Es un formato que permite registrar la liquidación de salarios para todos los empleados.

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1 3.1 Reporte de Nómina Reporte de Nómina y Carga Prestacional Es un formato que permite registrar la liquidación de salarios para todos los empleados. En el se liquidan y registran los conceptos devengados y deducidos de todos los empleado en un periodo laborado. También se liquidan las apropiaciones. Adicionalmente se reportan los valores consolidados de las apropiaciones para: Prestaciones Sociales Aportes a la Seguridad Social Aportes parafiscales Su diseño se realiza a criterio de la empresa pero conservando las características mostradas en el formato 2. Adicional a este formato las horas extras y los recargos se relacionan en un formato separado formato 3 y se trasladan o vinculan los valores totales a la planilla de Nómina. Sirven de soporte contable para el registro de las transacciones.

2 Formato 2. Planilla de Nómina Periodo Liquidado Desde: Planilla de Nómina Hasta: CÉDULA DEL EMPLEADO NOMBRE DEL EMPLEADO CARGO CENTRO DE COSTO SUELDO BASICO MENSUAL DIAS LABORADOS SALARIO DEVENGADO DEVENGADOS SUBSIDIO VALOR H TRANSPORTE EXTRAS RECARGOS COMISIONES TOTAL APORTE DEVENGADO EPS APORTE PENSION DEDUCIDOS FONDO DE RETENCION SOLIDARIDAD FUENTE PENSIONAL TOTAL NETO A DEDUCIDO PAGAR Totales APROPIACIONES Prestaciones Sociales Auxilio de cesantía Intereses sobre cesantía Prima legal Vacaciones Total Prestaciones Valor Seguridad social Valor Parafiscales Valor EPS Salud AFP Pensión Caja de Compensación ICBF ARP RP -AT SENA Total Parafiscales Total Aportes Total Apropiaciones Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por:

3 3.1.2 Reporte de Horas Extras En este formato se relaciona la liquidación detallada de las horas extras autorizadas por la empresa y trabajadas por cada empleados en las diferentes horas y días así como los recargos cuando la empresa tiene establecidos turnos en el día, en la noche y los festivos. Formato 3. Liquidación de Horas Extras y Recargos LIQUIDACIÓN HORAS EXTRAS Periodo Liquidado Desde: Hasta: SALARIO BÁSICO MENSUAL VALOR HORA ORDINARIA CANTIDAD H.E.D. FACTORES HORA EXTRAS FACTORES RECARGOS 1,25 1,75 2,00 2,50 1,35 1,75 VALOR H.E.D. CANTIDAD H-E.N. VALOR H.E.N. CANTIDAD H-E.D.D. VALOR CANTIDAD H.E.D.D. H-E.D.N VALOR H.E.D.N TOTAL CANTIDAD HORAS H.N EXTRAS VALOR H.N CANTIDAD H.D.D. VALOR H.D.D. TOTAL RECARGOS D= DIURNAS H.N = HORARIO NOCTURNO N= NOCTURANAS H.D.D = HORARIO DOMINICAL DIURNO D.D.= DOMINICALES DIURNAS D.N.= DOMINICALES NOCTURNAS

4 Relación de Salarios a Pagar De la planilla de nómina se genera la relación de salarios a pagar formato 4, tomando el neto a pagar por empleado y de la ficha de registro del empleado se obtienen los datos de la cuenta bancaria número y clase para complementar el informe que será enviado al pagador de la empresa como soporte del pago correspondiente. Formato 4. Relación de Salarios a pagar RELACIÓN DE SALARIOS A PAGAR Pagos correspondiente al mes de: Año: Cédula Empleado Banco Clase Cuenta Cuenta para Pago Valor a Pagar Totales Elaborado Por: Aprobado Por: 3.2 Comprobante de pago Es un formato que permite registrar el pago de salarios a cada empleado. En el se detallan los conceptos devengados y deducidos de un empleado en un periodo laborado.

5 Sirve de soporte y evidencia de los salarios cancelados además de soporte interno contable. Se emiten preferiblemente de forma automática utilizando herramientas tecnológicas. Su diseño se realiza a criterio de la empresa pero conservando las características mostradas en el formato 5. Formato 5. Comprobante de Pago COMPROBANTE DE PAGO DE SALARIOS No. Período Liquidado desde: Hasta: EMPLEADO Nombres y Apellidos Cargo Cédula Centro de Costo Días Laborados DEVENGADOS DEDUCIDOS Concepto Número Valor Concepto Valor Salario Horas Extras Diurnas Horas Extras Nocturnas Horas Extras Festvas Recargo Nocturno Auxilio de Transporte Comisiones Recibí conforme Total Devengado Neto a Pagar Aportes Salud Aportes Pensión Fondo Solidaridad Pensional Retención en la Fuente Préstamos Cuota Sindicato Embargos Judiciales Total Deducido Firma y Cédula Empleado 3.3. Reporte de Retención en la Fuente Es un formato en el cual se reportan todos los empleados a quienes se les haya efectuado retención en la fuente durante el periodo liquidado, debe indicarse: Concepto de la retención

6 Mes y año en el cual se realizó la retención Cédula desempleado Apellidos y Nombres del empleado Basé de Retención Valor Retenido Nombre de quien elabora el informe Nombre del responsable de la retención Totales de Base retención y Valores retenidos Los datos se distribuyen según se aprecia en el formato 6. Formato 6. Informe de retención en la fuente sobre salarios INFORME DE RETENCIÓN EN LA FUENTE SOBRE SALARIOS Correspondiente al mes de: Año: Cédula Apellidos y Nombres Base Retención Valor Retenido Totales Elaborado Por: Aprobado Por: 3.4. Planilla de Autoliquidación de aportes La planilla es un formato inteligente que les permite a todas las personas y empresas pagar sus aportes al Sistema de la Protección Social.

7 El sistema implementado por el Gobierno Nacional, a través del Ministerio de Protección Social, busca facilitar a los aportantes realizar l o s p a g o s a l a Seguridad Social (pensiones, salud, riesgos profesionales), y los parafiscales: SENA, el ICBF y las Cajas de Compensación Familiar, ESAP, Ministerio de Educación, a través de transferencias electrónicas vía Internet para lo cual creó la planilla integrada de liquidación de aportes - PILA. (Art 1 decreto 1464 de 2005). Este sistema se pone en marcha con el objetivo de facilitar el trámite mensual de los aportantes, ya que evitará el diligenciamiento de un formulario para cada administradora y un proceso de pago individual, para reemplazarlos por el diligenciamiento de una planilla electrónica que le permite el pago integrado Información requerida para la autoliquidación De la liquidación de nómina se generan los siguientes informes: Aportes a Salud por Administradora detallando los datos y aporte por cada empleado según formato 7. Aporte a Pensiones por Administradora detallando los datos y aporte por cada empleado según formato Procedimiento de reporte En los Artículos 1 y 2 del Decreto 1670 de 2007, se establecen los plazos para la autoliquidación y el pago de los aportes a los subsistemas de la Protección Social para todos los aportantes. Entrada de datos de la planilla integrada al sistema de información: Para hacer el reporte mensual, el empleador debe registrar todos los datos de la empresa en el sistema. Mensualmente se realizará la autoliquidación de aportes. E l empleador aportante podrá registrar la información detallada de los empleados en el sistema a través de dos alternativas: 1. Por captura directa de los datos en la página WEB del banco o administradora. 2. Por carga de archivos planos electrónicos. En cualquiera de los dos casos la información deberá estar organizada por grupos, que de acuerdo a la planilla se ubican así:

8 Novedades generales: la información se debe suministrar por empleado y concepto de novedad. Autoliquidación Sistema General de Pensiones: Para cada empleado se reporta el IBC, y el código de Administrador del Fondo de Pensiones- AFP Autoliquidación Sistema General de Salud: Para cada empleado se reporta el IBC, y el código de EPS Autoliquidación Sistema General de Riesgos Profesionales - ARP: Código de la Administradora de Riesgos Profesionales - ARP Autoliquidación Parafiscales: 1. SENA: Tarifa para aportes 2% 2. ICBF: El sistema genera la información 3. Cajas de Compensación Familiar: Código de la caja y número de afiliados. En caso de estar afiliado a varias cajas se deben reportar todos los códigos. El sistema de información hará el cálculo de totales, a través de registros que totalizan por cada administrador. Total Pensiones Total Salud Total Riesgos Profesionales Total Cajas de Compensación Total SENA Total a Pagar Se debe verificar los totales generados por el sistema contra el reporte generado en la liquidación de nómina y si hubiere diferencias se realizarán los ajustes antes de proceder a hacer el pago en una institución financiera.

9 Formato 7. Aportes a salud Aporte a Salud por Administradora Periodo Liquidado Desde: Hasta: INCAPACIDADES LICENCIA DE MATENIDAD CÓDIGO EPS CÉDULA DEL EMPLEADO NOMBRE DEL EMPLEADO IBC DIAS COTIZADOS COTIZACIÓN OBLIGATORIA UPC ADICIONAL* No. AUTORIZACIÓN VALOR No. AUTORIZACIÓN VALOR SALDO A FAVOR** TOTAL A PAGAR EPS 1 EPS 1 EPS 1 EPS 1 Total EPS 1 EPS 2 EPS 2 Total EPS 2 EPS 3 EPS 3 Total EPS 3 No Afiliados No Afiliados No Afiliados Total aportes a salud

10 Formato 8. Aportes a Fondo de Pensiones Aporte a Pensiones por Fondo Periodo Liquidado Desde: Hasta: CÓDIGO AFP CÉDULA DEL EMPLEADO NOMBRE DEL EMPLEADO AFP 1 AFP 1 AFP 1 AFP 1 Total AFP 1 No. Afliados AFP 2 AFP 2 Total AFP 2 No. Afliados AFP 3 AFP 3 Total AFP 3 No. Afliados Total Aportes a Pensión IBC DIAS COTIZADOS COTIZACIÓN OBLIGATORIA COTIZACIÓN VOLUNTARIA AFILIADO COTIZACIÓN VOLUNTARIA APORTANTE FONDO DE SOLIDARIDAD TOTAL A PAGAR

11 Una vez confirmado el pago, el sistema de información generará los archivos de salida y distribuirá la información en formato electrónico, a los diferentes actores, de la siguiente forma: La Planilla totalmente diligenciada, al aportante La información de los Aportes para cada Administradora, incluidas las AFP, EPS, ARP, CCF, SENA, ICBF, ESAP y Ministerio de Educación Nacional, según las especificaciones de los archivos de salida de este sistema. La información con los pagos será enviada a cada una de las administradoras con el detalle de crédito respectivo proveniente de la institución financiera que presta el servicio. La información de los datos básicos de los aportantes para cada administradora Las Planillas pagadas serán reportadas periódicamente al Ministerio de la Protección Social Fechas de Pago Todos los pagos son vencidos, el empleador o la empresa los hará al mes siguiente, en las tablas 12 y 13 se muestran los días límites de acuerdo a los dos últimos dígitos del Nit o cédula del empleador. Si los pagos no se realizan acarrearan las sanciones dispuestas en el artículo 230 de la Ley 100 de 1993 en cuantía hasta de salarios mínimos legales mensuales vigentes a favor de la subcuenta de Solidaridad del Fondo de solidaridad y Garantía. Tablas 12. Plazos para empresas con más de 200 empleados Dos últimos dígitos del NIT o documento de identificación Día hábil de vencimiento 00 al al al al al al al al 99 8

12 Tabla 13. Plazos para empresas con menos de 200 empleados Dos últimos dígitos del NIT o Documento de Identificación Día hábil de vencimiento 00 al al al al al al al al al al al al al Reporte de liquidación por centros de costos Es un formato en el cual se relacionan los conceptos de devengados y apropiaciones clasificados por centros de costos o áreas funcionales de la empresa cuya finalidad es realizar los registros contables para establecer los costos de personal en que incurren cada área, adicionalmente sirve para determinar la ejecución presupuestal. En el se relacionan todos los conceptos que se hayan liquidado en el periodo y que estén directamente relacionados con los gastos que incurre la empresa. No se incluyen aquellos como las deducciones obligatorias al empleado o descuentos a favor de terceros autorizados por éste. Un modelo se observa en el formato 9.

13 Formato 9. Liquidación por centros de costos INFORME POR CENTROS DE COSTOS CORRESPONDIENTE AL MES DE: CODIGO CENTRO DE COSTO CONCEPTO DE LIQUIDACION SALARIO DEVENGADO AUXILIO DE TRANSPORTE HORAS EXTRAS RECARGOS NOCTURNO RECARGOS DOMINICALES EPS SALUD EPS PENSION ARP - RP Y AT AUXILIO DE CESANTIA INTERESES SOBRE CESANTIA PRIMA LEGAL VACACIONES CAJA DE COMPENSACION I.C.B.F. SENA SALARIO DEVENGADO AUXILIO DE TRANSPORTE HORAS EXTRAS RECARGOS NOCTURNO RECARGOS DOMINICALES EPS SALUD EPS PENSION ARP - RP Y AT AUXILIO DE CESANTIA INTERESES SOBRE CESANTIA PRIMA LEGAL VACACIONES CAJA DE COMPENSACION I.C.B.F. SENA TOTAL SALARIOS TOTAL APORTES TOTAL PRESTACIONES TOTAL PARAFISCALES TOTAL CENTRO DE COSTOS - TOTAL SALARIOS TOTAL APORTES TOTAL PRESTACIONES TOTAL PARAFISCALES TOTAL CENTRO DE COSTOS - VALOR TOTAL Elaborado por:

14 3.6. Reportes de Acreedores Son informes que corresponde a los descuentos efectuados a los empleados por cuenta de terceros como Sindicato, cuotas de cooperativas, préstamos, embargos etc. Se emiten clasificados por terceros con los datos de los empleados y los documentos referentes para que sean registrados y pagados a cada uno de ellos. Formato 10. Descuentos a Favor de Terceros DESCUENTOS A FAVOR DE TERCEROS Acreedor: Nit: Descuentos correspondiente al mes de: Año: Cédula Empleado Referencia Valor a Pagar Totales Elaborado Por: Aprobado Por: 3.7. Distribución de informes y respaldo de información Distribución de informes Una vez elaborados los informes estos deben ser distribuidos a las diferentes instancias de la empresa para que sean pagados los valores liquidados a los trabajadores, a las entidades prestadoras de la salud, las administradoras de pensión, la DIAN, los terceros y registrar contablemente los valores causados.

15 La distribución de los diferentes informes o reportes generados se realiza de la siguiente forma: Área de Talento Humano Esta área de la organización es dependiente de la administración de la empresa y generalmente es la encargada y responsable del proceso de generación de la nómina y reportes complementarios, y de la distribución de la información a las demás áreas de la organización. Es en esta área es donde se conservan los registros y los documentos originales de todos los documentos generados en el proceso de generación de nómina y debe dar el tratamiento especial a los siguientes reportes: Comprobante de pago Este documento debe ser firmado por el empleado como constancia de recibo de las compensaciones salariales, cuyo original se archiva según las disposiciones y procedimientos establecidos por la organización y una copia es entregada al empleado. Planilla de Liquidación de Nómina Liquidación de Horas Extras Estos documentos son los soporte internos de todos los pagos y apropiaciones para los registros contables. Se conservan en está área para futuras consultas y requerimientos Área financiera o tesorería: Relación de Salarios a Pagar Aportes a Salud Aporte a Pensiones Descuentos a Favor de Terceros Se enviará mediante los procedimientos establecidos por la organización. Esta área es la que se encarga de realizar los pagos, ya sea en efectivo, cheque o transferencia electrónica a cada empleado, así como los aportes y parafiscales a cada una de las entidades. A los terceros, junto con el pago, allegará copia individual del respectivo informe. Área Contable Planilla de Liquidación de Nómina

16 Liquidación de Horas extras y recargos Informe por Centros de Costos Aportes a Salud Aporte a Pensiones Con los anteriores informes el área contable elaborará los comprobantes contables para registrar tanto los costos y gastos de la nómina como las acreencias causadas para atender las obligaciones adquiridas de acuerdo a lo establecido en el artículo 5 del Decreto 2650 de 1993, referente al Plan Único de Cuentas PUC. También se envía el: Reporte de Retención en la Fuente sobre salarios El cual hace parte del consolidado de las retenciones efectuadas por diferentes conceptos retenidos en otras operaciones de la empresa, los cuales sirven de base para elaborar la declaración de retención en la fuente y efectuar el pago a la DIAN en el mes siguiente Respaldo de información Las copias de seguridad permiten tener un respaldo de los registros procesados con el objeto de prevenir eventuales contingencias que se puede presentar en el manejo de los sistemas de información u ocasionados por diversos factores como: daños físicos en equipos de cómputo, pérdida de información ocasionada por virus informáticos o accesos no autorizados. Después de haber sido registradas las novedades de personal en el sistema de liquidación de nómina y generado la nómina del correspondiente periodo se deben realizar copias de seguridad de todos los archivos en otros dispositivos de almacenamiento externos u otro computador. El respaldo de información generada a través de las herramientas tecnológicas se hace al finalizar el proceso de verificación y aprobación de todos los reportes emitidos, observando los procedimientos establecidos en los manuales de procedimiento de la empresa.

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