Acciones Correctivas y Preventivas. Universidad Autónoma del Estado de México

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1 Acciones Correctivas y Preventivas Universidad Autónoma del Estado de México

2 Mejora Continua La mejora continua del desempeño global de la organización debería ser un objetivo permanente de ésta.

3 Mejora Continua Mejorar continuamente la eficacia del SGC mediante el uso de: Política y Objetivos de Calidad. Resultados de Auditoría. Análisis de datos. Acciones correctivas y preventivas. Revisión por la dirección.

4 Enfoque Basado en Hechos para la Toma de Decisiones Las decisiones eficaces se basan en el análisis de los datos y la información.

5 Ciclo de Mejora Continua Actuar Planificar Verificar Hacer

6 Medición, Análisis y Mejora 8.5 Mejora 8.1 Generalidades 5.0 Responsabilidad de la Dirección Actuar Planificar 6.0 Gestión de Recursos Verificar Hacer 7.0 Realización del Producto 8.4 Análisis de Datos 8.2 Seguimiento y Medición 8.3 Control del Producto N. C.

7 Análisis de Datos Determinar, recopilar y analizar los datos apropiadamente para demostrar idoneidad y eficacia del SGC, y evaluar oportunidades de mejora continua. El análisis debe proporcionar información sobre: Satisfacción del cliente. Conformidad con los requisitos del producto. Características y tendencias de los procesos y productos, incluyendo las oportunidades para acciones preventivas.

8 Generalidades Planificar e implementar los procesos de seguimiento, medición, análisis y mejora necesarios para: Demostrar la conformidad del producto. Asegurar la conformidad del SGC. Mejorar continuamente la eficacia del SGC. Determinar métodos aplicables, incluyendo las técnicas estadísticas y su alcance.

9 Satisfacción del Cliente Como una medida del desempeño del SGC, se debe realizar el seguimiento de la información relativa a la percepción del cliente con respecto al cumplimiento de sus requisitos. Determinar los métodos para obtener y utilizar esta información.

10 Satisfacción del Cliente Encuestas y cuestionarios. Mercancías rechazadas o reembolsos. Quejas y/o felicitaciones. Retroalimentación directa con el cliente. Tiempos de resolución. Premios.

11 Auditoría Interna Realizar a intervalos planificados auditorías internas para determinar si el SGC: Es conforme a lo planificado en 7.1, con la norma y con los requisitos del SGC establecido por la Organización. Se ha implementado y se mantiene de manera eficaz. Se debe planificar un programa de auditoría. Se requiere un procedimiento documentado.

12 Seguimiento y Medición de los Proceso. Aplicar métodos apropiados para el seguimiento, y cuando sea aplicable la medición de los procesos. Estos métodos deben demostrar la capacidad de los procesos para alcanzar resultados planificados. Si no se alcanzan los resultados planificados realizar correcciones y acciones correctivas.

13 Seguimiento y Medición del Producto Medir y hacer seguimiento de las características del producto para verificar que cumple con los requisitos. Esto debe hacerse en etapas apropiadas del proceso de acuerdo a disposiciones planificadas. Mantener evidencia de la conformidad con los criterios de aceptación. No liberar el producto hasta completar satisfactoriamente las disposiciones planificadas.

14 No Conformidad Real Potencial Producto Proceso SGC

15 Control del Producto No Conforme Asegurar que el producto no conforme se identifica y controla para prevenir su uso o entrega no intencional. Contar con un procedimiento documentado.

16 Control del Producto No Conforme Tratar el producto mediante una o más de las siguientes maneras: Tomar acciones para eliminar la no conformidad. Autorizando su uso, liberación o aceptación bajo concesión. Tomando acciones para impedir su uso o aplicación originalmente previsto.

17 Control del Producto No Conforme Cuando se detecta un producto no conforme después de la entrega o cuando ha comenzado su uso, se deben tomar acciones apropiadas respecto a los efectos o efectos potenciales.

18 No conformidad Corrección Desechar Permiso de desviación Liberación Concesión Reproceso Reclasificación Reparación

19 Ejercicio Definir producto no conforme.

20 Identificación de Producto no conforme Situación1 En la Dirección de Recursos Materiales se adquirieron 500 computadoras, sin considerar los criterios establecidos en la requisición, los responsables de compras argumentan que se trata de un caso especial. Identificar: Naturaleza, Hecho, Evidencia

21 Identificación de Producto no conforme Situación 2 Se solicito la reparación de la instalación eléctrica en las oficinas del Director con el objetivo de eliminar las variaciones de voltaje, se realizaron trabajos por parte de mantenimiento pero el problema no ha sido resuelto y mantenimiento ya dio por atendida la solicitud de trabajo. Identificar: Naturaleza, Hecho, Evidencia

22 Identificación de Producto no conforme Situación 3 Al proveedor (subcontratista) que realizo la modificación de las oficinas del espacio académico se le entrega un cheque no autorizado por la autoridad correspondiente de acuerdo a lo establecido en las políticas del egresos de la Secretaría Administrativa. Identificar: Naturaleza, Hecho, Evidencia

23 Acción Correctiva Procedimiento documentado que contenga: Revisar las no conformidades. (incluyendo las quejas del cliente) Determinar las causas. Evaluar la necesidad de adoptar acciones para asegurar que no vuelva a ocurrir. Determinar e implementar las acciones necesarias. Registrar los resultados de las acciones tomadas. Revisar las acciones correctivas tomadas.

24 Acción Correctiva Quejas del cliente. Auditorías. Problemas con proveedores. Reclamos o garantías. Seguimiento y medición de los procesos. Seguimiento y medición del producto.

25 Ejercicio Definir no conformidad real.

26 Identificación de No Conformidad Real Situación 1 Al solicitar el pago de una factura por los servicios de mantenimiento de la empresa PULCRO S. A. Que proporciona el servicio de limpieza en las oficinas de la UAEM esta ha sido entregada sin el reporte como lo establece el procedimiento, el responsable del área de pagos al darse cuenta de que la documentación esta incompleta ha detenido el proceso pero no ha informado al proveedor ni ha tramitado el pago correspondiente. Identificar: Naturaleza, Hecho, Evidencia

27 Identificación de No Conformidad Real Situación 2 Al realizar la revisión por la dirección se presenta un programa de capacitación, el cual hasta la fecha no ha sido ejecutado en su totalidad presentando incluso eventos programados y no realizados, argumentando el responsable que estos no se han realizado por falta de recursos financieros. Sin embargo no se han tomado acciones para cubrir estas necesidades de capacitación. Identificar: Naturaleza, Hecho, Evidencia

28 Identificación de No Conformidad Real Situación 3 Durante una auditoria interna en el espacio académico, el responsable de planeación no ubica en el manual de la calidad en donde se localizan las exclusiones consideradas en el sistema de gestión de calidad de la UAEM, y menciona que una de las exclusiones es lo relacionado con la gestión de las competencias del personal ya que estas actividades las realiza el Subdirector Administrativo. Identificar: Naturaleza, Hecho, Evidencia

29 Esto es lo que generalmente vemos. Pero en muchos casos la realidad es otra, y debemos estar atentos a esto.

30 Acciones Correctivas Cuando se debe tomar acciones correctivas? 1. Cuando se presenten inconsistencia en la operación y/o aplicación de los procesos del SGC. 2. Cuando el incumplimiento con las características del servicio o producto son recurrentes 3. Cuando haya un incumplimiento con lo planificado (Planes de calidad, programas, objetivos, etc.) La acción correctiva se inicia cuando se detecta un incumplimiento a lo antes mencionado.

31 Cómo elaborar una Acción Correctiva? Identificar el problema: 1. Redactar la no conformidad de manera adecuada, los elementos que debe de contener son: Identificar las causas que lo ocasionan Elaborar un plan de acción para eliminar la causa raíz del problema. Asignar responsabilidades Implementar el plan de acción Evaluar la eficacia de las acciones tomadas

32 Cómo elaborar una Acción Correctiva? 1. Redactar la no conformidad de manera adecuada; los elementos que debe de contener son: Naturaleza: Descripción del requisito que se incumple Hecho: Descripción de lo que se incumple Evidencia: Elemento que demuestra el incumplimiento

33 Cómo elaborar una Acción Correctiva? Identificar las causas que ocasionan la no conformidad (causa raíz). Metodologías para la identificación de causas: Lluvia de ideas. 5 porque s. Diagrama Causa y Efecto.

34 Lluvia de Ideas Que es? Es una herramienta de trabajo grupal que facilita el surgimiento de nuevas ideas sobre un tema o problema determinado. La lluvias de ideas (Brainstorming), es una técnica de grupo para generar ideas originales en un ambiente relajado. Cuándo se utiliza? Se deberá utilizar la lluvia de ideas se utiliza cuando exista la necesidad de: Liberar la creatividad de los equipos Generar un numero extensos de ideas Involucrar oportunidades para mejorar

35 Lluvia de Ideas Cómo se utiliza? Se define el tema o el problema. Se nombra a un conductor del ejercicio. Antes de comenzar la tormenta de ideas, explicara las reglas. Se emiten ideas libremente sin extraer conclusiones en esta etapa. Se listan las ideas. No se deben repetir. No se critican. El ejercicio termina cuando ya no existen nuevas ideas. Se analizan, evalúan y organizan las mismas, para valorar su utilidad en función del objetivo que pretendía lograr con el empleo de esta técnica.

36 5 Porque s Qué es? Es una técnica sistemática de preguntas utilizadas en una fase de análisis de problemas para buscar posibles causas principales. La técnica requiere que el equipo pregunte: Por qué? Al menos 5 veces Cuando se utiliza? Cuando se requiere llegar a la causa raíz de un problema.

37 5 Porque s Cómo se utiliza? Realizar lluvia de ideas. Una vez que las causas probables hayan sido identificadas, empezar a identificar Por que así? O Por quéesta pasando esto? Continuar preguntando Por qué? al menos 5 veces. Esto reta al equipo a buscar el fondo del problema y no conformarse con causas ya probadas o ciertas! Habrá ocasiones en donde se podrá ir a más de 5 Por qué s. Durante este tiempo NO se debe empezar a decir quien.

38 Diagrama de Causa y Efecto Que es? Es una técnica de análisis de causa y efectos para la solución de problemas, relaciona un efecto con las posibles causas que lo provocan. Cuando se utiliza? Cuando se necesite encontrar las causas raíz de un problema. Simplifica el análisis y mejora la solución de cada problema; ayuda a visualizarlos mejor y hacerlos más entendibles, toda vez que agrupa el problema o situación a analizar y las causas y subcausas que contribuyen a este problema o situación.

39 Diagrama de Causa y Efecto Cómo se utiliza? Definir el efecto o problema. Trazar una flecha y escribir el efecto del lado derecho. Identificar las causas principales a través de flechas secundarias que terminan en la flecha principal. Identificar las causas secundarias a través de flechas que terminan en las flechas secundarias, así como las causas terciarias que afectan a las secundarias.

40 Diagrama de Causa y Efecto Asignar la importancia de cada factor. Definir los principales conjuntos de probables causas: materiales, maquinaria (equipos), métodos de trabajo, mano de obra, medio ambiente (5 M`s) Marcar los factores importantes que tienen incidencia significativa sobre el problema. Registrar cualquier información que pueda ser de utilidad.

41 Diagrama de Causa y Efecto CAUSA MAYOR CAUSA MAYOR Causa menor Causa menor Subcausa EFECTO Subcausa Causa menor CAUSA MAYOR CAUSA MAYOR

42 Cómo elaborar una Acción Correctiva? 3. Elaborar un plan de acción para eliminar la causa raíz del problema. Describir las actividades que se realizarán Establecer fecha de inicio y de término Asignar los recursos (económicos, materiales,etc)

43 Cómo elaborar una Acción Correctiva? 4. Asignar responsabilidades Asignar un responsable con la autoridad necesaria para coordinar y darle seguimiento al plan. Asignar a los responsables del cumplimiento de cada una de las actividades del plan.

44 Cómo elaborar una Acción Correctiva? 5. Implementar el Plan de Acción. El responsable del seguimiento debe asegurar que las actividades del plan se llevan a cabo. En caso de que las actividades descritas en el plan no estén dando el resultado esperado, este se debe modificar. El plan se debe cumplir respetando las fechas y

45 Cómo elaborar una Acción Correctiva? 6. Evaluar la eficacia de las acciones tomadas. Para saber si la acción ha sido eficaz, se debe revisar si verdaderamente se eliminó la causa. De lo contrario la acción tomada no fue eficaz.

46 Acción Preventiva Procedimiento documentado que contenga: Determinar las no conformidades potenciales y sus causas. Evaluar la necesidad de de actuar para prevenir la ocurrencia de no conformidades. Determinar e implementar las acciones necesarias. Registrar los resultados de las acciones tomadas. Revisar las acciones preventivas tomadas.

47 Acción Preventiva Resultado del control estadístico de procesos. Límites de servicios. Supervisión de la capacidad de servicios informáticos. Aumento de longitud de colas. Porcentaje de retrasos y ausencia de personal. Tendencias de procesos.

48 Acciones Preventivas Cuando se debe tomar acciones preventivas? 1. Cuando detectamos una posible falla en la operación del servicio. 2. Cuando sabemos que la operación puede presentar fallas o errores. La acción preventiva se toma cuando hay la posibilidad que se presente un problema en el servicio, en el proceso o en el sistema (problema potencial). No ha ocurrido pero puede ocurrir y el no prevenirlo puede generar costos a la organización (Pérdida de dinero, de clientes, tiempo, recursos materiales o humanos)

49 Acciones Preventiva Cómo elaborar una acción preventiva? 1. Identificar el problema potencial (Qué puede Fallar) 2. Redactar la no conformidad potencial de manera adecuada. 3. Identificar las causas que lo ocasionan. 4. Elaborar un plan de acción para eliminar la causa raíz del problema. 5. Asignar responsabilidades. 6. Implementar el plan de acción. 7. Evaluar la eficacia de las acciones tomadas.

50 Acciones Preventiva Fuentes de información para identificar acciones preventivas. Procesos y operaciones de trabajo que puedan afectar la calidad del servicio prestado. Resultados de análisis retrospectivos de acciones fuera de control. Resultados de auditorias internas y externas de calidad. Registros de calidad. Informe de servicio. Análisis de fortalezas y debilidades. Revisión de las necesidades y expectativas de los usuarios. Resultados de la revisión por la dirección. Resultados de las mediciones de proceso.

51 Ejercicio Definir no conformidad potencial.

52 Identificación de No Conformidad Potencial Situación 1 Se tiene planificada una reestructuración el Dirección de Planeación que incluye la creación de nuevas áreas. Identificar: Naturaleza, Hecho, Evidencia

53 Identificación de No Conformidad Potencial Situación 2 En el seguimiento a proveedores de la Dirección de Recursos Materiales identifica que los proveedores principales en los últimos tres meses han entregando los bienes en el limite de las fechas establecidas en sus contratos. Identificar: Naturaleza, Hecho, Evidencia

54 Identificación de No Conformidad Potencial Situación 3 La Dirección de Servicios de Computo tiene planificado cambiar los servidores que contiene la información de Sistema de Gestión de la Calidad, por lo que no estará disponible la información en los meses de Agosto y Septiembre. Identificar: Naturaleza, Hecho, Evidencia

55 Acciones Preventiva Metodología par acciones preventivas Que puede fallar? Porque podría fallar? Que haríamos para evitar que falle?

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