BOLETỈN DE NEGOCIOS Y FINANZAS REGISTROS Y CONTROL

Transcripción

1 Marzo 2007 REGISTROS Y CONTROL BOLETỈN DE NEGOCIOS Y FINANZAS REGISTROS Y CONTROL En el ámbito global de hoy día es de absoluta importancia enfocar la producción agrícola como un negocio. Aparte de conocer los aspectos de producción de cultivos y la tecnología de avanzada que le puede beneficiar, un productor serio tiene la necesidad y obligación de poner sistemas en práctica en su agro-negocio que le permitan recolectar la información necesaria para usar adecuadamente los recursos con los que cuenta y más que nada para la toma de decisiones económicas. QUE SON LOS REGISTROS? Los registros son herramientas que sirven de apoyo para llevar un control adecuado de los recursos utilizados en las operaciones agrícolas. Estos registros contables son de suma importancia ya que permiten obtener información sobre la situación real de la empresa y ayudan a llevar el negocio con cierto orden y control. Para tener información precisa es necesario llevar registros en forma ordenada. Estos registros pueden llevarse en forma manual en un cuaderno, un fólder, o un libro auditado, o en forma electrónica en un archivo de computadora. La decisión de cómo llevarlo depende del productor - lo importante es que el sistema utilizado sea práctico, funcional y confiable. A pesar de que el proceso de registrar la información de producción y financiera de la empresa puede ser una actividad tediosa, resulta ser indispensable para determinar si la empresa ha producido ganancias o pérdidas durante un período determinado. Es imperativo que la información se registre a medida que los eventos van sucediendo dada la gran importancia de la información recolectada en los registros y la necesidad de que ellos tengan la menor cantidad de errores u omisiones posibles. Bajo ninguna circunstancia es conveniente acumular información sobre actividades para registrarla a posteriori ya que se corre el riesgo de que los registros resultantes no sean precisos en reflejar la realidad de las transacciones ocurridas. El sistema de registro y control agrícola se basa en la implementación de registros de entradas y salidas de dinero. En términos contables se le llama entradas de dinero a los ingresos y salidas de dinero a los egresos. QUE ES EL CONTROL DE LA EMPRESA? El control de la empresa es la actividad que el dueño o encargado principal realiza para comprobar que la agro-empresa está funcionando como se había anticipado y planificado. En pocas palabras se puede decir que es la tarea de inspección, vigilancia e intervención cuando es necesario. El control adecuado de las actividades realizadas en una finca consiste en verificar las actividades financieras y de producción para luego compararlas en relación al plan de negocio. Todo control comprende de tres partes: 1. Observación de una tarea determinada; 2. Registro de la información obtenida; y 3. Análisis de dicha información. Los registros contables aquí presentados se utilizan para anotar la información para luego realizar el análisis. El análisis de la información es la actividad prioritaria que ayuda a tomar decisiones futuras en los que respecta a la producción. eda@fintrac.com 1

2 PRINCIPALES REGISTROS PARA LA PRODUCIÓN AGRỈCOLA 1. Registro de Producción o Tarjeta de Control de Recolección de Producción 2. Registro de Venta por Unidades 3. Registro de Ingresos por Ventas 4. Registro de Egresos 5. Registro de Cuentas por Cobrar 6. Registro de Cuentas por Pagar 7. Registro de Inventarios 8. Registro de Mano de obra o planilla 1. REGISTRO DE PRODUCCIÓN O TARJETA DE CONTROL DE COSECHA DE PRODUCCIÓN En este apartado se lleva un registro de la cantidad de producto que se cosecha en cada corte de la unidad de producción. También es útil anotar los nombres de los corteros; si ha estos se les paga por obra y no por día, en el cuadro de producción se anota la cantidad que cada cortero recibe como pago. Este registro de producción sirve para medir el rendimiento total que se obtiene de la unidad productiva. Ejemplo de Registro de Producción: Producto Cosechado Fecha Numero de Descripción Unidad Producto de Producto Cantidad de TOTAL Corte. descarte comercial Corteros 10/02/07 1 Berenjena Libras /02/07 2 Berenjena Libras /02/07 3 Berenjena Libras REGISTRO DE VENTA POR UNIDADES Este registro sirve para llevar control de qué cantidad de las unidades cosechadas son entregadas al comprador. Este registro de venta también se puede llevar por separado por cada cliente o comprador. El registro de venta por unidades es también muy útil para documentar la cantidad de producto que es Ejemplo de Registro de Ventas en Unidades: Fecha Descripción Unidad Cantidad Forma de compra Entregada Facturado Cliente Crédito Contado 10/02/07 Berenjena Caja 35 lb /02/07 Berenjena Caja 35 lb /02/07 Berenjena Caja 35 lb de Oriente de Oriente Sureña rechazado por parte del comprador y permite llevar un histórico de los compradores a las cuales se les vende producto y determinar que cantidad de la cosecha es vendida a crédito ó a contado. Del registro de ventas en unidades se derivan dos registros más: Registro de ingresos o efectivo Registro de cuentas por cobrar eda@fintrac.com 2

3 3. REGISTRO DE INGRESOS POR VENTAS Los ingresos es el dinero que se recibe por la venta de un producto, siempre y cuando esta sea hecha al contado. una venta es hecha al crédito no se deberá de registrar en este cuadro, si no en el registro de cuentas por cobrar. Ejemplo de Registro de Ingresos por Venta: Este ingreso es por la venta a crédito que se hizo a la empacadora de Oriente el 10/02/07 de 10 cajas de berenjena a L por cada caja. En este registro solamente se anota el monto recibido. unitario Ingreso Total Ingreso Acumulado 14/02/07 Venta de Berenjena Caja 35 lb /02/07 Venta de Berenjena Caja 35 lb , , Pago a berenjena Caja 35 lb , , REGISTRO DE EGRESOS En el registro de egresos se anotan las salidas de efectivo, ya sea por pago de mano de obra, compra de insumos, alquiler, transporte, abono a deudas, etc. Los ingresos y los egresos se pueden llevar en un solo registro, pero cuando no se tiene aún mucha experiencia en este proceso se recomienda hacerlo por separado. Ejemplo de Registro de Egresos Unitario Egreso Total Egresos Acumulados 15/02/06 Mano de obra para siembra Hombre/día Abono a deuda Ejemplo de un Registro donde se Llevan las Entradas y Salidas en un Mismo Cuadro Fecha Descripción Cantidad Unida d unitarios Entrada de dinero Salida de dinero 14/02/07 Venta de Berenjena Caja 35 lb Pago de mano de obra /02/07 Venta de Berenjena Caja 35 lb , , Abono Agroinsumos El , Productor Abono de 1, , Oriente 5. REGISTRO DE CUENTAS POR COBRAR Las cuentas por cobrar se generan cuando la mercancía o producto es entregado pero no se recibe el pago por la venta de forma inmediata si no que en una fecha futura acordada mutuamente con el comprador. Una vez que el comprador cancela la deuda o hace un pago, se registra el abono o pago restándolo del monto total de la venta. El ingreso se debe de anotar en el cuadro de ingresos por ventas en el momento que se recibe el pago pero nunca antes de que el pago ocurra. Saldo eda@fintrac.com 3

4 Ejemplo de Registro de Cuentas por Cobrar Deudor: de Oriente 10/02/07 Venta de Berenjena Abono a deuda por compra de Berenjena Caja 35 lb 6. REGISTRO DE CUENTAS POR PAGAR Unitario Valor total Abono Saldo (valor total abono) , , , Las cuentas por pagar son aquellas que comúnmente conocemos como deudas y son generadas por las adquisiciones o compras que no se pagan en el momento de la transacción sino que posteriormente. Es común que las empresas proveedoras de insumos que otorgan crédito a los productores agrícolas, cobren un porcentaje de interés por mora si el saldo de la deuda no se cancelada a la fecha acordada en el crédito. Para facilitar la identificación de los pagos realizados a cada proveedor es conveniente llevar un registro separado para cada uno de ellos. Ejemplo de Registro de Cuentas por Pagar Acreedor: Agroinsumos El Productor 7. REGISTRO DE INVENTARIO unitario Valor total Abono Saldo (valor total abono) Bomba de mochila PORTAGUA bomba /02/07 Fertilizante qq , /02/07 Urea qq , /02/07 KCL qq , Abono a deuda , El registro de inventario detalla la cantidad de herramientas, materiales, insumos, etc. que se cuenta para el cultivo en cualquier momento determinado. En el registro de inventario se anotan las entradas y salidas de inventario, o sea las compras de insumos, equipo o materiales para el cultivo y la utilización en la producción de aquellos insumos existentes en la bodega. En el caso de daño o pérdida total de un equipo de producción también se registra una salida de inventario (también se dice que se le da de baja del inventario). Ejemplo de Registro de Inventarios de Equipo Fecha Descripción Unidad Cantidad Costo Unitario Costo Total Ingreso Egreso Compra bomba de mochila PORTAGUA unidad En el ejemplo anterior, el 15 de febrero se compró una bomba de mochila. la compra se hace a crédito, esta transacción se registra en dos lugares: 1. en el registro de inventario, se registra la entrada de la bomba de mochila y 2. en el registro de cuentas por pagar, se registra la deuda. En el caso de una compra de fertilizante de pago a contado, la actividad se anota en el registro de inventario como un ingreso de fertilizante y el pago se anota como un egreso en el registro de egresos. Cuando el fertilizante es sacado de la bodega para utilizarlo se registra la baja en el inventario. La mejor práctica es no eda@fintrac.com 4

5 mezclar los inventarios de maquinaria, equipo y materiales por lo cual es recomendado llevar dentro de un mismo libro o fólder inventarios separados por: Ejemplo de Registro de Inventario de Insumos (Fertilizante) Costo Entrada o ingreso Salida o Egreso Saldo Fecha Descripción Unidad unitario Cantidad Valor Cantidad Valor Cantidad Valor 10/02/07 Compra Fertilizante Aplicación de Fertilizante Maquinaria, equipo y materiales Insumos por tipo Producto (en casos de que el producto se pueda almacenar) libras libras Es importante tener la costumbre de revisar el inventario antes de comenzar una actividad para saber si se cuenta con lo necesario para realizarla o si hace falta algo para hacer la compra antes del comienzo. 8. REGISTRO DE MANO DE OBRA O PLANILLA El registro de mano de obra (también llamado la planilla) es utilizado para llevar un mejor control del personal contratado para realizar las actividades agropecuarias. En la planilla se anota el tipo de actividad para la cual las personas han sido empleadas; las horas trabajadas cada día; la cantidad de días trabajados en dicha actividad y el pago a cada uno de los jornaleros. Toda esta información es esencial para saber el costo total de mano de obra de cada tarea que se desarrolla en la finca. Los pagos de mano de obra se registran en ambos registros: en la planilla y como implica una salida de efectivo también se anota en el registro de salida de dinero. La frecuencia en que se elabore la planilla pueden ser semanal, quincenal o mensual; esto depende de lo acordado con los empleados. Ejemplo de Registro Mano de Obra Periodo del 1 al 15 del mes de Febrero del 2007 Actividad DIA/HORAS TRABAJADAS Costo Total Firma Total Total unitario L M M J V S D L M M J V S D días Aplicación de fertilizante Luis Mantin Deshoje Pedro Lopez TOTAL El EDA (Entrenamiento y Desarrollo de Agricultores) es un programa de la Cuenta del Desafío del Milenio de Honduras (MCA- Honduras) con fondos provenientes de la Corporación del Desafío del Milenio (MCC) de los Estados Unidos de América. EDA es implementado por Fintrac Inc., la Fundación Hondureña de Investigación Agrícola y la Escuela Agrícola Panamericana. Esta publicación ha sido posible gracias al apoyo brindado por la oficina de MCA-Honduras, bajo los términos del contrato entre MCA- Honduras y Fintrac Inc. Las opiniones aquí expresadas corresponden a los autores de las mismas y no necesariamente reflejan la opinión de MCA-Honduras, MCC, del Gobierno de Honduras ni del Gobierno de los Estados Unidos. EDA. Oficina de FHIA, La Lima, Cortes, Honduras. Tel: (504) eda@fintrac.com eda@fintrac.com 5