GENERACIÓN NOMINA PSAP EN NODUM - SINFONIA

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1 GENERACIÓN NOMINA PSAP EN NODUM - SUBSISTEMA MISIONAL SISTEMA DE INFORMACIÓN NACIONAL INTEGRADO DE AFILIADOS -- Bogotá D.C.

2 CONTROL DE VERSIONES Hojas Fecha DISTRIBUIDO VERSIÓN DESCRIPCIÓN DE MODIFICACIONES Modificadas DD modificación MM AAAA A Documento Nuevo CONTROL DE REVISIONES FECHA DE REVISION OBSERVACIONES 2

3 1 Tabla de contenido OBJETIVO... 4 ALCANCE... 4 MARCO LEGAL... 4 GENERALIDADES GENERACIÓN DE NÓMINA PSAP ACTIVIDAD 1: ENVÍO DE DOCUMENTOS ACTIVIDAD 2: LIQUIDACIÓN PROVISIÓN DE LA NÓMINA ACTIVIDAD 3: CARGAR ESTADO DE CUENTA ACTIVIDAD 4: PROCESAR MOROSIDAD SS PSAP ACTIVIDAD 5: CARGAR CUENTA DE COBRO ACTIVIDAD 6: PROCESO NOMINA PSAP ACTIVIDAD 7: CREAR REPORTES LIQUIDACIÓN ACTIVIDAD 8: REPORTE LIQUIDACIÓN PARA LA FIRMA AUDITORA EXTERNA PROCESO NOMINAS RETROACTIVAS ACTIVIDAD 1: CARGAR SUBSIDIOS RETROACTIVOS PSAP ACTIVIDAD 2: EJECUTAR NÓMINAS ESPECIALES ACTIVIDAD 3: GENERAR ARCHIVO PLANO RETROACTIVOS ACTIVIDAD 4: GENERAR ARCHIVO RETROACTIVOS PARA LA FIRMA AUDITORA EXTERNA ACTIVIDAD 5: REPORTE RESULTADOS NÓMINA PSAP REPORTES ACTIVIDAD 1: REPORTE INDIVIDUAL NÓMINA NORMAL MENSUAL ACTIVIDAD 2: REPORTE INDIVIDUAL NÓMINA REPROCESO PSAP ACTIVIDAD 3: REPORTE NOMINAS PROCESADAS PSAP ACTIVIDAD 4: REPORTE NÓMINAS RETROACTIVAS PSAP VALIDACIÓN NOMINAS ACTIVIDAD 1: CRUCE DE INFORMACIÓN EN SINFONÍA PARA APLICACIÓN DE NOVEDADES TIPOS DE NOVEDADES VALIDACIÓN DE NODUM

4 OBJETIVO Indicar el manejo del Módulo de Nómina en el Sistema de Información Nacional Integrado de Afiliados, detallando cada una de las actividades realizadas para que sirva de fuente permanente de información y orientación. Describir la forma de cargar en el Informe de estado de pagos y la cuenta de cobro enviado por el Regimen de Prima Media con Prestación Definida al Administrador del Fondo Fiduciario.. ALCANCE Este instructivo va desde la provisión de los recursos, hasta la liquidación definitiva de la nómina del Programa de Subsidio al Aporte en Pensión PSAP. MARCO LEGAL Contrato de encargo fiduciario No de 2012 APROBACIÓN MINISTERIO DEL TRABAJO MEMORANDO /Dic/2012 OFICIALIZACIÓN CCM OP 16 4

5 GENERALIDADES En el módulo de Nómina del Sistema de Información Nacional Integrado de Afiliados se genera la liquidación de subsidios de los beneficiarios que se encuentran en los programas que se financian con recursos del Fondo de Solidaridad Pensional. Para lo anterior se realizan diferentes validaciones con el fin de establecer el detalle de los beneficiarios que tienen derecho al subsidio de uno o varios ciclos, enviándose la solicitud de aprobación de recursos al Ministerio de Trabajo. Ingresar al programa: NAVEGADOR NODUM. Todo usuario que desee ingresar a cualquier aplicación Nodum debe registrar su clave de acceso al sistema. Esta clave es suministrada por el administrador del sistema NODUM. Nota. Sí la aplicación no se encuentra instalada en el equipo, se debe acceder a través del portal Web del CONSORCIO COLOMBIA MAYOR Ingresar por vínculos y luego seleccione. 2 GENERACIÓN DE NÓMINA PSAP 2.1 ACTIVIDAD 1: ENVÍO DE DOCUMENTOS Responsable: COLPENSIONES Mensualmente remite al CONSORCIO los documentos CUENTA DE COBRO, donde evidencia el detalle de los beneficiarios con su estado de cuenta, allí aparece información de los ciclos que presentan mora y ESTADO DE CUENTA, en los cuales se encuentra la información relevante para la generación de la nomina en. 2.2 ACTIVIDAD 2: LIQUIDACIÓN PROVISIÓN DE LA NÓMINA Responsable: Coordinador(a) de producción PSAP Genera un asiento contable de liquidación con el fin de que la Dirección de Contabilidad y Costos tenga la provisión de los recursos para cada ciclo. Ingrese a la carpeta 01 Subsistema Misional, posteriormente seleccione la carpeta 04 Nomina, aparecerán desglosadas una serie de carpetas, elija la carpeta PSAP e inmediatamente se mostrara la siguiente información: 5

6 Seleccione el formulario PROVISIÓN PSAP, se desplegará el siguiente formulario en el cual debe dar click en la opción NUEVO que se encuentra ubicado en la parte superior de la ventana y en el cual debe diligenciar los siguientes campos: Año y Mes: Corresponde al mes y año de la nómina que se va a generar, debe coincidir con la cuenta de cobro y el informe de estado de pagos. Observaciones: Se coloca la nota que describa que se está generando ej. : NÓMINA PSAP FEBRERO DE Ejecutar Provisión: Seleccione esta opción para ejecutar la nómina. Posteriormente de click en el botón Aceptar, en el campo Resultado, el sistema informará lo procesado. Nota: En la eventualidad en que se requiera Borrar la Provisión ya ejecutada, seleccione la opción Borrar Provisión? y diligencie los demás campos como se relacionan anteriormente. 2.3 ACTIVIDAD 3: CARGAR ESTADO DE CUENTA Responsable: Coordinador(a) de Producción PSAP El sistema valida el archivo enviado por el COLPENSIONES e identifica los beneficiarios que presentan seis (6) o más periodos de no pago y procede a suspenderlos del programa. Ingrese a la carpeta 01 Subsistema Misional, elija la carpeta 04. Nómina, seleccione el folder Morosidad y posteriormente seleccione el formulario CARGUE ARCHIVO MOROSIDAD. 6

7 Se desplegara el siguiente formulario en el cual debe diligenciar los siguientes campos: Archivo: En este campo se importará el archivo enviado por el COLPENSIONES, de la siguiente manera: De click derecho en el campo y aparece la siguiente ventana. Busque el archivo a importar (archivo enviado por COLPENSIONES) verificando que sea de extensión txt. Finalmente, oprima el botón Cargar. El Sistema informará si el archivo se cargo o no exitosamente. 2.4 ACTIVIDAD 4: PROCESAR MOROSIDAD SS PSAP Responsable: Coordinador(a) de Producción PSAP Después de cargado el archivo con la morosidad, se procede a procesarla. Ingrese a la carpeta 04 Nómina, elija el folder Morosidad y seleccione el formulario PROCESAR MOROSIDAD SS PSAP. 7

8 Se desplegara el siguiente formulario, seleccione la opción Nuevo y diligencie los siguientes campos: Año y Mes: Digite el año y el mes correspondientes a la morosidad a procesar. Procesar Morosidad: Seleccione esta opción para poder procesar la morosidad. Nota: Los campos Empresa, Cód. Programa y Fecha, son diligenciados automáticamente por el aplicativo. Finalmente de click en el botón Aceptar. En el campo Resultado, se mostrará la información de lo procesado. 8

9 2.5 ACTIVIDAD 5: CARGAR CUENTA DE COBRO Responsable: Coordinador(a) de Producción PSAP En esta actividad el sistema hace un cruce de los beneficiarios activos en el ciclo que se va a procesar. Ingrese a la carpeta 04 Nómina, seleccione la carpeta PSAP y elija el folder Cuenta de Cobro. Seleccione el formulario CARGUE ARCHIVO CUENTA DE COBRO. Se mostrara el siguiente formulario en el cual debe diligenciar la siguiente información: Ruta Archivo: De click sobre el botón Buscar archivo y aparecerá la siguiente ventana. Busque el archivo a importar (archivo enviado por el COLPENSIONES). Finalmente, dé click en el botón Aceptar. 2.6 ACTIVIDAD 6: PROCESO NOMINA PSAP Responsable: Coordinador(a) de Producción PSAP Ingrese a la carpeta 04 Nómina, elija el folder PSAP y seleccione el formulario PROCESO NÓMINA PSAP. 9

10 Se desplegará el siguiente formulario en el cual debe diligenciar los siguientes campos: Año y Mes: Digite el año y el mes correspondientes. Ejecutar Nómina? / Borrar Nómina: Seleccione según sea el caso: o Ejecutar Nómina?: Seleccione esta opción para ejecutar la nómina. o Borrar Nómina?: Seleccione esta opción si desea borrar la nómina procesada. Dé click en el botón Aceptar. En el campo Resultado, se mostrará la información de lo procesado. 10

11 2.7 ACTIVIDAD 7: CREAR REPORTES LIQUIDACIÓN Responsable: Coordinador(a) de producción PSAP Ingrese a la carpeta 04. Nomina, posteriormente seleccione el folder 04.2 Reportes se desplegara la siguiente información: Seleccione el formulario ARCHIVOS PARA AUTORIZAR POR MINISTERIO, aparecerá el siguiente formulario en el cual debe diligenciar los siguientes campos: Empresa: Es un dato automático del sistema, para todos los casos es CONSORCIO COLOMBIA MAYOR. Programa: Click derecho sobre el campo y seleccionar PSAP. Año/Mes: Ingresar las fechas en las que se desea la información del reporte. Archivo: Click en el filtro y seleccionar entre las siguientes opciones: Regional: Muestra en formato Excel el detalle de los beneficiarios liquidados. Detalle nómina: Genera el total de los beneficiarios liquidados en formato txt. Este archivo es el que se remite al Ministerio de Trabajo junto con otros archivos de verificación para la aprobación y posteriormente se remite al COLPENSIONES para cargue. Ruta de Archivos: Es la ruta donde se guardará el Reporte. Para este caso será guardado en N:/pagos/Nomina Finalmente, de click en el botón Aceptar. 11

12 2.8 ACTIVIDAD 8: REPORTE LIQUIDACIÓN PARA LA FIRMA AUDITORA EXTERNA Responsable: Coordinador(a) de producción PSAP Ingrese a la carpeta 04 Nómina, seleccione el folder 04.2 Reportes, por último elija el formulario REPORTE ARCHIVO PSAP MG MENSUAL. Se desplegará el siguiente formulario en el cual debe diligenciar la siguiente información: Ciclo Nómina: Digite el mes y el año de la nómina de la cual desea generar el reporte. Finalmente de click en el botón Generar Archivo Texto. 3 PROCESO NOMINAS RETROACTIVAS 3.1 ACTIVIDAD 1: CARGAR SUBSIDIOS RETROACTIVOS PSAP Responsable: Coordinador(a) de producción PSAP Ingrese a la carpeta 04 Nómina, elija el folder Retroactivos PSAP y seleccione el formulario CARGAR SUBSIDIOS RETROACTIVOS PSAP. 12

13 Se desplegará el siguiente formulario, seleccione la opción Nuevo y diligencie los siguientes campos: Nombre de Archivo: Es la Ruta donde está ubicado el archivo para procesar. Este debe estar en formato Excel Nota: Los campos Programa, Fecha y Nro. Nómina, son diligenciados automáticamente por el aplicativo. Finalmente de click en el botón Aceptar. 3.2 ACTIVIDAD 2: EJECUTAR NÓMINAS ESPECIALES Responsable: Coordinador(a) de producción PSAP Ingrese a la carpeta 04 Nómina, elija el folder Retroactivos PSAP y elija el formulario EJECUTAR NÓMINAS ESPCIALES PSAP. Se desplegará el siguiente formulario en el cual debe diligenciar los siguientes campos: 13

14 Cód. Programa: Dé doble click sobre este campo y seleccione el código del programa. Nro. Nómina: Digite el número de la nómina que desea ejecutar. Marca (Oficio): Digite la marca del oficio, esta corresponde a la radicación del COLPENSIONES. O.P.: Corresponde al número de la Orden de Pago: o 3750: si la nómina a procesar corresponde a vigencias expiradas. o 270: si la nómina a procesar corresponde a vigencias actuales o 228: si la nómina a procesar corresponde a cuentas por pagar. Seleccione la opción Ejecutar Nómina?, para ejecutar la nómina. Finalmente de click en el botón Aceptar. 3.3 ACTIVIDAD 3: GENERAR ARCHIVO PLANO RETROACTIVOS Responsable: Coordinador(a) de producción PSAP Se generará un archivo plano para el cargue de información en la base de datos del COLPENSIONES. Ingrese a la carpeta Retroactivos PSAP, y seleccione el formulario GENERAR ARCHIVO PLANO RETROACTIVOS SEGURO. Se desplegará el siguiente formulario, seleccione la opción Nuevo y diligencie los siguientes campos: 14

15 Desde/Hasta: Digite la fecha que se encuentre en el rango de procesamiento de la nómina. Nro. Nómina: Dé click en el filtro y seleccione la nómina que desea descargar. Ruta: Es la ruta donde se guardará el Reporte. Para este caso será guardado en N:/pagos/Nomina Finalmente de click en el botón aceptar. En caso que el usuario desee generar el archivo de reportes de la nómina con la estructura del COLPENSIONES, puede hacerlo seleccionando el formulario REPORTE ARCHIVO ISS RETROACTIVO. Se desplegará el formulario en el cual debe diligenciar la siguiente información: Nro. Nómina: Digite el número de la nómina. 15

16 Posteriormente de click en el botón Generar Archivo Texto. El archivo es generado en la ruta D: del equipo. 3.4 ACTIVIDAD 4: GENERAR ARCHIVO RETROACTIVOS PARA LA FIRMA AUDITORA EXTERNA. Responsable: Coordinador(a) de producción PSAP Ingrese a la carpeta Retroactivos PSAP, y seleccione el formulario GENERAR ARCHIVO RETROACTIVOS MPS V2. Se desplegará el formulario en el cual debe diligenciar los siguientes campos: Desde/Hasta: Digite la fecha que se encuentre en el rango de procesamiento de la nómina. Nro. Nómina: Dé click en el filtro y seleccione la nómina que desea descargar. Consultar?: Dé click en esta opción para generar el archivo. Finalmente de click en el botón aceptar. Una vez generado el archivo de la nómina, se procede a descargar el archivo, para esto seleccione el formulario BAJAR ARCHIVOS DE NÓMINA RETROACTIVOS MG. 16

17 Se desplegará el formulario, dé click en el botón Generar Archivo Texto. El archivo generado será guardado en la unidad D: del equipo ACTIVIDAD 5: REPORTE RESULTADOS NÓMINA PSAP Responsable: Coordinador(a) de producción PSAP Seleccione el formulario RESULTADO NÓMINA PSAP RETROACTIVA, con el cual se obtiene el detalle de los subsidios procesados y no procesados con su respectivo motivo Se desplegará el formulario en el cual debe diligenciar la siguiente información: 17

18 Nro. Nómina: Digite el número de nómina del cual desea generar el archivo. Este será guardado en la unidad D: del equipo. 4 REPORTES 4.1 ACTIVIDAD 1: REPORTE INDIVIDUAL NÓMINA NORMAL MENSUAL Responsable: Coordinador de Producción PSAP Este formulario genera la información procesada por nómina mensual, presentando la información por Grupo Poblacional, valor del subsidio, número de subsidios y valor total de los subsidios pagados. Para realizar la consulta, ingrese a la carpeta 03 Novedades, elija el folder 03.4 Reportes, por último seleccione el formulario REPORTE INDIVIDUAL NOMINA NORMAL MENSUAL, en el cual debe diligenciar los siguientes campos: Desde/Hasta: Digite el rango de fecha del ciclo de afiliación que desea consultar. Nro. Trans.: Dé click en el filtro y seleccione el número de transacción de la nómina a consultar. Ciclo Nómina: Digite el año y el mes del ciclo de la nómina a consultar. Ruta: Es un dato automático del aplicativo, y hace referencia a la ruta (D:)en la cual va a ser guardado el archivo generado. Nombre Archivo: Ingrese el nombre del archivo el cual debe tener la extensión TXT. Nota: El campo Empresa es un dato automático del sistema. 18

19 Finalmente de click en el botón aceptar. 4.2 ACTIVIDAD 2: REPORTE INDIVIDUAL NÓMINA REPROCESO PSAP Responsable: Coordinador de Producción PSAP Este formulario genera la información de los reprocesos de las nóminas, presentando la información por Grupo Poblacional, valor del subsidio, número de subsidios y valor total de los subsidios pagados. Para realizar la consulta, ingrese a la carpeta 03 Novedades, elija el folder 03.4 Reportes, por último seleccione el formulario REPORTE INDIVIDUAL NÓMINA RETROACTIVA PSAP, en el cual debe diligenciar los siguientes campos: Desde/Hasta: Digite el rango de fecha del ciclo de afiliación que desea consultar. Nro. Nómina: Dé click en el filtro y seleccione el número de la nómina a consultar. Numero Transacción: Digite el número de transacción de la nómina que desea consultar. Ruta: Es un dato automático del aplicativo, y hace referencia a la ruta (D:)en la cual va a ser guardado el archivo generado. Nombre Archivo: Ingrese el nombre del archivo el cual debe tener la extensión TXT. Nota: El campo Empresa, es un dato automático del sistema. Finalmente dé click en el botón aceptar. 19

20 4.3 ACTIVIDAD 3: REPORTE NOMINAS PROCESADAS PSAP Responsable: Coordinador de Producción PSAP Este formulario arroja la información consolidada en un archivo plano de las nóminas mensuales pagadas. Para realizar la consulta, ingrese a la carpeta 03 Novedades, elija el folder 03.4 Reportes, por último seleccione el formulario REPORTE INDIVIDUAL NOMINAS PROCESADAS PSAP, en el cual debe diligenciar los siguientes campos: Desde/Hasta: Digite el rango de fecha del ciclo de afiliación que desea consultar. Ruta: Es un dato automático del aplicativo, y hace referencia a la ruta (D:)en la cual va a ser guardado el archivo generado. Nombre Archivo: Ingrese el nombre del archivo el cual debe tener la extensión TXT. Nota: El campo Empresa, es un dato automático del sistema, e igualmente los campos Nro. Transacción, Ciclo, Fecha Proceso, Usuario, número de subsidio y Valor Pagado, son diligenciados por el aplicativo una vez es digitada la fecha (Desde/Hasta). Finalmente dé click en el botón aceptar. 4.4 ACTIVIDAD 4: REPORTE NÓMINAS RETROACTIVAS PSAP Responsable: Coordinador de Producción PSAP Este formulario arroja la información consolidada en un archivo plano de las nóminas pagadas que hacen parte de los reprocesos, y la consulta se efectúa por fecha. Para realizar la consulta, ingrese a la carpeta 03 Novedades, elija el folder 03.4 Reportes, por último seleccione el formulario REPORTE NÓMINAS RETROACTIVAS PSAP, en el cual debe diligenciar los siguientes campos: 20

21 Desde/Hasta: Digite el rango de fecha del ciclo de afiliación que desea consultar. Ruta: Es un dato automático del aplicativo, y hace referencia a la ruta (D:)en la cual va a ser guardado el archivo generado. Nombre Archivo: Ingrese el nombre del archivo el cual debe tener la extensión TXT. Nota: El campo Empresa, es un dato automático del sistema, e igualmente los campos Nro. Transacción, Ciclo, Fecha Proceso, Usuario, número de subsidio y Valor Pagado, son diligenciados por el aplicativo una vez es digitada la fecha (Desde/Hasta). Finalmente dé click en el botón aceptar. 5 VALIDACIÓN NOMINAS A continuación se presentan los cruces de información los tipos de novedades, y validaciones que se realiza en el aplicativo NODUM correspondiente al Programa Subsidio al Aporte en Pensión 5.1 ACTIVIDAD 1: CRUCE DE INFORMACIÓN EN SINFONÍA PARA APLICACIÓN DE NOVEDADES Responsable: Coordinador de Producción PSAP / Analista de Producción PSAP En la medida en que se registra la información en la base de datos, el aplicativo SINFONÍA aplica los siguientes criterios de validación para aprobar o rechazar la novedad: Solo permitirá realizar una novedad de cancelación de derecho al subsidio a beneficiarios que se encuentren en estado activo o suspendido. Solo permite la reactivación del subsidio a beneficiarios en estado suspendido y/o cancelado siempre y cuando su motivo sea Por Mora Superior A 6 Meses Continuos, previa verificación de que el beneficiario no haya incurrido en 6 meses continuos de no pago al momento de procesar la reactivación. 21

22 Cuando se trata de un cambio de cédula, valida que el número nuevo no exista en el sistema. Si la novedad corresponde a cambio de la fecha de nacimiento, valida la edad del beneficiario para comprobar si cumple con el requisito CONPES de edad, si no cumple la Regional debe informar a la Dirección de Producción mediante memorando la novedad aplicada adjuntando el soporte de la cedula de ciudadanía, con el fin de que el Coordinador de Producción PSAP genere el reporte de pagos por medio del aplicativo NUDUM posterior a los 65 años (IN-ADP_ADM-01) e iniciar el trámite de las devoluciones de subsidios ante la Dirección Administrativa y Financiera TIPOS DE NOVEDADES A continuación se presentan los tipos de novedades que se realizan en el aplicativo NODUM, correspondientes al Programa Subsidio al Aporte en Pensión: Novedades de cancelación de subsidio al beneficiario Novedades de actualización de la información de los beneficiarios Novedades de reactivación de beneficiarios Novedades de suspensión al derecho al subsidio de beneficiarios Por Mora Superior a 6 Meses Continuos: Mensualmente genera y publica la información mediante aplicativo S.U.B Novedades Subsidiados de COLPENSIONES, correspondiente a los beneficiarios que incurrieron en 6 meses continuos de no pago. Cuando es procesado el estado de pagos elaborado por COLPENSIONES en el aplicativo NODUM, verifica que los beneficiarios se encuentran en el programa PSAP, estado ACTIVO dejando el registro de las novedades procesadas. Mensualmente la Coordinación de Producción de PSAP debe solicitar a través de comunicación escrita a las siguientes Entidades: Ecopetrol, FOPEP, COLPENSIONES, Caja de retiro de las Fuerzas Militares, Ministerio de Salud y Protección Social, Fondo de pensiones del Magisterio (FOMAG), Asofondos el cruce de información con la base de datos generada por el CONSORCIO en el aplicativo SINFONÍA, para validar si los beneficiarios figuran como pensionados. Para lo cual debe remitir la base de datos con la siguiente estructura: DATO DE ENTRADA TIPO_DOC NUM_DOCUMENTO P_APELLIDO S_APELLIDO P_NOMBRE S_NOMBRE PROGRAMA DESCRIPCIÓN TIPO DE DOCUMENTO (CC,CE) NUMERO DE DOCUMENTO PRIMER APELLIDO SEGUNDO APELLIDO PRIMER NOMBRE SEGUNDO NOMBRE NOMBRE DEL PROGRAMA 22

23 Así mismo, posterior al resultado de los cruces, las Entidades deben remitir la información de manera que el archivo de respuesta tenga la siguiente estructura: CAMPO 1. Tipo documento 2. Número identificación 3. Primer apellido 4. Segundo apellido 5. Primer nombre 6. Segundo nombre 7. Programa 8. Primer apellido 9. Segundo apellido 10. Primer nombre 11. Segundo nombre 12. Fecha en la que inicio a recibir la pensión 13. Tipo de pensión o prestación económica 14. Monto de la pensión 15. Programa TIPO DE DATO Dato de entrada y salida. Dato de entrada y salida. Dato de entrada. Dato de entrada. Dato de entrada. Dato de entrada. Dato de entrada. Dato de entrada. Multivinculado: Mensualmente la Coordinación de Producción de PSAP solicita el cruce de información correspondiente a los beneficiarios ACTIVOS contra la base de datos de ASONFONDOS, con el fin de evitar multivinculaciones y evitar el pago de subsidios a beneficiarios que se encuentran activos en el Régimen de Ahorro Individual. Renta/Pensión/Subsidio: Se genera cuando se identifica que un beneficiario a la fecha recibe una pensión, subsidio u otra clase de renta superior al SMMLV. Registraduría: Se genera cuando se identifica que un beneficiario se encuentra con novedad en la base de datos del CDA, base de datos operada por la Registraduría Nacional del Estado Civil y el Ministerio de Salud y Protección Social. A continuación los tipos de novedades objeto de suspensión de un beneficiario: a. Cancelación por intento de doble cedulación. b. En proceso de elaboración. c. Mala elaboración. d. Minoría de edad. e. Muerte del titular. f. Cédula no expedida. g. Registro no encontrado en la base de datos del CDA 23

24 FOPEP: Se genera cuando se identifica que un beneficiario se encuentra relacionado en las bases de datos del Fondo de Pensionados Públicos FOPEP, con un ingreso superior al SMMLV. RUA: Se genera cuando se identifica que un beneficiario se encuentra relacionado en las bases de datos del Registro Único de Aportantes RUA, la cual detalla los periodos de cotización realizados a Entidades Promotoras de Salud (EPS), Administradoras de Riesgos Laborales (ARP) y/o Administradoras de Fondos de Pensiones (AFP) superior al SMMLV. Mensualmente la Coordinación de Producción PSAP debe solicitar mediante comunicación escrita dirigida a la Unidad Administrativa Especial de Gestión Pensional y Contribuciones Parafiscales de la Protección Social UGPP del Ministerio de Hacienda y Crédito Público el cruce de información con la base de datos generada por el CONSORCIO en el aplicativo SINFONÍA; Para lo cual debe remitir la base de datos con la siguiente estructura: DATO DE ENTRADA Y SALIDA TIPO_RIESGO TIPO_DOC DOCUMENTO PRIMER_APELLIDO_RUA SEGUNDO_APELLIDO_RUA PRIMER_NOMBRE_RUA SEGUNDO_NOMBRE_RUA COD_ENTI ENTIDAD_NOMBRE TIPO_DOCUMENTO_EMP DOCUMENTO_EMP NOMBRE_EMP TIPO_AFILIADO DIAS_TRABAJADOS PERIODO_RUA NO_IDENTIFICACION PerAPELLIDO SdoAPELLIDO PerNOMBRE SdoNOMBRE NOMBRE_COMPLETO PORCENTAJE IBC DESCRIPCION Indica si es ARP, AFP, EPS o ARS Tipo de documento del afiliado en el RUA Numero de Documento del afiliado en el RUA Primer apellido encontrado en RUA Segundo apellido encontrado en RUA Primer Nombre encontrado en RUA Segundo nombre encontrado en RUA Código de la Administradora Nombre de la Entidad Administradora Tipo de documento del empleador Numero de Documento del Empleador Nombre del empleador Indica el tipo de afiliado que fue reportado Días trabajados reportados por la Administradora Periodo procesamiento de RUA que corresponde a la NOMINA Numero de Documento enviado por PSAP Primer apellido enviado por PSAP Segundo apellido enviado por PSAP Primer Nombre enviado por PSAP Segundo Nombre enviado por PSAP se unieron los nombres y apellidos, separándolos con un espacio en blanco Porcentaje de coincidencia de los nombres Ingreso Base de Cotización reportado al RUA BDUA: Genera la base de datos de compensación donde aporte información del ingreso base de cotización en la Base de Datos Única de Aportantes BDUA; detalla afiliados al sistema general de Seguridad Social en Salud Mensualmente la Coordinación de Producción PSAP debe solicitar mediante comunicación escrita al Ministerio de Salud y Protección Social el cruce de información de los beneficiarios del Programa Subsidio al Aporte en Pensión con la Base de Datos Única de Afiliados - BDUA; para lo cual se debe remitir al Ministerio la base de datos con la siguiente estructura: DATO DE ENTRADA TIPO_DOC NUM_DOCUMENTO P_APELLIDO S_APELLIDO DESCRIPCIÓN TIPO DE DOCUMENTO (CC,CE) NUMERO DE DOCUMENTO PRIMER APELLIDO SEGUNDO APELLIDO 24

25 DATO DE ENTRADA P_NOMBRE S_NOMBRE PROGRAMA FECHA CORTE DE COMPENSACIÓN DESCRIPCIÓN PRIMER NOMBRE SEGUNDO NOMBRE NOMBRE DEL PROGRAMA PPSAM Y PRIORIZADOS Así mismo, posterior al resultado de los cruces, la Entidad debe remitir un archivo plano en formato texto (.txt): el primero con el resultado de las coincidencias con cotizantes de manera que este archivo de respuesta debe tener la siguiente estructura: CAMPO TIPO DE DATO 1. Tipo documento 2. Número identificación 3. Primer apellido 4. Segundo apellido 5. Primer nombre 6. Segundo nombre 7. Programa 8. Primer apellido 9. Segundo apellido 10. Primer nombre 11. Segundo nombre 12. Programa 16. Periodo compensado, 17. Código EPS 18. Departamento de afiliación 19. Municipio de afiliación 20. Tipo documento aportante, 21. Número identificación cotizante 22. Número identificación aportante 23. Razón social aportante 24. Tipo cotizante 25. IBC 26. Días presentados a compensar 27. Valor cotización Dato de entrada y salida. Dato de entrada y salida. Dato de entrada. Dato de entrada. Dato de entrada. Dato de entrada. Dato de entrada. Dato de entrada. Para beneficiarios que se encuentran en base de datos de compensación como beneficiarios: Los días compensados deben ser mayores a cero. Los periodos de cotización deben ser posteriores o iguales a la fecha de ingreso al programa Se realiza el análisis con el último periodo compensado. El IBC debe ser superior al SMLMV teniendo presente el mil más cercano. El tipo de cotizante es pensionado (código 10) El tipo de cotizante es pensionado por sustitución (código 11), no debe superar el SMLMV teniendo presente el mil más cercano. Las cédulas que cumplan con alguna de las condiciones citadas en el presente ítem, deberán ser registradas como suspendidas por BDUA. 25

26 5.1.2 VALIDACIÓN DE NODUM Una vez procesadas las novedades, el aplicativo valida la siguiente información en las nominas mensuales y retroactivas teniendo en cuenta los siguientes parámetros: El subsidio solicitado el beneficiarios debe esta activo para el periodo No liquida subsidios posterior a la aplicación de novedades posteriores a los 65 años El subsidios solicitado debe coincidir con la tarifa del grupo poblacional No liquida subsidios si el tipo de documento no coincide No liquida subsidios si el numero documento no coincide No liquida subsidios si el periodo le corresponde Al Programa Colombia Mayor No liquida subsidios posterior a la aplicación de novedades por motivo suspensión y/o cancelación No liquida subsidios si ya se encuentra registra como pago en el aplicativo NODUM No liquida subsidios si la cuenta de cobro fueron procesados en varias nominas retroactiva 26

27 6 DIAGRAMA DE FLUJO 27

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