UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS Fundada en 1551

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1 UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS Fundada en 1551 FACULTAD DE CIENCIAS MATEMÁTICAS E.A.P. DE INVESTIGACIÓN OPERATIVA CONTROL DE INVENTARIO CON ANALISIS DE LA DEMANDA, PARA LA EMPRESA SPORT B MONOGRAFÍA Para optar el Título Profesional de : LICENCIADO EN INVESTIGACIÓN OPERATIVA Y SISTEMAS AUTOR AGNESSY YERINA MARTÍNEZ ROBLES LIMA PERÚ 2005

2 AGRADECIMIENTOS A mis padres, a mi hermano, y demás familiares que me apoyaron para dar un paso más en mi vida profesional. A mi alma mater Universidad Nacional Mayor de San Marcos por darme la formación profesional. A mis profesores por compartir sus conocimientos e inculcarnos valores. A mis compañeros de promoción por compartir los mas gratos momentos juntos en la vida universitaria. A mi asesor por la paciencia el apoyo brindado en la presente monografía.

3 DEDICATORIA La presente monografía esta dedicado a las personas que me apoyaron y confiaron en mi para dar un paso mas en mi vida profesional mi padre, mi hermano y sobre todo a mi madre, que siempre me brindo y me sigue brindando su apoyo, ayudándome a levantarme cada vez que siento flaquear, y enseñándome a continuar a pesar de las mil dificultades que se presentaron y se presentaran en adelante.

4 Resumen CONTROL DE INVENTARIO CON ANALISIS DE LA DEMANDA Y EVALUACION DE PROVEEDORES, PARA LA EMPRESA SPORT B Agnessy Yerina Martínez Robles Octubre 2005 Asesor: Lic. Ricardo Zegarra Lachapell Titulo Obtenido: Licenciado en Investigación de Operaciones. En el presente trabajo se desarrolla una breve y didáctica presentación de los conceptos fundamentales de la administración logística, sistema logístico y los sistemas de inventario. Se formula, además un modelo de simulación básica de la demanda que puede existir durante el periodo de aprovisionamiento de pantalones confeccionados con tela denim, una de las prendas que produce la empresa Sport B. Posteriormente se simula la demanda diaria de pantalones para determinar el día que ingresarán los pantalones al almacén de productos terminados y si se producirá rotura de stock; esencial para la toma decisiones. El modelo de simulación considera el comportamiento de una sola prenda de la producción de la empresa Sport B, de la cual se ha obtenido la información. Palabras Claves: Logística Gestión de compras Control de demanda Ruptura de Stock

5 ÍNDICE Introducción. 1 Capitulo I: Administración Logística Definición de Logística empresarial Rol de la Logística en las empresas Relaciones entre la logística y las otras funciones de la empresa. 6 Capitulo II: Sistema Logístico Logística de compras La gestión de comprar en la empresa Almacenamiento Bajos Costos logísticos y de compra Logística de Producción El Sistema Logístico y los flujos de Materiales y Productos División de la logística Flujo de productos Subsistema de aprovisionamiento Subsistema de producción Subsistema de distribución física Logística de Ventas Rentabilidad del cliente 13 Capitulo III: Sistema de Inventarios Inventarios 17

6 3.2 Objetivo básico de la Administración de Inventarios Control de inventarios Determinación del punto de pedido Funciones de la gestión de stocks. 19 Capitulo IV: Experiencia en la Empresa Sport B. 20 Capitulo V: Modelo propuesto para el control de existencias en los almacenes de productos terminados de Sport B. 23 Capitulo VI: Evaluación del modelo e implementación en la empresa Sport B. 26 Capítulo VII: Conclusiones y Recomendaciones. 35 Bibliografía. 38 Paginas Web. 39 Anexos. 40

7 Introducción Al revisar diferente material bibliográfico se puede observar la rapidez con que ha cambiado el escenario de la logística en los últimos años. Han surgido nuevas técnicas y conceptos a una gran velocidad y la aceptación de esas ideas, por muchas empresas líderes. Para muchas empresas la adopción del concepto de la administración logística, les ha aportado muchos beneficios en diferentes aspectos (organizacional, económico, etc.). Y se puede notar que los territorios de la logística se han extendido desde la administración de las relaciones con los proveedores hasta la administración de la demanda a través de los intermediarios y del cliente final. La logística hoy en día se ha convertido en una alternativa viable para lograr la competitividad y la rentabilidad en las empresas, ha dejado de ser solo un centro de costos y a pasado a convertirse en un centro generador de utilidades. Muchas organizaciones han tenido que adaptarse a una nueva y desafiante presión por la competencia. Muchas de estas entraron a mercados del otro lado del océano (a enfrentarse al mundo globalizado) y se dieron cuenta de la importancia de brindar a los clientes un servicio de calidad. En las décadas venideras, será una necesidad prioritaria que los productos comerciados internacionalmente alcancen altos niveles de competencia dentro del creciente proceso de globalización mundial y el avance de la integración económica regional. Dentro de este contexto el empresario peruano exportador e importador (usuario y proveedor de servicios logísticos) se ve enfrentado cada vez más a una dura e intensa competencia internacional en la gestión de sus transacciones comerciales internas y externas. Las empresas peruanas requieren de ciertos cambios muy precisos entre sus funciones de

8 abastecimiento, producción, comercialización y distribución física, para mejorar su competitividad. La administración logística tiene la misión de planear y coordinar todas las actividades necesarias para alcanzar los niveles deseados de servicio y calidad. La logística es por tanto el enlace entre los mercados y las operaciones de las empresas. El alcance de la logística abarca a toda la organización desde el manejo de las materias primas hasta la entrega de los productos terminados. Finalmente podemos asegurar que el concepto de administración logística es uno de los caminos para mantener una competitividad continua en el mercado, disminuyendo, a su vez, en forma drástica la inversión global en stocks con el consiguiente aumento de la rentabilidad de las diferentes unidades operativas.

9 CAPITULO I ADMINISTRACION LOGISTICA 1.1Definición de Logística empresarial La Logística, como herramienta de gestión empresarial, pretende que, en los procesos de gestión de los flujos físicos, la empresa sea considerada como un todo, con interrelaciones internas y también externas (clientes y proveedores). Es decir, que sea considerada como un sistema, a fin de alcanzar una optimización global, en vez de que cada subsistema, sea departamento o proceso, busque su resultado óptimo particular, que casi nunca coincide con el general. Logística Podemos decir que la logística es el proceso de administrar estratégicamente el abastecimiento, el movimiento y almacenamiento de los materiales, el inventario de productos terminados (y los flujos de información relacionados) a través de la organización, y sus canales de distribución de forma tal que la actual y futura rentabilidad sean maximizadas a través del cumplimiento efectivo de los requerimientos. 1.2 Rol de la Logística en las empresas La Logística desempeña cinco papeles o roles en las empresas: 1. Información 2. Control 3. Organización 4. Estratégico 5. Ejecutivo

10 1. Información Hacer que cada unidad de la empresa perciba los impactos negativos que produce sobre otros departamentos y sobre los costes y niveles de servicio de la empresa. Ejemplos de acciones e impactos negativos: La selección de proveedores sin fiabilidad de entrega trae sobre costes de producción por paros de máquina y cambios de programa, además de costes de materias primas, pérdida de productos semi-elaborados, etc. La falta de cumplimiento del programa de producción generará inventarios innecesariamente altos de unos productos y roturas de stock entre otros La no inclusión de las promociones comerciales en la previsión de la demanda generará roturas de stock de unos productos y costes extraordinarios de inventario de otros. Estos efectos indeseados se paliarán parcialmente mediante una política de inventarios elevados, a cuyo coste extraordinario financiero y de almacenaje, se le podrían sumar los generados por la obsolescencia de ciertos materiales y productos acabados. 2. Control Determinar la definición y medición de indicadores de desempeño: Cumplimiento de plazos de entrega. Frescura de producto. Rotación de stock.

11 3. Organización Definir, rediseñar e implantar procesos y métodos que faciliten que las decisiones y la ejecución de las acciones de cada unidad de la empresa optimicen de forma global los objetivos de ésta. Cálculo de stock de seguridad. Método de evaluación de proveedores. Circuito de pedidos. 4. Estratégico Colaborar en la definición de la estrategia de la empresa, con especial énfasis en la determinación del nivel de servicio y en la determinación de objetivos departamentales, para prevenir que éstos lleguen a impedir la consecución de los objetivos de la empresa. Para evitarlo Logística propondrá objetivos complementarios. 5. Ejecutivo Responsabilizarse parcial o totalmente de la ejecución de las actividades logísticas Algunos instrumentos que facilitan esta forma de proceder serían: Fomentar el espíritu de equipo. Implantar sistemas proveedor-cliente interno. Gestionar por procesos. ABC (Activity Based Costing, Costos basados en la actividad). EVA (Economic Value Added, Valor económico añadido).

12 Rol de la Logística Información Estratégico Control Ejecutivo Organización Graf 1.1- ROL DE LA LOGISTICA EN LA EMPRESA 1.3 Relaciones entre la logística y las otras funciones de la empresa En el organigrama de la empresa la logística ocupa una posición entre producción y marketing. El primer objetivo de una política de marketing es definir la gama de productos que conviene fabricar y ofrecer al mercado y concebir sus características de naturaleza y de forma tal que permitan responder mejor a la demanda de los consumidores.

13 Graf 1.2 Actividades logísticas en la empresa EMPRESA Logística Producción Actividades Especificas Intersección de actividades Actividades Especificas Intersección de actividades Marketing Actividades Especificas Actividad en planta. Programación de productos. Transporte Nivel de servicio. Promoción Manejo de materiales. Programación de producción. Control de calidad. Mantenimiento de equipos e instalaciones. Localización de plantas Aprovisionamiento. Control de inventarios. Almacenes Manutención Servicios al cliente. Localización Flujo de información. Investigación de Mercados. Productos mixtos. Precios

14 CAPITULO II SISTEMA LOGISTICO LOGISTICA Planificación, organización y control del conjunto de actividades de movimiento y almacenamiento que facilitan el flujo de materiales y productos desde la fuente al consumo, para satisfacer la demanda al menor costo, incluidos los flujos de información y control. 2.1 Logística de compras La gestión de compras en la empresa El objetivo de las compras en la empresa no es solo la previsión de posibles variaciones de la demanda, sino la obtención de los factores productivos al menor costo posible dentro de los patrones o estándares de calidad y teniendo en cuenta aspectos tales como las mermas, deterioros u obsolescencia a los que pueden estar sujetos los productos adquiridos. Tradicionalmente a la gestión de compras se le asignan las siguientes funciones: Estudio sistemático del mercado en el que se encuentra la oferta. Realización de peticiones de oferta a los proveedores. Selección de ofertas. Adjudicación de pedidos. Ejecución de los pedidos. Seguimiento de oferta y pedidos. Realización de reclamaciones, devolución o anulación de pedidos.

15 Podemos lograr una mejor gestión de compras, evaluando a los proveedores un ejemplo de control de proveedores veremos en el (anexo1) Almacenamiento Las misiones asignadas al almacenamiento según Fletcher y Claske (1966) son: 1. Asegurar el flujo de producción y prevenir cambios en el proceso de producción. 2. Servir de amortiguadores entre procesos de producción que operan a ritmo diferente. 3. Asegurar el servicio de los clientes y servir de amortiguadores de la producción frente a variaciones de la demanda. Razones que justifican el almacenamiento son: a) Posibles variaciones estacionales en los precios. Es frecuente que los precios de algunas materias primas sufran variaciones según la época de compra. b) Rebajas en la compra según la cantidad adquirida. c) Incertidumbre en cuanto al periodo de aprovisionamiento. d) Necesidad de mantener el ritmo de producción, por lo que se debe garantizar el abastecimiento de materias primas. e) Necesidad de sustituir de manera inmediata componentes o equipos que se deterioran y que son necesarias para poder llevar a cabo el proceso productivo. f) Necesidad de garantizar el abastecimiento a los clientes. Cuanto mayor sea el stock de productos menor será el riesgo de desabastecimiento. Sin embargo a mayor stock, mayor será el costo derivado de su mantenimiento.

16 2.1.3 Bajos Costos logísticos y de compra Uno de los objetivos es el de diseñar y operar un sistema altamente eficiente para la compra de materiales solicitados. Para alcanzar este objetivo se debe integrar las actividades de transporte, inventarios, comunicaciones de órdenes, almacenaje y manipulación dentro de un sistema de apoyo balanceado. Aunque un proveedor independiente puede ofrecer los más bajos costos de compra por una calidad determinada, los costos logísticos pueden hacer prohibitiva el hacer del negocio con dicho proveedor. Teniendo como alternativas, la aplicación de servicios subcontratados OUTSOURCING, lo que en muchos casos representa un significativo ahorro en determinadas áreas o funciones en que no se tenga ventajas comparativas. Graf 2.1 Logística de compras Recursos Humanos Mercado de Capitales $ COMPRAS (Procesos) Inversión de recursos Materiales Insumos indirectos $ $ Amortización Ventas

17 2.2 Logística de producción El Sistema Logístico y los Flujos de Materiales y Productos Bajo el impulso inicial de la cibernética se utiliza el termino sistema de un modo general, para indicar un conjunto de medios interconectados (objetos, seres humanos, información), utilizados según un proceso dinámico, con el fin de alcanzar los objetivos señalados. Luego, de acuerdo con este concepto, podemos hablar de sistema logístico. El sistema logístico de una empresa, en primera instancia, puede esquematizarse por una red, constituida por nodos y arcos (flechas). Análogamente podremos considerar una red de nodos y arcos para describir la estructura logística en el interior de la fábrica. Graf 2.2 Modelo total de nodos y de acoplamientos para el sistema del surtidor-planta-almacén-cliente.

18 2.2.2 División de la logística Al sistema logístico lo dividimos en subsistemas y definiremos para cada uno de estos sus objetivos, es decir, como participan del objetivo global. Graf 2.3 Objetivos de cada subsistema OBJETIVOS Subsistema Aprovisionamiento Elementos principales del servicio Calidad Disponibilidad para Materiales. Elementos. comprados. Mercaderías. Costos a controlar Compra + transporte de aprovisionamiento + almacenamiento Producción Calidad Disponibilidad Productos. Terminados. Transformación + almacenaje de productos terminados y semiterminados Distribución física Disponibilidad Despacho Productos terminados. Mercaderías. Transporte distribución + Almacenaje depósitos Flujo de Productos Se descompone en tres: Subsistema de aprovisionamiento: Incluye los diversos proveedores y comprende todas las operaciones efectuadas para colocar a disposición del subsistema de producción de materias primas, las piezas y los elementos Subsistema producción: Transforma los materiales, efectúa el ensamble de las piezas y los elementos, almacena los productos terminados y los coloca a disposición del subsistema de distribución física.

19 Subsistema de distribución física: Procede a satisfacer las demandas de los clientes, ya sea directa o bien mediante depósitos intermedios. Las fronteras deberán ser bien precisas en cada caso particular así por ejemplo, conviene definir que entendemos por poner los materiales a disposición del subsistema producción. Preparación de los materiales para cada orden de fabricación. Entrega al pie de la maquina. Procesar todas las órdenes de la semana. Graf 2.4 Logística de producción Indirectos Directos (insumos) Recursos Humanos PRODUCCION (Procesos) Producto Terminado Bien o servicio Logística 2.3 Logística de Ventas Las empresas deben administrar flujos difusos es decir, con múltiples referencias y tensos es decir con cortos plazos de entrega. La calidad del producto ya no es suficiente para obtener ventaja competitiva, es preciso añadir calidad a la distribución y en general a todas las actividades logísticas. De esta forma las acciones de Marketing se verán apoyadas firmemente pudiendo garantizar un nivel de servicio que redundará en un incremento positivo de la percepción del cliente, y por tanto en un avance hacia posiciones de liderazgo.

20 2.3.1 Rentabilidad del cliente Desde el punto de vista bajo el cual los clientes son los que crean beneficio y no los productos, interesa analizar cada uno de los costos implicados en dar servicio a cada uno de ellos, ya que aunque dos clientes distintos compren la misma cantidad, los costos de servicio a uno y otro pueden variar considerablemente, encontrándonos incluso con contribuciones negativas al beneficio de alguna de ellas. La explicación es que existen clientes con peticiones muy particulares que generan costos superiores de servicio a otros, y sin embargo, el precio de compra es el mismo para todos. Por ejemplo: La empresa sport B que negocia con clientes extranjeros y nacionales tiene pedidos de su producción de manera regular. Un cliente extranjero que realiza sus pedidos de ciertas confecciones para una determinada fecha, tiene que ser enviado a su respectivo país, por lo tanto esta mercadería debe cumplir con los requerimientos de aduanas y otros tipos de control de calidad que tiene que pasar para salir del país, esto trae como consecuencia el incremento de los costos en todo este proceso, que en mucho de los casos tienen que ser cubiertos por la empresa. Caso contrario al de un cliente nacional, que siendo la misma mercadería los costos no se ven incrementados.

21 Graf 2.5 Logística de ventas Recursos Humanos Producto terminado Bien o servicio Canales de VENTAS distribución MARKETING (Procesos) $ $ Gestión comercial Finanzas Ventas

22 CAPITULO III SISTEMA DE INVENTARIOS Desde el punto de vista logístico, la cuestión más importante vinculada a los inventarios es su costo y solamente puede mantenerse bajo, si el volumen de inventarios es extremadamente bajo. Obviamente una ruptura del inventario, es decir que no este disponible un producto, cualesquiera que sea el sistema de inventario empleado, tiene un costo que es deseable evitar. Por lo tanto, es necesario un adecuado balance entre la necesidad de inventarios y el costo de mantenerlos. La determinación de niveles de Inventarios que debe mantener una empresa, ya sea en aprovisionamiento de materiales como en la cadena de distribución del producto, se asocia a la manera en que se realiza la gestión de flujos físicos, el tipo de contratos con proveedores y distribuidores y los costos aceptados para cumplir niveles de servicio a la producción y a los clientes. De alguna manera, la determinación del nivel de inventario implica un proceso de decisiones en un sistema fuertemente retroalimentado. Cuando se ofrece una canasta de productos, conviene diferenciar la gestión de inventarios según producto, recurriendo a distintos niveles de inventario de seguridad como a tiempos de reposición diferentes. Los sistemas de inventario justo a tiempo (JAT) (Just in Time), (Kan ban) en japonés, han sido desarrollados por empresas japonesas. Actualmente han sido adoptadas por empresas occidentales modernas, para obtener una disminución considerable de los costos logísticos y mejorar utilidades. Esto es clave cuando el costo de capital es alto y cuando la competitividad del producto se enfrenta a un mercado mundial.

23 Graf 3.1 Procedimiento y operación interna en un almacén PROVEEDOR ENTREGA ALMACEN RECEPCION REQUERIMIENTO INGRESO RECIBE COMPRAS SOLICITA USUARIO CODE SALIDA ENTREGA ESTIBA DESPACHO UBICA Y TRASLADA ENTREGA Control de demanda CODE Esta función de control, obedece a la necesidad de satisfacer oportunamente y de forma adecuada al usuario. Las necesidades o requerimientos reales se desprende de la Determinación de la Demanda ya que ambos conceptos se manejan muy ligados y más aun dependientes uno de otro es decir, primero se detecta o determina la demanda y luego se debe controlar con el objeto que se traduzca en eficiencia. Normalmente la demanda no es satisfecha por varias razones, entre las mas usuales se destacan el hecho que la solicitud es imprecisa en sus especificaciones técnicas o identificación del producto o material referido, lo que impide no determinar la demanda, por otro lado, no se tiene un oportuno conocimiento de las existencias reales en el almacén, lo que crea confusión, al adquirir mercaderías que ya existen logrando con esto sobre Stock, como también no concretarse el requerimiento y menos satisfacer efectivamente la demanda

24 Para tal efecto se crea un sistema que actúa posterior a la determinación de la demanda, que se llama Control de Demanda CODE El CODE es un apoyo directo a la gestión Logística que permite sustentar el presupuesto de caja, lo que indica que el CODE es parte integral del Sistema Administrativo / Logístico de una moderna empresa y en especial en la industria en vías a la calidad total y excelencia en el servicio. El CODE tiene dos instancias, una Operativa y una de Control. Operativa.- Se preocupa de optimizar los requerimientos, vía su satisfacción en forma justa y oportuna. Control.- Procura tener un conocimiento lo mas exacto posible de las existencias y el flujo de recepción y despacho de mercaderías. 3.1 Inventarios La gestión de inventarios (stocks) es la preocupación en la mayoría de las empresas cualquiera sea su dimensión y el sector de su actividad. Esto obedece a tres factores: 1. No hacer esperar al cliente. 2. Efectuar la producción a un ritmo regular; aunque la demanda fluctúe. 3. Comprar los bienes a precios más bajos. Para gestionar bien los inventarios se debe definir perfectamente: La mercadería a pedir. La fecha de pedido. El lugar de almacenamiento. La manera de evaluar el nivel de los stocks. El modo de reaprovisionamiento.

25 3.2 Objetivo básico de la administración de inventarios Se debe remarcar el objetivo de la administración de los inventarios, que es mantener los niveles de los inventarios lo más cerca posible de lo ideal. Lo ideal es que los inventarios sean tan bajos como sea posible mantener el flujo de producción necesario para atender la demanda de nuestros clientes. 3.3 Control de inventarios Consiste en el ejercicio del control de las existencias; tanto reales como en proceso de producción y su comparación con las necesidades presentes y futuras, para poder establecer, teniendo en cuenta el ritmo de consumo, los niveles de existencias y las adquisiciones precisas para atender la demanda. El control de los inventarios consiste en un trabajo técnico y de procedimientos utilizados para establecer, poner en efecto y mantener las cantidades optimas de materiales requeridas, para que la empresa cumpla con sus objetivos. Graf 3.2 Proceso de satisfacción de la solicitud PEDID TRANSMISI ALMAC EN ENTRE FABRIC CLIENT ENTRE

26 3.4 Determinación del punto de pedido El punto de pedido es el nivel de stock en el almacén que marca el momento en que se debe solicitar un nuevo pedido para que no se produzca rotura del stock. Coincide con la cantidad de productos que será demandada durante el plazo de aprovisionamiento. Los stocks y el almacenaje representan la mitad de los costos logísticos de la empresa. La partida más importante dentro de los costos logísticos es la correspondiente al transporte y distribución. Además de los costos de stock y almacenaje. 3.5 Funciones de la gestión de stocks: * Coordinar programas (Venta Producción Compras). * Establecer el nivel de los inventarios de cada material en función del servicio que se quiera ofrecer y las políticas de la Empresa. * Conseguir que los procesos de producción y venta mantengan su ciclo con la mayor flexibilidad posible, dentro de los límites de conveniencia económica y rentabilidad, e independiente de los desajustes en el aprovisionamiento o la producción. * Preparar los planes de aprovisionamiento de acuerdo con la planificación de la producción y ventas. * Asegurar el lanzamiento sistemático de los pedidos a los proveedores. * Realizar el seguimiento sistemático de las entregas de proveedores, contactando si fuera necesario directamente con los mismos. * Conocer en temporal, las existencias, entradas, salidas, transferencias, etc. * Limitar los efectos negativos de imprevistos en ventas, producción y/o entregas.

27 Asegurar que las peticiones de materiales sigan un orden adecuado, evitando olvidos, una imposición de plazos a los suministradores que no puedan cumplir y los consiguientes retrasos en las entregas (procedimientos). Sustituir el movimiento de documentación por el de información. Asegurar y comunicar la información necesaria para que la imputación y cálculo de costos sea la correcta. Detectar y gestionar los materiales obsoletos o con poco movimiento.

28 CAPITULO IV Experiencia en la Empresa Sport B La empresa SPORT B es una empresa que se dedica a la confección de prendas de vestir para damas, caballeros y niños. Fue creada hace 15 años empezando con un pequeño taller ubicado en la cuidad de Lima. El cual fue creciendo poco a poco gracias al esfuerzo del dueño y de todo el personal. En la actualidad es una empresa que confecciona prendas que pueden ser fabricadas en tela denin, corduroy, drill, algodón, etc.; las cuales varían de acuerdo a la temporada y a la moda actual. Es una empresa que vende su mercadería no solo en el mercado nacional, sino que ha empezado a exportarla a mercados como Puerto Rico y Venezuela. La empresa cuenta con aproximadamente 140 trabajadores de los cuales 110 son obreros y 30 son empleados. Un organigrama que podría identificar a la empresa es el siguiente. Gerente General Desarrollo del Producto Operaciones Logística Administración Ventas D M GP Corte Orden de compra Caja D =Diseño M= Modelaje GP= Generación del Producto Confección Acabado Compras Almacén Graf 4.1 Posible diagrama de flujo que identifique a la empresa Sport B

29 La empresa trabaja con un sistema de subcontratación de diferentes servicios a terceros como: Servicio de teñido. Servicio de lavandería. Servicio de bordado. Servicio de confección. Se elaboró un manual de funciones de acuerdo a las necesidades de la empresa, en el se especifica las funciones que debería tener el área de logística. Logística: Esta área está conformada por dos secciones: a) Sección de Compras: Las funciones de esta sección son: - Responsabilidad absoluta de comprar los materiales, insumos y accesorios necesarios para hacer efectiva una Orden de Producción, mediante una Orden de Compra. - Debe de organizar su trabajo de acuerdo con el Programa de Producción establecido por la Jefatura de Producción. - Evaluar en forma consolidada por Orden de Producción los materiales, insumos y accesorios inherentes a la producción presentando su informe a la Asistencia de la Jefatura de Producción, para que esta genere la Orden de Compra respectiva. - Presentar sus liquidaciones de caja chica diariamente al departamento de Finanzas. - Debe de estar en coordinación constante con las demás áreas para conocer a tiempo los cambios realizados. - Traer presupuestos, proformas de los diferentes proveedores. Nota: Toda compra debe realizarse con una Orden de Compra correlativa, debidamente autorizada por la Jefatura de Producción y la Gerencia.

30 b) Sección Almacén de Insumos: Las funciones de esta sección son: - Responsable del abastecimiento oportuno de todos los materiales, insumos y accesorios a las diferentes áreas de producción. - Analizar qué productos se debe tener siempre en stock y qué cantidad de cada producto (cierres, hantags, hilos de cada línea, etiquetas, marquillas, botones metálicos, broches, remaches), presentando un inventario semanal de estos. - Hacer Guía de salida para los talleres de confecciones especificando número de Orden de Producción, modelo y cantidad de cada insumo y accesorios. - Debe de estar en coordinación constante con las demás áreas para conocer a tiempo los cambios realizados. - Inventario mensual de insumos. Nota: El personal del área de Logística tiene que tener en cuenta que ellos tienen que trabajar adelantados a la producción, por lo tanto, deben encaminar sus acciones para lograr ese objetivo. Los principales problemas identificados en la empresa son los siguientes: La mayoría de empleados trabajan en base a experiencia empírica obtenida a través de los años. Esto los hace reacios a aceptar cambios en su trabajo o hace difícil su adaptabilidad a dichos cambios. No obstante se nota la colaboración de los empleados para poder aprender. No cuenta formalmente con el área de Logística, indispensable para la empresa. No cuenta con un Sistema de cómputo óptimo para el control de existencias en sus almacenes. No existe control en el almacén, sobre los accesorios, suministros de producción, ni de telas.

31 Una de las funciones a desarrollar, fue hacer un control de Kardex (mostrado en el anexo 2) de la principal materia prima de producción (las Telas). La cual representa la mayor inversión en costos de producción para la confección de prendas de vestir. De ahí que nace la inquietud por desarrollar el presente trabajo referido a la logística y sobre todo al control de existencias en los almacenes.

32 CAPITULO V MODELO PROPUESTO PARA EL CONTROL DE EXISTENCIAS EN LOS ALMACENES DE SPORT B Para poder administrar con eficiencia y eficacia una empresa, se necesita contar con una buena información que muestre lo que está sucediendo al interior de la misma y lo que está ocurriendo a su alrededor. Por consiguiente, se necesita de una herramienta que suministre dicha información a la gerencia. Por consiguiente, la Planeación y la Administración del Aprovisionamiento juegan un papel fundamental dentro de la gestión de almacenamiento y stock de materias primas en cuanto a la entrada, almacenaje, compra y salida de productos, ya que uno de los propósitos de esta es la distribución óptima del espacio disponible en función a los volúmenes de los productos en los inventarios, bien sean periódicos o permanentes. Aunado a esto entra el control y determinación de stock de seguridad y de artículos con sus respectivas rotaciones, las cuales se encargan de relacionar las salidas con las existencias de los productos, entre otros. La simulación es una técnica de la Investigación Operativa que se viene utilizando y cuya aplicación en el campo de la gestión de stocks es valida ya que a veces, es difícil aplicar otros métodos por la falta de información o por el costo que ello supone.

33 Graf 1. Descripción del sistema simulado Área de Producción Sport B B Tiempo de aprovisionamiento 2-4 días (inf. histórica) A Probabilidad de la demanda (inf. histórica) Ingreso de pantalones en tela denim Almacén de P.T. de «Sport B» Producto : pantalon en tela denim Salida de pantalones en tela denim Fecha de recepción del pedido D (simulación) Fecha de emisión del pedido 500 und. (parámetro) C (simulacion) Tiempo de aprovisionamiento

34 Graf.2 Esquema del modelo de simulación para el producto: Pantalón confeccionado con la tela Denim de la Empresa Sport B A Demanda Diaria de pantalones hechos con la tela Denim. Dadas por una distribución de probabilidad consultados en los archivos de la empresa sport B. B Duración del plazo de aprovisionamiento que no se puede predecir con certeza pero se sabe que varía entre 3 y 4 días y sigue una distribución de probabilidad. C Simulación de la demanda del periodo de aprovisionamiento con la que se puede predecir la demanda que habrá, los días mientras llega el pedido a almacén de productos terminados, de la que se obtiene la función de probabilidad después de simulaciones. D Simulación del día que se ordenara el nuevo pedido, y considerando la función del plazo de aprovisionamiento, simulamos el día que llegara y si se produce rotura de stock para diferentes stock de seguridad, se considera que el volumen optimo de pedidos es de 500 unidades y se tiene una existencia iniciales de 300 und. Se llega a determinar la cantidad media almacenada al final del día Se llega a determinar la Demanda insatisfecha durante el año Resultados obtenidos indican el mínimo costo para un determinado stock de seguridad, con costo de almacenamiento de s/ y costo de penuria de s/.1.10 por día Los costos de almacenamiento y de agotamiento han sido determinados por el departamento de contabilidad en coordinación con la gerencia de ventas y calculados anualmente.

35 CAPITULO VI Evaluación del modelo e implementación en la empresa Sport B De un análisis de la demanda histórica de pantalones hechos con la tela denim, el gerente de ventas facilitó el siguiente cuadro de demanda diaria de pantalones. En la columna de números se han repartido 1000 números entre 0 y 1 (desde hasta 0.999) de forma que a cada valor de la variable X le corresponde una proporción de números igual a su probabilidad de ocurrencia. Así, en veinte de cada cien días la demanda ha sido de 20 unidades y a este valor se le asignan 200 números (de a 0.299) que representa el 0.2, de los 1000 repartidos. Cuadro 1.-Demanda diaria del producto DEMANDA Frecuencia Frecuencia X relativa acumulada Números El jefe de almacén de productos terminados manifestó que la duración del plazo de aprovisionamiento no se puede predecir con certeza, pero se sabe que varía entre 2 y 4 días y sigue la siguiente distribución de frecuencias

36 Cuadro 2.- Distribución de frecuencias de los distintos días de Aprovisionamiento Días(t) f(t) F(t) Números Así el 70 % de las veces el envió llega en 4 días desde que se realiza el pedido y esta proporción coincide con el números asignados entre 0 y 1. Para la resolución se genera números aleatorios (U1) (*) 1 comprendidos entre 0 y 1 que se distribuyen según una distribución uniforme entre 0 y 1. Supongamos que sale el número U1 = En (el cuadro 1) este digito pertenece al subconjunto asignado al valor X = 40 y por tanto, la demanda simulada es de 40 unidades. Del mismo modo, se procede a simular los días de aprovisionamiento repitiendo el proceso seguido con la demanda. Primero generamos números aleatorios U2 con distribución uniforme. Por ejemplo si U2 = En (el cuadro 2) se puede ver que es mayor y menor que y por tanto el número de días de aprovisionamiento simulado es 4. Con esta información obtenemos la demanda del periodo de aprovisionamiento. Del ejemplo anterior, el número de días de aprovisionamiento simulado es 4 días por lo tanto sumamos las cuatro primeras demandas simuladas. Es decir, (del cuadro 3) la demanda simulada en el periodo de aprovisionamiento es = 130 unidades. 1 (*) Los números aleatorios uniformes se obtienen del programa Excel (Excel permite la generación de números aleatorios, por medio de la función RANDO) del menú herramientas opción análisis de datos.

37 Cuadro 3. Resultados de la simulación de la demanda durante el periodo de reaprovisionamiento Simulación DEMANDA plazo de aprovisionamiento Día 1 Día 2 Día 3 Día 4 Nº U1 Demanda U1 Demanda U1 Demanda U1 Demanda Nº aleat demanda periodo de X x x X U2 t aprovisionamiento

38 Se procede a simular los días de aprovisionamiento veces y se obtiene la distribución de probabilidad de la demanda durante el periodo de aprovisionamiento. En (el cuadro 3) aparecen los resultados de los primeros 25 resultados de la simulación empleando una hoja de cálculo. La función de probabilidad que se ha obtenido de la variable demanda durante el periodo de aprovisionamiento después de realizar 10,000 simulaciones se muestra en (el cuadro 4). Cuadro 4. Función de probabilidad y distribución para distintos valores de demanda Demanda en Unidades pantalones Frecuencia Observada Frecuencia Relativa Frecuencia Acumulada Frecuencia Acumulada (%)

39 Cuadro 5. Histograma de la distribución del periodo de aprovisionamiento Conocida la función de distribución, se puede saber que, con probabilidad del % la demanda en el periodo de aprovisionamiento es menor o igual a 140 unidades. Si se quiere asegurar que no se va a incurrir en penalidad con una probabilidad del 99.16%, se realizara el pedido cuando haya en almacén una cantidad de 180 unidades. Prueba 1 Del (cuadro 4), se consideró mantener 180 unidades en el almacén debido a que ofrece una menor probabilidad de incurrir en penuria (99.16 %). Seguidamente se realizó una simulación de la demanda (generando números aleatorios con distribución uniforme), día a día. Y veremos como van disminuyendo las existencias del producto en almacén. Considerando un año con 365 días, se simuló la demanda del producto para cada día, con la finalidad de determinar el día exacto (fecha) en el que se debe hacer el próximo pedido. Considerando el periodo de reaprovisionamiento, se determina el día que llegara el nuevo pedido o si se producirá rotura de stock.

40 Para la simulación consideramos que el volumen óptimo de pedido es de 500 unidades y las existencias iniciales el día 1 son 300 unidades, como se observa en el (cuadro 6). Día Existencias Iniciales Cuadro 6. Resultados de Simular del Sistema durante días. Nº aleat fijos Demanda Existencia Finales Demanda insatisfecha Ordena pedido Nº aleat fijos Tiempo de aprov no no si llegada de pedido día no no no no no no no no no no no no no no no no si no no no no no no no no no no En el (cuadro 6) se muestra la simulación obtenida par los primeros 30 días del año y para los 365 días considerados en la simulación se estima el

41 número medio de unidades almacenadas o la demanda por unidad de tiempo. Para la prueba 1 los resultados obtenidos para un stock de seguridad de 180 unidades son: 1. Cantidad media almacenada al final del día: 285 unidades. 2. Demanda insatisfecha de: 20 unidades al año. Por lo tanto el costo de almacenamiento es S/ por unidad al año y el costo de penalidad por unidad no vendida es de S/. 1.10, por lo tanto el costo anual de almacenamiento y penuria es: Formula para el costo anual de almacenamiento y penuria Formula: Costo de almacenamiento y penuria anual = costo de almacenamiento al día/unidad *días simulados *cantidad media almacenada al día/unidad +costo de agotamiento (ruptura de stock)*demanda insatisfecha/unidad. C = 0.1 x 365 x x 20 = S/. 10, Si la orden de pedido se realiza, cuando al final del día hay en almacén 180 unidades (N =180) el costo de almacenamiento y penuria al año seria S/.10, Igualmente calculamos este costo para diferentes stocks de seguridad las pruebas son mostramos en el (anexo 3). De las diferentes evaluaciones para los diferentes stocks de seguridad llegamos al cuadro 7.

42 Cuadro 7. Existencias medias, demanda insatisfecha y costos para diferentes stocks de seguridad N Existencias Medias Diarias Demanda Diaria Insatisfecha al año Costo anual de almacenamiento y penuria S/. 9, S/. 9, S/. 9, S/. 9, S/. 9, S/. 9, S/. 8, S/. 9, S/. 9, S/. 8, S/. 9, S/. 9, S/. 9, S/. 9, S/. 9, S/. 9, S/. 10, S/. 10, S/. 10, S/. 10, Este cuadro indica que para minimizar los costos anuales de almacenamiento y penuria hay que realizar la orden de pedido cuando queden en almacén un stock de seguridad de 100 unidades. Esta decisión nos da una demanda anual insatisfecha de 690 unidades y unas existencias medias diarias de 221 unidades y un costo anual de almacenamiento y penuria de S/.8, Con esta evaluación podemos ver que a pesar del aumento de la demanda insatisfecha al año, obtenemos una disminución en el costo total de almacenamiento y penuria, por lo tanto, el considerar el stock de seguridad de 180 unidades, porque nos daba una probabilidad de no incurrir en penalidad (demanda insatisfecha) del %, no determina obtener un mínimo costo de almacenamiento y penuria.

43 La información proporcionada por el jefe de almacén de productos terminados de la empresa Sport B, los pedidos se realizan para un stock de seguridad 150 unidades del pantalón en tela Denim. Observando el (cuadro 7) se puede ver que la empresa esta incurriendo en sobre costos de almacenamiento y penuria. Pues se tienen 254 unidades almacenadas al final del día, con una demanda insatisfecha de 300 unidades y un costo de almacenamiento y penuria de S/. 9,601.00, que con respecto al óptimo, hacen una diferencia de S/ al año.

44 CAPITULO VII CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES Conclusiones La empresa Sport B no aplica, una política general para los inventarios de los diversos artículos (materias primas, productos intermedios, productos terminados) que mantiene. Por lo que no ha determinado los costos anuales de mantenimiento de inventario, ni de agotamiento. Haciendo una investigación, con la colaboración de la contadora, para determinar una aproximación a dichos costos, para el artículo pantalón en tela Denim.Es que se llega a las siguientes conclusiones: 1. Contar con un sistema de administración logístico en una empresa es vital para lograr competitividad, rentabilidad y sobretodo para la planificación estratégica. 2. Elaborando un modelo que aproximando al comportamiento de la demanda para el producto pantalón nos permitiría determinar los costos de inventario en los que se incurre, así como los mínimos costos posibles de alcanzar. 3. El modelo planteado aplicado a la empresa ayudarían a disminuir los costos anuales de inventario incurridos, de manera mas eficiente particularmente, para el producto pantalón. 4. Sin embargo, este mismo método puede ser aplicado a los demás artículos en los otros almacenes. 5. Dentro de las funciones principales de la empresa, está la producción y para lograr una gestión eficaz conviene que los responsables de dicha gestión elaboren un plan de trabajo ya que se trata de conseguir el mejor aprovechamiento de los medios disponibles para las tareas relativas a compra, almacenaje, stock de materias primas, el nivel de stock de seguridad entre otros, dichos medios se valen de

45 una preparación administrativa y técnica de los trabajos. En concordancia, con las consideraciones antes mencionadas se puede decir que: 1. La gerencia de la empresa, debe formar parte de esta programación y apoyar para que los cambios efectuados, sean adoptados por todos los trabajadores. 2. La colaboración del departamento de producción seria vital, sobre todo porque es donde se realizarían los más notables cambios, ya que se tendría que reprogramar la manera de trabajar de toda el área. 3. Se debe asegurar la perfecta y adecuada utilización de los recursos de producción disponibles con el fin de obtener los costes de producción más reducidos posibles. 4. El tener un trato cordial con los proveedores y una mejor política de pagos, garantiza, el abastecimiento oportuno y sin contratiempos de las materias primas para la producción. 5. La implementación de nuevos procedimientos, métodos operativos y administrativos, mejoraría el rendimiento de la empresa.

46 Recomendaciones Para el presente trabajo se empleo la simulación de sistemas, utilizado por los Investigadores de Operaciones; que permite manipular una representación del sistema, analizarlo y sacar conclusiones y poder experimentar, y mejorar con la ayuda de la informática. Gracias a la simulación pudimos descubrir para qué stock de seguridad obtendríamos el menor costo de almacenamiento y penuria durante el año y este mismo método puede ser aplicado para los otros almacenes de la empresa y llevar así, un mejor control de los costos en sus almacenes. Para un control de inventarios dentro de un sistema logístico multiproducto y dinámico se hace muy factible el uso de la simulación ya que podemos experimentar, analizar y sacar conclusiones, evitando costos elevados que podrían ocurrir al experimentar con el sistema real. Aplicar un modelo de simulación es más adaptables a la realidad, que un modelo deterministicos. Dar a conocer al empresario, que los costos de inventarios son importantes para la empresa y tienen que ser considerados así se trate de una pequeña empresa, los sobre costos en los que se incurre pueden ser destinados para insumos o para otras operaciones de producción. Las personas involucradas en la empresa gerente general, empleados, obreros, etc. Deben entender que las nuevas ideas y los cambios son en beneficio de su trabajo y de la empresa para la cual laboran. Muchos profesionales de Investigación Operativa que se encuentren dentro del campo de la logística, o quieren desarrollarse dentro de el, deberán enfrentar el reto de llevar adelante ideas innovadoras para alcanzar los mas altos niveles posibles, dentro de esta área.

47 BIBLIOGRAFIA Rubén Patricio Fajardo Osorio Logística Base de la Gestión de Negocios ADEX Asociación de exportadores EAN Perú Ramón Alonso Sebastián La Logística en la Empresa Agroalimentaria Transporte, Gestión de stocks y Control de Calidad Edición Mundi - Prensa Martín Christopher Logística Aspectos Estratégicos Limusa Noriega editores Logística Integral La Gestión Operativa de la Empresa ESIC Editorial Eduardo Arbones Malisani Logística Empresarial Colección productica BOIXAREU Editores 1990 Ignacio Soret de los Santos Logística y Marketing para la Distribución Comercial ESIC Editorial Revistas Logística Logrando Competitividad 2004 Año 13 Nº 36 Logística Distribución Física 2005 Año 13 Nº 37

48 Paginas Web

49 Anexos 1 Control de Proveedores Probabilidad Malo Regular Bueno Precio 0.2 [0.2,0.5] 0.5 Servicio 0.1 [0.1,0.65] 0.65 Calidad 0.15 [0.15,0.5] 0.5 Puntaje Evaluación de proveedores Proveedor Precio Nºaleat Servicio Nºaleat Calidad Nºaleat A B C Ponderación Precio Servicio Calidad Promedio Ponderado El mejor proveedor será el que tiene mayor puntaje