DISEÑO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN

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1 DISEÑO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN El sistema de información permite el ingreso de datos, instrucciones, archivos, bases de datos, etc., que se procesan por medio de una red de computadores con un software pertinente a las necesidades de la organización, para generar consultas, actualizaciones, transacciones, informes y reportes adecuados, oportunos, veraces y completos que ayudan en la toma de decisiones a cada uno de los usuarios de los niveles de la empresa. Para el diseño del sistema de información de la empresa, se deben tener en cuenta los requerimientos de la organización y el análisis que se realizó con respecto a la gestión logística, la cual se obtuvo de la aplicación de los instrumentos para la recolección de datos e información y que fueron utilizados con cada uno de los usuarios internos y externos con el fin de conocer en detalle la problemática del sistema logístico. A partir de lo anterior, se debe ampliar el análisis y aplicar el enfoque sistémico que consiste en determinar cuál es el objetivo del sistema, cuáles son los subsistemas, cuáles son las funciones de cada subsistema, cuáles son las entradas y salidas del sistema, cuáles son los componentes de cada subsistema, cuáles son los recursos que necesita, cuáles son los procesos, cuál es la sinergia (características nuevas que surgen de la interrelación de cada subsistema y son propias del todo), cuál es la entropía (nivel de desorden del sistema), cuál es la homeostasis (equilibrio del sistema), cuál es el sistema de control, cuál es la administración, cuál es la frontera del sistema y cuál es el entorno del sistema. En la etapa del diseño del sistema de información logístico, se recomienda revisar los ejemplos presentados en los libros que se citan en las referencias bibliográficas al final de este documento. Con esta información, junto con el análisis de sistemas resumido en el párrafo anterior, el plan maestro, el plan estratégico, un estudio de costos, un estudio de factibilidad, un estudio costo/beneficio, es decir, con un anteproyecto que debe ser aprobado por las directivas de la organización, se empieza a realizar la propuesta del nuevo modelo del sistema de información logístico.

2 No olviden! La planeación estratégica de la empresa requiere del uso de técnicas de la información. Las nuevas tecnologías aportan grandes beneficios para la planeación empresarial, de manera que se hace necesario conocer los sistemas que contribuyen a la proyección de la organización a nivel nacional e internacional. Es importante recordar los niveles de funcionalidad de la información en que se desarrolla la integralidad, (Bowersox, 2007): 1) Los sistemas de transacciones (órdenes de pedido, asignación de inventario, órdenes de embarque, determinación de precios y facturación) 2) El control administrativo (mediciones del servicio al cliente, de la producción y de la calidad) 3) El análisis de decisiones (itinerarios y asignación de vehículos, control del inventario, ubicación e integración red/planta) 4) La planeación estratégica (alianzas estratégicas, desarrollo y refinamiento de las capacidades y las oportunidades, análisis del servicio enfocado al cliente/ganancias). EL SISTEMA DE INFORMACIÓN DE LA CADENA DE SUMINISTRO En el tercer nivel de un SCIS (Sistema de Información de la Cadena de Suministros), el análisis de decisiones se concentra en los recursos de software que ayudan a los administradores a identificar, evaluar y comparar las alternativas estratégicas y tácticas para mejorar la eficacia. Algunos análisis normales incluyen el diseño de la cadena de suministros, la administración del inventario, la asignación de recursos, los itinerarios y la rentabilidad de los segmentos. Lo ideal es que el análisis de decisiones del SCIS incluya el mantenimiento, el modelado, el análisis y la preparación de informes de la base de datos. En este nivel, se administran las relaciones con el cliente al determinar las ventajas y desventajas asociadas con tener clientes satisfechos. De acuerdo con Rosmelis Machado y Luis Marcano (2008), el SCIS es una herramienta que permite la toma de decisiones en la planeación logística. Según los autores, los componentes del sistema son (pág. 13): 1. La planeación estratégica de los recursos empresariales (ERP) o sistemas heredados 2. Los sistemas de comunicación 3. Los sistemas de ejecución 4. Los sistemas de planeación

3 En la figura1, se muestran los componentes de este sistema de información y sus interfaces. Proveedores de material directo ERP o Sistemas heredados Los ERP o Enterprise Resource Planning (Planificación de Recursos Empresariales) son sistemas de información que permiten manejar la información referente a las operaciones de producción y distribución de bienes o servicios de una empresa. A través de esta herramienta es posible supervisar el desempeño de los componentes de la organización. Los sistemas ERP facilitan las operaciones y generan informes para estipular actividades que buscan el cumplimiento de los pedidos y el abastecimiento. Además, admiten bases de datos de la empresa y permiten establecer transacciones que facilitan la planeación, como la recepción y administración de pedidos, la asignación del inventario y el embarque (Machado y Marcano, pág. 14). Sistema de ejecución Sistema de administración de transporte (TMS) Sistema de administración de almacen (WMS) Sistema de administración de patio (YMS) Aplicaciones de Planeacion de la cadena de suministro Columna vertebral del sistema ERP tradicional Reconocimientode datos, aplicaciones de admon. de conocimien tos Aplicaciones de integracion empresarial Aplicaciones de administracion de relaciones con el cliente Clientes, revendedores Aplicaciones de comunicación Integrantes de la cadena de suministro La SCP o Supply Chain Planning (Planeación de la Cadena de Suministro) y el CRM o Customer Relationship Management (Administración de relaciones con el cliente) hacen parte de los sistemas ERP. La SCP desarrolla predicciones y determina los requerimientos de producción y de movimientos. El CRM permite compartir la información entre los clientes, la fuerza de venta y la administración de operaciones (pág. 14). Sistemas de comunicación Los sistemas de comunicación facilitan el flujo de la información a través de la cadena de suministro (Machado y Marcano, pág. 15). La figura 1 ilustra los componentes principales de comunicación requeridos para las operaciones de la cadena de suministro. Las diferentes áreas de la empresa deben estar interconectadas, de manera que cada una conozca, en tiempo real, las operaciones llevadas a cabo por las otras.

4 En conclusión Se hace necesaria la adquisición e implementación de sistemas de información, para la articulación de todas las áreas de la empresa. El manejo adecuado de los sistemas de información permite el acoplamiento de los departamentos, con lo cual se facilita el posicionamiento de las organizaciones a nivel nacional e internacional, por medio de la planificación de labores, operaciones y tácticas de gestión empresarial. Sistemas de ejecución Los sistemas de administración del transporte (Transportation Management System, TMS), de administración del almacén (warehouse Management System, WMS) y de administración de patio (Yard Management System, YMS) son algunos de los sistemas de ejecución que están instalados o integrados en el sistema ERP para facilitar el intercambio de datos. Además de facilitar las funciones normales de administración del almacén, como recepción, almacenamiento, embarque y automatización del almacén, el WMS tradicional incluye la preparación de informes administrativos, el apoyo para servicios de valor agregado y la capacidad de apoyo de decisiones. El TMS incluye los itinerarios, la acumulación de la carga, la consolidación y la administración. El YMS registra el inventario en los vehículos guardados en los patios de la planta (Machado y Marcano, pág. 15). Sistemas de Planeación Además de los sistemas ERP, se encuentran los sistemas de planeación y programación avanzadas (Advanced Planning and Scheduling, APS), los cuales están diseñados para ayudar a evaluar las alternativas y determinar sugerencias en la toma de decisiones de la cadena de suministro (Machado y Marcano, pág. 16). Existen sistemas sofisticados de planeación de la cadena que permite evaluar alternativas complejas bajo estrechas restricciones en el tiempo de decisión. Los autores afirman que mediante datos históricos y actuales, el software APS identifica y evalúa automáticamente los cursos de acción alternos y recomienda una solución dentro de las restricciones impuestas. Entre las restricciones normales están las limitaciones en la producción, la planta, el transporte, el inventario o las materias primas (pág. 16). Los sistemas de planeación se clasifican así: Sistemas de planeación estratégicos: Se concentran a nivel del diseño de la red logística. Sistemas de planeación táctica: Determinan actividades operacionales como gestión de inventarios, organización de equipos, etc.

5 Referencia Machado G., Rosmelis y Marcano M., Luis. (2008, junio). Las TIC S en las cadenas de suministro. Recuperado el 29 de mayo de 2012, de Figuras Figura 1. Machado, Rosmelis y Marcano, Luis. (2008, junio). Módulos del sistema de información integrado de la cadena de suministro [diagrama]. Recuperado el 29 de mayo de 2012, de es.scribd.com/doc/ /tic-en-las-cadenas-de-suministro Figura 2. Esquema básico de ERP [imagen]. Recuperado el 18 de junio de 2012, de gestionconsult.es/blog/erp-para-mediana-empresa/

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