PROFACTURA Manual del Usuario Sistema de Facturación Electrónica PROFACTURA Gestión y Sistemas S.A. V8.29

Transcripción

1 PROFACTURA Manual del Usuario Sistema de Facturación Electrónica PROFACTURA Gestión y Sistemas S.A. V8.29

2 Contenido Vista Global del Sistema... 3 Elementos del sistema... 7 Programa PRINCIPAL... 8 Módulo Captura ERP Módulo Visual DTE Módulo Envío SII Módulo Libros Módulo Compras Módulo Clientes Módulo Estación Módulo Servidor de Correos Módulo Configuración Módulo Ayuda Programa AGENTE Soluciones a problemas frecuentes

3 Vista Global del Sistema El sistema PROFACTURA esta destinado principalmente a la captura, procesamiento, envió y mantención de los Documentos Tributarios Electrónicos (DTE). El sistema se emplea como un puente entre el Sistema Contable que posee su compañía y el Servicios de Impuestos Internos (SII), sus Clientes y Proveedores como pueden ver en el siguiente esquema: Sistema Contable (ERP) Profactura SII Clientes Proveedores La comunicación entre el sistema ERP y PROFACTURA se realiza a través de archivos en formato texto (TXT) los cuales son puestos en una carpeta de Windows 1 para su posterior procesamiento por el sistema o son entregados directamente al sistema por medio de una interface visual de ventanas. En cuanto a la comunicación con el SII se realiza de forma automática vía Internet de programa a programa (Web Services). El canal de transferencia de información empleado con los Clientes y Proveedores es a través de la Internet usando el correo electrónico integrado que posee el sistema. 1 Se emplea un sistema automatizado que permite capturar las salidas de impresión del ERP y redirigirlas hacia una carpeta de Windows donde queda almacenado en un archivo en formato texto (TXT). 3

4 Esquema general de cómo esta conformado un DTE: El archivo DTE es un archivo con extensión XML, el cual es un formato reconocido a nivel mundial. Vea un fragmento del archivo por dentro: 4

5 Viendo con más detalle cada elemento del DTE, podemos apreciar que esta conformado por el documento en si (Factura, Factura exenta, Nota de Crédito o Débito) que se desea enviar al SII y al Cliente o que recibimos del Proveedor si este es emisor electrónico también. Dentro del DTE hay que identificar dos elementos claves, uno es el TED (timbre electrónico) el cual vemos en forma impresa representado en un código de barras, el cual contiene varios datos claves que identifican al DTE, como son el folio, tipo de documento, RUT de emisor y destino, monto total, etc. El otro elemento clave, es conocido como CAF (Códigos de autorización de Folios) que no es mas que el rango de folios permitidos para timbrar un tipo particular de documento (digamos Notas de Crédito), que nos proporciona el SII, a través de su sitio Web para descargar (identificado en el sitio web como solicitud de timbre electrónico). Este CAF se integra en el proceso de creación del DTE dentro del TED y este último a su vez dentro del DTE como se aprecia en la imagen anterior. Cada uno de estos elementos tiene una firma digital, que no es más que un código generado para un contenido determinado, usando un archivo especial como llave para crearlo, conocido como certificado digital. Usuario X Cliente Y Certificado digital del Usuario X (Representa su firma virtual) Lo usa para firmar DTE firmado digitalmente Verifica el contenido contra la firma Proceso de validación La finalidad de la firma digital es identificar al que firmo y detectar si el contenido que se firmo fue alterado (ejecutando un proceso que valida el código de la firma contra el contenido firmado). En el caso del CAF como es un archivo XML proporcionado por el SII viene firmado por este. El TED es generado por el sistema PROFACTURA al igual que el DTE por lo que se firman con el certificado digital del usuario del sistema (que debe estar autorizado por SII para firmar DTE). Los Certificados Digitales se obtienen a través de empresas que ofrecen este servicio, donde una vez que adquiera uno, deberá quedar instalado en el PC del usuario que va a usar el sistema. Hay que destacar que el archivo DTE por ser un archivo XML no contiene el formato de la factura sino solamente su contenido (como se ve en el fragmento de contenido de un DTE mostrado mas arriba), por lo que si se imprime o visualiza este archivo se vera tal cual tiene su contenido. 5

6 Entonces para lograr una visualización o impresión del DTE en un formato más habitual al ya conocido de las facturas que no son electrónicas se deberá emplear una plantilla, que permite generar un nuevo archivo en un formato más entendible. Este archivo generado a partir de unir la plantilla con el DTE (XML) pudiera ser un PDF (el cual es la variante que usa el sistema PROFACTURA) o una pagina Web, es decir un archivo HTML (también usado por el sistema PROFACTURA para representar los DTE recibos de Proveedores). DTE (XML) Contenido Firma digital Plantilla Formato deseado Logo de la empresa PDF o HTML contenido, logo, etc. codigo barra TED Por lo que el sistema cuenta con dos plantillas, una diseñada a la medida para los DTE que genera la empresa y otra genérica para los DTE que recibe la empresa de sus Proveedores. Por último tenemos otros archivos XML que también intervienen en sistema de facturación electrónica y que se envían y/o reciben entre empresas poseen sistemas de facturación electrónica: Recibo de envío (RE): es como un comprobante que se entrega o recibe cuando se envía un DTE, en el cual se indica si se acepto o no el ENVIO del DTE por motivos tales como que la firma no sea valida, el destinatario no corresponda, la estructura del DTE no es valida (Schema), etc. 2 Respuesta de Aceptación (RA): posterior al recibo de envío, se debería enviar este archivo donde se indica si se aceptado o no CONTABLEMENTE el DTE. Por ejemplo puede ser rechazado por estar duplicado, por no corresponder a lo negociado o pactado con el emisor del DTE, por estar mal el Giro del destinatario, etc. Recibo de Mercancías o servicios prestados (RM): una vez que se reciben los productos o servicios, entonces se debería emitir este archivo donde se indica lo realmente recibido en ese momento. 2 Es obligatorio entre empresas que tienen sistema de facturación electrónica, el envío del RE. 6

7 Elementos del sistema Para empezar a usar el sistema, primero debemos conocer las partes que lo integran, ellos son dos programas a los cuales Ud. puede llegar a través de los accesos directos creados en Windows. El programa principal, que como su nombre lo indica es el que Ud. usará mas comúnmente cada día y le va a permitir hacer casi el 95 porciento de las tareas habituales del sistema, tales como captura y creación del DTE a partir de los archivos TXT de entrada, visualización de los DTE, emisión de libros de compra y venta mensuales, etc. El segundo programa conocido como Agente, es el encargado de realizar tareas programadas por Ud. de una forma periódica, tales como Envió y Recepción de correos a Clientes y Proveedores, también las transferencias de casos de soporte técnico y la actualización automática del sistema en caso de detectar que existe una nueva versión. 7

8 Programa PRINCIPAL El programa cuenta con un sistema de seguridad basado en claves de acceso, por lo que al ejecutar el mismo, lo primero que se muestra en pantalla es: El sistema permite definir varias computadoras como Estaciones de Trabajo y varios usuarios para el sistema, ejemplo de una configuración: Servidor con la Base de Datos Servidor con la Aplicación Estación Almacén Estación Contabilidad Estación Ventas Pedro Juan Luis Carmen 8

9 Como vemos en la imagen anterior, existen 3 estaciones definidas en el sistema (almacén, contabilidad y ventas) desde las cuales se puede usar el sistema y 4 usuarios (Pedro, Juan, Luis y Carmen) los cuales están configurados para cada estación en particular. 3 Nota: algunas ventanas pueden mostrar botones desactivados debido a que ese usuario no tiene permiso para ejecutar determinada opción del sistema. Una vez dentro del sistema, tenemos la pantalla de acceso a las funciones principales del sistema (módulos): Veamos cada elemento que conforma la ventana principal del sistema y su utilidad: Línea de estado: le permite identificar que sistema esta usando, versión, modo de trabajo respecto a SII, así como identificar el usuario y PC desde el cual se esta operando. Versión del sistema PROFACTURA Nombre de la base de datos y versión de la misma. Modalidad de envíos a SII: Certificación o Producción Usuario que entro al sistema Computador desde el cual se esta usando el sistema. Cuando el sistema esta en Modo Certificación (C), los envíos que haga a SII serán considerados por el Servicio de Impuesto Internos como DTE de prueba y no tienen ningún carácter legal o tributario. Este modo tiene utilidad al comenzar la implementación del sistema en su empresa para hacer pruebas iniciales. 3 Si el usuario cambia de estación se debe cambiar su configuración del certificado digital asociado al mismo a través de las opciones de configuración del sistema. 9

10 Una vez que el sistema esta listo para ser explotado en modo real, donde la información que envíe al SII será tomada como documento tributario efectivo y de carácter legal entonces deberá estar activado en modo Producción (P). Botón Captura ERP: Permite pasar al módulo que lee la carpeta de Windows donde están los archivos texto (TXT) para ser procesados y convertirlos en DTE los cuales quedan almacenados en la Base de datos e impresos si se desea también. Botón Visual DTE: Al entrar a este módulo podemos hacer varias tareas relacionadas con los DTE que se encuentran almacenados en la Base de datos. Tareas tales como ver, filtrar, imprimir, borrar, analizar estados del documento, enviar por , exportar a otro formato, etc. Botón Envíos SII: Los DTE que fueron creados y están almacenados en la Base de Datos pueden ser entregados al Servicio de Impuestos Internos a través de este módulo que se encarga de establecer un canal de comunicación entre los dos sistemas y realizar el envío de aquellos DTE que están pendiente de enviar al SII. Botón Libros: Los libros de compra y venta mensuales a ser entregados al SII, se procesan y envían a través de este módulo. Botón Compras: Módulo de DTE de Proveedores, donde puede ver e imprimir los DTE que ha recibido por o importarlos, así como ver su estado en SII y emitir los correspondientes Recibos. Botón Clientes: Administración de Clientes, listar y editar datos del cliente y definir las tareas ha ejecutarse automáticamente como son los avisos de entrega de recibos. 10

11 Botón Estación: Al entrar a este módulo, Ud. dispone de las mismas facilidades de un programa de correo electrónico, con la diferencia que la cuenta de correo es una sola para toda la empresa y las bandejas del buzón, con sus respectivos s son compartidas por todos los usuarios que usen este módulo también. Botón Servidor: Permite la ejecución de un proceso de envío y/o recepción de correos electrónicos relacionados con la única cuenta de definida en el sistema, logrando así hacer un puente entre la base de datos del sistema y los clientes o proveedores a través del intercambio de información vía Internet usando como medio el correo electrónico. Botón Configuración: Toda la configuración del sistema se realiza desde un solo punto, permitiendo definir los patrones de identificación de los archivos TXT, agregar usuarios y estaciones, cambiar claves o privilegios, etc. Botón Ayuda: Como su nombre lo indica, este módulo le da la posibilidad de reportar problemas u otro asunto al soporte técnico de la empresa autora del sistema. A través de este canal Ud. recibirá las respuestas correspondientes y podrá instalar si es necesaria alguna modificación al sistema de patrones a partir de un soporte recibido. Botón Bodega: Permite la optención de documentos primarios para ser adjuntados a cada DTE. La captura de estos documentos puedo ser desde un Scanner o desde archivo. 11

12 Módulo Captura ERP Permite leer la carpeta de Windows donde están los archivos texto (TXT) para ser procesados y convertirlos en DTE los cuales quedan almacenados en la Base de datos e impresos si se desea también Cuando se entra a este módulo el sistema verifica cuantos folios (CAF) quedan disponibles en caso de quedar menos de la cantidad configurada en el sistema, le mostrara una ventana indicándole que ya esta dentro del rango de alerta y que debería ir solicitando más CAF para evitar que el sistema se detenga al procesar los nuevos TXT por falta de CAF disponibles. Elementos: 1. Botón Activar: minimiza la ventana y comienza el proceso de capturar archivos de la carpeta definida para esa estación de trabajo. Icono de la aplicación minimizado en Windows Cada archivo que se procesa es validado para ver si cumple con determinados requerimientos del SII, en caso de faltar la fecha del documento de referencia no electrónico, el sistema le mostrara una ventana como la que aparece a continuación: 12

13 La ventana muestra el tipo de documento que se esta procesando y su folio, además muestra una tabla que son las referencias que tiene ese DTE y en las cuales el usuario puede cambiar el tipo de documento de referencia, el folio, la fecha del documento de referencia, el tipo de referencia (ver recuadro que aparece en la parte inferior de la ventana), la Glosa en relación al código de referencia anterior y un indicador de Grupo. El indicador de Grupo se emplea si Ud. hace un DTE que hace referencia a mas de 20 documentos de un mismo tipo (ejemplo una factura que hace referencia a 30 guías de despacho). En ese caso el folio va en 0 y la columna de la tabla que dice Grupo debe tener el valor 1. También se le puede indicar al sistema que ponga el indicador de Grupo en 1 y agrupe las referencias por tipo de documento de forma automática si detecta que existe 20 o mas documentos referenciados del mismo tipo; para ello deberá marcar la opción que aparece en la parte inferior de la ventana que dice Agrupar Referencia del mismo tipo de documento. 13

14 2. Botón de minimizar la ventana: permite volver a ocultar la ventana a su forma de estrella en la zona de la barra de tareas de Windows conocida como área de notificación. 3. Barra de estado: muestra cual es el archivo se esta procesando en ese momento. 4. Copias de Impresión: Puede cambiar la cantidad de copias a imprimir en un momento dado, logrando que a partir de ese momento esa sea la cantidad de copias de impresión para el próximo DTE a ser procesado. Si tiene activado la impresión con CEDIBLE, y por ejemplo cantidad de copias 5, entonces el sistema imprimirá un DTE con CEDIBLE y cuatro sin CEDIBLE (En caso de no tener activado CEDIBLE, las cinco impresiones saldrán sin CEDIBLE). 5. Camino de donde se capturan los archivos: muestra la carpeta desde la cual el sistema va a estar monitoreando constantemente y viendo si hay archivos para procesar. 14

15 Módulo Visual DTE Los DTE almacenados en el sistema pueden ser vistos, impresos, enviados por , exportados a otros formatos, revalidarlos en SII, borrados (siempre que no haya sido enviado al SII), etc. La pantalla principal de ese módulo es la siguiente (los nombres de los clientes están tachados en rojo en esta imagen por razones de confidencialidad): 1 2 La interface es similar es similar a la del programa principal del sistema, mostrando una diferencia en cuanto al área central de la pantalla, donde se muestra un listado de DTE según un criterio de filtrado dado. Hay un selector de fila (elemento 1 señalado en la imagen) que indica el DTE al cual le desea aplicar una acción. Puede seleccionar cualquier DTE del listado dando un click con el botón izquierdo del mouse sobre la fila que lo contiene, quedando esta sombreada en azul como muestra la imagen. 15

16 Se puede hacer multiselección para ello debera aplicar el mismo concepto que en Windows, por ejemplo para marcar un rango da un clic en la fila donde comienza y luego manteniendo presionado la tecla SHIFT da un clic en el último. También puede usar la tecla CTRL para seleccionar varios DTE que no estan consecutivos. El elemento 2 nos indica la cantidad de registros listados, este valor esta en relación con el filtrado que este activo. En cuanto al menú tenemos de izquierda a derecha las siguientes opciones: Ver: muestra en formato PDF el DTE seleccionado. Estado: Puede consultar casi toda información relaciona con el DTE, esta ventana se divide en varias pestañas: Pestaña SII: donde se ve si el documento ha sido enviado al SII y en caso de ser así, si fue Aceptado, Rechazado o Aceptado con Reparo. Es de destacar en esta ventana los estados del envió que ofrece el servicio de SII y el estado de Aprobación, los cuales conjugados dan lugar al ESTADO que aparece arriba. El identificador de envío, es otro elemento que permite hacer una consulta directamente en el sitio Web de SII sobre ese envío. 16

17 El botón Revalidar en SII, permite re chequear una vez más el estado del DTE en caso de duda, o producto de que el estado se haya quedado en blanco al existir una falla en el sistema en el momento de obtener el estado posterior al envío automático. Pestaña Doc.: Muestra toda la información clave, referente al DTE en particular (ver imagen a continuación). En esta ventana el usuario puede, si lo desea, no enviar el del PDF y XML al cliente, seleccionando NO en la opción que dice Enviar . Además puede cancelar en envío de avisos al cliente en relación a las Respuesta de envío para ese DTE en particular. Pestaña Cliente: Muestra información relacionada al cliente al cual se le esta enviado el DTE. Pestaña Cesión: Si el DTE seleccionado fue entregado en Cesión, entonces aquí aparecen los datos claves de la operación. Pestaña Libros: Nos muestra en cuales libros de ventas ha sido registrado este DTE y que tipo de operación (en caso de libro de ajuste se puede agregar o eliminar un DTE). Ver imagen de ejemplo a continuación (Columna versión 0 es original del mes, 1,2 Ajustes). 17

18 Imprimir: se descompone en dos opciones; imprimir con CEDIBLE y sin CEDIBLE, permitiendo además seleccionar la impresora a la cual desea imprimir, cantidad de copias, etc. Filtrar: la información listada en la ventana del Visual DTE corresponde a todos los DTE emitidos por el sistema, en caso de querer visualizar solamente aquellos que cumplan determinada condición 4, entonces hacemos uso de esta opción que como vera en la imagen a continuación: 4 Una vez que se aplica el filtro, podemos saber las condiciones del mismo poniendo el cursor del mouse sobre el icono que dice Filtrar en el Visual DTE y dejarlo sin mover un segundo. 18

19 permite seleccionar varios criterios, siendo estos del tipo AND (donde se tienen que cumplir todas las condiciones que seleccione para que el resultado que se muestre cumpla dichas reglas). Ejemplo: Si tenemos 3 DTE en nuestra base de datos cuyos datos digan: Tipo DTE Folio Estado SII RE RA Cliente factura 400 Aprobado Pendiente Pendiente Cliente A NC 200 Aprobado Recibido OK Recibido BAD Cliente B factura 402 Aprobado Recibido OK Recibido OK Cliente C Y se hace una consulta por Tipo DTE = factura y RE = Recibido OK y RA= Pendiente se obtendrá como resultado ningún registro, pues ningún cumple TODAS las condiciones especificadas. Ahora si se hace una consulta por tipo DTE = factura y RE= Pendiente y RA = Pendiente se obtendrá como resultado el primer registro de la tabla. Los registros resultantes del filtrado son contados, mostrando la cantidad en la parte inferior de la ventana del Visual DTE (ver elemento 2 señalado en la imagen). No filtrar: muestra todos los registros de de la Base de datos, desactivando cualquier condición puesta de filtrado con anterioridad. Reportes: Permite generar un listado de los DTE que se ven en la tabla del Visual DTE, permitiendo así obtener un reporte de aquellos DTE que filtramos por ejemplo. Dicho reporte puede ser convertido a formato PDF o Excel. Se puede enviar el DTE seleccionado por correo electrónico a quien desee, ya sea el XML o el PDF del mismo, así como también podrá usar el programa interno (Int) de correo que posee el sistema o el predeterminado que tenga en Windows (Ext). Al usar el correo interno, el mensaje que se genera queda almacenado en la bandeja de salida de correo y no es enviado hasta que el Servidor de correo integrado del sistema PROFACTURA haga el envío de los s pendientes. Exportar: extraer varios archivos del sistema vinculados al DTE seleccionado, entre las variantes están: TXT ERP: Es el archivo original que proviene del ERP que dio lugar a la creación del DTE. XML GESYS: Es el XML generado por el sistema y utilizado para la impresión. XML SII: El XML generado por el sistema y que se emplea para enviar al Cliente. 19

20 XML Cesión: Permite a través de una ventana donde se piden algunos datos, crear un XML de Cesión el cual deberá subir manualmente al sitio de SII. PDF DTE: El mismo formato que cuando se visualiza o Imprime, pero en este caso se pide donde guardar el archivo solamente. Refrescar: La información listada en el Visual DTE como proviene de la Base de datos, puede ser necesario actualizarla por si algún nuevo dato fue ingresado o cambiado en el sistema producto de algún proceso que este corriendo en ese mismo momento desde el propio PC u otro equipo en la empresa. Borrar: Solamente se puede borrar un DTE si este no esta enviado al SII. 20

21 Módulo Envío SII Su funcionalidad es simple; enviar todos los DTE que estén pendientes al SII, la ventana muestra la lista de DTE y la cantidad de los mismos. Si el Usuario desea hacer el envío en ese momento, deberá dar clic en el botón Enviar y el proceso comienza. Este proceso NO debe ser ejecutado por más de un computador en la empresa de forma simultánea. El usuario con que se hace el envío tiene que tener permiso en el SII para hacer envíos de DTE, de lo contrario el sistema le mostrara una ventana con dicho mensaje de error. 21

22 Módulo Libros Los libros de compra y venta que deben ser generados y enviados a SII de forma obligatoria mensualmente pueden ser procesados a través de este módulo, así como libros de tipo ajuste que se envían después de haber entregado al SII un libro que contenía algún error (por ejemplo, faltaban documentos por declarar). El libro que se envía cada mes, corresponde a la versión 0, y en caso de ser necesario enviar un ajuste, este sería la versión 1 de ese libro en particular. El primer paso para crear un libro de un mes, es preparar el archivo de entrada del sistema, el cual puede estar en formato texto delimitado por algún carácter o tabulador o ser de posiciones fijas. Ejemplo de parte de un archivo de posiciones fija: /02/ EMPRESA X /02/ EMPRESA Y /02/ EMPRESA Z /02/ EMPRESA W Por lo general los sistemas ERP exportan los libros mensuales que generan en alguno de estos formatos. En otros casos se captura la salida de impresión para conformar el archivo texto. 22

23 Importar: Cuando se encuentra listo los archivos para ser procesados se selecciona esta opción del módulo: En la ventana que muestra esta opción se selecciona el archivo a capturar y procesar, indicando el tipo de libro que es y si es de ajuste (corrección) así como se define también los porcientos de factor de proporcionalidad para IVA uso común o de ILA en caso de tener que reportar alguna en el libro de compra que se este importando en ese momento. Cuando el sistema importa el archivo hacia la base de datos, también hace ciertas validaciones y muestra los mensajes correspondientes los cuales también quedan registrados en un archivo texto en la carpeta LOG que este definida en el sistema. 5 Reportes: Una vez que se importa el libro, aparece en la ventana principal del sistema y puede usarse la opción de reportes para visualizar como esta registrado su contenido en el sistema. 5 Se crea un archivo por cada tipo de libro y periodo, ejemplo lv txt 23

24 El reporte se muestra en dos áreas, la parte de totales y el detalle, desde la cual puede también exportar dicha información a formato Excel o PDF a través de los botones que dicen formato impresión. Editar: cuando se requiere agregar o modificar algún dato correspondiente al libro seleccionado en la ventana principal del módulo, entonces tenemos dos opciones. Agregar datos Muestra la siguiente ventana, la cual le permite agregar nuevos documentos al libro. 24

25 Para el ejemplo que vemos, se están agregando para un libro de ventas, las boletas, para ello se pone el total de todas ($59500) y el sistema genera 83 documentos (ver la cantidad en el ejemplo) donde el primero tiene los montos definidos en la ventana y los 82 restantes están con montos cero (las boletas se declaran solamente los totales del periodo y cantidad de documentos). Los folio el sistema le asigna 2000 a la primera boleta (según ejemplo) y 2001, 2002, 2003 al resto de las demás boletas. En caso de declarar algún tipo de documento que no aparece en el archivo que importó y que debe ir en detalle del libro, es recomendable que ingrese uno por uno en esta ventana. Modificar Si lo que se desea es cambiar algún atributo de los documentos que conforman el libro, deberá hacerlo a través de la siguiente ventana: 25

26 Grabar los cambios realizados Es importante que al terminar de cambiar los valores, si desea pasar dichos cambios hacia la base de datos deberá dar clic al icono que se señala en la imagen anterior, de lo contrario si desea descartar los cambios simplemente cierre la ventana. Envío: Una vez revisado los libros importados a través de los reportes, si desea enviar el libro seleccionado en la ventana principal del módulo, deberá dar a la opción ENVIAR La ventana que le aparece le pregunta para confirmar si realmente va a realizar la operación, de ser así se muestra una ventana de aviso de espera, mientras el sistema hace el envío del libro seleccionado previamente al SII. Una vez que termina el proceso de envío, el sistema le notifica con una ventana y Ud. vera en la lista de la pantalla principal donde esta el libro correspondiente el estado. El estado LOK indica que el libro fue aceptado sin problemas por el SII, en otro caso mostrara un estado distinto donde en la columna Glosa Envío SII explica con mas detalle el problema. Exportar: Permite extraer de la Base de datos el archivo original que dio lugar al libro o el XML generado por el sistema (que es el mismo que se envía a SII). Borrar: en caso de que un libro no ha sido enviado a SII o este fue rechazado por algún error, puede borrarlo a través de esta opción (seleccionando previamente el mismo en la lista de la pantalla principal del módulo LIBROS). 26

27 Módulo Compras Todos los DTE recibidos de proveedores así como los envíos de los recibos correspondientes a dichos DTE pueden ser procesados a través de este módulo. Selector de DTE La interface visual de este módulo es muy similar a la del Visual DTE, con la diferencia que este ultimo esta orientado a los Clientes mientras este módulo va orientado a los Proveedores. Existen los mismos elementos; un puntero que indica el DTE seleccionado (Selector de DTE) para indicar el documento al cual le vamos a aplicar una operación, un indicador de cuando documento se están visualizando en la tabla (línea inferior de la ventana que dice: Registro listados), así como un grupo de botones para desarrollar operaciones sobre el DTE seleccionado. Cuando se entra a este módulo podría aparecer la siguiente ventana: 27

28 Que le permite verificar los nuevos DTE recibidos contra el SII para ver si los mismos fueron entregados y aceptados por este último. Entre las operaciones que se pueden realizar dentro del módulo están: Ver: Visualiza el DTE recibido usando una plantilla Web genérica para la visualización del XML recibido. En esa misma ventana se puede ver además el estado de los 3 Recibos asociados a ese DTE (RE, RA y RM), también le permite imprimir dicho documento si lo desea, a través del navegador Web predeterminado que tenga instalado. Estado: ventana donde se refleja un grupo de información vinculada con el documento seleccionado, descompuesto en varias pestañas: Pestaña DTE Muestra los montos totales y fechas del DTE. Pestaña Proveedor Muestra datos relacionados con el Proveedor, como RUT, Razón Social, etc. Pestaña Doc. Relacionados Visualiza el estado en SII, si esta rechazado o no, así como además el estado del Recibo de Envío (RE) si esta enviado al proveedor, la Respuesta de Aceptación (RA) y el Recibo de Mercancías o Servicios recibidos (RM). Estos tres documentos cuando son creados son puesto en la bandeja de salida del correo electrónico del sistema para luego ser enviados juntos a los demás correos cuando se haga el envío a través del servidor de correos integrado. Pestaña Libros Tabla que muestra en cuales libros esta registro ese DTE. Filtrar: Visualizar en la tabla o rejilla principal del módulo aquellos DTE que cumplan ciertos criterios. Al igual que en la forma de filtrado en el Visual DTE (ver módulo Visual DTE), los DTE que se obtenga como resultado serán solamente aquellos que cumplan TODAS las condiciones definidas en la ventana de filtrado. 28

29 Una vez aplicado el filtro se puede ver las condiciones por la cual se filtro poniendo el puntero del mouse sobre el botón de filtrar en la pantalla principal por un segundo. Reportes: Puede ser obtenido un listado de los documentos filtrados en formato PDF o Excel, ya sea con pocas columnas de información (sencillo) o mas detallado (Completo). Recibo de Envío (RE): Cuando se recibe un DTE de proveedores por vía del correo electrónico el sistema automáticamente crea el correspondiente Recibo de Envío y a través de esta opción podemos ver el contenido del mismo (ver imagen de ejemplo a continuación). Consecutivo de RE generado Respuesta general Respuesta para cada DTE del archivo recibido 29

30 Respuesta de Aceptación (RA): Este proceso nos permite revisar el DTE en pantalla y tomar la decisión de aceptar o rechazar el mismo según criterio del usuario y poner el motivo. 30

31 Recibo de Mercancías o Servicios recibidos (RM): Cuando se desee generar dicho recibo, se define en la ventana que aparece los datos indicados y el sistema genera el archivo XML correspondiente para ser luego enviado por la vía del hacia ese proveedor. Importar: En caso de recibir el DTE de un proveedor por alguna vía que no sea el correo electrónico integrado del sistema PROFACTURA puede integrarlo a la base de datos por esta vía seleccionando el archivo XML correspondiente donde se encuentre almacenado. Exportar: Puede extraer el XML recibido (DTE del Proveedor) de la base de datos para ser usado en otro sistema de interés, o su representación en formato Web - HTML (usando la plantilla genérica). Proveedores: Listado con los datos de los proveedores, donde puede editar las cuentas de correo electrónico asociadas a los mismo. Este listado se va llenando de forma automática cada vez que se recibe un DTE. Solamente en caso de que cambie la cuenta de correo del proveedor tendría sentido entrar a esta ventana para cambiar la misma (Recuerde que debe dar clic en el icono del diskette para grabar los cambios que haga en dicha ventana). 31

32 Módulo Clientes Utilidad para la administración de los datos de los clientes. Las opciones que tienen disponibles son las siguientes: Agregar: Permite incorporar los datos de un nuevo cliente. Esta opción es de uso muy poco frecuente, ya que el sistema va llenando el maestro de clientes de forma automática cada vez que procesa los DTE. Modificar: Permite llenar las cuentas de s asociadas a ese cliente así como definir que tipo de envío se desea realizar (PDF y/o XML) y si desea activar avisos ( s de notificación) a dicho cliente si no ha emitido el correspondiente Recibo de envío. 32

33 Los avisos funcionan de la siguiente manera (Ejemplo basado en imagen anterior): Se creo un DTE hoy a las 12 pm y se envió al cliente. Pasado 24 horas si no se ha recibido el RE, el sistema genera un de aviso (con un texto predeterminado tipo1) y lo pone en la carpeta de salida para ser enviado al cliente recordándole el envío del recibo. Pasado 2 horas de creado el primer aviso, si no se ha obtenido el RE aún el sistema genera otro de aviso del mismo tipo (tipo1) y así cada 2 horas hasta que hayan pasado 48 horas desde que se envió el DTE, posterior a esa intervalo de tiempo el sistema comienza a mandar avisos de tipo 2 (otro texto distinto) cada 4 horas, hasta transcurrido 72 horas desde el envío inicial del DTE y a partir de ese momento empieza a enviar otro tipo de aviso (tipo 3) cada 6 horas. Borrar: elimina el registro de ese cliente del maestro siempre que no exista ningún DTE relacionado con el mismo. Descargar: baja del servidor de Gestión y Sistemas un archivo que contiene los datos de todos los emisores y receptores de Factura electrónica (oficialmente reportados por el SII), el cual permite actualizar las cuentas de correo electrónico así como Razón Social de los mismo los cuales son comparados contra los que se poseen y actualizados a partir del archivo bajado. Esto le permite por ejemplo que cuando el sistema cree por primera vez un cliente en el maestro busque en la información que ya tiene bajada y automáticamente le ponga la cuenta de correo y Razón Social según esta declarado en el SII. Extras: Permite alimentar el sistema con un archivo delimitado por punto y coma (;) que contiene la siguiente información: RUT del Cliente Giro Comuna Con digito verificador. Puede Cadena de caracteres sin punto y Cadena de caracteres sin punto y llevar puntos y/o guión. coma dentro. coma dentro. Ejemplo de líneas valida dentro del archivo delimitado (CSV): K;Giro 1 ;Comuna x ;Giro 2; ;;Comuna W ;Giro 4 ; Comuna Z Este archivo se emplea para aquellas empresas que su sistema ERP no genera el Giro y/o Comuna en el archivo TXT de entrada, y como dichos campos son obligatorios para el DTE son entonces tomados desde la base de datos la cual fue alimentada previamente por este archivo. 33

34 Módulo Estación El sistema PROFACTURA cuenta con un programa cliente de correo integrado, por lo que no se necesita emplear el que tenga instalado en Windows (Outlook Express, etc.). La ventaja principal de este sistema es que le permite compartir entre todos los usuarios del sistema PROFACTUA los mensajes de entrada y salida de la cuenta de correo definida en impuestos para los procesos de facturación electrónica, además de poder ver los archivos adjuntos de una manera mas inteligente al ser procesados y visualizados con plantillas especiales que hacen que el usuario vea por ejemplo una factura de un proveedor en un formato tipo pagina Web cuando en realidad lo que contiene es un archivo XML solamente (Ver Vista Global del Sistema para más detalle sobre plantillas y XML). La interface que presenta es muy similar a la de cualquier otro cliente de correo, mostrando a la izquierda de la pantalla las bandeja de Entrada (pendientes de leer) y Salida (pendientes de enviar), también vemos la bandeja de Enviados y la de Almacenados (correos recibidos ya leídos). A la derecha se encuentran la lista de correos correspondientes a la bandeja seleccionada, donde el sistema identifica cada tipo de mensaje según su contenido de la siguiente forma: 34

35 Tipo PDF XML RE RA RM MSG SII DTE REC RAC RMC AEC Descripción Representa un DTE en formato PDF para ser enviado al Cliente Representa un DTE en formato XML para ser enviado al Cliente Recibo de Envío para enviar al Proveedor (obligatorio) Respuesta de Aceptación para enviar al Proveedor Recibo de Mercancías o Servicios para enviar al Proveedor Un mensaje común (ejemplo algún PDF o TXT) Un mensaje recibido del SII Representa un DTE recibido del Proveedor en formato XML Recibo de Envío del Cliente (obligatorio si el Cliente es emisor electrónico también) Respuesta de Aceptación del Cliente Recibo de Mercancías o Servicios del Cliente Archivo Electrónico de Cesión Recibido Diagrama que muestra el flujo de los tipos de mensajes: SII SII XML, PDF REC, RAC, RMC DTE, MSG RE, RA, RM Cliente Avisos para que mande el REC Usuario PROFACTURA Proveedor AEC Cedente 35

36 Módulo Servidor de Correos Este módulo es el encargado del envío de los s que están en la bandeja de salida (mas los avisos si hay para enviar) así como también se encarga de descarga de Internet hacia la base de datos los correos nuevos que existan para la cuenta que emplea la empresa en relación a la facturación electrónica. Durante el proceso de bajar correos el sistema genera de forma inteligente los Recibos de Envíos que correspondan. Este proceso NO debe ser ejecutado por más de un computador en la empresa de forma simultánea. 36

37 Módulo Configuración La configuración del sistema esta centralizada mediante el almacenamiento de todos los parámetros que la conforman dentro de la base de datos del sistema. A partir de este módulo se pueden definir y dar mantención a varios elementos: Usuarios del sistema (incluye mantención de Certificados Digitales) Estaciones de trabajo Roles de usuario Patrones para reconocer el contenido del archivo TXT de entrada (DTE y Libros) Parámetros generales CAF Todos los puntos mencionados anteriormente son explicados con más detalle en el Manual Técnico del sistema. Solamente veremos en este manual el último. Los CAF son bajados del servidor de SII por el usuario autorizado para ello de la siguiente forma: 1. Entra al sitio 2. Entrar en la opción: Solicitud de Timbraje Electrónico 3. Seleccionar el tipo de documento a solicitar CAF, la cantidad y de que folio comenzar. 4. Guardar en cualquier carpeta que desee el archivo descargado. Esto lo puede realizar en cualquier momento, es decir no tiene que esperar a que se le agoten totalmente un CAF determinado. Para que el sistema PROFACTURA pueda hacer uso de un CAF hay que primero agregarlo al sistema, para ello se entra en la opción Agregar (Ver imagen siguiente). Donde el sistema mostrará una ventana desde la cual puede seleccionar el archivo CAF que ya había descargado con anterioridad del SII para ser importado en el sistema y asignarlo a una estación de trabajo (PC) en particular (ver imagen siguiente de ejemplo): 37

38 Si en algún momento se desea conocer los CAF activos que esta usando una estación de trabajo en particular entonces hacemos uso de la opción VER ACTIVOS del menú del módulo Configurar. Se selecciona entonces en la ventana que aparece la estación a consultar y luego se da clic al botón que dice Analizar el cual mostrará los valores de la forma que aparece en la imagen anterior. La nomenclatura usada es: FA Factura, FE Factura exenta, NC Nota de Crédito, ND Nota de Débito, FX Factura de Exportación, DX Nota de Débito de Exportación, CX- Nota de Crédito de Exportación. 38

39 Por último la opción Cambiar Activos nos permite seleccionar dentro del grupo de CAF que tenemos importados y almacenados en el sistema cual de ellos deseamos usar para una estación de trabajo determinada. 39

40 Módulo Ayuda Este módulo va a permitir la comunicación con el Soporte Técnico del Sistema, además permite ejecutar algunos procesos especiales de mantención de la base de datos. El sistema esta preparado para generar un caso de soporte técnico cuando el módulo CapERP o el de los libros presentan algún tipo de error interno de programación, el cual el sistema genera toda la información necesaria para ser envía en relación al código donde ocurrió la falla. Estos tipos de casos los vera con un tipo que empieza con Error interno de Si el usuario desea reportar algo deberá hacer uso de la opción CREAR la cual le mostrará la siguiente ventana: 40

41 Los casos a reportar por el usuario pueden ser de 4 tipos: 1. Consulta sobre el sistema: empleado para hacer preguntas en cuanto a como poder hacer algún tipo de acción en el sistema. 2. Reportar problema: relacionada con algún error que le da el sistema o que le imposibilita procesar algo. 3. Solicitar cambios en la configuración: cuando se desea adaptar el sistema de patrones u otro parámetro del sistema. 4. Sugerencias para mejorar el producto: alguna funcionalidad que desearía se le agregue al sistema o se modifique. El resto de la información a completar es al estilo de un correo, donde se pone un titulo o asunto, explica en la zona de detalle y adjunta archivos si lo desea. Una vez que se da Reportar en esta ventana, el sistema almacena en la base de datos el caso y no lo envía a soporte técnico hasta que no se corra el proceso que hace los envíos y recibos de los casos. Los casos pueden estar en 3 estados: 1. Pendiente: enviado o no. 2. En proceso: enviado y un técnico esta atendiendo el mismo. 3. Cerrado: enviado y retornado con una respuesta. Cuando se obtiene la respuesta de un caso cerrado puede ver que se le indica que restaure el nuevo patrón arreglado, para ello tendrá que hacer clic en el botón que aparece debajo (ver imagen). 41

42 Procesos especiales - tenemos los siguientes: Desbloquear proceso: se emplea cuando se quiere por ejemplo restaurar los patrones que se retornan en un caso de soporte técnico y el sistema indica que hay usuarios usando el sistema cuando realmente no lo están. En ese caso se muestra la siguiente ventana donde pude eliminar el registro (fila) que corresponde a un proceso que realmente ya no esta corriendo. Mantención de la base de datos: es un proceso que verifica los estados de los DTE que han sido enviados al SII y cuyo estado quedo por alguna razón en blanco o con un estado intermedio de SII y se desea re consultar por los mismos. 6 6 Este proceso puede tomar varios minutos en completarse. 42

43 Programa AGENTE El segundo programa que conforma el sistema PROFACTURA es para un uso principalmente en un servidor. Permite desarrollar muchas de las tareas que se encuentra en el propio programa principal pero de una forma independiente y automática. Una tarea dentro del Agente, no es mas que un programa especifico que se puede incluir en la lista de tareas (ver imagen anterior) junto con las especificaciones de cuando se desea ejecutar el mismo de forma automática (cada un intervalo de tiempo X). Para que el programa agente comience ha realizar sus tareas programadas se debe dar clic en el botón Activar (ver imagen) y luego dar clic al botón Minimizar (ver imagen), y dejar el mismo corriendo en el PC donde se deseó dejar corriendo (recomendable un servidor). En caso de querer ejecutar una tarea en particular al instante y no tener que esperar el tiempo programado que tiene para su ejecución entonces selecciona primero la tarea de la lista que aparece en la ventana del Agente y luego da clic en el botón Ejecutar. Las tareas que se recomienda pueden agregar al agente son: Servidor de Correos Actualizador del Programa Envío y Recepción de Casos de Soporte Técnico Envío de DTE al SII Para mas detalle de cómo configurar el programa Agente vea el Manual Técnico del sistema. 43

44 Soluciones a problemas frecuentes 1. No conoce la clave para entrar al sistema de un usuario nuevo. La clave inicial que el sistema le asigna a un usuario que se crea nuevo es: profactura 2. Se le quedan mensajes en la bandeja de salida del correo y no salen cuando se le da enviar al Servidor de Correos. Debe definir la cuenta de correo del Cliente en el módulo Clientes o poner en SI enviar en la ventana de Estado en el Visual DTE a ese documento que corresponde el Aparece una ventana que le indica que no existe Certificado Digital para el usuario activo. El certificado esta asociado a un usuario y a un PC en particular, por lo que si el usuario cambia de PC o de sesión de Terminal Server deberá cambiar la asociación del usuario certificado en el módulo Configuración. 4. El módulo de los libros no acepto el libro cuando se quería importar reportando varios mensajes de error. Donde se puede ver de nuevo esos errores? Los avisos y/o errores que se reportan al tratar de importar un libro quedan registrados en un archivo en la carpeta de LOG definida para el sistema. 5. Recibió la respuesta de un caso de soporte técnico pero cuando da al botón de Cambiar patrones, el sistema le indica que hay usuarios usando el sistema. Tienen que salir del sistema todos los demás usuarios, incluso si Ud. tiene abierto otro módulo que no sea el de soporte técnico deberá cerrarlo también antes de dar a este opción. En caso de que aun siga indicando que determinado usuario esta usando el sistema y se verifique no es cierto, entonces tendrá que desbloquear el proceso a través del menú opciones del módulo de Ayuda (ver mas detalle en Módulo de Ayuda desbloquear proceso). 6. Tiene DTE enviados al SII que al ver su estado en el VisualDTE salen como solamente ENVIADOS sin saber si estan aceptados o no. Puede dar al boton que aparece en la propia ventana de Estado que dice Revalidar SII o ir al módulo de Ayuda, del menú Control, la opción Mantención de la DB para que revalide todos los casos similares que puedan existir en la base de datos. 44