna de las preguntas de selección única no sea respondida, el sistema mostrará el mensaje de la ventana emergente anterior, y adicionalmente un texto en color rojo en la parte superior del formulario de la sección respectiva, donde indica la primera pregunta que se encuentra errada. Página 20 de 20

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